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CRITERIOS, EVIDENCIAS Y HALLAZGOS EN LA AUDITORIA AMBIENTAL 1

Criterios de Auditoría

Son el deber ser (es la forma o manera cierta de como hacer las cosas) de lo que se evalúa en la organización,
se constituyen en parámetros razonables contra los cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas
ambientales, los sistemas de control e información ambiental, los procesos operacionales o el comportamiento
ambiental observado.

Los criterios se utilizan como base para determinar el grado de cumplimiento de metas, planes, programas u
objetivos ambientales de una organización. Son unidades de medida que permiten la evaluación de la condición o
situación actual.

Normalmente no existen criterios tan claros y aceptados como aquellos suministrados por las normas y
parámetros ambientales o las disposiciones ambientales internas. Sin embargo, en algunas áreas operativas el
auditor encontrará criterios básicos definidos y aceptados por las personas responsables. Muchos criterios están
basados en sentido común y prácticas prudentes bien conocidas o comúnmente aplicadas (buenas practicas
ambientales.

El criterio varía según los objetivos de la auditoría. Tal vez el más conocido de los criterios de auditoría, en los
aspectos ambientales, se refiere a las buenas prácticas ambientales, generalmente aceptadas que aparecen en la
opinión del auditor. Las desviaciones significativas de estas normas constituyen una observación desde el punto de
vista del auditor, debido a que dichas normas representan el deber ser.

Al escoger criterios es esencial que el auditor ambiental aplique su juicio profesional respecto a lo apropiado de
los mismos, en relación con su aplicación en la entidad auditada y al tipo de auditoria ambiental a realizar. Para
ello el auditor ambiental debe investigar y consultar las posibles fuentes de criterios.

Para que los criterios sean efectivos deben ser aceptados por las partes comprometidas. Esto involucra
directamente a la administración en el proceso de establecerlos.

Con frecuencia el mejor criterio es simplemente una mejor manera de llevar a cabo una tarea o lograr un
propósito.

Es aconsejable debatir con los responsables del proceso, ciclo, actividad o área a evaluar, sobre los criterios
considerados apropiados, con el propósito de lograr un acuerdo sobre la validez de los mismos. Si los criterios no
son aceptados por la administración, es probable que tampoco acepten las conclusiones resultantes.

Una vez identificado un posible hallazgo, el auditor ambiental debe tratar de identificar una o más “prácticas
preferidas", "generalmente aceptadas" o "sanas", las cuales al ser observadas darán como resultado un
mejoramiento en el ciclo o actividad de la organización. Estas prácticas son los criterios que el auditor utilizará al
desarrollar o definir completamente el hallazgo.

Las prácticas más utilizadas por el auditor y que prestan un mejor servicio como criterios, son aquéllas que han
dado éxito a las actividades, operaciones a través de la experiencia de muchas entidades en varios años, por lo
tanto es responsabilidad del auditor ambiental investigar dichos criterios en entidades similares a la auditada.

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Por: Nelson Jose Rincon Barba – Docente Auditoria Ambiental EIAS UNIPAZ

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Cuando el auditor utilice estas prácticas como criterios, su falta de aplicación provee un indicio de posible impacto
ambiental no controlado, de desperdicio, pérdida de bienes ambientales o ineficiente uso de los recursos
naturales. Dichas prácticas o criterios suministran al auditor ambiental una base para la evaluación de las
acciones administrativas ambientales (evaluación de la gestión ambiental) o un estándar apropiado de medición
del comportamiento ambiental de la organización.

Fuentes de Criterios
Las fuentes de criterios de mayor consulta por los auditores ambientales son:
 Manuales de procedimientos ambientales (Manual de Gestión Ambiental)
 Opiniones escritas de la administración.
 Planes de Manejo Ambiental
 Cláusulas de actos administrativos de las autoridades ambientales.
 Experiencias del auditor con entidades o actividades similares.
 Publicaciones ambientales autorizadas sobre el tema.
 Instrucciones en forma de planes, manuales, directivas, procedimientos.
 Políticas, Objetivos y metas ambientales.
 Opiniones y conceptos de expertos ambientales.
 Prácticas comerciales prudentes. (Mercados verdes, etiquetado ecológico)
 Experiencias administrativas ambientales.
 Prácticas ambientales generalmente observadas y aceptadas (buenas practicas ambientales.)
 Sistemas de registro y reportabilidad de la información ambiental.
 Legislaciones pertinentes, reglamentos y publicaciones internas y materiales de orientación.
 Normas financieras, legislativas o administrativas externas medioambientales o de las pautas o normas
establecidas por la misma organización.
 Guías y pautas internas y externas que se deban seguir en la planificación, conducción o evaluación de las
operaciones.
 Actas e informes anuales de la entidad.
 Documentación del Departamento de Gestión Ambiental de la entidad.
 Informes presentados por los miembros o consultores externos de organismos de la administración central, así
como por funcionarios de planta de la entidad auditada.

Gran parte de esta información puede encontrarse disponible en los archivos existentes de auditorías ambientales
realizadas con anterioridad. Los integrantes del equipo deben, por consiguiente, familiarizarse con dichos
archivos.

Es posible que los archivos de auditorías ambientales realizadas en años anteriores suministren datos
importantes, lo cual debe establecerse antes de gastar tiempo y esfuerzos en la recopilación de información que
ya se encuentre disponible.

Obtención de Evidencia de Auditoría


La evidencia de auditoria es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que
sustenta las conclusiones del auditor ambiental. Es la información específica obtenida durante la la bor de
auditoria a través de la aplicación de las diferentes técnicas de auditoría, tales como: la observación, inspección,
entrevistas, análisis documental, aplicación de protocolos de auditoria, lista de chequeo y examen de los
registros. Gran parte de la labor auditora se concentra en la obtención de las evidencias, dado que ésta provee
una base lógica y racional para la formulación de opiniones y conceptos, y facilita y permite al auditor ambiental la
realización de pronunciamientos basados en datos confiables.

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Es importante diferenciar entre la evidencia de auditoria y la evidencia legal. En el caso de que ciertos resultados
de la auditoría ambiental ameriten el inicio de procesos de sancionatorios y/o disciplinarios, la evidencia que se
presenta en tal circunstancia, estará sujeta a las disposiciones referentes al material probatorio para determinar
responsabilidades, que en algunos casos, es muy diferente de la evidencia de auditoría.

Clases de Evidencia de Auditoría

En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos:

Evidencia Física: La evidencia física se obtiene por medio de la inspección u observación directa de:

 Actividades ejecutadas por las personas.


 Documentos de la administración
 Registros de actividades realizadas por los responsables de los ciclos, actividades, procesos.
 Hechos relacionados con el objetivo del examen.

Las evidencias deben documentarse en papeles de trabajo que resuman los asuntos revisados u observados,
que muestren la naturaleza y alcance de la inspección, como fotografías, cuadros, mapas u otras
representaciones gráficas.

Obtener y utilizar evidencia gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una situación. Por ejemplo, una
fotografía puede ilustrar más que un escrito que narra una situación específica.

En cuanto sea posible, el auditor debe obtener evidencia física para respaldar sus hallazgos. La efectividad de la
labor de auditoria varía según la familiarización del auditor con la naturaleza física de las operaciones realizadas,
bienes y otros recursos de la entidad; debe aprovecharse toda oportunidad para observar los aspectos físicos. La
habilidad del auditor para informar acerca de una condición realmente observada es mucho más con vincente que
declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.

Evidencia Testimonial: La evidencia testimonial es la información obtenida de terceros por el auditor, a través
de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de
entrevistas (hoja de entrevista) pueden consistir en papeles o documentos de trabajo basados en notas y apuntes
tomados durante las entrevistas o transcripciones registradas de todas las conversaciones.

La declaración verbal o escrita de un funcionario de la entidad tiene un valor limitado como evidencia. Las
declaraciones se tornan más importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones y pruebas del auditor o si
son confirmadas a través de la aplicación de otro tipo de técnica de auditoría.

Las declaraciones de funcionarios de una entidad sobre información, explicaciones, justificaciones, líneas de
razonamiento o intenciones, proporcionan elementos que no serían fáciles de obtener a través otro tipo de
pruebas.

Evidencia Documental : La manera más común de encontrar este tipo de evidencia es en la revisión,
clasificación o categorización de documentos, los cuales pueden ser:

Externos.- Se originan fuera de la entidad como por ejemplo: actos administrativos de la autoridad ambiental y
correspondencia o documentos que se reciben de terceras personas.

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Internos.- Tienen origen dentro de la entidad como por ejemplo: los registros de las actividades desarrolladas por
un funcionario, libros de campo, informes de la administración, reportes de actividades, comunicaciones o
disposiciones internas asi como la correspondencia enviada, contratos y todo tipo de informes generados al
interior de la organización.

El auditor debe considerar permanentemente la confiabilidad de las formas de evidencia documental utilizada
para respaldar sus hallazgos.

Los siguientes son factores importantes que afianzan la confiabilidad de la evidencia interna:
 Sí los documentos han circulado fuera de la entidad.
 Sí los procedimientos de control interno ambiental de la entidad son aplicados idóneamente, si son efectivos y
eficaces y por ende considerados como satisfactorios para asumir que la evidencia que se piensa obtener es
precisa y confiable.
 Sí la evidencia está sola (aislada) o si esta articulada y presenta utilidad para compararla con otros tipos de
evidencia de la misma situación.

Evidencia Analítica: Se obtiene en el proceso de verificación al realizar un estudio y análisis profundo de la


información. Puede originarse en los resultados de:

Operaciones Computarizadas.
 Comparaciones con normas prescritas, operaciones anteriores, otras operaciones y rendimientos, leyes o
reglamentos, decisiones legales.
 Raciocinio.
 Análisis de información dividida en sus componentes.
 Análisis crítico: comparativo, deductivo e inductivo.

Dentro del la obtención de estas evidencias, juega un papel fundamental, el juicio profesional del auditor
ambiental acumulado a través de la experiencia, lo cual orienta y facilita significativamente el análisis.

Suficiencia y Competencia de la Evidencia

La norma básica sobre la evidencia de auditoría es que ésta debe ser suficiente y competente.

Evidencia suficiente es aquella cuyo volumen o cantidad y calidad informativa satisface la necesidad de
respaldar un hallazgo de auditoría detectado.

Evidencia competente es aquella que es veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta no genera duda
ni da lugar a interpretación diferente frente al hallazgo de auditoría que respalda.

Para que un hallazgo tenga un respaldo adecuado en los papeles de trabajo, se hace necesario contar con una
metodología para la determinación y validación de hallazgos.

En todos los pasos de la validación del hallazgo los papeles de trabajo deben contener resúmenes claros o
extractos de documentos que demuestren el trabajo efectuado, los resultados y las conclusiones.

Las siguientes fuentes de información pueden agregar suficiencia a la evidencia:

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SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA
FUENTES COMENTARIO
La interacción con funcionarios de diferentes niveles de la organización es una fuente importante de
información, pero es necesaria la prudencia del auditor en su obtención y clasificación, teniendo en
Funcionarios de la Entidad
cuenta los diferentes puntos de vista al seleccionar la que más considere conveniente, veraz y oportuna
para el caso particular.
Los informes preparados por la Oficina de Control Interno Ambiental o del Departamento Medioambiental
permiten a los auditores examinar programas, papeles de trabajo, evaluaciones practicadas por los
Oficina de Control Interno
auditores ambientales internos y archivos relacionados con el tema evaluado. Este examen permite
Ambiental
determinar la precisión y confiabilidad del trabajo de los auditores ambientales internos, pero debe
tenerse en cuenta que las condiciones de tiempo y circunstancias pueden haber variado.
Cuando sea necesario evaluar asuntos eminentemente técnicos o sumamente especializados y no
Asistencia Técnica se posean en el momento los recursos humanos para hacerlo, es preciso recurrir a los niveles superiores
Especializada del proceso auditor para que se provean, de tal manera que las opiniones y conceptos emitidos tengan
suficiente respaldo profesional, de manera que se genere un valor agregado al proceso auditor.
Los papeles de trabajo deben mostrar en forma resumida cómo fueron seleccionados las áreas,
dependencias, o procesos evaluados, asi como las actividades, cómo se examinaron y las conclusiones
obtenidas.
El muestreo estadístico es una herramienta para seleccionar la muestra, pero se debe evitar proyectar
resultados cuando ésta no es representativa o no se evalúan características comunes en una población
Resumen Criterios de selección homogénea.
de áreas, procesos, actividades El trabajo realizado en la determinación y análisis de hallazgos debe estar suficientemente documentado
para que respalde la conclusión u opinión, sin que sea necesario examinar todas las transacciones
relacionadas con el tema.
Si se obtienen diversas conclusiones basadas en un examen selectivo, los papeles de trabajo deben
demostrar la validez del proceso utilizado, para asegurarse que los asuntos examinados sean
representativos.
Es importante examinar sí las actividades ambientales desarrolladas por una organización están
Manuales debidamente documentadas en manuales y procedimientos, pues aunque éstos no constituyen evidencia
en sí mismos sí establecen los criterios que rigen el deber ser de la organización.
Cuando el auditor tenga como base las normas y reglamentos para evaluar y emitir opiniones y
Disposiciones Reglamentarias
conceptos, es necesario que verifique su vigencia y aplicabilidad en el caso objeto de examen.
Si el análisis de la información o los datos conllevan al auditor a expresar opiniones o conclusiones sobre
Opiniones Conflictivas las cuales no se logra llegar a un acuerdo con la entidad auditada, los papeles de trabajo deben
identificar el conflicto, explicar el motivo y hacer el comentario respectivo en el informe.
Normalmente se aceptan como confiable las copias de documentos de archivos de la entidad, sí son
necesarios para respaldar un hallazgo.
Sí se utiliza el documento como material probatorio en procesos fiscales, penales o disciplinarios, las
Copia Documentos copias deberán ser autenticadas por un funcionario público, en cuya oficina se encuentra el original o
copia auténtica.
La naturaleza e importancia de un hallazgo, determinará a menudo el tipo de evidencia deseable a
retener en los papeles de trabajo.
Los extractos de documentos de la entidad preparados por el equipo de auditores, son generalmente un
Extractos frente a Copias respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es aconsejable tener también copia de los
documentos de importancia.
El mejor registro posible de una condición física existente en el momento del examen, lo constituyen las
Material Gráfico fotografías, los mapas, los cuadros, etc. Éstos utilizados de manera adecuada hacen que los informes
tengan un mejor significado.

Periódicos y Revistas Son fuentes de información general y de antecedentes con las actividades examinadas. Sin embargo, se

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les debe considerar como fuentes colaterales y no principales de información sustantiva. Estos
documentos nos pueden orientar a cerca de la percepción que tiene la empresa en la comunidad general
y algunas veces pueden contener información valiosa que oriente los factores o áreas críticas a auditar,
así mismo contienen denuncias de la ciudadanía con relación a las actividades adelantadas por la
organización.
El auditor debe tener acceso directo a la fuente básica de la información publicada, especialmente
cuando se trata de actividades de la entidad, dicho acceso debe ser más amplio que el de los autores de
los artículos del periódico o revista, e incluso de periodistas.

Confiabilidad de la Evidencia

Una evidencia puede ser confiable, cuando se obtiene mediante circunstancias o situaciones también confiables,
como en los siguientes casos:
 Cuando su conocimiento es adquirido directamente por el auditor, por ejemplo la observación directa.
 Cuando se obtiene directamente por el auditor de fuente independiente a la entidad auditada, por ejemplo una
confirmación directa ante la autoridad ambiental sobre las actividades desarrolladas por la organización.
 Cuando se produce bajo condiciones satisfactorias de control interno ambiental, por ejemplo pruebas en un
informe de auditoria interna ambiental de una contaminación que no ha sido controlada por la administración.
 Cuando se soporta en documentos originales.
 Cuando la evidencia es de tipo corporativo, es decir aquellas decisiones o actuaciones de la entidad, las
cuales permiten al auditor obtener conclusiones mediante un proceso de análisis.

La inversión en tiempo y dinero para obtener una evidencia confiable en ocasiones puede ser muy alta, por lo que
se hace necesario sopesar esta situación y recurrir a otro tipo evidencias que satisfagan al auditor y que
impliquen menor costo. Sin embargo, si se requiere que el hallazgo esté soportado con una evidencia cuya
obtención resulte costosa, debe justificarse dicho costo.

En todo caso, se debe tener en cuenta que la calidad de una evidencia puede ser más confiable que su cantidad.

Valoración de la Evidencia

Se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que respaldan las conclusiones, si ésta no
cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia es necesario aplicar y realizar procedimientos adicionales
de auditoría ambiental, hasta que se logre conseguir estas condiciones.

Las evidencias obtenidas a través de distintas fuentes y técnicas, cuando llevan resultados similares,
generalmente proporcionan un mayor grado de confiabilidad o persuasividad.

El equipo de auditoría debe confiar en evidencias que son de naturaleza persuasiva y no concluyentes. El grado de
persuasividad debe ser alto en las áreas más vulnerables o que puedan dar lugar a controversia.
Durante una auditoría, es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia
adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta,
frente a cualquier decisión, la relación costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en
que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.

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CONCLUIR SOBRE EL HALLAZGO

En reunión de trabajo se valoran las pruebas de auditoría realizadas, las evidencias obtenidas, las respuestas de
la entidad auditada y la clase de hallazgo resultante, para luego ser comunicado a la administración y si hay
mérito dar traslado a las instancias correspondientes. Igualmente, se deben solicitar a la entidad las acciones
correspondientes para corregir las deficiencias, las cuales harán parte del Plan de Acción o de Mejoramiento que
la entidad debe presentar al finalizar la auditoría.

Todo hallazgo negativo implica una deficiencia de la administración y por ende del sistema de control interno
ambiental, la administración debe implementar las acciones correctivas, tendientes a evitar la ocurrencia reiterada
de este evento.

COMUNICAR HALLAZGOS A LA ENTIDAD

Una vez logrado el consenso en reunión de trabajo frente al análisis, alcance y tipo de hallazgo, éste debe ser
comunicado por escrito a los funcionarios responsables de la entidad auditada. Una entrevista preliminar con
funcionarios y la respuesta que dé la entidad sobre el hallazgo, proporcionan elementos de juicio que ayudan a
soportarlo y validarlo, al mismo tiempo que permite a la administración implementar oportunamente acciones
correctivas.

El proceso de comunicación de hallazgos a la entidad incluye una interacción permanente con los funcionarios
responsables de realizar las operaciones, mediante comunicaciones escritas y reuniones formales e informales.
Esto permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las deficiencias, proponer soluciones
o mejoras, comprender mejor la situación objeto de evaluación, reducir el tiempo en el proceso de validación e ir
construyendo el reporte de auditoría buscando que éste sea oportuno.

La entidad deberá dar respuesta al hallazgo presentado por el equipo de auditoría dentro de los tres días hábiles
siguientes a su comunicación. Este plazo puede ser prorrogado a juicio del equipo de auditoría.

BIBLIOGRAFIA

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