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Curso básico

DIRECCIÓN DE OBRAS
5 – Marco Organizativo Paso a Paso

Fernando Rodríguez
Curso
DIRECCIÓN de OBRAS

MARCO ORGANIZATIVO
paso a paso

1. Generales

Trámites y Premisos
En esta sección gestionamos los documentos con entidades externas
y que son necesarios legalmente para la obtención de la licencia de
obras, permisos para cierre de calles, permisos para instalar grúas y
montacargas, etc.

Bitácora o Diario
Es importante llevar registrados los hechos importantes, para que
dentro de unos meses podamos recuperar esta información en caso
de ser necesaria.

Si esto lo haces a diario es un trabajo que no cuesta nada y te ahorra


más de una discusión, sobre todo en la obra.

Fotografías
Te aconsejo que las archives por meses, ya que se generan muchos
documentos y se te puede hacer poco manejable si dejas todas las
fotos en la misma sección.

Fin de Obra - Cierre


Al final de la obra se generan documentos muy importantes, por ello
le dedico una sección exclusiva.

Además, seguramente necesites subsecciones para los diferentes


trámites que hay que hacer para el cierre de todas las obras y
proyectos.

Para esta sección puedes ver el proceso de cierre del El PMBOK.

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2. Planos y Especificaciones
La primera sección es para toda la documentación gráfica y escrita
del proyecto.

Que se refiere a su diseño y la trazabilidad de planos y


especificaciones.

Tendrás que tener subsecciones para las diferentes disciplinas, como,


por ejemplo:

• TOPOGRAFÍA.

• INFRAESTRUCTURA Y URBANISMO.

• ARQUITECTURA.

• CIMENTACIONES Y ESTRUCTURA.

• INSTALACIONES.

• MEMORIA DE CALIDADES Y ESPECIFICACIONES.

• PLIEGO DE CONDICIONES.
Las especificaciones de cómo, o con qué materiales se tiene que
construir, e informaciones de la promotora que afectan al diseño.

A lo largo de los proyectos es muy normal que se produzcan cambios,


por lo que es muy importante llevar una trazabilidad estable de toda
la documentación.

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3. Presupuesto, Costos y Certificaciones

Mediciones y Presupuesto
En los proyectos de construcción este es uno de los primeros pasos que
se realizan.

En este proceso se hacen tres cosas a la vez.

1. Se establece el Alcance a través de la EDT (Estructura de


Desglose del Trabajo), que es la división de capítulos y partidas.
2. Se mide la cantidad de cada unidad de obra que hay que
ejecutar.
3. Y se asigna un costo directo.
Posteriormente se estudian los costos indirectos y gastos generales de
la empresa, se suma el beneficio esperado y tienes el presupuesto
completo.

Para realizar este proceso, personalmente recomiendo usar un


software específico, que hay muchos y muy buenos.

No obstante, hay muchas empresas y técnicos que prefieren hacerlo


en Excel.

Es válido, pero ojo, hay que ser muy cuidadoso, ya que se pueden
cometer errores, duplicar partidas, sumar mal, o poner el mismo
concepto con diferente valor en lugares diferentes del presupuesto.

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Cambios
Aún no he visto proyecto en el que no haya cambios.

Es muy normal que las necesidades o deseos del promotor cambien o


se adapten a nuevas situaciones.

Incluso puede haber cambios motivados por la constructora


buscando optimizar el proceso de ejecución.

Éstos afectan al alcance, y de ahí afectará a todo lo demás.

Tendrán asignado un costo, llevará un tiempo de ejecución, habrá


que comprar o subcontratar, y así con las demás áreas.

El PMBoK lo incluye en su área de Integración porque los cambios


afectan a todas las áreas del proyecto, no obstante, yo propongo
gestionarlo en el área de presupuestos, ya que al final, en los proyectos
de construcción esto se termina gestionando con una orden de
cambio que suele tener formato de presupuesto.

Certificaciones
En esta sección gestionamos las cuentas mensuales que le pasamos a
nuestro cliente.

Control de Costos
Si no controlamos nuestro proyecto iremos a ciegas.

Sin embargo, llevar un proyecto controlado, con datos fiables y


actualizados, nos permite tomar decisiones “con fundamento”.

Este proceso comienza al establecer la EDT.

Para hacer un control de costos efectivo, debemos imputar todas las


salidas de dinero a una cuenta de control, que serán los capítulos o
partidas dependiendo del nivel de detalle que queramos.

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4. Planning – Producción

Planificación
En toda obra debes saber cuánto tiempo se estima que te llevará
hacerla y tener unos importes estimados de lo que vas a certificar
cada mes.

Las planificaciones son menos precisas cuanto más a largo plazo. Es


muy difícil asegurar que dentro de un año estaremos entregando la
obra, porque por el camino pueden pasar muchas cosas.

Una herramienta buenísima para gestionar tiempo y producción, y


que ha demostrado sus resultados es Last Planner System.

Se trata de partir la planificación en fases más pequeñas para


hacerlas más predecibles, y trabajar directamente con las personas
que van a hacer los trabajos.

Plan de Compras y Subcontratos


Hemos dicho que la planificación cuanto más a largo plazo, menos
precisa. Pero puedes sacar mucha información, que, aun siendo
estimada, te ayudará con muchas gestiones.

De la planificación general de la obra se desprende mucha


información, pero ésta (las compras y subcontratos), es tan importante
que le dedico un plan exclusivo.

Se trata de establecer las fechas estimadas en que se deben


comenzar las gestiones con subcontratistas y proveedores de grandes
partidas.

Estimamos que, como empresa, tardas un mes en cerrar el contrato


para las ventanas, por ejemplo.

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Entonces, desde que cierras el acuerdo con este proveedor,


empezará a contar su tiempo de respuesta para entrar en obra.

Estos tiempos hay que ponerlos delante de la actividad en nuestro


plan de obra.

De esta forma sabremos el momento en que debemos comenzar las


gestiones para no retrasar el inicio de los trabajos y mantener el flujo
de la obra.

Control de Producción
Al realizar este proceso obtienes un dato muy importante:
compruebas si la producción conseguida cada mes, se acerca a lo
que habias planificado.

Y en base a esta información tomas decisiones.

Te recomiendo que todas las semanas hagas un cierre de mediciones


de campo y sepas lo que se ha avanzado en la obra.

Te permitirá hacer gráficas como esta,


y saber el rendimiento de las personas
que tienes trabajando.

En este ejemplo se puede observar muy


fácil cuando había dos cuadrillas y
cuando una sola.

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5. Compras – Alquileres
En esta sección se gestionan los trámites para realizar compras, desde
grandes a pequeñas.

En este caso en cada empresa se hace de una manera, ya que es


muy normal tener un departamento exclusivo para ello.

En esta sección se gestiona la trazabilidad de cada proveedor y sus


contratos. Al igual que el cierre de los mismos.

Recomiendo relacionar los proveedores con la EDT, es decir, cada


capítulo de la obra tendrá asignados varios proveedores que suplen
ese material o equipo.
Nota: La mano de obra se gestiona a través de contrataciones directas de la
empresa, o a través de subcontratos, en la siguiente sección.

Requisiciones o solicitudes de compra


En esta sección se gestionan las solicitudes que le hacemos al
departamento de compras para que nos envíen los materiales o
equipos que necesitamos.

Cada empresa tiene su formato y su proceso de gestión con los


diferentes departamentos.

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Proveedores
A lo largo de una obra se reciben una cantidad enorme de facturas
de una cantidad enorme de proveedores.

Es muy recomendable guardar las facturas con fecha y por


proveedor, o por unidad de obra.

Personalmente prefiero por proveedor, ya que, si tienes un


inconveniente, que los hay, será con un proveedor, y de esta forma
tendrás todos sus documentos juntos.

Control de Materiales
Este control también te lo puede suministrar el departamento de
contabilidad, ya que segmentan las compras.

Esto depende de la empresa, si te lo mandan perfecto, si no, pues te


aconsejo que lo hagas para tener los datos de la obra a mano y
organizados.

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6. Subcontratos
Las obras de construcción se gestionan casi al completo a través de
subcontratos.

Te recomiendo que relaciones los subcontratos con la EDT, de la


misma forma que te comentaba antes con los proveedores, para
tener una visión general de lo que vas gastando comparado con el
presupuesto disponible.

Y que tengas un archivo muy bien ordenado de éstos con toda su


documentación. Ya que un buen orden te evitará problemas.

La gestión de subcontratos debes llevarla un paso más allá de la


simple gestión de un contrato.

Para mí, la gestión de subcontratos, es una gestión de personas, no lo


veo como una cuenta que a final de mes hay que liquidar una parte
según el avance.

Integra a las personas que están al frente de esos contratos en las


reuniones semanales del Last Planner System, ya que éstos son Los
Últimos Planificadores, los que van a hacer los trabajos, y verás
resultados inmediatos.

Y si no aplicas Last Planner System, reúnete con ellos una vez a la


semana para conversar sobre los trabajos y cómo se coordinan unos
con otros. Dales espacio para expresar sus puntos de vista y facilita
que consigan sus objetivos.

Todos se verán beneficiados, el primero, el proyecto.

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7. Calidad
La gestión de Calidad es un proceso muy extenso y sobre el que hay
muchísimo escrito. Es muy posible que en tu empresa haya un
departamento dedicado sólo a ello, y en la obra, dependiendo del
tamaño de la misma puede que haya una o varias personas
encargadas de la calidad.

La experiencia me ha enseñado que, sin calidad, la producción no


sirve de nada, por el simple hecho de que incurrirás en retrabajos.

La idea es hacerlo bien a la primera.

Así que, lo mejor que puedes hacer es buscar el equilibrio entre


calidad y producción. Siempre sin olvidarte de la seguridad, de la que
te hablo un poco más adelante.

Revisión de trabajos
Este proceso es el aseguramiento de la calidad, y se hace mientras se
están ejecutando los trabajos.

Estas revisiones son necesarias para que la obra avance con garantías
de no retroceder. No permitas que se continúen los trabajos si algo no
está bien.

En la obra no se puede esconder nada, al final tendrás que corregir lo


que no hiciste perdiendo un tiempo muy valioso. Y por supuesto, todo
repercute en los costos.

Si estás en fase de albañilería, por ejemplo, revisa y documenta los


replanteos antes de subir las paredes. Y antes de revestirlas, verifica
que están aplomadas y a escuadra.

Hay muchos formatos de revisión y cada profesional y empresa tiene


“su librillo”, aprovecha las bases de conocimiento de tu compañía.

Lo más apropiado es archivarlos por partidas de la EDT.

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Control de Calidad - Ensayos


Este proceso se realiza una vez los trabajos se han ejecutado. Se trata
de comprobar que lo que se ha hecho está conforme.

Para ello te puedes apoyar en los formatos disponibles de la empresa,


igual que el aspecto anterior, y también debes archivar los informes
de ensayos de entidades externas.

Algo muy representativo de este proceso son los informes de


resistencia del hormigón.

No Con formidades
Esto son las revisiones en que se ha detectado que algo no está bien.

No me refiero a si una barra de acero no estaba en su sitio. Me refiero


a otro tipo de problemas, como por ejemplo un error de replanteo.

Para esto, la metodología de trabajo Lean Construction nos ofrece un


documento muy fácil de usar y muy sencillo. Si es Lean tiene que ser
sencillo.

Me refiero al Informe A3, en él se analizan las causas de la no


conformidad, se buscan soluciones para que no vuelva a ocurrir y se
registran los datos de aprendizaje.

Basado en el ciclo de Deming para la mejora continua o PDCA (Plan-


Do-Check-Act).

La fortaleza de este documento es su sencillez. Publícalo en un lugar


visible para todos en la obra.

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8. Mano de Obra
Aquí se gestiona la información del personal propio de la empresa.

Seguramente tendrás el apoyo del departamento de RRHH, o si la


obra es grande, quizá lo tienes dentro de la misma.

De cualquier forma, hay ciertas cosas que es conveniente tener a


mano, como son:

• Los contratos del personal.


• Las cartas de despido de que hayas tenido.
• Y las tablas de horas trabajadas de nuestro personal.
Puedes incluir evaluaciones de personal, que vienen muy bien para
futuros proyectos y aportan una base de datos muy interesante al
registro de la empresa.

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9. Comunicaciones
Se estima que el 80% del tiempo de un Project Manager, Construction
Manager o Jefe de Obra, lo dedica a comunicar.

Estas son las secciones que utilizo para gestionar las comunicaciones.

A Cliente y d e Cliente
Comunicaciones formales con nuestro cliente. Puedes hacer dos
divisiones o guardarlo todo en una misma sección.

Informes o Minutas de reunión


De cada reunión que se hace, debes tener un informe de la misma,
dejando registro de los asistentes, los temas tratados y los compromisos
acordados.

Informes
Es muy común recibir informes del estado de la obra, provenientes de
la dirección facultativa o incluso de algún departamento de tu
empresa. Los respaldos de los mismos deben estar archivados en un
lugar accesible para recurrir a ellos de ser necesario.

Aprobaciones
La idea es solicitar aprobaciones a la Dirección Facultativa para
ciertos trabajos.

Personalmente me gusta pedir que firmen este documento, cuando


lo aplicas, vas sobre seguro en las grandes compras e involucras a tu
cliente en el proceso, que también es un plus para tu gestión.

Me refiero a aprobaciones de uso de ciertos materiales durante la


obra, y también para los materiales de acabado.

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Órdenes de campo
Este tipo de documento es muy común, casi todas las empresas usan
las comunicaciones por escrito en obra.

Es muy difícil decirlo todo por escrito, y sería muy bonito que todo el
mundo tuviera palabra y responsabilidad para asumir los errores.

Así que, este documento lo uso cuando sé que algo es importante y


puede traer discusiones.

10. Seguridad y Salud


Igual que con las gestiones de calidad y producción, debes tratar la
seguridad como uno de los pilares básicos en la dirección de obras.

Si uno de estos tres pilares falla, seguramente es que algo no va bien


y tendrás que tomar correctivos lo antes posible.

Probablemente haya una persona o departamento que lleve este


aspecto de la obra y con el que tendrás que trabajar estrechamente.

Mi consejo es que no pases por alto los comentarios que vienen del
departamento de seguridad y lo atiendas cuanto antes.

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11. Medio Ambiente


La gestión ambiental de la obra también debe ser objeto de atención,
y dependiendo del tamaño del proyecto habrá personas cualificadas
para llevar estos aspectos.

Si diriges la obra completa, haz espacio en tu gestión a este aspecto


tan importante.

Las obras son focos de gran contaminación por lo que gestionar los
residuos y una ejecución limpia nos hace un gran favor a todos.

Te aconsejo que colabores con los profesionales encargados de esta


área y les ayudes a conseguir sus objetivos, que además de lo anterior,
harán que el proyecto avance seguro y sin problemas.

12. Riesgos
Gestionar riesgos es una gestión avanzada, tanto como para que el
mismo PMI tenga una certificación específica para ello.

Si estás interesado en recibir información al respecto, no dudes en


contactar, y encantado te ampliaré información sobre el tema y sobre
dónde encontrar formación de calidad.

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13. Interesados
La gestión de interesados te ayudará a mantenerlos alineados con los
intereses del proyecto y detectar acciones a realizar con esas
personas que pueden influenciar sobre los resultados del proyecto.

Para ello debes identificarlos, y una vez los tengas, trata de


posicionarlos dentro de las matrices de:

• Poder-Interés.
• Poder-Influencia.
• Influencia-Interés.
Esto te dará una visión de con quién estás tratando y acciones a tener
en cuenta con esas personas.

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Y un último apunte.

No lo pases por alto, es la clave de todo esto :

Todos los conceptos del proyecto se relacionan con la EDT.

La EDT es el elemento integrador, ya que es el alcance del proyecto


ordenado de forma manejable y visual.

Si consigues relacionar las diferentes áreas de gestión, como los costes,


el tiempo, subcontratos, etc… con la EDT, el nivel organizativo de tu
proyecto pasará al nivel de “PROYECTO INTEGRADO”.

No dudes en contactar si tienes consultas sobre Dirección de


Proyectos, Lean Construction o cualquier cosa relacionada que se te
ocurra.

Por favor comparte con todas las personas que creas que este curso
de iniciación les puede ayudar.

A ell@s l@s ayudas y a mi también. Tod@s ganamos!!

“En mi día a día, implemento técnicas Lean Construction integradas


con prácticas de Dirección de Proyectos.

Online, ayudo a técnicos de la construcción a gestionar sus


proyectos desde una visión integrada y marcar la diferencia."

Fernando Rodríguez
eficienciaconstructiva.com

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