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MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE CUENTAS MÉDICAS -

PREAUDITORIA
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 2

Contenido
1. Ingreso al Sistema. .......................................................................................................... 3
2. Proceso de cargue de RIPS ..............................................................................................4
2.1. Formulario de registro de cuenta ............................................................................ 6
2.2. Buscar contratos ...................................................................................................... 8
2.3. Cargue de Archivos RIPS. .........................................................................................9
3. Bandeja de Gestión de Cuentas ....................................................................................13
4. Verificar Listado de Errores y/o Advertencias. .............................................................16
5. Cargar soportes documentales .....................................................................................16
6. Enviar cuenta a Homologación. ....................................................................................18
7. Homologar Afiliados y Tecnologías ............................................................................... 19
8. Finalizar homologación ................................................................................................. 22
9. Ajustar cuenta ............................................................................................................... 22
10. Enviar verificación EPS...............................................................................................23
11. Notificar Devoluciones ..............................................................................................24
12. Justificar y/aceptar devolución ................................................................................. 26
13. Aceptar y/o Rechazar respuesta de devolución........................................................28
14. Radicar cuenta ........................................................................................................... 29
15. Legalizar la cuenta de cobro......................................................................................30
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 3

1. Recomendaciones antes de ingresar a cargar los archivos.

 La codificación de todos los archivos rips debe estar en codificación UTF-8 sin
BOM, para esto utilizar la aplicación Notepad ++. donde dentro del menú
codificación existe la opción Convertir a UTF-8 sin BOM.
 Todos los archivos rips las extensiones deben estar en minúsculas.

2. Ingreso al Sistema.

Ingrese al enlace https://conexiaemssanar.emssanarlazos.org/web/main e ingrese sus


credenciales de acceso previamente notificados por la EPS a su correo electrónico.

Fig. 1.1. Pantalla de Acceso

Una vez ingrese el sistema despliega pantalla de ingreso, con el nombre del Prestador, el ícono de

salida y el acceso a las bandejas de trabajo .


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 4

Fig. 1.2. Pantalla de Acceso

3. Proceso de cargue de RIPS

Este proceso consiste en el cargue de cuentas por parte de la IPS. Para acceder al registro y cargue

de cuentas se debe acceder desde el ingreso a las bandejas de trabajo a la bandeja Validar
RIPS

Fig. 2.1. Bandeja de cargue de RIPS

Una vez se ingrese el sistema despliega pantalla de registro de cuenta.


Fig. 2.2. Pantalla de Registro de Cuenta
3.1. Formulario de registro de cuenta

Este formulariopermite registrar los datos de la cuenta de cobro.

Sede Ips: Permite registrar la Sede de la IPS dueña de la cuenta.

Mes de Prestación: Permite registrar el mes de prestación de la cuenta

Año de Prestación: Permite registrar el año de prestación de la cuenta

Número de cuenta: Permite registrar el número de cuenta

Valor cuenta: Permite registrar el valor de la cuenta

Contrato: Trae el número de contrato consultado.

Buscar Contrato : Permite abrir ventana, con opciones de consulta de los contratos
asociados a la sede que valida RIPS.Ver detalle en numeral 2.2. Buscar contrato.

Modalidad Contrato: Trae la modalidad del contrato consultado.

Cuenta de urgencias : Al estar seleccionado, permite identificar si la cuenta es de urgencias,


e inactiva la consulta del contrato.

Tipo de Servicio: Permite registrar el tipo de servicio, que debe estar asociado a la cuenta.

Responsable de Pago: Permite registrar la entidad responsable de pago de la cuenta.

Aplicar IVA : Permite seleccionar si la cuenta trae aplicación del IVA.

Regional Radicación: Permite registrar la Regional donde se radica la cuenta.

Adjuntar archivo : Permite adjuntar los RIPS a validar

Cargar Archivo Permite iniciar el proceso de cargue de archivos, una vez estén
adjuntos. Ver numeral 2.3. Cargue de archivos.
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Limpiar: Permite limpiar el formulario, para hacer un nuevo registro.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 8

3.2. Buscar contratos

Fig. 2.3. Pantalla de búsqueda de contratos

Este panel permite consultar un contrato, y seleccionarlo, para asociar el cargue de la cuenta al
contrato consultado.

Limpiar Búsqueda : Permite limpiar los datos de búsqueda registrados


previamente.

Número de Contrato: Permite registrar el número de contrato a consultar.

Fecha de Inicio: Permite registrar fecha de inicio de contrato a consultar

Fecha Final: Permite registrar fecha de finalización de contrato a consultar

Buscar Contrato: Permite buscar contrato, una vez estén registrados los datos
de consulta.

Seleccionar contrato a consultar. Permite seleccionar el contrato consultado al panel de


registro de validación de RIPS.

Solo Urgencias: Permite habilitar botónpara solicitar contrato de urgencias. .


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 9

Al hacer clic en este botón el sistema despliega formulario de solicitud de contrato de urgencias.

Fig. 2.4. Pantalla de Solicitud de Contratos de Urgencias

Este formulario permite enviar una notificación mediante correo electrónico al área encargada de
la EPS, para la creación de contrato de urgencia.

Vigentes: Permite habilitar la consulta, solamente para los contratos vigentes a la fecha.

3.3. Cargue de Archivos RIPS.

Una vez registrada la información de la cuenta de cobro, se procede a seleccionar los archivos RIPS
haciendo clic en el botón y cargarlos al servidor.

Importante
Se debe tener en cuenta que los archivos RIPS:
 Deben tener Codificación UTF-8.
 La extensión de los archivos planos debe estar en minúscula.

Una vez cargados el sistema despliega la ventana donde informa los archivos cargados.
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Fig. 2.3.1Pantalla de archivos cargados

Al hacer clic en el botón , el sistema comienza el proceso de validación de


estructura de RIPS, y una vez finalizado despliega ventana de confirmación:

Fig. 2.5. Pantalla de Acceso

AL hacer clic en el botón , el sistema despliega resultados de validación de estructura.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 11

Fig. 2.3.2. Cargue con errores en validación de estructura

 Si el sistema detecta errores de validación de estructura, se habilita el botón

, para descargar el archivo con errores o advertencias de


validación de estructura.
 Si el sistema NO detecta errores de validación de estructura, se habilita el botón

, para continuar con el proceso de validación de coherencia de datos, y el

botón , para cancelar el proceso y además notifica los datos registrados de


la cuenta en pantalla.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 12

Fig. 2.3.3. Carguesin errores en validación de estructura

Al hacer clic en el botón , el sistema despliega ventana de confirmación

Fig. 2.3.4. Confirmación de cargue de cuenta a motor de validación de coherencia.

Y al aceptar el cargue el sistema comienza con el motor de validación de coherencia, para ese
cargue

Fig. 2.3.5. Notificación de cargue a validación de coherencia.

Y notifica en la pantalla de inicio de la aplicación. Una vez terminado el proceso, también notifica
en la pantalla de inicio.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 13

Fig. 2.3.6. Notificación en pantalla de inicio del proceso de validación de coherencia de RIPS.

4. Bandeja de Gestión de Cuentas

La bandeja de gestión de cuentas permite visualizar las cuentas que pasaron de forma correcta la
validación de estructura y que fueron enviadas al motor de validación de coherencia. Para ingresar
a la bandeja, se debe ingresar a la bandeja Gestión de Cuentas validadas

Fig.3.1Ruta de Bandeja de Gestión de Cuentas.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 14

Gestión de cuentas validadas

Fig. 3.2.Pantalla de gestión de Cuentas validadas.

Esta pantalla permite al Rol IPS y EPS Visualizar y gestionar las operaciones sobre los cargues
realizados.

Número de Cuenta: Filtro para consultar el número de cuenta

Fecha inicial de validación: Filtro para consultar por rango de fechas

Fecha final de validación: Filtro para consultar por rango de fechas

Estado: Filtro para consultar por estado de cargue de cuenta

Buscar: Buscar cuentas según los filtros de selección.

Limpiar: Permite limpiar los filtros seleccionados para la consulta de las cuentas
cargadas.

Filtros de los campos de la grilla: Permite filtrar los datos desplegados en la grilla, según datos
registrados en las casillas.

Generar ticket de validación: Genera ticket de validación. Es un reporte con la


confirmación de validación de la cuenta.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 15

Homologar tecnologías: Despliega panel de homologación de tecnologías.

Generar reporte de Advertencias: Permite generar el reporte de advertencias o errores de


validación, un archivo Excel. Las advertencias son alertas que arroja el motor de validación de las
posibles inconsistencias, pero no son bloqueantes para continuar el proceso de validación. Los
errores son bloqueantes y se deben corregir obligatoriamente, para continuar con el proceso. Ver
numeral 4. Verificar listado de Errores y Advertencias.

Homologar afiliados Despliega panel de homologación de afiliados

Ver detalle: Permite ver el detalle de facturas cargadas.

Esta funcionalidad permite generar los detalles de la cuenta a nivel de factura.

Filtros de consulta para información desplegada: Permite registrar algún valor en las casillas
donde exista la opción, para filtrar la información desplegada en la grilla.

Información cuenta cobro: Despliega ventana con información de la cuenta de cobro.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 16

Eliminar cuenta: Permite eliminar una cuenta. al hacer clic se despliega formulario de
registro de justificación de eliminación de la cuenta.

Enviar a homologar: Permite a la IPS. enviar a homologar la cuenta. Ver numeral 6. enviar
cuenta a Homologación.
Adjuntar Soportes :Permite a la IPS Adjuntar soportes digitalizados. Ver numeral 5. Cargar
soportes documentales.

5. Verificar Listado de Errores y/o Advertencias.

Mediante esta opción, el sistema permite descargar un archivo en formato Excel, con el listado de
errores y/o advertencias, como resultado de la validación de coherencia. Este archivo genera una
advertencia informativa por cada dato en la línea y archivo RIPS, donde fue detectada la
inconsistencia. Si el tipo de inconsistencia es un error, el sistema no permitirá continuar con el
cargue, y deberá ser corregido por parte del prestador. En el caso de una inconsistencia tipo
advertencia, el sistema permitirá continuar con el cargue, pero esa advertencia es información que
puede llevar a una posible glosa.

Fig. 4.1Archivo de Resumen de advertencias.

6. Cargar soportes documentales

Una vez que la cuenta termine el proceso de validación de coherencia y su estado sea VALIDADO,
el sistema permite el cargue de los soportes documentales, a través de la opción Adjuntar
Soportes de la bandeja de Gestión de cuentas validadas. El sistema ingresa a la plataforma de
cargue de soportes:
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 17

Fig. 5.1Pantalla de ingreso a cargue de soportes documentales.

Una vez se ingresa, se hace clic en el botón . La plataforma de cargue de soportes no


solicita credenciales de acceso, ya toma los datos de logueo del usuario, para identificar la IPS que
carga soportes.

Fig. 5.2Pantalla de cargue de soportes documentales.

Una vez se ingresa a la pantalla de cargue de soportes documentales, se debe hacer clic en el
archivo con extensión (.rar) con la siguiente información:
 Lista de carpetas con numero de factura
 Soportes documentales contenidos en cada una de las carpetas, debidamente tipificados.

Una vez cargado el archivo se hace clic en el botón y la plataforma comienza el


cargue de los soportes digitales relacionados a la cuenta.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 18

Fig. 5.3.Proceso de cargue del archivo con soportes documentales.

7. Enviar cuenta a Homologación.

Una vez la cuenta se encuentre en estado VALIDADO, la IPS podrá consultar los resultados del
motor de validación respecto a la homologación de afiliados y tecnologías así:

Para Afiliados:

La IPS puede consultar los afiliados que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar, homologados automáticos o homologados directos haciendo clic en el botón
Homologar afiliados del panel de Gestión de Cuentas Validadas.

 Homologados directos: Concuerda el tipo de documento y Numero de documento


reportado en RIPS.
 Homologados Automáticos: Corre varias reglas e identifica que posiblemente existe un
afiliado que exista en labase de datos empresarial, así no se reporte con el mismo numero
y tipo de documento.
 Pendiente de homologación: No encuentra ninguna coincidencia ni relación con algún
afiliado en la base de datos empresarial, según las reglas de homologación establecidas.

Fig. 6.1.Pantalla de consulta de homologación de afiliados.

Para Tecnologías:

La IPS puede consultar las tecnologías que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar u homologados automáticos clic en el botón Homologar tecnologías del panel de
Gestión de Cuentas Validadas
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 19

 Homologados Automáticos: El sistema posee una base de conocimiento por IPS o


prestador, de lo que reporta frecuentemente y homologa la tecnología basado en ese
conocimiento.
 Pendiente de homologación: No encuentra ninguna coincidencia ni relación con alguna
tecnología en la base de datos empresarial.

Fig. 6.2.Pantalla de consulta de homologación de tecnologías.

Para continuar con el proceso de Preauditoria, La IPS puede enviar la cuenta a la bandeja de EPS
para que realice el proceso de homologación, haciendo clic en el ícono Enviar a homologar .

Una vez enviada la cuenta a la bandeja de EPS, en el panel de Gestión de cuentas validadas el
estado de la cuenta cambia a PENDIENTE HOMOLOGACION

Fig. 6.3.Pantalla cuenta enviada a homologación.

8. Homologar Afiliados y Tecnologías Rol EPS

Una vez enviada la cuenta por la IPS a homologar, desde la bandeja de EPS Gestión de Cuentas
EPS, la EPS puede Homologar afiliados y tecnologías.

Para Afiliados:

La EPS puede consultar los afiliados que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar, homologados automáticos o homologados directos haciendo clic en el botón
Homologar afiliados del panel de Gestión de Cuentas Validadas.

 Homologados directos: Concuerda el tipo de documento y Numero de documento


reportado en RIPS.
 Homologados Automáticos: Corre varias reglas e identifica que posiblemente existe un
afiliado que exista en la base de datos empresarial, así no se reporte con el mismo número
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 20

y tipo de documento.
 Pendiente de homologación: No encuentra ninguna coincidencia ni relación con algún
afiliado en la base de datos empresarial, según las reglas de homologación establecidas.

Fig. 7.1.Pantalla de gestión de homologación de afiliados.

La EPS puede homologar un afiliado, haciendo clic en el ícono , y el sistema despliega la


pantalla de consulta de afiliados:

Fig. 7.2.Pantalla de consulta de afiliados existentes para homologar.

Una vez se consulta el afiliado a homologar, y hacer doble clic sobre el afiliado encontrado, el
sistema cambia el estado de homologación del afiliado a “Manual”, una vez se acepta la ventana
de confirmación.

Fig. 7.3.Afiliado homologado manualmente.

Si la EPS encuentra afiliados que definitivamente no se pueden homologar o no existen en la Base


de datos empresarial, se los puede marcar como afiliados no homologados mediante el ícono

del panel de homologación de afiliados.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 21

Para Tecnologías:

La EPS puede homologar las tecnologías que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar u homologados automáticos al hacer clic en el botón Homologar tecnologías
enviadas por la IPS del panel de Gestión de Cuentas Validadas.

 Tecnologíashomologadasautomáticamente: El sistema posee una base de conocimiento


por IPS o prestador de lo que reporta frecuentemente y con cuál tecnología que existe en
el sistema es su homologo.
 Tecnologías pendientes de homologación: No encuentra ninguna coincidencia ni relación
con alguna tecnología en la base de datos empresarial.

Fig. 7.4.Pantalla de gestión de homologación de tecnologías.

La EPS puede homologar una tecnología haciendo clic en el ícono , y el sistema despliega la
pantalla de consulta de tecnologías:

Fig. 7.5.Pantalla de consulta tecnologías existentes.

Al seleccionar la tecnología, mediante el ícono y una vez aceptada la ventana de


confirmación, la tecnología queda como homologada.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 22

9. Finalizar homologación Rol EPS

La EPS puede finalizar el proceso de homologación haciendo clic en el botón finalizar


Homologación del panel de Gestión de Cuentas Validadas. Una vez se hace clic en el ícono
finalizar homologación , el sistema valida que la homologación de afiliados y tecnologías se
haya completado y despliega pantalla de confirmación con información del proceso de
homologación realizado.

Fig. 8.1.Pantalla de confirmación de finalización.

Al hacer clic en el botón , la cuenta desaparece de la bandeja de Gestión de cuentas


validadas EPS y se muestra en la bandeja de Gestión de cuentas validadas IPS, con estado
HOMOLOGACION TERMINADA.

Fig. 8.2.Cuenta con estado homologación terminada.

10. Ajustar cuenta

En el caso de que la EPS notificó que existen afiliados con estado No homologado, después de la
revisión por parte de ellos, haciendo la consulta desde el ícono Homologar afiliados , la IPS
podrá hacer el Ajuste de la cuenta, el cual consiste en sustraer de la cuenta los afiliados no
homologados y sus facturas, asignado así el nuevo valor de cuenta de cobro calculado
automáticamente.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 23

Fig. 9.1.Pantalla de homologación de afiliados con detalle de no homologados y botón ajuste de


cuenta.

Al hacer clic en el botón y confirmar

Fig. 9.2.Pantalla de confirmación de ajuste de cuenta

La IPS confirma que el valor de la cuenta cambia y que se sustraerán los afiliados No homologados
de la cuenta.

11. Enviar verificación EPS

La IPS debe enviar a verificación por parte de EPS, a través del ícono en el caso de que se haya
ajustado la cuenta o no, confirmando que el proceso de homologación fue verificado y que hubo
ajuste de la cuenta realizado por la IPS en el caso de existir.

Al hacer clic en enviar a verificar EPS , el sistema despliega pantalla de confirmación y al


aceptar, la cuenta viaja a la bandeja de Gestión de cuentas validadas EPS.

Fig. 10.1.Pantalla de confirmación de enviar a revisión por la EPS.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 24

En la pantalla de Gestión de cuentas validadas EPS, la cuenta aparece con el estado EN PROCESO

Fig. 10.1.Cuenta en proceso desde el panel de Gestión de cuentas validadas EPS.

12. Notificar Devoluciones Rol EPS

La EPS podrá realizar devoluciones al prestador, para lo cual se ingresa desde el ícono Devolución
EPS . El sistema despliega pantalla de registro de devoluciones.

Fig. 11.1.Pantalla de registro de devoluciones.

Para hacer el proceso de devolución de una o varias facturas:

12.1. Se deben marcar las facturas a devolver

Fig. 11.1.1.Marcado de facturas a devolver

12.2. Se debe registrar un motivo y la justificación de la devolución.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 25

Fig. 11.1.2.Registro de datos de devolución

12.3. Opcionalmente se pueden adjuntar soportes a esa devolución a través del botón

12.4. Por ultimo se hace clic en el botón . El sistema despliega


pantalla de confirmación así:

Fig. 11.1.4.1.Registro de datos de devolución

Al hacer clic en el botón aceptar el sistema genera la devolución sobre las facturas marcadas y la
cuenta cambia al estado DEVUELTO

Fig. 11.1.4.1.facturas devueltas

Una vez registradas todas las facturas que se requieran devolver, la EPS confirma la devolución,
haciendo clic en el botón , pero antes el sistema valida que
todas las facturas no tengan estado pendiente, por lo que se deben marcar las facturas que no
tienen devolución, con la marca revisada.

Fig. 11.1.4.2.pantalla enviar devoluciones a EPS

Si la EPS no determina hacer ninguna devolución, para continuar con el proceso requiere:
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 26

12.5. marcar todas las facturas pendientes:

Fig. 11.1.5.Marcar todas las facturas pendientes.

11.6. hacer clic en el botón cuenta revisada .

13. Justificar y/aceptar devolución Rol IPS

La IPS puede dar respuesta a las devoluciones registradas por la EPS en el caso de que existan. Se
debe ingresar al panel de Gestión de cuentas validadas – IPS, e ingresar por el icono Responder
devolución .

Fig. 12.1.Panel Gestión de cuentas validadas – icono responder devolución.

El sistema despliega pantalla de respuesta devolución:


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Fig. 12.2.Pantalla Respuesta devolución

Para hacer el proceso de respuesta de devolución de una o varias facturas:

13.1. Se deben marcar las facturas a responder

Fig. 12.1.1.Marcado de facturas a responder

13.2. Se debe registrar la respuesta y la justificación de la respuesta.

Fig. 12.1.2.Registro de datos de respuesta a devolución

13.3. Opcionalmente se pueden adjuntar soportes a esa respuesta a través del botón

13.4. Por último, se hace clic en el botón . El sistema despliega


pantalla de confirmación así:
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 28

Fig. 12.1.4.1.Confirmar respuesta devolución

Al hacer clic en el botón aceptar el sistema genera la respuesta a la devolución sobre las facturas
marcadas y la cuenta cambia al estado RESPUESTA DEVUELTA

Fig. 12.1.4.1.facturas con respuesta

Una vez registradas todas las facturas con respuesta, la IPS confirma la respuesta total de la

cuenta, haciendo clic en el botón , pero antes el sistema valida que


todas las facturas no tengan estado pendiente, por lo que se deben marcar las facturas que no
tienen devolución, con la marca devuelta.

14. Aceptar y/o Rechazar respuesta de devolución. Rol EPS

La EPS puede dar respuesta a las respuestas de devoluciones registradas por la IPS en el caso de
que existan. Se debe ingresar al panel de Gestión de cuentas validadas – EPS, e ingresar por el
icono Devolución EPS .

Fig. 13.1.Panel Gestión de cuentas validadas – EPS icono devolución EPS

El sistema despliega pantalla de respuestas de devoluciones:


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 29

Fig. 13.2.Pantalla de aceptar o rechazar respuestas enviadas por IPS.

Para aceptar o rechazar una respuesta de IPS:

14.1. Se deben marcar las facturas a aceptar o rechazar

Fig. 13.1.1. Marcado de facturas a aceptar o rechazar respuesta

14.2. Se debe hacer clic en el botón o , para


registrar respuesta.

El sistema despliega pantalla de confirmación. Una vez realizado el proceso de respuesta la cuenta
queda con estado REVISADO.

Fig. 13.3.Cuenta en estado revisado.

15. Radicar cuenta Rol EPS

La EPS puede hacer el proceso de radicación de cargue únicamente para las cuentas que están en
estado revisado.

Fig. 14.1.Cuenta en estado revisado.


Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 30

Para radicar una cuenta se debe ingresar por el icono Registrar Cuenta IPS
El sistema despliega pantalla de radicación de cuenta:

Fig. 14.2.pantalla de radicación de cuenta.

Se debe registrar la clase del servicio y confirmar los datos de regional y responsable de pago.

Al hacer clic en el botón , la cuenta genera el estado RADICADO PENDIENTE DE


NOTIFICACION.

16. Legalizar la cuenta de cobro.

La EPS puede hacer el proceso de Legalización de Cuenta de Cobro únicamente para las cuentas
que están en estado RADICADO PENDIENTE DE NOTIFICACION.

Fig. 15.1.Cuenta en estado RADICADO PENDIENTE DE NOTIFICACION.

Para legalizar una cuenta se debe ingresar por el icono Legalizar Cuenta
El sistema despliega pantalla de confirmación:
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 31

Fig. 15.2.pantalla de confirmación de legalización de cuenta.

Al aceptar la confirmación la cuenta queda con estado RADICADO