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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD 3

DUVAN FELIPE RUEDA SANTODOMINGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


SENA
2019
CONTENIDO

2. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO


(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN) 4
2.1 Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa 6
2.2Teniendo En Cuenta La Forma De Comunicación Que Se Genere En La Empr
esa Determinada Mencione ¿Cuáles Son Los Pasos A Seguir Para Llegar A Su D
estino 6
3. INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODRÍA SER SU LUG
AR DE TRABAJO O UNA EMPRESA CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O C
ONOCIERA. 8
1. INTRODUCCION

En el siguiente trabajo identificaremos la importancia de las comunicaciones oficiales


en las entidades públicas y privadas, así como también el proceso que se lleva a cabo
desde el momento en que se reciben los documentos hasta que se envían a su destino
final. Este proceso cumple funciones especiales para el manejo de documentos como:
la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las
solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Por lo tanto, cada una de las
funciones existentes dentro del proceso de recepción y envío de los documentos,
controlan tanto las comunicaciones producidas, como las recibidas, de manera ágil y
oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestión Documental.
ACTIVIDAD 3

2. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO


(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución,


seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para
su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al entorno
laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de


contextualización y la información descrita al inicio de esta actividad, usted debe
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del
siguiente ejercicio:

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de


correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las
comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca.

 Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el


material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad
que seleccionó, los siguientes aspectos:

 ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un


documento?

 Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

 Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa


determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
 Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información
obtenida en esta actividad.

 Reflexión realizada acerca del video acuerdo 060

 Mencione 5 ideas por cada una de las lecturas realizadas en la actividad


contextualización

 Información recopilada de la empresa que podría ser su lugar de trabajo o


una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.

 Los aportes realizados en el foro

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un


documento?

R/
RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas
(solicitudes, derechos de petición, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos,
publicidad).

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

DISTRIBUCIÓN: Es el proceso mediante el cual se envía y se controla


oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante
servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que
faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración
pública. (Universidad del atlantico)
2.1 Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa

La comunicación es externa. En todas las empresas siempre hay comunicaciones


internas y externas, al momento de recibirlas hay q clasificarlas.
Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su
equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio
es cada vez más rápido.

Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios,


proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan
vital para la organización como la comunicación interna

2.2Teniendo En Cuenta La Forma De Comunicación Que Se Genere En La


Empresa Determinada Mencione ¿Cuáles Son Los Pasos A Seguir Para
Llegar A Su Destino

Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le


corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.

La elaboración: Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él


se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter
administrativo y su destinación.

Firma: La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el


símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de
identificar al responsable de su expedición

El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a


la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

Cabe resaltar que el documento debe ser elaborado con los más mínimos detalles,
ya que además de que la norma indica los parámetros para su elaboración, su ciclo
vital muestra el proceso que debe seguir secuencialmente para alcanzar el objetivo
para el cual ha sido diseñado. Es decir que, además de contener un encabezado,
un contenido y una despedida, también debe reflejar al final de éste al responsable
de su origen con la firma. Posterior a ello, sí debe trasladarse a la unidad de
correspondencia donde efectúan la verificación de datos, la numeración, fechado,
registro, separación y luego su envío al destino final. (Yolanda, 2011)

Reflexión de video: En el video acuerdo 060, nos da una muestra muy clara de
cómo debe ser el manejo de los documentos en las entidades públicas y privadas
desde la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación de los
documentos.
Nos muestra también como es una oficina de archivo y todas las características que
en testas se encuentran.

Aportes del foro: Teniendo en cuenta la temática del cuarto contenido de estudio,
responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones


internas y externas?
b. En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas
en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que no se cumplan
en la empresa que seleccionó.

R:
A: Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, por medio de
estas nos podemos enterar de lo que está pasando con las empresas hay muchos
tipos de empresas u organizaciones,

Comunicación interna. La comunicación interna es la comunicación dirigida al


cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas
necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los
mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la
empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los
empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos
de los objetivos que persigue la comunicación interna. (Estilosorganizados.net)
Comunicación externa. “No existe una buena comunicación externa sin una
buena política de comunicación interna; dos caras de una misma moneda que se
mantienen unidas en su planteamiento teórico pero que en la práctica de la empresa
existe una disociación.”
a) Comunicación externa operativa. Es aquella que se realiza para el
desenvolvimiento diario de la actividad empresarial, se efectúa con todos los
públicos externos de la compañía: clientes, proveedores, competidores,
administración pública, etc.
b) Comunicación externa estratégica. Tiene por finalidad enterarse de los
posibles datos de la competencia, la evolución de las variables económicas, los
cambios en la legislación laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posición
competitiva de la empresa.
c) Comunicación externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa
como una institución que informa dando a conocer sus productos, mejorar su
imagen, etc. Las formas de darlo a conocer serían mediante la publicidad,
promoción, donaciones, patrocinios, etc.
(Sánchez Calero)
Por estas razones la clasificación de las comunicaciones es de mucha importancia
para el buen funcionamiento de las empresas, para saber exactamente lo que tienen
y lo que comunican.
La clasificación nos permite:
 Verificar que tipo de comunicación se está recibiendo, que puede ser de tipo
oficial o de tipo personal.
 Realizar el proceso de atención y trámite acorde a la comunicación.
 Generar orden al interior de la empresa
 Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.
 Formar una mejor imagen de la organización.
 Interactuar con otras entidades.
 Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la empresa.
 Un posicionamiento en el mercado.

B: En la empresa que seleccione se cumplen con todos los aspectos respecto a la


ley, organizan los documentos en tablas, series, subseries, lo único medio
demorado son los tiempos, ponen a esperar mucho a las personas con cierta
documentación,
Esos servicios se pueden mejorar y así sería mejor y más rápida la realización de
procesos.

3. INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODRÍA SER


SU LUGAR DE TRABAJO O UNA EMPRESA CERCANA QUE TUVIERA
ACCESO O CONOCIERA.

En mi lugar de trabajo se cumplen todo los aspectos de documentación tanto interna


como externa, se determinan tiempos de respuesta a todas las comunicaciones, se
guardan muy bien los documentos para que no se deterioren y se hacen todos los
procedimientos de acuerdo al video del acuerdo 060.
BIBLIOGRAFIA

Estilosorganizados.net. (s.f.). IMPORTANCIA Y FUNCIONES DE LA


COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA. Recuperado el 04 de 2016, de
http://estilosorganizados.es.tl/Importancia-y-funciones-de-la-comunicacion-interna-
y-externa.htm

Sánchez Calero, M. (s.f.). Desarrollo de la comunicación externa en la empresa.


Recuperado el 12 de 04 de 2016, de http://www.saladeprensa.org/art633.htm#1

Universidad del atlantico. (s.f.). PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÒN,


CLASIFICACIÒN Y DISTRIBUCIÓN. Recuperado el 04 de 2016, de
http://apolo.uniatlantico.edu.co/SIG/DOCUMENTOS/9GESTION%20DOCUMENT
AL/2PROCEDIMIENTOS/PRO-GD-
001%20RECEPCION%20CLASIFICACION%20Y%20ENTREGA%20DE%20LA%
20CORRESPONDENCIA.pdf

Yolanda, M. (22 de 05 de 2011). Organización de documentos . Recuperado el 04


de 2016, de http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/recibo-y-despacho-
de-documentos.html

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. (2006). Acuerdo 060.


Recuperado el 04 de 2016, de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_027_DE_2006.pdf
Areli, P. L. (2011). COMUNICACIÓN CORPORATIVA. Recuperado el 04 de 2016,
de http://areliperezlopez.blogspot.com.co/2011/09/la-comunicacion-externa-y-
interna.html