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Guía didáctica: Excel Avanzado 2016

3. Objetivos

• Conocer las herramientas avanzadas de análisis de Excel

• Conocer como se pueden automatizar procesos repetitivos

MÓDULO 1. Tablas y Gráficos Dinámicos

Conceptos generales

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. (SSCOM, 2018)

Las tablas dinámicas permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan
sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente
situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del
país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada
región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte,
te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es
muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. (SSCOM, 2018)

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema.
Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable
será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades. (SSCOM,
2018)

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El verdadero problema de las tablas dinámicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas
a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el
problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído
libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que, aunque es
un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará
desde un principio. (SSCOM, 2018)

Funcionamiento de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para
poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de
una tabla dinámica. (SSCOM, 2018)

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la
compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad
donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad. (SSCOM, 2018)

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que
lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para
obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el
resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas
de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera: (SSCOM, 2018)

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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica: (SSCOM, 2018)

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica,
es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos
lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica. (SSCOM, 2018)

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla
dinámica: (SSCOM, 2018)

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Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el
total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te
permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para
poder realizar un buen análisis de la información. (SSCOM, 2018)

Creación de tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un
ejemplo claro de cómo crearlas. (SSCOM, 2018)

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Crear una tabla dinámica en Excel

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.
(SSCOM, 2018)

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar. (SSCOM, 2018)

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos
que se considerará en la tabla dinámica. (SSCOM, 2018)

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En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja
de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica. (SSCOM,
2018)

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos.
Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales

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podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte
ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. (SSCOM, 2018)

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Como columna
el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente, como valores colocaré el campo Ventas.
(SSCOM, 2018)

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta
después de hacer esta configuración es la siguiente: (SSCOM, 2018)

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de
utilizar fórmulas. (SSCOM, 2018)

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Creación de gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta
automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar
en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

Cómo crear un gráfico dinámico en Excel

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá
como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra
dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones. (SSCOM, 2018)

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que
deseas utilizar. (SSCOM, 2018)

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo
el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica: (SSCOM, 2018)

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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del
gráfico dinámico: (SSCOM, 2018)

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Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir. (SSCOM,
2018)

Tablas dinámicas combinadas

Al crear una tabla dinámica generalmente tenemos todos nuestros datos en una sola hoja, sin embargo,
es posible crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de Excel. En esta ocasión te mostraré como
crear una sola tabla dinámica basada en múltiples hojas.

Tabla dinámica desde múltiples hojas

La condición necesaria para crear una tabla dinámica desde múltiples hojas es que cada una de las tablas
de datos de las diferentes hojas debe tener la misma cantidad de columnas. Los datos pueden variar,
pero los encabezados de las tablas deben ser los mismos. Para nuestro ejemplo supondremos que tengo
dos hojas. La primera contiene los datos de las ventas para la zona Norte y la segunda hoja las ventas de
la zona Sur.

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Crear la tabla dinámica

La manera más sencilla de crear este tipo de tabla dinámica es utilizar el Asistente para tablas y gráficos
dinámicos el cual podemos iniciar con la combinación de teclas ALT+T+B.

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En el cuadro de diálogo selecciona la opción Rangos de consolidación múltiples y pulsa el botón


Siguiente. En el segundo paso del asistente selecciona la opción Crear un solo campo de página.

Al pulsar el botón Siguiente se mostrará un paso intermedio llamado paso 2b el cual nos permitirá
seleccionar los rangos de las diferentes hojas.

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Para agregar un rango debes seleccionarlo directamente de la hoja y posteriormente pulsar el botón
Agregar. Esta acción se debe repetir para todos los rangos que se desees consolidar. Al terminar de
agregar todos los rangos pulsa el botón Siguiente para ir al paso final el cual nos preguntará si deseamos
insertar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o en una hoja de cálculo existente. Selecciona la
opción de tu preferencia y pulsa el botón Finalizar.

Personalizar la tabla dinámica

Al crearse la nueva tabla dinámica notarás de inmediato que se muestra el recuento de todos los valores.
Si lo que necesitas es la suma de los valores, puedes cambiar este comportamiento haciendo clic derecho
sobre alguna de las celdas de valores y seleccionando la opción Resumir valores por y posteriormente la
opción Suma.

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Si adicionalmente necesitas ocultar alguna de las columnas mostradas debes hacer clic en la flecha que
se encuentra junto a Etiquetas de columna y seleccionar solamente aquellas columnas que deseas ver
en pantalla.

También notarás que se ha agregado una columna llamada Total general cuya función es mostrar la suma
de cada fila. Para nuestro ejemplo esta columna no es necesaria, así que puedo remover dicha columna
haciendo clic derecho sobre cualquier celda de valor y seleccionando Opciones de tabla dinámica.

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Dentro de este cuadro de diálogo, dentro la pestaña Totales y filtros, debes remover la selección de
la opción Mostrar totales generales de las filas y finalmente pulsar el botón Aceptar. Con esta última
modificación habremos llegado a la tabla dinámica que nos permite analizar adecuadamente los datos
provenientes de varias hojas.

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