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EVIDENCIA 3. Documento “Paralelo Clases de Documentos”.

Entregar un paralelo, colocando


las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

MARIA PATRICIA HURTADO ALMARIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
NEIVA
2019
DOCUMENTOS DOCUMENTO ELECTRONICO SIMILITUD DIFERENCIA
DE ARCHIVO
Archivos de documentos En la organización los documentos. En el documento de archivo:
Define como el electrónicos. Conjunto Tienen el mismo objetivo el de El registro se encuentra en un medio
testimonio de documentos producidos, mantener la información organizada cuya información es accesible a través
material de un recibidos o reunidos por una y protegida, a fin de que sea fácil su de la escritura manual y se
hecho o acto persona física o jurídica de modo localización en el momento de que mantiene en papel. El contenido no se
realizado en el involuntario, natural y espontáneo sea requerida la información. puede separar de su soporte, por lo cual
ejercicio de sus en el transcurso, y como apoyo, Se debe disponer de los elementos se garantiza la integridad de la
funciones por de su actividad de la que es necesarios de equipo, información en el documento. El valor
personas físicas o testimonio, haciendo uso de espacio y personal para el documental se puede determinar por su
jurídicas, públicas la electrónica, que se conservan y desarrollo de la función autenticidad, entre ellas por la firma.
o privadas, de transmiten también mediante archivística. Igualmente se deben Los documentos se mantienen en
acuerdo con unas medios electrónicos en depósitos crear archivos para clasificar la carpetas según el uso que se dé, y que
características de de conservación permanente, tras información, tanto la que reproduce se archivan en archivadores.
tipo material y efectuar una selección a partir de como la que se Recepciones realizar En el documento electrónico:
formal. la identificación y valoración de la misma clasificación documental La información se obtiene de forma
las series, con medidas de electrónica (medio computador) se
autentificación y de preservación utiliza los documentos en carpetas de
adecuadas y con una organización acuerdo al programa que se utilice
respetuosa con su modo de (work, Excel, power point, project,
producción, con el fin de autocad etc). El contenido de Los
garantizar su valor informativo, documentos se archiva en carpetas
legal y cultural así como de electrónicas o virtuales y se conservan
permitir su acceso y uso también en formatos digitales. La autenticidad
mediante las tecnologías de del documento depende del programa
la información. en el cual se haya creado.
SEGÚN SU SEGÚN SU USO:
USO: -Permite fácil acceso a la
- Es una información.
constatación que
permite -Controla el acceso a la
comprobar el información por medio de
desarrollo de una sistemas de seguridad electrónico
actuación y su conservación a largo plazo.
administrativa.

-Nos permite
comunicación, a
otros órganos o
unidades de la
administración o
a terceros
interesados, ya
sea personas
jurídicas públicas
y privadas
personas jurídicas
naturales.