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PLAN DE CALIDAD

ALCANCE

Este Plan de Calidad aplica desde la Asesoría hasta la implementación del


sistema de gestión de la calidad así como para diseñar y establecer un SGC que
incluya la capacitación al personal directamente involucrado en los procesos de
Captación de Agua Cruda, Distribución Primaria y Secundaria de Agua Potable y
Tratamiento de Aguas Residuales para la empresa de Acueducto y Alcantarillado
de la Ciudad Blanca del Departamento del cauca, así como las caracterizaciones
que se deben aplicar, con el fin de cumplir los requisitos legales, contractuales y
los objetivos de la norma NTC–ISO 9001: 2008 - Sistemas de Gestión de Calidad

OBJETIVOS

 cumplir con los requerimientos del cliente basándonos en los requisitos


legales y reglamentarios basados en algunos decretos, leyes, y
reglamentos para satisfacerlo.

 Implementar una cultura de calidad institucional, con el propósito de


aumentar la satisfacción de nuestros clientes, apoyados en una dinámica
de mejoramiento continuo, generada por la participación y compromiso de
nuestro talento humano

 Disminuir los riegos que puedan aumentar el margen de error dentro de los
procesos ejecutados dentro de la organización

 Capacitar a nuestros clientes sobre el uso adecuado de los recursos


naturales no renovables como protección del medio ambiente.

 Capacitar al personal de trabajo de forma precisa y eficiente de acuerdo a


las competencias requeridas por la empresa.

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RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Las funciones de los Representantes de nuestra organización para la realización


del proyecto, son las siguientes:

ROLES RESPONSABILIDADES AUTORIDADES


* Es el responsable de velar
*Está autorizado a firmar
por el correcto funcionamiento
cheques de la compañía sin
del proyecto.
límite de monto.
*Asegurarse de que se
DIRECTOR DEL *Cualquier transacción
establecen, implementan y
PLAN DE financiera mayor como
mantienen los procesos del
CALIDAD obtención de préstamos, cartas
SGC.
HERNAN DARIO de crédito, asignación de
*Asegurarse de que se
VELEZ créditos a clientes, etc., deben
promueva la toma de
contar con su aprobación.
conciencia de los requisitos en
*Delegar su equipo de trabajo.
todos los niveles de la
*Gestión global de la empresa.
organización.

*Son quienes acompañaran y


brindarán directamente la
*Tomar decisiones a cambios
consultoría en las diferentes
que se puedan generar
RESPONSABLES fases definidas para la
durante el proyecto.
TÉCNICOS realización de los trabajos.
*Documentar, implementar los
WILMAR RUIZ *son los encargados de
documentos del SGC.
MARCELA recolectar toda la información
*Verificar las acciones
CASTAÑO necesaria para la
correctivas y preventivas para
documentación de los procesos
la mejora del SGC.
del SGC.
*Apoyar en las actividades del
mantenimiento del SGC.

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*El responsable financiero se
ocupa de la optimización del
proceso administrativo, el
manejo de bodegas y el
*Negociación con los clientes
inventario, y todo el proceso de
en temas relacionados con
administración financiera de la
RESPONSABLE crédito y pago de consultorías.
organización.
FINANCIERO *Administrar y autorizar
*Análisis de los aspectos
JUAN préstamos para empleados.
financieros de todas las
ALEJANDRO *Manejar la relación directa
decisiones.
JIMENEZ con Bancos (obtención y
*Análisis de las cuentas
renovación de préstamos,
específicas e individuales del
transacciones en dólares.
balance general con el objeto
de obtener información valiosa
de la posición financiera de la
compañía.
*Tiene como responsabilidad
primordial de conducir el
proceso de selección de
personal, inducirlo, capacitarlo,
y velar por su bienestar
económico, social, sea este
funcionario, ejecutivo,
empleado u obrero.
*La jefatura de recursos *Manejo de sus recursos
humanos es el responsable de humanos, selecciona, encausa
RESPONSABLE
planificar o programar con su el entrenamiento, capacitación,
HUMANO
equipo, la capacitación del compensación económica y
LINA MARCELA
personal a través cursos, desarrollo del personal.
BUSTAMANTE
seminarios u otros, que se *Asesora y maneja el bienestar
lleven a cabo. Por lo general su de los colaboradores.
responsabilidad en el desarrollo
del personal es a través de la
elaboración de un plan de
capacitación, el mismo que es
aprobado por la gerencia de la
empresa el mismo que regresa
a su despacho para ejecutarlo
y hacerle seguimiento.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

Con este procedimiento se pretende definir y establecer un método que permita


identificar, aprobar, revisar y actualizar los documentos asociados al Sistema de
Gestión Integral, asegurando la identificación de sus cambios, su distribución y
disponibilidad, además de prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos. Ver anexo 1. (Control de Documentos)

CONTROL DE REGISTROS

Con este procedimiento se pretende definir y establecer los controles para que los
registros asociados al Sistema de gestión Integral generados en cada proceso,
sean fácilmente identificables y recuperables; correctamente almacenados y
protegidos y se encuentre establecida su disposición final. Ver anexo 2. (Control
de Registros)

REQUISITOS LEGALES

Para asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los requisitos


legales se trabajara conforme a lo dispuesto en los siguientes Artículos:

Decreto 2811 de 1974, libro II parte III

Artículo 99: Establece la obligatoriedad de tramitar el respectivo permiso de


explotación de material de arrastre. Art. 77 a 78 Clasificación de aguas. Art. 80 a
85: Dominio de las aguas y cauces. Art. 86 a 89: Derecho a uso del agua. Art.134
a 138: Prevención y control de contaminación. Art. 149: aguas subterráneas.
Art.155: Administración de aguas y cauces.

Decreto 1449 de 1977

Disposiciones sobre conservación y protección de aguas, bosques, fauna terrestre


y acuática

Ley 09 de 1979

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Código sanitario nacional

Decreto 2857 de 1981

Ordenación y protección de cuencas hidrográficas

Decreto 1594 de 1984

Normas de vertimientos de residuos líquidos. Art. 1 a 21 Definiciones. Art. 22-23


Ordenamiento del recurso agua. Art. 29 Usos del agua. Art. 37 a 50 Criterios de
calidad de agua Art. 60 a 71 Vertimiento de residuos líquidos. Art. 72 a 97
Normas de vertimientos. Art. 142 Tasas retributivas. Art. 155 procedimiento para
toma y análisis de muestras

Decreto 2314 de 1986

Concesión de aguas

Decreto 79 de 1986

Conservación y protección del recurso agua

Ley 99 de 1993 Art. 10, 11, 24,29:

Prevención y control de contaminación de las aguas. Tasas retributivas.

Documento CONPES 1750 de 1995

Políticas de maneo de las aguas

Decreto 605 de 1996

Reglamenta los procedimientos de potabilización y suministro de agua para


consumo humano

Decreto 901 de 1997

Tasas retributivas por vertimientos líquidos puntuales a cuerpos de agua

Ley 373 de 1997

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Uso eficiente y ahorro del agua

Decreto 3102 de 1998

Instalación de equipos de bajo consumo de agua

Decreto 475 de 1998

Algunas normas técnicas de calidad de agua

REQUISITOS REGLAMENTARIOS

Para dar cumplimiento a lo acordado por la ley Aseconsul SGC tiene afiliado a
todo su personal a Seguridad social, Riesgos profesionales ARP y fondo de
pensiones.

COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

En ASECONSUL SGC es muy importante una comunicación constante con


nuestros clientes para crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes
públicos del negocio, por eso hemos decidido disponer de algunos medios de
comunicación para interactuar con ustedes; en la siguiente tabla podrán observar
cuales:

MEDIO FRECUENCIA EMISOR RECEPTOR


Teléfono
E-mail Se programaran
Fax reuniones semanales o Director del Gerente y
Reuniones mensuales de acuerdo proyecto y Jefes encargados de
Video a las necesidades Responsables los Procesos
Conferencias técnicos

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COMPRAS

Realizar las compras de insumos, servicios y elementos que cumplan con las
especificaciones requeridas para los procesos y requisitos del cliente interno,
buscando que se haga en condiciones de eficiencia, calidad y oportunidad así
como la evaluación y seguimiento de proveedores. Ver anexo 3. (Gestión de
compras) y anexo 4. (Evaluación de Proveedores)

CAPACITACIÓN Y ASESORÍAS

Para la empresa de Acueducto y Alcantarillado de la Ciudad Blanca del


Departamento del cauca, en el presente año se pretende ejecutar las
capacitaciones y asesorías que se describen en el Plan de Capacitación. Ver
Anexo 5. (Capacitación)
Estas capacitaciones y asesorías serán revisadas y aprobadas por la Dirección de
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD BLANCA
DEL DEPARTAMENTO DEL CAUCA y de acuerdo a los requerimientos se
realizarán sus respectivas modificaciones, incluyendo o excluyendo temas, según
las necesidades y disponibilidad de los recursos. De acuerdo a esto el Plan de
Capacitación podrá ser actualizado y ejecutado a través del año.

La evaluación de eficacia de las capacitaciones realizadas, se realizarán en las


fechas establecidas por la Dirección.
Cada vez que se realice la evaluación de eficacia de una o varias capacitaciones
se analizarán los resultados con el Director de la empresa de Acueducto y
Alcantarillado de la Ciudad Blanca del Departamento del cauca en las reuniones
de revisión mensual de indicadores o en las Revisiones Gerenciales. Las
evaluaciones de eficacia de las capacitaciones pueden ser realizadas en el
transcurso de las mismas.

La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en LA EMPRESA DE


ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD BLANCA DEL
DEPARTAMENTO DEL CAUCA, es planteada como un proyecto, porque de esta
manera se puede dimensionar importancia, sus costos, sus beneficios y a su vez
establecer controles que permitan evaluar el grado de avance y el logro del
propósito.
En el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se
identifican varias fases básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y
sistemática para lograr el propósito.
En el siguiente diagrama se representan las fases que conforman el proyecto de
implementación del Sistema de Gestión de la Calidad:

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ASESORÍA: CAPACITACIÓN: VERIFICACIÓN:
Diagnostico
Diseño Fundamentos ISO Auditorías Internas.
9001:2008 Preparación de
Documentación
Identificación de auditoría de
procesos otorgamiento

Antes de realizar el diagnóstico es conveniente socializar a todo el personal de la


empresa sobre el sistema de gestión de la calidad, explicar la metodología y las
fases como se va a desarrollar el proyecto.
El diagnóstico del sistema de gestión de la calidad es la fase inicial del proyecto la
cual se convierte en la radiografía de la entidad respecto al grado de aplicación de
la norma NTC-ISO 9001:2008. Corresponde a una serie de actividades de
recolección de información sobre la entidad acerca del estado actual. Esto se
realiza a través de entrevistas y reuniones entre las personas asignadas para
realizar el diagnóstico y los responsables de las actividades en la entidad.

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FASE DE DIAGNOSTICO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAD
*Alta dirección y demás
Servidores Públicos con
conocimientos del proceso. Planificar la realización del
*Normatividad legal aplicable diagnostico
a la entidad.
*NTC-ISO 9001:2008 Informe de
*Infraestructura física. diagnóstico
*Servicios de apoyo Ejecutar el diagnostico validado
(transporte, comunicaciones.
*Documentación existente.
*Estructura administrativa y
planta de cargos de la Validar el informe de diagnostico
entidad.

Diseño

Corresponde a la definición de soluciones para cumplir con los requisitos


establecidos en la norma NTC-ISO 9001:2008. En esta fase se realiza la Misión,
Visión, Objetivos de Calidad, identificación y definición del mapa de procesos, la
interacción entre estos.

Documentación

Concierne a la elaboración del soporte documental (manual del sistema de


gestión de la calidad, planes de calidad, procedimientos, instructivos, formatos,
entre otros) requeridos para dar cumplimiento a dichos requisitos.

Verificación

El objetivo de ésta fase es evaluar si el Sistema de Gestión de Calidad ha sido


implementado de manera eficaz y cumple los propósitos para el cual fue
diseñado. Esto se realiza a través de la auditoría interna de calidad y las demás
auditorías externas que cada entidad establezca de manera voluntaria.

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COSTOS DE CAPACITACIÓN Y ASESORIAS DE SGC
Valor Valor Valor Valor Total Total
CONCEPTOS Total
Hora unidad mensual Anual Horas meses
$ $
CAPACITACIÓN 70,000 34 5 2,380,000
$ $
ASESORIAS 130,000 368 12 47,840,000
$ $
PAPELERIA 800,000 800,000
$ $
TRANSPORTE 1,000,000 12 12,000,000
$ $
VIATICOS 1,500,000 12 18,000,000
GASTOS $ $
EXTRAS 1,500,000 1,500,000
$
82,520,000

PROPIEDAD DEL CLIENTE

ASECONSUL SGC se establecerá métodos para salvaguardar toda la


información suministrada por el cliente y la documentación generada en la
implementación del sistema de gestión de la calidad de LA EMPRESA DE
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD BLANCA DEL
DEPARTAMENTO DEL CAUCA evitando así cualquier daño o perdida.

Objetivo: Establecer los métodos para proteger y salvaguardar los bienes


propiedad de LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LA
CIUDAD BLANCA DEL DEPARATAMENTO DEL CAUCA y sus
responsabilidades.

Métodos: Se harán verificaciones en los siguientes niveles:

Entradas: Las entradas serán toda aquella información y documentación


entregada y generada en la implementación de sistema de calidad.

Punto de control:

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▪ En la recepción de la documentación
▪ En el estado que es entregada la documentación.
▪ La identificación correcta de cada documento.
▪ Documentación legible

Salidas:

▪ Los documentos protegidos y salvaguardados del sistema de gestión de


calidad.
▪ Documentación defectuosa o deteriorada.
▪ Documentación en buen estado.

La documentación no será entregada a personas diferentes a la organización y


que no estén autorizadas por la misma.

Para llevar a cabo el correcto manejo de la documentación ASECONSUL SGC


designara el personal capacitado.

PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO

Con el propósito de desarrollar una guía de preservación de los documentos del


sistema de gestión de la calidad de LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD BLANCA DEL DEPARTAMENTO DEL
CAUCA, se estableció unos métodos de preservación y conservación contra los
factores externos tales como: temperatura, humedad, polvo, luz, agentes
biológicos, manipulación del personal no autorizado y otros, ya que estos ejercen
una mayor acción negativa para su duración.

Objetivo: Definir los métodos de preservación y conservación de los documentos


del sistema de gestión de la calidad de LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD BLANCA DEL DEPARTAMENTO DEL
CAUCA, como una forma de duración en el tiempo de la documentación y una
creación de conciencia y compromiso del personal encargado.

Método: La preservación de la documentación se llevara a cabo mediante


cuidados especiales los cuales consisten en:

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▪ Archivar los documentos en folders de pasta gruesa y debidamente
identificados.
▪ Se adecuara un espacio especial y único para el almacenamiento de los
documentos. Dicho lugar tendrá todas las condiciones ambientales.
▪ Estarán bajo cuidado especial para evitar su daño o deterioro, causados
por:

 Humedad
 Insectos
 Hongos
 Roedores
 Microorganismos
 Bacterias
 La incorrecta manipulación

▪ Su almacenamiento deberá tener las siguientes condiciones:

a. Almacenar los documentos en estantes de metal.


b. Separarlos del suelo a una distancia prudencial.
c. No colocarlos directamente contra las paredes, sino separadas de
ellas para facilitar el flujo de aire a su alrededor y evitar que se
produzcan bolsas de aire húmedo. En general, se debe mantener una
buena circulación de aire en los depósitos.
d. No colocar en los estantes ningún objeto de uso personal ajeno a la
documentación.
e. Para la documentación en medio electrónico se debe disponer de
computadores exclusivos para la documentación de sistema de gestión
calidad.
f. Se delegara personal de ASECONSUL SGC para la distribución de la
documentación.

CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

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Definir y establecer los controles pertinentes para solucionar la no conformidad y
liberar el producto con la mayor eficiencia. Ver anexo 6. (Procedimiento producto
no conforme)

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Para la empresa de Acueducto y Alcantarillado de la Ciudad Blanca del


Departamento del cauca Los indicadores serán clasificados en

 Indicadores de gestión: Estos indicadores miden las actividades


misionales de la Dirección, evaluando la eficacia, eficiencia y efectividad en
el cumplimiento de los requisitos del cliente.

 Actividad sistemática: Estos indicadores miden las actividades


sistemáticas y temporales que se realizan en la organización.

 Contractuales: Estos indicadores miden las actividades relacionadas con


los procesos de contratación que realiza la Dirección.

 Indicadores de calidad: Estos indicadores miden las actividades


relacionadas con los procesos de definidos para la Mejora Continua.

Su entrega y publicación será realizada entre los quince primeros días de cada
mes de acuerdo con la periodicidad de evaluación y cálculo de cada indicador,
fecha en la cual se consolidará el Informe de Indicadores, para ser revisado por el
Director con las diferentes áreas en reuniones programadas mensualmente para
tal fin, los cuales se asemejan a una Revisión Gerencial extraordinaria.

El formato de cada indicador, cuenta con una tabla disponible para el Análisis del
resultado del mismo. La información que allí se encuentra es responsabilidad de
cada uno de los dueños de proceso, y podrá diligenciarse o no, según sea
determinado para cada indicador. Es necesario documentar las Oportunidades de
Mejora que se realicen con base en los resultados de los indicadores, tomando
como base para estas oportunidades los indicadores que muestren resultados
“negativos” por un tiempo extenso.

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AUDITORIA

La auditoría es un proceso sistemático, practicado por los auditores de


conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en
obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas
en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y
otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas
afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.”

La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia


administración encargada de la valoración independiente de sus actividades. Ver
anexo 7. (Programa de Auditoria)

Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar como una actividad


concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así
como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de
gestión de riesgos, control y dirección.

Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias,


efectuada por los auditores internos, para proporcionar una conclusión
independiente que permita calificar el cumplimiento de las políticas,
reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales;
respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la
organización a la cual pertenecen.

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