You are on page 1of 7

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS REGIONAL

ATLANTICO EDE TECNAR

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE


ARCHIVOS

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE


ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON
LA POLITICA INSTITUCIONAL

DANIELA CAROLINA HERRERA ROCHA


YURLEDYS PALMA GALINDO

GUIA DE APRENDIZAJE 1

YURANY CAMPO ESPINOSA

BARRANQUILLA

2019
BIBLIOGRAFIAS

https://atsgestion.net/gestion-documental/
https://atsgestion.net/gestion-documental-en-archivo/
file:///C:/Users/Daniel/Downloads/Programa%20de%20gestion
%20documental.pdf
http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com/2011/04/actividad-3-
unidad-de-correspondencia.html
https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551
Tema: Procesos archivísticos de un programa de gestión documental
Concepto de Gestión Documental
-La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la
revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la
información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se
lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan
por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los
archivos físicos y electrónicos.
-La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que
buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por
medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación
electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a
ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
Procesos archivísticos de un Programa de Gestión Documental
Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y
estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y de la
información, a fin de garantizar su acceso y conservación. Dichos pasos tienen
como objetivo el crecimiento exponencial de las empresas, así como la
implementación de compendios en pro de la economía. Es por ello que para
poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo.
- Valoración
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores
primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al
interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición
final, temporal o definitiva.
- Planeación
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la
información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de
la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e
interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que
encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión documental.
De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación
de los protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que
se han de tener en cuenta en la producción, categorización y
almacenamiento de los documentos, partiendo de una revisión
preliminar del contexto empresarial.
- Producción
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación,
ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y
funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se
revisa todo lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios
de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de
estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro
de recursos.

- Gestión y trámite
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es
decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las
funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites
en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y
facilidad del acceso que este debe tener.
Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su
intervención en los distintos procesos administrativos, legales, de
consulta y gestión empresarial.
- Organización
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que
por medio de una revisión a fondo del documento se establece su
categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será
designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento
documental, con base en su ciclo de vida.
- Transferencia
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en
donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura,
conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración
documental (TVD).
- Disposición de documentos
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del
documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como
base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el
seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de
darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las
pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
- Preservación a largo plazo
Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben
llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y
archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De
este modo se implementan los medios y formas para la conservación de
la información.
Tema: unidad de correspondencia

Ubicación física
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua
de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y
la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. La política archivística
propende porque los documentos de archivo no se perforen. Si es necesario
perforar los documentos emplee ganchos legajadores plásticos. Si requiere
emplear ganchos de cocedora o clips utilice siempre una protección de papel
entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plásticos para
sujetar documentos que requieran estar unidos.

Concepto de Unidad de correspondencia.


Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera,
que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que
se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

- Objetivos.
Gestionar los procesos o programas de gestión documental para
promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita
(todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso
oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones
archivísticas.
- Funciones.
1) Control de Ingreso de la Documentación.
2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3) Conservación.
4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
6) Digitalización de los Documentos.
7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada
conservación y el control en la producción documental, radicando y
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los
requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto
al formato y firmas responsables.

Servicios que prestan.


- Recepción de correspondencia
- Radicación de correspondencia
- Distribución de la comunicación al área correspondiente

Marco normativo en la recepción de documentos.


Acuerdo 060 de 2001 del archivo.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento
bajo los principios que rigen la Administración Pública.
- Artículo 3: unidades de correspondencia
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal
suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que
permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería
interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención
de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
- Artículo 5: Procedimientos para la radicación de comunicaciones
oficiales
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales,
velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la
cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le
entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar
cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
- Artículo 8: control de comunicaciones oficiales
Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y
controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción
de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y
dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de
respuesta de las comunicaciones recibidas.
- Artículo 10: comunicaciones oficiales recibidas
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán
ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los
datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde
se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia
de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
- Artículo 11: Comunicaciones oficiales enviadas
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán
en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario,
la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la
segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención
documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se
elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
- Artículo 12: comunicaciones oficiales vía fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán,
teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva
radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar
los lineamientos para el control y establecer los procedimientos
adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico,
deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su
permanencia y durabilidad