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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

COMPUTACIÓN E
INFORMÁTICA

MANUAL DE APRENDIZAJE

DISEÑO DE
PROYECTOS

CÓDIGO: 89001591

Profesional Técnico
DISEÑO DE PROYECTOS

TABLA DE CONTENIDO:

TAREA 01: ENTENDER EL CONCEPTO DE PROYECTO. .......................................................... 13

1.1. ENTENDER EL CONCEPTO DE “PROYECTO”. .................................................................... 14

1.2.ENTENDER EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO. .......................................................... 43

1.3.DEFINIR LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO. ..................................................................... 65

1.4.DEFINIR LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO. ............................................................ 66

1.5.PREPARAR UN PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL ÁMBITO. ............................................ 67

FUNDAMENTO TEÓRICO. ................................................................................................................ 67

ENTENDER EL CONCEPTO DE “PROYECTO”. ........................................................................... 67

TRIÁNGULO DEL PROYECTO. ........................................................................................................ 68

ANÁLISIS DEL TRIÁNGULO DEL PROYECTO. ........................................................................... 69

LAS LIMITACIONES DEL PROYECTO (PROJECT CONSTRAINT)......................................... 70

¿QUIÉN ES UN GERENTE DE PROYECTOS? ................................................................................ 70

PROBLEMAS COMUNES EN LOS PROYECTOS: ......................................................................... 71

PRIORIDAD DE LOS COMPONENTES DEL PROJECT CONSTRAINT. .................................. 71

SOLUCIONES A DIVERSOS PROBLEMAS. ................................................................................... 72

DEFINIR UN PROYECTO. .................................................................................................................. 72

ENTENDER EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO. ................................................................ 73

FASES DEL PROYECTO. .................................................................................................................... 74

DEFINIR LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO. ........................................................................... 77

DEFINIR LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO. .................................................................. 79

PREPARAR UN PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL ÁMBITO. .................................................. 80

SEGUIMIENTO Y CIERRE DE PROYECTOS. ............................................................................... 81

METODOLOGÍAS EFICACES EN LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS. .............................. 82

TAREA 02: ENTENDER LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE UN PROYECTO............ 84

2.1RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS PARA EL PROYECTO. ............. 84

2.2.RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO. ........... 85

2.3RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS CRONOGRAMAS A CUMPLIR EN EL


PROYECTO. .......................................................................................................................................... 85

FUNDAMENTO TEÓRICO. ................................................................................................................ 85

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 5


DISEÑO DE PROYECTOS

RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS PARA EL PROYECTO. .................. 85

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE LOS RECURSOS? ............................................................................. 85

RECURSOS DE TRABAJO. ................................................................................................................. 86

RECURSOS MATERIALES. ............................................................................................................... 86

INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL: RECURSOS HUMANOS Y


MATERIALES. ...................................................................................................................................... 87

MATRIZ DE RECURSOS. ................................................................................................................... 87

RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO. ................. 88

INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL: ............................................................... 88

EL PRESUPUESTO............................................................................................................................... 88

FONDO DE RESERVA. ........................................................................................................................ 90

CURVA DE COSTOS ACUMULADOS. ............................................................................................. 91

SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. .............................................................. 96

TAREA 03. ENTENDER EL FUNCIONAMIENTO DE MICROSOFT PROJECT. .................. 104

3.1INICIANDO MICROSOFT PROJECT. ....................................................................................... 104

3.2.RECONOCER EL AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT. .................... 105

3.3.CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT. .................. 106

FUNDAMENTO TEÓRICO. .............................................................................................................. 107

INICIANDO MICROSOFT PROJECT. ............................................................................................ 107

EDICIONES DE PROJECT 2013....................................................................................................... 107

PROJECT SERVER 2013. .................................................................................................................. 112

DISPONIBILIDAD DE SITIOS DE PROYECTO EN SHAREPOINT SERVER 2013. ............... 114

DISPONIBILIDAD MÓVIL DE PROYECTOS. .............................................................................. 115

INGRESO A LA APLICACIÓN......................................................................................................... 116

CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT. ........................ 124

CREAR UN NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA PLANTILLA. ....................................... 125

DEFINIR LAS PROPIEDADES DEL ARCHIVO DE PROYECTO.............................................. 126

DEFINIR VARIABLES GLOBALES. ............................................................................................... 127

EL CALENDARIO DEL PROYECTO. ............................................................................................. 128

CALENDARIO BASE. ........................................................................................................................ 128

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 6


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 04: CREAR TAREAS EN UN PROYECTO. ..................................................................... 131

4.1. INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS Y ESPECIFICAR LAS TAREAS


Y SUS DURACIONES. ........................................................................................................................ 131

4.2.INCORPORAR UNA TAREA A UN PROYECTO Y ESPECIFICAR UNA TAREA


REPETITIVA. ...................................................................................................................................... 136

4.3.CREAR UN HITO. ......................................................................................................................... 138

4.4.CREAR UN CALENDARIO PARA UNA TAREA. ................................................................... 138

4.5.ASIGNAR UN CALENDARIO A UNA TAREA. ....................................................................... 139

4.7.ASIGNAR UNA FECHA LÍMITE PARA UNA TAREA. .......................................................... 140

4.8.IDENTIFICANDO TAREAS CRÍTICAS. ................................................................................... 141

FUNDAMENTO TEORICO. .............................................................................................................. 142

INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS. ......................................................... 142

TAREAS. ............................................................................................................................................... 142

HITO. .................................................................................................................................................... 142

DURACIÓN. ......................................................................................................................................... 143

INCORPORAR UNA TAREA A UN PROYECTO. ......................................................................... 144

ESPECIFICAR UNA TAREA REPETITIVA. .................................................................................. 145

CREAR UN HITO................................................................................................................................ 146

TAREA 05: ENTENDER LAS ESTRUCTURAS DE LAS TAREAS DE UN PROYECTO. ....... 158

5.1. .. ESTRUCTURAR LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LÓGICO Y CREAR UNA TAREA DE


RESUMEN O FASE. ............................................................................................................................ 158

5.2.COPIAR, MOVER O ELIMINAR UNA TAREA. ...................................................................... 160

5.3.VINCULANDO Y DESVINCULANDO TAREAS UTILIZANDO LA VISTA DE GANTT. . 160

5.4.CREAR CÓDIGOS DE ESQUEMA PERSONALIZADOS Y ASIGNAR CÓDIGOS DE


ESQUEMA A TAREAS O RECURSOS. ........................................................................................... 161

5.5.INSERTAR SUBPROYECTOS EN UN PROYECTO PRINCIPAL. ....................................... 162

FUNDAMENTO TEÓRICO. .............................................................................................................. 163

ESTRUCTURAR LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LÓGICO. ................................................... 163

ESQUEMA. ........................................................................................................................................... 163

SUBTAREA. ......................................................................................................................................... 163

CREAR UNA TAREA DE RESUMEN O FASE. .............................................................................. 163

COPIAR, MOVER O ELIMINAR UNA TAREA. ............................................................................ 164

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DISEÑO DE PROYECTOS

VINCULANDO Y DESVINCULANDO TAREAS UTILIZANDO LA VISTA DE GANTT........ 165

VINCULAR TAREAS EN LA VISTA DIAGRAMA DE GANTT. ................................................. 165

VINCULAR TAREAS EN LA VISTA DIAGRAMA DE RED........................................................ 165

VINCULAR TAREAS EN LA VISTA CALENDARIO. .................................................................. 166

CREAR CÓDIGOS DE ESQUEMA PERSONALIZADOS............................................................. 167

OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LOS CÓDIGOS EDT. ........................................................ 167

ASIGNAR CÓDIGOS DE ESQUEMA A TAREAS O RECURSOS............................................... 170

INSERTAR SUBPROYECTOS EN UN PROYECTO PRINCIPAL. ............................................. 171

TAREA 06: INDICAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA UN PROYECTO..................... 174

6.1.ESPECIFICAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS Y ESTABLECER LOS PERÍODOS


LABORABLES. .................................................................................................................................... 174

6.2.INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO DE TRABAJO. .............................. 176

6.3.INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO MATERIAL. .................................. 176

6.4.ASIGNAR UN RECURSO. ........................................................................................................... 177

6.5.ASIGNAR UN ÚNICO RECURSO DE TRABAJO A TIEMPO COMPLETO. ...................... 178

6.6.ASIGNAR UN ÚNICO RECURSO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL. ........................... 178

6.7.ASIGNAR LA TASA DE CONSUMO PARA UN RECURSO MATERIAL. .......................... 179

6.8.ESTABLECER PERÍODOS LABORABLES, DÍAS NO LABORABLES Y VACACIONES A


LOS RECURSOS Y ASIGNAR UN CALENDARIO BASE A UN RECURSO. ............................ 180

FUNDAMENTOS TEÓRICOS: ......................................................................................................... 182

ESPECIFICAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS Y ESTABLECER LOS PERÍODOS


LABORABLES. .................................................................................................................................... 182

ESPECIFICAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS Y ESTABLECER LOS PERÍODOS


LABORABLES. .................................................................................................................................... 186

INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO DE TRABAJO. .................................... 186

INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO MATERIAL. ........................................ 186

INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO TIPO COSTO. ..................................... 187

ASIGNAR UN RECURSO. ................................................................................................................. 187

ASIGNAR LA TASA DE CONSUMO PARA UN RECURSO MATERIAL. ................................ 189

ESTABLECER PERÍODOS LABORABLES, DÍAS NO LABORABLES Y VACACIONES A LOS


RECURSOS. ......................................................................................................................................... 189

ESTABLECER LOS PERÍODOS LABORABLES Y LOS DÍAS NO LABORABLES PARA


TODOS LOS RECURSOS DEL PROYECTO. ................................................................................. 190

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 8


DISEÑO DE PROYECTOS

ASIGNAR UN CALENDARIO BASE A UN RECURSO. ............................................................... 190

CAMBIAR LOS PERÍODOS LABORABLES, LOS DÍAS NO LABORABLES Y LAS


VACACIONES PARA RECURSOS INDIVIDUALES. ................................................................... 190

TAREA 07: INDICAR LOS COSTOS NECESARIOS PARA UN PROYECTO. ......................... 193

7.1.ESTIMAR COSTOS EN EL PROYECTO. ................................................................................. 193

ESTABLECER TASAS DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS. .......................................... 193

7.2.INTRODUCIR TASAS DE RECURSOS. .................................................................................... 194

7.3.INTRODUCIR UN GRUPO DE TASAS POR RECURSO. ....................................................... 194

7.4.INTRODUCIR UN COSTO POR USO. ....................................................................................... 195

FUNDAMENTOS TEÓRICOS. .......................................................................................................... 195

ESTIMAR COSTOS EN EL PROYECTO:....................................................................................... 195

ESTABLECER TASAS DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS. .......................................... 196

INTRODUCIR TASAS DE RECURSOS. .......................................................................................... 197

INTRODUCIR UN GRUPO DE TASAS POR RECURSO. ............................................................. 197

INTRODUCIR VARIOS GRUPOS DE TASAS POR RECURSO. ................................................. 198

INTRODUCIR UN COSTO POR USO.............................................................................................. 199

INTRODUCIR VARIOS COSTOS POR USO POR RECURSO. ................................................... 200

ESTABLECER COSTOS FIJOS DE TAREAS. ............................................................................... 200

COSTO DEL PROYECTO COMPLETO. ........................................................................................ 201

TAREA 08: REALIZAR LA ÓPTIMA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO. ......................... 204

8.1.LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Y SUS DETALLES. ............................................. 204

8.2.VER EN PANTALLA EL PROYECTO COMPLETO. ............................................................. 204

8.3.VISUALIZAR LA ESCALA TEMPORAL DEL PROYECTO. ................................................ 205

8.4.IDENTIFICAR EL CAMINO CRÍTICO. ................................................................................... 205

8.5.MOSTRAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA MEDIANTE FILTROS.................................... 206

8.6.ORDENAR Y AGRUPAR INFORMACIÓN EN UNA VISTA. ............................................... 207

8.7.REALIZAR EL ANÁLISIS DE LOS COSTOS DEL PROYECTO Y REALIZAR LA


REDUCCIÓN MANUAL DE LOS COSTOS. ................................................................................... 207

8.8.UTILIZAR VISTAS PARA DETERMINAR EL USO DE LOS RECURSOS. ........................ 208

8.9.REVISAR LA LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO. ........................................... 208

FUNDAMENTOS TEÓRICOS. .......................................................................................................... 209

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 9


DISEÑO DE PROYECTOS

LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Y SUS DETALLES. ................................................... 209

VER EN PANTALLA EL PROYECTO COMPLETO. ................................................................... 209

VISUALIZAR LA ESCALA TEMPORAL DEL PROYECTO. ...................................................... 210

CREAR UNA ESCALA DE TIEMPO. .............................................................................................. 212

COMPROBAR LAS FECHAS DE COMIENZO Y FIN DEL PROYECTO. ................................ 212

IDENTIFICAR EL CAMINO CRÍTICO. ......................................................................................... 213

MOSTRAR LA RUTA CRÍTICA EN OTRAS VISTAS DE TAREAS. ......................................... 214

CAMBIAR A UNA VISTA DIFERENTE. ......................................................................................... 214

MOSTRAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA MEDIANTE FILTROS. ........................................ 215

APLICAR LOS AUTOFILTROS. ..................................................................................................... 220

ORDENAR Y AGRUPAR INFORMACIÓN EN UNA VISTA. ..................................................... 221

REALIZAR EL ANÁLISIS DE LOS COSTOS DEL PROYECTO. ............................................... 222

REALIZAR LA REDUCCIÓN MANUAL DE LOS COSTOS. ...................................................... 223

UTILIZAR VISTAS PARA DETERMINAR EL USO DE LOS RECURSOS. .............................. 223

VISTA USO DE RECURSOS. ............................................................................................................ 223

REVISAR LA LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO. ................................................. 224

GUARDAR UN PLAN PREVISTO. ................................................................................................... 224

TAREA 09: ADMINISTRAR Y HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO. .............................. 226

9.1.ADMINISTRAR Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS DEL PROYECTO.226

9.2.ACTUALIZAR EL PROGRESO DE UNA TAREA EN FORMA DE PORCENTAJE. ......... 227

9.3.COMPARAR LA INFORMACIÓN REAL DE LAS TAREAS CON LA LÍNEA DE BASE. 228

9.4.ENTENDER LOS PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR UN ÓPTIMO SEGUIMIENTO


DEL TRABAJO REAL DE LOS RECURSOS. ................................................................................. 228

9.5.COMPROBAR LA VARIACIÓN ENTRE EL TRABAJO PREVISTO Y REAL DE UN


RECURSO ASÍ COMO LOS COSTOS REALES CON EL PRESUPUESTO PARA EL
PROYECTO. ........................................................................................................................................ 228

9.6.VER LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO. .................................................................. 229

9.7.BUSCAR RECURSOS SOBRE ASIGNADOS Y SUS ASIGNACIONES DE TAREAS. ....... 230

9.8.CAMBIAR LOS DÍAS Y LAS HORAS LABORABLES DE UN RECURSO.......................... 230

FUNDAMENTOS TEÓRICOS. .......................................................................................................... 232

ADMINISTRAR Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS DEL PROYECTO. ... 232

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DISEÑO DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL PROGRESO REAL DE


LAS TAREAS. ...................................................................................................................................... 232

COMPROBAR SI LAS TAREAS SE ESTÁN REALIZANDO DE ACUERDO CON EL PLAN.232

ACTUALIZAR EL PROGRESO DE UNA TAREA EN FORMA DE PORCENTAJE. ............... 233

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL TRABAJO REAL DE


LOS RECURSOS. ................................................................................................................................ 234

ESCRIBIR EL TRABAJO TOTAL REAL REALIZADO POR UN RECURSO. ......................... 235

ACTUALIZAR EL PROGRESO DE UNA TAREA........................................................................ 235

ACTUALIZAR EL TRABAJO REAL DE UN RECURSO POR PERÍODO DE TIEMPO. ........ 236

COMPARAR LA INFORMACIÓN REAL DE LAS TAREAS CON LA LÍNEA DE BASE. ...... 236

DEFINIR COSTO FIJO. ..................................................................................................................... 241

MOSTRAR TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO. ................................................................ 242

VER LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO. ........................................................................ 242

BUSCAR RECURSOS SOBRE ASIGNADOS Y SUS ASIGNACIONES DE TAREAS. ............. 243

CAMBIAR LOS DÍAS Y LAS HORAS LABORABLES DE UN RECURSO................................ 245

TAREA 10: CREANDO REPORTES. ............................................................................................... 247

10.2.CONFIGURANDO OPCIONES PARA CORREGIR PROBLEMAS DE IMPRESIÓN. .... 250

10.3.EXPORTANDO DATOS DE REPORTES. ............................................................................... 250

10.4.CREANDO Y MODIFICANDO REPORTES VISUALES. ..................................................... 252

FUNDAMENTOS TEÓRICOS: ......................................................................................................... 253

SELECCIONANDO, EDITANDO Y CREANDO REPORTES. ..................................................... 253

CREANDO REPORTES. .................................................................................................................... 257

CONFIGURANDO OPCIONES DE IMPRESIÓN Y PÁGINA. ..................................................... 261

PREPARAR UNA VISTA PARA IMPRIMIRLA. ........................................................................... 261

DEFINIR LAS OPCIONES DE IMPRESIÓN Y DE DISEÑO DE PÁGINA. ............................... 263

AGREGAR UN ENCABEZADO, UN PIE DE PÁGINA O UNA LEYENDA. .............................. 264

AGREGAR UN ENCABEZADO DE PÁGINA. ................................................................................ 264

AGREGAR UN PIE DE PÁGINA. ..................................................................................................... 266

AGREGAR UNA LEYENDA. ............................................................................................................ 267

PARA REALIZAR ESTE PROCEDIMIENTO DEBE SEGUIR LOS PASOS QUE A


CONTINUACIÓN SE DETALLAN:.................................................................................................. 267

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DISEÑO DE PROYECTOS

PREPARAR UN INFORME PARA IMPRIMIRLO. ....................................................................... 268

CAMBIAR LOS DATOS DE UN INFORME. .................................................................................. 268

CAMBIAR EL ASPECTO DE UN INFORME. ................................................................................ 270

VER EL DISEÑO DE IMPRESIÓN MIENTRAS TRABAJA EN EL INFORME. ...................... 270

OTRAS MANERAS DE COMPARTIR INFORMACIÓN DEL PROYECTO. ............................ 272

CONFIGURANDO OPCIONES PARA CORREGIR PROBLEMAS DE IMPRESIÓN. ............ 272

EXPORTANDO DATOS DE REPORTES. ....................................................................................... 273

ES POSIBLE EXPORTAR LOS DATOS DE LOS REPORTES VISUALES. .............................. 273

CREANDO Y MODIFICANDO REPORTES VISUALES. ............................................................. 277

TAREA 11: REALIZAR LA EXPOSICIÓN DE UN PROYECTO. ............................................... 284

11.1.REALIZAR EL ESTUDIO Y LA EXPOSICIÓN DE UN PROYECTO................................. 284

FUNDAMENTOS TEÓRICOS. .......................................................................................................... 284

REALIZAR EL ESTUDIO Y LA EXPOSICIÓN DE UN PROYECTO. ....................................... 284

EXPONER UN PROYECTO EN PÚBLICO..................................................................................... 290

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DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 01: ENTENDER EL CONCEPTO DE PROYECTO.

En esta tarea se realizarán las siguientes operaciones:

• Entender el concepto de “Proyecto”.


• Entender el ciclo de vida de un proyecto.
• Definir los objetivos de un proyecto.
• Definir las delimitaciones del proyecto.
• Preparar un plan de administración del ámbito.
• Seguimiento y cierre de proyectos.

He fallado una y otra vez en mi vida, por eso he


conseguido el éxito.
Michael Jordan.

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• MS Project.

Orden de Ejecución:

• Entender el concepto de “Proyecto”.


• Entender el ciclo de vida de un proyecto.
• Definir los objetivos de un proyecto.
• Definir las delimitaciones del proyecto.
• Preparar un plan de administración del ámbito.
• Seguimiento y cierre de proyectos.

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DISEÑO DE PROYECTOS

1.1. ENTENDER EL CONCEPTO DE “PROYECTO”.


El aprendiz debe entender el concepto de “Proyecto” con diversos ejemplos.

Realizar una lista de posibles proyectos que se podrían ejecutar, ya sea el


implementar un negocio o proyectos que se podrían ejecutar en la empresa en
donde realiza sus estudios de complementación práctica.
Ejemplos:

1. DISEÑO GRÁFICO Y PUBLICIDAD WEB:


El objetivo del negocio es brindar soluciones para las empresas y las personas
que necesitan dar a conocer sus servicios y sus productos.

La empresa brinda servicios de diseño publicitario, multimedia y administración


web basado en programas Adobe Flash Player, Adobe Dreamweaver y 3D
Studio Max. Además, se vende el servicio de hosting y dominios. Está dirigido a
todo tipo de empresas y personas que deseen contar con presencia en
Internet.
Para atraer a los clientes se utilizará la propia página web de la empresa como
muestra de la calidad del servicio ofrecido.

Además, se participará en conferencias sobre temas relevantes vinculados al


giro del negocio y se realizarán campañas de marketing on line en páginas con
alto tráfico.

El cliente será fidelizado por medio del servicio de actualización de contenidos


y mantenimiento de su página web.

La empresa brindará 3 tipos de servicios:


• Diseño de sitios web.
• Diseño multimedia.
• Edición de video.

Todos los productos deben ser muy atractivos, funcionales y amigables.

Para el diseño de las páginas web la empresa se reunirá con el cliente para
asegurarse de que la página que está pidiendo cumpla con todos sus
requerimientos e inclusive supere sus expectativas. Cada sitio web es diferente
y único. Además de la construcción de la página, la empresa capacitará a los
empleados que serán responsables de administrar la información y los

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DISEÑO DE PROYECTOS

contenidos de la página y, eventualmente, actualizarla. En este sentido, la


empresa ofrece un servicio de diseño, capacitación y actualización de
información, y no solo la elaboración de una página web.

Las páginas web deberán ser interactivas, contendrán menús desplegables,


botones animados, buscadores personalizados, tendrán la capacidad de subir y
bajar archivos, un contador de visitas y estarán preparadas para aparecer en el
primer lugar en los buscadores.

Los precios variarán en función de las características que escoja cada cliente
(HTML solo, HTML + flash, solo flash, etcétera) y se ubicarán en un rango entre
S/. 300.00 y S/. 10,000.00 por la elaboración de la página.

En cuanto al diseño multimedia es fundamental que la empresa comprenda las


necesidades del cliente y de los usuarios. Un buen diseño dependerá de la
capacidad de conocer profundamente a los clientes y usuarios. A la vez, de
este conocimiento dependerá la funcionalidad y practicidad multimedia.

La edición de videos puede ser un servicio complementario a los dos servicios


anteriores o un servicio independiente.

En cualquiera de los casos, probablemente


sea el servicio de mayor demanda.

Es fundamental crear una imagen única para


cada organización, a partir de un análisis de
las necesidades específicas que cada
empresa tiene.

Entre los clientes más importantes están las organizaciones que han
descubierto las oportunidades que el Internet puede ofrecer a sus negocios.
Las páginas web pueden mostrar sus productos y servicios las 24 horas del
día, los 365 días del año; las empresas pueden interactuar con sus clientes
desarrollando una relación entre ellos a partir de productos multimedia; las
empresas pueden obtener reportes de las visitas a la web y conocer cada vez
más sobre sus clientes; y los videos permiten que los productos o servicios
puedan ser mostrados con mayor facilidad y que la historia y los momentos
importantes de las empresas se inmortalicen.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Los estudiantes también son un segmento interesante. En un mundo cada vez


más competitivo y exigente, los estudiantes deben mejorar sus presentaciones.
Muchos de ellos se ven en la obligación de presentar videos, utilizar flash para
sus presentaciones e inclusive, desarrollar páginas web y videos para
promover sus proyectos.

La propuesta de valor se basa en diseñar un producto único, innovador,


atractivo y funcional que permita una buena comunicación y el desarrollo de
una relación amigable entre las empresas y sus clientes.

La empresa debe tener la capacidad para interpretar las necesidades de sus


clientes y de los usuarios de las páginas web. Además, debe tener la
capacidad para desarrollar una web que sea consistente con la misión de su
cliente y los requerimientos de sus usuarios.

Diferenciación: la calidad de los profesionales que elaboran los productos, su


capacidad para interpretar rápidamente las necesidades del cliente y el perfil de
los usuarios; la capacidad para hacer web sites con diseños exclusivos, que
sean fáciles de navegar y sencillos de usar; y la capacidad para elaborar
productos y servicios a costos razonables, son algunos de los atributos que
diferencian a esta empresa de sus competidores.

Los diseños ofrecidos se diferenciarán por su creatividad y funcionalidad, por


ser diseños exclusivos y por responder a las necesidades de los clientes y
usuarios.
Además, se realizarán presentaciones de los avances del proyecto, y se
comprobará que el diseño y la funcionalidad satisfagan a los clientes y a los
usuarios. Asimismo, como parte del servicio, se presentarán avances de los
proyectos, de los videos y se cumplirá con el tiempo de entrega y el servicio
posventa ofrecidos al cliente.

Oportunidad: creciente número de empresas y creciente número de


profesionales independientes; mayor competencia entre las empresas, lo que
obliga a una mayor eficiencia en el uso de medios de información y
herramientas de comunicación más efectivas; más horas dedicadas al Internet
que a otras fuentes de información, lo que le da una ventaja a este medio de
promoción frente a otros; una población cada vez más involucrada con el uso
de Internet y una generación para la cual Internet es su principal fuente de
información y de consulta.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Calidad: la calidad de la empresa está


sustentada en sus procesos. Cuidan mucho el
proceso de selección de los técnicos y demás
colaboradores, el proceso de elaboración de
propuestas sobre la base de un diagnóstico de
las necesidades de los clientes y usuarios, la
programación de actividades para cumplir con la
fecha de entrega pactada y el servicio posventa
que incluye la capacitación de colaboradores
que administrarán la página web o controlarán el uso de productos multimedia.

La venta del servicio se realiza de manera directa.

Se utilizará como medio publicitario la propia página web de la empresa, que


servirá como una muestra de la calidad de servicio ofrecido. Además se
participará en conferencias sobre la importancia de la web en el marketing
actual, el uso de Internet, web 2.0, entre otros temas relevantes vinculados al
giro del negocio.

Asimismo, se realizarán campañas de marketing on line en:

• Buscadores especializados como Google.com, yahoo.com, terra.com.pe,


peru.com.
• Foros de discusión sobre Internet, web 2.0, etc.
• Redes sociales como: Facebook, Twitter, Myspace, etc.
• Emailing, campañas de publicidad por correo electrónico (NO SPAM).
• Marketing viral, a partir de contactos relacionados (“boca a boca”).
• Google Adwords, campañas pagadas de anuncios en Google.

Los ingresos de la compañía provendrán principalmente de la venta de los


servicios de diseño, administración, hosting y dominios de páginas web en
Internet.

Además, se obtendrán importantes ingresos por la edición de videos. Si bien en


este tipo de negocios se puede cobrar un 30% del costo del proyecto para
iniciar el proceso de diagnóstico de las necesidades de la empresa, un 50% a
la aprobación del diseño de la página y un 20% cuando la página esté instalada
y en funcionamiento, recuerde que la empresa será nueva en el mercado, por
lo cual deberá demostrar que realiza un buen trabajo y deberá ganarse la
confianza de los clientes, antes de poder cobrar el 50% del servicio.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Vale la pena recordar que se trata de una industria en la que hay muchísimos
competidores, formales e informales.

Cuidado con ingresar en una guerra de precios. Recuerde que usted está
ofreciendo una “solución” a sus clientes y no un producto estandarizado.

La empresa deberá contar con un personal:


- Capaz de brindar una atención personalizada y asesoramiento constante.
- Capaz de ofrecer diseños innovadores, únicos, originales, creativos.
- Capaz de garantizar y asegurar la calidad del producto.
- Comprometido, perseverante, optimista y fiel a la empresa, capaz de vender
y cerrar buenos contratos para la empresa.
- Bien entrenado, altamente capacitado y experto en temas de tecnología.
- Que cumpla con la programación y fechas de entrega pactadas con el
cliente.

Infraestructura:
- Contar con computadoras adecuadas y potentes para atender los servicios.
- Contar con un espacio de atención al cliente que le brinde la seguridad de
estar trabajando con una empresa seria y responsable.
- Se aconseja renovar los contenidos del sitio en forma periódica, para que los
usuarios encuentren información actualizada.

Red de contactos:
Contar con una amplia red de colaboradores técnicos y especialistas, que
puedan estar disponibles cuando la empresa los requiera.

El proceso de creación constituye la actividad más crítica del negocio.

Crear una página web va más allá de un diseño creativo, innovador y atractivo.

Implica desarrollar una labor de planeamiento estratégico en el que se defina la


razón de ser de la página web en relación con la misión de la empresa.

Debe haber consistencia y armonía entre la página y la imagen de la empresa.

Asimismo, la web debe tener objetivos, de corto, mediano y largo plazo,


claramente establecidos.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Por otro lado, para el éxito del negocio es necesario desarrollar actividades de
capacitación y relaciones públicas.

Capacitación para mantener actualizado a los técnicos y diseñadores sobre las


tendencias en el mundo, así como para mantener actualizados a los
vendedores sobre potenciales clientes. Actividades de relaciones públicas para
vincular a la empresa con otras empresas y para brindar una oferta integrada
de mayor valor agregado a medianas y grandes empresas.

El equipo que desarrolla las páginas web debe tener conocimientos de


publicidad, diseño gráfico y sólidas nociones de marketing de productos y
servicios, dado que la empresa busca brindar una solución integral para los
clientes.

Aleados estratégicos:
Los potenciales aliados estratégicos del negocio son los institutos técnicos en
informática, computación y programación, no solo porque pueden ser fuentes
de posibles candidatos para reclutar para la compañía, sino además porque
son promotores, en su mayoría, del uso de Internet. De igual manera, sería
recomendable tener algún convenio con los centros de educación superior en
diseño gráfico. Esta combinación entre técnicos en informática y diseñadores
gráficos es una diferenciación con respecto a la mayoría de las empresas
desarrolladoras de páginas web, multimedia y editoras de videos.

Otro aliado importante son las agencias de publicidad, quienes, por lo general,
sugieren a sus clientes a empresas proveedoras de servicios de diseño
publicitario, multimedia y administración web.

El mejor aliado es un cliente satisfecho y fiel a la empresa. Conocer las


necesidades del cliente y superar sus expectativas es la mejor herramienta
para asegurar el crecimiento del negocio. Ellos son nuestros mejores
vendedores.

Estructura de costos en el negocio:


Los costos fijos de estas empresas suelen
ser relativamente bajos. Del total de costos
fijos, las licencias del software y los gastos
de ventas son los más altos.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Por lo general, el 70% del costo del servicio es mano de obra. La mano de
obra especializada suele ser contratada para cada servicio en particular y de
acuerdo con las especificaciones de los clientes.

Cabe mencionar que se acostumbra ofrecer este tipo de


servicios en las instalaciones del cliente, razón por la
cual tampoco es necesario contar con oficinas muy
costosas y elegantes que eleven la inversión inicial del
proyecto.

La mejor forma de disminuir costos es teniendo la


capacidad de interpretar con rapidez las necesidades
de los clientes y ofrecerles soluciones adecuadas de
manera casi inmediata. Un número alto de reuniones para conocer las
necesidades de los clientes y dilatar la decisión sobre el diseño de la página y
el nivel de interactividad o relación con los clientes suele encarecer el proyecto
y disminuir, de manera importante, el margen de utilidad lo cual no sería para
nada conveniente.

Posible Inversión inicial:


Se puede comenzar el negocio con una inversión inicial de aproximadamente
S/. 18,000.00. Cabe señalar que esta inversión no incluye el capital de trabajo
necesario para cubrir los costos fijos de los primeros meses de
operaciones.
Posibles conceptos de Inversión (Aprox.):
Equipos y PC: s/.9,000.00
Muebles y enseres: s/. 1,800.00
Licencias y programas s/. 1,500.00
Total: S/. 12,300.00
Posibles gastos fijos mensuales (Aprox.):
Costo de producción: s/. 2,300.00
Gastos de ventas: s/. 1,200.00
Gastos administrativos 1,800.00
Total S/. 5,300.00.
Rentabilidad estimada del negocio:
Una vez implementado este proyecto, se estiman ingresos en un nivel
promedio mensual de ventas equivalente a S/. 9,000.00, para el primer año, se
espera una rentabilidad del 35%.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 20


DISEÑO DE PROYECTOS

Recuerde que para mantener este nivel de rentabilidad deberá


disminuir sus costos fijos lo máximo posible y tratar de que la gran mayoría de
sus costos sean variables.

Esto también disminuye el riesgo del negocio y mejora su posición competitiva.

Riesgos a tomarse en cuenta:


Encaminarse en este tipo de proyecto, implica tomarse los siguientes riesgos:

• Una gran oferta de empresas y profesionales independientes que brindan


este tipo de servicios. Hay una gran variedad de empresas que ofrecen
productos y servicios a precios muy diferenciados.
• Ofrecer estos servicios implica una inversión inicial muy baja y que no se
necesiten equipos especializados, por lo cual cualquier técnico en
informática puede ser un potencial competidor.
• Para diferenciarse y lograr un rápido posicionamiento en una industria en la
que hay tantos y tan variados competidores, se requiere una fuerte inversión
en marketing. De lo contrario, la empresa será una alternativa común de las
que hay en el mercado.
• Incapacidad de la empresa para atraer,
motivar y retener a personal capacitado.
Todo buen trabajador puede convertirse en
un aguerrido competidor. Es fundamental
identificar a excelentes técnicos con pocas
competencias emprendedoras. Ello puede
asegurar una mayor permanencia del
técnico en la empresa.

Recomendaciones a tener en cuenta:


Debe hacer todos los esfuerzos necesarios para que el cliente quede
plenamente satisfecho con el producto y servicio ofrecido. Esmérese por
superar las expectativas del cliente, es decir, por ir más allá de la simple
satisfacción de sus necesidades.

Un cliente plenamente satisfecho comentará con sus amigos, familiares y


conocidos su buena experiencia. Esta publicidad “boca a boca” es gratis, no le
cuesta a su empresa y es plenamente confiable para el mercado de potenciales
clientes.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Esté siempre a la vanguardia de la industria. Adelántese a las necesidades


del cliente y ofrézcale soluciones para problemas que aún no se le han
presentado, pero que podría prevenir.
Si quiere triunfar y hacer de su negocio su principal fuente de ingresos, debe
tener la capacidad de interpretar muy bien las necesidades de sus clientes y
cumplir con lo ofrecido. Cumpla con los plazos en cuanto a su producción,
lanzamiento y entrega.

Tenga siempre presente la misión de la empresa a la que esté asesorando.

Debe haber consistencia y alineamiento entre la misión de la empresa y la


página web. Un cliente debe ser capaz de reconocer a quién pertenece la
página web, solo con revisar la misión de la empresa.

Desarrolle alianzas con proveedores especializados que le garanticen


experiencia, innovación, creatividad y cumplimiento en los tiempos de entrega
del servicio.

Es importante tener en cuenta que al lanzar una página web se está


exponiendo la imagen de marca de la empresa al mundo. En este sentido, se
debe tener un cuidado especial en respetar los lineamientos de cada marca y
los contenidos o imágenes transmitidas.

Recuerde registrar su dominio y cualquier


otro atributo diferenciador, como podría ser
la marca, el eslogan, el logo de la empresa,
etcétera.

Ahora que la mayoría de ejecutivos utiliza


Smartphone, es necesario que las páginas
webs sean ligeras, de tal manera que no
tome mucho tiempo cargar. Al mismo
tiempo, la información (contenidos) debe
permanecer constantemente actualizada.

2. PROYECTO: "DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CABLEADO


ESTRUCTURADO DEL NUEVO CENTRO DE CÓMPUTO".
Antecedentes.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Anteriormente, hace ya bastantes años las personas se encontraban en una


situación en la cual encontraban límites abrumadores por motivos de
comunicación, ya que no existía un medio que no fuese rudimentario para estar
transmitiendo información de un lugar otro, el medio usado desde los tiempos
antiguos es lo que se conoce como el correo (cartas), pero era un método muy
tardado y en algunas ocasiones poco efectivo debido al robo de los paquetes.
Para ello comenzaron a desarrollarse tecnologías que permitiesen remediar
estas situaciones de falta de comunicación, tal desarrollo fue en un inicio la
radio y con ello fueron ideando nuevas formas de comunicar eficazmente.

Pasado el tiempo cada vez se creaban nuevos aparatos o dispositivos de


comunicación, con mayor alcance y de mayor efectividad, como la televisión
por ejemplo, y fue un buen aparato desarrollado, tanto así que hoy en día aún
sigue siendo muy popular como medio de comunicación eficaz.

Pero no solo las personas tienen la necesidad de estar al día en las noticias y
sucesos relevantes que ocurren en su comunidad, ciudad, país o el mundo,
sino que también los negocios o empresas necesitan de estar comunicados
con sus sucursales, proveedores, clientes, etc. Para llevar un control sobre el
producto que vende o se agota, la cantidad que se produce en alguna sucursal
en relación con otra, la necesidad de comprar más materia prima, cumplir con
pedidos de cualquier magnitud.

En base a esta premisa se optó


por idear una red de cableado
estructurado para comunicar el
nuevo edificio del centro de
cómputo con el antiguo,
ayudándose de una nueva
tecnología de redes de
comunicación locales vía cable
UTP, que brindan un medio
ergonómico y práctico para administrar el uso de los equipos de cómputo así
como para comunicar los departamentos y edificio sin la necesidad de papeleo
excesivo como medio único, otorgando mayor seguridad la información, a los
alumnos y docentes con el empleo de la tecnología.

Problemática.
Actualmente el edificio inconcluso (centro de cómputo) del Instituto Tecnológico
“CiberDatos” cuenta con las redes de electricidad, de agua y de aire

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DISEÑO DE PROYECTOS

acondicionado, debido a las


características de este edificio y la falta
de comunicación dentro y fuera de él, se
debe implementar una red de cableado
estructurado (redes de computadoras)
para interconectar los edificios
administrativos y de servicio y
proporcionar a las aulas del mismo
acceso a las NTICS’s (Nuevas
Tecnologías de Información y
Comunicación), para que el uso de estas
herramientas permita a los docentes
impartir clases en el área de las ciencias
de la computación (Ingeniería en
Sistemas computacionales e Ingeniería en Informática).

Justificación.
Al integrar una red de cableado estructurado dentro del edificio se tendrá
comunicación dentro y fuera de él, aulas adecuadas con equipo y mobiliario
ergonómico de tal manera que pueda permitir un control y administración del
uso de los equipos de cómputo, asimismo se implementará la conexión del
edificio (nuevo centro de cómputo) con el antiguo centro de cómputo que es el
sitio donde se tiene la salida al servicio de internet y además es donde se
encuentra la conexión con el proveedor de servicios, para lograr la
comunicación con la red de Internet (Wide Area Network).

Una vez que se implemente la red dentro del


edificio, los alumnos tendrán aulas actualizadas
con equipos nuevos que permitirán interactuar
con nuevas tecnologías de comunicación
provocando que el alumno desarrolle sus
capacidades al hacer uso de dichas
herramientas para solucionar problemas en la
sociedad actual, cabe mencionar que aumentará
el número de aulas equipadas con tecnología, lo
cual indica que para los maestros será de mayor comodidad y desde un
enfoque ecológico beneficiará al ambiente, ya que será innecesario imprimir o
repartir hojas impresas como se hace actualmente en la mayoría de las
materias, y por tanto se podrá tener un mayor número de maestros que
cuentan con acceso a las NTIC’s y así poder desarrollar sus clases, trabajos y
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 24
DISEÑO DE PROYECTOS

proyectos en un área de mayor calidad con ayuda de la tecnología, lo que les


permitirá a los alumnos desarrollarse al máximo y aprender más para que
salgan preparados de la mejor manera posible al actual mundo laboral teniendo
capacidad para enfrentar los problemas y encontrar soluciones por medio del
uso de las herramientas tecnológicas, finalmente la institución al contar con
dicha infraestructura dará confianza y posición al plantel en materia de
vanguardia tecnológica, llevándose a la par con una constante innovación y
formación integral de sus alumnos.

Objetivo general.
Diseñar, instalar e implementar la red de cableado estructurado del nuevo
edificio (centro de cómputo) y conectar dicho edificio con el antiguo centro de
cómputo existente en la empresa.

Objetivos específicos.
- Conectar con el proveedor de servicios para tener acceso a internet.
- Interconectar dentro del instituto los diferentes departamentos y dirección,
así mismo conectarlos a internet.
- Administrar los host’s del edificio para lograr un control sobre el uso de
estos.
- Implementar nuevos dispositivos de última generación para estar a la
vanguardia tecnológica.
- Comunicar los edificios (centros de cómputo) brindando la posibilidad de que
todo se encuentre dentro de una misma red en todo el instituto.
- Utilizar tecnología de punta, para aumentar la calidad educativa del plantel.
- Fomentar el uso de tecnología, apoyando a los docentes para que logren
capacitarse en las TIC’s y así tener un mejor desempeño académico.

Impacto Social.
El impacto que se obtiene en el ámbito social es que al implementarse el
cableado estructurado en el nuevo centro de cómputo los estudiantes se ven
beneficiados al tener aulas con tecnologías de información actualizadas y así
los asesores podrán desempeñar mejor su labor, logrando un aprovechamiento
del equipo de cómputo y aumentando el nivel de calidad en el conocimiento
adquirido por el alumno; de esta misma forma se beneficia al entorno del
instituto ya que proporciona egresados capacitados con nuevas tecnologías
que se desarrollan y logran dar solución a los problemas planteados en su

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DISEÑO DE PROYECTOS

campo laboral; soluciones que implementan tecnologías eficientes para su


correcto funcionamiento.

De este modo el impacto ocasionado en la región logra ser en pro de la


comunidad, y del ambiente debido a que el egresado como un profesional
comprometido con la sociedad y el medio ambiente promoverá proyectos de
acuerdo a su formación.

Impacto Económico.
En la actualidad la implantación de
sistemas de innovación tecnológica logra
un gran ahorro en desarrollos de proyectos
para las empresas o la sociedad, esto se
debe a que mediante soluciones
tecnológicas en redes de trabajo o mejor
conocidas como redes de computadoras
de manera eficiente se comparten datos reduciendo grandes cantidades de
costos.

Impacto Tecnológico y Ambiental.


Al implementarse la red de área local en el nuevo centro de cómputo se puede
tener nuevas funciones en red como compartir información digitalmente sin
necesidad de impresiones, lo cual genera un gran impacto en pro del medio
ambiente.

De la misma forma, al implementar una red de trabajo se hace más rápida la


comunicación entre sistemas que trabajan en red lo que consecuentemente
reduce los tiempos de transmisión y por lo tanto reduce la energía utilizada
para las mismas actividades.

Metodología.
En la construcción y diseño del cableado estructurado del nuevo centro de
computó nos basaremos en la metodología de diseño y construcción de
prototipos que sigue un proceso puntualizado y de etapas, ya que éste consiste
en el desarrollo de un diseño eficiente, rápido, funcional y barato, debido a las
características del proyecto es importante minimizar los costos lo mayor
posible; teniendo estas características pero sin dejar de lado el diseño basado
y fundamentado en estándares que son las herramientas para garantizar

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DISEÑO DE PROYECTOS

nuestro trabajo y el correcto funcionamiento de nuestra red de trabajo se


lograra el objetivo deseado; por lo que los usuarios finales tendrán una red que
trabaje de manera adecuada y los equipos no caerán en errores de conexión
de forma que el usuario evalúe el diseño y funcionamiento de la red. Al
interactuar con el prototipo los usuarios pueden tener una mejor idea de sus
requerimientos de sus equipos en red.

El prototipo es una versión operativa del diseño de la red de cableado, pero se


trata solo de un modelo preliminar.

Para muchas aplicaciones, un prototipo puede ser extendido y mejorado una y


otra vez antes de aceptar el diseño final. Una vez que el diseño se haya
terminado, el prototipo puede convertirse en un diseño que cumpla los
requerimientos y las necesidades de los usuarios finales de la red.

El proceso de construcción de un prototipo puede descomponerse en cuatro


etapas. Como un prototipo puede ser construido de manera rápida y barata,
quienes lo desarrollan pueden pasar por varias iteraciones en donde se repiten
las etapas de “Uso del prototipo” y “Revisión y Mejora del Prototipo” con el
objeto de afinar y mejorar el prototipo antes de llegar al prototipo final o nivel
operativo.

Etapas en la construcción de prototipos.


Etapa 1. Identificar los requerimientos básicos del usuario. El diseñador de la
red trabaja con el usuario e identifica los puntos donde se requiere la
instalación de la red.

Etapa 2. Desarrollar un prototipo inicial. El diseñador de la red crea


rápidamente un prototipo de diseño de la red, el cual sólo puede cumplir las
características esenciales para la conexión y establecer la comunicación.

Etapa 3. Uso del prototipo. Se estimula al usuario a que analice la red de


trabajo y verifique que cumpla sus necesidades y si está conforme con el
diseño, obteniendo sus puntos de vista y mejorar la estructura de la red a base
de ellos.

Etapa 4. Revisión y mejora del prototipo. El diseñador del sistema anota todos
los cambios solicitados por el usuario y afina el prototipo de acuerdo con ellos.
Luego de que el prototipo ha sido revisado, el ciclo regresa a las etapas 3 y 4,
las cuales se repiten hasta que el usuario quede satisfecho.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Se eligió éste método puesto que los prototipos son especialmente útiles para
el diseño de una red haciendo que el usuario visualice como realmente se
distribuirá la red y si el diseño cumple las características que esperaba, a la par
los diseñadores van analizando el campo de implementación en busca de
errores en el diseño y verificando que la red cumpla los estándares, medidas y
estructura para su funcionamiento, así mismo la conexión con el centro de
computó antiguo, checando que se tenga la conexión más óptima y eficiente
para la salida a Internet.

3. PROYECTO: "EL PROYECTO CONSISTE EN EL DISEÑO DE UNA RED


QUE CONECTE VARIAS SEDES Y QUE LE PERMITA A LA SEDE
PRINCIPAL CONTROLAR TODAS SUS OPERACIONES.":
Introducción.
Hoy por hoy, las Redes de Computadores se han convertido en una
herramienta imprescindible en las organizaciones, su aplicación proporciona
numerosas ventajas, logrando reducir los costos, empleo de “horas – hombres”,
así como también simplificar las actividades y procesos a través de la
transmisión efectiva de la información y la prestación de determinados
servicios.

Según su aplicación y alcance geográfico, las mismas se subdividen en redes


de área local (LAN), redes de área metropolitana (MAN) y redes de área amplia
o extensa (WAN).Las redes WAN se utilizan por todo el mundo, logrando una
excelente relación costo/beneficio, facilitando a las empresas una alta
productividad.

En relación al trabajo a realizar, se implementará una solución WAN, ya que se


requiere interconectar diferentes LAN, en distancias muy extensas.

Desarrollo del Proyecto.


Fases para la Implementación de la WAN:

• Levantamiento de Información.
• Estudio de Factibilidad.
• Diseño de la WAN
o Hardware (Servidores, enlaces, conexiones y equipos a utilizar).
o Software (Protocolos, Seguridad, Firewall, SO).
o Diseño de cada Sede. (Esquema gráfico, descripción y justificación de los
equipos utilizados).

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DISEÑO DE PROYECTOS

• Definiciones y abreviaturas.
• Referencias.

Levantamiento de Información.
Para realizar el diseño de la WAN, debe empezar llevando a cabo un
levantamiento de información para conocer los requerimientos necesarios para
implementar la misma; posteriormente, debe realizarse un estudio de
factibilidad, para verificar si es factible llevar a cabo dicho proyecto y si la
relación costo/beneficio es favorable.
Después se comienza el proceso de diseño de la red, donde se aplica y
describe las diferentes tecnologías a implementar. Cabe destacar, que deben
tenerse en cuenta tanto los recursos materiales y humanos, como los
proveedores de servicios tecnológicos de las zonas seleccionadas para
implementar la Red WAN.

Requerimientos a satisfacer.
Diseñar una Red que permita interconectar las operaciones de las siguientes
zonas geográficas:

• LIMA-CERCADO: Posee una red LAN de veinte (20) usuarios.


• MIAMI: Posee un (01) solo usuario.
• MIRAFLORES: Posee una red LAN de cinco (05) usuarios.
• TRUJILLO: Posee tres (03) redes LAN conectadas entre sí con 15 usuarios
cada una, la distancia entre A y B es de treinta (30) metros y entre B y C es
de un (01) Km.

Estudio de Factibilidad.
El estudio de la factibilidad, se utilizará para recopilar datos, los cuales serán
analizados y permitirán tomar una decisión, sobre si deben continuar con el
desarrollo del proyecto.

Factibilidad Técnica: Permitirá conocer las características y especificaciones


técnicas de la tecnología disponible para el diseño propuesto. Por Ejemplo: Sí
se tiene un software administrativo y se requiere que lo utilicen todas las sedes,
es importante conocerlo.

Factibilidad Económica: Permitirá conocer la disponibilidad financiera para la


elaboración de este proyecto.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Factibilidad Operativa: Permitirá conocer y determinar cuáles serán las


aplicaciones, servicios y recursos a compartir, por parte usuarios que
accederán a la Red WAN.

Factibilidad Psicosocial: Permitirá conocer la receptividad (Resistencia al


Cambio) del personal de la organización en relación al proyecto. Asimismo, se
debe establecer posteriormente a la implementación de la Red, un
adiestramiento adecuado dirigido a todos los usuarios que utilizarán esta
tecnología.
Es importante, conocer las empresas proveedoras de servicios tecnológicos en
las diferentes áreas geográficas. En relación a las localidades definidas para
este proyecto, se determinó la operatividad de los siguientes proveedores de
servicios en la zona: Movistar y Claro, los cuales pueden proporcionar servicios
diversos de Interconexión.

El Proyecto en líneas generales es totalmente factible; por lo tanto, se debe


pasar a la fase de diseño.

Diseño General.
En las todas las localidades.
Características (Hardware, Enlaces, Protocolos): Es importante mencionar que
se usarán en las localidades seleccionadas, los siguientes equipos:

Red LAN.
Tecnología: Gigabit Ethernet que
alcanza la velocidad de 1 Gbps, la
cual proporciona una aceptable
velocidad de transmisión, así como
también ofrece estandarización a la
red, entre otras muchas ventajas.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Método de acceso: CSMA/CD, que significa “Acceso múltiple con escucha de


portadora” y “Detección de colisiones”. Con este método de acceso los
dispositivos de red que tienen datos para transmitir funcionan en el modo
"escuchar antes de transmitir". Esto significa que cuando un nodo desea enviar
datos, primero debe determinar si los medios de red están ocupados o no.

Topología a Utilizar: Estrella, ya que es un esquema que tiene la ventaja de


tener un panel de control que monitorea el tráfico y evita las colisiones y al
fallar uno o más equipos no afecta al resto de la red.

Switch: Cisco Capa 2, Este es el tipo de Switch de red de área local (LAN) más
básico.

Cableado Estructurado: Categoría 6 UTP, el cual tiene un rendimiento de hasta


250 mhz. Proporciona transmisiones efectivas.

Protocolos a usar de forma Detallada por Capas del modelo OSI.

Capa 1: Nivel físico: Cable de par trenzado UTP cat 6, Microondas, ondas de
radio.

Capa 2: Nivel de enlace de datos, Gigabit Ethernet, WiFi.

Capa 3: Nivel de red: IP (IPv4).

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DISEÑO DE PROYECTOS

Capa 4: Nivel de transporte: TCP.

Capa 5: Nivel de sesión: Protocolo RPC y Protocolo SCP:

Capa 6: Nivel de presentación: ASN.1, es ASN.1 usa la notación de Backus-


Naur (BNF) para describir la forma en que la información es almacenada.

Abstract Syntax Notation One (notación


sintáctica abstracta 1, ASN.1) es una
norma para representar datos
independientemente de la máquina que
se esté usando y sus formas de
representación internas. Es un
protocolo de nivel de presentación en
el modelo OSI. El protocolo SNMP usa
el ASN.1 para representar sus objetos

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DISEÑO DE PROYECTOS

gestionables.
Y SSL/TLS, que son protocolos que proporcionan comunicaciones seguras en
Internet.
Protocolo MIME: "Extensiones multipropósito de correo de Internet", son una
serie de convenciones o especificaciones dirigidas al intercambio a través de
Internet de todo tipo de archivos (texto, audio, vídeo, etc.) de forma
transparente para el usuario. Una parte importante del MIME está dedicada a
mejorar las posibilidades de transferencia de texto en distintos idiomas y
alfabetos. En sentido general las extensiones de MIME van encaminadas a
soportar:

• Texto en conjuntos de caracteres distintos de US-ASCII;


• Adjuntos que no son de tipo texto;
• Cuerpos de mensajes con múltiples partes (multi-part);
• Información de encabezados con conjuntos de caracteres distintos de ASCII.

Capa 7:Nivel de aplicación: DNS: Es una base de datos distribuida y jerárquica


que almacena información asociada a nombres de dominio en redes como
Internet, FTP: Es un protocolo de transferencia de archivos entre sistemas
conectados a una red TCP basado en la arquitectura cliente-servidor, HTTP: es
el protocolo usado en cada transacción de la Web (WWW), IMAP: es un
protocolo de red de acceso a mensajes electrónicos almacenados en un
servidor, IRC: es un protocolo de comunicación en tiempo real basado en texto,
que permite debates en grupo o entre dos personas y que está clasificado
dentro de la Mensajería instantánea,
POP3: en clientes locales de correo
para obtener los mensajes de correo
electrónico almacenados en un
servidor remoto, SMB/CIFS:
Protocolo de red que permite
compartir archivos e impresoras
(entre otras cosas) entre nodos de
una red. Es utilizado principalmente
en ordenadores con Microsoft
Windows., SNMPv2: Protocolo
simple de transferencia de correo. Protocolo de red basado en texto utilizado
para el intercambio de mensajes de correo electrónico entre computadoras o
distintos dispositivos (PDA's, teléfonos móviles, etc.), el mismo facilita el
intercambio de información de administración entre dispositivos de red y

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DISEÑO DE PROYECTOS

permite a los administradores supervisar el desempeño de la red, buscar y


resolver sus problemas, y planear su crecimiento. SIP (Protocolo de Inicio de
Sesiones): Protocolo estándar para la iniciación, modificación y finalización de
sesiones interactivas de usuario donde intervienen elementos multimedia como
el video, voz, mensajería instantánea, juegos online y realidad virtual, SIP es
uno de los protocolos de señalización para voz sobre IP.
Direccionamiento: El Direccionamiento a los servidores se realizara a través
una IP fija, y se asignaran IP dinámicas por DHCP, a las estaciones de trabajo.
Segmentación: Se realizará clasificando a cada localidad, para evitar
confusiones y manejar un estándar organizacional.
Servidores de Red y Estaciones de Trabajo (Características).
Servidores de la red: Marca HP Proliant o Dell PowerEdge, por su robustez y
rendimiento.

Cantidad de Servidores: 2 Servidores Principales y 1 Servidor tipo Backup en


Cercado de Lima, uno secundario en Miraflores, y otro en Trujillo, y en Miami
ninguno, ya que se tiene 1 solo usuario. Cantidad total de servidores: 5

Servidores Principales: Funciones: Direccionamiento IP (DHCP), servidor de


FTP, de correo, archivos, base de datos, impresión y antivirus, seguridad, entre
otros.
Estaciones de Trabajo: Equipos de marca Dell
Precision o HP
Sistema Operativo: Se debe instalar un sistema
operativo seguro, y robusto: Windows 2008 Server y/o
Centos, que proporcionen servicios de directorio
activo, administración efectiva de usuarios, entre
otros, para los servidores.
En los equipos clientes se contará con sistemas
operativos Microsoft.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Antivirus: Kaspersky versión Total Space Security, por ser un sistema muy
seguro, completo, y ligero, que protege al servidor, las estaciones de trabajo y
ofrece un firewall efectivo.

Proveedor de Servicios Tecnológicos:


Se debe elegir un proveedor con trayectoria en el mercado, que ofrezca
asistencia en línea y respuesta rápidamente. A nivel nacional, se selecciona a
la empresa Movistar, por ser un proveedor seguro y con experiencia certificada
en el ramo, que presta servicios integrales de forma efectiva. Y a nivel
Internacional se debe seleccionar un proveedor de Internet para la sucursal
Miami.

Diseño de cada sede (Esquema gráfico, descripción y justificación de los


equipos utilizados).

Sede Central:

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DISEÑO DE PROYECTOS

Características:
La Sede Principal Centro-Lima, cuenta con los Servidores Principales que
almacenan y distribuyen la información y servicios de la compañía; se
comunican con las demás sedes. Asimismo, cuentan internamente con una
Red LAN conformada por los siguientes componentes:

• 1 Switch de 8 puertos, con conexión de 1 Gbps para los servidores.


• 1 Switch de 24 puertos, con conexión de 1 Gbps. Actualmente, existen 20
usuarios, los cuales podrían crecer en el futuro, y por lo tanto, se cuenta con
4 puertos físicos disponibles.
• 1 Router + Firewall con compatibilidad para conectarse a la red LAN, WAN y
VPN. Dicha conexión se realizaría a las sedes de Miraflores, Trujillo y Miami.
• 1 Router marca LinkSys Broadband Wireless-IEEE 802.11n para conexiones
inalámbricas dentro de la sede principal, proporcionando una red más
flexible, para adicionar estaciones de trabajos de forma fácil y rápida.
• Cableado estructurado UTP catg. 6.
• 3 Servidores de Red, con funciones de Direccionamiento y Servicios: FTP,
Correo, Archivos, Base de Datos, Impresión, Antivirus, Backup, entre otros.
• 20 estaciones de trabajo: Computadores Dell Precision, los cuales son
equipos robustos y de gran capacidad para el procesamiento; asimismo,
tienen una garantía de 3 años. Cada uno debe tener una tarjeta NIC
compatible con velocidades de 1 Gbps.
• 1 impresora Láser HP con múltiples bandejas, para el servicio de impresión.

Sede Miraflores:

Características:

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DISEÑO DE PROYECTOS

La Sucursal Miraflores, cuenta con 1 Servidor Secundario que distribuye la


información y algunos servicios de dicha sede; se comunican con la Sede
Principal. Asimismo, cuentan internamente con una Red LAN conformada por
los siguientes componentes:

• 1 Switch de 24 puertos, con conexión de 1 Gbps. Actualmente, existen 5


usuarios, los cuales podrían crecer en el futuro, y por lo tanto, se dispone de
19 puertos físicos disponibles.
• 1 Router compatible a 1 Gbps para la Red LAN, y también compatible a la
conexión de la Red WAN.
• 1 Router marca LinkSys Broadband Wireless- IEEE 802.11n para
conexiones inalámbricas proporcionando una red más flexible, para
adicionar estaciones de trabajos de forma fácil y rápida.
• Cableado estructurado UTP categoría 6.
• 1 Servidor de Red, con funciones de Servicios: Archivos, Impresión, entre
otros.
• 5 estaciones de trabajo: Computadores Dell Precision, los cuales son
equipos robustos y de gran capacidad para el procesamiento; asimismo,
tienen una garantía de 3 años. Cada uno debe tener una tarjeta NIC
compatible con velocidades de 1 Gbps.
• 1 impresora Láser HP con 4 bandejas, para el servicio de impresión.

Sede Trujillo:

Características:
La Sucursal Trujillo, cuenta con 3 redes LAN, distribuidas de la siguiente
manera:

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DISEÑO DE PROYECTOS

• Sede A: 15 usuarios.
• Sede B: 15 usuarios, a una distancia de 30 m. de la Sede A.
• Sede C: 15 usuarios, a una distancia de 1 Km de la Sede B y a 1,30 Km de
la Sede A.
La LAN en la Sede A es de topología estrella y se conecta a través de cableado
UTP catg 6 a la Sede B, ya que la distancia es corta significativamente, y no
hay problemas que se pierda la comunicación. La topología entre las Sedes A y
B, puede verse como Estrella Extendida, ya que en ambas sedes la topología
es estrella, y se conectan a través de Switch a Switch. Por otra parte, se
conectará la Sede A con la Sede C, ya que si bien es cierto que la distancia
entre las Sedes B y C es más corta, se implementará un sistema de
comunicación inalámbrica punto a punto, el cual soporta distancia hasta los 3,2
Km.

En ese sentido, el equipo a implementar entre la Sede A y C, es un Equipo


Motorota Canopy, el cual es una tecnología ideal para desarrollar, ampliar y
extender avanzados servicios y redes de banda ancha, y para ofrecer
tecnologías de alta demanda (como acceso a Internet de banda ancha, voz por
IP, servicios de video, seguridad por vigilancia y capacidades E1/T1) de
manera mucho más rápida y económica. Trabaja a una frecuencia de 5,3 GHZ,
tiene una interfaz incorporada de Ethernet.

Equipos por Sede. Sede A (Trujillo):


1 Servidor Secundario que distribuye la información y algunos servicios de
dicha sede; se comunican con la Sede Principal. Asimismo, cuentan
internamente con una Red LAN conformada por los siguientes componentes:
- 1 Switch de 24 puertos, con conexión de 1 Gbps (Gigabit Ethernet).
Actualmente, existen 15 usuarios, los cuales podrían crecer en el futuro, y
por lo tanto, se dispone de 7 puertos físicos disponibles, ya que un puerto se
utiliza para interconectarse con la sede B y otro para utilizarlo con el equipo
Canopy.
- 1 Router compatible a 1 Gbps para la Red LAN, y también compatible a la
conexión para la Red WAN.
- 1 Router marca LinkSys Boadband Wireless-G para conexiones inalámbricas
dentro de la sede A, proporcionando una red más flexible, para adicionar
estaciones de trabajos de forma fácil y rápida.
- 1 Equipo Motorota Canopy de 5,3Ghz. (Importante: Se debe habilitar una
torre para el Canopy con la altura que sea necesaria, para tener Línea de
Vista con la Sede C).

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DISEÑO DE PROYECTOS

- Cableado estructurado UTP categ. 6.


- 1 Servidor de Red, con funciones de Servicios: Archivos, Impresión, entre
otros.
- 15 estaciones de trabajo: Computadores Dell Precision, los cuales son
equipos robustos y de gran capacidad para el procesamiento; asimismo,
tienen una garantía de 3 años. Cada uno debe tener una tarjeta NIC
compatible con velocidades de 1 Gbps Gigabit Ethernet.
- 1 impresora Láser HP con 4 bandejas, para el servicio de impresión.

Equipos por Sede. Sede B (Trujillo).


Posee internamente una Red LAN conformada por los siguientes componentes:
- 1 Switch de 24 puertos, con conexión de 1 Gbps (Gigabit Ethernet).
Actualmente, existen 15 usuarios, los cuales podrían crecer en el futuro, y
por lo tanto, se dispone de 8 puertos físicos disponibles, ya que 1 puerto se
utiliza para interconectarse con la Sede A.
- 1 Router compatible a 1 Gbps para la Red LAN.
- Cableado estructurado UTP catg. 6.
- 15 estaciones de trabajo: Computadores Dell Precision, los cuales son
equipos robustos y de gran capacidad para el procesamiento; asimismo,
tienen una garantía de 3 años. Cada uno debe tener una tarjeta NIC
compatible con velocidades de 1 Gbps Gigabit Ethernet.
- 1 impresora Láser HP con 4 bandejas, para el servicio de impresión.

Equipos por Sede. Sede C (Trujillo).


Posee internamente una Red LAN conformada por los siguientes componentes:
- 1 Switch de 24 puertos, con conexión de 1 Gbps (Gigabit Ethernet).
Actualmente, existen 15 usuarios, los cuales podrían crecer en el futuro, y
por lo tanto, se dispone de 8 puertos físicos disponibles, ya que un puerto se
utiliza para conectar el receptor del Canopy.
- 1 Router compatible a 1 Gbps para la Red LAN.
- Cableado estructurado UTP catg. 6
- 15 estaciones de trabajo: Computadores Dell Precision, los cuales son
equipos robustos y de gran capacidad para el procesamiento; asimismo,
tienen una garantía de 3 años. Cada uno debe tener una tarjeta NIC
compatible con velocidades de 1 Gbps.
- 1 impresora Láser HP con 4 bandejas, para el servicio de impresión.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Sede Miami:

Características:
La sucursal Miami, tiene 1 solo cliente que debe conectarse a la Sede Principal
Centro-Lima, y la manera más idónea es a través de una VPN, que es una
tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre una red
pública o no controlada, como por ejemplo Internet.
Por otra parte, se debe seleccionar un proveedor de Internet en la zona, que
proporcione un ADSL con una velocidad adecuada.
Esta sucursal cuenta internamente con los siguientes componentes:
- 1 Switch de 8 puertos, con conexión de 1 Gbps Gigabit Ethernet.
Actualmente, existen 1 usuario, los cuales pueden crecer en el futuro, y por
lo tanto, se cuenta con 7 puertos físicos disponibles.
- 1 Router + Firewall con compatibilidad para Internet a una velocidad óptima.
- Cableado estructurado UTP categ. 6.
- 1 estación de trabajo: Computador Dell Precision. Debe tener una tarjeta NIC
compatible con velocidades de 1 Gbps Gigabit Ethernet.
- 1 impresora Láser HP con 2 bandejas.

4. PROYECTO: "IMPLEMENTAR UN CALL CENTER".


¿Qué es un Call Center?
Un Call Center es un área donde agentes u
operadores especialmente entrenados reciben
o realizan llamadas hacia y/o desde: clientes
(externos o internos), socios comerciales,
compañías asociadas u otros.
La mayoría de las más reconocidas e

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DISEÑO DE PROYECTOS

importantes empresas usan los servicios de un Call Center para interactuar


con sus clientes, ya sean empresas de servicio público, de ventas de
productos o de servicios.
Así mismo, otras empresas los utilizan incluso para el desarrollo de sus
funciones internas a través de los mismos, incluyendo servicios como las
mesas de ayuda y el soporte de ventas.

Servicios de un Call Center entrante.


Los objetivos de un Call Center especializado en las llamadas entrantes
(Inbound) pueden ser múltiples, teniendo como ejemplo los que se mencionan
a continuación:

• Líneas de atención de servicio a clientes.


• Recepción de llamadas para ventas telefónicas.
• Toma de citas de servicios médicos.
• Servicios de soporte, mesa de ayuda o help desk.

Servicios de un Call Center saliente.


Los centros especializados en las llamadas salientes (Outbound) pueden
ofrecer servicios tales como los que se listan a continuación:

• Venta telefónica.
• Encuesta telefónica y levantamiento de datos.
• Servicios de cobranzas.

Funcionamiento de un Call Center.


Usualmente un Call Center está formado por todos o algunos de los siguientes
actores:

• Agentes que hacen y reciben llamadas.


• Supervisores que controlan la operación.
• Clientes que llaman al centro de contacto.
• Clientes que reciben llamadas desde el centro de contacto.
Adicionalmente se requiere de una plataforma que permita la interacción entre
todos los actores ofreciendo no solo la operación del centro de llamadas sino
la optimización de los recursos y la satisfacción del cliente.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Retos de servicio que debe afrontar un Call Center:

• Ser un verdadero centro de servicios.


• Mantener altos estándares de atención al cliente.
• Que el personal conozca a la perfección los productos y servicios de la
empresa que representa.
• Cambiar el paradigma de "llamada" en un paradigma de "contacto".
• Establecer manuales y procesos estructurados.
• Conocer al cliente y sus necesidades.
• Mantener una cultura de feedback constante.
• Tener una cultura de capacitación y formación constante.
• Reclutar personal bilingüe.
• Estabilidad laboral y reducción en la rotación de personal.
• Retribución económica justa para el personal sin exceder los costos de
competencia.

Estrategia de mercadeo y ventas:


Desde luego como lo hemos mencionado, el principal atractivo de un Call
Center son sus costos y en ese sentido, la estrategia de ventas tiene que estar
muy apegada a este objetivo para ser una fórmula ganadora. En esa línea de
ideas, se deberá considerar los siguientes elementos:

• Venta de servicios locales o internacionales.


• Disponibilidad de teleoperadores bilingües.
• Excelente atención al cliente.
• Compromiso de informes regulares detallados.
• Garantía de resultados para todos los casos de servicios.
• Rapidez y confiabilidad.

Finalmente uno de los grandes problemas que deben preverse al momento de


planear el montaje de un Call Center es una adecuada cultura de trabajo que

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DISEÑO DE PROYECTOS

dignifique a la persona y recompense sus resultados. Esto potenciará el trabajo


en equipo y ayudará a garantizar una adecuada atención al cliente.
Desde luego, también hay importantes detalles técnicos relacionados con el
software de gestión e infraestructura telefónica.

1.2. ENTENDER EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO.


El estudiante detallará el ciclo de vida del
proyecto escogido (el proyecto puede ser
de la empresa en la que está realizando
su complementación de estudios prácticos
o de los indicados en la sección anterior).

Además debe tener en cuenta que estas


etapas pueden tener ciertas variantes
dependiendo del tipo de proyecto.

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente


secuenciales y en ocasiones superpuestas, el nombre y el número de fases se
determinan dependiendo las necesidades de la empresa, tipo de proyecto que
se esté desarrollando, personas y organizaciones que participan.

Los ciclos de vida de los proyectos pueden documentarse con ayuda de una
metodología además estos proyectos pueden ser determinados o conformados
por los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología
empleada.

Cabe mencionar que cada proyecto tiene un principio y un final definidos por el
equipo que está encargado de llevar a cabo el proyecto o por que la empresa lo
definió así. Los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo
entre estos varían ampliamente de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida
proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto,
independientemente del trabajo específico involucrado.

Ejemplo 1:
1. Indicar las etapas del ciclo de vida del proyecto: DISEÑO GRÁFICO Y
PUBLICIDAD WEB:

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DISEÑO DE PROYECTOS

ETAPA 1: Nacimiento de la idea del proyecto


informático.
El "cliente o promotor" expone sus necesidades
y el deseo de resolver el problema por medios
informáticos. Se crea un primer documento
breve que recoge el anteproyecto y es aprobado
por ambas partes.

ETAPA 2: Estudio de oportunidad.


El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el
proyecto, los plazos y costos previstos y los medios a emplear.

ETAPA 3: Estudio detallado.


El jefe de proyecto define, ya en detalle, con
el apoyo de los técnicos de su equipo, el
contenido del proyecto, su análisis
funcional, las cargas de trabajos previstos y
la metodología a desarrollar.

ETAPA 4: Cuaderno de cargas para informática.


A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes,
cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal
entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre
de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones".

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DISEÑO DE PROYECTOS

ETAPA 5: Análisis orgánico.


Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para
programación.

OBSERVACIÓN:

En el desarrollo de software: El analista funcional y el analista orgánico

¿Qué tareas realiza un analista funcional?, ¿Qué tareas realiza un analista orgánico? Depende
de la entidad en la que trabajen y del proyecto en sí, la limitación de las funciones de cada uno.

Por regla general, se considera analista funcional a quien se encarga de la recopilación del
catálogo de requisitos y de la definición de los casos de uso. Su objetivo es describir las
funcionalidades del sistema y su comportamiento mediante el estudio de las necesidades del
usuario (persona que utilizará el sistema). Su trabajo es muy importante y sin embargo no se le
da el valor que se merece.

Los sistemas se desarrollan para el usuario y para que sean de utilidad hay que saber captar
qué es lo que quiere el usuario y cómo desea interactuar con el sistema.

La técnica es muy importante, pero no lo es menos que la vertiente funcional, todos suman y
todos restan si no hacen adecuadamente su trabajo.

El analista orgánico se encarga del diseño que no es otra cosa que la particularización de las
necesidades del usuario a una implementación concreta. Para un proyecto concreto vendría a
ser el arquitecto de la solución, ya que entraría incluso a definir el framework con el que se va a
trabajar.

Lo habitual en los proyectos de desarrollo de software es encontrarnos con analistas que


realizan las dos funciones, aunando en un solo perfil lo funcional y lo técnico. Tiene como
principal ventaja que no es necesario transferir el conocimiento entre diferentes fases o
procesos del desarrollo y que cada tarea es realizada por un experto en la misma.

En desarrollos iterativos e incrementales con una orientación ágil lo deseable es que la


evolución del desarrollo sea rápida (realizándose los incrementos con cierta frecuencia) y
resulta fundamental la participación del usuario, a ser posible como una pieza más del equipo
de proyecto, lo normal es que no exista distinción entre analista funcional y orgánico, si bien,
tendrá una vertiente más técnica, por las características particulares de este tipo de
desarrollos. Existirán excepciones, en proyectos que por su naturaleza requiera de
desarrolladores que den apoyo funcional, por la experiencia que tengan en un tipo de negocio
concreto.

ETAPA 6: Programación y pruebas.


Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para verificar la
programación.
La programación se puede realizar en los siguientes lenguajes de
programación:

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DISEÑO DE PROYECTOS

Lenguaje HTML.
Desde el surgimiento de Internet se han publicado sitios web gracias al
lenguaje HTML. Es un lenguaje estático para el desarrollo de sitios web
(acrónimo en inglés de HyperText Markup Language, en español Lenguaje de
Marcas Hipertextuales). Desarrollado por el
World Wide Web Consortium (W3C). Los
archivos pueden tener las extensiones (htm,
html).
Ejemplo:
<html>
<head>
<title>Página de ejemplo</title>
</head>
<body>
<div id="page">
<div id="header">
Portal de ejemplo.
</div>
<!-- contenedor -->
<br />
<br />
<br />
<div id="wrapper">
<!-- menu -->
<div id="menu">
<div>Menú</div>
<hr width="50%" color="red" />
<ul>
<li><a href="#">Portada</a></li>
<li>
<a href="pagina2.html">hacer clic aquí para ir a la siguiente página</a>
</li>
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DISEÑO DE PROYECTOS

</ul>
</div>
<!-- fin menu -->
<!-- cuerpo -->
<div id="body">
<form method="get" action="accion.html">
Nombre: <input type="text" name="nombre" /><br />
Apellidos: <input type="text" name="apellidos" /><br />
Dirección: <input type="text" name="direccion" /><br />
Correo electrónico: <input type="text" name="correo" /><br />
Teléfono: <input type="text" name="telefono" /><br />
</form>
</div>
<!-- fin cuerpo -->
</div>
<!-- fin contenedor -->
<br /> <br /> <br />
<div id="footer">
Página de prueba.
</div>
</div>
</body>
</html>

Ventajas:
- Sencillo, permite describir hipertexto.
- Texto presentado de forma estructurada y agradable.
- No necesita de grandes conocimientos cuando se cuenta con un editor de
páginas web.
- Archivos pequeños.
- Despliegue rápido.
- Lenguaje de fácil aprendizaje.
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DISEÑO DE PROYECTOS

- Lo admiten todos los exploradores.

Desventajas:
- Lenguaje estático.
- La interpretación de cada navegador puede ser diferente.
- Guarda muchas etiquetas que pueden convertirse en “basura” y dificultan la
corrección.
- El diseño es más lento.
- Las etiquetas son muy limitadas.

Lenguaje Javascript.
Este es un lenguaje interpretado, no requiere compilación. Fue creado por
Brendan Eich en la empresa Netscape Communications. Utilizado
principalmente en páginas web. Es similar a Java, aunque no es un lenguaje
orientado a objetos, el mismo no dispone de herencias. La mayoría de los
navegadores en sus últimas versiones interpretan código Javascript.

El código Javascript puede ser integrado dentro de nuestras páginas web. Para
evitar incompatibilidades el World Wide Web Consortium (W3C) diseño un
estándar denominado DOM (en inglés Document Object Model, en su
traducción al español Modelo de Objetos del Documento).
Ejemplo:
<html>
<head>
<script src="datos.txt"></script>
<script type="text/javascript">
function cargarDatos(){
document.getElementById("Campo1").innerText=Registro1;
document.getElementById("Campo2").innerText=Registro2;
document.getElementById("Campo3").innerText=Registro3;
document.getElementById("Campo4").innerText=Registro4;
document.getElementById("CampoEnlace").href=Enlace;
}
</script>
</head>
<body onload="cargarDatos()">
<table>
<tr>
<td colspan="3" id="Campo1"></td>
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 48
DISEÑO DE PROYECTOS

</tr>
<tr>
<td id="Campo2"></td>
</tr>
<tr>
<td id="Campo3"></td>
</tr>
<tr>
<td id="Campo4"></td>
</tr>
</table>
<br />
<a id="CampoEnlace">Volver a la página anterior</a>
</body>
</html>
Donde:
El contenido del archivo: datos.txt es:
Registro1="Administrador de sistemas";
Registro2="Programador en Java";
Registro3="Content Manager";
Registro4="Técnico Help Desk";
Enlace="empresa.html";

Ventajas:
- Lenguaje de scripting seguro y fiable.
- Los script tienen capacidades limitadas, por razones de seguridad.
- El código Javascript se ejecuta en el cliente.

Desventajas:
- Código visible por cualquier usuario.
- El código debe descargarse completamente.
- Puede poner en riesgo la seguridad del sitio, con el actual problema llamado
XSS (significa en inglés Cross Site Scripting renombrado a XSS por su
similitud con las hojas de estilo CSS).
Lenguaje PHP.
Es un lenguaje de programación utilizado para la creación de sitio web. PHP es
un acrónimo recursivo que significa “PHP Hypertext Pre-processor”,
(inicialmente se llamó Personal Home Page). Surgió en 1995, desarrollado por
PHP Group.
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 49
DISEÑO DE PROYECTOS

PHP es un lenguaje de script interpretado en el lado del servidor utilizado para


la generación de páginas web dinámicas, embebidas en páginas HTML y
ejecutadas en el servidor. PHP no necesita ser compilado para ejecutarse.
Para su funcionamiento necesita tener instalado Apache o IIS con las librerías
de PHP. La mayor parte de su sintaxis ha sido tomada de C, Java y Perl con
algunas características específicas. Los archivos cuentan con la extensión
(php).

Ejemplo:
El siguiente ejemplo muestra como visualizar todo el contenido de una tabla en
una página web. En concreto, se conecta al servidor local con el usuario
wwwdata sin contraseña, selecciona la base de datos biblioteca, recupera todo
el contenido de la tabla libros y muestra los campos Titulo y Resumen:
<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1"?>
<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Strict//EN"
"http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-strict.dtd">
<html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml" xml:lang="es" lang="es">
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1" />
<title>Prueba de SELECT y MySQL</title>
</head>
<body>
<?php
// Se conecta al SGBD
if(!($iden = mysql_connect("localhost", "wwwdata", "")))
die("Error: No se pudo conectar");
// Selecciona la base de datos
if(!mysql_select_db("library", $iden))
die("Error: No existe la base de datos");
// Sentencia SQL: muestra todo el contenido de la tabla "books"
$sentencia = "SELECT * FROM books";
// Ejecuta la sentencia SQL
$resultado = mysql_query($sentencia, $iden);
if(!$resultado)
die("Error: no se pudo realizar la consulta");
echo '<table>';
while($fila = mysql_fetch_assoc($resultado))
{
echo '<tr>';

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DISEÑO DE PROYECTOS

echo '<td>' . $fila['title'] . '</td><td>' . $fila['Resumen'] . '</td>';


echo '</tr>';
}
echo '</table>';
// Libera la memoria del resultado
mysql_free_result($resultado);
// Cierra la conexión con la base de datos
mysql_close($iden);
?>
</body>
</html>

La base de datos debe ser creada, para esto utilizaremos la siguiente


información:

Ventajas:
- Muy fácil de aprender.
- Se caracteriza por ser un lenguaje muy rápido.
- Soporta en cierta medida la orientación a objeto. Clases y herencia.
- Es un lenguaje multiplataforma: Linux, Windows, entre otros.
- Capacidad de conexión con la mayoría de los manejadores de base de
datos: MysSQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL Server, entre otras.
- Capacidad de expandir su potencial utilizando módulos.
- Posee documentación en su página oficial la cual incluye descripción y
ejemplos de cada una de sus funciones.
- Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fácil acceso para
todos.

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DISEÑO DE PROYECTOS

- Incluye gran cantidad de funciones.


- No requiere definición de tipos de variables ni manejo detallado del bajo
nivel.

Desventajas:
- Se necesita instalar un servidor web.
- Todo el trabajo lo realiza el servidor y no delega al cliente. Por tanto puede
ser más ineficiente a medida que las solicitudes aumenten de número.
- La legibilidad del código puede verse afectada al mezclar sentencias HTML y
PHP.
- La programación orientada a objetos es aún muy deficiente para
aplicaciones grandes.
- Dificulta la modularización.
- Dificulta la organización por capas de la aplicación.

Seguridad:
PHP es un poderoso lenguaje e intérprete, ya sea incluido como parte de un
servidor web en forma de módulo o ejecutado como un binario CGI separado,
es capaz de acceder a archivos, ejecutar comandos y abrir conexiones de red
en el servidor. Estas propiedades hacen que cualquier cosa que sea ejecutada
en un servidor web sea insegura por naturaleza.

PHP está diseñado específicamente para ser un lenguaje más seguro para
escribir programas CGI que Perl o C, y con la selección correcta de opciones
de configuración en tiempos de compilación y ejecución, y siguiendo algunas
prácticas correctas de programación.

Lenguaje ASP.
Es una tecnología del lado de servidor desarrollada por Microsoft para el
desarrollo de sitio web dinámicos. ASP significa en inglés (Active Server
Pages), fue liberado por Microsoft en 1996. Las páginas web desarrolladas bajo
este lenguaje es necesario tener instalado Internet Information Server (IIS).

ASP no necesita ser compilado para ejecutarse. Existen varios lenguajes que
se pueden utilizar para crear páginas ASP. El más utilizado es VBScript, nativo
de Microsoft. ASP se puede hacer también en Perl and Jscript (no JavaScript).
El código ASP puede ser insertado junto con el código HTML. Los archivos
cuentan con la extensión (asp).

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DISEÑO DE PROYECTOS

Ventajas:
- Usa Visual Basic Script, siendo fácil para los usuarios.
- Comunicación óptima con SQL Server.
- Soporta el lenguaje JScript.

Desventajas:
- Código desorganizado.
- Se necesita escribir mucho código para
realizar funciones sencillas.
- Tecnología propietaria.
- Hospedaje de sitios web costosos.

Se podrían utilizar otros lenguajes de


programación como: Asp.net, JSP, Python,
Ruby, etc.

Las pruebas se pueden realizar de diferentes maneras, en algunos casos se


recurre a programas tales como:
- JUnit
- TestNG (versión mejorada de JUnit)
- PHPUnit
- CPPUnit
- NUnit (.Net)
- MOQ (creación dinámica de objetos simuladores,
mocks)

ETAPA 7: Recepción provisional.


Al resultar satisfactorias las pruebas, se realiza la
recepción provisional, dando lugar a los manuales de
usuario y de explotación.

ETAPA 8: Puesta en marcha.


La puesta en marcha de la aplicación es una fase
delicada que requiere una estricta vigilancia hasta
comprobar su correcto funcionamiento. A
continuación se realiza un balance de los resultados
del proyecto.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 53


DISEÑO DE PROYECTOS

ETAPA 9: Balance de funcionamiento.


Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar
un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la
empresa.

ETAPA 10: Auditoría.


Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoría de la aplicación
que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir
modificaciones.

Ejemplo 2:
2. Indicar las etapas del ciclo de vida del proyecto: "DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN DEL CABLEADO ESTRUCTURADO DEL NUEVO
CENTRO DE CÓMPUTO":

Etapa1: Inicio del proyecto:


Descripción del edificio e instalaciones.
Se trata de un edificio de nueva construcción situado en una zona de
expansión del centro de Lima, que presenta fachada a dos calles.

El edificio cuenta con seis pisos o plantas.

Las instalaciones proyectadas para la institución “CiberDatos”, comprenden las


plantas cuarta y quinta.

Objeto del proyecto técnico.


El objeto del Proyecto Técnico de Cableado Estructurado es el diseño e
implantación de las infraestructuras de red de área local (LAN) que permitan la
interconexión de puestos de trabajo y periféricos entre los usuarios a los que
presta servicio. Así como una red de voz VoIP integrada en la red de datos.

Esta infraestructura debe ser fácil de gestionar, flexible ante las ampliaciones y
cambios que puedan surgir, preparada para las aplicaciones de
comunicaciones presentes y futuras, e instalada según estándares y
normativas que permitan asegurar la calidad y compatibilidad de las
comunicaciones. En consecuencia, se plantea la necesidad de establecer una
serie de directrices y normativas con el objeto de homogeneizar las

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 54


DISEÑO DE PROYECTOS

infraestructuras de telecomunicaciones de todos los departamentos, desde el


punto de vista del suministro, instalación y conservación de los cableados y de
las canalizaciones destinadas a las comunicaciones.

La finalidad de implementar la Red de Datos es conseguir:


- La integración del medio de transmisión para los servicios informáticos y
telemáticos instalados, así como otros servicios futuros.
- Independencia del cableado respecto de la tecnología, naturaleza y
topologías a emplear.
- Gran capacidad de conectividad.
- Flexibilidad ante modificaciones.
- Facilidad en la gestión.

Justificación técnica:
El objeto del proyecto es diseñar y definir una red LAN de telecomunicaciones
de banda ancha que interconecte los ordenadores ubicados en cada puesto de
trabajo con los servidores de datos y aplicaciones corporativas, así como con
los proveedores externos de servicios de telecomunicaciones.

Esta red permitirá el establecimiento de una comunicación segura y flexible, y


soportará todos los servicios de datos, voz (VOiP) e Internet.

La tecnología conocida como VoIP permite utilizar redes de datos IP para


realizar llamadas de voz. Para este proceso se utiliza un software o hardware
que convierte la voz humana en señales digitales y las envía a través de las
redes de datos, siendo la más común Internet.

Etapa2: La Planeación.
La arquitectura y topología de la Red de Datos en “CiberDatos” seguirá el
esquema jerárquico en árbol y se configura en tres subredes:
- Subsistema de Campus (SC) (troncal o backbone de edificios), que permite
la interconexión de edificios.
- Subsistema Vertical (SV) (troncal o backbone del edificio), que permite la
unión de las diferentes plantas del edificio.
- Subsistema Horizontal (SH), que permite conectar el distribuidor de planta
con el Terminal de usuario.

Descripción de los elementos funcionales:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 55


DISEÑO DE PROYECTOS

Los elementos funcionales de una infraestructura genérica de cableado


estructurado son los siguientes:
- Distribuidor de Campus (DC): es el elemento en el que se concentran las
redes de todos los edificios del Campus, así como las conexiones de la Red
Corporativa de Comunicaciones y las conexiones con las redes de los
operadores públicos de telecomunicaciones.
- Cableado troncal de Campus: es el conjunto de cables que se utiliza para
realizar las conexiones entre el Distribuidor de Campus y los Distribuidores
de Edificios.
- Distribuidor de Edificio (DE): es el elemento que sirve para interconectar las
comunicaciones del edificio con la red troncal del Campus.
- Cableado Vertical o troncal de Edificio: es el conjunto de cables que se
utiliza para realizar la interconexión entre el Distribuidor de Edificio y los
Distribuidores de Planta existentes en el edificio.
- Distribuidor de Planta (DP): es el elemento que sirve para interconectar los
usuarios con los equipos de acceso de la red de comunicaciones y con el
backbone vertical del edificio.
- Cableado Horizontal: es el conjunto de cables que se utiliza para
interconectar el Distribuidor de Planta con las Tomas de Usuario, para
proporcionarles el acceso a los servicios de telecomunicaciones.
- Punto de Consolidación (CP): se utiliza para adaptar distintos tipos de cable
horizontal.
- Toma de Usuario (TU): es el dispositivo fijo de conexión que sirve para
conectar el equipo de usuario a la red de comunicaciones de voz y datos.

Los distribuidores de campus, de edificio y de planta están constituidos por un


conjunto de armarios repartidores con paneles de distribución, tanto para cable
de cobre como para fibra óptica.

En la siguiente figura se muestra de forma esquemática los subsistemas y


elementos funcionales de la infraestructura de cableado estructurado.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 56


DISEÑO DE PROYECTOS

Tecnología en el medio de transmisión:


Cable par trenzado.
El cable par trenzado se configura por 4 pares de hilos trenzados. Este
trenzado mantiene estable las propiedades eléctricas a lo largo de toda la
longitud del cable y reduce las interferencias creadas por los hilos adyacentes.

Existen tres tipos de cable par trenzado:


- No apantallado (UTP, Unshielded Twisted Pair): Consta de 4 pares
trenzados, aislados con un recubrimiento plástico, no incorpora pantalla
metálica. Este cable posea una menor protección frente a interferencias
electromagnéticas externas y es flexible y manejable para la instalación.
- Apantallado (STP, Shielded Twisted Pair): Consta de pantalla metálica que
rodea los pares trenzados protegiéndolos frente a interferencias
electromagnéticas.
- Pantalla Global (FTP, Foiled Twisted Pair) Consiste en hilos de cobre
aislados por una cubierta plástica y entrelazada entre sí.

El cableado horizontal que se instalará será el cable par trenzado UTP


Categoría 6 que soporte el estándar 1000Base- TX (Gigabit Ethernet).

Fibra Óptica.
Es el medio de transmisión en el que los datos se transmiten mediante un haz
confinado de naturaleza óptica ofreciendo un rendimiento y calidad de
transmisión que superan al resto de medios de transmisión.
El cableado troncal que se instala es el cable fibra óptica multimodo OM2.
Según el sistema ISO 11801 para clasificación de fibras multimodo según su
ancho de banda las fibras pueden ser OM1, OM2 u OM3:
- OM1: Fibra 62.5/125 u.m, soporta hasta Gigabit Ethernet (1 Gbit/s), usan
LED como emisores.
- OM2: Fibra 50/125 u.m, soporta hasta Gigabit Ethernet (1 Gbit/s), usan LED
como emisores.
- OM3: Fibra 50/125 u.m, soporta hasta 10 Gigabit Ethernet (300 m), usan
láser como emisores.
Sin embargo, el cableado vertical que se utilizará, por la corta distancia que
existe entre las dos plantas del edificio a conectar, será el cable par trenzado
UTP Categoría 6 que soporte el estándar 1000Base- TX (Gigabit Ethernet).

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DISEÑO DE PROYECTOS

Infraestructura de la instalación proyectada:


Criterios de diseño de la red:
- Debe dar respuesta a los servicios demandados por la empresa, que tienen
una creciente necesidad de caudal de comunicaciones.
- Es una red de acceso, conmutación y transporte IP lo que facilita el proceso
de convergencia progresiva de servicios utilizando la misma infraestructura
de conmutación y transporte de red IP para servicios de datos, voz e
Internet.

El diseño de la red se ha realizado en función de:


- Los servicios de telecomunicaciones a prestar a través de la red.
- Las necesidades de interconexión con otras redes que son proveedoras de
servicios de conexión a Internet.

Descripción jerárquica de la red de datos:


CiberDatos tiene proyectada una red de interconexión que está conectada a un
Switch Principal (SP) para la capa de núcleo, del que se distribuye la señal por
la red vertical, a los switch secundarios (SD) de la capa de distribución, uno por
planta, y desde ahí, dando servicio a las subredes horizontales.
La Red Horizontal de cada planta distribuye las señales desde los repartidores
secundarios hasta las Tomas Terminales (TT) de los usuarios, pasando por los
repartidores de departamento.
Por tanto, adaptando el sistema de infraestructura de cableado estructurado y
el diseño jerarquizado de la red, tenemos el siguiente esquema:

Red de Interconexión.
El Subsistema de Interconexión con Proveedores de Servicio soporta las
instalaciones (acometida, cableado, equipamiento,…) de los operadores de
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DISEÑO DE PROYECTOS

telecomunicación. Es el encargado de conducir hasta el armario principal de


comunicaciones o Repartidor de Interconexión el cableado de cada uno de
estos proveedores, desde el punto de entrada que este tenga en el edificio, así
como de albergar el equipamiento de cliente que posibilita el acceso a los
servicios de telecomunicación.

El Subsistema de Interconexión incluye:


- Las infraestructuras de enlace desde el exterior del edificio y la cubierta
hasta el Repartidor de Interconexión (RX).
- El Repartidor de Interconexión (RX), que provee del espacio necesario para
alojar los equipos de cliente que instalarán los proveedores de red
corporativa.

Diseño y Dimensionado.
Se requiere que en el Repartidor de mayor orden jerárquico de la sede
(Repartidor WAN) se tengan 6 unidades de armario de altura (6U) para
accesos cableados, y 6 unidades de armario (6U) para accesos vía radio.

Además se utilizarán los siguientes elementos:


- Pasa hilos metálicos de 1U.
- Base de enchufe, con 6 tomas, dotadas de toma de tierra e interruptor
bipolar luminoso con indicador de funcionamiento. Las bases dispondrán de
escuadras laterales para montaje horizontal en bastidores de 19”.
- Bandejas metálicas de 2U

Sala de Comunicaciones Principal.


La Sala de Comunicaciones Principal (SCP) será una habitación dedicada
exclusivamente a equipamiento de telecomunicaciones. En esta sala se
instalarán los elementos necesarios para la implementación del sistema de
cableado estructurado, así como la electrónica de red necesaria.

Será el centro de control de la red de todo la sede y alberga el repartidor de


mayor orden jerárquico de la red, en este caso el Repartidor de Edificio, que
coincide con el Repartidor de planta.

Localización y dimensionado.
Su localización es en la planta quinta del edificio.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Las dimensiones mínimas para la Sala de Comunicaciones Principal son 2,50 x


2 x 2,50 m (ancho x fondo x alto).

La sala será rectangular. Las paredes y el suelo deben contar con capacidad
portante suficiente para soportar el peso de los armarios de comunicaciones,
centralita o equipamiento informático que se coloque en la sala.

Equipamiento.
Se recomienda dotar a la SCP de las siguientes infraestructuras:
Bandejas situadas a 2 metros de altura, rodeando el perímetro.
Puerta de acceso metálica, con cerradura y apertura hacia el exterior.
Rampa de acceso para equipos.

Sistema de climatización independiente. Las unidades de impulsión y retorno


de aire estarán dotados de compuertas cortafuegos. Las cabinas de ventilación
estarán dotadas de filtros para no introducir impurezas en las salas. El sistema
de climatización mantendrá la temperatura de la sala comprendida entre +5º y
+16ºC y la humedad relativa del aire por debajo del 85%.

Se instalará un alumbrado general tal que exista un nivel medio de iluminación


de 300 lux.
En el caso de que existan ventanas, se las dotará de persianas o mecanismos
similares para evitar la incidencia directa de la luz solar en el interior.

La sala incluirá los elementos necesarios para cumplir la normativa vigente de


seguridad contra incendios. Se recomienda contar
con un sistema de extinción de incendio por gas
inerte, así como un extintor portátil fijado a la pared.
Además deberá contar con un sistema de detección
automática de incendios (detector de humos y
detector termovelocimétrico) y pulsadores de
alarma, unidos a la central de alarmas del edificio.

Red Troncal.
La Red Troncal, Backbone o Red Vertical, se extiende desde el cuarto de
comunicaciones hasta el repartidor de planta. Éste conecta el Switch Principal
del Rack Central del Cuarto de Comunicaciones con los Switch Secundarios de
la capa de distribución, situados en las distintas plantas de las instalaciones de
CiberDatos.

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DISEÑO DE PROYECTOS

El cableado vertical se realizará de una sola tirada entre la toma del rack del
cuarto de comunicaciones y el panel de conectores del armario repartidor de
planta, estando terminantemente prohibidos los puntos de transición,
empalmes o inserción de dispositivos.

El subsistema troncal del edificio se ha diseñado mediante bandeja metálica,


en los tramos cuya instalación discurre por el techo, y mediante canalización
con tubo rígido, en los tramos cuya instalación discurre en las verticales,
empotradas en pared.

Para la elección del sistema de bandejas se ha tenido en cuenta diversos


factores:

• Peso y diámetro de los cables previstos en la instalación y futuras


ampliaciones.
• Distancia posible entre soportes o puntos de apoyo.
• Protección contra la corrosión.
• Tipo de instalación (abierta, cerrada,…).
• Necesidad de puesta a tierra.
• Compatibilidad electromagnética.

Canalización vertical. Diseño y dimensionado.


El tramo de canalización vertical, es decir, la parte de cableado que discurre de
una planta a otra, se realiza por un espacio dedicado exclusivamente a
servicios de telecomunicación.

En este caso, únicamente necesitamos 2 cables, más dos de


reserva, por lo que se necesitarán tubos de 50 mm. de uso
exclusivo para cableado estructurado. El dimensionado
queda de la siguiente forma:
- 1 Tubo de 50 mm. de diámetro para cableado
estructurado.
- 1 Tubo de 50 mm. de diámetro para reserva.
- 1 Tubo de 40 mm. de diámetro para acometida eléctrica y toma de tierra.

En total de una planta a otra y en tendido vertical exclusivamente, se pasarán 2


tubos de 50 mm y 1 tubo de 40 mm de diámetro de material rígido.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Red Horizontal.
La Red Horizontal conecta los Repartidores de planta con las Tomas
Terminales (TT) de usuario, pasando a través de los diferentes repartidores de
departamento. El subsistema incluye:
- El cableado del subsistema.
- La terminación mecánica de los cables de tipo horizontal incluyendo las
conexiones tanto en la toma de telecomunicaciones como en el repartidor de
planta, junto con los latiguillos de parcheo y/o puentes en dicho repartidor.
- Las tomas de telecomunicaciones.

Sistema de Canalización.
El subsistema horizontal del edificio se ha diseñado
mediante canaletas de PVC rígido M1 de tamaño
(ancho x alto) 40x90 mm. La instalación de
canales, molduras y canales zócalo, se realizará
con elementos de acabado de forma que se
garantice un grado de protección contra la
penetración de cuerpos sólidos.

Tomas de Telecomunicaciones.
Las tomas de telecomunicaciones estarán implementadas mediante conectores
hembra RJ45 con 8 contactos, y en el caso de utilizar cable apantallado, lo
estarán mediante conectores RJ49. En estos últimos, la malla del cable se
conectará a la carcasa metálica del conector. El conexionado de los cables
tanto en las rosetas de usuario como en los paneles de parcheo seguirá el
esquema de la norma TIA/EIA 568B.

Gestión y administración del sistema.


Todos los elementos del SCE (Repartidores, paneles, enlaces, tomas de
usuario, etc.) estarán convenientemente etiquetados, de manera que se
puedan identificar de manera unívoca y permitan una correcta gestión y
administración del sistema.

Las etiquetas de identificación deberán cumplir los siguientes requisitos:


- Deberá cuidarse que las etiquetas se coloquen de modo que se acceda a
ellas, se lean y se modifiquen con facilidad, si es necesario.

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DISEÑO DE PROYECTOS

- Las etiquetas deberán ser resistentes y la identificación deberá permanecer


legible toda la vida útil prevista del cableado. No podrán estar escritas a
mano.
- Las etiquetas no deberán verse afectadas por humedad ni manchas cuando
se manipulen.
- Las etiquetas empleadas en el exterior u otros entornos agresivos deberán
diseñarse para resistir los rigores de dicho entorno.
- Si se realizan cambios (por ejemplo en un panel de parcheo), las etiquetas
deberán inspeccionarse para determinar si es necesario actualizar la
información recogida en las mismas.

Plano: (22 m x 14 m) (página siguiente).

Cuarto de comunicaciones:

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DISEÑO DE PROYECTOS

Además, en esta etapa se debe contar con una documentación muy detallada
sobre todo el plan del proyecto así como el estudio de viabilidades,
presupuesto y el contrato para la ejecución.

Etapa3: La ejecución:
Para esto, se debe tener documentado todo el plan a seguir para que se tenga
un orden en la ejecución del proyecto.

Se debe contar con todos los recursos para realizar esta etapa.

Entre los recursos tenemos:

Elementos de hardware:
- Switch’s de capa núcleo y capa distribución.
- Switch de nivel de acceso (con/sin soporte 802.3af Power over Ethernet
(PoE).
- CISCO SF 302-08P (POE).
- Router Cisco 1841 ADSL2.
- Punto de acceso Wifi Cisco WAP4410N.
- Servidor de Datos: HP ProLiant DL370 G6 Special Rack Server.
- Servidor de Correo: HP ProLiant DL360 G6 E5504.
- HP Pavilion Elite HPE-420ES.
- HP Pavilion P6696ES.
- HP ProBook 6555b.
- HP Pavilion G6-1070ES.
- HP S2031 20"Diagonal-HD Ready-LCD.
- HP Color LaserJet CP2025n Printer.
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DISEÑO DE PROYECTOS

- HP LaserJet P2035n Printer.


- Dell PowerVault 114T/114X + DAT72.
- UPS rack 4U 4200 W 230 V.
- PBX-IP | El XR-1000.
- MODELO: XR1-04: 8 FXS + 8 FXO + I/O.
- Cisco SPA921 1-line IP Phone with 1-port Ethernet.
- Cableado par trenzado.
- Conectores RJ-45 / RJ-11.
- Armarios Rack.
- Kits de toma de tierra.
- Bandejas fijas.
- Regletas de corriente con interruptor luminoso.
- Pasahilos horizontales.
- Placas con cepillo para entrada de cables.
- Rejilla metálica portacables.
- Canaleta PVC.

Etapa4: El control.
Siempre se debe llevar un control del proyecto para el óptimo manejo de los
tiempos, presupuesto y recursos.

Etapa5: La Conclusión.
En esta etapa, el proyecto ya se da por concluido y el producto resultante debe
tener un adecuado mantenimiento.

1.3. DEFINIR LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO.


El aprendiz indicará el objetivo del proyecto elegido (Puede ser escogido a
partir de una necesidad en la empresa en donde se encuentra realizando su
complementación de estudios prácticos o alguno de los indicados
anteriormente).

Ejemplo: Analizará los objetivos que deben cumplirse al diseñar e implementar


el cableado estructurado del nuevo centro de cómputo:

Objetivo general.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Diseñar, instalar e implementar la red de cableado estructurado del nuevo


centro de cómputo y conectar dicho edificio con el antiguo centro de cómputo
existente en la empresa.

Objetivos específicos.
- Realizar un contrato con el proveedor de servicios para tener un acceso
adecuado a Internet.
- Interconectar en el interior de la institución los diferentes departamentos y
dirección, así mismo conectarlos a internet.
- Administrar los host’s del edificio para lograr un control sobre el uso que se
dé a estos por parte de los usuarios.
- Comunicar los edificios (centros de cómputo) brindando la posibilidad de que
todo se encuentre dentro de una misma red en toda la institución.
- Utilizar tecnología de punta, para aumentar la calidad educativa en la
Institución.
- Fomentar el uso de tecnología, incentivando a los docentes a capacitarse en
las TIC’s y logrando tener mejor desempeño académico.

1.4. DEFINIR LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO.


Debe tener en cuenta los siguientes puntos:
- Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un
hito principal.
- Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como
los costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
- Ámbito, como un requisito de realización de los modelos del producto.

Ejemplo:
Definirá las delimitaciones que deben cumplirse al diseñar e implementar el
cableado estructurado del nuevo centro de cómputo:
- Programación: Se indicará como fechas de inicio y final las siguientes:
Inicio: 6 de Enero del 2014.
Fin: 7 de Febrero del 2014.
(Las fechas serán indicadas por el instructor).
- Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como
los costos asociados), para esto tenemos el siguiente listado general:
Recursos:
Materiales:

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DISEÑO DE PROYECTOS

Cable UTP categoría 6 (en función de las dimensiones y la cantidad de


equipos).
Plug RJ45 (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Jack RJ45 (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Faceplate (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Canaleta decorativa (en función de las dimensiones y la cantidad de
equipos).
Otros…

Equipamiento:
Rack de Comunicaciones.
Switch (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Router (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Modems (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Computadoras (en función de las dimensiones y la cantidad de equipos).
Otros…

Personal:
Electricista.
Especialista en redes de datos.
Otros…

Ámbito, como un requisito de realización de los modelos del producto.


Define el Alcance.

1.5. PREPARAR UN PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL ÁMBITO.


El plan de administración del ámbito es un
documento que describe cómo se administrará el
ámbito del proyecto.

El ámbito del proyecto es la combinación de todos los


objetivos y tareas del proyecto y del trabajo necesario
para llevarlos a cabo, en forma satisfactoria.

FUNDAMENTO TEÓRICO.

ENTENDER EL CONCEPTO DE “PROYECTO”.


Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser
tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización.
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DISEÑO DE PROYECTOS

Los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan


estratégico de la organización, ya sea que el equipo del proyecto este
conformado por personal de la organización o sea un proveedor de
servicios contratado.

La administración de proyectos es la planeación, organización, dirección y


control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

La administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas


alternativas de organización. Sirve para aprovechar de mejor manera los
recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de
disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas
para obtener el máximo beneficio.

TRIÁNGULO DEL PROYECTO.


En el triángulo del proyecto intervienen tres
factores fundamentales:

• El Tiempo o duración del proyecto.


• El Costo económico del proyecto.
• El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.

A continuación se describen los factores que conforman el triángulo del


proyecto:
Costo.
El costo, no solo es económico, puede ser humano (un pintor), de
equipamiento (un computador), de material (hojas, tinta,...), de
instalaciones (alquiler de un ambiente...). Estos costos se traducen en
presupuesto económico. Para todos los proyectos, el costo supone
una delimitación restrictiva.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Tiempo.
El proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos
tienen una fecha límite para la que el proyecto deberá estar concluido.
Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos
intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir en cuanto a fechas.

Ámbito.
El ámbito o alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el
objetivo del proyecto.

El ámbito del producto es el conjunto de características, funciones,


especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez
terminado.

Los documentos (en forma de manuales) que esquematizan esta información


sobre el producto, se denominan especificaciones del producto.

El ámbito del proyecto está formado por las tareas. Las tareas, a su
vez se dividen en fases. Las tareas, definen el ámbito o alcance del proyecto.
Las tareas se definen en jerarquía. Unas tareas deben comenzar al
terminar otras, otras pueden iniciarse simultáneamente.

ANÁLISIS DEL TRIÁNGULO DEL PROYECTO.

• Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que


sea necesario disponer de más tiempo ya que no
se puede contar con tantos recursos como es
necesario, o con recursos tan especializados. Si

no se puede incrementar el tiempo, puede que


sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que
son menos recursos y no se puede realizar todo el
trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.

• Si la duración de un proyecto disminuye,


podría ser necesario aumentar el presupuesto ya
que serán necesarios más recursos para realizar el
mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el
presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance de un proyecto
puesto que no se puede hacer todo el proyecto en menos tiempo.

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DISEÑO DE PROYECTOS

• Si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario más tiempo


y/o más recursos para realizar el trabajo adicional. La variación del
alcance puede resultar perjudicial si el Administrador de proyecto no
reconoce y planifica los nuevos requerimientos.

Ahora se realizará un análisis más detallado con respecto a la forma de


establecer las herramientas adecuadas para lograr un proyecto exitoso:

LAS LIMITACIONES DEL PROYECTO (PROJECT CONSTRAINT).


El project constraint es para lo que el Gerente de Proyectos debe planificar y
con respecto a esto, medir el progreso.

A lo largo de todo el proyecto, el Gerente de


Proyectos debe asegurar el BALANCE de las
limitaciones del proyecto.

Si se pierde el balance, el proyecto fallará en


cumplir las expectativas de los interesados en
uno de sus “lados”.

Los componentes del project constraint son:


Tiempo, costo, Alcance, calidad, Satisfacción
del cliente, riesgo, Recursos.

¿QUIÉN ES UN GERENTE DE PROYECTOS?


Es la persona responsable de lograr los objetivos definidos del proyecto.

Es un facilitador e integrador que dirige sólo lo que necesita hacerse para


administrar el proyecto.

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DISEÑO DE PROYECTOS

PROBLEMAS COMUNES EN LOS PROYECTOS:


- Manejar las expectativas de los interesados.
- Manejar las demandas de los interesados que difieren con las de otros.
- Falta de seguimiento de los miembros del equipo.
- No tener tiempo suficiente.
- No dar cumplimiento con respecto al alcance del proyecto.
- Cronograma irrealista.
- Pobre comunicación.
- Constantes cambios en el proyecto.
- Objetivos del proyecto pobremente definidos.
- No saber cómo se está desempeñando el proyecto realmente.
- Entregas fuera de tiempo.

PRIORIDAD DE LOS COMPONENTES DEL PROJECT CONSTRAINT.


Los 7 componentes del Project Constraint no tienen igual prioridad.
Algunos están limitados por costo, otros por fechas inamovibles, otros por la
calidad, etc.

Entender la prioridad de las limitaciones de un proyecto (y llegar a un acuerdo


con el Patrocinador sobre esta prioridad) es de suma importancia.

La Prioridad de los componentes debe definirse desde el inicio del proyecto


para poder desarrollar el Plan de Administración de Proyectos bajo estas
limitaciones. Esta prioridad puede ser ajustada durante el proceso de
planificación en base a la realidad.

La Matriz de Prioridades de Gestión que se muestra a continuación es una


herramienta que se puede utilizar para identificar y decidir sobre las
prioridades de los componentes del project constraint:

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DISEÑO DE PROYECTOS

SOLUCIONES A DIVERSOS PROBLEMAS.


Desarrollar el WBS (Work Breakdown Structure), en español “Estructura de
Descomposición del Trabajo” o EDT, con los miembros del equipo expertos en
la materia y obtener la aprobación y lograr:
- Dividir el proyecto en paquetes de trabajo realistas.
- Asegurar que los interesados revisen el WBS antes de ser aprobado.
- Cada paquete de trabajo necesita ser definido para que la persona que está
realizando el trabajo sepa qué nivel de esfuerzo requiere el paquete.

DEFINIR UN PROYECTO.
A continuación se describe los puntos importantes a tener en cuenta
para definir un proyecto.
1. El nombre del proyecto.
Debe reunir las siguientes características:
- Debe ser conciso y expresar de la manera más precisa posible qué es lo
que deseamos o es preciso hacer.
- Debe ser válido durante todo el ciclo de vida del proyecto.

2. Resumen ejecutivo del proyecto.


El resumen ejecutivo proporciona una visión general del documento
de Definición de Proyecto. Esta sección contiene explicaciones de
alto nivel de los objetivos del proyecto, alcance, supuestos, riesgos,
costos, duración, enfoque y organización.

3. Visión General.
Describir los antecedentes y el contexto del proyecto y el por qué se decidió
llevar a cabo. Hablar del valor del negocio que será generado por el trabajo
que será realizado. Se debe incluir información suficiente de modo que el
resto de las secciones en la definición del proyecto tengan sentido.

4. Objetivos del proyecto.


Los objetivos son declaraciones que describen lo que este proyecto
alcanzará y entregará. Los objetivos deben ser “Metas” Mesurables,
específicos restringidos por el tiempo, alcanzables y sensatos o realistas.
Para ser específicos y concretos, los objetivos deben estar basados en
entregables. La obtención de un objetivo debe ser evidente a través de
la creación de uno o más entregables.

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DISEÑO DE PROYECTOS

5. Alcance del Proyecto.


El alcance es usado para definir lo que está dentro de las fronteras del
proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Ejemplos de áreas que
pueden ser examinadas son: Datos, Procesos, Aplicaciones, Áreas de
negocio.

6. Entregables producidos.
Todos los proyectos tienen entregables. En esta sección, se deben
describir los entregables del proyecto. Es necesario proporcionar la
explicación suficiente y detallada para que el lector pueda entender lo
que será producido.

7. Organizaciones impactadas o afectadas.


Especificar las áreas o grupos afectados por el proyecto, así como los que
pueden participar en este. Esta sección debe ser extensa pero de alto nivel.
No deben aparecer nombres de individuos, pero las organizaciones que
éstos representan se incluyen aquí.

8. Estimación de esfuerzo duración y costos del proyecto.


Las horas estimadas de esfuerzo y los costos del proyecto pueden ser
presentados de diversas formas, incluyendo los costos por cada miembro
del equipo, costos por entregable, costos por cada hito o costos por
categoría (mano de obra, proveedores, viáticos, capacitación,
suministros, etc.). También incluye una gráfica presentando la fecha de
inicio del proyecto, los hitos principales y la fecha de término del proyecto.

ENTENDER EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO.


Su conocimiento facilita el control sobre los tiempos en que es necesario
aplicar recursos de todo tipo (personal, equipos, suministros, etc.) al proyecto.
Si el proyecto incluye subcontratación de partes a otras organizaciones, el
control del trabajo subcontratado se facilita en la medida en que esas partes
encajen bien en la estructura de las fases. El control de calidad también se ve
facilitado si la separación entre fases se hace corresponder con puntos en los
que ésta deba verificarse.

Una fase es un conjunto de actividades relacionadas con un determinado


objetivo en el desarrollo del proyecto. Se construye agrupando tareas que
pueden compartir un tramo determinado del tiempo de vida de un proyecto. La
agrupación temporal de tareas impone requisitos temporales correspondientes
a la asignación de los recursos necesarios (humanos, financieros o materiales).
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 73
DISEÑO DE PROYECTOS

Cuanto más grande y complejo sea un proyecto, se necesitará mayor detalle en


la definición de las fases para que el contenido de cada una de estas fases siga
siendo manejable. De esta forma, cada fase de un proyecto puede
considerarse un “micro-proyecto” en sí mismo, compuesto por un conjunto de
micro-fases.

FASES DEL PROYECTO.


Un proyecto no puede concebirse al margen del resto de las actividades que
realiza la organización. Todas las actividades contribuyen a conseguir unos
fines generales expresados en las estrategias y metas de la organización. Por
ello, el tipo de organización influye no sólo en los proyectos que se van a
realizar sino también en la forma en la que se realizan. Todo ello forma parte
del contexto del proyecto. El conocimiento del contexto del proyecto es un
elemento fundamental para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

En la gestión de un proyecto es clave conocer bien las etapas del mismo desde
un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene
cinco grandes etapas bien definidas:

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto
tiene tres grandes etapas:
- Planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá
satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo.
Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que
nunca son bien recibidas.
- Ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la
realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se
trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de
cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la
forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto
responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien
conocida por los técnicos en la materia.
- Entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está
destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la
entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado,
comprobando que funciona adecuadamente y responde a las
especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy
importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 74


DISEÑO DE PROYECTOS

las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose


excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos.

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien
pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma
independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas
para el desarrollo del proyecto:
- Fase de Iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos
necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la
necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo,
fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y
que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso
del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto
con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a
menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

- Fase de Control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el


progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que
sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a
los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que
hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante


diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las
principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto
externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de
presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en
competencia con otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el
contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 75


DISEÑO DE PROYECTOS

comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La


exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas,
siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un
proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para
la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia del perfil
comercial en el capítulo de oferta.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio,
podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:

Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del


resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas
pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada
momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de
encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y
cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un
conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de
una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica
suelen aparecer.

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también


pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo
de proyectos:
- Decisión de acometer el proyecto.
- Nombramiento del jefe de proyecto.

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DISEÑO DE PROYECTOS

- Negociación de objetivos.
- Preparación.
- Ejecución.
- Información.
- Control.
Dentro de la preparación, se integrarían actividades como la descripción de
actividades, identificación de recursos, valoración de los mismos -presupuesto-,
planificación y eventual reconsideración de los objetivos.

DEFINIR LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO.


Los objetivos son aspiraciones, de logro y conversión, que exigen
esfuerzos en el presente para su realización en el futuro.

Los objetivos deben formularse como una situación futura factible,


comprensible y aceptable y no como buenas intenciones. Por tanto, deben ser
realistas y definidos con la mayor claridad y precisión posible. En estos
términos, los objetivos se definen teniendo en cuenta los siguientes elementos:
- Los actores.
- Los resultados esperados, deben expresar qué es lo que se quiere lograr.
- Los recursos y tiempo, necesarios para alcanzarlos.
- La calidad de los resultados y sugerir métodos para evaluar la factibilidad de
logro.
- Las relaciones de jerárquicas en vinculación a las necesidades de los
actores y sus aspiraciones, urgencia de obtención, posibilidad de
realización y factibilidad económica y financiera.
La construcción de los objetivos debe basarse estrictamente en el árbol de
problemas. Considerando que el árbol de problemas refleja las situaciones
negativas, los objetivos son la formulación positiva de los problemas.

Sin embargo, la existencia de problemas no necesariamente indica la


existencia de objetivos.

En la medida que son realistas y parten de los problemas existentes,


necesariamente deben mostrar cambios cualitativos y cuantitativos en el
contexto (individuo, población o espacio, etc). Por lo tanto, tienen relaciones
recíprocas y jerarquías.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Se mantiene coherencia de análisis entre la estructura de problemas en sus


relaciones de "causa-efecto", estableciendo para los objetivos estructuras
jerárquicas de relación de "medio-fin".

A continuación se definen los tipos de objetivos:


- Principal:
Es el objetivo que pretende resolver el problema principal identificado
y que requiere de la ejecución del proyecto. Es el "para qué" se
realiza el proyecto. Debe formularse en términos de un solo objetivo.

- Específicos:
Son los objetivos que expresan los productos entregables del proyecto
mismo y que podrán ser comprobados a su finalización. Se relacionan
directamente con las funciones principales que se darán en el proyecto
y también, con los problemas concretos que le dieron origen.

- Metas:
Son las medidas cualitativas y cuantitativas (que pueden medirse en el
transcurso del proyecto) que indican, con claridad, los resultados esperados
en términos de cada objetivo específico.

- Actividades principales:
Son aquellas líneas de actividad que se van a ejecutar para lograr los
resultados y objetivos propuestos. Para la coherencia del proyecto, debe
haber una relación lógica entre objetivos y actividades. Es decir, por
cada objetivo específico, debemos tener una o más actividades que
llevarán a su cumplimiento. No puede haber objetivo específico que no tenga
una actividad de respaldo.

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DISEÑO DE PROYECTOS

DEFINIR LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO.


Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán
muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo
estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo
llevará un nuevo proceso. Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas
hipotéticas y a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la
programación. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que
se hacen de manera que:
- Los participantes del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar
formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.
- Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de
información adicional sobre esos factores.

Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar
suposiciones subyacentes:
- Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a
depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas
personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de
entrega establecidas?
- Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y
equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto
están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa
persona la utilización de estos recursos?
- Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de
tareas en una información sólida o en conjeturas?
- Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto?
¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?
- Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha
límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas
con un nivel aceptable de calidad?
- Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente
y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el
resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del
resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos cuantos ejemplos de los asuntos a considerar antes de


empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último
término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes

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DISEÑO DE PROYECTOS

alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue
planeado.

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las


opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones
principales son:
- Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un
hito principal.
- Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como
los costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
- Ámbito, como un requisito de realización de los modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos


y también afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración
del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores
necesarios (recursos) y reducirse el número de características que pueden
incluirse en el producto (ámbito). El administrador del proyecto determina
entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina
"delimitaciones triples de administración del proyecto" o "triángulo del
proyecto".

Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del


proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las
conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las
mismas.

PREPARAR UN PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL ÁMBITO.


Una vez identificados los objetivos, las suposiciones y las limitaciones de un
proyecto, estará listo para crear un borrador del plan de administración del
ámbito.

El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del


proyecto y del trabajo necesario para llevarlos a cabo.

El plan de administración del ámbito es un documento que


describe cómo se administrará el ámbito del proyecto y cómo se integrarán
los cambios de ámbito en el proyecto.

Un plan de administración del ámbito puede incluir:

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DISEÑO DE PROYECTOS

- Una evaluación de las probabilidades que existen de que el ámbito


cambie, con qué frecuencia y cuánto.
- Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios de
ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, se puede decidir
que el capataz pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio
de diseño que costará menos de 1000 euros, pero si el cambio supera este
costo, el jefe del proyecto y el cliente deberán volver a evaluar el ámbito
del proyecto en lo que a costos, recursos y otros factores se refiere.
- Un plan que describa qué hacer cuando se identifique un cambio de ámbito
(por ejemplo, notificar al patrocinador y emitir un pedido de cambio de
contrato).

SEGUIMIENTO Y CIERRE DE PROYECTOS.


A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realización del proyecto
variando las estimaciones sobre las realizaciones futuras:
- El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido
a la experiencia o al incremento de atención que les proporciona la
inmediatez (que las ha transformado de un asunto importante en un asunto
urgente).
- Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente
haberse decidido el empleo de un método diferente del inicialmente
previsto, lo que repercute en definiciones y duraciones.
- La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una
forma diferente a la establecida inicialmente.
- Se han producido o se provee que se producirán incidentes que han
repercutido en variaciones de la duración de algunas actividades respecto a
lo previsto.

Todo esto provoca que el programa base no refleje la situación real del
proyecto.

El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la


finalización del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo
de los expedientes y la documentación de todo lo aprendido a lo largo de la
ejecución del proyecto.

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DISEÑO DE PROYECTOS

METODOLOGÍAS EFICACES EN LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS.


El Diseño Metodológico corresponde al camino a seguir para el logro del
propósito general del Proyecto. El diseño metodológico debe responder al
cómo lograr los objetivos.

A continuación se describe los puntos a considerar como metodología en la


elaboración de proyectos:
1. Identificación.
2. Elaboración de proyectos:
a. El nombre o título del proyecto.
b. La definición de objetivos.
c. Fundamentación o justificación.
d. Descripción del proyecto.
e. La matriz de actividades, carta Gantt o cronograma.
f. El presupuesto.
g. Los aportes propios.
3. Fase de implementación o ejecución:
a. La ejecución de proyectos en instituciones.
b. Funciones en la administración de proyectos.
c. La función directiva.
d. La gestión participativa.
4. Evaluación de proyectos:
a. Naturaleza de la evaluación.
b. Criterios en la evaluación.
c. Población o beneficiarios.
d. Sustentabilidad.
e. Eficacia.
f. Eficiencia o análisis costo-beneficio.
g. Calidad.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Qué entiende usted por un proyecto? – Indique las etapas que lo


conforman.
2. Explique al detalle en que consiste el “triángulo del proyecto” y como su
análisis ayuda en el proceso de elaboración del proyecto.
3. ¿Qué es la meta y los objetivos del proyecto? – Explique al detalle con
ejemplos.
4. ¿Qué aplicaciones de software existen para que se pueda administrar un
proyecto?
5. ¿Qué certificaciones internacionales se pueden obtener con respecto al
tema de administración de proyectos? – Explique.
6. Presente un documento indicando: el nombre del proyecto, la meta,
objetivos, estudios de factibilidad, descripción del proyecto, presupuesto,
fechas de inicio, fechas de finalización y otros, del proyecto elegido para la
empresa en la que realiza su complementación de estudios prácticos.

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DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 02: ENTENDER LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE


UN PROYECTO.

En esta tarea realizará las siguientes Operaciones:


• Reconocer la importancia de los Recursos para el proyecto.
• Reconocer la importancia del Presupuesto para el proyecto.
• Reconocer la importancia de los Cronogramas a cumplir en el proyecto.

El éxito consiste en vencer el temor al fracaso.

Charles Agustín Sainte-Beuve

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• MS Project.

2.1. RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS PARA EL


PROYECTO.
El aprendiz indicará la importancia de contar con los recursos adecuados para
el proyecto escogido.

Realizará un listado detallado de los recursos a


utilizar en el proyecto tomando en cuenta las
características de proyecto.

Entregar un informe detallado al instructor para su evaluación.

Toda la información debe estar bien ordenada ya que luego será ingresado en
MS Project 2013.

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DISEÑO DE PROYECTOS

2.2. RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO PARA EL


PROYECTO.
Realizará un análisis del presupuesto necesario
para el proyecto elegido.

Entregará un informe detallado sobre el presupuesto


requerido.

2.3. RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS CRONOGRAMAS A


CUMPLIR EN EL PROYECTO.
El aprendiz indicará las tareas y los cronogramas para cumplir con estas
tareas.

Entregará un informe detallado sobre las tareas y los cronogramas requeridos


para lograr cumplir con el proyecto.

Toda la información debe estar bien ordenada ya que luego será ingresado en
MS Project 2013.

FUNDAMENTO TEÓRICO.

RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS PARA EL


PROYECTO.

¿Cuál es la función de los recursos?


Los recursos son necesarios para completar las tareas reales del proyecto.
Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos de material.

Puede utilizar recursos para indicar las personas o cosas que se necesitan
para completar las tareas de la programación. Puede crear recursos en el
proyecto y después asignarlos a tareas. A continuación, las tareas se
programan de acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de
asignación y los calendarios de recursos, lo cual permite una programación
más precisa.

De manera específica, debe tener en cuenta los siguientes temas básicos:

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DISEÑO DE PROYECTOS

- Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el


equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las
tareas.
- Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del
proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de
que las tareas se pasen por alto.
- Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el
momento en el que es probable que se completen.
- Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un
volumen de trabajo excesivo o insuficiente.
- Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos.

Recursos de trabajo.
Los recursos de trabajo son el equipo y las personas que completan tareas
dedicando tiempo o trabajo a las mismas. Los recursos de trabajo son distintos
de los recursos materiales, ya que éstos son las existencias de bienes
consumibles utilizados para completar una tarea.

Cuando se crea un recurso de trabajo, se hace en un contexto de tiempo.


Puede definir un nuevo recurso de trabajo indicando cuánto tiempo (o la
capacidad máxima) tendrá que dedicar al proyecto en su conjunto: tiempo
completo (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%) o múltiple (por ejemplo
200% para dos carpinteros que trabajen en el mismo proyecto).
Del mismo modo, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la
parte del tiempo de ese recurso que está disponible para dicha tarea. Es lo que
se denomina unidades de asignación. El recurso puede estar asignado a
tiempo completo (100%), a tiempo parcial (por ejemplo 30%, con el resto del
tiempo disponible para otras asignaciones) o múltiple (por ejemplo 300% para
tres fontaneros asignados a una tarea).

Recursos materiales.
Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos
consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos
ejemplos de recursos materiales son el hormigón, el acero, los tubos, la
madera, cajas eléctricas, vidrio, etc.

Cuando crea un recurso material, establece que es un material y no un recurso


de trabajo. Asimismo, define la etiqueta del material, o unidad de medida, para
ese material. Por ejemplo, metros cúbicos, toneladas, litros, cajas, etc.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Cuando asigna un recurso material a una tarea, especifica el consumo de


material para la asignación, por ejemplo, 5 toneladas de acero (que es un
consumo fijo de material). También se puede establecer si el uso de material
está basado en el tiempo; por ejemplo, 1 tonelada de acero al día (que es un
consumo variable de material).

Instrumentos de planificación y control: recursos humanos y materiales.


El objetivo fundamental de la planificación de los recursos humanos y
materiales es la asignación eficiente y eficaz de recursos al proyecto. El
problema fundamental que deben enfrentar los planificadores de recursos es la
escasez: la necesidad de recursos sobrepasa a la disponibilidad de recursos.
En presencia de esa realidad los planificadores deben adaptar cuidadosamente
los recursos disponibles a las tareas del proyecto.

En las organizaciones donde se desarrollan muchos proyectos al mismo


tiempo, este esfuerzo puede tornarse muy complejo cuando los planificadores
tratan de asignar recursos para satisfacer las necesidades de las tareas de
muchos proyectos diferentes, de modo tal que los recursos no sean ni
sobreasignados ni subutilizados.

Existe una serie de instrumentos para ayudar a los planificadores de recurso a


distribuirlos eficazmente. Examinaremos aquí cuatro herramientas muy
conocidas: la matriz de recursos, el diagrama de recursos de Gantt, la hoja de
cálculo de recursos y el diagrama de cantidad de recursos.

Matriz de recursos.
Su función consiste en vincular los recursos humanos y materiales para las
tareas del proyecto. Se construye enumerando las tareas que se encuentran en
la WBS (estructura de análisis de trabajo) a lo largo del eje vertical, y
enumerando los recursos disponibles a lo largo del eje horizontal.

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DISEÑO DE PROYECTOS

El desarrollo de una matriz de recursos es un primer paso muy conveniente


para determinar cómo se asignarán los recursos. La matriz pude construirse en
un tiempo muy breve y sirve de guía para elaborar instrumentos de dirección de
los recursos más sofisticados.

RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO PARA EL


PROYECTO.
Todo el mundo ha oído hablar de proyectos que se pasan del presupuesto. En
algunos casos, esto hace que dichos proyectos se abandonen. Una estimación
de los costos y un presupuesto del proyecto preciso y realista desempeñan un
papel fundamental para llevar a cabo el proyecto de manera satisfactoria.

Si les preguntamos a varios profesionales experimentados cuál es su objetivo


fundamental al ejecutar un proyecto, casi todos responderán: “Mi objetivo
básico es hacer el trabajo dentro del plazo fijado, dentro del presupuesto y
según las especificaciones”.

Las limitaciones económicas se manejan por medio de presupuestos. En


primer lugar, se hacen estimaciones de cuánto costará el proyecto. Una vez
que el proyecto está en marcha, se controla constantemente el presupuesto,
para ver si los costes se les están yendo de las manos a los responsables. Con
dinero se compran recursos, y los managers de proyectos han desarrollado
varias herramientas para manejar los recursos materiales y humanos: por
ejemplo, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de recursos Gantt,
diagramas de responsabilidad lineal, etc.

INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL:

EL PRESUPUESTO.
Una de las responsabilidades más importantes del jefe de proyecto es elaborar
un presupuesto y ceñirse a él. Casi siempre el éxito o el fracaso del director del
proyecto se medirá por el hecho de que su trabajo se desarrolle dentro de los
límites del presupuesto o lo supere.

Excederse del presupuesto puede tener graves consecuencias para el director


del proyecto y para la organización dentro de la cual trabaja. Pensemos en un
proyecto financiado por medio de un contrato: un exceso de coste puede llevar
a litigios, multas y pérdidas económicas para la organización que lo realiza. Si
el proyecto está financiado internamente, un exceso de gasto puede conducir a

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DISEÑO DE PROYECTOS

un grave drenaje de los escasos recursos de la organización.

En vista de la importancia del presupuesto, no es sorprendente que muchas


organizaciones concentren gran parte de la atención de sus gerentes sobre
esta área. En consecuencia, muchas empresas disponen de refinadas técnicas
para elaborar sus presupuestos, como hechos a medida para el estilo
operativo de la organización.

Componentes del presupuesto.


Por lo general, el coste de un proyecto se compone de cuatro elementos:
costes directos de mano de obra, gastos generales, prestaciones
suplementarias y costes auxiliares. Los costes directos de mano de obra se
determinan multiplicando los salarios de los trabajadores (calculados por hora o
por mes) por la cantidad de tiempo que se espera dedique al proyecto. En los
proyectos de servicio, que no son de capital intensivo, los costes directos de
mano de obra son el componente más grande del coste general del proyecto.

Los gastos generales son los gastos típicos que se hacen para mantener el
ambiente en el que se desempeñan los trabajadores. Se incluyen en este
apartado los gastos de las instalaciones de oficina, la cuenta de la energía
eléctrica, el alquiler y, muchas veces, los gastos de secretaría. Debemos
señalar que lo que se considera un gasto general en una organización, suele
ser considerado de otro modo en otra. En una organización que no utiliza
servicios de secretaría, por ejemplo, puede suceder que ese gasto se incluya
como un gasto directo de mano de obra, o como una prestación suplementaria.
Los gastos generales son relativamente fijos en comparación con los costes
directos de mano de obra. Por ejemplo, si en el largo plazo los costes de mano
de obra se incrementan un 50 por ciento probablemente los costes generales
tenderán a incrementarse también un 50 por ciento.

Las prestaciones suplementarias son beneficios fuera de salario que la


organización otorga a los empleados. Esos beneficios incluyen la contribución
del trabajador a la seguridad social, entre otros. Según la organización, las
prestaciones adicionales pueden incluir las contribuciones de empleador al
seguro de vida, seguro de salud, plan de participación en las ganancias, opción
de compra de acciones, plan de jubilación, premios y bonificación por estudios
universitarios. Las prestaciones suplementarias son también, directamente
proporcionales a los costes directos de mano de obra.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Los gastos auxiliares son gastos específicos del proyecto que la organización
no hace regularmente. Son típicos de esta categoría los siguientes gastos:
gastos de viaje del proyecto, adquisiciones de equipamiento especial y
materiales, tiempo de computación, honorarios de consultoría y costes de
reproducción e información.

En muchos proyectos, si conocemos los costes de la mano de obra, podemos


hacer buenas estimaciones de los costes totales del proyecto. Para los
proyectos de la era de la información, en los que los salarios de los
trabajadores del conocimiento suelen ser el componente más importante del
presupuesto, la estimación del presupuesto está íntimamente vinculada con la
estimación de la cantidad de mano de obra que se necesita para realizar las
tareas. Los gastos generales y las prestaciones suplementarias están
vinculados con los costes directos de mano de obra. Si conocemos también
cuáles serán los costes auxiliares, tendremos una buena estimación del coste
total del proyecto.

Fondo de reserva.
Una lamentable realidad de la dirección de proyecto es la amenaza
permanente de que los costes del proyecto superarán el presupuesto. Para
enfrentar esta amenaza es común que los directores de proyecto “engorden”
algo sus estimaciones. Un procedimiento muy usado consiste en hacer una
estimación lo más realista posible de los costes del proyecto y luego
multiplicarla por un “factor inventado” para afrontar problemas imprevistos.
Construir un fondo de reserva del entre 5 y 10 por ciento es típico en proyectos
de bajos niveles de incertidumbre; en los proyectos de alto riesgo, el porcentaje
puede ser mucho mayor.

No todos aceptan la creación de un fondo de reserva. Algunos expertos en


dirección de proyecto se oponen a ese concepto, argumentando que los fondos
de reserva fomentan el exceso de gastos y socavan la disciplina del rígido
control de los costes.

Control del presupuesto.


Como ya se mencionó, es frecuente que el equipo del proyecto descubra que
se están produciendo variaciones, es decir, desviaciones respecto del plan
original.

Lo importante no es si existe una variación, sino qué dimensiones tiene.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Si una desviación excede los niveles aceptables, la variación debe ser


identificada y sus causas investigadas.

Curva de costos acumulados.


En la planificación de proyectos es una práctica común crear un diagrama de
gastos acumulados. A ese diagrama se le llama curva de costes. Las curvas de
costes para los gastos planificados y los gastos reales se crean sumando los
gastos de cada mes al informe previo de los gastos de período. De este modo,
se general curvas de costes suaves, ascendentes y no decrecientes. La altura
de una curva representa los costes totales hasta la fecha para un determinado
punto del tiempo. Por ejemplo, la altura de la curva de los gastos planificados
en el final del proyecto representa el total de los costes presupuestados.

Las curvas de costes acumulados (llamadas también curvas S) son útiles para
controlar las variaciones de coste de un vistazo. La diferencia de altura entre la
curva para los gastos planificados y la curva para los gastos reales representa
el valor monetario de la varianza en un momento dado. Idealmente la curva
para los gastos reales tiene un aspecto muy similar al de la curva para los
gastos planificados.

RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LOS CRONOGRAMAS A CUMPLIR EN


EL PROYECTO.
La matriz de recursos sólo muestra cómo se asignan los recursos a las
diferentes tareas; no muestra cómo esos recursos son asignados a lo largo del
tiempo. Esto se logra por medio del diagrama de recursos de Gantt.

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DISEÑO DE PROYECTOS

El diagrama de recursos de Gantt nos muestra cómo deben asignarse nuestros


recursos, tarea por tarea, a lo largo del tiempo.

El control del cronograma se ocupa de determinar cómo se gestionará y


controlará el cronograma y ver el estado del mismo durante el proyecto, influir
sobre los factores que crean cambios en el cronograma y determinar los
cambios en el mismo, gestionándolos a medida que se suceden para
determinar si es necesario un cambio o una acción preventiva o correctiva.

Las desviaciones deben identificarse, analizarse y, si fuera preciso, actuar


sobre las mismas. Es conveniente identificar las causas de las variaciones,
tanto favorables como desfavorables, tomando las acciones pertinentes para
garantizar que las variaciones desfavorables no afectan a los objetivos del
proyecto. Asimismo, es preciso determinar los posibles impactos que los
cambios en el cronograma puedan producir sobre los presupuestos, recursos
del proyecto o la calidad del producto.

El cronograma es muy importante ya que determina los tiempos de ejecución


de cada una de las actividades a realizar, así como detectar los posibles
factores externos o internos para la realización de un proyecto.

Cuando hablamos de factores se hace referencia a personas, servicios,


materiales y/o productos, el tiempo e información que nos será de gran
utilidad.

El proceso de gestión del tiempo del cronograma del proyecto incluye lo


siguiente:
- Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del
cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.
- Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta
las dependencias entre las actividades del cronograma.
- Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades
de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.
- Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos
laborables que serán necesarios para completar cada actividad del
cronograma.
- Desarrollo del Cronograma: Se analizan las secuencias de las actividades
así como su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 92
DISEÑO DE PROYECTOS

- Control del Cronograma: Controla los cambios del cronograma del proyecto.

TÈCNICAS GRÁFICAS PARA LA PLANIFICACIÓN Y EL CONTROL DE


PROYECTOS:

Tenemos las siguientes técnicas:


- GANTT: Graficas individuales y de avance en barras.
- C.P.M.: Método de ruta crítica.
- P.E.R.T.: Técnica de revisión y evaluación de programas.

Diagrama de GANTT.
Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las
tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue
inventada por Henry L. Gantt en 1917.

Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta


herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los
sectores. El Diagrama de GANTT es una herramienta para el director del
proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del
proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas
personas involucradas en el proyecto.

Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple


hoja de cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más
conocida es Microsoft Project. También existen equivalentes de este tipo de
software que son gratis.

Método de ruta crítica (C.P.M).


El método de la ruta crítica o del camino crítico es un algoritmo utilizado para el
cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos. Este sistema de
cálculo conocido por sus siglas en inglés CPM (Critical Path Method), fue
desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de

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DISEÑO DE PROYECTOS

investigación de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand,


buscando el control y la optimización de los costos mediante la planificación y
programación adecuadas de las actividades componentes del proyecto.

El objetivo principal de este método es determinar la duración de un proyecto,


donde cada una de las actividades del mismo tiene una duración estimada. La
duración de las actividades que forman la ruta crítica determina la duración del
proyecto entero y las diferencias con las otras rutas que no sean la crítica se
denominan tiempos de holgura. Un proyecto puede tener más de una ruta
crítica.

Existen dos redes dentro del método de la Ruta Crítica:


- Diagrama de Flechas.
- Redes de Precedencia.

Ambos sirven para determinar la ruta crítica de un proyecto.

Diagrama de Flechas.
Consisten en elaborar una red o diagrama en la que se muestra todas las
actividades pertenecientes a la elaboración de un proyecto, muestra una
secuencia lógica en la que se debe realizar dicho proyecto y se especifica la
interdependencia entre una actividad y otra. Las actividades se representa
mediante flechas y las uniones entre una actividad y otra se representa
mediante Nodos.

Redes de Precedencia.
Las actividades se representan en los
nodos y las flechas sirven únicamente para
conectar actividades, así como especificar
el tipo de relación entre una y otro. En esta
podemos establecer relaciones especiales
entre todas las actividades.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Método P.E.R.T.
El método PERT es una técnica que le permite dirigir la programación de su
proyecto. El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de
tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos
de un proyecto.

Fue diseñada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinación
del trabajo de miles de personas que tenían que construir misiles con cabezas
nucleares POLARIS.

En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente:


- Desglose preciso del proyecto en tareas,
- Cálculo de la duración de cada tarea,
- La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la
supervisión de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de
tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones.

Red PERT.
La red PERT (a veces denominada gráfico PERT) consta de los siguientes
elementos:

• Tareas (a veces denominadas actividades o etapas), representadas por una


flecha. Se le asigna a cada una de las tareas un código y una duración. Sin
embargo, la longitud de la flecha es independiente de la duración de la tarea.
• Etapas, es decir, el inicio y el final de la tarea. Cada tarea tiene una etapa de
inicio y una de finalización. Con excepción de las etapas iniciales y finales,
cada etapa final es una etapa de inicio de la siguiente tarea. Las etapas
generalmente están numeradas y representadas por un círculo, pero en
algunos otros casos pueden estar representadas por otras formas
(cuadrados, rectángulos, óvalos, etc.).
• Tareas ficticias, representadas por una flecha punteada que indica las
limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.

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DISEÑO DE PROYECTOS

SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.


Se tienen diversos programas de software que ayudan a realizar una mejor
administración de los proyectos, entre estos tenemos:

Microsoft Project.
Software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y
comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el
desarrollo de planes, asignación los recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es
la más reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos,
aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of
Knowledge) del Project Management Institute.

Con Project 2013, puede crear nuevos informes profesionales y llenos de color
sin tener que exportar los datos a otro programa. Agregue imágenes, gráficos,
animaciones, vínculos y mucho más; todo lo que necesita para compartir la
información de estado del proyecto clara y eficazmente con los accionistas y
miembros del equipo de trabajo.

Project 2013 le ayuda a mantener el


contacto con los miembros de su
equipo. Obtenga actualizaciones del
progreso, haga preguntas rápidas o
mantenga discusiones de estrategia a
largo plazo, todo ello sin abandonar
Project.

Collabtive.
Esta herramienta es la alternativa open
source a herramientas propietarias
como esta. Permite importar desde
Basecamp e incluye funciones similares
como la gestión de diferentes proyectos
y las listas de tareas. También mide el
tiempo dedicado a las tareas, emite
informes y cuenta con varios plugins para extender sus funciones. Sólo se
encuentra actualmente en idioma inglés.

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DISEÑO DE PROYECTOS

Project HQ.
Es una aplicación open source que
permite gestionar proyectos de
manera colaborativa, sus principales
funciones son: Gestión de puntos de
referencia (hitos o milestones del
proyecto), tareas, listas de tareas,
sistema de seguimiento, etc.

Gantt PV.
Este es un programa gratuito, además es un programa simple, sin
complicaciones, que se basa en diagramas de Gantt para planificaciones de
proyectos y seguimiento de tareas. Está disponible para Windows, Mac OS X y
Linux.

Gantt PV es un software para la previsión de proyectos.

Permite crear los siguientes elementos:


- Crear los horarios de proyecto.
- Planear las asignaciones de las tareas.
- Crear las listas de la carta recordativa.
- Exhibir Diagramas de Gantt.
- Manejar las cantidades de trabajo.
- Definir las tareas del proyecto, las duraciones de la tarea, las dependencias,
las fechas de inicio, los días de fiesta, y las horas normales de trabajo.
- Calcular las fechas de extremo de tarea.
- Reutilizar los proyectos de la plantilla.
- Supervisar la productividad del equipo, el funcionamiento del horario y los
costos gastados.
- Planear los proyectos múltiples.
- Compartir los recursos.
- Dar prioridad a los artículos de la carta recordativa a través de proyectos.
- Imprimir informes atractivos.
- Crear los diagramas de red de la tarea, etc.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 97


DISEÑO DE PROYECTOS

Clocking IT.
Este programa también tiene diagramas de Gantt interactivos, más otras
utilidades como contador de tiempo, varias formas de comunicación,
seguimiento e indexación de los cambios, con unos muy buenos informes de
avance. Disponible en 14 idiomas, entre ellos el español.

TeamWork.
Excelente interfaz para una herramienta online que permite hacer un
seguimiento de distintos proyectos y equipos de trabajo, con una versión
optimizada para acceder desde móviles. Tienen licencias gratuitas para
organizaciones sin ánimo de lucro y bloggers. Disponible para Mac OS X, Linux
y Windows.

Teamwork es una sencilla herramienta que nos permitirá, mediante su entorno


de usuario bastante intuitivo y claro de usar, la gestión de proyectos y sus
relaciones con los clientes.

Una vez nos hagamos nuestra cuenta, elegiremos nuestro propio subdominio
dentro de una lista de dominios disponibles, con lo que ésa será nuestra
dirección de acceso. Ya una vez dentro, tan sólo nos queda por empezar los
proyectos, añadir hitos del proyecto, tareas que además se podrán asociar a
hitos, seguimiento de la duración de cada participante, mensajes, que podrán
clasificarse por categorías y con la posibilidad de ser privados para los
miembros de un sólo proyecto, block de notas y registro de los posibles
riesgos.

Además contamos con un tablero donde ver resumidamente las actividades de


nuestros proyectos, sus hitos en los próximos tres meses, que podrán ser
filtrados por usuarios, todas las tareas, igualmente filtrables por usuarios, todos
los mensajes y una previsualización de los proyectos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 98


DISEÑO DE PROYECTOS

En la parte superior derecha tenemos las opciones de configuración,


modificación del tipo de plan y de gestión de usuarios. La parte mala es que
cualquier plan que elijamos, incluso el gratuito, disponemos de 30 días de
pruebas, y siguiendo con el plan gratuito, podemos tener dos planes activos a
la vez y con 5 MB de espacio.

IceScrum.
Tiene la misma interfaz para todos los roles. Incluye registros de historias de
usuario (backlogs), de asuntos, de problemas y pruebas, chat en línea, timeline
e indicadores de producto.

IceScrum es una aplicación desarrollada en J2EE.

Características:
- Cronología. Una vista gráfica que muestra el ciclo de vida del proyecto con
los lanzamientos y sprints.
Permite que cada miembro
pueda visualizar el estado
del producto.
- Indicadores. Cuenta con
indicadores muy bien
definidos que se generan
en forma automática.

B-kin Project Monitor.


Aplicación de gestión de proyectos que te permite definir y controlar de forma
sencilla los principales elementos involucrados en la monitorización
administrativa de tu trabajo: proyectos, tareas, personas y gastos. Esta no es
una aplicación gratuita.

Es un software de gestión de proyectos muy profesional porque:


- Planifica tiempos, costes, recursos humanos, esfuerzos, trabajos... con las
mejores herramientas: diagramas de Gantt, planificadores rápidos de tareas
y recursos, tareas predecesoras, bloqueo de planificación...).

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 99


DISEÑO DE PROYECTOS

- Controla tus proyectos y tareas. Gestiona su avance, plazos, costes,


esfuerzos, recursos (grupos de personas, perfiles y personas), y consulta los
informes que necesites sobre la gestión de proyectos.
- Te ofrece la información que necesites sobre cada elemento. Comparte la
información del software de gestión de proyectos en forma de documentos,
foros, informes, listados... aportando valor a tus proyectos y tareas.
- Más de cincuenta informes ya configurados en el software de gestión de
proyectos sobre esfuerzos y costes. Puedes configurar y compartir tus
propios informes personalizados con el software de gestión de proyectos.
- Gestiona las tareas fácil y eficazmente. Planifica los plazos, recursos y
esfuerzos de cada tarea en la gestión de proyectos.
- Controla los cambios que se producen en tus proyectos. Modifica fácilmente
los plazos, recursos y esfuerzos. Actualiza la información de las tareas,
reasígnalas y controla su avance con el tiempo, o al ir imputándose las horas
de esfuerzo mediante los partes horarios.
- Preparada para diferentes tipos de usuario: Cada tipo de usuario del
software de gestión de proyectos (responsables de programas, jefes de
proyecto o de área, responsables de tareas intermedias o personas que
realizan los trabajos) verá la información de gestión de proyectos y accede a
opciones según sus permisos y responsabilidad.

El software de gestión de proyectos de B-kin te ofrece importantes ventajas:


- Es online. Es el software de gestión de proyectos perfecto para entornos
distribuidos, en los que varias personas necesitan acceder a la información
en tiempo real. Con el servicio que está disponible donde quieras y cuando
quieras, sin instalaciones ni grandes desembolsos.
- Es flexible. Se adapta a tu empresa, independientemente de la localización
ubicación, delegaciones... permitiendo que personas que utilizan el software
de gestión de proyectos desde diferentes lugares puedan trabajar juntos.
- Es multiplataforma. Puedes cambiar de PC, sistema operativo, etc. cuando
quieras porque los datos están online. Tan sólo necesitas una conexión a
Internet e Internet Explorer 6.0 o superior
para utilizar el software de gestión de
proyectos.
- Es seguro. B-kin se responsabiliza del
alojamiento del software de gestión de
proyectos, garantizando la seguridad y
confidencialidad de la información.
- Es completo. El software de gestión de
proyectos te ofrece el sistema más

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 100


DISEÑO DE PROYECTOS

avanzado para la planificación de esfuerzos, costes y recursos humanos.


Con las mejores herramientas y años de experiencia.
- Es multiproyecto. Agrupa tus proyectos en programas o grupos y analízalos
fácilmente en el software de gestión de proyectos.
- Es colaborativo. La participación está asegurada mediante foros de
discusión y secciones de documentación para subir y compartir documentos
dentro de cada programa, proyecto o tarea del software de gestión de
proyectos.

Dotproject. Creado por dotmarketing.org en el año 2000, con el fin de construir


una herramienta para la Gestión de Proyectos. DotProject está construido en
aplicaciones de Código abierto y es mantenida por un pequeño pero dedicado
grupo de voluntarios. Es una aplicación basada en web, multiusuario, soporta
varios lenguajes y es Software libre.

GanttProject.
Permite programar y organizar las
tareas y asignación de personas y
recursos sobre una representación
Gantt, siendo mucho más ligera que
MS Project. Interesante herramienta
para aquellos que no quieran utilizar
Microsoft Project por su complejidad.

Open Workbench.
Aplicación creada para trabajar sobre Windows, esta aplicación es de código
abierto y ofrece una solución robusta a las funcionalidades de gestión de
proyectos. Además es una aplicación gratis que puede ser distribuida sin
problemas.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 101


DISEÑO DE PROYECTOS

OpenProj.
Programa de escritorio para la gestión de proyectos: gratuito, open source, con
versiones para Linux, Unix, Mac y Windows; compatible con ficheros MS
Project y con todas las funcionalidades que ofrece Project (como aplicación de
escritorio stand-alone).

Se ejecuta en la plataforma Java, lo que permite ejecutarlo en una variedad de


diferentes sistema operativos.

OpenProj dejó de estar en fase beta con el lanzamiento de la versión 1.0, el 10


de enero de 2008.

A finales de 2008 Projity fue adquirida por Serena Software. A principios de


2009 el apoyo a OpenProj y la comunicación sobre el desarrollo de OpenProj
parecen que han sido suspendidos. Sin embargo, había confirmaciones de que,
según el CVS, el desarrollo de OpenProj continúa ya que un miembro de la
comunidad de código abierto mejora el programa y corrige los problemas
técnicos. La cuestión de si el software permanece abierto o no bajo estas
condiciones comerciales está por verse aún.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 102


DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Cuáles son los aspectos administrativos a considerar en la


realización de proyectos?
2. ¿Cuáles son las metodologías eficaces en la elaboración de proyectos?
3. Indique las características más importantes de los programas más utilizados
para la gestión de proyectos.
4. ¿Indique algunas ventajas y desventajas de utilizar el software: Microsoft
Project 2013?

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 103


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 03. ENTENDER EL FUNCIONAMIENTO DE MICROSOFT


PROJECT.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:

• Iniciando Microsoft Project.


• Reconocer el ambiente de trabajo de Microsoft Project.
• Creación y definición de proyectos en Microsoft Project.

El secreto del éxito en la vida de un hombre está en


prepararse para aprovechar la ocasión cuando se presente.
Benjamin Disraeli

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

3.1. INICIANDO MICROSOFT PROJECT.


El aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al cuadro de dialogo


“Ejecutar” utilizando la combinación
de teclas: “Tecla Windows” + “r”.
2. Luego ingrese el nombre del
programa: “Winproj”:
3. Haga clic en el botón “Aceptar” y se
abrirá la aplicación “Project 2013”.
4. Haga clic en la opción “Proyecto en blanco” y se mostrará una interfaz
gráfica muy interesante que nos permitirá administrar de forma muy practica
la información del nuevo proyecto:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 104


DISEÑO DE PROYECTOS

Existe otro método para abrir esta aplicación desde el sistema operativo
Windows 8, para esto realice los siguientes pasos:

1. Ingrese a las opciones de búsqueda en Windows 8.


2. Ingrese el nombre de la aplicación: “Project”.

3. Haga clic en el icono que aparece al lado izquierdo para ingresar a la


aplicación.

3.2. RECONOCER EL AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT


PROJECT.
Para realizar esta operación, el aprendiz seguirá el procedimiento que a
continuación se indica:

1. Abrirá la aplicación utilizando una plantilla, en este caso utilizará la plantilla


denominada: “Plan de proyecto sencillo”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 105


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Haga clic en la ficha “proyecto” y escoja la herramienta “Información del


proyecto” ubicada en el grupo de herramientas “Propiedades”.

3. Desde esta herramienta podrá ver la información referente a la fecha de


inicio y fin del proyecto.
4. Además, puede hacer clic en el botón “Estadísticas” ubicado en el extremo
inferior izquierdo para visualizar la información más ordenada:

5. Desde el cuadro de dialogo “Estadísticas de proyecto Plan de proyecto


sencillo” podrá ver la fecha de inicio: “lunes 07/04/14” y la fecha de fin:
“miércoles 21/05/14”.
6. Haga clic en “Cerrar”.

El estudiante detallará cada uno de los elementos que conforman la interfaz


gráfica del nuevo MS Project 2013.

3.3. CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROYECTOS EN MICROSOFT


PROJECT.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 106


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Haga clic en la ficha “Proyecto” y haga clic en “Información del proyecto”.


3. Luego, aparecerá el cuadro de dialogo “Información del proyecto”, aquí debe
ingresar las fechas de inicio y fin del proyecto escogido en las tareas
anteriores del manual de consulta.

FUNDAMENTO TEÓRICO.

INICIANDO MICROSOFT PROJECT.


Microsoft Project es un programa de computación que permite planear y
controlar proyectos simples y complejos, brindando una serie de herramientas
para su diseño y control.

Microsoft Project administra la información del proyecto, permitiendo un fácil


ingreso, organización y diferentes formas de presentar la información del
proyecto.

Ediciones de Project 2013.


Microsoft Project Standard 2013.
Proporciona nuevas y más fáciles maneras de mantener proyectos
organizados. Tome ventaja de sus características flexibles que le ayudarán a
comenzar a ser más eficientes y productivos. Crea fácilmente informes
modernos para medir el progreso y comunicar efectivamente los detalles del
proyecto con su equipo y las partes interesadas.

Microsoft Project Standard está diseñado para ayudar a los gerentes de


empresas y equipos de proyecto a gestionar dinámicamente los horarios y
recursos, colaborar en proyectos, y analizar la información del proyecto.
Microsoft Project Standard se puede utilizar independiente o en combinación

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 107


DISEÑO DE PROYECTOS

con Microsoft Project Server para colaboración en equipo de forma más


avanzada.

Microsoft Project Professional 2013-


Microsoft Project Professional se adapta a las necesidades de los proyectos
empresariales y administradores de recursos. Proporciona una solución
escalable y personalizable para organizaciones con proyectos de gran alcance
y el informe de recursos, análisis de escenarios y las capacidades de gestión
de recursos son más completos. Microsoft Project Professional se utiliza en
combinación con Microsoft Project Server para la colaboración óptima entre
todo el equipo que forma parte del proyecto.

Características en ambas ediciones:


La siguiente tabla muestra las características disponibles en Microsoft Project
Standard y Microsoft Project Professional, y describe sus diferencias en la
funcionalidad:

Microsoft Project Microsoft Project Professional


Característica Standard

Admite la publicación de
proyectos principales y Admite la publicación de proyectos
proyectos insertados de principales y proyectos insertados de
Microsoft Project Server. Microsoft Project Server.
Los usuarios pueden ser Los usuarios pueden ser restringidos
restringidos de la de la publicación de los proyectos
publicación de los principales en Microsoft Project Server
Proyectos
proyectos principales en para evitar la doble contabilidad de los
consolidados.
Microsoft Project Server recursos y la codificación incoherente.
para evitar la doble Proyectos insertados de un proyecto
contabilidad de los principal deben ser de la misma
recursos y la codificación versión.
incoherente.

Los usuarios pueden ser restringidos


Los usuarios son
de crear calendarios base, ya que los
Calendarios base responsables de crear
calendarios empresa-riales se pueden
de Microsoft calendarios base para el
utilizar a través de proyectos en
Project. proyecto.
Microsoft Project Server.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 108


DISEÑO DE PROYECTOS

Un mensaje notifica a los


Una configuración de moneda
usuarios acerca de la emi-
específico puede automáticamente
Configuración de sión de moneda cuando se
ser decidida por los proyectos y
moneda. consolidan los proyectos
recursos de Microsoft Project Server.
con diferentes monedas.

Puede ser limitado a sólo modo de


empresa o permitir el modo mixto.
Todo modo de grupo de Nota: Para obtener funcionalidad
El modo mixto.
trabajo. empresarial consistente, el modo
mixto debe ser evitado.

Usa la plantilla global de empresa en


la base de datos de Microsoft Project
Utiliza una política o un
Server, además de una política o de
Archivos archivo global específico
archivos global específica del usuario
globales. del usuario (Global.mpt).
(Global.mpt).

Almacena todos los datos en una


base de datos en Microsoft SQL
Almacenamiento Soporta archivos mixtos y Server 2000 (o versión posterior) que
de datos. formatos de base de datos. puede ser gestionado por el grupo de
operadores.

Los usuarios pueden utilizar el cuadro


Los usuarios pueden abrir
de diálogo Abrir para verificar que los
Acceso un proyecto ya abierto
proyectos y los recursos que ya están
multiusuario. como de sólo lectura.
desprotegidos.

Utiliza un pool de recursos


Utiliza un pool de recursos de la
compartidos. Un pool de
empresa y muestra sólo los recursos
recursos compartidos no
de un equipo de proyecto abierto. Un
Compartir es escalable, ya que se
pool de recursos de empresa puede
recursos muestran todos los
contener una gran cantidad de
recursos cuando se abre
recursos.
un proyecto que se
comparte.

No existen disposiciones Utiliza una plantilla global de empresa


especiales para trabajar en caché que le permite trabajar con
sin conexión. Para trabajar los proyectos que se guardan fuera de
sin conexión, un proyecto línea. Los cambios en un proyecto
Acceso a
se puede guardar como un fuera de línea se pueden guardar en
archivos sin
archivo en la computadora línea cuando vuelva a conectarse a
conexión
de un usuario. Microsoft Project Server.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 109


DISEÑO DE PROYECTOS

Mantiene vínculos dentro de una


versión.
Las Puede enlazar a varias
Guardar un proyecto a otra versión
dependencias copias de un mismo
redirige dependencias externas a esa
externas. proyecto.
versión.

Si se utiliza Microsoft Marcado con un indicador, los


Project Server, los recursos inactivos se muestran
recursos inactivos que no claramente en las vistas de recursos,
Recursos
se pueden ver en Microsoft y se le pide para reemplazarlos en el
inactivos.
Project Standard. trabajo restante.

Características Sólo en Microsoft Project Professional:


La siguiente tabla muestra las características que sólo están disponibles en
Microsoft Project Professional:

Característica Microsoft Project Microsoft Project Professional


Standard

Se utiliza para comprobar automáti-


camente los proyectos, los recursos y
Comandos de la plantilla global de empresa de
administración. No disponible. nuevo en Microsoft Project Server si
permanece desprotegido cuando
Microsoft Project se cierra.

Se utiliza para estandarizar la configu-


ración a través de una organización, la
plantilla global de la empresa se
Plantilla global de No disponible. almacena en un proyecto especial en
Empresa. Microsoft Project Server. Sólo puede
ser editado por alguien con privilegios
administrativos en el servidor.

Se utiliza para mantener la coherencia


en toda la organización, los campos
personalizados de empresa se con-
figuran en Microsoft Project Server pa-
ra que los campos y sus tablas de
Campos búsqueda son las mismas para todos
personalizados No disponible. los proyectos y recursos. Campos per-
de empresa. sonalizados de empresa tienen atribu-

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 110


DISEÑO DE PROYECTOS

tos específicos. Por ejemplo, pueden


ser necesarios los campos, para que a
los usuarios se les pida que introduz-
can información en ese campo.

Se utiliza para compartir recursos a


través de proyectos en la empresa,
recursos de la empresa forman parte
del fondo de la organización de los
recursos. El acceso a los recursos
puede ser limitado por los permisos.
Los recursos de Los recursos de empresa tienen un
empresa. No disponible. nombre de recurso único y el ID en
todos los proyectos en Microsoft
Project Server. Indicadores
diferencian los recursos locales,
genéricos, e inactivos de recursos de
la empresa en las vistas de recursos y
en el equipo desde la función
Enterprise.

Se utiliza para construir su equipo, el


equipo desde la función Enterprise
Crear equipo permite que usted busque los
desde la No disponible. recursos de la empresa por cualquier
empresa. atributo de recurso, incluida la
disponibilidad en un marco de tiempo
específico.

Se utiliza principalmente para la


sustitución de recursos para
reemplazarlos por recursos
Recursos específicos que poseen las mismas
genéricos. No disponible. habilidades, recursos genéricos son
recursos de marcador de posición, no
individuos específicos.

Resume el trabajo de los miembros


del equipo en otros proyectos sin abrir
Asignaciones de en una única asignación para cada
recursos de No disponible. proyecto. Al nivelar los recursos de un
resumen. proyecto, las demandas de asignación
de recursos de resumen se
contabilizan primero.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 111


DISEÑO DE PROYECTOS

No disponible, en
Microsoft Project Soporta versiones archivadas y
Standard, sin publicadas de un proyecto de "what-if"
embargo, los como copia de seguridad y análisis.
usuarios pueden La versión publicada se actualiza
Versiones del simular las cuando se abre en Microsoft Project
proyecto. versiones del con la última plantilla global de
proyecto de ahorro empresa y de los recursos de datos. A
de copias de un diferencia de las líneas de base del
proyecto en proyecto, las versiones representan
diferentes bases de una copia completa de un proyecto.
datos o carpetas.

Proporciona una API segura


Project Data No disponible. extensible para el acceso a Solution
Services Builder para Microsoft Project Server.

Utiliza códigos de esquema de


empresa para analizar los datos de
Analizador de No disponible. asignación de fase dentro de un
Portfolio. proyecto o entre proyectos de una
tabla dinámica o gráfico dinámico.

Permite analizar los recursos de la


organización o dentro de un
Asistente para la departamento específico, y para
sustitución de No disponible. realizar asignaciones basadas en las
recursos. habilidades y la disponibilidad de
recursos.

Modela diferentes escenarios para


que el personal del proyecto pueda
Modelador de No disponible. determinar la viabilidad de un nuevo
Portfolio. proyecto, dan prioridad a los
proyectos y recursos, o encontrar
problemas potenciales.

Centro de Muestra el trabajo y la disponibilidad


No disponible.
recursos de los recursos a través de una
organización empresarial.

Project Server 2013.


Proporciona capacidades de administración de proyectos, administración de
trabajos y administración de carteras para la empresa.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 112


DISEÑO DE PROYECTOS

Con Project Server 2013, las organizaciones pueden iniciar, seleccionar,


planear y proporcionar proyectos de forma eficaz, a la par que realizan un
seguimiento del tiempo y el presupuesto. Project Server 2013 también
proporciona amplias capacidades de elaboración de informes por medio de
Servicios de Excel en SharePoint Server 2013 para informar sobre todos los
aspectos del ciclo de vida de los proyectos. Project Server 2013 está creado
sobre SharePoint Server 2013.

El lanzamiento de Project Server 2013 está asociado al lanzamiento de un


nuevo servicio de Office 365 para empresas, Project Online. Con Project
Online, todo el mantenimiento operativo se lleva a cabo mediante un servicio
en línea hospedado en los centros de datos de Microsoft, lo que le permite
centrarse en las tareas de administración de proyectos. El servicio Project
Online de Office 365 ofrece todo tipo de capacidades de administración de la
cartera de proyectos (PPM) (Administración de propuestas, Administración de
la cartera de proyectos, Administración de recursos, Informes, etc.). Los
administradores de carteras de proyectos, los jefes de proyecto y los
integrantes de grupo pueden tener acceso a Project Online desde cualquier
lugar con una conexión a Internet.

Project Server 2013 es un sistema de varios niveles que amplía la arquitectura


de Office Project Server 2007. El nivel de front-end incluye Project Professional
2013, Project Web App y aplicaciones de terceros. Las aplicaciones cliente se
comunican con el nivel intermedio con Project Server Interface (PSI) o
mediante los extremos de modelo de objetos de cliente (CSOM) que, a su vez,
se comunican con la PSI y con la capa de objetos empresariales. El acceso a la
base de datos está integrado en los objetos empresariales. El sistema de
eventos de Project Server puede tener acceso a controladores de eventos
remotos y locales. El servicio Project Calculation Service duplica las
capacidades del motor de planificación de Project Professional. Las
aplicaciones cliente no tienen acceso directo (en principio) a la base de datos
de Project Web App; Project Server oculta los objetos empresariales de los
clientes.

En Project Server 2013, el Servicio de Project Server ofrece funciones de


administración de proyectos no solo para Project Web App (PWA) sino en toda
la granja de servidores de SharePoint Server 2013 en la que reside. Uno de los
cambios más importantes está en el uso de una única base de datos de Project
Web App para Project Server 2013.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 113


DISEÑO DE PROYECTOS

En Project Server 2010, cada instancia de Project Server 2010 usaba un


conjunto de cuatro bases de datos de Project Server (Borrador, Publicar,
Informes y Archivo). En Project Server 2013, las cuatro bases de datos de
Project Server 2013 se consolidan en una única base de datos, la base de
datos de Project Web App (nombre predeterminado: ProjectWebApp). Las
tablas de informes conservan los nombres anteriores y los nombres de las
tablas Borrador, Publicar y Archivo ahora tienen los prefijos draft., pub. y ver.
Las vistas y tablas Borrador, Publicar y Archivo no admiten el acceso directo.
Los informes solo usan las vistas y tablas de Informe.

Estos cambios se deben a la necesidad de reducir el coste total de la propiedad


(TCO) del uso de Project Server 2013, sobre todo en las implementaciones de
entornos compuestos por varias instancias de PWA. La reducción del número
de bases de datos necesarias para usar Project Server 2013 reduce los costes
asociados al mantenimiento de los datos (actualización, copia de seguridad,
recuperación tras desastres, etc.).

Disponibilidad de sitios de proyecto en SharePoint Server 2013.


La característica de sitios de proyecto proporciona funciones básicas de
administración de proyectos en todas las versiones de SharePoint Server 2013.
La característica de sitios de proyecto ofrece a los usuarios de SharePoint
Server 2013 un sitio de colaboración que permite administrar todo tipo de
proyectos.

Los sitios de proyecto en SharePoint Server 2013 permiten a los miembros de


la organización colaborar de forma eficaz en proyectos ligeros. Esta
característica permite a los jefes de proyecto hacerse con una perspectiva
rápida de lo que ocurre en un proyecto. Asimismo, permite a los integrantes del
grupo ver rápidamente cómo encaja su trabajo en el contexto general. Los
sitios de proyecto también permiten tener acceso y compartir comunicaciones,
documentos y datos relevantes.

Los sitios de proyecto ofrecen lo siguiente:


- Elemento web de resumen del proyecto.
- Escala de tiempo visual de las tareas del proyecto.
- Programación completa de tareas del proyecto.
- Bibliotecas de almacenamiento de documentos de proyectos relevantes.
- Bloc de notas que agilizan la captura y la organización de información sobre
el proyecto.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 114


DISEÑO DE PROYECTOS

- Calendario compartido de eventos del equipo.


- Posibilidad de conectar con la aplicación cliente de Project 2013.

Cuando SharePoint Server 2013 está conectado a Exchange Server, el sitio del
proyecto también puede incluir un buzón de correo de equipo que facilita la
comunicación unificada sobre el progreso del proyecto. Cuando un sitio de
proyecto forma parte de una colección de sitios que está asociada a Project
Server 2013, este puede usarse para capturar problemas, riesgos y entregas.
Asimismo, se puede cambiar para obtener el máximo control (frente al modo
administrado) y, de este modo, obtener una funcionalidad de Project Server
2013 más robusta.

Aunque los sitios de proyecto ofrecen al usuario de SharePoint Server


capacidades de administración de proyectos sencillas, es posible que el
entorno evolucione y necesite usar características adicionales. Por ejemplo,
puede tener numerosos sitios de proyecto y requerir una vista colectiva de la
información. Cuando se necesitan funcionalidades de administración de
proyectos adicionales, el método estructurado permite migrar fácilmente los
datos del sitio del proyecto a Project Server 2013.

Disponibilidad móvil de proyectos.


Una nueva característica agregada de Project Server 2013 es que admite el
acceso móvil a los datos del proyecto. Por ello, la solución dispone de un sitio
móvil web que permite a los integrantes del grupo y a los jefes de proyecto ver
el estado de los proyectos desde dispositivos móviles. Gracias al uso de sitios
móviles táctiles, podrá tener acceso y modificar documentos del proyecto
relevantes, además de realizar simples modificaciones de programación de los
proyectos desde Windows Phone 7.5 (con el explorador Internet Explorer 9),
Apple iPhone o desde dispositivos Android.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 115


DISEÑO DE PROYECTOS

Ingreso a la aplicación.
Microsoft Project es un programa de software que nos permite planear y
controlar proyectos simples y complejos, brindándonos una serie de
herramientas para su diseño y control.

Microsoft Project administra la información del proyecto, permitiendo un fácil


ingreso, organización y diferentes formas de presentar la información del
proyecto.

Existen diferentes métodos para abrir esta aplicación.

Se describirán algunos:
Desde el buscador de aplicaciones de Windows 8:
1. Desde el sistema operativo Windows 8, utilizaremos la herramienta de
búsqueda de aplicaciones.
2. En esta herramienta colocaremos “Project 2013” y haremos clic en la
aplicación que aparecerá al lado izquierdo de la pantalla:

Desde el cuadro de dialogo “Ejecutar” de Windows 8:


1. Para este procedimiento, debemos
abrir el cuadro de dialogo
“ejecutar”, utilizando la
combinación de teclas: Tecla
Windows + r.
2. Colocará el nombre de la
aplicación: “WINPROJ”.
3. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Reconocer el ambiente de trabajo de Microsoft Project.

Microsoft Project 2013 cuenta con una interfaz orientada a resultados,


facilitando el planeamiento y control de diversos tipos de proyectos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 116


DISEÑO DE PROYECTOS

Elementos de la interfaz de usuario de Project 2013.

El ambiente de trabajo de Microsoft Project está conformado por los siguientes


elementos:

1. Barra de título: Muestra el nombre del archivo y los botones para


minimizar, restaurar y cerrar una ventana.
Esta barra se encuentra en la parte superior de la ventana principal de MS
Project 2013.
2. Barra de acceso rápido: En MS Project 2013 existe una barra de
herramientas que contiene algunos comandos comunes para trabajar con los
archivos llamada Acceso rápido. Esta Barra de herramientas de acceso
rápido se encuentra a la izquierda de la barra de título y en programas como
Word, Excel, Project entre otros, presenta tres
botones clásicos (Guardar, Deshacer y
Rehacer/Repetir).
La barra de acceso rápido puede ser modificada realizando el siguiente
procedimiento:

• A la derecha de la barra de
herramientas de acceso rápido se
encuentra una flecha de nombre
Personalizar barra de herramientas
de acceso rápido. Al hacer clic en
esta flecha se muestran varios
comandos que puede agregar a la
barra. Todos los comandos de esta
lista que tengan un visto bueno
(Checking) nos indica que están
activos y por lo tanto se muestran en

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 117


DISEÑO DE PROYECTOS

la barra.
• Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.
• Además encontrará, en esta lista, la opción “Más comandos”, desde la
cual podrá activar el cuadro de diálogo “Opciones de Project” con la
opción Barra de herramientas de acceso rápido activa. Con esta opción
podrá personalizar los comandos que se encuentran en la barra, agregar
más comandos o quitar los que ya no son requeridos:

• Finalmente, se tiene la opción: “Mostrar debajo


de la cinta de opciones”, la cual permite mover la
barra de herramientas de acceso rápido y
posicionarlo por debajo de la Cinta de opciones.
Cuando la barra está por debajo de la cinta,
entonces ahora aparecerá la opción Mostrar por
encima de la cinta de opciones.
3. Ficha “Archivo”: Después de hacer clic en la pestaña Archivo, podrá ver la
Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se
administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando
metadatos o información personal ocultos y configurando opciones.

La Vista Backstage es un modelo de interfaz de usuario de pantalla completa


que expone la funcionalidad del documento activo. Forma parte de la interfaz
de usuario de Microsoft Office Fluent, que reemplaza al sistema anterior de
menús en capas, barras de
herramientas y paneles de tareas.

Esta vista también estuvo presente en


la versión de Project 2010.

En esta vista podemos encontrar las


diferentes divisiones:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 118


DISEÑO DE PROYECTOS

- Información.
- Nuevo.
- Abrir.
- Guardar.
- Guardar como.
- Imprimir.
- Compartir.
- Exportar.
- Cerrar.
- Cuenta.
- Opciones.

4. La cinta de opciones: Se puede trabajar


intuitivamente con las aplicaciones, ya que
están muy bien organizadas por nombres
en sus respectivas fichas, además, cada
ficha posee su propio grupo y cada grupo
sus propios comandos.

Además, cuando se selecciona algún


objeto especial, automáticamente aparecen nuevas fichas contextuales con
comandos especiales para trabajar con el objeto seleccionado, una vez que
haya terminado de trabajar con el objeto y deje de seleccionarlo, las fichas
contextuales desaparecerán.

5. Escala de tiempo: Permite a los usuarios llevar un seguimiento visual de su


programación de proyectos. Solo tiene que introducir actividades en la tabla
a continuación y observar cómo se rellena la escala de tiempo.

6. Lista de tareas: Se ingresarán todas las tareas, subtareas e hitos que formen
parte del proyecto:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 119


DISEÑO DE PROYECTOS

7. Horizonte temporal (escala temporal): Algunas vistas, como Diagrama de


Gantt, tienen una escala temporal que aparece por encima del diagrama o
de la parte de fase temporal de la vista. Puede mostrar hasta tres niveles de
escala temporal en cada vista y dar formato a cada uno de ellos de manera
individual. Por ejemplo, puede especificar las unidades de tiempo, las
etiquetas de fechas, la alineación y otras opciones de formato.

Para modificar la escala temporal, haga clic secundario sobre la escala y


escoja la opción “Escala Temporal…” desde el menú contextual:

Se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 120


DISEÑO DE PROYECTOS

Use las fichas Nivel inferior, Nivel intermedio y Nivel superior del cuadro de
diálogo “Escala temporal” para especificar las opciones de formato y vista
para estos tres niveles de la escala temporal de la vista actual.

El nivel inferior aparece cuando elige mostrar cualquiera de los tres niveles
disponibles.

El nivel intermedio aparece cuando elige mostrar al menos dos de los tres
niveles disponibles.

El nivel superior aparece cuando elige mostrar todos los niveles disponibles.

La configuración predeterminada
es mostrar dos niveles: el
intermedio y el inferior.

Por ejemplo, si escoge mostrar “Tres niveles” apreciará la siguiente


información:

La escala temporal aparece en varias vistas, como Diagrama de Gantt, la


vista Uso de tareas y Gráfico de recursos.

Opciones de la escala temporal:

Tamaño:
Reduce o amplía la escala temporal para que pueda ver más o menos
tiempo en el mismo espacio. Escriba un número entero entre 25 y 1000.

Separador de escalas:
Muestra líneas horizontales que separan los niveles de la escala temporal.
Desactive la casilla de verificación para ocultar las líneas horizontales. Esta
casilla de verificación está activada de manera predeterminada.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 121


DISEÑO DE PROYECTOS

Opciones de formato de la escala temporal:


Sección de formato del nivel inferior.

Unidades:
Especifica la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal inferior. La
unidad predeterminada para el nivel inferior es Días.

Etiqueta:
Especifica un formato de fecha para el nivel de escala temporal inferior. Para
el nivel de escala temporal inferior, la etiqueta predeterminada está en el
formato "L, M, X, ...", que representa los días de la semana.

Alinear:
Especifica si la etiqueta del nivel de escala temporal inferior está alineada a
la izquierda, centrada o alineada a la derecha. De manera predeterminada,
la etiqueta está centrada.

Usar año fiscal:


Especifica que se mostrará el año fiscal, en lugar del año de calendario, para
el proyecto. Por ejemplo, si el año fiscal 2009 del proyecto comienza el 1 de
octubre de 2008, las vistas y las copias impresas del proyecto que muestren
la fecha indicarán "Octubre de 2009" para octubre de 2008.

Separadores:
Muestra líneas divisoras verticales entre las etiquetas. Desactive la casilla de
verificación para ocultar las líneas verticales. Esta casilla de verificación está
activada de manera predeterminada.

Sección de formato del nivel intermedio.


Unidades:
Específica la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal intermedio. La
unidad predeterminada para el nivel intermedio es "Semanas".

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 122


DISEÑO DE PROYECTOS

Etiqueta:
Especifica un formato de fecha para el nivel de escala temporal intermedio, por
ejemplo, "12/12/08" o "12 de diciembre". Para el nivel de escala temporal
intermedio, la etiqueta predeterminada está en el formato "12 de diciembre,'08".

Alinear:
Especifica si la etiqueta del nivel de escala temporal intermedio está alineada a
la izquierda, centrada o alineada a la derecha. De manera predeterminada, la
etiqueta está alineada a la izquierda.

Sección de formato del nivel superior.

Unidades:
Especifica la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal superior. La
unidad predeterminada para el nivel superior es "Meses".

Etiqueta:
Especifica un formato de fecha para el nivel de escala temporal superior, por
ejemplo, "10/12/09" o "10 de diciembre, '09". Para el nivel de escala temporal
superior, la etiqueta predeterminada está en el formato "Enero 2009".

8. Diagrama de Gantt: Herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo


es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y terminación
para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.

Se pueden distinguir los siguientes ejes:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 123


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- Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de


la unidad más adecuada al proyecto a ejecutar: hora, día, semana, mes,
etc.
- Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada
tarea se representa por una línea horizontal cuya longitud es proporcional
a la duración en la escala de tiempo (eje horizontal).

9. Barra de estado: Muestra información acerca de la actividad o el modo


actual en la parte inferior de la ventana de Project. En la siguiente imagen se
muestra la barra de estado:

Al hacer clic secundario en la barra de estado, podrá visualizar los diferentes


elementos que podemos activar para que se visualicen en esta barra.

CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT.


Para crear un nuevo proyecto, debe realizar
los siguientes pasos:
1. Haga clic en el menú “Archivo”, luego en
“Nuevo” y “Proyecto en blanco”.
2. Hacer clic en la ficha Proyecto, botón
“Información del proyecto”.
3. Luego aparecerá la ventana “Información

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 124


DISEÑO DE PROYECTOS

del proyecto” y se indicará la fecha de comienzo del proyecto:

4. Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o


seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro
Fecha de comienzo.
5. Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Fecha de fin
del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o
seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro
Fecha de fin.
6. Luego de escoger la opción deseada, haga clic en aceptar.

CREAR UN NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA PLANTILLA.


Una plantilla es un documento pre formateado para su uso. Las plantillas
organizan las tareas del proyecto permitiendo que se puedan utilizar para crear
nuevos proyectos.

Una plantilla agiliza el trabajo de reproducción de proyectos similares o


idénticos.

Puede crear un proyecto basado en una


plantilla, para esto, realice los siguientes
pasos:
1. Haga clic en la ficha “Archivo”.
2. Luego haga clic en la opción “Nuevo”.
3. Escogerá una plantilla de las que
aparecen disponibles:
4. Por ejemplo, puede seleccionar la
plantilla: “Plan de proyecto sencillo”
haciendo clic sobre la imagen que la

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 125


DISEÑO DE PROYECTOS

representa.
5. Se descargará la plantilla deseada al hacer clic en “Crear”:

6. Si no visualiza la plantilla requerida, podrá realizar una búsqueda en línea,


utilizando la barra de búsqueda o las búsquedas sugeridas:

DEFINIR LAS PROPIEDADES DEL ARCHIVO DE PROYECTO.


Para definir las propiedades del archivo creado, debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Primero guarde el archivo del proyecto, para eso haga clic en la ficha
“Archivo”, luego haga clic en “Guardar como…” y le asignará un nombre, por
ejemplo: “Proyecto ETI”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 126


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Observe que la extensión del archivo del


proyecto en Project es “mpp”.
3. Haga clic en “guardar”.
4. Es posible definir título, asunto, autor,
administrador, organización, categorías,
comentarios del proyecto, para esto, haga clic
en la ficha “Archivo”.
5. Luego ubíquese en la opción “Información” y
hará clic en : “Información del proyecto” y escoja la opción “Propiedades
avanzadas”:
6. Aparecerá la ventana “Propiedades de
Proyecto ETI” y en la ficha “Resumen” podrá
llenar los valores de las propiedades tales
como: Título, asunto, Autor, Administrador,
Organización, categoría, Palabras clave,
Comentarios, Base del Hipervínculo.
7. Si deseamos crear una nueva propiedad,
haremos clic en la ficha “Personalizar” y agregaremos la nueva propiedad,
por ejemplo en este caso creará la propiedad “Completado”, tipo: texto y con
Valor: “No”.

8. Haga clic en el botón “Agregar” y finalmente en “Aceptar”.

DEFINIR VARIABLES GLOBALES.


Para definir las variables globales
que afectarán al programa y al
proyecto, debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Archivo”.
2. Luego haga clic en “Opciones”.
3. Aparecerá la ventana “Opciones
de Project” en donde escogerá la

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 127


DISEÑO DE PROYECTOS

opción “Programación”.
4. Podrá realizar configuraciones
importantes desde aquí como
por ejemplo variar la hora de
comienzo predeterminada y la
hora de fin predeterminada.

EL CALENDARIO DEL PROYECTO.


Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project: calendarios base,
calendarios de proyectos, calendarios de recursos y calendarios de tareas. Se
utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, para determinar cómo
se asignan los recursos a las tareas y cómo se programan las tareas. Los
calendarios de proyectos y de tareas se usan para programar tareas, y si se
asignan recursos a las tareas, también se usan calendarios de recursos.

Puede modificar estos calendarios para definir los días laborables y las horas
de todo el proyecto, para grupos de recursos, para recursos individuales y para
tareas. Estos calendarios son distintos de la vista Calendario, que muestra la
programación del proyecto en formato de calendario.

Calendario base.
Se usa como una plantilla en la que están basados el calendario de proyectos,
calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo
estándar y los tiempos de descanso del proyecto. Especifica las horas de
trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana, así como
las excepciones, como son los días festivos. Puede seleccionar un calendario
base para usarlo como calendario del proyecto o como base para un calendario
de recursos. También puede aplicar un calendario base a tareas específicas.

Project tiene tres calendarios base predeterminados:


- Estándar: Refleja la programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes,
de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.
- 24 horas: Refleja una programación sin tiempo de descanso. El calendario
24 horas se puede usar para programar recursos y tareas de los diferentes
turnos de todo el día, o para programar continuamente recursos de equipos.
- Turno de noche: Refleja una programación por turnos desde el lunes por la
noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con
una hora de descanso.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 128


DISEÑO DE PROYECTOS

Calendario del proyecto.


Define los días laborables o no laborables y las horas para las tareas. Este
calendario suele representar las horas de trabajo tradicionales de la
organización. Project usa ese calendario para programar tareas que no tienen
recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de duración fija. De forma
predeterminada, se usa el calendario base Estándar como el calendario de
proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas usando otros
calendarios base.

Calendario de recursos.
Asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos) únicamente están
programados para aquellos que están disponibles para trabajar. Afectan a un
recurso específico o categoría de recursos. De forma predeterminada, la
configuración de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con
el calendario del proyecto. Sin embargo, puede personalizar el calendario de
recursos para mostrar la información de programación individual, como
vacaciones, ausencias laborales o período de mantenimiento del equipo.

Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha General del cuadro de


diálogo Información del recurso, puede editar los calendarios de recursos para
indicar el tiempo de descanso. También puede crear o asignar diferentes
calendarios base para recursos individuales, o grupos de recursos, para indicar
horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso a un
calendario que ha creado para los carpinteros que puedan estar trabajando
durante un período de tiempo diferente de los otros trabajadores.

Calendario de tareas.
Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de
descanso, tal como se define en el calendario de proyectos o calendario de
recursos. Por ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una
tarea que haya que realizar por la noche o durante el fin de semana.

Un calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario


laboral como un nuevo calendario base. Después se aplica el calendario base a
una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la
tarea.

Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos


asignados, de forma predeterminada, dicha tarea estará programada para los

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 129


DISEÑO DE PROYECTOS

tiempos de trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de


recursos tienen en común. Si desea programar la tarea únicamente con el
calendario de tareas, active la casilla de verificación La programación omite los
calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo
Información de la tarea.

Para asignar un calendario al proyecto, hará clic en la ficha proyecto, luego


hará clic en la herramienta: “Cambiar tiempo de trabajo”.

Ejercicios y tareas de investigación


1. ¿Qué es un calendario de proyectos? Explique al detalle con ejemplos
diversos.
2. ¿Qué es un calendario de recursos?—Explique.

3. Describa los elementos pertenecientes a la interfaz gráfica de Microsoft


Project 2013 indicando el concepto de cada uno de estos elementos y
sus usos.
4. Crear el calendario del proyecto que eligió para la empresa en la cual
realiza la complementación de sus estudios prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 130


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 04: CREAR TAREAS EN UN PROYECTO.

En esta tarea realizará las siguientes Operaciones:


• Introducir y Organizar una lista de tareas.
• Especificar las tareas y sus duraciones.
• Incorporar una tarea a un proyecto.
• Especificar una tarea repetitiva.
• Crear un Hito.
• Crear un calendario para una tarea.
• Asignar un calendario a una tarea.
• Establecer delimitaciones de tareas.
• Crear relaciones y dependencia entre las tareas en un proyecto.
• Asignar una fecha límite para una tarea.
• Identificando tareas críticas.

El requisito del éxito es la prontitud en las decisiones.


Sir Francis Bacon

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

4.1. INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS Y


ESPECIFICAR LAS TAREAS Y SUS DURACIONES.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Una vez abierta la aplicación, hará clic en la ficha “Tarea” y luego haga clic
en la herramienta “Diagrama de Gantt”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 131


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Ahora, visualizará la interfaz gráfica de MS Project.

4. Ahora, procederá a ingresar las diferentes tareas, sub tareas y la duración


que tendrán estas tareas durante el proyecto.
5. Tomando por ejemplo, el proyecto: "DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL
CABLEADO ESTRUCTURADO DEL NUEVO CENTRO DE CÓMPUTO":
6. Algunas de las tareas a ingresar serían:

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras

lun mar
Alquiler de local 2 días?
07/04/14 08/04/14

Definir el contrato de lun


1 día? lun 07/04/14
alquiler 07/04/14

Realizar el pago mar mar


1 día? 2
respectivo. 08/04/14 08/04/14

mar mar
Fin - alquiler de local. 0 días 3
08/04/14 08/04/14

Preparar mié mar


5 días? 1
documentación. 09/04/14 15/04/14

Obtener licencia de mié mié


1 día?
apertura. 09/04/14 09/04/14

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 132


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Obtener certificado jue


1 día? jue 10/04/14 6
Defensa Civil. 10/04/14

Obtener doc. de vie


1 día? vie 11/04/14 7
fumigación. 11/04/14

sáb
Zonificación 1 día? lun 14/04/14 8
12/04/14

lun mar
Doc. de Sunat 1 día? 9
14/04/14 15/04/14

lun mar
Permisos de publicidad. 1 día? 10CC
14/04/14 15/04/14

Fin - Preparar mar mar


0 días 11
documentación. 15/04/14 15/04/14

Acondicionamiento del mar sáb


4 días? 5
local. 15/04/14 19/04/14

mar mié
Limpieza del local. 1 día?
15/04/14 16/04/14

mié
Pintar el local. 2 días vie 18/04/14 14
16/04/14

Reestructurar los vie sáb


1 día? 15
ambientes. 18/04/14 19/04/14

Fin de
sáb sáb
acondicionamiento del 0 días 16
19/04/14 19/04/14
local.

sáb
Compra de equipos. 5 días? vie 25/04/14 13
19/04/14

Compra de
sáb
computadoras 1 día? lun 21/04/14
19/04/14
completas.

Compra de
lun mar
fotocopiadoras 1 día? 19
21/04/14 22/04/14
multifuncionales.

mar mié
Compra de teléfonos. 1 día? 20
22/04/14 23/04/14

Cámara de vigilancia. 1 día? mié jue 24/04/14 21

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 133


DISEÑO DE PROYECTOS

23/04/14

jue
Cámaras WEB. 1 día? vie 25/04/14 22
24/04/14

Fin de compra de vie


0 días vie 25/04/14 23
equipos. 25/04/14

Instalación eléctrica, de vie


4 días? jue 01/05/14 18
red y de telefonía. 25/04/14

Realizar el cableado de vie


1 día? lun 28/04/14
red UTP. 25/04/14

Realizar la conexión lun mar


1 día? 26
inalámbrica. 28/04/14 29/04/14

Colocar el cableado mar mié


1 día? 27
eléctrico. 29/04/14 30/04/14

Colocar el cableado mié


1 día? jue 01/05/14 28
telefónico. 30/04/14

jue
Fin de instalaciones. 0 días jue 01/05/14 29
01/05/14

Compra de muebles, jue mar


4 días? 25
sillas y escritorios. 01/05/14 06/05/14

jue
Compra de mesas. 1 día? vie 02/05/14
01/05/14

Compra de muebles de vie sáb


1 día? 32
cuero. 02/05/14 03/05/14

sáb
Compra de sillas. 1 día? lun 05/05/14 33
03/05/14

lun mar
Compra de escritorio. 1 día? 34
05/05/14 06/05/14

Fin de compras de
mar mar
muebles, sillas y 0 días 35
06/05/14 06/05/14
escritorios.

Instalación de equipos y mar


5 días? lun 12/05/14 31
muebles. 06/05/14

Instalación de las 2 días mar jue 08/05/14

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 134


DISEÑO DE PROYECTOS

cabinas. 06/05/14

Instalación de las
jue sáb
computadoras y 2 días 38
08/05/14 10/05/14
teléfonos.

Colocación de muebles sáb


1 día? lun 12/05/14 39
y sillas. 10/05/14

Fín_Instalacion de lun
0 días lun 12/05/14 40
equipos y muebles. 12/05/14

lun mar
Instalación de software. 1 día? 37
12/05/14 13/05/14

Instalación de sistemas lun mar


1 día?
operativos. 12/05/14 13/05/14

Instalación de lun mar


1 día? 43CC
aplicaciones. 12/05/14 13/05/14

Fìn_instalación de mar mar


0 días 44
software. 13/05/14 13/05/14

Preparativos para mar mar


5 días? 42
Inauguración. 13/05/14 20/05/14

mar mié
Realizar publicidad. 1 día?
13/05/14 14/05/14

mié
Colocación de afiches. 1 día? jue 15/05/14 47
14/05/14

jue mar
Envío de volanteros. 3 días 48
15/05/14 20/05/14

mar mar
Fin de Preparativos. 0 días 49
20/05/14 20/05/14

Inauguración del mar mié


1 día? 46
negocio. 20/05/14 21/05/14

mar mié
Atención a los clientes. 1 día?
20/05/14 21/05/14

Entrega de carnet para mar mié


1 día? 52CC
promociones. 20/05/14 21/05/14

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 135


DISEÑO DE PROYECTOS

7. Debe tener en cuenta que algunas de estas tareas son subtareas de otras.
8. En el MS Project 2013 ingresará estas tareas de la siguiente forma:

9. No debe olvidarse de guardar el archivo creado.

4.2. INCORPORAR UNA TAREA A UN PROYECTO Y ESPECIFICAR UNA


TAREA REPETITIVA.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo creado en la operación anterior.
3. Para incorporar una tarea, seleccionará y hará clic secundario en la tarea
que se encontrará debajo de la nueva tarea insertada.
4. Del menú contextual que aparece, hará clic en “Insertar tarea”:

5. Aparecerá una nueva fila sobre la tarea seleccionada en la cual aparece el


termino: “<Tarea nueva>”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 136


DISEÑO DE PROYECTOS

6. Ingresará el nombre de la nueva tarea:

7. Si se requiere insertar una tarea de tipo periódica (repetitiva), seleccionará la


tarea sobre la cual insertará la nueva tarea periódica.
8. Luego, haga clic en la ficha “Tarea”, luego debe desplazarse hacia el grupo
de herramientas “Insertar” y hará clic en la herramienta “Tarea” y escogerá la
opción “Tarea periódica”:

9. Luego aparecerá el cuadro de dialogo “Información de tarea repetitiva”:

10. Ingrese los datos de la tarea repetitiva.


11. Haga clic en aceptar.
12. Finalmente observará como aparece la tarea repetitiva en el diagrama de
Gantt.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 137


DISEÑO DE PROYECTOS

4.3. CREAR UN HITO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Seleccione la tarea sobre la cual se insertará un hito.
4. Para insertar el Hito, haga clic en la ficha “Tarea”, luego debe desplazarse
hacia el grupo de herramientas “Insertar” y hará clic en la herramienta “Hito”.
5. Se insertará el hito y debe ingresarle el nombre haciendo doble clic en el hito
creado:

6. Note que el hito tiene una duración de 0 días.

4.4. CREAR UN CALENDARIO PARA UNA TAREA.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Proyecto” y luego haga clic en la
herramienta “Cambiar tiempo de trabajo”:
4. Aparecerá el cuadro de dialogo “Cambiar calendario laboral”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 138


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Hará clic en el botón “Crear calendario” ubicado en la parte superior


derecha.
6. Aparecerá un cuadro de
dialogo en el cual debe
ingresar el nombre del nuevo
calendario y si se va a crear
tomando como referencia o
base un calendario creado
anteriormente o no.
7. Haga clic en “Aceptar”.
8. Ahora aparecerá el nuevo calendario “ETI” para ser modificado:

4.5. ASIGNAR UN CALENDARIO A UNA TAREA.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga doble clic en la tarea a la cual se le cambiará el calendario.
4. Aparecerá el cuadro de dialogo “Información de la tarea”, ubíquese en la
ficha “Avanzado”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 139


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Ubíquese en la opción “Calendario” y seleccione el calendario denominado


“ETI”:

6. Haga clic en Aceptar.

4.6. ESTABLECER DELIMITACIONES DE TAREAS, CREAR RELACIONES


Y DEPENDENCIA ENTRE LAS TAREAS EN UN PROYECTO.

Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga doble clic en el enlace
entre las dos tareas: “Instalación
de las computadoras y teléfonos”
con “Colocación de muebles y
sillas” y podrá verificar el tipo de
relación entre las tareas:

4.7. ASIGNAR UNA FECHA LÍMITE PARA UNA TAREA.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga doble clic en la tarea “Colocación de afiches” y seleccione la fecha
límite “19/05/14”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 140


DISEÑO DE PROYECTOS

4. Haga clic en “Aceptar”.


5. Guardar el archivo del proyecto.

4.8. IDENTIFICANDO TAREAS CRÍTICAS.

Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Estando en la vista
“Diagrama de Gantt”,
haga clic en la ficha
contextual “Formato” y
ubíquese en el grupo de
herramientas “Estilos de
barra” y active la opción
“Tareas críticas”:
4. Luego podrá visualizar la ruta crítica formada por las tareas críticas en color
rojo:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 141


DISEÑO DE PROYECTOS

FUNDAMENTO TEORICO.

INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS.

Tareas.
Una tarea es un trabajo que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una
tarea en un tiempo previsto es importante para la finalización de todo el
proyecto en el tiempo definido.

Los proyectos se componen de tareas.

Las tareas de un proyecto deben ser definidas en términos de trabajo y con


limitaciones temporales.

Las tareas de un proyecto deben incluir al menos lo siguiente:


- Descripción de la tarea.
- Fecha de inicio.
- Fecha de fin.
- Recurso/s asignados.
- Duración.
- Trabajo.
- % completado.
- Presupuesto.
- Responsable.

Las tareas y su vinculación entre ellas son el alma de un proyecto junto con el
equipo, sino prestamos la suficiente atención a la hora de definirlas, estimar el
trabajo, asignarle la persona adecuada, los recursos necesarios, estamos
condenando el proyecto al fracaso. Un proyecto tiene un porcentaje alto de
éxito cuando se tienen bien definidas las tareas en términos de duración,
trabajo, presupuesto y lo más importante, asignadas las personas adecuadas
para ejecutar las tareas en el momento adecuado, ya que cada tarea requiere a
la persona adecuada con los conocimientos mínimos necesarios.

Hito.
Es un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un
proyecto, como la finalización de una fase del proyecto, o la fecha de un

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 142


DISEÑO DE PROYECTOS

informe en particular y se utiliza para controlar el progreso del proyecto.


Cualquier tarea con duración cero se muestra como hito.

Para que Microsoft Project tener en cuenta que una tarea es un hito, su campo
hito se debe establecer en Sí. Microsoft Project establece este valor en Sí
automáticamente de cualquier tarea con una duración de cero. Para crear los
hitos de las tareas de duración cero, utilice el método apropiado para su
versión de Microsoft Project.

Gráficamente se representan con la forma de un rombo.

Duración.
La duración es la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea.

Un valor de duración va seguido de una unidad de tiempo:

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una


tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser
excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de
su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Después se realiza


una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea y se introduce
como una duración. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la
cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.

Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada
tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la
relación existente entre las tareas.

Unidad de tiempo.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 143


DISEÑO DE PROYECTOS

A continuación se describe las unidades de tiempo que puede utilizar:

minutos (m) horas (h) días (d) semanas (s) meses (me)

INCORPORAR UNA TAREA A UN PROYECTO.


Para lograr incorporar una tarea al proyecto, debe realizar las siguientes
indicaciones:
1. Ubíquese en la ficha “Vista” y luego haga clic en la herramienta “Diagrama
de Gantt”:

2. Estando en el diagrama de Gantt ya puede iniciar a ingresar sus tareas y


duraciones.
3. Para incorporar una tarea a un proyecto simplemente escriba su nombre,
duración y fecha de comienzo, Microsoft Project calculará automáticamente
la fecha de fin de la tarea, por ejemplo, ingrese la siguiente lista de tareas:

4. Agregue las sub tareas


correspondientes, insertando
tareas y haciendo clic en la
ficha “Tarea”, grupo de
herramientas: “Programación”
y luego en la herramienta:
“Aplica sangría a la tarea”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 144


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Finalmente, tendrá las tareas y sub tareas que formarán parte del proyecto
como se indica en la imagen:

6. Finalmente, deberá agregar todas las sub tareas que crea necesarias dentro
de cada tarea definida.

ESPECIFICAR UNA TAREA REPETITIVA.


Es posible especificar tareas repetitivas en project (tarea repetitiva es la tarea
que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por
ejemplo, podría definir la reunión semanal sobre el estado del proyecto como
una tarea repetitiva.).

Para eso debe realizar los siguientes pasos:


1. Seleccione la fila debajo de donde
desea que aparezca la tarea repetitiva.
2. Haga clic en la ficha “Tarea”, Grupo de
herramientas “Insertar” y haga clic en
la herramienta “Tarea” y seleccione la
opción “Tarea periódica”:
3. Aparecerá el cuadro de dialogo
“Información de tarea repetitiva”, en donde debe colocar los siguientes datos:
a. Nombre de la tarea, en este caso se está colocando como nombre
“Limpieza del local”.
b. Esta tarea se realizará los días: lunes, miércoles y viernes.
c. Comenzará el día “25/02/14”.
d. Terminará la fecha indicada en “Terminar el”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 145


DISEÑO DE PROYECTOS

4. Una vez llenados los datos que se requieren en la ventana anterior, haga clic
en “Aceptar” y podrá visualizar los cambios en la lista de tareas:

CREAR UN HITO.
Un hito es un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en
un proyecto, y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier
tarea con duración cero se muestra como hito.

CREAR UN CALENDARIO PARA UNA TAREA Y ASIGNARLA.


De forma predeterminada, las tareas se programan según el calendario del
proyecto. Para definir excepciones únicas o específicas, como maquinaria que
se ejecuta durante los períodos no laborables, o un traslado de oficina que
puede producirse sólo en un fin de semana, puede crear un calendario de
tareas para las tareas individuales que reemplazan el calendario del proyecto.
Para realizar este procedimiento, debe seguir las indicaciones que a
continuación se incluyen:
1. Primero crearemos el nuevo calendario.
2. Haga clic en la ficha “Proyecto” y haga clic en la herramienta “Cambiar
tiempo de trabajo”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 146


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Haga clic en el botón “Crear


Calendario”.
4. Aparecerá un cuadro de dialogo, desde
el cual ingresará el nombre del nuevo
calendario y si utilizará un calendario
existente para tomarlo como base:
5. Haga clic en “Aceptar”.
6. Retornará a la ventana anterior.
7. Haga clic en la ficha “Semanas laborales”.

8. Haga clic en la fila en la tabla que indica la programación predeterminada


para el calendario de tareas, y, a continuación, haga clic en Detalles.
9. En el cuadro de diálogo
Detalles de, seleccione los
días de la semana que desea
cambiar en la programación
de la tarea y, a continuación,
seleccione una de las
opciones siguientes:
10. Haga clic en “Aceptar”.
11. Retornará a la ventana “Cambiar calendario laboral”.
12. Haga clic en “Aceptar”.
13. Ahora, para asignar un calendario a una tarea específica, debemos hacer
doble clic en la tarea.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 147


DISEÑO DE PROYECTOS

14. En la lista Calendario, seleccione el calendario que desee utilizar para la


tarea.

15. Si no desea que el calendario de recursos cambie la programación de la


tarea, active la casilla de verificación La programación omite los
calendarios de recursos.

OBSERVACIÓN:
Los calendarios son lo que Microsoft Office Project utiliza para programar el
proyecto y, normalmente, se aplican a los recursos para que Project pueda
controlar cuándo están disponibles los recursos para trabajar en las tareas a
las que están asignados. De manera predeterminada, las tareas se programan
basándose en el calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o
específicas de tiempos de trabajo y períodos no laborables, puede crear un
calendario de tareas.

Project calcula cuándo un recurso y una tarea están programados para trabajar
mediante calendarios en el orden siguiente: calendario del proyecto, calendario
de recursos y calendario de tareas. Si una tarea no tiene recursos ni calendario
de tareas, se programa según el calendario del proyecto. Si una tarea tiene
recursos asignados y no tiene calendario de tareas, se programa según el
calendario de recursos del recurso. Si el recurso no tiene ningún calendario de
recursos, se utiliza el del proyecto.

ESTABLECER DELIMITACIONES DE TAREAS.


Cuando se han creado tareas en un proyecto, tienen que ser vinculadas para
visualizar las relaciones existentes entre estas. La vinculación de tareas crea
dependencias entre tareas.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 148


DISEÑO DE PROYECTOS

Utilizando los cuatro tipos de relaciones entre tareas que dispone Microsoft
Project, puede vincular tareas fácilmente en su programación para que reflejen
o modelen la forma en que realmente trabaja el proyecto. Mediante la
vinculación de tareas, puede ver fácilmente cómo los cambios en el comienzo,
el fin y la duración de una
tarea afectan a las otras tareas
con las que esté relacionada.

En la programación de un
proyecto, unas tareas se
pueden relacionar con otras de
diferentes formas.

Tarea Predecesora.
Una tarea que se debe comenzar o finalizar antes de que otra se pueda
comenzar o finalizar.

Tarea Sucesora.
Una tarea sucesora es la que no puede empezar hasta que otra tarea
comience o finalice.

Relaciones entre tareas.


Microsoft Project 2013 proporciona cuatro tipos diferentes de relaciones entre
tareas que se utilizan para conectar una serie de tareas en la programación del
proyecto. Al utilizar estas relaciones, las tareas se modelan de forma realista
para que la programación refleje lo que realmente está sucediendo en el
proyecto.
Se mostrará una tabla indicando los tipos de relaciones entre tareas:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 149


DISEÑO DE PROYECTOS

La tarea (B) no se puede comenzar


hasta que la tarea (A) finalice.
Fin a comienzo (FC)

La tarea (B) no se puede


comenzar hasta que la tarea (A)
Comienzo a comienzo (CC)
comience.

La tarea (B) no se puede finalizar


hasta que la tarea (A) finalice.
Fin a fin (FF)

La tarea (B) no se puede finalizar


hasta que la tarea (A) comience.
Comienzo a fin (CF)

CREAR RELACIONES ENTRE LAS TAREAS EN UN PROYECTO.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
indican:
1. Seleccione las tareas que desea relacionar desde el diagrama de Gantt.
2. Haga clic en la ficha “Tarea” y luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Programación” y haga clic en la herramienta: “Vincula las tareas
seleccionadas”.

3. Luego podrá apreciar que en efecto, aparecerá la


relación entre las tareas en forma gráfica desde el
Diagrama de Gantt:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 150


DISEÑO DE PROYECTOS

Crear dependencias entre las tareas en un proyecto:


Para definir la dependencia entre las tareas, debe realizar el siguiente
procedimiento:

1. Hacer doble clic en la línea que relaciona las tareas.

2. Aparecerá el cuadro de dialogo “Dependencia entre tareas”.


3. Desde este cuadro de dialogo podrá escoger el tipo de dependencia:

4. Luego de escoger el tipo de dependencia, haga clic en “Aceptar”.

OBSERVACIÒN:
Cuando configure las dependencias entre tareas, es posible que haya algunas
tareas sucesoras que pueden comenzar antes de que finalicen sus tareas
predecesoras y otras tareas sucesoras que no puedan comenzar hasta pasado
un período de tiempo después de que hayan concluido sus tareas
predecesoras:

Adelanto.
Es un solapamiento de tareas que tienen dependencia. Si desea que una tarea
comience cuando su predecesora está a medio finalizar, podrá especificar una
relación de fin a comienzo de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El
adelanto se introduce como valor negativo.

Tiempo de posposición.
Representa un retraso entre tareas que tienen dependencia. Si necesita un
retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, especifique
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 151
DISEÑO DE PROYECTOS

una relación de fin a comienzo y especifique un tiempo de posposición de dos


días. El tiempo de posposición se introduce como valor positivo.

Puede especificar el tiempo de adelanto o posposición en forma de duración o


como un porcentaje de lo que dure la tarea predecesora. El tiempo de adelanto
o de posposición se introduce en la ficha Predecesora del cuadro de diálogo
“Información de la tarea” que se muestra al hacer doble clic sobre una tarea.

Para especificar el tiempo de adelanto, escriba un número negativo o un


porcentaje negativo (como -2d para dos días de adelanto).

Para especificar el tiempo de posposición, escriba un número positivo o un


porcentaje positivo (como 50% para la mitad de la duración de la tarea
predecesora).

ASIGNAR UNA FECHA LÍMITE PARA UNA TAREA.


Representa una restricción o limitación que establece el usuario en la fecha de
comienzo o la fecha de fin de una tarea. Esto permite especificar una tarea con
fecha de inicio y fin inamovibles.

Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
detallan:
1. Seleccione la tarea para la que desea asignar una fecha límite.
2. Haga clic en la ficha “Vista”.
3. Haga clic en la herramienta “Diagrama de Gantt”.
4. Haga clic en la ficha Tarea, luego haga clic en la herramienta: “Información”
que se encuentra en el grupo de herramientas “Propiedades”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 152


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Haga clic en la ficha “Avanzado” y en la lista despegable “Fecha límite”,


elegir una fecha.

6. Haga clic en el botón “Aceptar” para terminar el procedimiento.

ESTABLECER UNA FECHA DE COMIENZO O FIN ESPECÍFICA PARA UNA


TAREA.

Cuando establece una fecha de comienzo o una fecha de fin para una tarea en
Project, significa que no desea que esa tarea comience o finalice antes de esas
fechas. Se aplican delimitaciones.

A continuación se describen algunos conceptos importantes en referencia a


este punto:
a. Delimitación: Una delimitación es una restricción establecida en la fecha de
comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o
que no finalice después de una fecha determinada.
b. Delimitación flexible: No está ligada a una fecha concreta.
c. Delimitación inflexible. Esta ligadas a una fecha concreta.
En la siguiente tabla se muestran las delimitaciones proporcionadas por MS
Project:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 153


DISEÑO DE PROYECTOS

Tipo de Nombre de Descripción

delimitación delimitación

Programa la tarea lo más tarde posible, de tal forma


que la tarea finaliza antes de que termine el proyecto y
sin retrasar las tareas siguientes. Es la delimitación
Lo más tarde
Flexible predeterminada para aquellas tareas cuando programa
posible (LMTP)
desde la fecha de fin del proyecto. No especifique
ninguna fecha de comienzo o de fin sin esta
delimitación.

Programa la tarea para que comience la tarea lo antes


posible. Es la delimitación predeterminada para
Lo antes posible
Flexible aquellas tareas programadas desde la fecha de
(LAP)
comienzo del proyecto. No especifique ninguna fecha
de comienzo o de fin sin esta delimitación.

No comenzar Programa la tarea para que comience en una fecha


antes de especificada, o después de dicha fecha. Use esta
Semiflexible
delimitación para asegurarse de que la tarea no
(NCAD) comienza antes de una fecha especificada.

No finalizar antes Programa la tarea para que finalice en una fecha


del especificada, o después de dicha fecha. Use esta
Semiflexible
delimitación para asegurarse de que una tarea no
(NFAD) finaliza antes de una determinada fecha.

No comenzar Programa la tarea para que comience en una fecha


después del especificada, o antes de dicha fecha. Use esta
Semiflexible
delimitación para asegurarse de que la tarea no
(NCDD) comienza después de una fecha especificada.

Programa la tarea para que finalice en una fecha


No finalizar
especificada, o antes de dicha fecha. Use esta
Semiflexible después del
delimitación para asegurarse de que una tarea no
(NFDD)
finaliza después de una determinada fecha.

Programa la tarea para que finalice en una fecha


Debe finalizar el especificada. Establece las fechas más próximas,
Inflexible
(DFE) programadas y últimas de las fechas de fin que ha
especificado y delimita la tarea en la programación.

Programa la tarea para que comience en una fecha


Debe comenzar el especificada. Establece las fechas más próximas,
Inflexible
(DCE) programadas y últimas de la fecha de comienzo que ha
especificado y delimita la tarea en la programación.

Para realizar este procedimiento, debe ejecutar los siguientes pasos:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 154


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Seleccione la tarea para la que desea establecer una fecha de comienzo o


fin específica.
2. Haga clic en la ficha “Vista”.
3. Haga clic en la herramienta “Diagrama de Gantt”.
4. Haga clic en la ficha Tarea, luego haga clic en la herramienta: “Información”
que se encuentra en el grupo de herramientas “Propiedades”.
5. Haga clic en la ficha “Avanzado” y en la lista despegable “Tipo de restricción”
elegir la opción deseada:

6. Si selecciona una delimitación que no


sea “Lo más tarde posible” o “Lo antes
posible”, especifique una fecha de
restricción en el cuadro “Fecha de
Restricción”.

Nota.- NOD significa NO Disponible (NA =


Not Avaliable, en inglés) y equivale a dejar
la celda en blanco o vacía.

IDENTIFICANDO TAREAS CRÍTICAS.


La ruta crítica es una serie de tareas que deben completarse según la
programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas
de la ruta crítica es una tarea crítica.

Para que pueda observar la ruta crítica, debe realizar los siguientes pasos:
1. Ubicarse en el Diagrama de Gantt.
2. Hacer clic en la ficha “Formato”, luego se ubicará
en el grupo de herramientas: “Estilos de barra” y
hará clic en la casilla de verificación de “Tareas
críticas”.
3. Luego, podrá visualizar la ruta crítica conformada
por las tareas críticas:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 155


DISEÑO DE PROYECTOS

INTERRUMPIR EL TRABAJO EN UNA TAREA.

Si tiene que interrumpir el trabajo en una tarea, puede dividir la tarea de tal
forma que una parte de esta comience después de la programación.
Para esto debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la tarea que quiere dividir.
2. Hacer clic en la pestaña Vista, Diagrama de Gantt.
3. Hacer clic en el botón “Dividir tarea”:

4. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la


fecha donde desea que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte
de la barra hacia la fecha en la que desea que comience de nuevo el trabajo.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 156


DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Qué es un listado de tareas y cuál sería la forma de organizarlas al realizar


el diagrama de Gantt del proyecto?- Explique al detalle con ejemplos
diversos.
2. ¿Cómo se crea un hito y para que se crea en un proyecto? – Explique al
detalle.
3. ¿Qué es la ruta crítica del proyecto y como se visualiza? – Explique al
detalle.
4. Explique al detalle los tipos de relaciones entre tareas que existen dando
ejemplos diversos.
5. Explique al detalle los diferentes tipos de delimitaciones para las tareas
proporcionadas por MS Project 2013.
6. ¿Qué es una tarea repetitiva y como de
crea una tarea de este tipo en MS
Project? – Explique al detalle indicando
ejemplos diversos.
7. ¿Cómo se crea un nuevo calendario para
que sea asignado a una tarea del
proyecto? – Explique al detalle.
8. ¿Cómo se asigna una fecha límite a una
tarea y cuál es el objetivo de realizar este
procedimiento? – Explique.
9. ¿Cómo se divide una tarea y porque se realizaría
esta acción? – Explique con ejemplos.
10. Se pueden agregar al proyecto otros proyectos
como “SubProyectos”- Explique.
11. Entregar la lista de tareas del proyecto que
eligió para la empresa en la cual realiza la
complementación de sus estudios prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 157


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 05: ENTENDER LAS ESTRUCTURAS DE LAS TAREAS


DE UN PROYECTO.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:


• Estructurar las tareas en un esquema lógico.
• Crear una tarea de resumen o fase.
• Copiar, mover o eliminar una tarea.
• Vinculando y desvinculando tareas utilizando la vista de Gantt.
• Crear códigos de esquema personalizados.
• Asignar códigos de esquema a tareas o recursos.
• Insertar subproyectos en un proyecto principal.

Lo realmente importante no es llegar a la cima; sino


saber mantenerse en ella.
Alfred de Musset

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

5.1. ESTRUCTURAR LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LÓGICO Y CREAR


UNA TAREA DE RESUMEN O FASE.

Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Estando en la vista “Diagrama de Gantt”, logre que solo se visualicen las
tareas de resumen:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 158


DISEÑO DE PROYECTOS

4. Extienda la tarea resumen “Compra de equipos”:

5. Ahora podrá visualizar las subtareas respectivas.


6. Ahora seleccione la tarea “Compra de computadoras completas”, esta tarea
ahora tendrá subtareas, las cuales serán:
a. Pedido de cotizaciones.
b. Realizar la transferencia del pago.
c. Recojo de los equipos.
d. Fin de Compra de computadoras completas.
7. Para lograr este procedimiento, debe insertar las
tareas y utilizar la herramienta: “Aplicar sangría
a la tarea” para convertirlas en Subtareas:

8. Finalmente debería visualizarse de la siguiente


forma:

9. Guarde los cambios.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 159


DISEÑO DE PROYECTOS

5.2. COPIAR, MOVER O ELIMINAR UNA TAREA.

1. Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:


2. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
3. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
4. Seleccionará una tarea y hará clic secundario sobre esta tarea:

5. Desde el menú contextual usted podrá cortar, copiar o eliminar la tarea.

5.3. VINCULANDO Y DESVINCULANDO TAREAS UTILIZANDO LA VISTA


DE GANTT.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Seleccione las tareas:
a. Instalación de red.
b. Instalación de las líneas telefónicas.

4. Deberá cambiar el tipo de vínculo de estas dos tareas, de tal forma que las
dos tareas empiecen al mismo tiempo.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 160


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Para esto haga doble clic en la línea que une estas tareas en el diagrama de
Gantt.
6. En el cuadro de dialogo
“Dependencia entre tareas” cambie
el tipo de dependencia a “Comienzo
a comienzo (CC)”
7. Haga clic en “Aceptar”.
8. Guarde los cambios.

5.4. CREAR CÓDIGOS DE ESQUEMA PERSONALIZADOS Y ASIGNAR


CÓDIGOS DE ESQUEMA A TAREAS O RECURSOS.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la
operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Proyecto”, ubíquese
en el grupo de herramientas
“Propiedades” y haga clic en la
herramienta “EDT” y escoja “Definir
código”:
4. Se mostrará el cuadro de dialogo “Definición de código EDT”, donde
agregará el prefijo “E.T.I.” y como mascara de código escogerá “”Números
(ordenados)”.

5. Haga clic en “Aceptar”.


6. Podrá apreciar el código EDT generado:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 161


DISEÑO DE PROYECTOS

5.5. INSERTAR SUBPROYECTOS EN UN PROYECTO PRINCIPAL.

Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la última tarea del proyecto.
4. Ubíquese en la ficha “Proyecto” y haga clic en la herramienta:
“Subproyecto”.
5. Aparecerá el cuadro de dialogo “Insertar proyecto” y escogerá el archivo
“REUBICACIÓN OFICINAS CENTRALES” y hará clic en “Insertar”:

6. Finalmente verá cómo se inserta el subproyecto:

7. Guarde los cambios.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 162


DISEÑO DE PROYECTOS

FUNDAMENTO TEÓRICO.

ESTRUCTURAR LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LÓGICO.


Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la
programación a medida que se van introduciendo las tareas o después de
haber introducido todas las tareas del proyecto. Cuando se esquematiza la
programación del proyecto se simplifica su organización para que resulte más
fácil el crear, administrar y mantener en forma óptima el proyecto.

Definiremos algunos conceptos importantes utilizados al estructurar las tareas:


Esquema.
Una estructura jerárquica para un proyecto que muestra cómo
algunas tareas (subtareas) están subordinadas a otras tareas (tareas
resumen). En Microsoft Project, a las subtareas se les aplica sangría bajo las
tareas de resumen como se puede visualizar en la siguiente imagen:

Subtarea.
Es una tarea que es parte de una tarea de resumen.

La información acerca de la subtarea, su duración y el costo, queda


consolidada dentro de la tarea de resumen al vincular las subtareas.

Aplique y anule sangrías para mostrar la jerarquía: es decir, para convertir la


lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangría se convierte en una
subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella, que a su vez se convierte
en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de subtareas y
muestra combinada la información que estas contienen.

CREAR UNA TAREA DE RESUMEN O FASE.


Para crear una tarea de resumen y las subtareas, se seguirán los pasos que a
continuación se indican:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 163


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Vaya al diagrama de Gantt.


2. En la columna Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desea aplicar
sangría.
3. Haga clic en la ficha Tarea, luego se ubicará en el grupo “Programación” y
hará clic en el botón “Aplica Sangría a la tarea”. La tarea se convertirá en
una subtarea.
4. Haga clic en el botón “Anula la sangría de la tarea”
para restaurar la tarea a su nivel anterior. Ya ha
dejado de ser una subtarea y será una tarea de
resumen de las subtareas que estén por debajo de
esta.

COPIAR, MOVER O ELIMINAR UNA TAREA.


Para copiar, mover y eliminar una tarea, realizaremos el siguiente
procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Vista” y luego haga clic en la herramienta “Diagrama de
Gantt”.
2. Seleccionar la fila que contiene la tarea que desea copiar.
3. Presionar las teclas Ctrl + C para copiar.
4. Ubíquese en la fila donde desea copiar la tarea.
5. Presionar las teclas Ctrl + V para pegar.
6. Seleccionar la fila que contiene la tarea que desea mover.
7. Presionar las teclas Ctrl + X para copiar.
8. Ubíquese en la fila donde desea copiar la tarea.
9. Presionar las teclas Ctrl + V para pegar.
10. Seleccionar la fila que contiene la tarea que desea eliminar.
11. Presionar la tecla Supr.

OBSERVACIÓN:
Al mover o eliminar una tarea de resumen, Project mueve o elimina todas las
subtareas correspondientes. Antes de eliminar una tarea de resumen, anule la
sangría de las subtareas que desee conservar.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 164


DISEÑO DE PROYECTOS

VINCULANDO Y DESVINCULANDO TAREAS UTILIZANDO LA VISTA DE


GANTT.
Una vez que las tareas se crean en un proyecto, es preciso vincularlas para
que se muestre la relación existente entre estas.
Cuando se vinculan tareas, se crean dependencias de tareas.

VINCULAR TAREAS EN LA VISTA DIAGRAMA DE GANTT.


Para realizar este procedimiento, seguirá los
siguientes pasos:
1. En la ficha Vista, en el grupo de
herramientas “Vistas de tareas”, haga clic
en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione
dos o más tareas que desee vincular, en el orden en que desee vincularlas.
Para seleccionar tareas que estén una junto a la otra, mantenga presionada
la tecla “Shift” mientras hace clic en la primera y en la última tarea que desee
vincular.
Para seleccionar tareas que no estén una junto a la otra, mantenga
presionada la tecla “CTRL” y haga clic en las tareas que desee vincular.
3. En la ficha “Tarea”, en el grupo “Programación”, haga clic en el
botón “Vincula las tareas seleccionadas”.

Project, de manera predeterminada, crea un vínculo a la tarea de tipo fin a


comienzo. Puede cambiar este vínculo de tarea a los tipos comienzo a
comienzo, fin a fin o comienzo a fin.

VINCULAR TAREAS EN LA VISTA DIAGRAMA DE RED.


Para realizar este procedimiento, seguirá
los siguientes pasos:
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de
tareas, haga clic en Diagrama de red.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 165


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.


3. Arrastre la línea hasta el cuadro de la tarea sucesora.

VINCULAR TAREAS EN LA VISTA CALENDARIO.


Para realizar este procedimiento, seguirá los siguientes pasos:
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Calendario.

2. Sitúe el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora.


3. Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

OBSERVACIÒN:
Para desvincular tareas, primero seleccionará las tareas vinculadas y luego
utilizará la herramienta “Desvincular tareas”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 166


DISEÑO DE PROYECTOS

CREAR CÓDIGOS DE ESQUEMA PERSONALIZADOS.


Los códigos de la “estructura de descomposición del trabajo” (EDT) son
códigos alfanuméricos que identificar el lugar único de cada tarea en la
estructura de esquema del proyecto. Los códigos EDT se utilizan para informar
sobre programaciones y para realizar un seguimiento de los costos.

La EDT o WBS (Work Breakdown Structure) es una estructura jerárquica


utilizada con el fin de organizar tareas para programación de informes y
seguimiento de costos. En MS Project, se puede representar la estructura de
descomposición del trabajo utilizando identificadores de tarea o asignando su
propio código EDT a cada tarea.

La EDT identifica el trabajo a realizar para conseguir los objetivos y variables


establecidas en la fase de definición. EDT muestra el sumario y las tareas
subordinadas, pero no determina cuando las tareas se van a completar.

Una vez desarrollados estos códigos, puede usarse para:

• Determinar los recursos requeridos para completar el proyecto.


• Facilitar la asignación de responsabilidades.
• Facilitar planeaciones futuras.
• Evaluar el progreso del proyecto.
• Facilitar los reportes para monitoreo y control.
• Asistir en la administración de las reuniones de equipos de proyecto.

OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LOS CÓDIGOS EDT.


En Microsoft Office Project hay dos tipos de códigos EDT: números de
esquema y códigos EDT personalizados. A continuación se detallarán cada uno
de estos tipos:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 167


DISEÑO DE PROYECTOS

Números de esquema.
Los números de esquema constituyen la forma más sencilla de crear códigos
EDT. Microsoft Office Project calcula automáticamente un número de esquema
para cada tarea según la numeración de la estructura de esquema de la lista de
tareas. Por ejemplo, si la primera tarea de la lista de tareas tiene el número 1, y
consta de cuatro subtareas, éstas se numeran como 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4.

Los números de esquema sólo contienen números (no letras) y pueden


modificarse. Sin embargo, estos números cambian automáticamente al subir o
bajar una tarea en la lista de tareas o al aplicar una sangría a las tareas o quitar
una sangría. Por ejemplo, si una subtarea tiene el número de esquema 3.5.5 y
la sube una fila en la lista, el número de esquema cambia automáticamente a
3.5.4. Si a continuación le quita a esta tarea la sangría, el número de esquema
cambia automáticamente a 3.6.

Mostrar códigos EDT.


Para que realice este procedimiento, siga los pasos que a continuación se
indican:
1. Estando en el Diagrama de Gantt desplazarse al final de los campos.
2. Hacer clic en Agregar nueva columna. De la lista presentada elegir EDT.

Códigos EDT personalizados.


Si su proyecto precisa de códigos EDT detallados compuestos de longitudes,
secuencias o conjuntos de números y letras específicos, puede definir una
máscara de códigos EDT personalizados para el proyecto (los proyectos no
pueden tener más de una máscara de códigos personalizados). El código EDT
personalizado se registra en el campo EDT.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 168


DISEÑO DE PROYECTOS

Al igual que con los números de esquema, cada nivel de un código EDT
personalizado representa un nivel de esquema en la lista de tareas. Puede
utilizar un formato especial para cada nivel del código, y cada nivel se muestra
en el código con arreglo a la jerarquía de tareas, tareas de resumen y
subtareas.

Utilizar códigos EDT personalizados:


Para que realice este procedimiento, siga los pasos que a continuación se
indican:
1. Haga clic en la ficha “Proyecto”, elija EDT, definir código.

2. En el cuadro de dialogo “Definición de código EDT” ingresará el prefijo


deseado en “Prefijo del código del proyecto” y en la sección “Máscara de
código” agregará los niveles deseados:

3. Para elegir el tipo de carácter tener en cuenta lo que se describe a


continuación.
a. Números (ordenados). Muestra números (por ejemplo, 1, 2 y 3 para las
tres primeras tareas de resumen del proyecto).

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 169


DISEÑO DE PROYECTOS

b. Mayúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos en


mayúsculas (por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto).
c. Minúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos en
minúsculas (por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto).
d. Caracteres (desordenados) para mostrar cualquier combinación de
números y letras en mayúsculas y en minúsculas (por ejemplo, Arqu1,
Const1 e Insp1 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto).

4. Si no desea que Project asigne automáticamente un código EDT cada vez


que especifica una nueva tarea, desactive la casilla de verificación Generar
código EDT para la nueva tarea en el cuadro de dialogo “Definición de
código EDT”.

5. Para permitir el uso del mismo código EDT para varias tareas, desactive la
casilla de verificación Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.

ASIGNAR CÓDIGOS DE ESQUEMA A TAREAS O RECURSOS.


Los códigos de esquema se pueden reemplazar por los campos personalizados
de empresa de Microsoft Project 2013. La mayor parte de los campos
personalizados de empresa se pueden vincular a tablas de consulta multivalor.

Para verificar esta asignación, realice el siguiente procedimiento:


1. Seleccione una tarea.
2. Ubíquese en la ficha “Tarea”, clic en Información y desde la pestaña
“Campos personalizados” verificará el contenido:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 170


DISEÑO DE PROYECTOS

INSERTAR SUBPROYECTOS EN UN PROYECTO PRINCIPAL.


Primero se revisarán conceptos importantes:

Proyecto principal:
Es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan
proyectos insertados o subproyectos). También se denomina proyecto
consolidado.

Subproyecto.
El Subproyecto es un proyecto insertado en otro proyecto. Los
subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en
partes más fáciles de manejar. También se denominan proyectos insertados.

Archivo consolidado.
Un Archivo consolidado es un archivo que contiene uno o más archivos de
proyecto insertados (que también se denominan subproyectos). Los
proyectos insertados pueden conservar los vínculos con sus proyectos
originales, de modo que todos los cambios que se realicen en los proyectos
insertados en el archivo consolidado se reflejarán en el archivo de origen. Los
proyectos insertados se pueden vincular entre sí. Los archivos consolidados
también se denominan archivos principales de proyecto.

La tarea de resumen a nivel de proyecto muestra información de


resumen acerca de todo el proyecto en una sola fila con la correspondiente
barra de tareas de resumen en la parte superior de la vista de Diagrama de
Gantt. Si va a trabajar con subproyectos consolidados dentro de un archivo
de proyecto principal, cada proyecto tendrá su propia tarea de resumen a
nivel de proyecto que aparecerá en el
proyecto principal como una tarea de
resumen para el subproyecto.

Para insertar un subproyecto, debe seguir


los pasos que a continuación se indican:
1. Abra el proyecto principal.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 171


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Haga clic en la ficha “Tarea” y luego ubíquese en el “Diagrama de Gantt”.


3. En el campo “Nombre de tarea”, haga clic en la fila debajo de la cual se
insertará el subproyecto.
4. Haga clic en la ficha “Proyecto” y luego haga clic en “Subproyecto”.
5. Ubique el proyecto que se insertará como subproyecto:

6. Verifique la correcta inserción del subproyecto:

7. Guarde el nuevo proyecto principal.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 172


DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿En qué consiste la acción de estructurar las tareas en un esquema lógico?


– Explique al detalle.
2. ¿Cómo crear subtareas utilizando sangrías? – Explique el procedimiento.
3. Indique el procedimiento para crear una tarea de resumen o fase.- Explique
su importancia.

4. ¿Para qué se utiliza la vista “Diagrama de


red”? – Explique su importancia con
ejemplos diversos.
5. Explique cómo se realiza la vinculación de
las tareas del proyecto utilizando la vista
“Calendario”. Explique la importancia de
este procedimiento.
6. ¿Qué son los códigos de esquema
personalizados? Explique su importancia y
muestre diversos ejemplos.
7. Indique los diferentes códigos EDT que se
pueden utilizar en un proyecto creado en
MS Project 2013.
8. ¿Cómo se asignan los códigos de esquema a las diversas tareas o recursos
de un proyecto creado en MS Project
2013? – Explique el procedimiento.
9. Indique el procedimiento para insertar
subproyectos a un proyecto principal en
MS Project – explique en qué casos se
puede realizar este procedimiento.
10. Presentar el listado de tareas,
subtareas, las relaciones entre tareas,
códigos EDT del proyecto para la
empresa en donde usted realiza su complementación de estudios
prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 173


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 06: INDICAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA UN


PROYECTO.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:

• Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables.


• Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto.
• Introducir información para un recurso de trabajo.
• Introducir información para un recurso material.
• Asignar un recurso.
• Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo.
• Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial.
• Asignar la tasa de consumo para un recurso material.
• Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones a los
recursos.
• Asignar un calendario base a un recurso.

La llave del éxito es el conocimiento del valor de las cosas.

John Boyle O'Reilly

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

6.1. ESPECIFICAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS Y ESTABLECER


LOS PERÍODOS LABORABLES.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 174


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el
grupo de herramientas “Vistas de recursos” y haga
clic en la herramienta “Hoja de recursos”:
4. Agregar recursos para el proyecto, como los
siguientes:
a. Documentación.
b. Pintor.
c. Electricista.
d. Técnico de computadoras.
e. Material para pintura.
f. Cables eléctricos.
g. Cables de red.
h. Materiales para limpieza.
i. Material para Alumbrado del local.
j. Computadoras completas.
k. Teléfonos.
l. Líneas de conexión- Internet y teléfono.
m. Muebles y sillas.
n. Equipos de ventilación.
o. Equipos de seguridad.
p. Fotocopiadora multifuncional.
q. Equipos de prevención.
r. Bebidas y otras.
s. Recargas y ventas de tarjetas.
5. Haga doble clic en electricista.
6. Aparecerá el cuadro de dialogo “Información del
recurso”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 175


DISEÑO DE PROYECTOS

7. Haga clic en el botón “Cambiar calendario laboral”.


8. Ingrese el horario para el electricista el cual debe tener definidas sus
periodos laborales:

9. Guarde los cambios.

6.2. INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO DE TRABAJO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic en el recurso “Electricista”, escoja la ficha “General” y en la
opción “Tipo” escoja de la lista desplegable, el tipo: “Trabajo”.

6.3. INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO MATERIAL.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 176


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic en el recurso “Cables de red”, escoja la ficha “General” y en
la opción “Tipo” escoja de la lista desplegable, el tipo: “Material”.

6.4. ASIGNAR UN RECURSO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga doble clic en la tarea: “colocar el cableado eléctrico” para abrir el
cuadro de dialogo “Información de la tarea”:

5. Ubíquese en la ficha “Recursos” y seleccione el recurso “Electricista”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 177


DISEÑO DE PROYECTOS

6. Haga clic en “Aceptar”.


7. Guarde los cambios.

6.5. ASIGNAR UN ÚNICO RECURSO DE TRABAJO A TIEMPO


COMPLETO.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga doble clic en la tarea: “pintar el local” para abrir el cuadro de dialogo
“Información de la tarea”.
5. En el nombre de recurso asignado, seleccione el recurso “pintor” y en el
campo unidades debe aparecer 100%.

6. Haga clic en “Aceptar”.


7. Guarde los cambios.

6.6. ASIGNAR UN ÚNICO RECURSO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 178


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga doble clic en la tarea: “Instalación de las computadoras y teléfonos”
para abrir el cuadro de dialogo “Información de la tarea”.
5. En el nombre de recurso asignado, seleccione el recurso “Técnico en
computadoras” y en el campo unidades debe aparecer 80%.

6. Haga clic en “Aceptar”.


7. Guarde los cambios.

6.7. ASIGNAR LA TASA DE CONSUMO PARA UN RECURSO MATERIAL.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic en el recurso “Equipos de ventilación”, escoja la ficha
“Costos” y en el campo “Costo por uso” coloque s/. 200.00”.

5. Haga clic en aceptar.


6. Guarde los cambios.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 179


DISEÑO DE PROYECTOS

6.8. ESTABLECER PERÍODOS LABORABLES, DÍAS NO LABORABLES Y


VACACIONES A LOS RECURSOS Y ASIGNAR UN CALENDARIO
BASE A UN RECURSO.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en
el grupo de herramientas “Vistas de recursos” y
haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga clic en la ficha ”Proyecto” y haga clic en
la herramienta “Cambiar tiempo de trabajo”.
5. Aparecerá el cuadro de dialogo “Cambiar calendario laboral”, haga clic en el
botón “Crear calendario”:

6. Aparecerá el cuadro de dialogo “Calendario de trabajo” donde ingresará el


nombre del nuevo calendario y si se basará en un calendario previo o se
creará un nuevo calendario base:

7. Haga clic en aceptar.


8. Aparecerá nuevamente el cuadro de dialogo “Cambiar calendario laboral”
pero para realizar la configuración del nuevo calendario creado.
9. Ingrese las fechas de los feriados y días no laborables en la ficha
“Excepciones”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 180


DISEÑO DE PROYECTOS

10. Ahora ubíquese en la ficha “Semanas laborales” e ingrese los siguientes


datos:
Lunes: 8:00 am a 1:00 pm y de 2:30 pm a 6:00 pm.
Martes: 8:00 am a 1:00 pm y de 2:30 pm a 6:00 pm.
Miércoles: 8:00 am a 1:00 pm y de 3:00 pm a 7:00 pm.
Jueves: 8:00 am a 1:00 pm y de 2:30 pm a 6:00 pm.
Viernes. 10:00 am a 1:00 pm y de 3:00 pm a 7:00 pm.

11. Haga clic en Aceptar.


12. Haga doble clic en el recurso: “Técnico de computadoras” y ubíquese en la
ficha “General” y haga clic en el botón “Cambiar calendario laboral” y
seleccione el calendario “Calendario de trabajo” recién creado.
13. Haga clic en “Aceptar”.
14. Guarde los cambios.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 181


DISEÑO DE PROYECTOS

FUNDAMENTOS TEÓRICOS:

ESPECIFICAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS Y ESTABLECER LOS


PERÍODOS LABORABLES.

Conceptos previos:
Se denomina recurso al personal, los equipos y suministros utilizados para
completar las tareas de un proyecto.

Microsoft Project permite realizar los siguientes procedimientos con los


recursos:

• Asignar recursos a las tareas para asegurarse de


que la programación contiene el personal y el
equipamiento adecuados para completar las tareas.
• Crear programaciones de trabajo para los recursos.

Una vez que haya introducido la información de los


recursos del proyecto puede emplear los mismos en
otros proyectos.

A continuación se describen los conceptos que utilizaremos en el siguiente


tema:
Recursos.

Como se indicó, es el personal, los equipos y suministros utilizados para


completar las tareas de un proyecto.

Sin recursos, un proyecto no podría llevarse a cabo. Normalmente, los recursos


son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a
tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier cosa que sirva para
llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo,
cemento o servidores web).

Agregar recursos.
Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al
proyecto. Tenga en cuenta que agregar personas no es lo mismo que
asignarlas a tareas. Esta diferencia es motivo común de confusión cuando se
trabaja con cualquier software de administración de proyectos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 182


DISEÑO DE PROYECTOS

Además debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

• Un proyecto es temporal y único. Es un programa único y no una serie de


actividades continuadas. El diseño de una fábrica de automóviles es un
proyecto porque se trata de una actividad única. La fabricación de los
automóviles, si bien implica numerosos pasos vinculados, es una serie
continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.
• Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final. En el ejemplo
anterior, el diseño de una fábrica de automóviles tiene una fecha de
finalización, pero la fabricación de los automóviles es continua. Cuando
finaliza el diseño de la fábrica, termina el proyecto.
• Los proyectos consumen recursos. Los recursos, ya sean personas o
recursos materiales como herramientas o textiles, deben administrarse
cuidadosamente, especialmente si se comparten entre varios proyectos.
• Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto
Normalmente, los jefes de proyecto se ocupan de la rentabilidad general de
un proyecto y de si las actividades del proyecto se encuentran dentro de los
costos asignados al mismo.

Aquí se mostrará una tabla que perite ver información detallada con respecto a
este punto:

Agregar personas a
Primero lo principal: debe agregar personas al proyecto.
un proyecto

Si tiene Project Professional y está conectado a Project


Agregar personas al
Server, puede agregar personas y otros recursos a la
grupo de recursos de
colección de recursos de toda la organización (o grupo de
empresa
recursos de empresa).

A veces se necesita más que Project para analizar datos de


Exportar información proyectos. Las capacidades matemáticas y estadísticas
de recursos a Excel o sumamente eficaces de Excel pueden ayudarle a analizar en
Visio más detalle y generar informes sobre la información de sus
recursos.

Quitar o reemplazar
Si la persona u otro recurso no son los adecuados para el
una asignación de
trabajo, cambie (o quite) el recurso.
recurso

Una vez que se ha agregado un recurso de empresa a la


Especificar o cambiar
colección de recursos de la organización, puede modificar la
la información de
información del recurso, como tasa de pago, calendario de
recursos de empresa
trabajo o dirección de correo electrónico.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 183


DISEÑO DE PROYECTOS

Administrar recursos.
Después de agregar personas y otros recursos al proyecto, deben ser
administrados.

En la siguiente tabla se verán algunas opciones referentes a este punto:

El organizador de equipo le permite asignar trabajo a


Organizar trabajo
los recursos y redistribuir tareas arrastrándolas y
rápidamente con el nuevo
colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo
organizador de equipo.
de su equipo es muy fácil con project.

Una de las actividades más comunes en la


Imprimir una vista o un
administración de proyectos es la impresión de
informe de información de
información del proyecto. Imprimir información del
recursos.
proyecto es ahora mucho más fácil.

Realizar el seguimiento del trabajo de un proyecto no


solo es fundamental para asegurar que termine dentro
Actualizar el trabajo en un
del plazo, sino que además permite aprender de los
proyecto.
errores cometidos proporcionando un historial de
riesgos, problemas y logros del proyecto.

Distribuir uniformemente el La gente puede exigirse demasiado, especialmente si


trabajo del proyecto está trabajando en dos cosas al mismo tiempo.
(redistribuir asignaciones Redistribuir las asignaciones de recursos es una forma
de recursos). de equilibrar la carga.

Todos necesitamos vacaciones. Todos nos ponemos


Establecer tiempos de
enfermos. Y a todos nos gustan los días festivos.
trabajo, vacaciones y días
Aprenda a tener en cuenta este tiempo no programado
festivos para el proyecto.
mediante su inclusión en el programa.

Cambiar el formato de
Puede mostrar asignaciones para personas y otros
unidad predeterminado
recursos como porcentaje o como un valor decimal.
para las asignaciones.

Para que pueda apreciar la hoja de recursos debe realizar el siguiente


procedimiento:

1. Haga clic en la ficha “Vista”.


2. Luego se ubicará en el grupo de herramientas
“vistas de recursos”.
3. Haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Finalmente, podrá apreciar los recursos utilizados en el proyecto:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 184


DISEÑO DE PROYECTOS

Calendario de recursos.
Es un calendario que especifica el horario de trabajo y el período no laborable
de un recurso determinado. El calendario de recursos difiere del calendario
base. Es posible utilizar calendarios de recursos para definir excepciones
únicas para recursos particulares, como vacaciones, diferentes días de trabajo
o diferentes turnos.

Unidades.
Los campos Unidades de recursos asignadas contienen el porcentaje o el
número de unidades que tiene asignado un recurso en un momento
determinado para todas las tareas distribuidas en el tiempo.

Es el número de unidades o la cantidad de un recurso asignado a una tarea.

Por ejemplo, si tiene una tarea de pintura, podría asignarle dos unidades o dos
pintores.

Por ejemplo, si tiene tres pintores trabajando en un proyecto, el número


máximo de unidades es tres: tres pintores trabajando a tiempo total.

Sobreasignación.
Es el resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar
en el horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina qué recursos
están sobreasignados basándose en los valores del trabajo y la duración de las
tareas asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso y
el calendario utilizado por los recursos.

Grupo de recursos.
Una serie de recursos que comparten alguna característica, agrupados bajo un
nombre de grupo. Por ejemplo, es posible agrupar recursos por su función y
utilizar nombres como pintores, expositores. También es posible agrupar los
recursos por tipo de contrato, lo que daría Contratados y Fijos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 185


DISEÑO DE PROYECTOS

ESPECIFICAR LA INFORMACIÓN DE RECURSOS Y ESTABLECER LOS


PERÍODOS LABORABLES.
Antes de comenzar a asignar los recursos, puede introducir toda la información
acerca de los recursos del proyecto de una sola vez mediante la creación de
una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar
recursos a las tareas.
Para realizar este trabajo, debe seguir los
pasos que a continuación se indican:
1. Haga clic en la ficha “Vista” y haga clic
en la herramienta “Hoja de recursos”:
2. Se muestra la hoja de recursos.
3. Ingresar: Nombre del recurso, tipo, capacidad máxima, tasa estándar, tasa
hora extra, costo/uso, acumular, calendario base.

INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO DE TRABAJO.


Al personal del proyecto se le asigna en el campo “tipo” la opción “Trabajo”.

Para realizar este procedimiento, ejecutará los siguientes pasos:


1. Hacer clic en la pestaña Vista, elegir Hoja de recursos.
2. De la lista desplegable “tipo” elegir la opción: “Trabajo”.

INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO MATERIAL.


A las maquinarias, equipos, materiales se le asigna el campo tipo “Material”.
Para realizar este procedimiento, ejecutará los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la pestaña Vista, elegir Hoja de recursos.
2. De la lista desplegable “tipo” elegir la opción: “Material”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 186


DISEÑO DE PROYECTOS

INTRODUCIR INFORMACIÓN PARA UN RECURSO TIPO COSTO.


Se engloban en este tipo de recurso los que suponen un gasto en el proyecto.
Son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la
duración de la tarea, por ejemplo son recursos de este tipo un billete de avión,
alojamiento, etc.

Para realizar este procedimiento, ejecutará los siguientes pasos:


1. Hacer clic en la pestaña Vista, elegir Hoja de recursos.
2. De la lista desplegable “tipo” elegir la opción: “Costo”.

ASIGNAR UN RECURSO.
La asignación de recursos permite conocer quien se responsabiliza en
desarrollar cada una de las tareas y que recursos materiales u otros utilizará.

Existen diferentes formas de asignar un recurso:

- Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo.


La asignación de recursos a tiempo completo se refiere a dar la
responsabilidad de una tarea a un personal durante toda su jornada laboral.
Para asignar un único recurso a tiempo completo, debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Seleccione la tarea a la que desea asignarle el recurso.
2. Haga clic en la ficha “Recurso”, luego ubíquese en el grupo de herramientas:
“Asignaciones” y haga clic en “Asignar Recursos”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 187


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Aparecerá el cuadro de dialogo. “Asignar recursos”, en el cual se


seleccionarán los recursos que se asignarán a la tarea seleccionada:

4. Hará clic en el botón “Asignar”.


5. Haga clic en el botón “Cerrar”.
6. En el diagrama de Gantt podrá apreciar el nombre del recurso asignado:

- Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial.


La asignación de recursos a tiempo parcial se refiere a dar la responsabilidad
de una tarea a un personal durante parte de su jornada laboral.
Para asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial, debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Seleccione la tarea a la que desea asignarle el recurso.
2. Haga clic en la ficha “Recurso”, luego ubíquese en el grupo de herramientas:
“Asignaciones” y haga clic en “Asignar Recursos”
3. Aparecerá el cuadro de dialogo “Asignar Recursos”.
4. Seleccione el recurso o recursos a Asignar e indique las unidades, en este
caso se colocará 50% (asignará el 50% de su jornada laboral).

5. Haga clic en el botón cerrar, para cerrar el cuadro de dialogo “Asignar


Recursos”.
6. El diagrama de Gantt debe mostrar la tarea con el nombre del recurso
asignado:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 188


DISEÑO DE PROYECTOS

ASIGNAR LA TASA DE CONSUMO PARA UN RECURSO MATERIAL.


A un recurso material se le asigna una tasa de consumo, valor que se agrega al
costo por cada vez que sea utilizado.
Para realizar este procedimiento, ejecutará los siguientes pasos:
1. Haga clic en la ficha “Vista”, luego escogerá la herramienta “Hoja de
recursos”.
2. Seleccione el recurso material y escriba su costo por uso:

ESTABLECER PERÍODOS LABORABLES, DÍAS NO LABORABLES Y


VACACIONES A LOS RECURSOS.
El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y
equipos) están programados y por consiguiente, disponibles para trabajar. El
calendario de recurso afecta a un recurso específico o categoría de recursos.

De forma predeterminada, la configuración de las horas de trabajo en el


calendario de recursos coincide con el calendario del proyecto. Sin embargo,
puede personalizar el calendario de recursos para mostrar la información de
programación individual, como vacaciones, ausencias laborales o período de
mantenimiento del equipo.

Si dispone de recursos que trabajan en


programaciones alternativas, como a tiempo
parcial o en turnos de noche, le
recomendamos que configure y aplique un
calendario base independiente para cada
turno. Use los calendarios de recursos para
acomodar las excepciones a los tiempos de
trabajo de recursos individuales.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 189


DISEÑO DE PROYECTOS

ESTABLECER LOS PERÍODOS LABORABLES Y LOS DÍAS NO


LABORABLES PARA TODOS LOS RECURSOS DEL PROYECTO.
Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el
calendario de proyectos.

Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario


de recursos refleja que este recurso no está disponible para el trabajo del
proyecto este mes, en los últimos tres días de la segunda semana o en los
primeros cuatro días de la tercera semana, etc.

Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de


recursos, y el recurso ya está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar
para reflejar los cambios en los tiempos de trabajo.

ASIGNAR UN CALENDARIO BASE A UN RECURSO.


Project calcula cuándo un recurso y una tarea están programados para trabajar
mediante calendarios en el orden siguiente: calendario del proyecto, calendario
de recursos y calendario de tareas. Si una tarea no tiene recursos ni calendario
de tareas, se programa según el calendario del proyecto. Si una tarea tiene
recursos asignados y no tiene calendario de tareas, se programa según el
calendario de recursos del recurso. Si el recurso no tiene ningún calendario de
recursos, se utiliza el del proyecto.

Para realizar este procedimiento, ejecutará los siguientes pasos:


1. Haga clic en la ficha “Vista”, luego escogerá la herramienta “Hoja de
recursos”.
2. Seleccionar el recurso al que desea asignar un calendario base.
3. Seleccione el calendario base requerido.

CAMBIAR LOS PERÍODOS LABORABLES, LOS DÍAS NO LABORABLES Y


LAS VACACIONES PARA RECURSOS INDIVIDUALES.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 190


DISEÑO DE PROYECTOS

Para cambiar los períodos laborales, los días no laborales y las vacaciones
crear un calendario para el recurso o grupo de recursos.
Para realizar este procedimiento, ejecutará los siguientes pasos:
1. Haga clic en la ficha “Proyecto”, elija la herramienta: “Cambiar tiempo de
trabajo”:

2. Se abrirá el cuadro de dialogo “Cambiar calendario laboral”:

3. Haga clic en el botón “Crear calendario”.


4. Coloque un nombre a este nuevo calendario:

5. Haga clic en Aceptar.


6. Haga clic en la ficha Semanas
laborales.
7. Haga clic en el botón Detalles… para
definir un periodo laboral específico en
forma detallada.
8. Haga clic en el botón Aceptar para
continuar.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 191


DISEÑO DE PROYECTOS

9. Puede definir las excepciones y semana laboral no predeterminada.


10. Finalmente haga clic en “Aceptar”.

Ejercicios y tareas de investigación

1. Indique la importancia de especificar al detalle los recursos que se requieren


en el proyecto y explique al detalle cómo se ingresa esta información en MS
Project 2013.
2. ¿Cómo se establecen los periodos laborables para los recursos? – Explique
la importancia de este procedimiento.
3. ¿Qué información sobre los recursos se puede ingresar en Project? –
Explique.
4. ¿Qué tipos de recursos se pueden ingresar en Project? – Explique cada uno
de estos tipos de recursos con ejemplos.
5. ¿Cómo se asignan recursos a las tareas ingresadas en Project? – Explique
el procedimiento y la importancia de esta acción.
6. ¿En qué consiste la asignación de recursos a tiempo completo y a tiempo
parcial? – Explique el procedimiento para realizar esta acción.

7. ¿Cómo se asigna la tasa de consumo de un recurso de tipo material? –


Explique.
8. ¿Cómo se establecen los periodos laborales, días no laborables y
vacaciones de los diversos recursos? – Explique al detalle con ejemplos
didácticos.
9. Presentar el listado de recursos, indicando los
tipos de recursos, sus calendarios, asignar estos
recursos a las tareas del proyecto para la
empresa en donde usted realiza su
complementación de estudios prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 192


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 07: INDICAR LOS COSTOS NECESARIOS PARA UN


PROYECTO.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:


• Estimar costos en el proyecto.
• Establecer tasas de pago y tarifas para recursos.
• Introducir tasas de recursos.
• Introducir un grupo de tasas por recurso.
• Introducir un costo por uso.

Un momento de éxito compensa el fracaso de años.


Robert Browning

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

7.1. ESTIMAR COSTOS EN EL PROYECTO.


ESTABLECER TASAS DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga clic en la ficha “Archivo”, luego haga clic en “Opciones”.
5. Luego, escogerá desde el panel izquierdo la opción “Avanzado” y se ubicará
en la sección “Opciones generales para este proyecto”.
6. Desde esta sección puede definir la tasa estándar predeterminada y la tasa
de horas extra predeterminada.
7. Ingrese los siguientes datos:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 193


DISEÑO DE PROYECTOS

a. Tasa estándar predeterminada: s/.15.00/h.


b. Tasa de horas extra predeterminada: s/.20/h.

8. Haga clic en “Aceptar”.


9. Guarde los cambios.

7.2. INTRODUCIR TASAS DE RECURSOS.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic en el recurso “Electricista”.
5. Haga clic en la ficha “Costos”.
6. Ingrese como tasa estándar: s/.20.00 y como tasa horas extras: s/.35.00:

7. Haga clic en “Aceptar”.


8. Guarde los cambios.

7.3. INTRODUCIR UN GRUPO DE TASAS POR RECURSO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 194


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas


“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic en el recurso
“Electricista”.
5. Haga clic en la ficha “Costos”.
6. Ingrese los grupos de tasas como
se indica en la imagen:
7. Haga clic en “Aceptar”.
8. Guarde los cambios.

7.4. INTRODUCIR UN COSTO POR USO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas
“Vistas de recursos” y haga clic en la herramienta “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic en el recurso “Fotocopiadora multifuncional”.
5. Haga clic en la ficha “Costos”.
6. En el campo “Costo por uso” coloque el valor: s/. 45.00.

FUNDAMENTOS TEÓRICOS.

ESTIMAR COSTOS EN EL PROYECTO:


Las consideraciones de costos determinan la rapidez con la que se
llevan a cabo las tareas y cómo se emplean los recursos (empleados,
equipos y suministros). En algunos casos el éxito del proyecto se mide por
la desviación entre los costos finales del proyecto y los costos previstos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 195


DISEÑO DE PROYECTOS

A continuación se describen algunos conceptos importantes relacionados a


este tema:
- Tasas. Para el trabajo de cada recurso, podrá introducir una tasa
estándar y una tasa para la hora extra.
- Costos por uso. Podrá establecer un costo fijo por cada uso que se
haga de un recurso. Microsoft Project combinará el costo por uso con la
tasa horaria del recurso.
- Costos fijos. Podrá usar un costo fijo si sabe el costo exacto de una tarea.

Utilidad de la asignación de costos.


Mediante la asignación de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar
Microsoft Project para seguir la evolución del flujo de caja del proyecto.
A medida que vaya creando el proyecto, será posible desarrollar escenarios
de costos del tipo qué pasaría si", mediante el ajuste de los recursos y la
posterior revisión del efecto de los cambios en los costos de la programación.

Es posible determinar cuánto costará completar una tarea, así como


desarrollar un historial de costos para proyectos futuros.

El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que
trabajan en una tarea y de todos los gastos adicionales (costos fijos),
como el costo de los materiales y los costos por uso.

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos.


La asignación de tasas a los recursos puede servirle de ayuda
para la exacta administración de los costos del proyecto. Las tasas de los
recursos podrían ser:
- El costo horario de los trabajadores o del equipo necesario para
completar una tarea.
- El costo fijo por uso de una pieza del equipo.

Normalmente, el costo del recurso incluye las tasas de horas extra y


estándar de los recursos. Cuando un recurso con una tasa de hora extra o
estándar se asigna a una tarea, y ésta dura más tiempo del planificado, se
incrementa el costo del recurso para esa tarea.
Un recurso puede tener también un costo único cada vez que se utilice. Por
ejemplo, el alquiler de equipo puede tener un costo de entrega de $70 o un
cargo establecido por cada vez que se utilice, además de un cargo por hora.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 196


DISEÑO DE PROYECTOS

Realice el procedimiento para definir la tasa estándar.


Para realizar este procedimiento, seguirá los pasos que a continuación se
indican:
1. Haga clic en la ficha “Archivo”.
2. Luego, ubíquese en “Opciones”.
3. Luego, haga clic en “Avanzado”.
4. Desde la sección “Opciones generales para este proyecto” definirá la tasa
estándar predeterminada.
5. También puede definir la tasa de horas extras predeterminada.

6. Una vez que realice el cambio deseado, finalmente, haga clic en “Aceptar”.

INTRODUCIR TASAS DE RECURSOS.


La tasa del recurso define el costo del recurso.
Para realizar este procedimiento, es necesario seguir los pasos que a
continuación se describen:
1. Ubíquese en la ficha “Vista” luego elegirá la herramienta “Hoja de recursos”.
2. En la hoja de recursos, ingresar la Tasa estándar y tasa hora extra
por cada recurso.

INTRODUCIR UN GRUPO DE TASAS POR RECURSO.


Utilizando las tasas variables, puede controlar los cambios en las tasas de los
recursos a lo largo del proyecto. La tasa inicial de costo de un recurso
puede introducirse en la hoja de recursos o en la ficha de costos del cuadro de
diálogo información del recurso.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 197


DISEÑO DE PROYECTOS

Para realizar este procedimiento, es necesario seguir los pasos que a


continuación se describen:
1. Ubíquese en la ficha “Vista”
luego elegirá la herramienta
“Hoja de recursos”.
2. Luego hará doble clic en la
etiqueta de la fila del recurso al
que se ingresarán un grupo de
tasas.
3. Aparecerá el cuadro de dialogo:
“Información del recurso”:
4. Ingresará la siguiente información:

5. Finalmente haga clic en “Aceptar”.

INTRODUCIR VARIOS GRUPOS DE TASAS POR RECURSO.


Los campos “Tabla de tasas de costo” proporcionan opciones que se pueden
utilizar para los recursos asignados a una tarea. No se mostrará
realmente ninguna información en las versiones de tarea y recurso de
este campo; únicamente pone a disposición de las asignaciones la información
de la Tabla de tasas de costo correspondiente.

Tabla de tasas de costo: Es la recopilación de información sobre las


tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra,
cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se
pueden establecer hasta cinco tablas

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 198


DISEÑO DE PROYECTOS

Para realizar este procedimiento, es necesario seguir los pasos que a


continuación se describen:
1. Ubíquese en la ficha “Vista” luego elegirá la herramienta “Hoja de recursos”.
2. Luego hará doble clic en la etiqueta de la fila del recurso al que se
ingresarán un grupo de tasas.
3. Aparecerá el cuadro de dialogo: “Información del recurso”.
4. Agregaremos varias tablas de tasas de costos:

5. Finalmente haga clic en “Aceptar”.

INTRODUCIR UN COSTO POR USO.


El costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un
recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna
a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un
recurso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el
costo que se acumula cada vez, independientemente del número de
unidades.

Agregue el campo Costo por uso a una vista de recursos para especificar el
costo de un recurso de trabajo si el recurso carga una tarifa establecida y
no una tarifa variable o por horas, además de la establecida. Para un recurso
material, utilice este campo para indicar un costo en el que se incurra una
vez, independientemente del número de unidades.

Ejemplo: Supongamos que cada vez que utiliza un servicio de transporte


particular hay una tarifa fija por entrega de 40 nuevos soles. Escriba un valor de
costo por uso de 40 nuevos soles. Este cargo se aplicará cada vez que se
utilice este servicio.

Supongamos que en el mismo proyecto hay una tarifa fija de almacenamiento


de 800 asociadas al uso de ladrillos el cual es un recurso material. Escriba el
valor de costo por uso de 800. Este cargo se aplicará sólo una vez.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 199


DISEÑO DE PROYECTOS

Para realizar este procedimiento, es necesario seguir los pasos que a


continuación se describen:
1. Ubíquese en la ficha “Vista” luego elegirá la herramienta “Hoja de recursos”.
2. Haga clic sobre la celda de la columna Costo/Uso, del recurso al que
quiere definir su costo uso, presione F2 para editar.

INTRODUCIR VARIOS COSTOS POR USO POR RECURSO.


Para realizar este procedimiento, es necesario seguir los pasos que a
continuación se describen:
1. Ubíquese en la ficha “Vista” luego elegirá la herramienta “Hoja de recursos”.
2. Luego hará doble clic en la etiqueta de la fila del recurso al que se
ingresarán un grupo de tasas.
3. Aparecerá el cuadro de dialogo: “Información del recurso”.
4. Aquí ingresará los costos por uso requeridos:

5. Finalmente haga clic en “Aceptar”.

ESTABLECER COSTOS FIJOS DE TAREAS.


El costo de los recursos aumenta cuando una tarea emplea más tiempo o
recursos, el costo fijo no.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 200


DISEÑO DE PROYECTOS

Por ejemplo, un expositor cobra s/. 280 la hora. Se ha programado la


exposición para una hora. Si se extiende la exposición a 2 horas, entonces el
costo aumentará al doble.

Si hubiera ofertado al expositor una cantidad fija por la exposición a realizar, el


costo sería el mismo, independientemente del tiempo que empleará al realizar
su exposición.

Para establecer costos fijos, es necesario


seguir los pasos que a continuación se
describen:
1. Ubíquese en la ficha “Vista” luego elegirá la
herramienta “Diagrama de Gantt”.
2. Haga clic en la ficha “Vista”, luego hará clic
en la herramienta “Tablas” y luego escogerá
la opción “Costo”:
3. Agregará en el campo “Costo total” un valor específico”.

COSTO DEL PROYECTO COMPLETO.


Existen distintas formas de ver los costos del proyecto. Ahora se describirá la
forma en que usted puede analizar los costos.

El cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto muestra los costos


programados, los de línea de base, los reales y los restantes para el
proyecto completo.

Los costos programados reales y restantes se actualizan cada vez que


Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

Para consultar el estado global de los costos del proyecto, también


puede utilizar el informe Resumen del proyecto.

Para realizar este procedimiento, es necesario seguir los pasos que a


continuación se describen:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 201


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Abra el archivo del proyecto.


2. Haga clic en la ficha “Proyecto”.
3. Haga clic en la herramienta “Información del proyecto”.

4. Luego haga clic en el botón “Estadísticas”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 202


DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Cómo se realiza la estimación de costos de un proyecto? – Explique al


detalle.

2. ¿Cómo se establecen las tasas de pago y las tarifas de los diferentes


recursos del proyecto? – Explique el procedimiento para cada tipo de
recurso.

3. ¿Qué entiende usted por grupos de tasas por


recurso? – explique el procedimiento.

4. ¿En qué consiste el introducir costos por uso de


los recursos? – Explique con ejemplos la
importancia de este procedimiento.

5. Presentar el avance, con los diversos costos


asignados a los diferentes tipos de recursos, del
proyecto para la empresa en donde usted realiza
su complementación de estudios prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 203


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 08: REALIZAR LA ÓPTIMA PROGRAMACIÓN DEL


PROYECTO.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:

• La programación del proyecto y sus detalles.


• Ver en pantalla el proyecto completo.
• Visualizar la escala temporal del proyecto.
• Identificar el Camino Crítico.
• Mostrar información específica mediante filtros.
• Ordenar y agrupar información en una vista.
• Realizar el análisis de los costos del proyecto.
• Realizar la reducción manual de los costos.
• Utilizar vistas para determinar el uso de los recursos.
• Revisar la línea de base del plan del proyecto.

Un líder es aquel que conoce el camino, transita el


camino y muestra el camino.
John C. Maxwell

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

8.1. LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Y SUS DETALLES.


8.2. VER EN PANTALLA EL PROYECTO COMPLETO.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 204


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.


4. Hará clic en la ficha “Vista”, luego se ubicará en el grupo de herramientas
“Zoom” y hará clic en la herramienta “Zoom a proyecto completo”:

Herramienta: Zoom
a proyecto completo.

5. Podrá apreciar el proyecto completo.

8.3. VISUALIZAR LA ESCALA TEMPORAL DEL PROYECTO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga doble clic en la escala temporal del proyecto.
5. Se abrirá el cuadro de dialogo “Escala temporal”.
6. Ubíquese en la ficha “Nivel superior” y en la sección “Opciones de escala
temporal”, en “Mostar” seleccione: “Tres niveles (Superior, Intermedio,
Inferior)”.

7. Haga clic en “Aceptar”.


8. Guarde los cambios.

8.4. IDENTIFICAR EL CAMINO CRÍTICO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 205


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.


3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga clic en la ficha contextual “Formato” que forma parte de las
herramientas del diagrama de Gantt.
5. Marque la casilla de verificación “Tareas críticas”:

6. Luego podrá visualizar las tareas críticas del proyecto, que por defecto
aparecen de color rojo en el diagrama de Gantt.
7. Guarde los cambios.

8.5. MOSTRAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA MEDIANTE FILTROS.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con


cualquiera de los procedimientos indicados
anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación
anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga clic en la ficha “Vista”, luego haga clic en
la lista de la herramienta “Filtro” y escoja la
opción “Tareas críticas”:
5. El resultado del filtro será:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 206


DISEÑO DE PROYECTOS

8.6. ORDENAR Y AGRUPAR INFORMACIÓN EN UNA VISTA.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Primero ordene las tareas utilizando la herramienta “Ordenar” que se
encuentra en el grupo de herramientas “Datos” en la ficha “Vista”.
5. Ahora, haga clic en la lista de la herramienta “Agrupa
por” y escoja la opción “Duración”:
6. El resultado de la agrupación será:

8.7. REALIZAR EL ANÁLISIS DE LOS COSTOS DEL PROYECTO Y


REALIZAR LA REDUCCIÓN MANUAL DE LOS COSTOS.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Ubíquese en la vista “Diagrama de Gantt”.
4. Haga clic en la ficha “Vista”.
5. Ubíquese en el grupo de herramientas “Datos”, haga clic
en la herramienta “Tablas” y de la lista que aparece, haga
clic en “Costo”:
6. Podrá visualizar la siguiente información:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 207


DISEÑO DE PROYECTOS

7. A partir de esta información podrá realizar la reducción manual de los costos.

8.8. UTILIZAR VISTAS PARA DETERMINAR EL USO DE LOS RECURSOS.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”.
4. Ubíquese en el grupo de herramientas “Vistas de recursos”.
5. Seleccione la herramienta “Integrada”.
6. Escoja la opción “Gráfico de recursos”.

8.9. REVISAR LA LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO.


Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Hará clic en la ficha “Proyecto” luego haga clic en la herramienta “Establecer
línea Base” y escoja la opción “Establecer línea base…”.

4. Aparecerá el cuadro de dialogo “Establecer línea base” como se muestra en


la imagen.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 208


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Haga clic en aceptar.


6. Ahora, para visualizar las líneas base, haga clic en la ficha contextual
“Formato” y haga clic en la herramienta “Línea base” que se encuentra en el
grupo de herramientas: “Estilos de barra”.

FUNDAMENTOS TEÓRICOS.

LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Y SUS DETALLES.


Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos para
comprobar si se cumplirá la fecha límite. Si no es así examine las tareas que
conducen a hitos y compruebe si están programadas correctamente.

Primero observe información general: la fecha de comienzo y fin y la ruta


crítica. Después compruebe los detalles. Muestre las tareas y los recursos en
vistas que pueda cambiar para adaptarlas a sus necesidades.

Puede obtener información general acerca de las fechas de comienzo y fin del
proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, revisando al detalle el
Diagrama de Gantt.

VER EN PANTALLA EL PROYECTO COMPLETO.


Para que pueda visualizar el proyecto completo desde el Diagrama de Gantt,
proceda a realizar los siguientes pasos:
1. Haga clic en la ficha “Vista”.
2. Haga clic en “Diagrama de Gantt”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 209


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Ubíquese en el grupo de herramientas “Zoom”.


4. Haga clic en la herramienta “Proyecto completo”:

VISUALIZAR LA ESCALA TEMPORAL DEL PROYECTO.


La Escala Temporal es el área de la vista del Diagrama de Gantt que muestra
las unidades de tiempo, y las barras que representan gráficamente la
asignación de tiempo de las tareas.

La Escala Temporal puede mostrar hasta tres niveles en cada vista y dar
formato a cada uno de ellos de manera individual. Por ejemplo, puede
especificar las unidades de tiempo, las etiquetas de fechas, la alineación y
otras opciones de formato.

También puede personalizar la escala temporal, de modo que se adapte a sus


necesidades.

Una escala temporal puede serle muy útil cuando necesite mostrar un
panorama general de un proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional
de las tareas clave y los hitos que resulta perfecta para cualquier reunión
referente al estado de un proyecto.

Para ajustar la escala temporal se realizan los siguientes pasos:


1. Haga doble clic en la “Escala temporal”.

2. Aparecerá el cuadro de dialogo “Escala temporal”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 210


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Desde este cuadro de dialogo podemos realizar diferentes configuraciones,


por ejemplo, podrá agregar los tres niveles:
a. Para configurar el primer nivel, haga clic en la ficha “Nivel Superior” y
escoja como unidades: “Meses” con alineación “Centrada”.
b. Para configurar el segundo nivel, haga clic en la ficha “Nivel Intermedio” y
escoja como unidades: “Semanas” con alineación “Centrada”.
c. Para configurar el tercer nivel, haga clic en la ficha “Nivel Inferior” y escoja
como unidades: “Días” con alineación “Centrada” y etiqueta: D, L, M.

En la ficha “Período no laborable” seleccione el formato para las opciones de


la ubicación del dibujo, color y trama. En la parte inferior de la ficha visualice
la selección en el cuadro de vista previa:

4. Finalmente, quedará de la siguiente manera:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 211


DISEÑO DE PROYECTOS

CREAR UNA ESCALA DE TIEMPO.


Para que pueda realizar esta operación, debe seguir los pasos que a
continuación se detallan:

1. Haga clic en la ficha “Vista”, luego ubíquese en el grupo de herramientas


“Vista en dos paneles”.
2. Haga clic en la casilla de verificación de “Escala de tiempo” para que se
active y muestre la escala:

3. Haga doble clic en la “Escala de tiempo”.


4. Aparecerá el cuadro de dialogo: “Agregar tareas a la escala de tiempo”:

5. Desde aquí podrá seleccionar los elementos que desea visualizar.


6. También se pueden agregar tareas e hitos a la escala de tiempo
seleccionando la tarea o hito y haciendo clic secundario sobre este y
escogiendo la opción “Agregar a escala de tiempo”.

COMPROBAR LAS FECHAS DE COMIENZO Y FIN DEL PROYECTO.


Es muy necesario que usted pueda revisar la información más importante del
proyecto, por ejemplo, la fecha de inicio y de fin, para comprobar si el proyecto
va a cumplir las previsiones tal como está programado.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 212


DISEÑO DE PROYECTOS

Para que pueda realizar esta operación, debe seguir los pasos que a
continuación se detallan:
1. Haga clic en la ficha “Proyecto”, luego haga clic en la herramienta:
“Información del proyecto”.
2. Finalmente haga clic en el botón “Estadísticas” y verifique la información
requerida:

IDENTIFICAR EL CAMINO CRÍTICO.


El Camino Crítico es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para
que un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas
de un proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se
pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las
tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del
proyecto se denominan tareas críticas. Si modifica las tareas para resolver
sobreasignaciones u otros problemas de la programación, tenga cuidado con
las tareas críticas; los cambios que realice en ellas afectarán a la fecha de fin
del proyecto.
Para visualizar la ruta crítica, realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Vista”,
luego escoja la herramienta
“Diagrama de Gantt”.
2. Haga clic en la ficha
contextual “Formato” y
seleccione la casilla de
verificación “Tareas críticas”.

Por defecto Microsoft Project muestra en el Diagrama de Gantt las tareas no


críticas de color azul y las tareas críticas color rojo.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 213


DISEÑO DE PROYECTOS

MOSTRAR LA RUTA CRÍTICA EN OTRAS VISTAS DE TAREAS.


Usted puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.
Para esto, realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha Vista y seleccione una
vista del grupo Vistas de tareas.
2. En la pestaña Vista, seleccione “Tareas
críticas” en la lista “Resalta”.
3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica,
haga clic en la lista “Filtro” y seleccione “Tareas Críticas”.

CAMBIAR A UNA VISTA DIFERENTE.


Puede mostrar información del proyecto en vistas de tareas o en vistas de
recursos. Algunas vistas de tareas y de recursos se encuentran en vistas de
hoja, que contienen columnas (denominadas campos) de información
relacionada. En una vista de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de
información diferentes. Otras vistas muestran la información de tareas o
recursos gráficamente, como las vistas Calendario, Diagrama de red y Gráfico
de recursos, o las tareas y recursos relacionados con una escala temporal,
como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.
Para cambiar las vistas puede realizar el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Vista”.
2. Verá que existen dos grupos de herramientas: “Vistas de tareas” y “Vistas de
Recursos”.
3. En el grupo de “Vistas de tareas” podrá escoger entre las siguientes vistas:
a. Diagrama de Gantt.
b. Uso de tareas.
c. Diagrama de red.
d. Calendario.
e. Escala de tiempo.
f. Formulario de tareas.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 214


DISEÑO DE PROYECTOS

g. Hoja de tareas.
4. En el grupo de “Vistas de Recursos” podrá escoger entre las siguientes
vistas:
h. Organizador de equipo.
i. Uso de recursos.
j. Hoja de recursos.
k. Formulario de recursos.
l. Gráfico de recursos.
5. Además, se tiene la herramienta: “Más
vistas…”.
6. Al hacer clic en la herramienta “Más vistas” se abrirá un cuadro de dialogo
denominado “Más vistas” desde el cual podremos escoger entre las
diferentes vistas:

MOSTRAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA MEDIANTE FILTROS.


Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la
vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro
muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan con los criterios
requeridos.

Puede definir criterios en un filtro.

Un criterio en un filtro, son instrucciones que especifican las tareas o los


recursos que deberían mostrarse cuando se aplica el filtro. Por ejemplo, el
criterio para el filtro Tareas completas es cualquier tarea que esté terminada al
100 por ciento.
Para que pueda realizar esta operación, debe seguir los pasos que a
continuación se detallan:

1. Haga clic en la ficha “Vista”.


2. Ubíquese en el grupo de herramientas: “Datos”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 215


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Haga clic en el listado de la herramienta “Filtro”.


4. Seleccione el filtro requerido.
5. Si desea utilizar un filtro que no se encuentre en la lista, haga clic en la
opción “Más filtros” y aparecerá el cuadro de diálogo “Más filtros”, desde el
cual podrá seleccionar el filtro de tarea o recurso deseado.

6. Haga clic en Tarea o Recurso (en función del tipo de filtro que desee crear)
y luego haga clic en Nuevo.
7. Escriba un nombre para el nuevo filtro. Seleccione Mostrar en el menú si
desea incluir este filtro en la lista del grupo Datos.
8. En la columna Y/o, elija Y para mostrar los resultados que cumplen más de
uno de los criterios del filtro. Elija O para mostrar filas que cumplan uno o el
otro.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 216


DISEÑO DE PROYECTOS

9. En la columna Nombre de campo, elija el campo que desea filtrar.


10. En la columna Prueba, decida cómo desea que coincida lo que eligió en la
columna Nombre de campo con la columna Valor(es) del siguiente paso.
11. En la columna Valor(es), elija el valor que desee o escriba uno nuevo.
12. Si eligió Es igual a o No es igual a en la columna Prueba, puede escribir un
carácter comodín en la columna Valores (en vez de elegir una opción de la
lista). Por ejemplo, con un signo de interrogación (?) se encontraría un solo
carácter. Si escribe un asterisco (*) encontrará cualquier número de
caracteres. Si usa caracteres comodín, asegúrese de que su elección de la
columna Nombre de campo incluya un texto (como Nombre), en vez de
números (como Duración).
13. Para agregar otra fila a su filtro (y elegir otro nombre de campo para filtrar),
haga clic en Insertar fila. Puede agrupar filas agregando una fila en blanco.
Agregue Y u O en la fila en blanco para filtrar un grupo contra otro.
14. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar.
15. Ahora podrá visualizar el filtro creado desde el cuadro de dialogo “Más
filtros” y desde allí lo ejecutará haciendo clic en “Aplicar”:

OBSERVACIÓN:

No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas
de tareas.

Si desea quitar rápidamente todos los filtros, use la tecla F3. Tenga en cuenta que los filtros de
tareas solo funcionan con vistas de tareas y los filtros de recursos solo con vistas de recursos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 217


DISEÑO DE PROYECTOS

Ahora se definirá con mayor detalle los elementos que participan en el filtro:
1. Los operadores Y, O:
Si el filtro contiene más de una fila de criterios, escriba un operador para
cada fila, es decir Y u O.
Para mostrar o resaltar una tarea o recurso mediante un operador Y deben
cumplirse los criterios de ambas filas.

El efecto de un operador O es que deben cumplirse los criterios de una fila


u otra. Si no se escribe un operador, se utiliza de forma predeterminada el
operador Y.
2. Nombre del campo:
Todos los campos de Microsoft Office Project están incluidos en esta lista
de nombres de campos. Haga clic en el campo cuyo contenido desea
probar. Project comprueba el contenido de este campo para todas las
tareas o recursos de la vista actual. Si el contenido de campo cumple la
prueba especificada, la tarea o el recurso se muestran o se resaltan.
3. Prueba:
Escriba una prueba o haga clic en una de la lista. Project utiliza la prueba
para comparar el valor o valores que escriba en el cuadro Valores con la
información de campo para cada tarea o recurso. Project le informa si una
prueba no es válida para el campo que ha seleccionado.

Pruebas que se pueden utilizar:


a. Igual a:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyos contenidos de campo coinciden
exactamente con el valor.
Por ejemplo, si filtra una vista de tareas para mostrar tareas cuyo campo
Nombre del recurso sea igual a "Diana ", Project mostrará todas las tareas
a las que sólo está asignada "Diana". Project no muestra las tareas a las
que está asignada "Diana" y varios recursos más.
b. Diferente de:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyos contenidos de campo no
coinciden exactamente con el valor.
c. Mayor que:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es mayor
que el valor.
d. Mayor o igual que:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es mayor o
igual que el valor.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 218


DISEÑO DE PROYECTOS

e. Menor que:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es menor
que el valor.
f. Menor o igual que:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es menor o
igual que el valor.
g. Está comprendido en:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo están dentro
del intervalo especificado por los dos valores.
h. No está comprendido en:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo está fuera
del intervalo especificado por los dos valores.
i. Contiene:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo contiene el
valor. Por ejemplo, si filtra por tareas cuyo campo Nombre contiene
"desarrollo", Project muestra "Documentación de desarrollo" así como
"Tiene las especificaciones de revisión del equipo de desarrollo".
j. No contiene.
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo no contiene
el valor.
k. Contiene exactamente:
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo contiene una
tarea o recurso que coincide exactamente con el valor.
Es diferente de la prueba Igual a, ya que la prueba Contiene exactamente
opera en campos como Nombres de recursos o Predecesoras, que pueden
enumerar varios valores a la vez.
l. Valores:
Escriba los números, fechas o texto frente a los que se va a probar el
contenido del campo. También puede hacer clic en un campo de la lista
para comparar su contenido con el contenido del campo especificado en la
columna Nombre del campo. Los valores deben coincidir con el tipo de
campo frente al que se están probando. Por ejemplo, si ha seleccionado
Costo para el nombre del campo, no puede utilizar Fecha de fin en el
campo Valores. Cuando se escriben valores inadecuados en el campo
Valores, Project muestra un mensaje al intentar cerrar el cuadro de diálogo.
Especificación de valores:
Si el campo escrito está asociado a varios valores, el campo Valores
proporciona una lista de aquellos valores entre los que elegir. Por ejemplo,
si el campo escrito es Tipo de delimitación, entonces Valor presenta una
lista con los distintos tipos de delimitación. Si se definen códigos de

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 219


DISEÑO DE PROYECTOS

esquema y otros campos personalizados como Fecha1 o Costo3 con una


lista de valores múltiples, dichas listas personalizadas también están
disponibles al filtrar.

OBSERVACIÓN:

Separación de valores para un intervalo: Para indicar un intervalo para la prueba está
comprendido en o no está comprendido en, separe los valores mediante el carácter separador
de listas (carácter separador de listas: carácter, por lo general una coma o un punto y coma,
que separa elementos de una lista.). Por ejemplo, si ha seleccionado “está comprendido en”
para la columna Prueba, puede encontrar las tareas entre dos fechas escribiendo 1/1/14,2/2/14

Uso de comodines: Puede utilizar comodines (comodín: carácter que se puede utilizar para
representar otros caracteres cuando se realizan búsquedas de texto en los campos).

Entre los comodines se encuentran:

* [asterisco], que representa cualquier conjunto de caracteres en una posición concreta.

? [signo de interrogación de cierre], que representa cualquier carácter único.

Puede utilizar los comodines para buscar en campos de texto, pero no en campos de
números.) Como parte del valor cuando la prueba es igual a o diferente de.

El comodín signo de interrogación (?) y el comodín asterisco (*) pueden aparecer en cualquier
lugar del texto.

Si desea filtrar mediante un carácter reservado para uso como comodín, escriba un símbolo de
intercalación (^) delante del carácter. Por ejemplo, para filtrar por tareas que incluyan un
asterisco en su nombre, escriba ^*.

APLICAR LOS AUTOFILTROS.


Puede establecer un AutoFiltro en muchas vistas para buscar rápidamente un
subconjunto de datos en un campo específico.

Para realizar este procedimiento, debe realizar los pasos que a continuación
se detallan:
1. Haga clic en la ficha “Vista”.
2. Ubíquese en el grupo de herramientas
“Datos”.
3. Luego haga clic en la lista de la
herramienta “Filtro”.
4. Haga clic en la opción “Mostrar Autofiltro”.
5. Hacer clic en la flecha situada en la columna que contiene la información que
desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar la tabla:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 220


DISEÑO DE PROYECTOS

6. Para desactivar los Autofiltros, haga clic en la misma herramienta que utilizó
para activarlos.

ORDENAR Y AGRUPAR INFORMACIÓN EN UNA VISTA.


Puede realizar el ordenamiento de las
tareas o recursos por sus campos
respectivos, como el nombre de la tarea,
la fecha de fin, el nombre del recurso, etc.
La ordenación puede resultar útil si desea
ver las tareas en secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben
comenzar o finalizar antes.

Además puede realizar el ordenamiento por diversos criterios.

Para realizar el ordenamiento de las tareas y recursos


debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Hacer clic en la ficha “Vista”, luego haga clic en la vista


“Diagrama de Gantt”.
2. Ubíquese en el grupo de herramientas “Datos” y haga
clic en la herramienta “Ordenar” y escoja la opción
deseada.
3. Si desea ordenar los datos de manera detallada, escogerá desde la
herramienta “Ordenar” la opción “Ordenar por…”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 221


DISEÑO DE PROYECTOS

Para agrupar los datos, simplemente


bastará con hacer clic en la flecha
situada en la columna que contiene la
información que desea mostrar y elija
el valor con el que desea agrupar los
datos:

REALIZAR EL ANÁLISIS DE LOS COSTOS DEL PROYECTO.

Administración de costos.
Antes de terminar la programación de un proyecto, debe asegurarse de que los
costos de los recursos y los costos fijos que han sido definidos, se mantienen
dentro del presupuesto. Utilice Microsoft Project para analizar si se ha
sobrepasado del presupuesto y también para recortar los costos innecesarios.

Análisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt.


La tabla de costo en la vista del Diagrama de Gantt, permite visualizar el costo
de las tareas.
Para mostrar la tabla de costos, realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Vista”.
2. Ubíquese en el grupo de herramientas “Datos”, haga clic en la herramienta
“Tablas” y de la lista que aparece, haga clic en “Costo”:

3. Podrá apreciar la tabla de costos como lo indica la imagen:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 222


DISEÑO DE PROYECTOS

REALIZAR LA REDUCCIÓN MANUAL DE LOS COSTOS.


Para reducir los costos de las tareas manualmente debe seguir uno de estos
métodos o bien una combinación de estos:

• Reduzca el tiempo de duración de una


tarea.
• Cambie el tiempo de asignación de un
recurso a una determinada tarea.
• Utilice menos recursos o menos materiales
en el proyecto.
• Utilice recursos de menor precio y calidad
similar durante el proyecto.

UTILIZAR VISTAS PARA DETERMINAR EL USO DE LOS RECURSOS.


La vista Gráfico de recursos le mostrará una gráfica de barras que representa
la cantidad total de esfuerzo que un recurso empleará en cada una de las
tareas del proyecto en las que este recurso se utilice. Puede mostrar la vista y
modificar los intervalos para ver un día en particular, un mes o alguna otra
división de tiempo.

Para que pueda acceder a esta vista, realice el


siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Vista”.
2. Ubíquese en el grupo de herramientas “Vistas de
recursos”.
3. Seleccione la herramienta “Integrada”.
4. Escoja la opción “Gráfico de recursos”.

VISTA USO DE RECURSOS.


Para revisar las horas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista
Uso de recursos.

Esta vista permite ver las tareas asignadas a


cada recurso, el total de horas por tarea y los
días trabajados.

Para que pueda acceder a esta vista, realice el


siguiente procedimiento:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 223


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Haga clic en la ficha “Vista”.


2. Ubíquese en el grupo de herramientas “Vistas de recursos”.
3. Escoja la herramienta “Uso de recursos”.

REVISAR LA LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO.


Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos para el
proyecto, puede guardar una instantánea del plan original denominada línea de
base.

Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de
referencia para examinar la evolución de lo planificado versus lo realmente
ejecutado.

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede
conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan
previsto.

Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y
compararla con la línea de base.

GUARDAR UN PLAN PREVISTO.


Cuando se haya especificado toda la información requerida para el proyecto y
se esté preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una línea
de base de la información del proyecto en ese momento para compararla luego
con el progreso real de éste. Con la línea de base, puede realizar un
seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las
correcciones que estime necesarias.

Para guardar un plan previsto, realizará el


siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Proyecto”.
2. Ubíquese en el grupo de herramientas
“Programación”.
3. Haga clic en la herramienta: “Establecer línea
base”:
4. Se abrirá el cuadro de dialogo “Establecer línea
base”.
5. En este cuadro de dialogo especifique las
opciones requeridas:
ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 224
DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Cómo se logra ver en pantalla todo el proyecto completo?- Explique el


procedimiento a seguir.
2. Indique la importancia de visualizar la escala temporal del proyecto.-
Explique cómo se puede configurar esta escala.
3. ¿Cuál es la importancia de identificar el camino crítico del proyecto? –
Explique el procedimiento para visualizar el camino crítico.
4. Dar ejemplos sobre el uso de los filtros en Project.
5. ¿Cómo se crea la línea base del plan de un proyecto creado en MS Project
2013?
6. Identificar el camino crítico y crear la línea base del proyecto para la
empresa en donde usted realiza su complementación de estudios prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 225


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 09: ADMINISTRAR Y HACER SEGUIMIENTO AL


PROYECTO.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:


• Administrar y realizar el seguimiento de las tareas del proyecto.
• Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje.
• Comparar la información real de las tareas con la línea de base.
• Entender los procedimientos para realizar un óptimo seguimiento del trabajo
real de los recursos.
• Comprobar la variación entre el trabajo previsto y real de un recurso así
como los costos reales con el presupuesto para el proyecto.
• Ver los costos totales del proyecto.
• Buscar recursos sobre asignados y sus asignaciones de tareas.
• Cambiar los días y las horas laborables de un recurso.

"Vive tratando de realizar muchas de las cosas que


siempre has soñado, y no te quedará tiempo para
sentirte mal" Richard Bach.

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

9.1. ADMINISTRAR Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO


DE LAS TAREAS DEL PROYECTO.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el
siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con


cualquiera de los procedimientos indicados
anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación
anterior.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 226


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Haga clic en la ficha “Vista”.


4. Ubíquese en el grupo de herramientas “Vistas de tareas”.
5. Seleccione la herramienta “Diagrama de Gantt” y aparecerá un listado de
opciones.
6. Haga clic en “Gantt de seguimiento”.

9.2. ACTUALIZAR EL PROGRESO DE UNA TAREA EN FORMA DE


PORCENTAJE.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Hacer clic en la ficha “Tarea”, opción Diagrama de Gantt.
4. En el campo Nombre de tarea, hacer clic en la tarea para la que
desee especificar la duración real.
5. En este caso escoja la tarea: “Realizar el cableado de red UTP”.
6. De la ficha “Tarea”, ubíquese en el grupo de herramientas “Programación”
y haga clic en “Actualizar según programación” y escoja la herramienta
“Actualizar tareas”:

7. Aparecerá el cuadro de dialogo “Actualizar tareas” y en la opción “%


completado” coloque 80%.

8. Haga clic en Aceptar.


9. Guarde los cambios.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 227


DISEÑO DE PROYECTOS

9.3. COMPARAR LA INFORMACIÓN REAL DE LAS TAREAS CON LA


LÍNEA DE BASE.
Para realizar esta operación, el aprendiz realizará el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Hacer clic en la ficha “Tarea”, opción Diagrama de Gantt.
4. Haga clic en la ficha contextual “Formato” y haga clic en la herramienta
“Línea base” y escoja la primera opción que aparece en el listado.

9.4. ENTENDER LOS PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR UN ÓPTIMO


SEGUIMIENTO DEL TRABAJO REAL DE LOS RECURSOS.

9.5. COMPROBAR LA VARIACIÓN ENTRE EL TRABAJO PREVISTO Y


REAL DE UN RECURSO ASÍ COMO LOS COSTOS REALES CON EL
PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO.
Existen diversos métodos, entre los cuales podemos citar los siguientes.
Escribir manualmente los costos reales de las tareas:
Para lograr escribir manualmente los costos reales de las tareas se puede
realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Archivo”, luego haga clic en “Opciones”.
4. Haga clic en “Programación”, luego busque en el lado derecho, la sección
“Opciones de cálculo para este proyecto” y desactive la casilla de
verificación “Project siempre calcula los costos reales”:

5. Haga clic en “aceptar”.


6. Ahora, haga clic en la ficha “Vista”, luego en el control “Uso de tareas”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 228


DISEÑO DE PROYECTOS

7. Luego haga clic en la herramienta “Tablas”.


8. Haga clic en la opción “Seguimiento”.

9. En el campo “Costo real”, escriba el costo real para la asignación la cual se


está actualizando.

Definir la acumulación de los costos fijos:


Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al
final de la tarea o para que se prorratee en la duración de la tarea.
Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:
1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos
indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Hacer clic en la ficha “Vista”, opción “Diagrama de Gantt”.
4. Hacer clic en la herramienta “Tablas” y luego en la opción “Costo”.
5. En el campo Acumulación de costos fijos de la tarea “Limpieza del local”
escriba o seleccione el método de acumulación “fin” ya que se pagará la
tarifa una vez completada la tarea asignada.

6. También puede realizarse este procedimiento con los recursos, utilizando


la vista “Hoja de recursos”.

9.6. VER LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO.


Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Proyecto”.
4. Haga clic en la herramienta “Información del proyecto”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 229


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Luego haga clic en Estadísticas.


6. Se mostrará el cuadro de dialogo “Estadísticas del proyecto” mostrando los
costos totales y otros datos importantes.

9.7. BUSCAR RECURSOS SOBRE ASIGNADOS Y SUS ASIGNACIONES


DE TAREAS.
Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista”.
4. Escoja la vista: Uso de recursos.

5. Haga clic en la ficha contextual “Formato” y marque la casilla de verificación


“Sobreasignación” que se encuentra en el grupo de herramientas “Detalles”.

9.8. CAMBIAR LOS DÍAS Y LAS HORAS LABORABLES DE UN RECURSO.


Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Vista” y seleccione la vista “Hoja de recursos”.
4. Haga doble clic sobre el recurso “Técnico en computadoras”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 230


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Haga clic en el botón “Cambiar calendario laboral”.


6. Aparecerá el cuadro de dialogo: “Cambiar calendario laboral” y desde aquí
podrá editar el calendario definido para este recurso o cambiar de calendario
al recurso.

7. También existe otro método para realizar este procedimiento.


8. Haga clic en la ficha “Proyecto”.
9. Luego haga clic en: “Cambiar tiempo de trabajo”.
10. En el cuadro “Para Calendario”, seleccione el recurso del cual quiere
cambiar el calendario.

11. Desde aquí puede editar el calendario de este recurso.


12. Haga clic en “Aceptar”.
13. Guarde los cambios.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 231


DISEÑO DE PROYECTOS

FUNDAMENTOS TEÓRICOS.

ADMINISTRAR Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS DEL


PROYECTO.
Cuando usted administra un determinado proyecto, se deben controlar los
elementos del triángulo del proyecto, los que son: Tiempo, dinero y ámbito.

Al ajustar uno de estos elementos debemos recordar que se verán afectados


los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, aumento en los costos y
cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación del
proyecto.

Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el


estado más reciente del proyecto para no encontrarse con sorpresas de último
momento. De esta forma, podrá identificar con anticipación problemas que
pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar Microsoft Project 2013 para
encontrar soluciones rápidas.

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL


PROGRESO REAL DE LAS TAREAS.
Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un
seguimiento de las fechas reales de comienzo y fin del proyecto, del
porcentaje de conclusión de las tareas que lo conforman y del trabajo real.

El seguimiento de los valores reales le mostrará cómo los cambios afectan a


otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto.

COMPROBAR SI LAS TAREAS SE ESTÁN REALIZANDO DE ACUERDO


CON EL PLAN.
Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la
programación establecida, es necesario asegurarse de que las tareas
comiencen y finalicen en el tiempo previsto. La vista “Gantt de seguimiento”
ayuda a encontrar puntos conflictivos y tareas que difieren del plan
previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar
recursos o eliminar algunas tareas innecesarias para cumplir las fechas límite.

La vista “Gantt de seguimiento” empareja la programación actual con la


programación original para cada tarea. La vista Gantt de seguimiento

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 232


DISEÑO DE PROYECTOS

muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas o
reales sincronizadas.

Para comprobar si las tareas se están realizando


de acuerdo al plan, debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Hacer clic en la ficha “Vista”.
2. Ahora se ubicará la herramienta “Gantt de
seguimiento”:
3. Al hacer clic en esta herramienta se mostrará
el diagrama “Gantt de seguimiento”:

4. Hacer clic en la ficha Vista,


herramienta “Tablas”, opción Variación.
Para ver los campos de variación.
5. Si es necesario, presione la tecla TAB
para ver los campos de variación.
6. Ahora podrá apreciar las variaciones:

OBSERVACIÓN: Para que aparezca la información de variación es


necesario haber guardado una línea de base previamente.

ACTUALIZAR EL PROGRESO DE UNA TAREA EN FORMA DE


PORCENTAJE.
El progreso de una tarea se puede aclarar mediante la incorporación del
porcentaje de la duración de la tarea que se ha completado. Para las tareas
relativamente cortas, quizás no sea necesario controlar el progreso con
tanto detalle; sin embargo, para las tareas que son más largas, la

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 233


DISEÑO DE PROYECTOS

información del porcentaje completado le ayudará a realizar un seguimiento del


progreso con respecto al plan previsto.

Para actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentajes, debe


realizar el siguiente procedimiento:
1. Hacer clic en la ficha “Tarea”, opción Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, hacer clic en la tarea para la que
desee especificar la duración real.
3. De la ficha “Tarea”, ubíquese en el grupo de herramientas “Programación” y
haga clic en “Actualizar según programación” y escoja la herramienta
“Actualizar tareas”:

4. Aparecerá el cuadro de dialogo “Actualizar tareas”

5. En el cuadro % completado, escriba el porcentaje de avance.


6. Hacer clic en el botón Aceptar.

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL


TRABAJO REAL DE LOS RECURSOS.
Es posible que se requiera llevar un control de la cantidad de trabajo que
realiza cada recurso en cada tarea o conjuntamente en todo el proyecto en
general. Después, podrá comparar la cantidad real de trabajo realizado con la
cantidad planeada. Esta comparación puede ayudarle a controlar el
rendimiento de los recursos disponibles y a planear la carga de trabajo para
proyectos futuros.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 234


DISEÑO DE PROYECTOS

ESCRIBIR EL TRABAJO TOTAL REAL REALIZADO POR UN RECURSO.


Si se programan las tareas en función de la disponibilidad de los
recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del
trabajo completado de una tarea.

Si utiliza este método, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los
recursos.

Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha


realizado en una tarea, Microsoft Project calcula
automáticamente el trabajo restante deduciendo el trabajo
real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso
tiene programado.

ACTUALIZAR EL PROGRESO DE UNA TAREA.


Para realizar este procedimiento, realice los pasos
que a continuación se detallan:
1. Hacer clic en la ficha “Vista”, comando: “Uso de
tareas”.
2. Ahora, haga clic en la herramienta “Tablas”, opción
“Trabajo”:

3. En el campo real para cada tarea, escriba el valor del trabajo actualizado y la
abreviatura de la duración del trabajo real de cada tarea.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 235


DISEÑO DE PROYECTOS

ACTUALIZAR EL TRABAJO REAL DE UN RECURSO POR PERÍODO DE


TIEMPO.
Puede realizar un seguimiento detallado del trabajo real de los recursos
individuales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project
2013.

El seguimiento del trabajo real de los recursos mediante la utilización de


campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el
proyecto por períodos determinados de tiempo, dado que puede introducir
información para un día particular o en otro período de tiempo de la
programación.

Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
detallan:

1. Hacer clic en la ficha “Vista”, herramienta: “Uso de recursos”.

2. Ahora, se dirigirá al grupo de herramientas “Datos”, hará clic en la


herramienta: “Tablas” y luego escogerá la opción “Trabajo”.
3. Hacer clic en la ficha contextual “Formato”, grupo de herramientas
“Detalles”, activar la opción “Trabajo real”:

COMPARAR LA INFORMACIÓN REAL DE LAS TAREAS CON LA LÍNEA DE


BASE.
La clave para realizar un seguimiento del progreso en Microsoft Office Project
2003 es el plan previsto. Para efectuar el seguimiento de un proyecto, debe
disponer de un plan que pueda tomar como referencia. El plan previsto
contiene las estimaciones originales que puede tomar como referencia para
valorar el progreso real del proyecto.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 236


DISEÑO DE PROYECTOS

Lo ideal es crear la línea de base, una vez completado y ajustado el plan del
proyecto. Crear una línea de base no es complicado. Basta con crear una
programación. Lo complicado es crear una buena programación del proyecto.

Puesto que la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que
se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las mejores
estimaciones posibles de duración de las tareas, fechas de comienzo y fin,
también debe incluir costos y demás variables del proyecto de las que desee
realizar un seguimiento posterior. Introduzca las tareas, establezca
dependencias y asigne recursos y costos, si lo desea. Después compruebe y
en función de la comprobación podrá realizar ajustes a la programación del
proyecto.

Si está satisfecho y cree que ha creado la


mejor programación posible, guarde el plan
previsto como línea de base. Al guardar la
línea de base, Project simplemente copia la
información de tareas, recursos, asignaciones
y costos de los campos programados en los
campos de línea de base.

Si la fase de planeación del proyecto es muy


extensa, o si el proyecto ha comenzado pero
ha aprobado cambios diversos, puede guardar varias líneas de base para
registrar los cambios que con el tiempo vayan realizándose en los valores de
éstas.

Puede guardar un máximo de 11 líneas de base en un mismo plan de proyecto.


Las líneas de base reciben el nombre Línea de base (normalmente éste es el
nombre con el que se guarda la primera línea de base) y Línea de base1 hasta
Línea de base10. Cada vez que se guarda una línea de base, se registra la
fecha y la hora. Ello permite ver con facilidad si ya se ha usado la línea de base
y cuando se guardó por última vez.

OBSERVACIÓN:
Guardar varias líneas de base puede resultar muy útil en proyectos en los que
se han realizado modificaciones importantes en las tareas o costos
programados, por lo que la línea de base inicial ya no es relevante.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 237


DISEÑO DE PROYECTOS

Información guardada en la línea de base:


La línea de base contiene toda la información relevante relacionada con el
proyecto: tareas, recursos, asignaciones y costos.

La línea de base no es un archivo separado. Al guardar la línea de base,


Project simplemente copia la información de los campos programados en los
campos de línea de base.

Por ejemplo, cuando guarda una línea de base, Project copia la información de
los campos Comienzo y Fin en los campos Comienzo previsto y Fin previsto. Al
guardar varias líneas de base, Project copia la información en los campos
Comienzo previsto1 y Fin previsto1, etc.

Project guarda la siguiente información de tareas en la línea de base:

• Nombres de las tareas.


• Fechas de comienzo y fin.
• Duraciones.
• Trabajo.
• Costos.
• Tareas divididas.
• Trabajo de fase temporal.
• Costos de fase temporal

Project guarda la siguiente información de recursos en la línea de base:

• Nombres de los recursos.


• Trabajo.
• Costos.
• Trabajo de fase temporal.
• Costos de fase temporal.

Project guarda la siguiente información de asignaciones en la línea de base:

• Fechas de comienzo y fin.


• Trabajo.
• Costos.
• Trabajo de fase temporal.
• Costos de fase temporal.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 238


DISEÑO DE PROYECTOS

Diferencias entre el plan previsto y el plan provisional:


Una línea de base es el conjunto original de fechas de comienzo y fin,
duraciones, trabajo y estimaciones de costo que se guardan una vez
completado y ajustado el plan del proyecto, pero antes de comenzar éste. Es el
punto de referencia principal para medir los cambios que se producen en el
proyecto. Las líneas de base son extensas, ya que contienen casi 20
elementos de información, incluyendo los totales y la información de fase
temporal de las tareas, recursos y asignaciones.

Un documento de plan provisional es un conjunto de datos de proyecto


actuales que se guarda después de comenzar el proyecto y que se compara
con la línea de base para evaluar el progreso. En el plan provisional se guardan
sólo dos elementos de información: las fechas actuales de comienzo y fin.
Puede guardar un máximo de 10 planes provisionales.

Si necesita una instantánea de los datos de un proyecto extenso durante la


fase de planeación, guarde varias líneas de base. Por ejemplo, puede ser
aconsejable hacerlo cada vez que se llegue a uno de los hitos importantes de
la planeación. Después, una vez comenzado el proyecto, puede guardar varios
planes provisionales si sólo necesita guardar las fechas de comienzo y fin de
las tareas. Por ejemplo, puede que sea conveniente hacerlo mensualmente o
trimestralmente, dependiendo del tiempo de duración del proyecto.

Como ya se indicó anteriormente, las líneas de base son esenciales para


realizar un seguimiento del progreso. Las estimaciones originales que
contienen son puntos de referencia permanentes para comparar la información
actualizada de tareas, recursos, asignaciones y costos, incluyendo los valores
reales registrados. La duración real de las tareas, los costos de los recursos de
fase temporal y el trabajo completado en una asignación son ejemplos de
información real.

Una vez guardada la línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso
viendo las variaciones entre las estimaciones contenidas en ésta y los datos de
la programación. Por ejemplo, si estima que una tarea cuesta $150 pero
registra un costo programado de $160, la variación de costo es $10. Si detecta
variaciones periódicamente, podrá tomar las medidas necesarias para
mantener el proyecto al día. La información de línea de base y las variaciones
calculadas tomándola como referencia, se utilizan en diversas vistas de Project.
Para ver los campos de la línea de base en una vista de hoja, aplique la tabla
Variaciones o la tabla Seguimiento.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 239


DISEÑO DE PROYECTOS

Recuerde que no puede realizar un seguimiento a menos que tenga un punto


de referencia. Por lo tanto, si no indica los costos de los recursos antes de
guardar la línea de base, no podrá ver las variaciones de los costos de los
recursos, etc.

COMPROBAR LA VARIACIÓN ENTRE EL TRABAJO PREVISTO Y REAL


DE UN RECURSO ASÍ COMO LOS COSTOS REALES CON EL
PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO.
Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una
fase del proyecto o aprender a determinar el costo de un recurso particular en
un día concreto.

O bien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total del proyecto.

El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar


dónde deben realizarse cambios para finalizar a tiempo el proyecto
ajustándose al presupuesto, así como a planear presupuestos para futuros
proyectos en la empresa.

Escribir manualmente los costos reales de tareas.


Microsoft Project 2013 actualiza automáticamente los costos reales de una
tarea a medida que progresa, en función del método de acumulación de la
tarea y de las tasas de los recursos. Pero, si desea controlar los costos reales
independientemente del costo real de una tarea, puede escribir los costos
manualmente.

Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualización


automática de costos reales y, a continuación, escribir su propio costo real
para una asignación una vez que el trabajo restante sea cero.

Para lograr escribir manualmente los costos reales de las tareas se puede
realizar el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha “Archivo”, luego haga clic en “Opciones”.
2. Haga clic en “Programación”, luego busque en el lado derecho, la sección
“Opciones de cálculo para este proyecto” y desactive la casilla de
verificación “Project siempre calcula los costos reales”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 240


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Haga clic en “aceptar”.


4. Ahora, haga clic en la ficha “Vista”, luego en el control “Uso de tareas”.
5. Luego haga clic en la herramienta “Tablas”.
6. Haga clic en la opción “Seguimiento”.

7. En el campo “Costo real”, escriba el costo real para la asignación la cual se


está actualizando.

DEFINIR COSTO FIJO.


Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al
final de la tarea o para que se prorratee en la duración de la tarea.

Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la ficha “Vista”, opción “Diagrama


de Gantt”.
2. Hacer clic en la herramienta “Tablas” y luego
en la opción “Costo”.
3. En el campo Acumulación de costos fijos,
escriba o seleccione el método de
acumulación que desee.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 241


DISEÑO DE PROYECTOS

Además de una tasa estándar, en ocasiones los costos de asignación


incluyen una cantidad fija que se carga para un recurso cada vez que el
recurso se asigna a una tarea, como gastos de equipamiento, de
instalación, de entrega o de alquiler. Puede especificar este costo por
uso haciendo clic en Hoja de recursos y, a continuación, escribiendo un nuevo
costo en el campo Costo/Uso para el recurso cuyo costo por uso desee
modificar.

MOSTRAR TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO.


Para ver la información del costo total, costo
previsto y variación para el proyecto completo, puede
mostrar la tarea de resumen de proyecto.

Para lograr esto, debe realizar el siguiente procedimiento:


1. Debe ubicarse en la vista “Diagrama de Gantt” y la
tabla “Costo”.
2. Haga clic en la ficha contextual “Formato”, luego
ubíquese en el grupo de herramientas “Mostar u ocultar” y active las
opciones: “Tarea de resumen del proyecto” y “Tareas de resumen”.

VER LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO.


Puede apreciar los costos actual, previsto, real y restante para comprobar si se
están ajustando al presupuesto definido para el proyecto. Estos costos se
actualizan cada vez que MS Project vuelve a realizar los cálculos con los
nuevos datos agregados.

Para que pueda apreciar los costos totales del proyecto, realice los siguientes
pasos:
1. Haga clic en la ficha “Proyecto”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 242


DISEÑO DE PROYECTOS

2. Haga clic en la herramienta “Información del proyecto”.


3. Luego haga clic en Estadísticas.

BUSCAR RECURSOS SOBRE ASIGNADOS Y SUS ASIGNACIONES DE


TAREAS.
El campo Sobreasignado indica si a alguno de los recursos asignados a una
tarea se le ha asignado más trabajo de la tarea o si el recurso tiene asignado
más trabajo entre todas las tareas asignadas, del que puede llevar a cabo con
su capacidad normal de trabajo. (Tipo de datos: Sí/No).

Existen diversas categorías de campos Sobreasignado.

Sobreasignada (campo de tareas):


Tipo de entrada Calculada.
Si una tarea tiene asignaciones sobreasignadas, en este campo aparecerá Sí.
Una tarea está sobreasignada si alguno de los recursos asignados tiene
asignado más trabajo de esa tarea del que puede realizar según la capacidad
de trabajo normal.

OBSERVACIÓN:
Agregue el campo Sobreasignada a una vista de tareas cuando desee revisar o
filtrar por tareas que tengan más trabajo del que pueden realizar los recursos
asignados dentro del tiempo atribuido y de la capacidad de trabajo normal.
Después podrá tomar medidas al asignar otros recursos o agregar horas extra.
Ejemplo: La tarea de “Preparar conferencia” se asigna a Carla, Amelia y Diana.
Carla tiene asignadas 12 horas de trabajo programado para un día, pero el día
laborable normal de Carla es de 8 horas. Dado que Carla está sobreasignado

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 243


DISEÑO DE PROYECTOS

en esta asignación, la tarea está sobreasignada. El campo Sobreasignado


contendrá un Sí.

OBSERVACIÓN:
También puede ver si un recurso individual está sobreasignado si consulta la
vista Gráfico de recursos.

Ocultar Sobreasignado (campo de recursos).


Tipo de entrada: Calculada
Si un recurso está sobreasignado, el campo Sobreasignado contiene el valor
Sí. Un recurso estará sobreasignado si está programado para realizar más
trabajo en todas las tareas asignadas del que puede llevar a cabo con la
capacidad normal de trabajo. La capacidad normal de trabajo de un recurso se
determina en el cuadro de diálogo Información del recurso mediante el
calendario de recursos y el valor de disponibilidad del recurso.

OBSERVACIÓN:
Agregue el campo Sobreasignado a una vista de recursos cuando desee
revisar o filtrar por los recursos que tienen más trabajo del que pueden realizar
en el tiempo asignado. De esta forma puede tomar medidas como reasignar
tareas, redistribuir recursos, asignar otros recursos y agregar horas extra.

El procedimiento para buscar recursos sobre


asignados es:
1. Haga clic en la ficha “Vista”.
2. Escoja la vista: Uso de recursos.
3. Haga clic en la ficha “Formato” y haga clic en
la herramienta: “Agregar detalles”.
4. Aparece el cuadro de dialogo: “Estilos de detalle”.
5. En este cuadro de dialogo puede escoger entre diversos campos, en este
caso escoja: “Sobreasignación”

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 244


DISEÑO DE PROYECTOS

CAMBIAR LOS DÍAS Y LAS HORAS LABORABLES DE UN RECURSO.


El calendario del proyecto designa la programación de trabajo predeterminada
para el proyecto, pero se puede crear un calendario de recursos para
indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por
enfermedad de cada recurso.

Para realizar este cambio, realice los siguientes pasos:


1. Haga clic en la ficha “Proyecto”.
2. Luego haga clic en: “Cambiar tiempo de trabajo”.
3. En el cuadro “Para Calendario”, seleccione el recurso del cual quiere
cambiar el calendario.

4. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un


día de la semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece
en la parte superior del calendario.
5. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período
laborable no predeterminado.
6. Haga clic en Aceptar.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 245


DISEÑO DE PROYECTOS

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Cuál es la importancia del uso del diagrama “Gantt de seguimiento”?. –


Indique el procedimiento para visualizar este diagrama.
2. Indique el procedimiento para actualizar el progreso de una tarea en
porcentajes?
3. ¿Cómo se puede comprobar la variación entre el trabajo previsto y real de
un recurso así como los costos reales con respecto al presupuesto para un
proyecto? – Explique al detalle utilizando diversos ejemplos.
4. ¿Cómo se logra ver los costos totales del proyecto? – Indique el
procedimiento.
5. ¿Cómo lograr ubicar los recursos que están siendo sobre asignados en el
proyecto? – Explique.
6. ¿Cómo se define el costo fijo de una
tarea? – Explique al detalle el
procedimiento.
7. ¿Cómo lograría cambiar los días y las
horas laborables de un recurso? –
Explique.
8. Actualizar el progreso de las tareas,
ubicar los recursos sobre asignados y
mostrar los costos totales del proyecto
para la empresa en donde usted
realiza su complementación de
estudios prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 246


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 10: CREANDO REPORTES.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:

• Seleccionando, editando y creando reportes.


• Configurando opciones de impresión y página.
• Configurando opciones para corregir problemas de impresión.
• Exportando datos de reportes.
• Creando y modificando reportes visuales.

"Donde la dureza sólo puede destruir, la suavidad


consigue esculpir" - Paulo Cohello

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

10.1. SELECCIONANDO, EDITANDO Y CREANDO REPORTES ADEMÁS


CONFIGURANDO OPCIONES DE IMPRESIÓN Y PÁGINA.

Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación
anterior.
3. Haga clic en la ficha “Crear informe”.
4. Haga clic en la herramienta “Panel” y escoja
la opción “Información general de costos”.
5. Podrá apreciar un informe muy detallado
sobre los costos efectuados hasta ese momento:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 247


DISEÑO DE PROYECTOS

6. Haga clic en la ficha “Archivo”.


7. Escoja la opción “Imprimir” desde el listado que se muestra al lado izquierdo.
8. Haga clic en “Configurar página”.

9. Aparecerá el cuadro de dialogo “Configurar página”.


10. Ubíquese en la ficha “página” y escoja la orientación “Horizontal” y el ajuste
de escala al 90% del tamaño normal.

11. En la ficha “Márgenes”, agregará 1 cm de margen para cada lado:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 248


DISEÑO DE PROYECTOS

12. Ahora ubíquese en la ficha “Encabezado” y coloque al lado Izquierdo la


frase: “Elaborado por: <<ingrese su nombre>>”:

13. Seleccione la ficha “Pie de página” e ingrese al lado izquierdo la fecha


actual y al lado derecho el número de página:

14. Haga clic en “Aceptar”.


15. La impresión se visualizará de la siguiente forma:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 249


DISEÑO DE PROYECTOS

10.2. CONFIGURANDO OPCIONES PARA CORREGIR PROBLEMAS DE


IMPRESIÓN.
Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “vista” y escoja “Diagrama de Gantt”.
4. Ahora, haga clic en la ficha “Archivo” y luego escoja la opción “Imprimir”.
5. Haga clic en “Configurar página” y ubíquese en la ficha “Vista”:

6. Debe escoger las opciones correctas para una óptima impresión.


7. Haga clic en “Aceptar”.

10.3. EXPORTANDO DATOS DE REPORTES.


Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la
operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Crear un
informe”, luego haga clic en la
herramienta “Informes visuales”:
4. Escoja el informe denominado “Informe del resumen de costos de los
recursos” y luego haga clic en el botón “Guardar datos…”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 250


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Aparecerá el cuadro de dialogo “Informes visuales: Guardar datos de


informes”

6. Haga clic en el botón “Guardar base de datos…” y podrá definir la ubicación


para guardar el archivo del proyecto, guárdelo en la carpeta “Documentos”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 251


DISEÑO DE PROYECTOS

7. Una vez guardado el archivo, podrá abrirlo utilizando MS Access.

10.4. CREANDO Y MODIFICANDO REPORTES VISUALES.


Para realizar este procedimiento, ejecute los siguientes pasos:

1. Abrirá la aplicación “Ms Project 2013” con cualquiera de los procedimientos


indicados anteriormente.
2. Abrirá el archivo modificado en la operación anterior.
3. Haga clic en la ficha “Crear un informe”, luego haga clic en la herramienta
“Informes visuales”.
4. Escogerá en informe denominado: “Informe del resumen de trabajo de los
recursos”.
5. Haga clic en el botón “Ver” que se encuentra en la parte inferior derecha de
este cuadro de diálogo.

6. Se abrirá el informe en Excel.


7. Modifíquelo para que se vea con un mejor acabado.
8. Guarde el archivo del informe en Excel.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 252


DISEÑO DE PROYECTOS

FUNDAMENTOS TEÓRICOS:

SELECCIONANDO, EDITANDO Y CREANDO REPORTES.


Con Project 2013, podrá crear y personalizar informes gráficos muy
interesantes y llamativos utilizando los datos del proyecto y sin necesidad de
recurrir a otro software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes
cambiarán para reflejar la información más reciente, sin necesidad de realizar
una actualización manual.

MS Project 2013 incluye nuevos informes y paneles con respecto a las


versiones anteriores, que puede usar para comprobar el estado general de sus
proyectos o para ver si determinadas partes del proyecto están conformes a la
programación o no para realizar los ajustes necesarios. Encontrará estos
nuevos informes y paneles en la pestaña “Crear un Informe”.

Para ver todos los informes disponibles, haga clic en la ficha “Crear un Informe”
y podrá visualizar herramientas que le permitirán ubicarse en las diferentes
categorías de informes.

Las herramientas son:


- Nuevo Informe.
- Panel.
- Recursos.
- Costes.
- En curso.
- Introducción.
- Personalizar.
- Recientes.

Cuando haga clic en estas herramientas


aparecerá un listado con los diferentes informes
pertenecientes a esta categoría.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 253


DISEÑO DE PROYECTOS

Por ejemplo, si hace clic en la herramienta “Panel”, aparecerá un listado donde


podrá apreciar diferentes tipos de informes, además visualizará el comando
“Más informes” que lo llevará hacia un cuadro de dialogo que le mostrará todas
las categorías de informes.

Ahora se revisará con más detalle cada uno de estos tipos de informes en sus
respectivas categorías:

Categoría Panel: Informes de panel.

INFORME INFORMACIÓN MOSTRADA

Muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que queda por
Evolución
hacer.

Este informe muestra el estado actual de costes de su proyecto y de las tareas


Información
de nivel superior. Además, muestra los costes planeados, restantes, reales,
general de
acumulados y de línea de base, así como el porcentaje de finalización. De este
costos
modo, podrá determinar si su proyecto se ajustará al presupuesto.

Información
Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y las
general del
tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas).
proyecto

Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las demás


Próximas tareas
tareas vencidas y las tareas que comienzan la semana próxima.

Información Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como estadísticas de
general del trabajo de todas las tareas de nivel superior para que sepa cuál es porcentaje
trabajo de finalización y que tareas están aún pendientes de realizar.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 254


DISEÑO DE PROYECTOS

Categoría Recursos: Informes de recursos.

INFORME INFORMACIÓN MOSTRADA


Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados con
Recursos información acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe,
sobreasignados podrá intentar resolver estas sobreasignaciones en la Vista de planeador
de equipo.
Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que están
Visión general de
trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y
los recursos
qué tareas están pendientes de realizar.

Categoría Costos: Informes de costos.

INFORME INFORMACIÓN MOSTRADA


Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las
Flujo de caja tareas de nivel superior. Use la opción lista de campos para mostrar otros
costos u otros periodos de tiempo.
Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior y
Sobrecostos recursos de trabajo e indica en qué punto superan los costes reales a los
costos de línea de base.
Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de rendimiento
Informe de valor durante un tiempo. Asimismo, compara los costos y las programaciones
acumulado con una línea de base con el fin de determinar si el proyecto cumplirá la
fecha prevista.
Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y
Visión general de
material). Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos
costo de recursos
de distribución de costos en un gráfico.
Información general Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo,
de costos de la muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de
tarea costos en un gráfico.

Categoría En Curso: Informes en curso.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 255


DISEÑO DE PROYECTOS

INFORME INFORMACIÓN MOSTRADA

Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que figuran
Tareas
como críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso
críticas
en estas tareas provocará retrasos en la programación.

Tareas Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas
retrasadas de inicio y finalización programadas y que cuyo progreso no es el planeado.

Informe de Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe muestra qué
hito tareas tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se han completado.

Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo esperado en
Tareas
completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la fecha de finalización de
pospuestas
línea de base.

Elegir una plantilla de informe para crear informes propios.

En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus


necesidades, puede usar una de las siguientes nuevas plantillas de informes
para crear sus propios informes de proyectos.

INFORME: INFORMACIÓN MOSTRADA:

Lienzo en blanco.
En blanco
Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para agregar gráficos,
tablas, texto e imágenes.
Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que incluye el trabajo real, el
trabajo restante y el trabajo predeterminado.
Gráfico
Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos para compararlos
en el gráfico. Use los botones situados junto al gráfico para personalizarlo.
Tabla de los datos del proyecto que muestra los campos Nombre, Inicio, Fin y
% completado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos para mostrarlos en
Tabla
la tabla. En el cuadro Nivel de esquema, elija el número de niveles de
esquema que desea mostrar en la tabla. Use las pestañas Herramientas de
tabla para personalizar la tabla.
Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos datos del proyecto.
En uno de los gráficos, use la Lista de campos para elegir los campos que
Comparación
desea que se muestren en paralelo para compararlos con los campos del otro
gráfico.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 256


DISEÑO DE PROYECTOS

Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio.

En Project 2013, también puede ver datos específicos de


proyectos en un informe visual en Excel o Visio, siempre que tenga estos
programas instalados. Para ello, haga clic en “Crear un Informe” > Informes
visuales, seleccione un informe de
Excel o Visio para sus datos de
proyecto y haga clic en Ver. Excel
creará un archivo de cubo de
procesamiento analítico en línea
(OLAP) local y mostrará los datos en
un gráfico dinámico de Excel o en un
diagrama dinámico de Visio.

En el cuadro de diálogo Informes


visuales, podrá elegir una de las
siguientes plantillas de informes.

PLANTILLAS DE INFORMES DE
PLANTILLAS DE INFORMES DE VISIO
EXCEL

• Informe de costo previsto. • Informe de línea de base (sistema métrico o


• Informe de trabajo previsto. Imperial).
• Informe de costo presupuestado. • Informe de flujo de efectivo (sistema métrico o
• Informe de trabajo presupuestado. Imperial).
• Informe de flujo de efectivo. • Informe de estado de tareas críticas (sistema
• Informe de valor acumulado a lo largo métrico o Imperial).
del tiempo. • Informe de disponibilidad de los recursos (sistema
• Informe de resumen de costo del métrico o Imperial).
recurso. • Informe de estado de los recursos (sistema métrico
• Informe de trabajo restante del o Imperial).
recurso. • Informe de estado de la tarea (sistema métrico o
• Informe de disponibilidad de trabajo Imperial).
del recurso.
• Informe de resumen de trabajo del
recurso.

CREANDO REPORTES.

Reporte de “Información general del proyecto”.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
indican:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 257


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Para abrir el informe general del proyecto, haga clic
en la herramienta “Panel” y escogerá la opción:
“Información general del proyecto”.
3. Luego podrá apreciar un informe detallado que
contiene la información general de todo el proyecto:

Reporte de “Información general de costos”.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
indican:

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Para abrir el informe general de costos, haga clic en la
herramienta “Panel” y escogerá la opción: “Información
general de costos”.
3. Luego podrá apreciar un informe detallado sobre los
costos totales del proyecto y los que han sido
realizados hasta el momento.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 258


DISEÑO DE PROYECTOS

Reporte de “Información general del trabajo”.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
indican:

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Para abrir el informe general del trabajo
realizado en el proyecto, haga clic en la
herramienta “Panel” y escogerá la opción:
“Información general del trabajo”.
3. Luego podrá apreciar un informe detallado
sobre el porcentaje del trabajo realizado y
el porcentaje que queda aún pendiente por
realizar:

Reporte “Informe de hito”.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a
continuación se indican:

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Para abrir el informe de los hitos completados, haga clic en
la herramienta “En curso” y escogerá la opción: “Informe
de hito”.
3. Luego podrá apreciar un informe detallado sobre los hitos
retrasados y completados:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 259


DISEÑO DE PROYECTOS

Reporte sobre las “Tareas críticas”.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a
continuación se indican:

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Para abrir el informe de los hitos completados, haga clic en
la herramienta “En curso” y escogerá la opción: “Tareas
críticas”.
3. Luego podrá apreciar un informe detallado sobre el avance
de las tareas críticas:

Reporte sobre los “Costos de los recursos”.


Para realizar este procedimiento, debe seguir los pasos que a continuación se
indican:

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Luego haga clic en la herramienta “Informes visuales”:
3. Se abrirá una ventana denominada: “Informes visuales: Crear
Informe”.
4. Hará clic en la ficha “Uso de recursos” y escogerá el informe en
Excel denominado: “Informe del resumen de costos de los recursos”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 260


DISEÑO DE PROYECTOS

5. Luego podrá apreciar un informe detallado sobre la distribución de costos


en el proyecto:

CONFIGURANDO OPCIONES DE IMPRESIÓN Y PÁGINA.

Imprimir una vista o un informe en Project es muy similar a imprimir en otros


programas de Office.

Sin embargo, obtener solo la información específica del proyecto que desea en
la copia impresa implica un pequeño trabajo de preparación antes de presionar
el botón Imprimir.

PREPARAR UNA VISTA PARA IMPRIMIRLA.


Dar formato a la vista:

1. Primero debe escoger la vista deseada, para esto debe tomar en cuenta los
siguientes puntos:

• Seleccione la vista correcta para ver información en barras de diagramas


de Gantt, en un calendario, en una escala de tiempo o en tablas de tipo
hoja de cálculo.
• Haga clic en la ficha “Vista”.
• En el grupo Vistas de tareas o en el
grupo Vistas de recursos, haga clic
en la vista que desea usar.
• Si no puede ver la vista que desea,
en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt y, a
continuación, haga clic en Más vistas.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 261


DISEÑO DE PROYECTOS

• En el cuadro de diálogo Más vistas, haga clic en la vista que desea usar y,
luego, haga clic en Aplicar.

• Una vez que tenga definida la vista deseada, puede cambiar el formato.
• Haga clic en la ficha
“Formato”.
• Seleccione las opciones de
formato que desee usar.
• Por ejemplo, seleccione un
estilo para el texto de la
parte izquierda de la vista
haciendo clic en Estilos de
texto. Puede cambiar el
estilo de cualquier tipo de texto, incluidas las tareas críticas, tareas hito,
tareas modificadas, texto de barras, etc.
• No todas las vistas tienen las mismas opciones de formato. Por ejemplo,
si actualmente se está mostrando el diagrama de Gantt, verá una lista de
estilos solo para el diagrama de Gantt en la pestaña Formato, pero no
verá estos mismos estilos en otras vistas.

2. Cambie la vista de manera que solo muestre los datos que desea imprimir.
Por ejemplo:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 262


DISEÑO DE PROYECTOS

• Ocultar subtareas para mostrar solo tareas de nivel superior.


• Ordenar tareas o fechas para resaltar información específica.
• Ocultar columnas temporalmente para que no aparezcan en la copia
impresa.

DEFINIR LAS OPCIONES DE IMPRESIÓN Y DE DISEÑO DE PÁGINA.


1. Haga clic en la ficha “Archivo” y luego en “Imprimir”.

2. En Configuración, elija la parte del proyecto que desea imprimir. Puede


imprimirlo todo o seleccionar intervalos de fechas y páginas.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 263


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Defina otras opciones de impresión como el número de copias, la orientación


de la página y el tamaño del papel.
4. También puede configurar mayores
detalles al hacer clic en el vínculo
“Configurar página”, lo cual le permitirá
ingresar al cuadro de dialogo con el
mismo nombre, en donde visualizará
las siguientes fichas:
• Páginas.
• Márgenes.
• Encabezados.
• Pie de página.
• Leyenda.
• Vista.

AGREGAR UN ENCABEZADO, UN PIE DE PÁGINA O UNA LEYENDA.

Puede incluir encabezados y pies de página en cada página impresa. Algunas


vistas también incluyen una leyenda de los tipos de barras de Gantt en cada
página impresa. Puede agregar, quitar o cambiar los encabezados, los pies de
página y las leyendas.

AGREGAR UN ENCABEZADO DE PÁGINA.


Para realizar este procedimiento debe seguir los pasos que a continuación se
detallan:
1. Haga clic en la ficha “Archivo” y luego haga clic en la opción “Imprimir”.

2. Haga clic en Configurar página (debajo de la sección Configuración).

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 264


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Se mostrará el cuadro de dialogo “Configurar página”.


4. Haga clic en la ficha Encabezado y en la ficha “Izquierda”:

5. Al presionar la ficha izquierda, podrá ingresar el texto o elementos que


aparecerán al lado izquierdo del encabezado de las páginas.
6. Para este ejemplo, ingresaremos el texto: “Diseño de proyectos”:

7. En el lado derecho colocará: “Elaborado por Leonardo Torres A.”:

8. También se pueden utilizar los botones de debajo del cuadro de texto para
dar formato al texto o agregar elementos adicionales tales como:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 265


DISEÑO DE PROYECTOS

9. Haga clic en “Aceptar” y en la vista previa podrá apreciar cómo se visualizará


el nuevo encabezado:

AGREGAR UN PIE DE PÁGINA.


Para realizar este procedimiento debe seguir los pasos que a continuación se
detallan:

1. Haga clic en la ficha “Archivo” y luego haga clic en la opción “Imprimir”.


2. Haga clic en Configurar página (debajo de la sección Configuración).
3. Se mostrará el cuadro de dialogo “Configurar página”.
4. Haga clic en la ficha “Pie de página” y en la ficha “Izquierda”:

5. Al presionar la ficha izquierda, podrá ingresar el texto o elementos que


aparecerán al lado izquierdo del pie de página.
6. Para este ejemplo, ingresaremos el texto: “MS Project 2013”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 266


DISEÑO DE PROYECTOS

7. En el lado “Centro” está colocado el número de página por defecto, borrará


este elemento e ingresará el elemento que determina la fecha:

8. Luego, hará clic en la ficha “Derecha” e ingresará el número de página:

9. Haga clic en “Aceptar” y en la vista previa podrá apreciar cómo se visualizará


el nuevo pie de página:

AGREGAR UNA LEYENDA.


Para realizar este procedimiento debe seguir los pasos que a continuación se
detallan:

1. Haga clic en la ficha “Archivo” y luego haga clic en la opción “Imprimir”.


2. Haga clic en Configurar página (debajo de la sección Configuración).
3. Se mostrará el cuadro de dialogo “Configurar página”.
4. Haga clic en la ficha “Leyenda” y en la ficha “Izquierda”:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 267


DISEÑO DE PROYECTOS

5. En la ficha izquierda, podrá ingresar el texto o elementos que aparecerán al


lado izquierdo de la leyenda, ya aparece un texto por defecto, pero podrá
modificarlo.
6. Para este ejemplo, agregaremos el texto: ”Hora:” he ingresaremos el
elemento que nos permitirá visualizar la hora:

7. Haga clic en “Aceptar” y en la vista previa podrá apreciar cómo se visualizará


la leyenda:

PREPARAR UN INFORME PARA IMPRIMIRLO.


CAMBIAR LOS DATOS DE UN INFORME.
Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un
informe.

1. Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar.


2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para
seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la información.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 268


DISEÑO DE PROYECTOS

OBSERVACIÓN:
Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la
derecha del gráfico.

: Elementos de gráfico:
Agrega, quita o cambia elementos del gráfico, como
el título, la leyenda, las líneas de división y las
etiquetas de datos.

: Estilos de gráfico:

Establece un esquema de color y estilo para su gráfico.


Al hacer clic en esta herramienta, aparecerán 2 fichas: Estilo y color.
Al hacer clic en “estilos” podremos aplicar alguno de los que aparecen por
defecto y al hacer clic en “Color” puede cambiar el color del gráfico:

: Filtros de gráfico:

Modifica qué puntos de datos y nombres son visibles en su


gráfico.

Por ejemplo, en la imagen notamos las “series” y


“Categorías”.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 269


DISEÑO DE PROYECTOS

CAMBIAR EL ASPECTO DE UN INFORME.

Con MS Project 2013, puede controlar el


aspecto de sus informes, desde un sencillo
blanco y negro a una explosión de colores y
efectos muy llamativos.

Haga clic en cualquier parte del informe y luego


en Herramientas de informe, en la ficha
contextual “Diseño” para ver las opciones de
modificación del aspecto de todo el informe.
Desde esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el
color o el tema de todo el informe. También
podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo
fotos), formas, gráficos o tablas.

Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe,


aparecerán nuevas fichas en la parte superior de la pantalla con opciones para
dar formato a esa parte, estas fichas son denominadas “Contextuales”:

• Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de


texto.
• Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes.
• Pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla |
Distribución. Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de
Office.
• Pestañas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico |
Formato. Configurar y retocar gráficos.

VER EL DISEÑO DE IMPRESIÓN MIENTRAS TRABAJA EN EL INFORME.

Puede ver qué aspecto tendrá el informe impreso mientras está trabajando en
él, para esto debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en cualquier parte del informe y, a continuación, haga clic en la


ficha contextual “Diseño” de “Herramientas de Informes”.
2. En el grupo Configurar página, haga clic en la opción que desee ver: Saltos
de página, Márgenes, Orientación o Tamaño.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 270


DISEÑO DE PROYECTOS

3. Al hacer clic en la herramienta “Salto de página”


podremos visualizar las divisiones de las páginas con
líneas punteadas.
4. Al hacer clic en márgenes, podrá escoger entre los
márgenes pre definidos o también utilizar márgenes
personalizados, donde indicará las dimensiones de
los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo.
5. Al hacer clic en “Orientación” podrá escoger entre
las dos opciones: Vertical u horizontal.
6. Al hacer clic en la herramienta “Tamaño”, podrá
escoger entre diversas opciones, tales como: carta, oficio, A3, A4, etc.

Para definir otras opciones de impresión como el número de copias o las


páginas para imprimir, haga clic en Archivo y en Imprimir y elija las opciones de
Configuración, tales como:

• La cantidad de copias a imprimir.


• El tipo de impresora.
• Imprimir todo el proyecto.
• Imprimir parte del proyecto por
fechas.
• Imprimir por número de páginas.
• Definir la orientación de la
impresión.
• Definir el tamaño del papel.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 271


DISEÑO DE PROYECTOS

OTRAS MANERAS DE COMPARTIR INFORMACIÓN DEL PROYECTO.

Otras formas de compartir la información, aparte de imprimirla, son:

- Guarde el proyecto como PDF y, a continuación, imprímalo o envíelo por


correo electrónico a los participantes.
- Cree una escala de tiempo de tareas e hitos clave y, a continuación,
colóquelos en un correo electrónico, un documento o una diapositiva.
- Copie datos de los campos de cualquier vista y, a continuación, péguelos en
Word o Excel.
- Deje que Project le ayude a configurar una lista de tareas de SharePoint que
se sincronice con su proyecto. Los miembros de su equipo pueden ver el
programa y actualizar su trabajo en SharePoint mientras que usted puede
ver los cambios en Project y viceversa.

CONFIGURANDO OPCIONES PARA CORREGIR PROBLEMAS DE


IMPRESIÓN.

Configure la ficha Vista del cuadro de diálogo configuración de página


para evitar problemas de impresión.
Para esto, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la ficha “vista” y escoja “Diagrama de Gantt”.


2. Ahora, haga clic en la ficha “Archivo” y luego escoja la opción “Imprimir”.
3. Haga clic en “Configurar página y ubíquese en la ficha “Vista”:

4. Debe escoger las opciones correctas para una óptima impresión, por
ejemplo, si usted escoge "Imprimir todas las columnas” aparecerán en la
vista previa del diagrama las columnas que no eran necesarias y por lo tanto
la impresión sería inadecuada.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 272


DISEÑO DE PROYECTOS

EXPORTANDO DATOS DE REPORTES.


Es posible exportar los datos de los reportes visuales.

Para esto, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la ficha “Crear un informe”, luego haga clic en la herramienta


“Informes visuales”:

2. Escoja el informe deseado y luego haga clic en el botón “Guardar datos…”:

3. Aparecerá el cuadro de dialogo “Informes visuales: Guardar datos de


informes”

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 273


DISEÑO DE PROYECTOS

4. En la sección “Guardar cubo de informes”, se podrán configurar las opciones


para guardar un cubo OLAP que contenga datos del informe del proyecto
activo.
5. En la sección “Guardar base de datos de informes” podremos encontrar las
opciones para guardar los datos del informe activo utilizando MS Access.
6. En esta oportunidad, haga clic en el botón “Guardar base de datos…” y
podrá definir la ubicación para guardar el archivo del proyecto:

7. Una vez guardado el proyecto, podrá


apreciar cómo es reconocido por MS
Access:
8. Abra el archivo y visualice su
contenido:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 274


DISEÑO DE PROYECTOS

OBSERVACIÓN:
OLAP es el acrónimo en inglés de procesamiento analítico en línea (On-Line
Analytical Processing). Es una solución utilizada en el campo de la llamada
Inteligencia empresarial (o Business Intelligence) cuyo objetivo es agilizar la
consulta de grandes cantidades de datos. Para ello utiliza estructuras
multidimensionales (o Cubos OLAP) que contienen datos resumidos de
grandes Bases de datos o Sistemas Transaccionales (OLTP). Se usa en
informes de negocios de ventas, marketing, informes de dirección, minería de
datos y áreas similares.

La razón de usar OLAP para las consultas es la rapidez de respuesta. Una


base de datos relacional almacena entidades en tablas discretas si han sido
normalizadas. Esta estructura es buena en un sistema OLTP pero para las
complejas consultas multitabla es relativamente lenta. Un modelo mejor para
búsquedas (aunque peor desde el punto de vista operativo) es una base de
datos multidimensional.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 275


DISEÑO DE PROYECTOS

La principal característica que potencia a OLAP, es que es lo más rápido a la


hora de ejecutar sentencias SQL de tipo SELECT, en contraposición con OLTP
que es la mejor opción para operaciones de tipo INSERT, UPDATE Y DELETE.

El término Cubo OLAP, que nació de la mano de Edgar F.


Codd, de la compañía EF Codd & Associates, sólo se
utilizaban bases de datos relacionales para el proceso de
la información, con sistemas tales como el ROLAP.

Gracias a la incorporación de las bases de datos de tipo


multidimensional, y el nacimiento del nuevo concepto
Cubo OLAP, las herramientas de soluciones para
sistemas Business Intelligence han avanzado
notablemente en cuanto a las prestaciones que estas aplicaciones brindan a
las empresas, donde la información confiable, precisa y en el momento
oportuno, son uno de los bienes más preciados.

Existen tres tipos de modelos OLAP, estos son:

1. MOLAP: en estos sistemas se encuentran almacenados los datos en una


estructura de datos multidimensional (OLAP Multidimensional).
2. ROLAP: son sistemas en los cuales los datos se encuentran almacenados
en una base de datos relacional (OLAP Relacional).
3. HOLAP: estos sistemas mantienen los registros detallados en la base de
datos relacional, mientras que los datos resumidos o agregados se
almacenan en una base de datos multidimensional separada.

Beneficios y Ventajas:

- Es de fácil uso y acceso flexibles para los usuarios.


- Los datos están organizados en diferentes dimensiones lo que permite un
mejor análisis.
- Ahorro generado por productividad de personas altamente profesionales.
- Permite encontrar la historia en los datos.
- Genera cierta ventaja competitiva.
- Tiene acceso a grandes cantidades de información.
- Analiza las relaciones entre muchos tipos de elementos empresariales.
- Involucra datos agregados.
- Compara datos agregados a través de periodos jerárquicos.
- Presentan los datos en diferentes perspectivas.
- Involucran cálculos complejos entre elementos de datos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 276


DISEÑO DE PROYECTOS

- Pueden responder con rapidez a consultas de usuarios.

CREANDO Y MODIFICANDO REPORTES VISUALES.

Existen varias maneras de imprimir un informe; el método que utilice dependerá


de la necesidad que tenga de realizar cambios y visualizar los datos.

Se pueden crear informes visuales muy interesantes, los cuales pueden ser
vistos en Excel o MS Visio.

Para crear un informe visual en Visio, debemos realizar el siguiente


procedimiento:

1. Haga clic en la ficha “Crear un Informe”.


2. Luego haga clic en la herramienta “Informes visuales”:
3. Se abrirá una ventana denominada: “Informes visuales: Crear
Informe”.
4. Hará clic en la ficha “Uso de recursos” y escogerá el informe en
Visio denominado: “Informe de disponibilidad de los recursos”:

5. Hagamos doble clic sobre este informe y cargará el informe en Visio:

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 277


DISEÑO DE PROYECTOS

OBSERVACIÓN:

Microsoft Visio Standard 2013:


Microsoft Visio Standard 2013 se ha diseñado para las personas que buscan
una plataforma de diagramación eficaz con un completo conjunto de galerías
de símbolos integradas. Ayuda a los usuarios a simplificar la información
compleja a través de diagramas sencillos fáciles de entender. Visio Standard
incluye galerías de símbolos para diagramas empresariales, diagramas de red
básicos, organigramas, diagramas de flujo básicos y diagramas generales para
distintos usos.

Aproveche las plantillas integradas, muchas de ellas con formas actualizadas.


Visio Standard incluye galerías de símbolos para:

- Diagramas generales, como diagramas básicos y de bloque.


- Diagramas empresariales, como diagramas de auditoría, de lluvia de ideas y
organigramas.
- Diagramas de flujo, como flujos de trabajo básicos, de funciones cruzadas y
simples.
- Mapas y planos de planta.
- Formas de redes básicas.
- Diagramas de programación y de escala de tiempo.

Además tenga en cuenta los siguientes puntos:

- Cree y personalice diagramas de aspecto profesional mediante un completo


conjunto de efectos y temas ampliados y mejorados que proporcionan un
aspecto totalmente diferente a sus diseños en solo uno o dos clics.
- Encuentre fácilmente la galería de símbolos que necesita con la búsqueda
integrada directamente desde la pantalla de inicio.
- Cree, revise y edite diagramas en tabletas Windows 8 mediante la tecnología
táctil, con compatibilidad mejorada para actividades comunes (como agregar
o quitar formas) y gestos (como pellizcar para hacer zoom).
- Consiga una visión mejor del aspecto que tendrá su diagrama cuando se
imprima con una nueva vista previa de impresión.
- Obtenga acceso directo a las herramientas usadas con frecuencia con una
barra de tareas flotante de rápido acceso mejorada en todos los aspectos.
- Reemplace fácilmente cualquier forma (o combinación de formas) de un
diagrama conservando las conexiones de las formas, los metadatos y el
diseño general.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 278


DISEÑO DE PROYECTOS

- Proporcione fácilmente a los diagramas el aspecto que desee con funciones


mejoradas de alineación, espaciado y guías de ajuste de tamaño, y nuevas
formas de ajustar la apariencia de sus formas (como los controladores de
arrastre).
- Duplique y reorganice las páginas del diagrama conservando el formato y los
metadatos.
- Use un sencillo asistente para crear su organigrama e importar datos de
Microsoft Excel, Microsoft Exchange o Microsoft Office 365.
- Cambie rápidamente el aspecto de su organigrama aplicando uno de los
distintos estilos (profesionales o informales) con un solo clic.
- Ajuste el aspecto de su organigrama con opciones de diseño mejoradas y
una nueva pestaña de cinta de opciones que proporciona acceso a controles
sencillos pero eficaces.
- Agregue fácilmente un toque personal a sus organigramas importando
imágenes en bloque (desde su directorio de Exchange o desde archivos
individuales). Sus fotos se recortarán automáticamente para adaptarse a la
forma.
- Permita que otras personas agreguen comentarios a un diagrama desde
prácticamente cualquier dispositivo, a través de Visio o de un explorador que
use Visio Services (requiere SharePoint Server o SharePoint Online).
- Deje claro al instante a qué parte del diagrama se aplica un comentario
agregando comentarios conectados a una forma específica, que se mueven
con la forma subyacente (incluido de una página a otra).
- Simplifique el modo en que administra los comentarios respondiendo a ellos
directamente, eliminando comentarios individuales si ya no son pertinentes o
filtrando los comentarios en función de los criterios que defina (por ejemplo,
por autor o página).

Microsoft Visio Professional 2013.


Microsoft Visio Professional 2013 permite a las personas y a los equipos crear
y compartir fácilmente diagramas profesionales flexibles que simplifiquen la
información compleja. Incluye toda la funcionalidad de Visio Standard 2013,
además de formas, plantillas y estilos actualizados; compatibilidad mejorada
para el trabajo en equipo, incluida la capacidad de que varias personas
trabajen en un solo diagrama al mismo tiempo; y la capacidad de vincular
diagramas a datos. Visio Professional 2013 incorpora también galerías de
símbolos adicionales para los diagramas empresariales y de ingeniería;
diagramas de procesos (incluido Modelo y notación de procesos empresariales

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 279


DISEÑO DE PROYECTOS

[BPMN] 2.0); mapas y planos de planta; diagramas de red; y diagramas de


software y bases de datos.

- Aproveche las más de 60 plantillas integradas, muchas de ellas con formas


actualizadas. Visio Professional incluye todas las galerías de símbolos de
Visio Standard además de las siguientes:
- Diagramas empresariales adicionales, como ITIL (Biblioteca de
infraestructuras de tecnologías de la información), diagrama dinámico, Six
Sigma y mapa de flujo de valor.
- Diagramas de ingeniería, como electricidad, circuitos y sistemas.
- Diagramas de flujo adicionales, como IDEF0 (Definición de integración de
modelado de procesos) y diagramas de flujo de Microsoft SharePoint.
- Diagramas de procesos adicionales, como BPMN 1.2 y BPMN 2.0, y
diagramas de flujo de trabajo de SharePoint.
- Mapas y planos de planta, como HVAC (calefacción, ventilación y aire
acondicionado), plano de fontanería y canalizaciones y plano de espacio.
- Diagramas de red adicionales, como Active Directory, diagrama detallado de
red y diagrama de bastidor.
- Diagramas de software y bases de datos, como notación de base de datos,
mapa del sitio web y UML (Lenguaje de modelos unificado).
- Simplifique el trabajo en equipo y reduzca el riesgo que supone permitir que
dos o más personas trabajen en el mismo diagrama en un único archivo al
mismo tiempo: desde reorganizar y agregar formas a escribir comentarios o
aplicar efectos. Con un solo archivo de trabajo, elimina la necesidad de
enviar los archivos por correo electrónico, averiguar los cambios que otras
personas han hecho en el diagrama original y combinar manualmente varias
versiones.
- Consiga indicadores visuales de las formas en las que trabajan otros
miembros del equipo y sincronice fácilmente los diagramas cuando los
guarde.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 280


DISEÑO DE PROYECTOS

- Permita que otras personas agreguen comentarios a un diagrama desde


prácticamente cualquier dispositivo, a través de Visio o de un explorador que
use Visio Services (requiere SharePoint Server o SharePoint Online).
- Deje claro al instante a qué parte del diagrama se aplica un comentario
agregando comentarios conectados a una forma específica, que se mueven
con la forma subyacente (incluido de una página a otra).
- Simplifique el modo en que administra los comentarios respondiendo a ellos
directamente, eliminando comentarios individuales si ya no son pertinentes o
filtrando los comentarios en función de los criterios que defina (por ejemplo,
por autor o página).
- Consiga una aclaración inmediata de los comentarios iniciando una
conversación de mensajería instantánea (MI) o una llamada de audio o video
con los revisores directamente desde dentro de Visio. (Requiere una
aplicación de MI compatible, como Microsoft Lync).
- Cree vínculos a datos de varios orígenes de datos estructurados populares,
como Microsoft Excel, Microsoft Excel Services, Microsoft SQL Server,
Microsoft SQL Azure y Servicios de conectividad empresarial y listas de
Microsoft SharePoint.
- Descubra los patrones y el significado de sus datos con gráficos de datos,
como iconos vivos, símbolos, colores y gráficos de barras.
- Tenga acceso en todo momento a una vista actualizada de sus datos
manteniendo el diagrama conectado al origen de datos, de modo que el
formato de las formas se actualice automáticamente para reflejar los
cambios en los datos subyacentes.
- Evite tener que guardar el diagrama como un documento PDF o XPS o tener
que pegarlo en una presentación de Microsoft PowerPoint simplemente para
compartirlo con otras personas.
- Comparta los diagramas con su compañeros, socios o clientes, tanto si
trabajan en un equipo Windows o en prácticamente cualquier otro
dispositivo, aunque no tengan Visio instalado.
- Proporcione una experiencia atractiva basada en el explorador, con datos
completos del diagrama original, datos actualizables (en diagramas con
vínculos a datos), la opción de ver y agregar comentarios y compatibilidad
mejorada con pantallas táctiles que le permite ver el diagrama e interactuar
con él a través de prácticamente cualquier dispositivo.
- Cree paneles interactivos mediante diagramas vinculados a datos.
- Cree diagramas basados en el estándar BPMN 2.0 (el estándar actual de
modelado de procesos empresariales) y use las reglas de validación
integradas para ayudar a garantizar que los diagramas cumplan las

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 281


DISEÑO DE PROYECTOS

especificaciones. Asimismo, puede seguir abriendo y actualizando


diagramas que usen BPMN 1.2.
- Permita que los creadores de diagramas comprueben fácilmente si sus
diagramas cumplen los requisitos de la empresa ampliando el motor de
validación para documentar las reglas del negocio.
- Cree y publique flujos de trabajo de SharePoint visualmente gracias a la
compatibilidad actualizada con Windows Workflow Foundation 4.0 (incluida
la compatibilidad con las etapas y los bucles e integración mejorada con
Microsoft SharePoint Designer).
- Use Visio para crear flujos de trabajo visuales de Microsoft Project para la
administración de la demanda, que funcionan con Microsoft Project Server
2013 y Microsoft Project Online.
- Cree y personalice diagramas de aspecto profesional mediante un completo
conjunto de efectos y temas ampliados y mejorados que proporcionan un
aspecto totalmente diferente a sus diseños en solo uno o dos clics.
- Encuentre fácilmente la galería de símbolos que necesita con la búsqueda
integrada directamente desde la pantalla de inicio.
- Cree, revise y edite diagramas en tabletas Windows 8 mediante la tecnología
táctil, con compatibilidad mejorada para actividades comunes (como agregar
o quitar formas) y gestos (como pellizcar para hacer zoom).
- Consiga una visión mejor del aspecto que tendrá su diagrama cuando se
imprima con una nueva vista previa de impresión.
- Obtenga acceso directo a las herramientas usadas con frecuencia con una
barra de tareas flotante de rápido acceso mejorada en todos los aspectos.
- Reemplace fácilmente cualquier forma (o combinación de formas) de un
diagrama conservando las conexiones de las formas, los metadatos y el
diseño general.
- Proporcione fácilmente a los diagramas el aspecto que desee con funciones
mejoradas de alineación, espaciado y guías de ajuste de tamaño, y nuevas
formas de ajustar la apariencia de sus formas (como los controladores de
arrastre).
- Duplique y reorganice las páginas del diagrama conservando el formato y los
metadatos.
- Use un sencillo asistente para crear su organigrama e importar datos de
Microsoft Excel, Microsoft Exchange o Microsoft Office 365.
- Cambie rápidamente el aspecto de su organigrama aplicando uno de los
distintos estilos (profesionales o informales) con un solo clic.
- Ajuste el aspecto de su organigrama con opciones de diseño mejoradas y
una nueva pestaña de cinta de opciones que proporciona acceso a controles
sencillos pero eficaces.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 282


DISEÑO DE PROYECTOS

- Agregue fácilmente un toque personal a sus organigramas importando


imágenes en bloque (desde su directorio de Exchange o desde archivos
individuales). Sus fotos se recortarán automáticamente para adaptarse a la
forma.
- Permita que otras personas agreguen comentarios a un diagrama desde
prácticamente cualquier dispositivo, a través de Visio o de un explorador que
use Visio Services (requiere SharePoint Server o SharePoint Online).
- Deje claro al instante a qué parte del diagrama se aplica un comentario
agregando comentarios conectados a una forma específica, que se mueven
con la forma subyacente (incluido de una página a otra).
- Simplifique el modo en que administra los comentarios respondiendo a ellos
directamente, eliminando comentarios individuales si ya no son pertinentes o
filtrando los comentarios en función de los criterios que defina (por ejemplo,
por autor o página).
- Consiga una aclaración inmediata de los comentarios iniciando una
conversación de mensajería instantánea (MI) o una llamada de audio o video
con los revisores directamente desde dentro de Visio. (Requiere una
aplicación de MI compatible, como Microsoft Lync).

Ejercicios y tareas de investigación

1. Indique el procedimiento para generar reportes del proyecto en diferentes


ámbitos.
2. ¿Cómo se logran configurar las opciones de impresión y página de un
reporte? – Explique.
3. Indique las configuraciones necesarias
para corregir posibles problemas de
impresión en MS Project.
4. Indique el procedimiento para generar
reportes visuales. – Indique al detalle.
5. Generar diversos reportes con diferentes
encabezados y pie de página, del
proyecto para la empresa en donde usted
realiza su complementación de estudios
prácticos.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 283


DISEÑO DE PROYECTOS

TAREA 11: REALIZAR LA EXPOSICIÓN DE UN PROYECTO.

En esta tarea tratará las siguientes Operaciones:

• Realizar el estudio y la exposición de un proyecto.

"El hombre inteligente no es el que tiene muchas ideas,


sino el que sabe sacar provecho de las pocas que
tiene." Anónimo

Equipos y Materiales:

• Computadora con microprocesadores Core 2 Duo o de mayor capacidad.


• Sistema operativo Windows.
• Microsoft Project.

11.1. REALIZAR EL ESTUDIO Y LA EXPOSICIÓN DE UN PROYECTO.

El aprendiz expondrá su proyecto frente al instructor y sus compañeros


utilizando medios multimedia para una mejor comprensión del tema de
exposición.

FUNDAMENTOS TEÓRICOS.

REALIZAR EL ESTUDIO Y LA EXPOSICIÓN DE UN PROYECTO.

Una empresa no es un proyecto en el sentido estricto de la definición de


Proyecto: “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado único”, la creación de una empresa si
constituye un proyecto y podemos ir aplicando cada uno de estos pasos al
proyecto de crear una empresa o a cualquier otro proyecto.

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 284


DISEÑO DE PROYECTOS

1. Identificar la necesidad del negocio. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?,


¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?.
2. Establecer el Objetivo SMART del Proyecto. Estos objetivos deben ser
específicos, medibles, alcanzables, relevantes, y acotados en el tiempo.
También es importante darle un nombre adecuado al proyecto, que tenga un
significado y pueda ser usado para posicionarlo en la mente del equipo del
proyecto y de sus clientes.
3. ¿Cuál es el entregable? Es importante describir adecuadamente el producto
que entregaremos al cliente al final del proyecto.
4. Identificar a los Stakeholders y sus necesidades de comunicación. Los
Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto,
comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, el o los promotores, el
cliente, la comunidad, etc.
5. ¿Cuál es el alcance del Proyecto? Acordar el alcance del Proyecto con el
cliente y los promotores del proyecto. Muchas veces a lo largo del proyecto
se nos pide que incluyamos algo que no estaba en el alcance e
irremediablemente se afectan los otros factores que componen la triple
restricción en los proyectos Alcance-Tiempo-Costo.
6. Identificar las premisas del proyecto. ¿Cuáles son las suposiciones de las
cuales partimos?
7. Identificar las restricciones del proyecto. ¿Qué nos limita? ¿Los horarios, el
clima, la disponibilidad de divisas, el presupuesto, la disponibilidad de
maquinarias especializadas?
8. Identificar y analizar los riesgos del proyecto. ¿Cuáles son aquellos factores
que podrían poner en riesgo el éxito del proyecto?, ¿Qué probabilidad de
ocurrencia tienen?, ¿Cuál sería su impacto?, ¿Qué debemos hacer para
mitigar o eliminar esos riesgos?
9. Documentar y comunicar el plan del proyecto. Documentar el plan integrado
y las bases de su creación, los progresos, llevar una bitácora del proyecto,
las lecciones aprendidas y comunicar el plan a todos los stakeholders.
10. Integrar al equipo del proyecto. Compartir la visión del proyecto, tener una
comunicación asertiva, darse retroalimentación frecuente, compartir el
conocimiento, mantenerse saludable, física y emocionalmente y mantener
un balance vida-trabajo.

Al exponer debemos tener en cuenta los siguientes elementos:

1. ACTITUD.
De la forma de exponer se puede deducir o intuir cómo es la persona en el
ámbito profesional. La expresión, la educación, la seguridad en las palabras,

ESCUELA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 285


DISEÑO DE PROYECTOS

el conocimiento no sólo del proyecto que presenta sino de la realidad, serán


fundamentales para conectar con la audiencia.
El entusiasmo, la constancia, el sentido de la responsabilidad, el dinamismo,
la iniciativa y el tacto son cualidades bien valoradas.

2. INTERÉS Y CONVICCIÓN.
Hay que tener en cuenta, en primer lugar, que si la persona que explica el
proyecto no se muestra convencida, la persona que está escuchando
tampoco lo estará y el discurso perderá interés.
En una entrevista personal no hay que evitar las preguntas, pues éstas son
en la mayoría de los casos un síntoma de interés y preocupación por
resolver aspectos del proyecto o descubrir nuevas formas de llevarlo a cabo.

3. SEGURIDAD.
En toda exposición se debe mostrar seguridad. Los titubeos y rectificaciones
producen mala sensación. Para ello, es fundamental que el discurso sea
fluido y ordenado.
Lo ideal es que una persona tenga la capacidad de transmitir a otra/s su
discurso de una manera eficaz y sin sentirse incómodo.

4. INICIATIVA Y CREATIVIDAD.
Hay que estar preparado para la búsqueda y aplicación de soluciones a los
problemas que van surgiendo al llevar a cabo un proyecto empresarial. Esta
actitud debe quedar incorporada de alguna forma en el discurso.
A lo largo de la exposición, sobre todo si se trata de una entrevista personal,
hay que saber admitir sugerencias y alternativas. Un proyecto de negocio
siempre puede ser perfilado o reorientado ante nuevas informaciones o
puntos de vista alternativos.

5. DINAMISMO Y FLEXIBILIDAD.
Hay que exponer los contenidos de una forma amena y dinámica. La
persona que esté escuchando tiene que interesarse por el tema y hay que
tener en cuenta que probablemente no sea la primera exposición que
escucha.
Por ello, es conveniente tener una actitud abierta y flexible, permitir a la
audiencia que interrumpa y pregunte, ayudarse de ejemplos reales o
inventados para la ocasión, mantener un tono de voz cambiante, hacer un
descanso cuando se perciba una bajada de atención en el “público”, etc.

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6. INFORMACIÓN GENERAL.
Es importante que el promotor tenga más información preparada de la que
puede exponer en el tiempo previsto. Además, lo ideal es que lea y se
informe de aquellas noticias o acontecimientos de actualidad que estén
relacionados con su proyecto.
De esta forma, evitará comentarios desacertados y podrá responder con
soltura a preguntas de actualidad relacionadas con su idea de negocio
(intenciones políticas reflejadas en medios de comunicación, cambios en la
normativa vigente, anécdotas, etc.).

7. EXPOSICIONES EN GRUPO.
Cuando el proyecto se presenta en grupo hay que dar la sensación de
unidad. La idea de negocio debe estar suficientemente discutida antes de
este momento.

8. PUNTUALIDAD.
La falta de puntualidad a la hora de asistir a una entrevista o de exponer
ante un grupo de personas denota falta de interés y se puede interpretar
como falta de respeto hacia el tiempo de las otras personas. Cuando se
llega tarde el auditorio se predispone negativamente.

9. LA IMAGEN.
Cuando se valora la viabilidad de un proyecto se tiene muy en cuenta a la
persona que lo va a llevar a cabo. Por ello, es fundamental además de
demostrar una actitud y capacidad adecuadas para desarrollar un proyecto,
dar una buena imagen.
Aunque se trata de un tema muy subjetivo, existen una serie de patrones
que facilitan la aceptación de la imagen personal del promotor. Hay que
elegir la vestimenta en función de la ocasión y siempre dentro del estilo
propio.
En cuanto a la vestimenta, se recomienda que sea discreta, que no llame la
atención. Hay que procurar que la ropa resulte cómoda ya que esto
repercutirá en la movilidad a la hora de exponer.
La persona que nos escuche debe estar pendiente de lo que decimos y de
cómo lo decimos, el aspecto debe quedar en un segundo plano.

10. HABILIDADES COMUNICATIVAS:


Una vez redactado y bien presentado el proyecto será necesario darlo a
conocer, esto es, exponerlo para solicitar información, asesoramiento,
buscar socios, negociar con entidades financieras, etc. Para “defenderlo”
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con eficacia no basta con conocerlo a fondo, sino que será importante
poner en marcha otro tipo de habilidades: las habilidades comunicativas.
Al comunicar se ponen en marcha muchos componentes que no son
propiamente verbales y que, o bien podemos utilizar para dotar de
convicción a nuestro mensaje, o bien actúan de forma inconsciente. Lo más
importante de todo es que estas habilidades se pueden aprender.

Entre las habilidades comunicativas podemos distinguir los componentes


paralingüísticos y los componentes no verbales:

Componentes paralingüísticos:
Son cualidades fónicas que añaden significado a las palabras, tales como:

- Volumen de voz. Un volumen alto de voz, sin excederse, puede indicar


seguridad y dominio de la materia. También se puede utilizar un tono
ligeramente más alto para dar énfasis a ciertos aspectos del proyecto.

- Entonación. Sirve para comunicar sentimientos y emociones. Una


entonación adecuada puede dar seguridad a la exposición y debe servir
para modular el mensaje (un tono que no varía llega a ser aburrido y
monótono). Cuando se cambia la entonación se percibe a las personas
como más dinámicas y extrovertidas.

- Fluidez. Las vacilaciones, falsos comienzos, repeticiones y uso excesivo


de muletillas (Una muletilla es una palabra o frase que se repite mucho
por hábito, en ocasiones llegando al extremo de no poder decir frase
alguna sin ella.) son muy habituales en nuestras conversaciones
cotidianas, pero es necesario evitarlos a la hora de hablar en un
contexto más formal ya que pueden causar una impresión de
inseguridad, incompetencia, poco interés o ansiedad.

- Pausas. Son otro elemento que se puede utilizar para dar énfasis al
discurso ya que utilizadas correctamente causan expectación. No
conviene abusar de este recurso pues puede ser percibido como falta de
conocimiento o desconcentración.

- Velocidad. Ésta debe ser la adecuada a cada momento del discurso. Si


se exponen demasiados datos de carácter técnico, habrá que detenerse
más para que el interlocutor los asimile con mayor facilidad, y si se trata
de un ejemplo o anécdota, se puede agilizar el ritmo.

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- Claridad. Se debe utilizar un lenguaje claro, adaptado al interlocutor,


evitando emplear excesivos tecnicismos y si se emplean, hay que
explicarlos.

Hay que eludir expresiones que puedan tener varias interpretaciones,


exageraciones o imprecisiones. A la hora de hablar con claridad también
será importante vocalizar, no arrastrar las palabras.

Componentes no verbales.

- Mirada. Es un canal comunicativo paralelo al lenguaje hablado, tanto que la


forma de mirar puede afianzar o desmentir aquello que estamos diciendo.
Retirar la mirada puede denotar desinterés, timidez, sumisión, vergüenza.
Mantener la mirada fija y continua puede molestar o intimidar al interlocutor.

- Expresión facial. La cara es un importante emisor de señales. Una


comunicación eficaz requiere una expresión facial que denote seguridad. La
sonrisa es un componente importante, puede suavizar una objeción,
comunicar una actitud amigable, etc.

- Gestos. Un gesto adecuado a la palabra, acentuará el mensaje y le dará


mayor énfasis y franqueza. Un gesto inadecuado puede provocar confusión
o desconfianza, una gesticulación excesiva puede denotar nerviosismo.

- Postura. La forma en que una persona se sienta, anda o se mantiene de pie


ante su auditorio, puede reflejar emociones muy específicas. Por ejemplo,
unos hombros encogidos pueden indicar indiferencia o desinterés, un
acercamiento excesivo puede resultar incómodo.

Se aconseja presentar el proyecto de pie si se


está ante un auditorio amplio y sentado si se
está en una entrevista. Cuando se está sentado
hay que procurar estar cómodo pero no
recostado.

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EXPONER UN PROYECTO EN PÚBLICO.


Al exponer en público, se pueden considerar los siguientes consejos:

- Planificación.
Antes de preparar el discurso en sí, hay que informarse sobre una serie de
aspectos que permitirán afrontar la exposición desde una postura más
ventajosa.
En primer lugar, es importante conocer ante quién se va a exponer el
proyecto: tipo de auditorio, número de personas, cargo, entidad a la que
pertenecen, etc.
Esta información servirá para adaptar el discurso al receptor.
Para planificar la exposición hay que intentar determinar el tiempo del que se
dispone, pero también estar preparados por si el tiempo disponible no
coincide con el previsto (interrupciones, aplazamiento, etc.). A falta de
experiencia, siempre es bueno ensayar varias veces.

- Documentación.
Debe estar ordenada de manera que sea fácil encontrar cualquier dato
durante la exposición. Hay que llevar suficiente información, no sólo la
imprescindible, por si surge alguna duda.
Si hay que citar muchos datos numéricos puede ser útil llevar copias para
entregar en mano, o bien llevar gráficas para poder exponerlo con más
facilidad.
Comenzar por los datos positivos. Si hay que presentar un dato negativo, es
mejor hacerlo con naturalidad, pero estando preparado para responder a
objeciones.
Siempre resultará útil prever posibles preguntas y estar preparados para
responderlas sin titubear.

- Estructuración del discurso.


Al igual que en la presentación de un proyecto escrito, el guion es
fundamental. Hay que esbozar un índice provisional sobre todos los temas
que se van a tratar para luego organizar las ideas y el tiempo.
Conviene ir de lo general a lo particular, es decir, hacer una introducción de
lo que se va a tratar y en qué orden. Cuando la exposición se alargue
demasiado en el tiempo es conveniente volver atrás y recapitular antes de
seguir.
Para evitar que durante la exposición queden sin tratar aspectos
fundamentales, es conveniente tener marcado en el guion los puntos clave.

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Así si el tiempo del que se dispone se acorta, se puede eliminar lo accesorio


y pasar a lo imprescindible.
Puede ser muy útil ensayar previamente la exposición ante alguien.

El discurso:
Para que una exposición o discurso sea fluido es imprescindible conocer la
materia de la que se habla. Partiendo de esta base, cuanta mayor habilidad
comunicativa se utilice, mejor.

Hay que controlar la velocidad y claridad del discurso. Se recomienda no


recitar de memoria el proyecto, pero tampoco leerlo literalmente. Hay que
entender lo que se dice y contarlo en el tono adecuado.

Cuando se habla en público, mover los pies nerviosamente, jugar con las
manos, lápices o papeles o mantener la mirada fija en las notas se pueden
interpretar como falta de confianza y de competencia.

Es aconsejable dirigir la atención a toda la sala. Para ello, se aconseja


elegir a unas cuantas personas distribuidas, aproximadamente, a la misma
distancia en la sala y mirarlas de forma pausada y sin rodeos mientras se
habla.

Al finalizar la presentación, es conveniente hacer una recapitulación de las


ideas expuestas. Hay que intentar finalizar dentro del tiempo convenido, de
lo contrario el auditorio se puede ver incomodado.

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Ejercicios y tareas de investigación

1. Indique algunos consejos y métodos para lograr una exposición en público


exitosa.
2. ¿Qué tan importante es tener una
buena actitud al momento de exponer
un proyecto? – Explique.
3. Realizará la exposición del proyecto
para la empresa en donde usted
realiza su complementación de
estudios prácticos.

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