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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL


Código: 1GD-FR-0009 Código: 1GD-FR-0009
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA
Versión: 2 POLICÍA NACIONAL Versión: 2 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICIA SAN ANDRES ISLAS UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.1.5.2 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA:

FECHAS EXTREMAS FECHAS EXTREMAS


CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A D M A D M A

86.7 Programa de Gestión Documental 1/1/2016 10/1/2016

29.57 Informe de Novedades 2/24/2016 12/2/2016

53.7 Planilla de Control 1/5/2016 9/19/2016

95.2 Acta comité de control interno 4/25/2016 10/11/2016

95.1 Sistema de Gestión de Calidad 1/1/2016 10/1/2016

2.35 Actas de Capacitación 1/19/2016 11/28/2016

2.21 Actas de Entrega 1/11/2016 8/1/2016

2.40 Actas de Revista 1/22/2016 10/24/2016

29.25 Informe de Actividades 1/5/2016 12/16/2016

1.10 Derechos de Petición 1/18/2016 11/25/2016

38.10 Orden de Cumplimiento 1/26/2016 11/24/2016

VIGENCIA No CARPETAS No CAJA VIGENCIA No CARPETAS No CAJA

ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO


OBSERVACIONES OBSERVACIONES

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.
1 La identificación de la Institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, NO deberán ser
modificadas.
2 UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Ejemplo:
DEPARTAMENTO DE POLICÍA CALDAS.
3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o
Dependencia donde se producen los documentos. Se debe escribir sin el uso de la sigla.
4 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: Corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la
codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.
5 CÓDIGO: Corresponde al número de la serie documental de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de
Retención Documental.
6 NOMBRE DE SERIE/SUBSERIES: Nombre de la serie documental al que corresponde el o los expedientes, producto
de la denominación en las Tablas de Retención Documental. En este espacio deben escribirse los nombres de las
series y subseries documentales que se encuentren en la caja.
7 FECHAS EXTREMAS: Hace referencia a la primera y última fecha de cada expediente o carpeta que se encuentra en
la unidad de conservación.
8 VIGENCIA: Corresponde al año en que se produce la información.

9 NUMERO DE CARPETAS: Cantidad de carpetas que se encuentran dentro de la caja.

10 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservación que se lleva según el orden establecido en el Archivo
de Gestión.
ESPACIO EXCLUSIVO PARA ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

11 N/T: Numero de Transferencia de acuerdo al cronograma establecido por el Jefe Grupo de Gestión Documental.

12 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservación que se lleva según el orden establecido en el Archivo
Central y/o Histórico
13 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Hace referencia a la ubicación de la unidad de conservación (Caja) en el depósito del
Archivo Central y/o Histórico: Esto puede ser: B: Bodega; E: Estante; Z: Zona; C: Cuerpo; A: Archivador; G: Gaveta;
O: Otro. De acuerdo a las características de los depósitos.
14 OBSERVACIONES: Espacio destinado para consignar información que precisa de aclaración en la unidad de
conservación.