Bien préparer son exposition

janv. 11

BIEN PREPARER SON EXPOSITION

Dossier proposé par la société Actuel&Décors – www.actueldecors.fr

Table des matières

Pourquoi exposer ?.................................................................................................................................. 2
Bien définir ses objectifs de participation : ............................................................................................. 2
Bien s'informer auprès de l'Organisateur : ............................................................................................. 2
Bien calculer le coût de sa participation : ............................................................................................... 3
Bien concevoir son stand :....................................................................................................................... 3
Bien communiquer : ................................................................................................................................ 4
Bilan du salon : ........................................................................................................................................ 4

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Pourquoi exposer ?

Lieux de rencontres et d’affaires privilégiées, les foires et salons optimisent les contacts entre
Exposants et visiteurs. C’est l’assurance de nouer des relations ciblées, et de prendre connaissance
du marché. 6 bonnes raisons d'exposer :

- Pour ne pas laisser vos concurrents occuper le terrain à votre place

- Pour mobiliser votre organisation marketing-vente sur cette cible
- Pour comprendre connaissance du marché: le salon est à la fois un lieu unique et sans
équivalence où clients et fournisseurs se rassemblent sur quelques jours et prennent
contacts.
- Pour accroître la notoriété de votre offre, votre image auprès de votre cible
- Pour mettre en main vos machines, vos produits, services et autres démonstrations et
concrétiser les projets de vos clients. Mettre en valeur vos innovations.
- Pour rencontrer vos futurs clients

Bien définir ses objectifs de participation :

Il est indispensable lorsqu'une entreprise participe à un salon de définir quelques objectifs

essentiels : Et participer à un salon ne s'improvise pas ! Il est indispensable de préparer avec soin sa
participation et de mettre en place une organisation rigoureuse afin d'être prêt dans les temps et se
libérer, pour la période de l'exposition, des contraintes matérielles qui très souvent empêchent de se
consacrer efficacement à l'essentiel : l'établissement de contacts avec les visiteurs

Bien s'informer auprès de l'Organisateur :

S'il s'agit d'une première participation, il peut être utile de rencontrer l'Organisateur pour se
renseigner entre autres sur les secteurs économiques représentés, la concurrence, la clientèle
potentielle, la campagne de communication, les animations projetées ou encore les temps forts.
Réservez donc rapidement votre emplacement chaque fois que la répartition des espaces effectuée
le permet.

- Choisissez la surface en concertation avec l'Organisateur. L’emplacement du stand est essentiel

pour attirer le flux des visiteurs. (sens de circulation) . Evitez de prendre un stand Pack si vous voulez
vous faire remarquer , privilégier une surface nue D’autre part, L'organisateur peut imposer
ponctuellement des contraintes particulières telles que des hauteurs limites de cloisons, des
structures " sécurisées ", un style , un volume, des gabarits à respecter.

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(Voir le règlement d’architecture intérieure)

L'exposant doit donc disposer d'un plan précis de son emplacement pour vérifier les servitudes
éventuelles dont il pourrait avoir à souffrir.

L'Organisateur envoie différents documents à l'Exposant. Certains sont destinés à son information,
d'autres doivent être retournés pour bénéficier des prestations souhaitées. Il est indispensable de
prendre connaissance de l'ensemble de ces documents dès réception, car ils conditionnent souvent
la préparation même de la participation. Les éléments demandés par l'Organisateur doivent être
retournés le plus tôt possible : Commandes Elingues, Electricité, Eau, Air comprimé, internet, parking,
badges, cartes d’invitation, document sur la sécurité (PPSPS) (voir dossier annexes)

Bien calculer le coût de sa participation :

Faire une évaluation approximative passe notamment par : Les frais de participation payés à
l’Organisateur. Les frais concernant les produits exposés (assurances, transport, Manutention sur
site, sécurité…) Le coût de l’aménagement du stand. La publicité et la communication. Les frais de
personnel (hôtesses …) Les frais de restauration et d’hôtels. (Voir les liens utiles en annexes)

Recourir à un professionnel de l'agencement ou de l'animation de stand s'avère souvent

indispensable, soit pour bénéficier de quelques conseils judicieux, soit pour sous-traiter la totalité
des opérations, depuis la conception jusqu'à l'animation du stand. Son rôle est primordial puisqu'il
est l'interface entre le visiteur et l'entreprise exposante. A ce titre, il est le principal vecteur de
communication de l'entreprise et son recrutement mérite d'être réalisé avec le plus grand soin.

Bien concevoir son stand :

Il faut concevoir son stand comme un outil de contact ! Le stand n'est pas une fin en soi, c'est l'outil
qui va permettre la mise en valeur de l'offre "produits" et faciliter les temps forts de l'action
commerciale. Il doit interpeller, c'est-à-dire, capter l'attention et éveiller l'intérêt du visiteur.
L’architecture du stand et son animation doivent accrocher l'intérêt du visiteur, marquer sa mémoire
et l'inciter à s'arrêter. Une ambiance favorable doit aider à la bonne circulation des visiteurs et avoir
des pôles d'intérêt bien répartis. Sa visibilité doit marquer et être remarquée, sa présentation être
explicite et cohérente avec l'offre présentée pour être rapidement compris.

Il est préférable de laisser suffisamment d'espace pour la circulation à l'intérieur du stand et d'opter
pour un stand largement ouvert afin d'inciter le visiteur à y pénétrer. Innover dans l'agencement et
l'animation, c'est se différencier et remédier au manque d'attention des visiteurs. L'attention des
visiteurs ne doit pas se relâcher, c'est la raison pour laquelle le stand doit être visuel. Le visiteur doit
voir et non lire. Penser également aux nouvelles technologies (services télématiques, informatique,

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Internet et bornes interactives,…), ces outils permettent d'établir un contact direct, évolutif et
surtout ludique.

Bien communiquer :

Bien s'entraîner au contact commercial sur le stand avec un personnel qualifié: car bien s’entourer il
sera ainsi plus facile de bien gérer les heures d’affluence, de répondre à toutes les sollicitations et à
toutes les questions des visiteurs.

Définir des opérations de communications, participations à des relations Presse, s’informer auprès
de l’organisateur des différentes animations prévues pendant la manifestation.

Bilan du salon :

Indispensable pour contrôler, exploiter et optimiser sa participation, transformer ses contacts utiles
en "clients effectifs".

Voir dossiers annexes : Liens utiles, Réglementation Sécurité, Les Classements au feu, la récupération
de la TVA pour les entreprises étrangères.

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