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UNIVERSIDAD DE SONSONATE

Principios de
Computación II
Guía 2

Facultad de Economía y Ciencias Sociales


Principios de Computación II

Contenido
Qué es combinación de correspondencia ....................................................................................3
Conceptos previos ....................................................................................................................3
Documento principal. ...........................................................................................................3
Origen de datos. ...................................................................................................................3
Pasos para combinar correspondencia ........................................................................................4
Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia .....................................4
Ejercicios ....................................................................................................................................12

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Principios de Computación II

Qué es combinación de correspondencia


La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de
direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta
personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de
personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar
automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están
almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o


recibos, la impresión de sobres, etc.

Conceptos previos
La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos
documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones
específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear
con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de
correo.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el


documento principal y el origen de datos.

Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.

Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una
lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento
de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a
un cliente, y los campos serán, por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.

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Pasos para combinar correspondencia

Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia


El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y
preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de
destinatarios.

Sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia. Asegúrese de lo
siguiente:

 Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que
desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los
lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y
apellidos.
 Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de
cálculo.
 Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato
correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
 La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.
 Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a
su documento de combinación de correspondencia en Word.

Paso1: abrimos Microsoft Excel 2013:

Creamos la base de datos con la información que vamos a combinar en la carta:

En primera fila van los


nombres de los campos a
combinar

Cada fila representa un


registro de los datos de las
cartas combinadas

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Paso 2: Abrimos Microsoft Word 2013

Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinación,
como se muestra en la imagen en los espacios en rojo.

Nota: el archivo se guarda con el nombre carta modelo, por ejemplo.

Espacios donde irán los


campos combinados

Texto para la carta modelo

Sincelejo, septiembre 18 de 2013

Señor

<"Espacio para campo combinado">

<"Espacio para campo combinado ">

Cordial Saludo,

Por medio de la presente nos dirigimos a usted con el propósito de manifestarle que ha estado
insistiendo al módulo de <"Espacio para campo combinado "> en las ultimas clases y por medio
de este comunicado queremos hacerle saber que la inasistencia es causa de pérdida del módulo,
por tal razón le sugerimos que se acerque lo más pronto posible a resolver su situación.

Agradecemos la atención prestada a la presente.

Atentamente,

_______________________________

Andrés Herrera Páez

Director

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Paso 3: Vamos a la pestaña correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para
la combinación como se muestra en la imagen:

Paso 4: Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos Iniciar combinación de


correspondencia y luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente ara combinar
correspondencia…

Nos aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos siguiente,
esta opción aparece n el parte de abajo del panel como se muestra en la figura:

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En este paso 2 escogemos la opción utilizar el documento actual y damos siguiente:

En este paso 2 elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar:

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Buscamos el archivo Base de Datos (Nombre del archivo de Excel) y le damos abrir:

Nos sale la siguiente ventana


indicando que los datos están en la
Hoja 1 del archivo de Excel y damos
clic en aceptar

Paso seguido debemos ver la lista


de los datos que están en el
archivo de Excel y damos Aceptar.

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Si realizamos todos los pasos hasta aquí, en este punto debemos ver en la pantalla el nombre
del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:

Ahora damos clic debajo de la palabra Señor y nos dirigimos a la opción Insertar campo
Combinado y Seleccionamos Nombre y debemos ver como aparece en la imagen:

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Realizamos lo mismo con el resto de campos para que nos quede como está en la figura:

Paso 4: Damos Siguiente en la parte inferior del panel y debemos


ver la pre visualización del primer registro de la base de datos correspondiente a Ana Vergara; en
los botones de podemos el resto de las cartas. Por ultimo damos clic en
Siguiente:

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Paso 5: Damos clic en la opción Siguiente: Complete la combinación

Paso 6: Damos clic en la opción Editar cartas individuales:

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En la ventana que nos aparece


damos clic en todos y decimos
aceptar:

Y debemos el ver el archivo con


todas las cartas, lo guardamos con el
nombre Cartas Combinadas:

Ejercicios
1) Cree un documento nuevo en base a la siguiente plantilla (Buscar diploma).
2) Realice la Combinación de Correspondencia para crear los diplomas en base a los
registros que están en el archivo de Excel.

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