Proiect pentru implementarea intranetului in compania Outsourcing Ltd

Anca Onuţă Iuliana Oancea Adrian Lăscăteu Dan Jipa

I. II. III. IV. V. VI.

Prezentarea companiei........................................................... pag. 3 Structura organizationala a companiei................................... pag. 4 Structura functional informationala....................................... pag. 8 Proiectarea logica a intranetului.......................................... pag. 11 Alte modalitati de telelucru.................................................. pag. 20 Proiectarea fizica a intranetului............................................ pag. 24

VII. Analiza SWOT a telelucrului.................................................. pag. 26 VIII. Graficul Gantt, devizul estimativ al cheltuielilor................... pag. 30

2

1. Prezentarea companiei

Pentru ilustrarea implementarii intranetului intr-o companie vom alege ca material de studiu un pioner in domeniul outsourcing-ului – Outsourcing Ltd. Aceasta este o companie internationala ce are sediul central in Tara si sedii in alte 42 de tari, numarand peste 150.000 de angajati. Outsourcing Ltd activeaza in domeniul IT, ca si consultant, dezvoltator si implementator de produse software. Avand o traditie de aproape 60 de ani, compania se bucura de o popularitate si incredere in radul clientilor. Astfel compania aleasa ofera servicii la intreprinderi din diferite domenii de activitate: bancar (Banc Post, ING Bank, Alpha Bank, UniCredit Tiriac Bank), IT (Microsoft, IBM, Nokia, Dell, Hewlett Packard), medical (Schmitz, Medfarm, EBNeuro), transporturi (British Airways, OBB, Jet Airways). Compania doreste crearea unui intranet propriu pentru facilitarea comunicatiilor si imbunatatirea fluxurilor de informatii intre diferitele sale sedii luand in considerare si planurile de extindere in alte locatii. Intranetul va trebui sa imbunatateasca si posibilitatea de trecere a unor angajati in regim de telelucru. Astfel, platforma va trebui sa ofere acces facil la informatii, posibilitatea de acces in fluxurile de lucru, de la distanta, sa ofere mijloace de comunicare rapide si ieftine intre angajati indiferent de locatia acestora, precum si o serie de alte servicii ce vor fi detaliate pe parcursul lucrarii. Vom incepe prin a prezenta structura organizationala a companiei in ansamblul ei urmand ca ulterior sa ne axam in cadrul exemplelor concrete pe departamentul de IT. Folosind structura organizationala, precum si cea functional-informationala, vom elabora un plan logic al intranetului pe baza cerintelor identificate. Structura fizica se va stabili tinand cont de serviciile pe care intranetul trebuie sa le ofere precum si de dispunerea geografica a companiei Outsourcing. In final vom realiza o propunere de proiect pentru implementarea intranetului atasand si un deviz estimativ al cheltuielilor. In sprijinul deciziei de aprobare a proiectului se va realiza o analiza SWOT a intranetului propus.

3

CEO DIRECTIA EXECUTIVA IT DIRECTIA EXECUTIV COMERCIAL DIRECTIA EXECUTIVA FINANCIAR &ACHIZITII DIRECTIA EXECUTIVA HUMAN RESOURCES DEPARTAMENT ADMINISTRATIV Figura 1.2. SANATATE & PROTECTIA MUNCII pentru angajati Comp. MANAGEMENT CONTRACTE DE MUNCA Dep. Directia executiva Human Resources 4 . SECURITATEA MUNCII Comp. TALENT ALLOCATION Dep. RESOURCE MANAGEMENT GROUP Dep. Structura organizationala a companiei Compania Outsouring are o structura descentralizata prezentata in Figura 1. ENVIRONMENT pentru angajati Figura 2. Structura organizatiei DIRECTIA EXECUTIVA HUMAN RESOURCES Dep.

QUALITY OF SERVICES Compartiment HEWLETT PACKARD Compartiment IBM Compartiment PROIECTARE SOLUTII IT Compartiment MICROSOFT Compartiment CISCO Compartiment DELL Compartiment INTEGRARE SOLUTII IT Figura 3.Cele 5 directii principale – Directia IT. Directia Administrativ – sunt compuse din departamente care pot avea subordonate la randul lor compartimente. INNOVATION LABS Dep. Directia Financiar & Achizitii. 5 . Structurile directiilor sunt prezentate in Figurile 3-6. CONTURI CLIENTI Dep. Directia Comerciala. IMPLEMENTARE PRODUSE IT Dep. Directia executiva IT In cadrul exemplelor din proiect care necesita referirea la un departament specific vom avea mereu in vedere Directia de IT de aceea pe figura apare marcat distinctiv cu albastru. ASIGURARE SERVICII IT Dep. DIRECTIA EXECUTIVA IT Dep. Directia Human Resources.

DIRECTIA EXECUTIVA COMERCIAL Dep. SALES Dep. MARKETING Dep. Directia executiva comercial 6 . CALL CENTER Compartiment DEZVOLTARE PRODUSE ALE COMPANIEI Compartiment SALES PRIN REPREZENTANTI Compartiment CLIENTI & SERVICII CU SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT) Compartiment SALES PRIN E-COMMERCE Figura 4. MANAGEMENT DE PRODUS Dep.

ACHIZITII Dep. Directia executiva Administrativ 7 . INVESTITII FINANCIARE Dep. Directia executiva Financiar & Achizitii DEPARTAMENT ADMINISTRATIV Compartiment SECURITATE ACCES Compartiment CANTINE Compartiment ENTERTAINMENT ANGAJATI (relaxare. CONTROL FINANCIAR Dep. SALARII Compartiment MANAGEMENTUL RISCULUI Compartiment RAPORTARE DATE FINANCIARE Compartiment ANALIZA INVESTITII Compartiment BUGETARE& RAPORTARE INVESTITII Compartiment ACHIZITII PRODUSE & SERVICII pentru companie Compartiment TRAVEL & ACCOMODATION Figura 5.DIRECTIA EXECUTIVA FINANCIAR & ACHIZITII Dep. CONTABILITATE Dep. odihna) Figura 6.

Relatiile directiei cu alte directii si cu exteriorul: A. • Implementare Produse IT . 8 .3.Conturi Clienti – Quality of Service: colaboreaza pentru finalizarea produselor. Relatii pe orizontala: • Quality of Service . activitatea departamentului. Relatii pe orizontala: • Innovation Labs si Implementare Produse IT trimit bugetele proiectelor dupa ce au fost aprobate de sefii de departament (in unele cazuri chiar si de seful directiei sau chiar CEO) dep. ele fiind prezentate in cadrul analizei). Relatii pe verticala: • angajatii din cadrul unui compartiment raporteaza sefului de compartiment (zilnic sau saptamanal in functie de stadiul proiectelor). Achizitii din cadrul directiei Financiare. Vom analiza relatiile pe orizontala si verticala in cadrul organizatiei precum si relatiile cu exteriorul. • toate dep. In Figura 7 sunt prezentate directiile cu care directia IT interactioneaza. Servicii IT Interne in cazul aparitiei unor probleme legate de echipamentele cu care se lucreaza. Structura functional informationala In aceasta sectiune este prezentata structura functionala a directiei de IT precum si fluxurile informationale asociate. B. precum si departamentele de pe nivelul 2 al acestora (relatiile din cadrul directiei de IT nu au fost figurate pentru a evita aglomerarea figurii. Relatii pe verticala: • directia de IT se subordoneaza direct CEO-ului raportand periodic (rapoarte lunare) activitatea ei. • sefii de compartiment raporteaza sefului departamentului caruia i se subordoneaza (saptamanal). • Quality of Service . o copie a bugetelor este trimisa de asemenea si departamentului Control Financiar.Conturi Clienti: asigurarea calitatii in procesul de dezvoltare a produselor prin monitorizare si evaluare continua.Conturi Clienti: analiza cerintele clientilor si prezentarea propunerilor de solutii sub forma de proiecte. B. • sefii de departament se subordoneaza sefului directiei de IT raportandu-i acestuia periodic sau la cerere.Servicii IT Interne: colaboreaza impreuna la rezolvarea problemelor primite de la Call Center furnizandu-i acestuia in final rapoarte cu solutii. • Innovation Labs . • nu are relatii pe verticala cu directii sau departamente din exterior. lucreaza si cu dep. Relatii interne directiei: A.

Figura 7. Relatiile departamentului de IT 9 .

directia IT colaboreaza cu dep. Achizitii (dir. Conturi Clienti si Management de Produs (dir. pentru solutionarea intrebarilor venite de la clienti prin intermediul dep. Contracte de munca al directiei Resurse Umane. Conturi Clienti pot cere redistribuirea in alt compartiment adresandu-se dep. Innovation Labs se consulta cu dep. Investitii al directiei Financiare in vederea obtinerii aprobarii. Marketing colaboreaza. atunci cand este gata sa lanseze un nou produs.Legenda: Legatura bidirectionala Legatura unidirectionala Informatii transmise/documente • • • • • cand elaboreaza un proiect nou. Call Center (dir. Comercial). Conturi Clienti in vederea stabilirii strategiilor de promovare ale produselor cerute de clienti. Salarii al directiei Financiar lunar. specialistii se consulta cu firmele furnizoare in vederea achizitionarii de echipamente noi (dupa ce s-a stabilit o lista si un buget acestea sunt trimise spre aprobare la seful de departament). Vanzari al directiei Comerciale schimband informatii despre produse sau cerinte ale pietei. Financiar). Implementare Produse furnizeaza rapoarte continand detalii despre produs dep. directia IT colaboreaza cu departamentele de IT ale companiilor aflate in parteneriat cu compania Outsourcing. Quality of Service si Servicii IT Interne. Comercial) colaboreaza dep. de data aceasta bidirectional. dep. produsele create pentru clienti precum si cererile de produse noi sunt gestionate si monitorizate in cadrul relatiei dintre dep. si dep. Talent Allocation al directiei Resurse Umane. 10 • • • • • • • . membrii directiei primesc informatii despre salariu de la dep. Marketing al directiei Comerciale. angajatii din cadrul dep. cand un angajat are nevoie de servicii de transport el va adresa o cerere compartimentului Travel & Accomodation al dep. contractele de munca ale membrilor sunt gestionate de dep. cu dep.

odata cu crearea unui nou cont se va mentiona si functia ocupata. Utilizator si parola. Acces la Internet (daca accesul fizic direct este imposibil) Navigator web. Din punct de vedere tehnic. continutul informational al intranetului si se vor descrie functionalitatile acestuia in detaliu.4. Proiectarea logica a intranetului In aceasta sectiune vom propune solutia pentru intranet prezentand stuctura logica a acestuia (Figura 8). precum si departamentul din care face parte persoana. Figura 8. 11 . In momentul in care o persoana devine angajat al firmei i se va aloca un nume de utilizator si o parola. Se vor identifica facilitatile pe care le va pune la dispozitie. Schema logica a intranetului Acces securizat Resursele oferite de reteaua Intranet a companiei sunt accesibile prin: Setarile de retea specifice retelei Intranet.

fiecare utilizator gaseste noutatile cu caracter general (de exemplu o invitatie la petrecerea aniversara a companiei). Resurse Utilizatorii intranetului au la dispozitie o multitudine de resurse: Phone book Wiki Documente Info companie Biblioteca virtuala Resursele vor fi accesibile in functie de departamentul si pozitia din care face parte angajatul. 12 .2. Printre resursele comune se numara sistemul propriu de tip wiki (functioneaza la fel ca si bine-cunoscutul Wikipedia. Spre exemplu. planuri de proiect si multe altele. utilizatorii din departamentul de finante.org). sedii. strategia companiei in domeniul resurselor umane. In continuare se vor analiza componentele principale ale intranetului. informatii despre cantinele companiei. informatii despre companie (structura organizationala. cat si informatii cu caracter specific departamentului/proiectelor in care acesta e implicat. etc). Aici se incadreaza rapoartele de vanzari. dar exista si resurse comune pentru toti. 4.1. fiecare angajat al companiei are acces la diferite resurse.Protocoale de securitate In functie de departament si functia ocupata. documentatii tehnice ale produselor lansate. stiri pentru toate departamentele. Avizier digital In aceasta sectiune. printr-o notificare administratorului sistemului. 4. Incercarea de acces a unor resurse din afara postului/departamentului sau este raportata de catre sistem. Totodata fiecare departament va avea documente specifice care vor fi vizibile doar persoanelor autorizate. directori. specifice industriei in care aceasta activeaza. In cadrul avizierului digital. primesc zilnic evolutia cursului valutar precum si prognozele specialistilor. cursurile online. biblioteca electronica. utilizatorii Intranetului gasesc stirile de interes filtrate pentru departamentul din care fac parte. accesibila direct din prima pagina accesibila prin navigatorul web. evaluari ale colegilor. date de contact. cat si stiri externe companiei.

in care managerii posteaza pozitii libere. exista o zona speciala numita „Oportunitati”. 13 . Documentele electronice gazduite de biblioteca includ manuale pentru principalele limbaje de programare software folosite in companie (JAVA.Phonebook O sectiune utila tuturor angajatilor in momentul in care vor sa afle informatii despre un coleg/sef/subaltern. si are rolul de a sprijini angajatii in cunoasterea companiei. de unde pot fi descarcate documentele electronice.Resurse umane. prin care pot fi vazute/editate doar de cei cu drepturi specifice (asignate in functie de organigrama companiei). Tot in aceasta sectiune este prezenta organigrama companiei. Profilul unei persoane include: numele complet (cu o notificare pentru ziua onomastica). departament. C. procedurilor de lucru. scopul si misiunea acesteia. fondatori.NET). Wiki Avand drept model cunoscuta enciclopedie Wikipedia. Pentru a sprijini politica de mobilitate a companiei. Flash ActionScript3.org. Finante. cuvinte cheie. cat si dintr-un spatiu generos de stocare (pe serverul ftp). pentru a primi aplicarile celor interesati. cat si documentatii pentru fiecare versiune a unui produs dezvoltat de companie. Intr-un panel special sunt prezentati angajatii firmei care s-au remarcat de-a lungul istoriei. de arhivare a documentelor. *telefon. Fiecare document are versiuni. in biblioteca virtuala regasim o serie extraordinara de carti din domenii complementare Management. Biblioteca virtuala Biblioteca este formata dintr-un catalog interactiv de carti si documente electronice. este catalogat in functie de departament. Vanzari. Documente O solutie software dezvoltata in-house. sistemul ruleaza pe platforma Media:Wiki. carti vechi de referinta in domeniul algoritmilor de programare. Marketing. functie. si facilitarea impartasirii experientelor diverse cu partenerii si noile tehnologii. Alaturi de cartile de profil tehnic. *o fotografie. abrevierilor folosite. Documentele au permisiuni speciale. Continutul adaugat/actualizat de utilizatori este aprobat de catre persoanele cu un grad superior. drepturi de acces. si angajatul lunii. data nasterii.0. Info companie Aici angajatii gasesc informatii complete despre istoria companiei.

Asadar aceasta este folosita nu doar pentru sedinte. Pe de alta parte.3. astfel incat nu se va aglomera excesiv o linie telefonica. convorbirile internationale fiind chiar la pretul uneia locale.4. telefonia fixa poate oferi si servicii de video conferinta. intrucat pentru acesta exista un robot care faciliteaza interactiunea dintre angajati. 3. Avantajul major pe care aceasta solutie il ofera este ca toti cei care participa la o discutie se pot conecta separat la conferinta. 6. doar o singura persoana va pierde legatura. ci si pentru sustinerea de cursuri. colaboratorii sau angajatii firmei ce se gasesc in alte locatii (mai ales in alte locatii ale lumii). Pe de alta parte. Totodata costurile sunt foarte mici. o companie de dimensiunea celei alese are avantajul de a putea folosi propriile linii telefonice.3. Acesta din urma este folosit zilnic pentru sedintele sau discutiile cu clientii. ca in cazul call center-ului unui furnizor de telefonie mobila. Comunicatii In cadrul acestei sectiunii ce urmeaza vom trata urmatoarele metode de comunicare in cazul telelucrului: 1. date fiind costurile ridicate si timpul necesar deplasarii. iar in caz de o defectiune la una din linii. precum si posibilitatea de a inchiria un bridge phone. Astfel o persoana este indrumata catre persoana corespunzatoare si i se mentioneaza ce informatii trebuie sa ofere sau ce pasi trebuie urmati pentru rezolvarea problemei. In cazul in care este necesar.1. angajatii din departamentului de vanzari detin un telefon mobil al companiei pe care il vor folosi pentru a pastra legatura cu sefii si colegii in momentul in care se afla pe teren. 14 . sau sedinte de transfer de cunostinte catre o echipa aflata intr-o alta locatie. 2. utilitatea telefoniei fixe este de nelipsit in activitatea zilnica a angajatilor. Telefonul In ceea ce priveste serviciile de telefonie fixa. accesul la o linie proprie de telefonie permite personalizarea mesajului de intampinare a celor care suna la serviciile compartimentului tehnic de exemplu. Asa cum se poate observa. 5. in cadrul unei companii de talie mondiala. Telefonul Chat intern Forum Email intern Instrumente specifice Partajarea documentelor 4. comunicarea dintre ceilalti parteneri nefiind compromisa. 4.

functie. 15 .2. filiala de care apartine.4. numar de telefon. Aceasta facilitate este folosita cu precadere de catre departamentul de resurse umane. aceasta functie ajutandu-ne sa aflam toate informatiile necesare. Utilitatea acestui serviciu apare in momentul in care dorim sa contactam o persoana despre care cunoastem doar numele.3. Chat intern Pe langa functia clasica de comunicare (chat room) intre doi sau mai multi angajati aflati de obicei la sedii diferite in diferite colturi ale lumii sau in acelasi oras. adresa de email. acesta are o optiune prin care se pot afla informatii despre angajat: numele complet. adresa fizica.

4. E-mail intern In cadrul companiei exista un server de email dedicat operatiunilor interne si orice angajat are o adresa de e-mail unica. Eventual se vor putea introduce si alte optiuni de genul agenda. Pentru o coordonare mai buna aceste adrese de e-mail sunt organizate ierarhic in functie de filiala de care apartine angajatul. In cadrul departamentelor exista grupuri pentru a facilita circulatia informatiilor la nivelul intregului departament si a nu elimina din greseala un angajat din bucla. Totodata fiecarei adrese de email ii este atasat numarul de indentificare al angajatului: Nume Prenume/Locatie geografica/Filiala/. In cadrul clientului de e-mail avem atasat un calendar (asemanator Outlook Calendar) care ne permite sa vizualizam agenda pe care o avem si daca exista activitati care se suprapun.4. comunicare intre parti. forumul creaza un cadru deschis de comunicare asincrona intre angajatii companiei. se pot programa competitii sportive.3. Astfel persoana care va lansa invitatia va sti cate persoane vor fi prezente. sala. Aici se pot adresa intrebari. vor confima sau infirma prezenta. 16 . schimbul de documente. Forum Avand ca suport tehnic o platforma PHPBB (BB-bulletin board). putand astfel sa ne administram timpul intr-un mod optim. Acestia vor primi invitatia si in functie de optiunea lor. email-ul este folosit pentru transmitere de informatii. discuta noile produse. Acest lucru este foarte folositor in cazul in care sunt mai multe persoane cu acelasi nume. etc. sau dorim sa stim de ce filiala apartine un anumit angajat. Demn de remarcat este faptul ca absolut toate deciziile si actiunile oficiale vor fi documentate de catre un e-mail intre partile implicate. si multe altele. O utilitate demna de remarcat este posibilitatea de a trimite invitatii. serviciul va sti sa trimita mesajul angajatului cu numele Ion Ionescu. Ca si utilitate. etc. De exemplu daca scriem 123456 la campul to. Sedintele vor fi instiintate astfel prin e-mail trimitand o invitatie catre toti cei vizati. Acelasi efect si daca scriem Ion Ionescu/RO/HR.3.4.3.

4. Instrumente specifice In functie de job-ul pe care il presteaza. manager produs). persoanele aflate in regim de telelucru ocazional folosesc partajarea documentelor pentru a lucra impruna cu ceilalti membrii ai echipei. In consecinta angajatii vor folosi fie Microsoft Exchange Server.5. manager).3. desigur respectand anumite reguli de securitate. Informatia stocata cu aceste tool-uri este stocata pe un server dedicat ce poate fi accesat de oriunde din lume.6. Partajarea documentelor In cadrul companiei alese. Pentru a intelege mai bine aceasta notiune avem cateva exemple de tool-uri si cine le foloseste: bug tracker (echipa de quality assurance. echipa de development. agenda (oricine). manager proiect. tool-uri pentru evidenta activitatii de vanzari (echipa de agenti de vanzari. asa cum este descris mai sus.4. o persoana va folosi diverse tool-uri la comun cu colegii sai. 17 . dar si utilitare online care permit lucrul pe acelasi document al mai multor persoane (Gdocs).3. desi se afla in locatii diferite.

4. schimbarea designului interior (contractarea unei firme specializate) intra in sarcina acestuia. zborurilor. astfel incat Intranetul include acest instrument. aceasta functionalitate este de nelipsit. Plata taxelor. caselor de vacante (atat in interes personal. este intretinuta de catre un administrator de locatie. accesibil managerilor. Cautarea este implementata prin solutia Google Enterprise Search. interoperabilitate. in functie de pozitia in companie si rezultate cat si in interes business <<ex: team buildinguri>>). Fiecare problema tehnica raportata se eticheteaza printr-un identificator. o categorie careia ii este atasat (securitate.4. Astfel incat intreaga asistenta de care angajatii au nevoie este facilitata de un sistem de rezervare a hotelurilor. sistemul este focusat strict pe comportamentul defectos al unei aplicatii software dezvoltate de catre companie. Servicii Asistenta tehnica (Helpdesk) Aici angajatii primesc suport tehnic de specialitate prin intermediul unui sistem de ticketing. De-a lungul timpului. 18 . cu toate echipamentele electronice. Raportare probleme tehnice Foarte asemanator cu punctul anterior. Fiecare „bug” are o prioritate. repararea utilitatilor. Conversatia se desfasoara in mod electronic. interfata. folosind intreaga putere a algoritmilor Google Search de indexare si calculare a relevantei. Cautare Datorita volumului mare de resurse generate in mod constant de angajati. etc) si un responsabil. Asistenta deplasari si timp liber Politica de mobilitate a companiei se reflecta puternic si in proiectarea Intranetului. s-a constatat utilitatea unui sistem de evaluare pentru angajatii biroului HelpDesk. si toata conversatia desfasurata pana la solutionarea problemei contine acest identificator. intre 2 parti: angajatul care raporteaza problema intalnita si specialistul care o trateaza. Fiecare proprietate a companiei.

In cadrul unei clase virtuale pot participa mai multi cursanti din locatii diferite. in mod automat. avand astfel o documentare a celor intamplate. acestia putand sa utilizeze aplicatiile care sunt impartasite. existenta unor optiuni speciale care permit luarea de notite (asa numita tabla) si la sfarsit se poate genera un raport al sedintei.5. Descriere Sunt folosite in special pentru prezentarea unei versiuni demonstrative a proiectului catre client. E-learning: sali virtuale de curs Scop Un sistem propriu de e-learning ajuta angajatii in aprofundarea cunostiintelor necesare dezvoltarii competentelor software. Avantajele pe care le prezinta in comparatie cu "Desktop Share" sunt ca persoanele implicate vor vedea doar aplicatia pe care se face demonstratia si nu tot desktop-ul. faptul ca se pot conecta un numar nelimitat de persoane. Acesta poate fi trimis ulterior si catre sefii care nu au participat la intalnire. 19 . Evaluare cursanti Printr-un sistem inteligent de evaluare al parcursului cursurilor. fapt ce va ajuta si la eventualele intrebari sau clarificari. cursantilor vor intalni intrebari din zonele in care nu si-au demonstrat aprofundarea cunostintelor.4.

si unde se duce regulat pentru diverse sedinte. Structura detaliata a compartimentului Dell MC TL Dev QA Admin HR Edu Audit Manager de Cont Team Leader Developer / echipa de dezvoltatori software Quality Assurance / echipa de testeri Echipa de administratori de retea HR-ul compartimentului Persoanele ce sustin traininguri Persoanele ce efectueaza auditul proiectelor Asa cum se poate observa din organigrama companiei. La inceputul unui proiect. Fiecare echipa dezvolta un proiect separat. Desi aceasta persoana lucreaza mai tot timpul in acest sediu. team leader si membrii echipelor. In mod constant la sediul firmei client (Dell. Exista o echipa dedicata de administrator de retea care asigura in permanenta conditiile tehnice. a intelege mai bine cerintele si piata pe care umeaza a fi lansat produsul dezvoltat.5. cei mai experimentati membri ai echipelor vor fi trimisi in telelucru la locatia clientului pentru a acumula cat mai multe informatii despre proiectul ce urmeaza a fi dezvoltat. unde se afla departamentul de resurse umane. sediul de care ea apartine este in Strada Vointei. in acest caz) se afla o persoana de la resurse umane (HR-ul). Comunicarea dintre HR si sediul central al acestuia se va face prin telefon. exista un manager de compartiment. Alte modalitati de telelucru Pentru o mai buna exemplificare a functionarii telelucrului in compania aleasa vom folosi compartimentul Dell pentru exemplificarea operatiunilor. email sau chat intern sau 20 . Structura compartimentului Dell MC HR TL ……………… TL TL Edu Audit Dev QA Dev QA Admin Figura 9.

putand fi vizualizata doar de catre persoanele din conducerea compartimentului. fiind accesibil de catre cei de la departamentul de resurse umane pentru a putea calcula performantele angajatilor. telefon sau chat intern. Tot din partea departamentului de resurse umane. deoarece sediul central al firmei Outsourcing. este la o alta adresa iar in momentul in care proiectul se incheie trebuie sa se prezinte la acel sediu pentru a fi alocati unui alt proiect. la sfarsit se va realiza un raport de evaluare ce va fi stocat in sectiunea de resurse a compartimentului Dell. Acestea vor lua legatura cu HR-ul compartimentului si vor stabili orarul si tema trainingurilor ce urmeaza a fi oferite. vor veni regulat la client doua sau trei persoane pentru a livra traininguri (Edu) pe diverse teme. Odata stabilite aceasta. In ceea ce priveste evaluarea acestora.direct cand aceasta va fi prezenta la sediul mama. o data pe luna compartimentul de Managmentul Calitatii isi va delega persoane pentru a efectua auditul proiectelor din cadrul compartimentului Dell (Audit). iar documentele vor fi stocate pe platform interna in sectiunea dedicata departamentului de resurse umane. Totodata. Interactiunile prezentate mai sus sunt sumarizate in Figura 10. Comunicarea se face in general prin intermediul email-ului intern sau telefon. Comunicarea se realizeaza prin email. Aceste servere sunt in general accesate de la distanta cu ajutorul platformei web. La nivel de echipe. apoi de catre team leader. Intotdeauna auditorul va lucra in regim de telelucru la sediul proiectului auditat. HR-ul va promova trainingurile in randul compartimentului (postand in sectiunea de stiri interne a compartimentului pe platform web) si va asigura necesarul de logistica pentru desfasurarea trainingurilor. Echipa de administratori se deplaseaza ocazional la un alt sediu al firmei. Aceasta persoana va contact Team Leaderul al carui proiect il are in subordine si vor stabili impreuna o sedinta de evaluare a proiectului. unde se afla serverele ce sustin activitatea de dezvoltare a proiectelor pentru clientul Dell. In timp ce lucreaza pentru proiect in cadrul compartimentului Dell. ea va fi facuta pe baza chestionarului de evaluare de pe platforma ce va fi completat initial de catre membrii echipei. Pentru asigurarea calitatii proiectelor dezvoltate. 21 . acestia vor comunica cu team leaderul si colegii prin email. personal sau chat intern. membrii vor lucra practic in regim de telelucru. si cel de care apartin.

Personalul aflat la filiala in care se desfasoara proiectul. dar care nu se ocupa de implementarea directa a proiectului Outsourcing. Personalul aflat in telelucru ocazional la filiala in care se desfasoara proiectul. Diagrama activitatilor de telelucru Legenda Dell Outsourcing.Diagrama completa a activitatilor de telelucru: Adm PM MC HR MP Audit TL Edu Dev QA Figura 10. avand sediul intr-o alta locatie Outsourcing. avand sediul intr-o alta locatie Firma externa ce ofera servicii Comunicare prin posta electronica Comunicare prin telefon / conferinta telefonica Comunicare prin messenger intern din cadrul companiei Outsoursing Comunicare face-to-face Platforma web interna MP MC TL Dev Manager de Produs Manager de Cont Team Leader Developer / echipa de dezvoltatori software 22 . Personalul aflat la filiala in care se desfasoara proiectul si se ocupa cu implementarea proiectului Outsourcing. Personalul aflat in telelucru permanent la filiala in care se desfasoara proiectul.

QA Adm Audit HR PM Edu Quality Assurance / echipa de testeri Administratori de retea Auditorul proiectului Human Resource / Persoana de la Resurse Umane responsabila de cont Protectia Muncii / persoanele ce vor efectua simularile in caz de dezastru Persoanele ce efectueaza traininguri pe diferite teme 23 .

6. Acesta foloseste o solutie de back-up incremental RAID 1. Figura 11. Proiectarea fizica a intranetului In aceasta sectiune va fi prezentata structura fizica a cadrului pe care este implementat intranetul. Structura fizica a intranetului Server stocare Spre deosebire de stocarea in-cloud. 24 . serverul de stocare propriu pastreaza documentele vitale companiei.

Cloud computing Salvarea datelor.mycompany. sustine planificarea conferintelor. Conexiuni utilizatori Utilizatorii intranetului (in cazul de fata angajatii companiei) pot accesa toate resursele acestuia din orice colt al lumii prin intermediul conexiunii la internet. Server www Portalul web. Datorita scalabilitatii acestei solutii. Tot in spatiul de stocare al fisierelor este pastrata si arhiva proiectelor terminate si livrate catre client. rapid si sigur. isi introduc datele de autentificare. 25 . Server E-learning In urma analizei SWOT a principalelor solutii de e-learning. construita pe tehnologia cloud-computing a Google.com. Server DNS Un server DNS (Domain Name System) pastreaza toate corespondentele adresa ip – nume pentru siturile companiei. Administrarea acestuia intra in sarcina administratorulului de retea. prin care toate resursele sunt accesibile. s-a ales solutia produsa de Microsoft: Microsoft E-Learning. toate costurile sunt in raport cu necesitatile companiei. tastam direct in browser www. Microsoft Exchange Server Solutia de e-mailing folosita a fost aleasa ca urmare a unei analize SWOT.Server DB Serverul bazelor de date foloseste solutia MySQL. sedintelor. Aceasta solutie se pliaza perfect pe infrastructura deja existenta (fiecare cursant necesita un terminal conectat la internet. Administrarea acestuia intra in sarcina administratorului de retea. Spre exemplu: in loc sa accesam portalul prin adresa ip a serverului www. si un navigator web). principala componenta a Intranetului. si sistemul le permite accesarea tuturor sectiunilor ca si cand ar fi in sediul central. si calendarul de lucru (se poate impartasi cu colegii implicati in proiect). permite transferul de fisiere mari intre angajati aflati in diverse locuri pe glob. este sustinut de un server Apache. Ei configureaza calculatorul/laptopul folosit pentru Intranet. optimizata pentru specificul companiei. costurile fiind semnificativ reduse. Aceasta nu este accesibila din exteriorul companiei din motive de securitate. Serverul ruteaza toate comunicatiile prin email.

la distanta in afara domiciliului. probleme de sanatate pentru angajati datorita riscului de obezitate. cresterea calitatii serviciilor oferite de angajati. retelele de teleworking sunt fragile datorita atitudinii conservatoare a managerilor si a angajatilor. fiecare angajat are nevoie de propria logistica. activitatea efectuata de persoana aflata in telelucru (ex: o persoana a carei job implica vorbitul foarte mult la telefon) poate deranja persoanele din jur. reducerea timpului pe care angajatii il ocupa cu transportul de acasa pana la sediul organizatiei si inapoi. in loc de una comuna. a intarzierilor de la programul de lucru. cresterea timpului liber pentru angajati. diminuarea spiritului de echipa al angajatilor. • • • • • • • • • • • • • • • • • • . lipsa culturii organizationale. nu in orice job se poate aplica telelucrul. In elaborarea analizei s-a tinut cont in special de elementele de noutate aduse de intranetul propus. Analiza SWOT a telelucrului In aceasta sectiune am prezentat o analiza SWOT a implementarii telelucrurului in compania Outsourcing. beneficii pentru companie aduse datorita cresterii calitatii muncii angajatilor. pierderea loialitatii angajatilor. cresterea timpului pe care angajatii il petrec cu familia. reducerea timpului de neproductivitate la sediul organizatiei. productivitatea angajatilor poate fi mai greu de masurat. autonomia angajatilor. este necesara o investitie initiala in echipamente pentru infrastructura. cu 26 Weaknesses • • • • • • • • • • pierderea contactului social direct cu angajatii din structurile organizatiei. acestia nu mai lucreaza in echipa ci mai mult individual. fapt ce implica niste costuri mai ridicate. Strengths Internal Origin • flexibilitate in ceea ce priveste locatia de desfasurare a activitatii (angajatul isi poate desfasura activitatea la domiciliu.7. la domiciliul clientului. reducerea costurilor angajatilor cu transportul particular catre si dinspre sediul organizatiei (reducerea cheltuielilor cu combustibilul. a reducerii zilelor de concediu medical. lipsa controlului managerial. diminuarea oportunitatilor de cariera pentru angajati. este nevoie de un managementul al timpului foarte eficient. reducerea resurselor consumate de angajati (documente virtuale). reducerii absenteismului. angajatii isi pot indeplini obiectivele sociale prin balansarea muncii cu viata de familie. reducerea costurilor de intretinere pentru organizatie prin reducerea spatiului utilizat pentru angajati. program aleator pentru angajati. angajatii in telelucru au nevoie de reguli bine definite. telecentre si in regim de telenaveta). o sanatate mai buna pentru angajati datorita reducerii stresului. neuniformitatea unui program de lucru pentru angajati.

atragerea persoanelor foarte competente din alte orase sau tari care nu sunt disponibile sa-si reloce familia. serviciile de telecomunicatii bazate pe tehnologii avansate permit comunicarea in mod facil a telelucratorilor cu managerii aflati la sediul organizatiei sau a telelucratorilor cu clientii. modificari in structura organizatorica. e-mail. eliminarea conflictelor dintre colegi. acorduri de colaborare cu organizatii externe. sali virtuale.• • • • • • • • • • • parcarea). accesul la informatiile generale ale organizatiei si specifice fiecarei structuri. chat. informatii despre elaborarea si promovarea produselor noi pe care compania le furnizeaza. informatii despre evenimente la care compania a luat parte). eliminarea timpului pierdut de intreruperile celorlalti colegi. instrumente specifice cu ceilalti membri ai proiectului afalati fie la sediile clientilor fie in headquarterul outsourcing-ului. protectia mediului prin reducerea consumului de resurse. disponibile pe intranetul organizatiei in sectiuni dedicate comunicarea prin intermediul mediilor de comunicare: telefon. 27 . posibilitatea informarii angajatilor prin intranet despre programele de training si orarul acestora (informatii disponibile in sectiunea de stiri interne in intranet). reducerea congestiilor de trafic si parking. accesul angajatilor la informatiile generale despre companie disponibile la avizierul digital din intranet (ex: decizii ale directorului general referitoare la activitati ale companiei. sarcinile urgente vor fi rezolvate indiferent de conditiile meteorologice sau de trafic.

rezolvarea problemelor tehnice utilizand serviciul de raportare din intranet. dezvoltarea serviciilor de telecomunicatii datorita cresterii cererii de tehnologie necesara realizarii teleworking-ului (cresterea cererii de servicii elaborate care permit comunicarea telelucratorilor. Daca aceste sisteme nu sunt up-gradate ele devin invechite iar ritmul de lucru este redus. firme precum Outsourcing face posibila dezvoltarea altor orase. gradul de retentie si performanta angajatilor • • • • • • • • • . telelucratorii pot evita desfarurarea activitatii in aceste telecentre si aleg sa lucreze la domiciliu. stabilite cu un angajator. tehnologia folosita in sistemele hardware. platforma tehnica utilizata de telelucratori poate fi utilizata pentru elearning.• • • • • • posibilitatea furnizarii rapoartelor de lucru in sectiuni dedicate din intranet. echipa de marketing poate lucra pentru 28 Threats • telelucratorii depind de tehnologii sofisticate care pot deveni nefunctionale la un moment dat datorita problemelor ce ar putea sa apara in infrastructura de telecomunicatii. reducerea cererii de spatii pentru birouri din parcurile de business duc la nefosirea acestora (investitiile in aceste parcuri de dovedesc neprofitabile. iar posibilitatea telelucrului. “atacul” programelor software utilizate de telelucratori datorita securitatii scazute. si astfel se evita aglomerarea marilor orase. retele de telecomunicatii se schimba rapid. se reduc locuri de munca din zona de administrare a acestor parcuri). posibilitatea vizualizarii rapoartelor de performanta de catre telelucratori pe care managerul impreuna cu reprezentantii HR le intocmeste si le incarca in aplicatii specifice din intranet pe care apoi telelucratorul le acceseaza. de multe ori capitalele sunt cu mult mai dezvoltate decat celelalte orase. in cazul telecentrelor. Opportunities External Origin • telelucru constituie oportunitati de imbunatatire a conditiilor de munca si eficienta in cazul extinderii activitatii organizatiei de la nivel local la nivel international (ex: dezvoltarea aplicatiilor software). software. posibilitatea de a lucra mai aproape de client. persoanele cu handicap locomotor pot lucra de acasa. posibilitatea ca telelucratorii (aflati in locatii diferite) sa lucreze pe acelasi document. a dezvoltarii aplicatiilor software utilizate in mediul de telelucru). telecentrele ramanand nefolosite.

• • scade in timp. noile coduri de munca limiteaza telelucrul (in cazul lucrului de acasa. posibilitati de dezvoltare a companiei in zonele in care rata de telelucru este mai mare (SUA). diminuarea costurilor logistice. in cazul carantinelor (ex: epidemiile de gripa) compania nu risca inghetarea activitatii. angajatii pot incalca regulilele de confidentialitate si extrage cu usurinta informatii din companie avand acces la intranet. guvernul ofera reduceri la achizitionarea de case/terenuri/etc in zonele mai putin populate. dezvoltarea infrastructurii (pt ca multe persoane lucreaza in alte orase decat cele de rezidenta).• • • • • noua campanie de promovare a produselor companiei (ex: echipa de marketing poate lucra intr-un cadru de vacanta ) schimband infromatii prin intranet. 29 . mediul nu respecta normele de securitate). va face ca numarul de angajati sa creasca (mai multe locuri de munca).

8. Totodata graficul va contine si devizul estimativ de cheltuieli. pe ce fel de cadru tehnic este implementat acesta. Graficul Gantt. 8. Activitatile proiectului de implementare 30 . Identificarea activitatilor Pentru crearea si implementarea intranetului am identificat urmatoarele activitati: Figura 12.1. In aceasta sectiune. pe baza celor mentionate mai sus si a analizei SWOT vom realiza graficul Gantt al activitatilor necesare pentru crearea si implementarea intranetului. cat si de cei care lucreaza in regim de telelucru. devizul estimativ al cheltuielilor In sectiunile anterioare am vazut care este structura logica a intranetului in cadrul companiei Outsourcing. dar si cum este folosit in cadrul companiei atat de angajatii care lucreaza la sediu.

si tocmai din acest motiv au fost grupate in task-uri si subtaskuri. 8.2. bani). Tot in buget se poate observa foarte clar care este costul fiecarei intarzieri (suma tuturor resurselor utilizate pentru acea activitate pe perioada intarzierii). Figura 13.Dupa cum se poate observa din imaginea de mai sus. Bugetul Fiecarei activitati i-au fost asociate resursele necesare (personal. In lista de activitati se regasesc task-uri din aceeasi categorie. Mai multe detalii despre activitati se regasesc in comentariile asociate. Bugetul proiectului (fragment) 31 . ce descrie succesiunea logica a activitatilor. timp. activitatile de creare fizica a cadrului tehnic necesar functionarii platformei se realizeaza in paralel cu activitatile de implementare. La alocarea resursele am avut grija sa nu avem resurse suprasolicitate sau nefolosite. Am atasat si numarul corespunzator pozitiei din WBS. Asadar bugetul final va fi constituit din suma tuturor costurilor activitatilor. Dependentele dintre task-uri vor fi evidentiate si in graficul Gantt. precum si alte detalii ce se pot observa in documentul MS Project atasat.

jaloanele. am evidentiat lucrurile ce erau mai importante (drumul critic cu rosu. Astfel. aspect foarte bine analizat in punctul anterior. dependentele dintre activitati. rezerva de timp). dar dupa demararea proiectului pot fi adaugate in view si alte date in functie de nevoi. Figura 14. 32 . Graficul Gantt In ceea ce priveste graficul Gantt.3.8. Graficul Gantt asociat proiectului Demn de remarcat este faptul ca activitatile critice pot fi realizate si cu ajutorul telelucrului. folosind cele doua surse de informatii (analiza SWOT si graficul Gantt). Pentru a simplifica graficul am eliminat orice alt text. coordonatorul de proiect va sti in ce directie sa isi orienteze strategia manageriala.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful