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POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA?

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización


tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier
formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los
sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la
organización pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se
identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la empresa
(registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La información
documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento, trazabilidad y
demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las
operaciones descritas a continuación deforma general. Para poder cumplir con los requisitos de
la norma sobre el control y seguimiento de deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso

Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención,
la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos
incluidos en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.

Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta
o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.

Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por
criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se
procederá a su destrucción.

Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se
podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

Acceso a la información documentada


Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información
documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad,
uso y escritura de los mismos.

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el


“saber hacer” que se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva
adecuadamente ese conocimiento difícilmente logrado, se podría perder. Hay varias
razones de importancia que tiene la documentación para un sistema de gestión de
calidad, entre ellas podemos destacar:

La estandarización de los procesos. Para que un proceso sea debidamente


estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando que las
personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos. Recordemos
que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación (o estándar) que
se debe mantener para lograr unos resultados esperados.
La planificación organizacional. En cualquier nivel de la organización, al
documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos
estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de
determinados objetivos y metas. La documentación ayuda a mantener el enfoque y
la disciplina hacia los objetivos del sistema.
Control de las actividades realizadas. En este caso hablamos de los registros,
que son un tipo especial de documento. Básicamente es la información contenida
en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia
o soporte de la realización de determinadas actividades. Los registros nos permiten
conocer y evaluar la gestión realizada.
Auditorias. Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en
los documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de
auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría. De la comparación
de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que
pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
Mejoramiento de procesos. La documentación, nos permite mejorar los procesos
consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos
servir a los documentos. Con esto llamo la atención a no generar documentación
que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado debe tener un buen
flujo documental.

 Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos que
puedan inducir a confusiones. Para preservar la información de las condiciones ambientales
y de personas no autorizadas. Por último.

 Estar accesibles para su consulta. Una vez se haya cumplido el tiempo de retención qué se
va hacer con ellos.

 Estar disponibles cuando se requieran.

 Protegidos y seguros.

 Estar debidamente identificados y legibles.

 Los registros deben tener una disposición final. Como recomendación para llevar a cabo la
verificación de la conformidad de los documentos:

 Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos. lo anterior debe
estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto de la Norma ISO
9001.

 Deben ser revisados y actualizados periódicamente. .

 Tener un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada).

 Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el estado de
su revisión. . La identificación se puede hacer mediante una codificación que no induzca a
errores.