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Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan

con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel.


Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las
aterradoras fórmulas y sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es
una de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que por
regla general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.

Sin embargo, ¿te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación? ¿Estás
consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede ahorrar?
¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones puede dar
como resultado un trabajo de mayor calidad?

Permítenos mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí


mucho que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte
cómo hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes
llegar a comprender, trabajar y dominar Excel.

Empezaremos por lo primero y más importante: ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office,


desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado
“Office Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en
una herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y
análisis de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas.

Y en este punto, posiblemente te preguntarás: ¿Qué es una hoja de cálculo


electrónica?

Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la


posibilidad de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y
números en un solo dato). Está compuesta por espacios denominados celdas,
filas y columnas. A continuación, te presentaremos una breve explicación de cada
uno de esos conceptos.

Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos
necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y
columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un
nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden
ascendente. Por ejemplo B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la
columna y el número corresponde a la fila).
Una columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de
manera vertical descendente en el libro de trabajo (así se le conoce también a los
archivos de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es
identificada por una letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es
conocida como cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ.
Para la versión de Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.

Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y
que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho,
cada una de las filas es identificada por un número. Este número es conocido
como cabecera de la fila y va desde el 1 hasta el 1, 048,576 en la versión de
Excel 2010.

Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada


que podamos hacer para aumentar ese número. En artículos posteriores te
mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo de filas y celdas. Te
sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que aparentemente
son muy básicas.

Y por último, pero no menos importante, tenemos los libros de trabajo. De manera
muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un conjunto de
hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la información
relacionada con un solo tema. Cada una de las hojas de este libro se diferencia
por medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja 1, hoja
2 y hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o
suprimir de acuerdo a la necesidad.
Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física
de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes
muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel.

Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más


avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que
para nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso
por algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando
cada vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos
y te daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.

Te recomendamos que leas más nociones básicas de como podemos movernos


más rápido por Excel.

Y ten siempre presente que Excel te puede ahorrar muchísimo tiempo en el


trabajo. Considéralo… ¿No te gustaría un poco de tiempo libre
TABLAS DINÁMICAS EN
EXCEL
Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos
almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos
básicos del trabajo con las tablas dinámicas para poder realizar
un análisis exitoso de la información.
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas
de Excel, pero también es una de las características que más
usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de
ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente
grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar
las diferentes columnas que formarán el reporte.
REPORTES FLEXIBLES
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya
sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has
creado un gran reporte que compara el total de ventas en las
diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han
pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada
región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco,
después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para
comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad
del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero
para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas


que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla
dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula,
pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una
manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.
EL VERDADERO PROBLEMA DE LAS
TABLAS DINÁMICAS
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas
dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista.
Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la
realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se
explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o
tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis
multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el
presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo
intimidará desde un principio.
A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán
sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un
lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y
pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de
Excel que te hará más productivo.
FUNCIONAMIENTO DE LAS
TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una
gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la
información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el
funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha
información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se
encuentra una columna con los productos de la empresa, también
la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para
cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el


total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es
sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada
producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas
podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una
comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes
imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de
nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las
ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de


datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los
valores únicos de la columna de datos eliminando las
repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las
columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que
serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos


y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más
importante que quiero transmitir con este artículo es que
las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas
de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para
poder realizar un buen análisis de la información.
En la siguiente publicación tomaremos este mismo ejemplo pero
ahora haciéndolo con Excel para dejar claro el concepto.
1. ¿Qué es una tabla dinámica?
2. Funcionamiento de las tablas dinámicas
3. Cómo crear una tabla dinámica
4. Partes de una tabla dinámica
5. Dar formato a una tabla dinámica
6. Formato de valores en una tabla dinámica
7. Filtrar una tabla dinámica
8. Segmentación de datos en tablas dinámicas
9. Modificar campos de una tabla dinámica
10. Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica
11. Crear un gráfico dinámico
12. Mover un gráfico dinámico
13. Cambiar origen de datos de una tabla dinámica