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L ibertad y O rd e n

FORMALIZACIÓN
L ibertad y O rd en

Ministerio del Trabajo


Bogotá D.C., agosto de 2014
Primera edición 2014

Todos los derechos reservados

Se autoriza la reporducción total o


parcial, siempre y cuando se conserve la
integridad del texto y se cite la fuente.
LUIS EDUARDO GARZÓN SAMUEL SALAZAR NIETO
Ministro de Trabajo Coordinador Grupo de Comunicaciones

ENRIQUE BORDA VILLEGAS NADIA BAYONA PRIETO


Viceministro de Relaciones Editora
Laborales e Inspección
JUAN CARLOS CORTÉS GONZÁLEZ
Viceministro de Empleo y Pensiones

GLORIA OSPINA SORZANO


Secretaria General

JULIÁN ALBERTO MORENO


Director de Generación y Protección
del Empleo y Subsidio Familiar
MARCELA MOSQUERA VÁSQUEZ
Subdirectora de Formalización y
Protección del Empleo
Trabajo Pleno
MÁS Y MEJORES EMPLEOS SIGNIFICA: MÁS Y MEJORES EMPRESAS, MEJORES FAMILIAS
Y UN MEJOR PAÍS.

El nuevo Ministerio del Trabajo tiene la misión de estimular el empleo formal, digno, productivo y
de calidad, que proteja los derechos de los trabajadores, al tiempo que garantice el suministro de
talento humano capacitado para atender las necesidades de competitividad y productividad de las
empresas de hoy. Son cinco los ejes rectores de la agenda del Ministerio:

1 Trabajo digno y de calidad para todos


• Más y mejor empleo.
• Pacto social por el trabajo.
• El trabajo como eje del desarrollo humano.

2 Ni un trabajador sin protección social


• Protección al trabajador desocupado y en su vejez.
• Protección al trabajador sin patrón o independendiente.
• Protección y dignidad al trabajador informal.

3 Puentes para el encuentro de empresas y trabajdores


• Pasar de la confrontación a una relación de contrucción de acuerdos.
• El trabajor habla a través de su organización.
• Protección a los derechos fundamentales del trabajo.

4 De la calidad del trabajo depende la calidad de la empresa


• La formación y capacitación hacen trabajadores más productivos y mejor remunerados.
• Siempre hay una manera de realizar mejor el trabajo.
• Mejoramiento de competencias para la movilidad laboral.

5 El trabajo en los nuevos tiempos


• Reglas de juego para todas las formas de trabajo.
• Respuestas dinámicas y adecuadas a los nuevos retos laborales.
• Equidad de género.
• Nuevas modalidades de trabajo en la era digital.
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Presentación .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Entre los objetivos sectoriales del Plan Estratégico 2012- 2014 del ..........
Ministerio del Trabajo se encuentra el de crear condiciones que contribuyan .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. a fomentar la generación de empleo, la formalización laboral, mejorar las
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. condiciones de movilidad laboral y la capacitación del recurso humano
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. dentro del marco del trabajo decente.
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Para la implementación y cumplimiento de estos objetivos, el Ministerio del
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Trabajo con el apoyo de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) ha
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. diseñado estrategias puntuales de políticas públicas tendientes a mejorar el
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. conocimiento por parte de los empresarios y trabajadores en materia de
..........
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Protección Social, cuya finalidad consiste en ajustar las condiciones de empleo .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. actuales a las políticas públicas del Ministerio mediante la sensibilización de la .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. población ante la importancia del trabajo formal y decente para la cobertura .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. en seguridad social, la garantía de las condiciones laborales y el desarrollo de las .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. capacidades laborales de la población colombiana económicamente activa. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Dentro de estas estrategias se encuentra la implementación de programas .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. integrales de emprendimiento y generación de ingresos en las zonas urbanas .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. y rurales, el fomento de la inserción laboral mediante la transformación de .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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mediano y largo plazo, la eliminación de las barreras de ingreso al sector formal .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
perfiles laborales hacia ocupaciones y competencias demandadas a corto,
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. de poblaciones vulnerables, y la asistencia técnica por parte del Ministerio para .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. que los programas de formalización se articulen con las políticas del orden
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. regional y nacional.
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De igual forma, dentro del objetivo institucional de aumentar la formalización .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. laboral se estableció la estrategia de sensibilización de la población sobre
operatividad y beneficios de la formalización laboral, estrategia que comprende .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. una serie de instrumentos y documentos que permitan el conocimiento y la
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. generación de conciencia sobre la necesidad y ventajas avanzar en el trabajo
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. formal y decente en el país.
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Este material comprende un manual relativo a la Protección Social, el cual
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. busca no solamente un conocimiento integral sobre su definición,
..........
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. componentes y beneficios sino una sensibilización hacia la población acerca de . . . . . . . . . .
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los beneficios que trae la formalización laboral en materia de Protección Social. . . . . . . . . . .
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Para profundizar aspectos determinantes de la seguridad social como .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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componente del esquema de formalización laboral se presenta este manual .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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que complemente el ABC general sobre formalización que se adjunta .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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conceptualmente a los temas que se tratan a continuación. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. De esta manera, se presenta este instrumento como una herramienta que .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. busca servir de apoyo en la generación conjunta de un trabajo que garantice ..........
las condiciones de dignidad e igualdad en el ámbito laboral y se extienda hacia .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. la protección integral de las familias colombianas teniendo como referente las .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. políticas públicas del Ministerio del Trabajo.
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Siglas .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ARL: Administradoras de Riesgos Laborales .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. BEPS: Beneficios Económicos Periódicos .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. COLPENSIONES: Administradora Colombiana de Pensiones .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. EPS: Entidad Promotora de Salud .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. IVC: Inspección, Vigilancia y Control .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. POS: Plan Obligatorio de Salud
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. RUT: Registro Único Tributario
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. SISBÉN: Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Programas Sociales
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. SPE: Servicio Público de Empleo .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. UVT: Unidad de Valor Tributario .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Contenido .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Introducción Pág. 9 .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Formalización Pág. 10 .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Formalización Laboral Pág. 10
.. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Alcance Pág. 10 .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Beneficios de la Formalización Laboral Pág. 12 .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Estudio de caso I Pág. 16 .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Estudio de caso II Pág. 17 .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
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Introducción
El presente documento contiene los parámetros básicos para el logro de la formalización
laboral e incluir elementos de cumplimiento de la ley que acompañen el desarrollo de los
contratos de trabajo.

Se trata de la descripción de los conceptos básicos que caracterizan el trabajo formal y


sus especiales características en cuanto al cumplimiento de la normatividad colombiana.
El presente material incluye a continuación, como documentos complementarios:
i) Formalización Laboral; ii) Formalización del Empleo y la Seguridad Social;
iii) Formalización de las Relaciones Laborales; iv) Acuerdos de Formalización Laboral.

En síntesis, el presente Kit contiene los principales elementos de la formalización laboral


para la realización del TRABAJO COMO DEBE SER.

Formalización
__________

9
10
L ibertad y O rd e n

organización productiva y consecuente


productividad de una parte; y garantía del
acceso a las acreencias laborales y asegura-

I. FORMALIZACIÓN miento de los principales riesgos sociales por


la otra.

1.
Formalización

Formalización Laboral 2.
Alcance
Para el caso de las vinculaciones laborales –
dependientes, la adecuación del trabajo a los
El ámbito en que se enmarcará la formaliza-
parámetros legales incluye la vinculación
ción se encuadra en:
directa con vocación de permanencia y
protección social, sin perjuicio de otras
(i) La vinculación laboral con vocación de
perspectivas de la formalización laboral. Para
permanencia y la correcta identificación del
el caso de los independientes la afiliación y
vínculo; (ii) la determinación de la realidad
pago al Sistema de Seguridad Social.
laboral en los supuestos de intermediación
La generación de empleo debe estar caracte-
indebida no permitida; y (iii) la cobertura
rizada por el respeto de las garantías laborales
universal de los diversos tipos de trabajo
y de seguridad social.
dependiente/ independiente por parte del
Sistema Integral de Seguridad Social.
El trabajo formal reporta beneficios al
empleador y al trabajador que redundan en
Para el desarrollo del presente Abecé se
aumento del sentido de pertenencia a la
presentará el concepto de formalización
12
L ibertad y O rd e n

3.
Beneficios de la Formalización Laboral
laboral entendido a través de dos dimensio-
nes: el primero de ellos, desde el punto de 3.1. ¿Cuáles son los beneficios de la formali-
vista de la formalización de las relaciones zación para el empleador?
Formalización

laborales, entendidas éstas, con el cumpli-


miento de los derechos laborales de los • Cumplimiento de las disposiciones legales
trabajadores materializado a través de con- que impide posteriores reclamaciones
tratos de trabajo con vocación de permanen- judiciales con consecuencias económicas
cia sin el uso indebido de prácticas de adversas.
intermediación laboral. El segundo de ellos, la
formalización del empleo y seguridad social, • Aumento en la productividad empresarial.
entendiéndose ésta como la posibilidad de
que todo aquél que desarrolle una labor • Facultad de exigir el cumplimiento de los
cualquiera que sea su naturaleza se encuen- deberes y obligaciones de quien trabaja
tre vinculado al sistema de seguridad social formalmente.
integral a través de los diferentes mecanis-
mos que nuestra normatividad ha estableci- • Condiciones seguras en la prestación del
do. servicio.

• Cobertura de riesgos a cargo de la Protec-


ción y Seguridad Social.
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L ibertad y O rd e n

salario como retribución del trabajo, la salud y


la dignidad humana.

• Mejor desarrollo del proceso productivo 3.3. ¿Cuáles son los beneficios de la formali-
como consecuencia de la experiencia, exper- zación para el país?
ticia y estabilidad del trabajador.
Formalización

• Garantía frente a los derechos fundamen-


• Generación de un ciclo virtuoso: trabaja- tales especialmente los referidos al trabajo,
dores más comprometidos, más productivos, salario mínimo vital y dignidad humana.
lo que genera un mayor crecimiento y
empresas más comprometidas y más • Aumento de la productividad laboral.
productivas.
• Protección y seguridad social para los
3.2. ¿Cuáles son los beneficios de la formali- trabajadores y sus familias.
zación para el trabajador?
• Progreso social y económico.
• Seguridad y claridad frente a sus derechos
y facilidad para exigirlos. • Cumplimiento de los postulados universa-
les y de las normas internacionales del
• Ingreso con seguridad social, además de trabajo.
prestaciones sociales en caso de ser asalaria-
do.

• Garantía frente los derechos fundamenta-


les tales como el trabajo, el mínimo vital, un
16
L ibertad y O rd e n

cómo organizar la facturación y contabilidad


de su empresa. Una vez constituida su
empresa de manera formal, acudió al Minis-

4. terio del Trabajo para recibir orientación


sobre la vinculación de la trabajadora que
Estudio de caso I requería como apoyo para su empresa.
Formalización

A Viviana, la protagonista de esta historia, Después de las instrucciones brindadas por


desde muy niña le gustaba la costura y estaba el Ministerio del Trabajo, Viviana contrató a
acostumbrada a ayudarle a su mamá todos Rosa, una trabajadora que tenía mucha
los fines de semana. Como carecía de los experiencia y era conocida en el barrio por su
medios para estudiar diseño de modas, con buen desempeño. Esta vinculación se dio a
los ahorros que logró acumular por haberle través de un contrato de trabajo a término
ayudado desde pequeña a su mamá, decidió indefinido, puesto que las labores que iba a
abrir su propio negocio. desempeñar esta trabajadora eran elementos
vitales del proceso de producción, y además
Antes de abrir su negocio, Viviana consultó la intención de Viviana era que Rosa perma-
sobre los requisitos que necesitaba para neciera en la empresa, aportara su experien-
operar su negocio de manera formal: se cia y cuando el negocio progresara, mejorarle
registró en la Cámara de Comercio de su sus condiciones laborales. Consciente de sus
ciudad, obtuvo su Registro Único Tributario obligaciones, Viviana afilió a Rosa a la EPS
(RUT), registró el nombre de su empresa, y y al fondo de pensiones que la trabajadora
cumplió con los demás requisitos. De igual escogió, a riesgos laborales y a la Caja de
forma, en la Dirección de Impuestos y Compensación Familiar.
Aduanas Nacionales (DIAN) le indicaron
Rosa estaba muy agradecida por la forma Su empresa cuenta con más de diez años de
como la contrató la empresa y llevaba a todos experiencia, tiene más de 100 personas en su
sus clientes al local. Como consecuencia esta planta de personal y solo contrata a las
empresa empezó a crecer y Viviana poco a mejores modistas del país.
poco empezó a contratar más personal a
medida que necesitaba más ayuda en el
proceso de producción. Con el tiempo y
gracias a los buenos resultados de la empresa,
5.
Estudio de caso II.
Viviana decidió mejorar las condiciones
laborales a todos sus empleados y aumentó
Natividad trabaja hace dos años para una
su salario.
empresa de servicios generales se desempe-
ña como auxiliar de cafetería. Para entrar a la
Un día, Rosa sufrió un accidente en su mano
empresa, ella firmó un contrato de trabajo
derecha con la máquina de coser. Por haber
indefinido y su empleador la afilió a salud en
sido un accidente de trabajo, tanto la aten-
su EPS preferida, a pensiones, riesgos
ción de su accidente como el pago de la
laborales y a una Caja de Compensación
incapacidad lo cubrió la ARL a la que Viviana
Familiar.
había afiliado a todos sus trabajadores.
Viviana no tuvo que pagar nada y Rosa se
Natividad es madre cabeza de familia, tiene
recuperó rápidamente reintegrándose
tres hijos y, a pesar de que gana el salario
posteriormente a su lugar de trabajo. Adicio-
mínimo, los tres se encuentran estudiando.
nalmente, la ARL le reconoció a Rosa una
El hijo mayor se va a graduar de bachiller en
indemnización por la lesión sufrida, dinero
unos meses y quiere entrar a la universidad.
que le permitió salir de algunas deudas y
Ella cancela una parte de la pensión del

Formalización
ahorrar de su salario para las vacaciones
colegio de sus hijos gracias a que está afiliada
familiares.
a una Caja de Compensación Familiar y
recibe un subsidio familiar por cada niño.
Actualmente, Viviana es la dueña y gerente
Adicionalmente, la empresa le paga la prima, __________
de una reconocida marca de confección
que es medio salario adicional cada seis
textil que tiene sucursales en varias ciudades
meses, lo que le permite cubrir los gastos

17
del país y licita continuamente con el Estado.
extraordinarios que se presentan durante los
18
L ibertad y O rd e n

periodos de matrículas de sus hijos y también


le sirve para comprarles algunos detalles.
Formalización

Natividad sufre de migrañas severas, circuns-


tancia que le impide trabajar frecuentemen-
te, pero no le genera ningún inconveniente
frente a sus ingresos debido a que la EPS le
paga estas incapacidades y nunca deja de
recibir ingresos, de manera que se recupera
tranquila y rápidamente sin afectar sus
ingresos.
Formalización
__________

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MÁS INFORMACIÓN:

www.mintrabajo.gov.co
LÍNEAS DE ATENCIÓN AL CIUDADANO:
FUERA DE BOGOTÁ: 01 8000 513 100O:
EN BOGOTÁ: (57- 1) 489 3900