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ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

CESAR FELIPE ACOSTA MORA

LEYDER MAURICIO GUEVARA

UNIVERSIDAD DEL CAUCA

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

POPAYÁN

2019
Descripción de un puesto de trabajo
La descripción del puesto de trabajo es definido como “un proceso que consiste en enunciar las
tareas o responsabilidades que lo conforman y lo hacen distinto a los demás puestos que existen
en la organización” (CHIAVENATO, 2007, pág. 226). En la descripción del puesto se aluden
los requisitos, las actividades a desarrollar y la relación que existe entre los diferentes puestos
de trabajo existentes en la organización. Es la enumeración de los principales aspectos del
puesto y delas obligaciones y responsabilidades adquiridas.

Análisis de puestos
El análisis de puestos es un proceso donde se obtiene y se analizan los aspectos relacionados
con los requisitos que el puesto impone a su ocupante.

La descripción de un puesto de trabajo y el análisis de este son dos cosas diferentes “mientras
la descripción se preocupa por el contenido del puesto, el análisis pretende estudiar y
determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado
desempeño” (CHIAVENATO, 2007, pág. 228). El objetivo del análisis de puestos es dar una
descripción que pueda usarse para evaluar el contenido y valor de estos.
Estructura del análisis de puestos1
El análisis de puestos es la revisión corporativa de las exigencias que las tareas o
responsabilidades imponen. Es decir, cuales son los requisitos intelectuales y físicos que debe
tener el ocupante, cuales son las responsabilidades, y en qué condiciones debe ser
desempeñado.

El análisis de opuestos se concentra en cuatro requisitos que son aplicables para cualquier tipo
de puesto:
 Requisitos intelectuales.
 Requisitos físicos.
 Responsabilidades que adquiere.
 Condiciones de trabajo.

Métodos para la descripción y análisis de puestos


1. Observación directa.
2. Cuestionario.
3. Entrevista directa.
4. Bitácora.
5. Métodos mixtos.

Observación directa: “el análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica
del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones” (CHIAVENATO, 2007, pág. 231).

Cuestionario: “ el análisis se efectúa al solicitar al personal que conteste un cuestionario para


el análisis del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto,
su contenido y sus características” (CHIAVENATO, 2007, pág. 232)

Entrevista: “el método de la entrevista consiste en obtener los datos relaticos al puesto que se
desea analizar, por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su
jefe inmediato. Se puede hacer con uno de ellos o ambos, juntos o separados” (CHIAVENATO,
2007, pág. 233).

Bitácora o registro del empleado: consiste en “ recopilar información de los puestos, haciendo
que los empleados describan sus actividades diarias de trabajo en un diario o en una bitácora
de modo que, se podrá superar el problema de que los empleados tiendan a exagerar la
importancia de su puesto” (MONDY, 2010, pág. 96)

Métodos mixtos: Al hacer un análisis de puestos de oficina y administrativos, el analista podría


optar por cuestionarios y entrevistas. “En la elección de estas combinaciones hay que tener en
cuenta tanto las particularidades de la empresa como los objetivos del análisis y la descripción
de puesto, el personal disponible para la tarea, entre otros” (CHIAVENATO, 2007, pág. 233).

1 (CHIAVENATO, 2007, pág. 228)


Manual de funciones
“Manual es un compendio, es decir, una colección de textos catalogados y fácilmente
localizables. En administración, manual es un conjunto de instrucciones, debidamente
ordenadas y clasificadas, que proporciona información rápida y organizada sobre las prácticas
administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones,
normas de servicio entre otros” (CHIAVENATO, 1994)

Un manual de funciones es un instrumento de información en el que se describe en forma


secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones en una empresa. Específicamente, el manual de la empresa, es la versión detallada
de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, y responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen la estructura de la organización (INTERCOL, 2013, pág. 4)

Clasificación del manual de funciones2


Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección
general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y
proyectos.

Nivel Profesional: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de
los conocimientos propios de cualquier carrera profesional.

Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar
directamente a los empleados de la alta dirección.

Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades
de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores, o de labores que se
caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.

Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y
procedimientos en labores técnicas.

Competencias
Las competencias incluyen un amplio rango de conocimientos, habilidades, rasgos de
personalidad y formas de comportamiento que pueden ser de naturaleza técnica, los cuales
están relacionados con las habilidades interpersonales (MONDY, 2010, pág. 244).

2 (INTERCOL, 2013)
Diccionario de competencias
COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA (PERSUASIÓN): Capacidad de transmitir ideas en
forma oral y escrita, dentro del marco laboral; utilizar adecuadamente el vocabulario común y
el vocabulario ad hoc de la profesión.

A) Básico: Utiliza un caudal de vocabulario básico de acuerdo a las exigencias de la


profesión. Pronuncia adecuadamente las palabras, se expresa en forma coherente y
fluida logrando comunicar la información en forma eficiente.
b) Medio: Escribe informes con una redacción, ortografía y gramática adecuada a los
requerimientos de la Empresa. Utiliza los énfasis de la voz para comunicar sus
mensajes.
c) Superior: Planifica con antelación sus acciones de comunicación para atraer el interés
de los otros; hace referencia a razones, datos, motivaciones personales; usa ejemplos
concretos, gráficos, demostraciones, etc.
d) Avanzado: Desarrolla un discurso lógico, que refleja claramente el curso del
pensamiento, utilizando un vocabulario especializado. Recurre al uso de metáforas y
técnicas poéticas de expresión. Lleva a cabo acciones inusuales o singulares
especialmente pensadas para producir un impacto determinado.

LIDERAZGO: Es la capacidad de dirigir un grupo de personas de forma que trabajen


eficientemente. Muestra la intención de asumir el papel de líder de un grupo o equipo de
trabajo. Implica el deseo de guiar a los demás; establecer el orden del día, el objetivo de los
trabajos, controlar el tiempo, asignar turnos de uso de la palabra; mantener alta la motivación
del grupo; asegurar que las necesidades materiales y socio-afectivas estén cubiertas; actuar
como modelo a seguir para los demás.

A) Básico: Lidera bien las reuniones, establece el orden del día y los objetivos de las
reuniones; controla el tiempo y asigna los turnos de participación. Mantiene a las personas
informadas y explica las razones de que le han llevado a tomar una decisión.
B) Medio: Promueve la eficacia del grupo, utiliza estrategias complejas para mantener alta
su motivación y alcanzar buenos niveles de productividad. Se preocupa de mantener un
sistema de comunicaciones efectivo.
c) Superior: Cuida y protege al grupo, defiende su reputación. Se asegura de obtener los
recursos necesarios para el buen desempeño del mismo. Está atento a las necesidades
socio-afectivas del grupo y su satisfacción
D) Avanzado: Se asegura que los miembros del grupo compartan y participen en sus
objetivos, misión, políticas, etc. Actúa como modelo a seguir por los demás. Se asegura
que las tareas del grupo se realicen. Logra establecer una relación de confianza y
credibilidad en el grupo de trabajo. Genera entusiasmo y compromiso con el proyecto o
misión del grupo.
TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACIÓN: Es la genuina intención de colaboración y
cooperación con otros; capacidad de formar parte de un equipo, trabajar juntos, como opuesto
a hacerlo individual y competitivamente; utilizar habilidades de comunicación que facilitan la
participación en el equipo; estar atento a la resolución de los conflictos que se puedan generar
en el equipo, y ayudar a enfrentarlos; desarrollar el espíritu de equipo.

a) Básico: Coopera y participa de buen grado en el grupo. Apoya las decisiones del mismo,
es un buen jugador y realiza la parte del trabajo que le corresponde. Mantiene a los
miembros informados y al corriente de los temas que les afectan. Comparte toda la
información importante y útil
b) Medio: Expresa expectativas positivas del equipo, habla bien de los demás miembros
del grupo, demuestra respeto, solicita opiniones, valora sinceramente las ideas y
experiencias de los demás, mantiene una actitud abierta a aprender de los otros. Solicita
opiniones e ideas a la hora de tomar decisiones específicas o hacer planes. Promueve la
cooperación. Es capaz de atender y escuchar a los demás.
c) Superior: Anima y motiva a los demás, reconoce públicamente los méritos de los
miembros del equipo que han trabajado bien. Retroalimenta a los miembros que no han
logrado las metas, en un ambiente de respeto y confianza. Capacita a los demás
potenciando sus fortalezas.
d) Avanzado: Desarrolla el espíritu de equipo, actúa sinceramente para lograr un ambiente
de trabajo amistoso, un buen clima laboral y espíritu de colaboración que lleven al grupo
a un alto desempeño. Resuelve los conflictos que se puedan producir dentro del equipo.
Actúa como coach de los miembros más nuevos del equipo. Defiende la identidad y buena
reputación del grupo frente a terceros.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO (GESTIÓN): Es la habilidad de ejecutar trabajos


siguiendo normas y secuencias planificadas de acciones; actuar de acuerdo a un plan
establecido; administrar en forma eficaz y eficiente de los recursos disponibles; aplicar técnicas
de planificación y control de procesos.

a) Básico: Sigue normas y procedimientos establecidos en la realización del trabajo; es


capaz de establecer un plan de trabajo previo.
b) Medio: Busca información y trabaja basado en un esquema o manual operativo.
c) Superior: Administra en forma eficaz los recursos disponibles, tanto materiales como
humanos; es capaz de presupuestar y llevar a cabo una actividad compleja; aplica técnicas
de control; establece prioridades en las tareas y determina rangos críticos de las mismas en
función de los objetivos.
d) Avanzado: Aplica diagramas de planificación y control; identifica las
responsabilidades y la actuación de los participantes de un proceso productivo. Conoce los
momentos en que, durante el proceso de desarrollo, se pueden introducir cambios.
FLEXIBILIDAD: Es la capacidad de adaptarse y trabajar eficazmente en distintas y variadas
situaciones y con personas y grupos diversos. Supone entender y valorar posturas distintas o
puntos de vista encontrados, o bien adaptar el propio enfoque a medida que la situación lo
requiera; aceptar sin problemas los cambios en la propia organización o en las
responsabilidades el puesto.

a) Básico: Acepta la necesidad de ser flexible, está dispuesto a cambiar las propias ideas
ante una nueva información o vivencia contraria. Comprende los puntos de vista de los
demás.
b) Medio: Aplica las normas con flexibilidad, dependiendo de cada situación; es flexible
al aplicar los procedimientos, adaptándolos para alcanzar los objetivos globales de la
organización.
c) Superior: Adapta su comportamiento; decide qué hacer basándose en la situación o la
persona; acepta sin problemas los cambios en la propia organización o en las
responsabilidades del puesto.
d) Avanzado: Adapta su estrategia, adecua su plan objetivo o proyecto a las nuevas
situaciones del entorno. Realiza cambios pequeños o temporales en su desempeño para
adaptarse a las necesidades de una situación específica.

ORIENTACIÓN AL LOGRO: Es la preocupación por realizar bien el trabajo o sobrepasar un


estándar, que puede ser el propio rendimiento en el pasado, una medida objetiva, superar a
otros, metas personales que uno mismo se ha marcado o cosas que nadie ha realizado. Lograr
algo único y excepcional.

a) Básico: Quiere hacer bien y correctamente el trabajo; siente frustración ante la ineficacia
o la pérdida de tiempo; utiliza los estándares disponibles para medir y comparar sus
resultados.
b) Medio: Crea sus propios estándares en el trabajo para medir sus resultados; hace
cambios específicos en el sistema o en sus propios métodos para conseguir mejoras en el
rendimiento, más rápidas, menos caras o más eficientes.
c) Superior: Fija objetivos ambiciosos y se esfuerza por alcanzarlos; constantemente
realiza comparaciones con rendimientos del pasado; utiliza información de benchmarking
disponible y se preocupa de obtenerla cuando no cuenta con ella.
d) Avanzado: Realiza análisis de costo-beneficio, toma decisiones y establece prioridades
y objetivos sopesando “recursos utilizados y resultados obtenidos”. Asume riesgos
calculados, compromete recursos importantes para mejorar los resultados y alcanzar
objetivos ambiciosos
Bibliografía
CHIAVENATO, I. (2007). ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. MEXICO:
McGRAW-HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
INTERCOL, I. (2013). ISHI INTERCOL. Obtenido de ISHI INTERCOL.
MONDY, W. (2010). ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS. MEXICO:
PEARSON EDUCACIÒN DE MEXICO.