Contratación Avanzada Del Mantenimiento - (Capítulo 15)

15
El proceso adecuado para extemalizar
15.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Es importante analizar, además del grado de estratégica que es cada activi-

dad, las ventajas e inconvenientes que tiene asociado cualquier proceso de
extemalización, tal y como hemos subrayado en la Parte 1, para analizar el caso
concreto de nuestra empresa, o del servicio de nuestra empresa, que pretende-
mos contratar y adjudicar a una empresa externa.
Si usted ya se encuentra inmerso en un proceso de extemalización, y tiene
varios servicios contratados, seguramente estará alertado de ello. Es hasta posi-
ble que ya haya sufrido consecuencias de un proceso de contratación no del todo
adecuado, y que este texto le ayude sólo a reconducir algunos de los contratos
vigentes en su entorno. Si no es así, o si los servicios que tiene confiados al exte-
rior son mínimos, es conveniente que analice con detalle y cautela cuáles son
más difíciles de extemalizar, y cuáles son los más fáciles, entendiendo como tal
la dificultad asociada a hacer los pliegos de condiciones (que luego trataremos),
a encontrar una adecuada empresa en quien confiar eJ servicio y, por último, la
Copyright © 2018. Ediciones Díaz de Santos. All rights reserved.
dificultad asociada al seguimiento técnico y administrativo dd contrato.

Ante varias posibilidades de extemalización, es muy «higiénico» y clarifica-
dor valorar estas dificultades de menor a mayor y, en paralelo. analizar qué ser-
vicio es el que reportará mayor beneficio en su extemalización. Este mayor
beneficio debe contemplar los ahorros de costes, la flexibilidad, el acceso a nue-
vos know-how, la disposición de técnicos externos experimentados, etc. Si todo
ello pudiera concretarlo y cuantificarlo con una puntuación, podría -ante
varias secciones, servicios o actividades potencialmente externalizables- ela-
borar un gráfico como el de la Figura 15.1, que le ayudaría enormemente a ele-
gir por dónde empezar, y a definir un plan de contrataciones externas en dife-
rentes plazos o hitos temporales.
101
26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 101 16/02/16 17:26
González, Fernández, Francisco. Contratación avanzada del mantenimiento, Ediciones Díaz de Santos, 2018. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/upcsp/detail.action?docID=5425999.
Created from upcsp on 2019-01-14 15:20:39.
102 CONTRATACIÓN AVANZADA DEL MANTENIMIENTO
'E' Muy
alto
l
~ Alto
o
"U
's Medio Último servicio
i a contratar
m Bajo
Dificultad de Implantación del contrato
Figura 15.1.
La elaboración de pliegos de condiciones es compleja, como hemos dicho, y

en función del sector o actividad, dicha complejidad aumenta en los aspectos
técnicos, administrativos o jurídicos. La Figura 15.2 intenta dar una aproxima-
ción a ello, con ejemplos concretos, que deben considerarse como dificultades
COMPLEJIDAD DE PLIEGOS/ CONTRATOS

TIPO DE DECISIÓN POSIBLES EJEMPLOS
TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS ECONÓMICOS
ECONÓMICAS POR COSTE BAJA MEDIA MEDIA Limpieza, Jardinería

MANO DE OBRA recepcionistas, etc.
ECONÓMICAS POR FORMACIÓN ALTA MEDIA Ml;DIA Hardware y software

REQUERIDA Informático.
ECONÓMICAS POR INVERSIÓN ALTA MEDIA MEDIA Reparaciones de

REQUERIDA equipos C N C.
IMPERATIVOS BAJA BAJA MEDIA Mantenimiento de

LEGALES ascensores P C L.
IMPERATIVOS MEDIA BAJA MEDIA Depuración y re'lirada

MEDIO-AMBIENTALES de residuos.
PUNTAS DE TRABAJO BAJA ALTA BAJA Exceso de pedidos y

EXTRAORDINARIAS {salvo ETT) saturación de horas/máquina
ESTRATÉGICAS MEDIA ALTA BAJA Reducción de gastos f ijos.

DE EMPRESA Actividades nocivas, penosas, etc.
FALTA DE COMPETmVIDAD MEDIA MEDIA BAJA Conservación de vehículos de

ENUN SECTOR la compañía.
SEGURIDAD EXTRÍNSECA BAJA MEDIA BAJA Vigilancia y con·trol.

O INTRÍNSECA
PROBLEMÁTICA LABORAL BAJA ALTA MEDIA Actividades hist óricamente

O SINDICAL propias y conflictivas.
Figura 15.2.
EL PROCESO ADECUADO PARA EXTERNALIZAR 103
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN - Dificultad de elaboración de pliegos.

ACTUAL Y PRIORIZACIÓN - Dificultad de definición de indicadores de
DE SERVICIOS A medida.
EXT ERNALIZAR - Dificultades sociolaborales y de contexto.
- Dificultades en cuanto al krnow-how,
documentación, etc . ..
- Dificultades de disponiblidad de técnicos
para un adecuado seguimiento.
TOMA DE DECISIÓN - Ventajas: económicas, de oportunidad,
Y ELABORACIÓN DE UN PLAN + de flexibilidad, de acceso a expertos, de
ESTRATÉGICO Y PRIORIZADO liberación de recursos, estratégicos,
DE EXTERNALIZACIONES etc .. .
BÚSQUEDA DEL
NO APOYO DE LA DIRECCIÓN,
Y DE LOS CAMBIOS
INTERNOS
ASOCIADOS
t SÍ
ELABORACIÓN RIGUROSA
DE PLIEGOS DE
CONDICIONES
SOLICITUD DE OFERTAS
Y SELECCIÓN DE LA
MÁS IDÓNEA
REALIMENTACIÓN
MEJORATIVA
PARA SIGUIENTES
PROCESOS
REDACCIÓN Y SUSCRIPCIÓN
DEL CONTRATO
SEGUIMIENTO Y
ACTUALIZACIONES
Figura 15.3.
medias, y que no siempre tienen que adecuarse estrictamente a su realidad. Si su

empresa se dedica al desarrollo y fabricación de soluciones informáticas, la
externalización de actividades de mantenimiento hard o soft le resultará infini-
tamente más fácil que si su empresa se dedicase a calderería o a procesos de
hilatura; por poner un ejemplo muy obvio y simple.
Es importante que si su empresa es relativamente inexperta en estos proce-
sos, informe a su Dirección de las ventajas e inconvenientes que haya deducido
o evidenciado del análisis que le proponemos. Muchos procesos se abordan de
manera «ligera» y la Alta dirección se sorprende luego de los inconvenientes o
repercusiones derivadas del proceso. Alerte por tanto, antes, de todo aquello en
Jo que vislumbre posibles problemas; no con el ánimo de inducir un cierto
miedo al proceso, pero sí en alertar y evitar que luego se le critique y recrimine
por no haberlo hecho. Reiteramos que e l desconocimiento de la complejidad de
estos procesos es grande, y la legislación española es poco amigable al respec-
to, lo que unido al nivel sindical de muchas empresas, hace que todos (o cuan-
do menos muchos) de estos procesos sean complicados y difíciles.
Si no tiene el apoyo claro de su Dirección al respecto, es mejor que reflexio-
ne sobre la situación actual pues, quizás, el contexto de su empresa o sector en
particular es desfavorable para este tipo de iniciativas y es preferible hasta aban-
donar esa iniciativa, antes de acometerla con bajas garantías de éxito. Estos
pasos, como mero ejemp lo de sistematización del proceso, se han intentado
reflejar en el flujograma.
15.2. LOS SIGUIENTES PASOS
Si ha hecho un análisis riguroso de la situación en la que se encuentra para

externalizar (quizás con el apoyo de alguna ingeniería externa) y el resultado es
favorable, y cuenta además con el apoyo decidido de su Dirección, es el
momento de elaborar los pliegos de condiciones, solicitar las ofertas, comparar-
las, discutir los aspectos que considere mejorables, acordarlos formalmente,
redactar el contrato y ponerlo en marcha; con un Plan de seguimiento preesta-
blecido, tal y como hemos reflejado en el flujograma anterior y que detallaré en
los siguientes apartados de este bloque.
Sólo como ayuda para este autoanálisis previo a la contratación, aportamos a
continuación la hoja-cuestionario de auditoría que, al respecto, proponía en mi

libro Auditoría del mantenimiento e indicadores de gestión (F.C. Editorial, 2004).
Si e l total de los puntos obtenidos de su autocrítica o autoevaluación es 140
o inferior, usted y su empresa tienen una posición muy débil para abordar con-
tratos externos. Reflexione a fondo antes de seguir avanzando con el proceso;
tanto más cuanto más complejo haya determinado que es para su organización.
Tenga en cuenta que las diez preguntas expuestas son sólo una muestra de su
situación, y que si su situación aparece valorada como débil, seguramente habrá
otros muchos aspectos relevantes, que sería muy aconsejable subsanar antes de
acometer estos procesos. No se precipite.
26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 105
Más Nisí Más

No bien no nino bien sí
Sí
K. CONTRATACIÓN
1. ¿Tienen ustedes un proceso de evaluación formal de los contratistas? o - - - 10

m
r
2. ¿Se elaboran cuidadosamente los documentos descriptivos de los trabajos y los -a
pliegos de condiciones? o 15 - 30 40 JJ
o
o
3. ¿La selección de los contratistas se lleva a cabo según los criterios de técnica m
(f)
y de competencia? o 5 - 15 20 o
)>
o
.,, 4. Desde el punto de vista de ubicación, ¿tienen ustedes acceso a muchas empresas
o -
m
o
ce·e: de contratación para las áreas que les interesan? 5 15 20
e
... 5. ¿Contratan ustedes las tareas para las que consideran no disponen de suficientes
)>
o
Q)
....U1 técnicos? o 10 - 20 30
o
}
;r:. 6. ¿Incluyen en sus contratos con las empresas contratistas cláusulas de resultados? o 5 - 15 20
JJ
)>
m
7. ¿Desarrollan ustedes una garantía de calidad y la colaboración con los contratistas? o 10 - 20 30 X
-1
m
JJ
8. ¿Crean ustedes y ponen al día un expediente por asunto, según un procedimiento z
de constitución predeterminado? o 5 - 15 20 )>
r
9. El control de los trabajadores de los contratistas y la recepción de éstos ¿las lleva a cabo
§
JJ
una persona de su servicio, especialmente designada y según procedimientos rigurosos? o 10 - 20 30
10. ¿Disponen ustedes de documentación específica para que empresas externas lleven
a cabo el mantenimiento de sus equipamientos? o 10 - 20 30
K-280 puntos posibles

Subtotal: .....
ou,
- -
16/02/16 17:26
No quiero decir que abandone definitivamente la idea. En absoluto. Más aún

teniendo en cuenta que la ha considerado como factible y cuenta con el apoyo
de su Dirección, pero sí deberá implantar cambios y mejoras previas en su
organización antes de materializar la extemalización tratada. Quizás este auto-
análisis es bueno que lo haga usted internamente, antes de hacer el planteamien-
to a su Dirección. De esa forma, si evidencia la necesidad de alguna mejora
traumática previa, que crea imposible o muy difícil de materializar, deba recon-
siderar la idea de antemano.
Si a pesar de ello lo acomete, sea muy cauteloso, pues es consciente que no
lo aborda en las mejores condiciones. El éxito le exigirá un mayor esfuerzo per-
sonal y de su equipo técnico.

Contratación Avanzada Del Mantenimiento - (Capítulo 15)

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Contratación Avanzada Del Mantenimiento - (Capítulo 15)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

15

El proceso adecuado para extemalizar

15.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Es importante analizar, además del grado de estratégica que es cada activi-

dificultad asociada al seguimiento técnico y administrativo dd contrato.

26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 101 16/02/16 17:26

Dificultad de Implantación del contrato

La elaboración de pliegos de condiciones es compleja, como hemos dicho, y

COMPLEJIDAD DE PLIEGOS/ CONTRATOS

ECONÓMICAS POR COSTE BAJA MEDIA MEDIA Limpieza, Jardinería

ECONÓMICAS POR FORMACIÓN ALTA MEDIA Ml;DIA Hardware y software

ECONÓMICAS POR INVERSIÓN ALTA MEDIA MEDIA Reparaciones de

IMPERATIVOS BAJA BAJA MEDIA Mantenimiento de

IMPERATIVOS MEDIA BAJA MEDIA Depuración y re'lirada

PUNTAS DE TRABAJO BAJA ALTA BAJA Exceso de pedidos y

EXTRAORDINARIAS {salvo ETT) saturación de horas/máquina

ESTRATÉGICAS MEDIA ALTA BAJA Reducción de gastos f ijos.

FALTA DE COMPETmVIDAD MEDIA MEDIA BAJA Conservación de vehículos de

SEGURIDAD EXTRÍNSECA BAJA MEDIA BAJA Vigilancia y con·trol.

PROBLEMÁTICA LABORAL BAJA ALTA MEDIA Actividades hist óricamente

26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 102 16/02/16 17:26

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN - Dificultad de elaboración de pliegos.

26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 103 16/02/16 17:26

medias, y que no siempre tienen que adecuarse estrictamente a su realidad. Si su

15.2. LOS SIGUIENTES PASOS

Si ha hecho un análisis riguroso de la situación en la que se encuentra para

continuación la hoja-cuestionario de auditoría que, al respecto, proponía en mi

26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 104 16/02/16 17:26

Más Nisí Más

1. ¿Tienen ustedes un proceso de evaluación formal de los contratistas? o - - - 10

K-280 puntos posibles

No quiero decir que abandone definitivamente la idea. En absoluto. Más aún

26559_ContratacionAvanzadaDelMantenimiento.indd 106 16/02/16 17:26

You might also like