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Introducción
Un gestor de base de datos es una herramienta que sirve para gestionar gran cantidad de información.
El programa que vamos a utilizar es Access de Microsoft. Con Access puedes realizar las siguientes
operaciones: almacenar información, realizar consultas, ordenar datos, generar informes, formularios, etc.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Crear una tabla
Una tabla está formada por un conjunto de datos organizados en filas y columnas. Cada fila constituye un
registro, que contiene toda la información de cada elemento. Cada columna es un campo y contiene datos
de la misma naturaleza, como nombres, apellidos, fechas, etc. La información de cada celda se llama dato.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el marco Tablas podremos
seleccionar estas opciones:
Vista Hoja de datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla.
Vista diseño consiste en definir la estructura de la
tabla, es decir, definir las distintas columnas, las
claves, etc.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado
que tiene predefinido y sólo tendrás que rellenarla con
sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto
compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrás compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Antes de guardar la tabla hay que asignar una clave principal. Ésta es un valor único
que identifica a cada registro. No se puede definir más de una clave principal, pero
podemos tener una clave formada por más de un campo. Para asignar una clave
principal a uno o varios campos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre el campo que será clave principal (o sobre varios, pulsando simultáneamente la
tecla Ctrl si se define una clave principal compuesta)
2. Hacer clic sobre el botón en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan
estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos
devuelve un error de este tipo.
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Importante. Un campo o combinación de campos que forman la clave principal no puede contener valores
nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Vamos a utilizar la base de datos Concesionario para crear una tabla donde introducir nuestros datos.
1. Abre Microsoft Access. En el cuadro Microsoft Access busca y selecciona el archivo Concesionario que
aparece en la lista de archivos recientes. Si no aparece, pulsa en Más archivos, localízalo y ábrelo.
2. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña
Crear para visualizar sus opciones y pulsamos en Vista diseño.
5. Haz clic en Guardar de la barra de herramientas o haz clic en . Asígnale a la tabla el nombre de
COCHES ALQUILER y pulsa Aceptar. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo sugiriendo una clave
principal. Una clave principal es un campo que tiene un valor único que no se repite en toda una tabla y ello
nos permite relacionar tablas.
6. Pulsa en el botón Sí. El programa ha elegido automáticamente como clave principal el primer campo, Nº,
como ahora veremos.
8. Si pulsamos en la barra de herramientas, pasamos a Vista Diseño, que es desde donde controlamos las
propiedades de los campos. Podrás observar que al lado de Nº aparece el símbolo que indica que es
clave principal. Vamos a quitarla de Nº y a añadírsela a IdCoche. Para ello pulsamos con el botón derecho
sobre la fila Nº y en el menú desplegable elige la opción Clave principal. Comprobarás que se ha eliminado.
Ahora pulsa con el botón derecho sobre la fila IdCoche y elige Clave principal. Si deseamos incluir más de
una clave principal hay que mantener pulsada la tecla Ctrl.
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9. Ahora, introduce los siguientes datos en la tabla y luego añade otros cinco inventados.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
1. Vamos a crear una nueva tabla en vista diseño con los datos de los clientes que alquilan coches. Guárdala
con el nombre Clientes y define como campo con clave principal IdCliente.
2. En la tabla COCHES ALQUILER inserta un nuevo campo llamado Imagen entre los campos “Modelo” y
“Potencia”. Para ello debes situarte en Vista diseño en el campo Modelo y elegir en la barra de menús:
Insertar/fila. Elige como tipo de dato: Objeto OLE. Vuelve a la vista Hoja de datos e inserta una imagen del
primer vehículo, utilizando los comandos Copiar y Pegar. Observarás que no puedes ver la imagen y que solo
aparece la palabra Imagen. No te preocupes, la verás cuando aprendamos a hacer Informes.
3. Da el valor SI a aquellos coches que estén alquilados (aquellos en los que esté relleno el campo Fecha alquiler).
6. En la tabla COCHES ALQUILER cambia el nombre del campo “Imagen” por “Fotovisión”.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Una de las ventajas de una base de datos es la posibilidad de ordenar los registros atendiendo a determinados
criterios, como hacerlo por orden ascendente o descendente. También podemos buscar datos o mostrar solo
aquellos que cumplen una condición y ocultar el resto, utilizando los filtros.
Filtros. En ocasiones nos puede interesar mostrar solamente los registros que cumplen una determinada condición
y ocultar el resto. Esto se consigue mediante filtros. Hay dos tipos:
5. FILTRO DE SELECCIÓN: Selecciona el registro que se desea mostrar y haz clic sobre el botón Filtro de
selección de la barra de herramientas. Aparecerán solo los registros que contienen ese dato.
6. Para volver a mostrar todos los registros de nuevo, haz clic sobre el botón Quitar filtro
7. EXCLUYENDO LA SELECCIÓN: se utiliza si se quieren ver los registros que no tengan un dato. Para ello
se selecciona un dato que no se quiere que aparezca y después en la barra de menús selecciona: Registro /
Filtro / Filtro excluyendo la selección.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Ordenar
1. Ordena alfabéticamente en orden ascendente los datos de la tabla COCHES ALQUILER utilizando como
referencia el campo Marca.
Buscar
4. En la tabla COCHES ALQUILER, busca los datos: Audi y Ferrari.
5. Cierra la tabla Coches alquiler y abre la tabla CLIENTES. Realiza la búsqueda de la provincia : Madrid
7. En la tabla CLIENTES utiliza Filtro por selección para buscar todos los datos relacionados con Bilbao.
9. Utiliza el filtro excluyendo la selección para seleccionar los datos de la tabla CLIENTES que no contengan
Madrid. Haz lo mismo con los datos de la tabla COCHES ALQUILER que no contengan Audi.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La
diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o
imprimir, no se pueden modificar.
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
4º Distribución de la información 5º Estilo que queremos aplicar 6º Ponemos el nombre del título
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Crear un informe
Vamos a crear primero un informe para la visualización de los datos de la tabla Coches_alquiler, para ello
utilizaremos la opción Informes:
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Consultas
Las consultas son objetos de una base de datos que permiten seleccionar, modificar y almacenar los datos de
una tabla o varias tablas. Estos datos se muestran en una nueva ventana. Las consultas pueden servir también
como origen de formularios e informes.
Existen varios tipos de consultas: de selección, de acción y específicas de SQL, aunque nosotros solo vamos
a ver las Consultas de selección. En ellas se muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá
hacer o no según el tipo de consulta).
Para crear una consulta hacemos clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña
Crear. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo.
El valor que contiene los comodines se conoce como patrón y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o
dobles).
El operador “Negado”: se utiliza cuando queremos los datos menos los referidos al negado. Por ejemplo, si
deseamos ver todas las películas menos las de Supermán pondremos: Negado Supermán
El operador “Como”: se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que
comparar. Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'e'. En este caso hay que utilizar el
comodín * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodín y no como el carácter
asterisco. La condición sería nombre como '*o'.
A continuación indicamos los comodines y operadores que se pueden poner en un patrón y su significado.
COMODINES
Actúa como conjunto de caracteres.
* Ej. A* selecciona todos los registros que
comienzan con A.
Actúa como un carácter cualquiera. OPERADORES
? +, -, *, /
Ej. Ca?a puede ser: casa, caza, cama, etc. ARITMÉTICOS
Un dígito cualquiera (0-9). Por ejemplo OPERADORES
<, >, =, <=, >=, <>, Entre
queremos saber los alumnos de la provincia COMPARATIVOS
#
de Valencia (el código postal que empieza OPERADORES
Negado, O, Y
por 46) [código postal] como '46###' LÓGICOS
[listacaracteres] Un carácter cualquiera de listacaracteres
Un carácter cualquiera no incluido en
[!listacaracteres]
listacaracteres
Intervalo de caracteres colocando un guión
[A-Z ]
-.
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración: haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la Vista diseño de la consulta: haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la
pestaña Diseño.
Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido.
Seleccionando la opción Guardar del Botón de Office.
Cerrar la consulta
Hacer clic sobre su botón .
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
1. Selecciona de la tabla Clientes los campos Nombre, Apellidos y Teléfono y guárdala como “Datos
básicos de clientes”.
2. Selecciona de la tabla Coches alquiler los campos Marca y Modelo y guárdala como “Coches que
se alquilan”.
Creación de consultas usando la Vista diseño. Como has podido comprobar las consultas usando el
asistente no pueden seleccionar registros usando un criterio de búsqueda, para ello crearemos las restantes
consultas usando la Vista Diseño.
1. Crea una consulta que muestre la marco, el modelo. y velocidad de los coches cuya velocidad
sea mayor que 300km/h y guárdala como "Coches muy rápidos".
2. Crea una consulta que muestre todos los campos de los registros de coches de marca Audi y
guárdala como "Audi".
3. Localiza los coches con fecha de alquiler 25/10/2007 Introduce en la consulta los campos Marca,
Modelo y Fecha alquiler. Almacena la consulta con el nombre "Alquileres del 25/10/2007".
4. Crea una consulta que muestre el campo IdCoche y velocidad de los coches cuya velocidad sea
al menos de 240 km/h y guárdala como "Coches de velocidad media".
5. Crea una consulta que muestre todos los campos de los coches cuyo precio esté entre 30.000
y 40.000 € ordenados por precio de mayor a menor y guárdala como "Coches de lujo"
6. Crea una consulta que muestre el IdCoche, la fecha alquiler y el campo alquilado de aquellos
vehículos que están alquilados en la actualidad (el campo Alquilado debe contener sí) y
guárdala como "Coches alquilados".
7. Crea una consulta parecida a la anterior pero que muestre solamente la marca y el modelo de
los coches que no están alquilados. ¡Ojo! Aunque el campo Alquilado debe estar en la consulta
no queremos que se muestre en el resultado de ésta. Guárdala como "Coches disponibles".
8. Busca los clientes cuya provincia sea Madrid. Introduce en la consulta los campos Nombre,
Apellidos, Provincia. Ordénala alfabéticamente por apellidos. Guarda la consulta como
"Clientes de Madrid".
9. Busca los clientes cuya provincia no sea Madrid. Introduce en la consulta todos los campos
pero muestra sólo los campos Nombre, Apellidos y Provincia. Guarda la consulta como
"Clientes de fuera de Madrid".
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10. Busca los clientes cuyo apellido termine por- ez- ( ej. López, Martínez...) y muestra su nombre, el
apellido y su identidad de cliente. Ordena la consulta por apellidos descendentemente. Llámala
"Clientes que terminen por ez"
11. Busca los clientes que sean bien de Bilbao o de Barcelona y muestra su provincia y su identidad
de cliente, ordenando ascendentemente por esta. Llámala "Clientes del norte".
12. Muestra la marca, el modelo y la potenCia de los coches que corren más de 250 Km/h y están
además alquilados en la actualidad. Llámala "Coches alquilados muy veloces".
13. Muestra todos los campos de los coches que tienen precios extremos en nuestra base de datos,
esto es, los que cuestan más de 50.000 €, o bien, los que cuestan menos de 30.000 €. Llámala
"Coches de precios extremos".
14. Busca el modelo de coche, nombre, apellidos y teléfono del cliente que tiene asignado la
identidad de coche A08 y llámala "Coche AO8".
15. Busca los coches que están alquilados o aquellos que son Audi o BMW, Muestra los campos marca
modelo y alquilado. Llámala "Cualquiera de tres condiciones”.
16. Busca la potencia, la velocidad, y la provincia del cliente que tiene asignado el coche de identidad
M60. Llámala "Coche M60" .
17. Busca los clientes que cumplan una de las siguientes condiciones: que sean de Bilbao, o que su
nombre comience por "a" por "p" o por "s". Muestra todos los campos, ordena descendentemente
por apellido y llámala "Clientes que comiencen por a p ó s".
18. Busca los coches que cumplan estas dos condiciones, que tengan una velocidad máxima al menos
de 250 Km/h y que cuesten entre 30.000 € Y 50.000 €. Muestra precio, velocidad y modelo.
Llámala "Coches rápidos y de precios medios".
19. Muestra todos los campos de los coches que tengan una potencia entre 250 y 350, Llámala
"Coches de potencia intermedia". Prueba a hacer esta consulta usando el operador "entre", o
bien, dos condiciones por separado.
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Práctica 7: Consultas (2)
Abre la base de datos Videoclub. Deberás trabajar sobre las tablas Clientes y Películas.
1. Busca los clientes cuya provincia sea Madrid. Introduce en la consulta los campos Nombre, Apellidos y
Teléfono. Guarda la consulta como “Clientes de Madrid”.
2. Localiza las películas con fecha de alquiler 01/11/2002. Introduce en la consulta los campos FechaAlquiler,
IdPelícula y Título. Almacena la consulta con el nombre “Alquileres del 01/11/2011”.
3. Localiza las películas que duren menos de 90 minutos. Introduce en la consulta los campos Título, Duración y
Género. Ordena en sentido descendente por el campo Duración. Guarda con el nombre “Películas cortas”.
4. Localiza las películas que duren entre 90 y 100 minutos. Introduce en la consulta los campos Título, Duración
y Género. Ordena en sentido descendente por el campo Duración. Guarda con el nombre “Películas duración
normal”.
5. Localiza las películas que duren 97 y 92 minutos. Introduce en la consulta los campos Título, Duración y
Género. Guarda la consulta con el nombre “Películas de 97 y 92”.
6. Localiza los clientes cuyo Apellido comience por P. Introduce como campos de consulta Nombre, Apellido y
Teléfono. Guarda con el nombre “Clientes por P”.
7. Busca los clientes cuyo IdCliente tenga un 5 en su última posición. Introduce como campos de consulta
Nombre y Apellido. Guarda con el nombre “Clientes con 5”.
8. Localiza los clientes cuyo IdCliente tenga una P en segunda posición. Introduce como campos de consulta
Nombre, Apellido e IdCliente. Guarda con el nombre “Clientes con P”.
9. Localiza los clientes cuyo Nombre comienza por A o D. Introduce como campos de consulta Nombre e
IdCliente. Guarda con el nombre “Clientes por A o D”.
10. Localiza los clientes cuyo teléfono comience por 94. Introduce como campos de consulta Nombre, Apellido y
Teléfono. Guarda con el nombre “Clientes con 94”.
11. Localiza las películas de Dibujos Animados que duren 103 minutos. Introduce en la consulta los campos Título
y Duración. Guarda con el nombre “Dibujos Animados de 103 minutos”.
12. Localiza las películas que no tengan asignadas ninguna fecha de alquiler. Introduce como campos en la
consulta IdPelícula y Título. Guarda con el nombre “Películas no alquiladas”.
13. Localiza todas las películas excepto las de Superman. Introduce en la consulta los campos IdPelícula, Título
y Género. Guarda con el nombre “Películas excepto Superman”.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.
Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Para ello hacemos clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. La
primera ventana del asistente tiene la siguiente forma.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
5. En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario. Seleccionando un estilo aparece una
imagen sobre el aspecto que tendría el formulario.
6. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla
del asistente para formularios: En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este
título también será el nombre asignado al formulario.
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en
el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual o
simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario).
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja
de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los
registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access
4. Usa el formulario_l para introducir un registro después del último. Inventa los datos del nuevo cliente.
Usa el icono:
5. Usa el formulario_3 para introducir un nuevo coche de alquiler. Inventa los datos del nuevo coche.
Usa el icono:
Icono Función
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Soluciones a la Práctica 7: consultas
1. Criterio Madrid
2. Criterio 01/11/2011
3. Criterio <90 Orden descendente
4. Criterio Entre 90 y 100 Orden descendente
5. Criterio 92 o 97
6. Criterio P*
7. Criterio *5
8. Criterio *P
9. Criterio A* o D*
10. Criterio 94*
11. Criterio
12. Criterio 103
13. Criterio Es nulo
14. Criterio Negado Supermán
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Consultas de actualización
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla.
Se pueden modificar de golpe todos los registros o sólo los que cumplan una determinado condición.
4. Observa que la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar y en su
lugar tenemos la fila Actualizar a:
5. El origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas.
6. En la cuadrícula solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y
los campos que se quieren actualizar.
7. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
8. La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo o también podría ser un parámetro.
9. Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el
tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
10. Para ejecutar la consulta, es decir para que se actualicen los datos, hacer clic sobre el icono . Al
ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Después de analizar los resultados los biólogos se han dado cuenta de un error en la báscula y deben
aumentar en un diez por ciento el peso de todos los animales.
Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida, vamos ahora a añadir el campo que nos hace
falta, (en nuestro ejercicio queremos actualizar todos los valores del campo Peso). Como no hay criterios
de selección añadiremos solamente Peso.
8. Si pulsas la Vista Hoja de datos observarás la consulta pero sin los datos modificados.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Hay que añadir una condición para que actualice sólo los que sean mamíferos. Podríamos partir de la
consulta anterior, pero partiremos de cero para practicar más.
1. Crea una copia de la tabla Especies actualizadas y llámala Especies actualizadas mamíferos.
3. Haz doble clic sobre el campo Peso, que es el campo que queremos actualizar.
4. Haz doble clic sobre el campo Clase, que es el campo que vamos a utilizar en la condición de
selección.
6. En la fila Actualizar a: escribe [Peso]+0,5. Fíjate que al pulsar Intro no se añadan comillas a la
expresión.
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Para realizarlo:
3. Crea un formulario con todos los campos, como en la imagen, utilizando Diseño de formulario.
4. Accede a la ficha Diseño y selecciona los elementos que necesitas para crearlo: Etiqueta ,
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GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007
Para realizarlo:
1. Vamos a abrir la base de datos Animales.accdb en Modo exclusivo para ello hacemos lo siguiente:
7. Cierra la base de datos y vuélvela a abrir. Ahora nos aparecerá la Solicitud de contraseña. La
escribimos y aceptamos.
8. Para anular la contraseña pulsamos de nuevo en Establecer contraseña para base de datos y
aparecerá una ventana. Introducimos la contraseña y aceptamos.
9. Si no abrimos en modo exclusivo y queremos establecer una contraseña, nos aparecerá el siguiente
mensaje:
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