Microsoft Office Project - MSP

Iniciación Project, recursos, asignación, sobreasignación y redistribución,

seguimiento, actualización del progreso de las tareas, informes.

Autores
Gilson Aguilar, Kevin Barbecho, Yaritza Loayza, Andrés Méndez, Carlos
Porras Facultad de Ciencias Químicas, Ingeniería Industrial.
Investigación Operativa
Cuenca, mayo 2019.
Contactos: gilson.aguilar@ucuenca.edu.ec, kevin.barbecho@ucuenca.edu.ec,
nohelia.loayza10@ucuenca.edu.ec, andres.mendez06@ucuenca.edu.ec,
Carlos.porras@ucuenca.edu.ec
Resumen
Microsoft Office Project es una herramienta utilizada en el ámbito empresarial, esta
básicamente combina capacidades de planeación, con herramientas tecnológicas avanzadas que
dan a conocer situaciones realistas a la entidad que la utilice. La administración de recursos,
personal, tiempo es decir optimización que está fijada por los parámetros de plazo y
presupuesto. Es un programa especializado en generación de informes y administración de
recursos, también cuenta con un sistema de ayuda para poder dar prioridad a las inversiones.
Se tiene por objetivo comprender todas sus funciones como lo es reducir costos de forma tal
que incremente la visibilidad y control del proyecto y su gestión. Es uno de los mas completos
programas, sus principales usuarios son bancos y cajas de ahorro por los modelos de inversión,
no obstante, permite un asesoramiento en la toma de decisiones ya que la incorporación de
gestión de proyectos en sus estrategias crece de forma exponencial debido al planteamiento de
un futuro por parte de las empresas.
 Introducción
En la presente investigación se establecen algunos temas de interés para el estudio de
Investigación operativa, mediante la utilización de Microsoft Office Project – MSP el cual es
un software completamente eficiente en el área de gestión de proyectos, esta herramienta
permite que cada usuario utilice informes que ya están definidos para poder seleccionar,
obtener vistas previas e imprimir la información que con frecuencia es usada y necesaria para
administrar proyectos. ()
Podemos hacer seguimiento de ciertos recursos, mantención de costos y comunicación
con los integrantes del equipo sobre el progreso de este. Con mejoramiento en las vistas de
informes, el calendario y la utilización de gráficos en tres dimensiones, los usuarios serán
capaces de crear sus informes mucho mejores, con mayor precisión y eficacia. ()
Este programa ayuda a la administración de proyectos de las organizaciones alineando
las iniciativas de la organización, proyectos y recursos para alcanzar una mejora a nivel
empresarial, por medio de sus flexibles capacidades en informes y análisis. ()
Objetivos
 Crear una fuente de orientación con ayuda de esta herramienta para dar a conocer las
funciones de manejo y utilización de Microsoft Office Project Professional.
 Dar a conocer un método de realización y desarrollo de planes, asignación de recursos
y tareas, presupuesto, progreso, y cargas de trabajo dentro del ámbito académico hacia
el empresarial.
 Comprender las múltiples formas de manejo de proyectos, utilizando herramientas de
análisis y programación, útiles en gestión de proyectos como administración de
recursos y otras áreas empresariales.
 Marco Teórico
1. Empezar con Project
1.1. Acceder al programa

Acceder al programa de Microsoft, haciendo clic en el icono, al abrir el

programa se puede utilizar plantillas que facilitan datos y personalizaciones.

1. Se realiza la selección de la opción “Proyecto vacío”, en las opciones que indican

la creación de un nuevo proyecto.

2. Examinar el entorno de trabajo de Project.

1.2. Examinar el entorno de trabajo de Project.

 1 Barra de título

2 Barra de herramientas

3 Escala de tiempo

4 Escala temporal

5 Hoja de tareas

6 Barra de estado

7 Diagrama de Gantt

1.3. Definir una fecha de inicio para el proyecto

Para este caso realizamos el análisis del siguiente problema:
Ejemplo 1. Para elaborar el presupuesto del año siguiente, una empresa debe recolectar
información de sus departamentos de: Ventas, Producción, Contabilidad y Tesorería. La
siguiente tabla muestra las actividades con sus respectivas duraciones. Construir el modelo de
red del problema y realizar los cálculos de Ruta Crítica. Suponer que el proyecto inicia el 29
de abril del 2019

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PRECEDENTES DÍAS DE

INMEDIATAS DURACIÓN

Actividad 1 PRONÓSTICOS SOBRE 10

VENTAS

Actividad 2 ESTUDIO DEL MERCADO 7

COMPETITIVO

Actividad 3 DISEÑO DEL ARTÍCULO E A 5

INSTALACIONES

Actividad 4 CREACIÓN DEL PROGRAMA C 3

DE PRODUCCIÓN

Actividad 5 ESTIMACIÓN DEL D 2

PROGRAMA DE
PRODUCCIÓN

Actividad 6 FIJACIÓN DEL PRECIO DE B, E 1

VENTA

Actividad 7 ELABORACIÓN DEL E, F 14

PRESUPUESTO

Para dar la fecha de inicio del proyecto:

1. En la barra de tareas seleccione la opción PROYECTO, luego seleccione la opción
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
2. Se le abrirá una ventana emergente donde se puede ingresar la fecha de comienzo
deseada
1.4. Definir el periodo laborable según solicitud
Para el Ejemplo 1 se toman en cuenta las horas de trabajo por día de los trabajadores,
estos datos se ingresan en el programa:
- La empresa labora cinco días a la semana de Lunes a Viernes
- Trabajan 8h al día con un horario de 8:00-12:00 y en la tarde de 14:00-18:00
Para ingresar estos datos hay que dirigirse al menú “Proyecto” para luego elegir la
opción “Cambiar tiempo de trabajo”

Para definir estos períodos laborables siga los siguientes pasos:

1. Diríjase a la sección de PROYECTO ubicada en la barra de tareas y luego seleccione
la opción CAMBIAR TIEMPO DE TRABAJO
 2. En la parte derecha de la ventana emergente que le aparece en la pantalla se observa la
opción DETALLES, al hacer click en el botón, inmediatamente le aparecerá un
pequeño cuadro donde se debe seleccionar la opción ESTABLECER DÍAS EN ESTOS
PERIODOS LABORALES ESPECÍFICOS e ingresamos el horario de trabajo así como
los días laborables, damos click en aceptar y listo:

1.5. Ingresar en el calendario días feriados

Para ingresar en el calendario del proyecto los días feriados siga los siguientes pasos:
1. Diríjase a la sección de PROYECTO, luego seleccione la opción CAMBIAR TIEMPO
DE TRABAJO y en la opción EXCEPCIONES se ingresan los días feriados (Nombre
del día) indicando las fechas de comienzo y fin del feriado
1.6. Guardar el proyecto
Presione las teclas ctrl+G
__________________________________________________________________

2. Tareas
2.1. Abrir el archivo
Para abrir el archivo se abre el programa, seleccionamos la opción ABRIR y elegimos
el archivo

2.2. Ingresar las tareas con sus respectivas duraciones

1. Eso se hace ubicándose en la vista de tareas, en la columna de NOMBRE DE TAREA
se coloca el nombre de cada una de las actividades del proyecto
 2. De igual manera al ubicarse bajo la columna de DURACIÓN se puede ingresar la
duración de las distintas actividades del proyecto

2.3. Agregar una tarea al principio, otra debajo de la tarea 3 y otra debajo de la tarea 5.
(Ejemplos)
Considerando el Ejemplo 1. se siguen los pasos del numeral 2.2 para añadir más
actividades

2.4. A las tareas recién insertadas ponerles como nombre etapa 1, etapa 2 y etapa 3 y
hacerlas tareas de resumen de las tareas que le siguen.
Luego de asignar los respectivos nombres a las nuevas actividades:
1. Para hacerlas tareas resumen, señale las actividades posteriores a la etapa n
 2. Aplicando SANGRÍA a la tarea nos queda de la siguiente manera:

2.5. Al finalizar cada etapa debe haber un hito con el nombre Fin de la etapa.
Para lograr esto se dirige a la opción TAREA para luego de ubicarse en la celda debajo
de la última actividad seleccionar la opción HITO
 Al hacer esto para el final de cada etapa nos queda de la siguiente manera:

2.6. Mostrar la tarea de resumen del proyecto.

Ingresamos una tarea nueva al inicio con el nombre de RESUMEN DEL
PROYECTO, se seleccionan todas las tareas que estén por debajo y se selecciona la opción
APLICAR SANGRÍA A LA TAREA

Visualizado del resumen:

2.7. Vincular las tareas según solicitud del profesor
Para esto se selecciona la tarea a vincular, luego damos click en la opción de
VINCULAR

2.8. Cambiar condiciones de precedencia de las tareas

Las condiciones iniciales de precedencia se obtienen ingresando en la columna de
PREDECESORAS el número de la fila a la que corresponde una actividad que se deba realizar
primero para poder seguir con el resto de actividades
 Para las condiciones de precedencia modificadas se da doble click sobre la actividad
que se desee cambiar o añadir un precedente y en la ventana emergente se añaden sus
actividades predecesoras

Quedando así las nuevas precedencias:

2.9. Cambiar la prioridad de las tareas
Para cambiar la prioridad de las tareas primero se da doble click sobre ella y en la
ventana emergente INFORMACIÓN DE LA TAREA se selecciona la prioridad deseada, se da
click en aceptar para que se guarden los cambios

Otra manera para lograr esto es creando una nueva columna PRIORIDAD,
2.10. Visualizar la ruta crítica.
Para visualizar la ruta crítica nos dirigimos a la opción TAREA y en la opción
DIAGRAMA DE GANTT seleccionamos GANTT DE SEGUIMIENTO
 Visualización del diagrama:

Otra manera de hacer esto es mostrando las tareas críticas, para ello en la opción
FORMATO seleccione TAREAS CRÍTICAS para que estas tareas se pinten de color rojo en
el diagrama de Gantt
2.11. Guardar los cambios en el archivo.
Para guardar el archivo en el programa Project:
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G
__________________________________________________________________

3. Recursos
3.1. Ingresar datos en la hoja de recursos, de tipo trabajo y tipo costo
Para ingresar los datos en la hoja de recursos se selecciona:
1. barra de tareas RECURSOS
2. ASIGNAR RECURSOS
3. Aparecerá una ventana emergente en la cual se da doble clic en el nombre del
recurso.
4. En la siguiente ventana emergente se cambia en TIPO por trabajo o costo.
TIPO TRABAJO:

TIPO COSTO:
3.2. Cambiar la disponibilidad de los operarios

3.3. Guardar los cambios en el archivo.

Para guardar el archivo en el programa Project:
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G
4. Asignación

4.1. Asignar las tareas a los recursos

Para asignar tareas a los recursos se debe realiza:
1. Ir a la barra de acceso rápido.
2. Dar clic en la opción recursos.
3. Dar doble clic en ASIGNAR RECURSOS.
4. En la ventana emergente se señala las tareas.
5. Dar clic en ASIGNAR.

●
4.2. Guardar los cambios en el archivo.
Para guardar el archivo en el programa Project:
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G
__________________________________________________________________

5. Sobreasignación y redistribución
5.1. Si hay recursos sobre asignados, redistribuirlos.
Cuando una actividad está sobre asignada aparece un signo rojo que representa una
persona en la columna indicadores y también se visualiza en el diagrama de Gantt los diferentes
nombres de recursos separados con un punto y coma.

REDISTRIBUCIÓN
Para redistribuir los recursos se tienen dos opciones:
Opción A:
1. Dar clic en la opción RECURSO
2. Seleccionar REDISTRIBUIR RECURSOS
3. En la ventana emergente dar clic en REDISTRIBUIR AHORA
Opción B:
En esta opción se redistribuyen todos los recursos automáticamente.
1. Dar clic en RECURSOS
2. Dar clic en REDISTRIBUIR TODO
5.2. Dividir tareas
Para dividir las actividades se selecciona:
1. Dividir tarea en la barra de tareas
2. Seleccionamos la tarea a ser dividida en el diagrama de Gantt.
5.3. Abrir la vista correspondiente para ver la redistribución.
Para abrir una vista de redistribución:
1. Seleccionamos Tarea, la opción más vistas.

2. En la ventana emergente de más vistas escogemos la opción Gantt de redistribución.

 3. A continuación aparecerá la gráfica correspondiente.

5.4. Guardar los cambios en el archivo.

Para guardar el archivo en el programa Project:
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G

6. Seguimiento
6.1. Guardar la línea de base del proyecto.
Para guardar la línea de base del proyecto:
1. Abrimos la pestaña de proyecto y seleccionamos la opción establecer línea base.
 2. En la ventana emergente pulsamos aceptar y consecuentemente se podrá visualizar la
línea base del proyecto.

6.2. Comparar la línea de base con el plan real.

Para poder comparar la línea de base con el plan real:
1. Abrimos la pestaña de proyecto, en donde elegimos la opción información del
proyecto.

2. Dentro de información de proyecto, seleccionamos la opción estadística dando lugar

al aparecimiento de una ventana.
 3. La ventana emergente contiene la siguiente información.

6.3. Ver los datos de manera gráfica en la vista correspondiente.

Para visualizar la gráfica de la línea base y las tareas críticas:
1. Nos dirigimos a la pestaña vista y buscamos la opción diagrama de Gantt.
2. En las opciones que se despliega seleccionamos Gantt de seguimiento.
 3. Podemos ver la siguiente gráfica que nos indica las actividades críticas de color rojo y
la línea base de color café.

6.4. Hacer algún cambio en el proyecto y guardar una segunda línea de base.
Para conseguir una variación en el proyecto se cambió el orden de las actividades.
Para guardar la segunda línea de base:
1. Abrimos la pestaña vista y buscamos la opción de diagrama de Gantt.
2. Dentro de diagrama de Gantt seleccionamos más vistas y escogemos Gantt de varias
líneas base, por lo cual aparecerán las líneas base.
6.5. Abrir la vista correspondiente para ver más de una línea de base del proyecto.
Para ver más de una línea de base del proyecto:
1. Nos dirigimos a la pestaña proyecto.
2. Seleccionamos la opción establecer línea base y en la lista que se despliega
escogemos línea base 2.

3. La vista de las líneas es la siguiente:

6.6. Ver cuáles tareas tienen tiempo de demora.

Para poder ver que tareas tienen tiempo de demora:
1. Dentro de la pestaña vista, buscamos la opción tablas y en esta seleccionamos más
tablas.
2. En la ventana de más tablas seleccionamos programación y pulsamos aplicar.

3. En nuestra tabla de actividades aparecen nuevas columnas con información acerca de

los días de demora permisible y el margen de demora total.
6.7. Guardar los cambios en el archivo.
Para guardar el archivo en el programa Project:
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G

__________________________________________________________________

7. Actualización del progreso de las tareas

7.1. Actualizar el proyecto a la mitad de la duración del mismo aproximadamente.
Para actualizar el proyecto se debe:
1. Seleccionamos Proyecto en la barra de tareas
2. Dar clic en actualizar proyecto.

3. En la ventana emergente cambiamos la fecha de inicio de proyecto.

7.2. Ver el progreso en la vista correspondiente.
En el diagrama de Gantt es posible observar el avance del proyecto.
7.3. Interrumpir en alguna fecha el proyecto y determinar una fecha para
reprogramarlo.
1. Seleccionamos tarea en la barra de tareas.
2. Dar clic en el icono correspondiente a Interrumpir Tarea.

3. Por último, nos ubicamos en la tarea a interrumpir en el diagrama de Gantt y la

desplazamos.
7.4. Utilizando los métodos vistos en la unidad aplicar algún cambio al proyecto y luego
actualizarlo nuevamente.
1. Se selecciona proyecto en la barra de tareas.
2. Actualizar proyecto.
3. Por último, se da clic en Aceptar
7.5. Guardar los cambios en el archivo.
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G
__________________________________________________________________

8. Informes

8.1. Ver y guardar un informe visual en Excel del trabajo previsto.

Para visualizar un informe previsto realizamos:
1. En la barra de tareas seleccionamos Informe.
2. Luego se selecciona informes visuales
3. Dar clic en INFORME DEL TRABAJO PREVISTO.
4. Por último, se da clic en VER.

5. Se va a abrir un archivo Excel con los detalles del informe

8.2. Ver e imprimir los días laborales del proyecto (Informe básico).
Para visualizar los días laborables se realiza:
1. Se selecciona vistas en la barra de tareas.
2. Se selecciona en MAS VISTAS

3. Dar clic en CALENDARIO

8.3. Guardar los cambios en el archivo.
Para guardar el archivo en el programa Project:
1. Ir a la barra de acceso rápido
2. Dar clic en menú de archivo
3. Opción guardar.
Una manera más rápida de hacer esto es presionando las teclas CTRL+G

Conclusiones
Microsoft Project es una herramienta muy útil y fácil de manejar que nos permite
desarrollar y administrar proyectos, dando opciones como: calendarios de trabajo, la ruta crítica
del proyecto, programación de tareas, su duración y asignación de recursos, diagramas de gantt,
entre otros, esto nos puede servir para simular y entender cómo se desarrollarían las distintas
actividades que componen un proyecto y como futuros Ingenieros Industriales es importante
conocer este tipo de herramienta ya que saber manejarla nos dará una gran ventaja a la hora de
planificar un proyecto, este programa nos guía paso a paso cómo se deben realizar las distintas
tareas de la manera más óptima y cumplir así la realización del proyecto

Bibliografía
Rincón, L. (2001). Investigación de operaciones para Ingenierías y Administración de Empresas
(Vol. I). Palmira, Colombia: Feriva S.A. Recuperado el 5 de Mayo de 2019, de
http://www.bdigital.unal.edu.co: http://www.uneditorial.net/uflip/Investigacion-de-
operaciones-para-ingenierias-y-administracion-de-
empresas/pubData/source/Investigacion-de-operaciones-para-ingenierias-y-
administracion-de-empresas-OA.PDF
(BIAFORE, 2006) Bibliografía BIAFORE, B. (2006). GESTION DE PROYECTOS CON MS
PROJECT. MADRID: ANAYA MULTIMEDIA.

Anexos
https://www.ucc.edu.co/administrativos/Documents/Manual%20Microsoft%20Project%20Pro
fessional.pdf

https://www.casadellibro.com/libro-gestion-de-proyectos-con-ms-
project/9788441520967/1109870