You are on page 1of 10

SISTEM PELAYANAN ADMINISTRASI REKAM MEDIK RAWAT INAP

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) POSO

Fadlun
fadlunlun@ymail.com
Mahasiswa Program Studi Magister Administrasi Publik Pascasarjana Universitas Tadulako

Abstract
This study aimed to determine and to analyze the administrative services of inpatient medical
records at Poso General Hospital, referring to the opinion of Haryadi (2009: 6) comprising the
activities of receiving, processing, storing, presenting information, and treating or maintaining
patient medical records. This research was descriptive qualitative. Based on the results of data
collection, it was concluded that in general the activities of receiving, processing, storing,
presenting information, and treating or maintaining patient medical records had been implemented
in accordance with the provisions. However, there were still delays in the medical records services
during inpatients examination by physicians. The problem laid on the not-timely change system of
duty medical officers, especially for patients entering at night. Medical records frequently could not
be found because the duty medical officers accompanying the physicians did not know where the
medical records were kept by the duty medical officers before. Additionally, the problems of low
education and employment status of the honorary employees influenced the discipline and work
behavior of the duty medical officers.
Keywords: Administration System, Medical Records

Pembangunan kesehatan bertujuan memperoleh pengobatan, tetapi lebih dari


untuk meningkatkan kesadaran, kemampuan pada itu pelayanan administrasi mencakup
dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang seluruh penyediaan data dan informasi
agar terwujud derajat kesehatan masyarakat kesehatan warga, identifikasi kasus penyakit,
yang optimal. Berarti, setiap warga negara penyediaan pelayanan poli, hingga
Republik Indonesia berhak memperoleh dan penyediaan obat-obatan yang diperlukan, dan
mencapai derajat kesehatan setinggi- berbagai hal berkaitan dengan perbaikan dan
tingginya. Dalam rangka itu, Kementerian peningkatan kesehatan warga.
Kesehatan mengeluarkan Surat Keputusan Berarti, usaha-usaha kesehatan tidak
Menteri Kesehatan RI Nomor hanya sebatas pembangunan kesehatan tanpa
131/MENKES/SK/II/2004, tentang Sistem mengabaikan proses administrasinya.
Kesehatan Nasional (SKN). Sistem kesehatan Pembangunan kesehatan yang mengacu
nasional, sangat ditentukan oleh keberhasilan kepada konsep “Paradigma Sehat”, yaitu
manajemen kesehatan antara lain, tersedianya pembangunan kesehatan (promotif) dan
data dan informasi kesehatan, dukungan pencegahan penyakit (preventif) dibandingkan
kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi upaya pelayanan penyembuhan atau
kesehatan, dukungan hukum kesehatan dan pengobatan (kuratif) dan pemulihan
tidak kalah pentingnya dukungan administrasi (rehabilitatif) secara menyeluruh, terpadu
kesehatan yang baik. dan berkesinambungan, sehingga
Administrasi kesehatan yang baik, membutuhkan pelayanan administrasi yang
membutuhkan perencanaan, pelaksanaan dan lebih optimal.
evaluasi secara berkesinambungan. Dalam Institusi pelayanan kesehatan di Rumah
arti, pelayanan administrasi bukan sekedar Sakit Umum (RSU), yang merupakan ujung
mencatat dan mendaftarkan warga yang ingin tombak pelayanan dan rujukan bagi

12
13 e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 12-21 ISSN: 2302-2019

masyarakat pengguna yang berada di daerah, konsekuensi pada perubahan sistem


mempunyai karakteristik yang berbeda administrasi di bidang kesehatan.Khususnya
dengan institusi lainnya. Menurut Keputusan menyangkut sistem administrasi yang
Nomor: 1457/MENKES/SK/X/2003 (tentang memudahkan pelayanan kepada masyarakat.
standar pelayanan minimal bidang kesehatan Pemenuhan kebutuhan akan kesehatan bagi
di Kabupaten/Kota), Rumah Sakit Umum setiap individu menjadi perhatian utama
Daerah (RSUD) merupakan salah satu sarana pemerintah, sebagai salah satu kebutuhan
pelayanan publik yang secara langsung dapat dasar yang harus dipenuhi. Keberhasilan
dirasakan masyarakat, khususnya dalam pemerintah dalam menjalankan tugas
pelayanan kesehatan perorangan, berbeda pelayanan kesehatan, tidak hanya tergantung
dengan pelayanan publik lainnya memiliki padatertibnya administrasi Rumah Sakit,
karakteristik sebagai berikut: tetapi terutama kelancaran pelayanan
1) Pelayanan kesehatan adalah hak azasi sehingga tidak membosankan masyarakat.
manusia dan setiap penduduk berhak Masyarakat yang membutuhkan pelayanan
mendapatkan pelayanan yang optimal kesehatan, adalah masyarakat yang
sesuai dengan kebutuhannnya tanpa mempunyai keluhan karena merasa tidak
memandang kemampuannya membayar. sehat (sakit) sehingga kehidupannya menjadi
2) Dampak pelayanan kesehatan sering tidak nyaman.
bersifat irreversible, yaitu berupa Dengan megunjungi pusat-pusat layanan
kecacatan atau kematian. Oleh karena itu kesehatan, diharapkan keluhannya menjadi
kualitas pelayanan perlu dikendalikan berkurang atau sama sekali tidak lagi
untuk melindungi masyarakat. merasakan sakit. Pusat layanan kesehatan
3) Adanya informasi yang asimetris, karena Rumah Sakit, adalah organisasi yang
terdapat kesenjangan yang cukup lebar memiliki prosedur sebagai sistem kerja yang
dalam penguasaan ilmu dan teknologi di harus dipatuhi oleh anggota-anggotanya.
bidang kesehatan. Sistem kerja tersebut, menjadi pedoman bagi
Berdasarkan karakteristik tersebut, maka setiap anggota organisasi, agar setiap warga
pelayanan kesehatan perorangan maupun masyarakat yang membutuhkan pelayanan di
pelayanan administratif penunjang harus Rumah Sakit, dapat terlayani dengan baik
mempertimbangkan ketiga hal di atas. Ketiga sesuai dengan keluhan yang dideritanya.
karakteristik tersebut menekankan adanya Terpenuhinya kebutuhan akan kesehatan oleh
keadilan dalam hal memperoleh pelayanan masyarakat, berarti organisasi telah berjalan
(equity and acses), mutu palayanan bagi sesuai dengan sistem yang telah dibangun.
pengguna agar hasil yang diharapkan Di era otonomi daerah, kewenangan
(kesembuhan) tercapai. Pembangunan sarana pengaturan sistem kerja di bidang kesehatan,
fisik telah berhasil memperbaiki ketersediaan diserahkan sepenuhnya kepada setiap daerah
pelayanan kesehatan, walaupun jumlah untuk menyusun prosedur dan mekanisme
fasilitas pelayanan kesehatan primer kerja yang didasarkan pada ketentuan sebagai
meningkat terus dan merupakan pilihan utama standar operasional organisasi. Standar kerja
bagi sebagian penduduk, namun tingkat tersebut disesuaikan dengan kondisi dan tipe
pemerataannya masih relatif rendah. lembaga pelayanan kesehatan. Seperti halnya
Kelompok penduduk miskin yang justru di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)
paling sedikit memanfaatkan fasilitas Poso, telah menyusun standar operasional
pelayanan kesehatan yang tersedia. prosedur (SOP) sebagai pedoman bagi setiap
Berkaitan dengan hal itu, seiring dengan aparat dalam menjalankan tugas pelayanan di
terjadinya perubahan akibat perkembangan setiap unit kerja.
ilmu pengetahuan dan teknologi, membawa
Fadlun, Sistem Pelayanan Administrasi Rekam Medik Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum ………………………………14

Standar Operasional Prosedur (SOP) di penyediaan fasilitas, pembuatan rincian


bidang pelayanan kesehatan ditetapkan tagihan, pencatatan pelaporan, dan
sebagai sistem yang tetap (baku) berdasarkan pengarsipan. Masukan atau input data pasien
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit (rekam medik) rawat inap yang seharusnya
Umum Daerah (RSUD) Posoantara lain setelah dicatat oleh petugas jaga disimpan
tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) pada lemari arsip setelah pasien
di Ruang Perawatan yang diawali dengan meninggalkan rawat inap. Tujuannya untuk
pendaftaran, penyediaan fasilitas, pembuatan memudahkan proses pelayanan berikutnya
rincian tagihan, pencatatan pelaporan, dan oleh petugas untuk menelusuri jika sewaktu-
pengarsipan. waktu pasien yang bersangkutan mengunjungi
Kesan pertama yang diperoleh Rumah Sakit.
masyarakat baik tidaknya pelayanan di bidang Permasalahan pada unsur masukan
kesehatan, diawali dari sistem pengurusan sebagai input dalam pelayanan administrasi
administrasi. Pengurusan administrasi yang rekam medik adalah ketersediaan datapasien
sederhana mudah dan cepat merupakan salah dan fasilitas pendukung.Pada unsur
satu peningkatan pelayanan kepada pasien. proses,dilakukan pengolahan data pasien
Pelayanan pertama pada proses pendaftaran untuk dianalisis tingkat kesehatannya.Pada
pasien sangat perlu diperhatikan, semakin unsur keluaran, hasil pengolahan data pasien
cepat dalam mencari data pasien lama menunjukkan tingkat kesehatan yang
maupun pendaftaran bagi pasien baru akan diinginkan.Sedang pada unsur sasaran atau
berpengaruh besar terhadap cepatnya layanan target,pasien rawat inap yang telah
medis yang diinginkan oleh pasien hingga diupayakan perbaikan tingkat kesehatannya
selesai. Bagi pihak Rumah Sakit, pembuatan sehingga berdampak meningkatnya derajat
laporan administrasi pada shift-shift yang ada kesehatan yang diinginkan oleh pasienyang
memerlukan waktu yang lama. Sistem bersangkutan.
pelayanan administrasi seperti itu, Dampak perbaikan derajat kesehatan
menyebabkan proses pencatatan dan tersebut hanya dapat dicapai, apabila sistem
penyimpanan data pasien (rekam medik) sulit pelayanan administrasi rekam medik rawat
ditemukan bahkan hilang. Pada gilirannya inap sesuai dengan unsur-unsur pokok yang
kondisi itu menyebabkan keterlambatan harus dilalui. Berdasarkan pengamatan,di
penanganan medis. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Poso,
Untuk memudahkan pelayanan kepada sistem pelayanan administrasi rekam medik
masyarakat, sistempelayanan administrasi rawat inap masih mengalami kendala mulai
rekam medik khususnyadiruang rawat inap dari masukan, proses, keluaran, dan sasaran
disederhanakan menjadi empat unsur pokok atau target. Walaupun sudah ada standar
yang peranannya amat penting dalam operasional prosedur (SOP) yang menjadi
menentukan kelancaran penyelesaian kasus pedoman dalampenyediaan pelayanan di
(penyakit) pasien. Unsur-unsur pokok yang Rumah Sakit, namun sistemnya belum
dimaksud terdiri dari masukan, proses, berjalan lancar. Masukan berupa input data
keluaran, sasaran atau target. Keempat unsur rekam medik pasien mengalami
pokok tersebut, realitasnya belum berjalan keterlambatan karena petugas mengalami
sebagaimana yang diharapkan guna kesulitan menelusurinya. Hal itu yang
membantu kelancaran pelayanan administrasi menyebabkan terjadinya keterlambatan proses
rekam medik khususnya di ruang inap Rumah penginputan data rekam medik pasien untuk
Sakit Daerah Poso. Pada gilirannya pelayanan administrasi di ruang inap.Pada
menghambat kelancaran pelayanan gilirannya terjadiketerlambatanproses analisis
administrasi mulai dari pendaftaran, penyakit pasien sehinggakeluaran yang
15 e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 12-21 ISSN: 2302-2019

dihasilkan sering mengecewakan karena tidak yang perlu dikaji secara mendalam guna
mencapai sasaran atau target yang diinginkan. memperoleh pemecahan secara obyektif
Pasien menjadi kecewa karena belum adanya Penentuan informan dilakukan
perubahan status kesehatan sehingga menggunakan tehnik pourposive sampling.
menimbulkan ketidakpuasan. Menurut Sugiyono (2011:301) tehnik
Berdasarkan uraian latar belakang purposive sampling adalah tehnik
tersebut di atas, maka permasalahan pokok pengambilan sampel sumber data dengan
dalam penelitian ini masih lambatnya sistem pertimbangan tertentu. Pertimbangan tertentu
pelayanan administrasi rekam medik rawat yaitu, orang yang dianggap paling mengetahui
inap yang disebabkan antara lain, misalnya pimpinan organisasi, sehingga
keterlambatan pencarian input data rekam memudahkan peneliti menjelajahi obyek/
medik pasien oleh petugas, pada situasi sosial yang diteliti.
gilirannyamenghambat proses penginputan Bentuk data utama yang diperoleh
data rekam medik pasien di ruang inap, untuk dalam penelitian ini yakni data kualitatif
dianalisis penyakitnya oleh dokter, sehingga berupa wawancara pada 5 orang informan
sasaran atau target kelancaran pelayanan yang telah ditentukan oleh peneliti. Adapun
kesehatan yang diinginkan tidak tercapai. data sekunder penelitian ini adalah data yang
diperoleh melalui studi referensi maupun
METODE dokumen-dokumen yang terkait peraturan
mengatur tentang Organisasi Perangkat
Penelitian ini adalah deskriptif dengan Daerah, penelitian terdahulu, studi
pendekatan kualitatif. Menurut tingkatannya, kepustakaan, internet, jurnal dan referensi-
penelitian deskriptif menurut Sugiyono referensi lainnya yang berkaitan dengan
(2005:11), adalah penelitian yang dilakukan penelitian. Aktivitas dalam analisis data
untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik berupa a). editing data, b). Klasifikasi data,
satu variabel atau lebih (indevenden) tanpa c). Interpretasi data, dan d). Menyimpulkan
membuat perbandingan, atau menghubungkan Data.
antara variabel satu dengan variabel lain.
Penelitian kualitatif, menurut Bogdan HASIL DAN PEMBAHASAN
dan Taylor (Moleong, 2000:3), sebagai
prosedur penelitian yang menghasilkan data Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan Poso adalah fasilitas kesehatan milik
dari orang-orang dari perilaku yang diamati. Pemerintah Kabupaten Poso, yang
Sejalan dengan pengertian di atas, Kirk dan diperuntukkan memberikan pelayanan
Miller (Moleong, 2000:3), mendefenisikan kesehatan perorangan kepada setiap warga
bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi masyarakat, baik yang ada di daerah
tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang Kabupaten Poso maupun daerah sekitarnya.
secara fundamental bergantung pada Sebagai organisasi formal, RSUD Poso
pengamatan pada manusia dalam kawasannya memiliki sistem pelayanan yang didasarkan
sendiri dan berhubungan dengan orang-orang atas Standar Pelayanan Minimal (SPM)
tersebut dalam bahasanya dan dalam Rumah Sakit sebagaimana tertuang dalam
perisitilahannya. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI
Penelitian ini berlokasi di Rumah Sakit No.129 Tahun 2008. Berdasarkan Standar
Umum Daerah (RSUD) Poso, atas Pelayanan Minimal (SPM) tersebut, Rumah
pertimbangan bahwa permasalahan penelitian Sakit Umum Daerah (RSUD) Poso dalam
tentang sistem pelayanan administrasi rekam menyediakan pelayanan kepada masyarakat
medik, adalah fenomena di organisasi tersebut menyusun Standar Operasional Prosedur
Fadlun, Sistem Pelayanan Administrasi Rekam Medik Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum ………………………………16

(SOP) yang menjadi pegangan bagi setiap catatan biasa, sesudah tercermin segala
pegawai dalam menjalankan tugas. Tujuannya informasi menyangkut seorang pasien yang
adalah untuk memudahkan masyarakat akan dijadikan dasar didalam menentukan
memanfaatkan jasa pelayanan rumah sakit tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan
dan sebagai bukti tanggungjawab pihak maupun tindakan medis lainnya yang
rumah sakit atas pelayanan yang diberikan diberikan kepada seseorang pasien yang
agar tidak merugikan pihak yang dilayani. datang ke rumah sakit. Data pasien hasil
Sistem pelayanan dirumah sakit pada diagnosa dokter yang terekam dalam catatan
umumnya terdiri dari pelayanan rawat jalan tertulis, kemudian didaftarkan pada buku
dan pelayanan rawat inap. Sebagai sistem rekam medik di setiap ruang inap berdasarkan
yang tetap (baku) berdasarkan Surat penyakit. Hasil diagnosa dokter tentang
Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum penyakit yang bersangkutan bahwa pasien
Daerah (RSUD) Poso, Standar Operasional yang bersangkutan membutuhkan perawatan
Prosedur (SOP) pelayanan yang ditetapkan intensif sehingga harus rawat inap.
mulai pendaftaran, penyediaan fasilitas, Petugas jaga di setiap ruang inap
pembuatan rincian tagihan, pencatatan memiliki keterbatasan baik dari segi
pelaporan, dan pengarsipan. pengetahuan maupun kemampuan.
Untuk mengetahui hasil penelitian Pengetahuan yang harus dimiliki para petugas
tentang sistem pelayanan administrasi rekam di rumah sakit tidak lain adalah bagaimana
medik rawat inap di Rumah Sakit Umum membantu sesama dalam kesulitan, dan
Daerah (RSUD) Poso, dapat dilihat melalui kemampuan menjalankan tugas sesuai dengan
uraian indikator menerima, mengolah, pedoman yang telah ditetapkan. Pengetahuan
menyimpan, menyajikan informasi dan dan kemampuan itu ternyata tidak dapat
merawat atau memelihara data rekam medik membedakan petugas atau pekerja yang sudah
pasien. Adapun hasil penelitian terhadap berstatus Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan
masing-masing indikator tersebut dikemukan yang masih berstatus honor. Dalam
sebagai berikut. menjalankan tugas, masih saja ada sebagian
petugas yang belum mematuhi ketentuan
Menerima walaupun hal itu sudah menjadi
Sistem pelayanan dalam kegiatan kewajibannya. Bagi petugas yang memiliki
menerima data rekam medik pasien di ruang pendapatan yang kurang memadai masih
rawat inap, sebagai aktivitas pelayanan di dimaklumi, namun bagi yang sudah PNS,
rumah sakit yang diawali dengan prosedur melalaikan tugas di rumah sakit sudah tentu
menerima data pasien berupa hasil diagnosa akan mengancam keselamatan seseorang.
dokter bahwa yang bersangkutan harus Berdasarkan uraian hasil wawancara tersebut
dirawat inap. Rekam medik adalah keterangan di atas, kegiatan menerima data rekam medik
baik yang tertulis maupun terekam tentang pasien rawat inap, belum menggambarkan
identitas, anamnesa, penentuan fisik, kualitas pelayanan yang diinginkan yaitu
laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan memberikan kepuasan kepada pasien.
tindakan medik yang diberikan kepada pasien Walaupun aktivitas menerima data rekam
dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat medik di ruang inap adalah pekerjaan yang
jalan maupun yang mendapatkan pelayanan cukup sederhana. Setiap petugas yang
gawat darurat. Secara sederhana, rekam menerima berkas data rekam medik pasien
medik seakan-akan hanya merupakan catatan langsung mencatatnya dalam buku registrasi
dan dokumen tentang keadaan pasien, namun harian perawatan. Namun, jika tugas yang
kalau dikaji lebih dalam rekam medis sederhana itu tidak diperhatikan dengan baik,
mempunyai makna yang lebih luas dari pada akan merugikan orang lain terutama
17 e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 12-21 ISSN: 2302-2019

menyangkut kesehatan yang pada gilirannya Berdasarkan hasil penelitian dapat di


mengancam jiwa pasien. Pada saat dokter deskripsikan bahwa kegiatan mengolah data
melakukan pemeriksaan/diagnosa, harus rekam medis belum sesuai dengan Standar
disertai data rekam medik pasien sebagai Operasional Prosedur (SOP) yaitu, cepat dan
dasar untuk mengevaluasi perkembangan tepat karena masih mengalami kesulitan
penyakit yang diderita parisen. Jika pada saat menemukan kembali data tersebut pada saat
dibutuhkan data tersebut belum tersedia, dibutuhkan. Pada dasarnya layanan jasa
maka akan mengganggu kinerja dokter untuk Rumah Sakit (RS), merupakan suatu layanan
melakukan pemeriksaan atau diagnosa. masyarakat yang penting dan dibutuhkan
Permasalahan tersebut sering dialami oleh dalam upaya pemenuhan tuntutan kesehatan.
pasien yang baru masuk pada saat menjelang Banyak unsur yang berperan dan mendukung
jam pergantian petugas jaga. Petugas yang berfungsinya operasional Rumah Sakit. Salah
menerima data rekam medis pasien yang satu unsur utama pendukung tersebut adalah
dirawat di ruang inap pada saat jaga malam, Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu, para
sementara petugas jaga siang yang pegawai medis dan non medis, serta petugas
seharusnya masuk pada jam 8 pagi belum ada, lainnya yang padat karya dan ditutut
maka data rekam medik pasien yang baru berkualitas tinggi, disertai kesadaran akan
masuk tersebut tidak diserahkan langsung penghayatan pengabdian kepada kepentingan
kepada petugas jaga berikutnya. Akibatnya, masyarakat khususnya dalam pemenuhan
pelayanan kepada pasien baru tersebut kebutuhan layanan kesehatan. Mutu
mengalami keterlambatan, bahkan dokter pelayanan tidak hanya tergantung pada
harus bolak balik keruang inap yang sudah pelayanan klinis yang memenuhi standar
dikunjungi sebelumnya. profesi, tetapi juga pelayanan yang berfokus
pada kepuasan pelanggan (masyarakat).
Mengolah Pihakrumah sakit perlu mengembangkan
Sistem pelayanan dalam kegiatan kemampuan SDM untuk menjalankan
mengolah data rekam medik pasien, sebagai mekanisme mengenal kebutuhan dan harapan
aktivitas pelayanan mengolah data rekam pasien maupun menerima keluhan dan
medis pasien rawat jalan yang telah komplain untuk dipertimbangkan dalam
mendapatkan diagnosa dokter untuk penyusunan desain pelayanan, standar
mendapatkan perawatan itensif di ruang rawat pelayanan, maupun pengambilan keputusan
inap. Data rekam medik yang sudah klinis.
memperoleh catatan dari dokter yang
melakukan pemeriksaan beserta data resep Menyimpan
obat, dicatat oleh petugas rawat inap pada Mekanisme kegiatan menyimpan data
buku catatan harian di ruang inap pasien yang rekam medik pasien, sebagai aktivitas
bersangkutan. Data rekam medik pasien pelayanan menyimpan rekam medis pasien
bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib rawat jalan dan rawat inap yang sedang dalam
administrasi dalam rangka upaya peningkatan perawatan maupun yang sudah selesai
pelayanan kesehatan pasien di rumah sakit. memperoleh perawatan. Pelayanan kesehatan
Oleh karena itu, penyediaan data tersebut yang termasuk dalam kelompok pelayanan
harus di dukung oleh sistem penyelanggaraan kedokteran ditandai dengan cara
rekam medik yang baik dan benar. Tertib penggorganisasian yang dapat bersifat sendiri
administrasi merupakan salah satu faktor yang atau secara bersama-sama dalam suatu
menentukan di dalam upaya pelayanan organisasi. Tujuan utamanya untuk
kesehatan di rumah sakit terutama untuk menyembuhkan penyakit dan memulihkan
mengolah hasil diagnosa penyakit seseorang. kesehatan, serta sasarannya terutama
Fadlun, Sistem Pelayanan Administrasi Rekam Medik Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum ………………………………18

perseorangan dan keluarga. Oleh karena itu, yang berbeda. Seorang petugas rawat inap
menyimpan data rekam medik yang sudah yang belum memahami bagaimana
diolah sangat penting terutama sebagai menyajikan informasi rekam medik secara
informasi apabila suatu saat pasien yang cepat dan tepat, sudah tentu akan mengalami
bersangkutan membutuhkan pelayanan keterlambatan, dan pada gilirannya
kembali. pengambilan keputusan atas penanganan
Dari hasil analisis data kualitatif dari medis pasien akan mengalami keterlambatan
hasil penelitian dapat di deskripsikan bahwa, pula. Penyajian informasi rekam medik pasien
penyimpanan data rekam medik belum adalah bagian dari manajemen rumah sakit
didasarkan pada SOP yang menekankan pada yang berkaitan dengan kinerja para Dokter
kecepatan dan ketepatan menemukan kembali dan Asisten Dokter, Perawat, bahkan staff
data rekam medik pasien. Pelayanan masih administrasi yang memudahkan operasional
memprihatinkan dan ini dipengaruhi oleh kerja rumah sakit sehari-hari. Semakin cepat
tingkat kesadaran dan beban kerja petugas dan akurat penyajian informasi semakin baik
atau pegawai yang menanganinya. Rendahnya pelayanan terhadap pasien, dan pada saat
tingkat kesadaran pegawai untuk menemukan pasien keluar meninggalkan rumah sakit,
kembali data rekam medik yang tersimpan, tidak perlu menunggu lama untuk
disebabkan adanya sikap belum merasa penyelesaian administrasi, khususnya di rawat
memiliki dan rasa kesadaran membantu orang inap.
lain.
Merawat atau Memelihara
Menyajikan Informasi Sistem pelayanan kegiatan menerima
Sistem pelayanan kegiatan menyajikan dan memelihara data rekam medik pasien,
informasi data rekam medik pasien, sebagai sebagai aktivitas pelayanan merawat atau
aktivitas pelayanan menyajikan rekam medis memelihara rekam medik pasien yang telah
pasien rawat jalan dan rawat inap yang tersimpan agar tidak rusak dan hilang. Rekam
tersimpan dalam arsip pada saat dibutuhkan medik berisi riwayat penyakit pasien yang
guna perawatan lebih lanjut. Penyajian harus disimpan dan dijaga kerahasiaan
informasi data rekam medik tersebut, sehingga penyimpanannya perlu dirawat dan
merupakan suatu sistem yang bertujuan untuk dipelihara agar sewaktu waktu dibutuhkan
dapat memudahkan ditemukannya data dapat digunakan lagi terutama dalam usaha
tersebut secara cepat, tepat dan akurat. Sistem pemulihan paripurna kesehatan seseorang.
pelayanan penyajian informasi data rekam Selain itu, merawat dan memelihara rekam
medik pasien rawat inap, pada umumnya medik terkait dengan manajemen informasi
menggunakan sistem desentralisasi yang kesehatan karena data-data di rekam medik
artinya sistem penyajiannya tidak dapat dipergunakan antara lain sebagai alat
terkoordinasi melalui satu pintu tetapi komunikasi (informasi) dan juga sebagai
masing-masing ruang inap menggunakan dasar pengobatan bagi dokter dalam
buku registrasi sendiri. Penyelenggaraan memberikan pelayanan medis untuk kasus
sistem pelayanan kesehatan di Rumah Sakit penyakit yang sama.
seperti itu memiliki karakteristik karena Permasalahan sistem pelayanan
berbagai macam penyakit pasien rawat inap. merawat atau memelihara rekam medis sangat
terkait dengan manajemen informasi
Dari hasil penelitian dapat di kesehatan. Sebagian besar rekam medis
deskripsikan bahwa metode penyajian selalu menghadapi masalah kurangnya ruang
informasi rekam medik brbeda-beda diantara penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang
par petugas staf karena pengalaman kerja pengelolaan rekam medis yang tidak aktif
19 e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 12-21 ISSN: 2302-2019

harus ditetapkan sehingga selalu tersedia Permasalahan terletak pada sistem pergantian
tempat penyimpanan untuk rekam medis yang jaga petugas di ruang rawat inap yang tidak
baru. Untuk keperluan merawat atau tepat waktu, terutama pasien masuk pada
memelihara rekam medis dari kerusakan, waktu malam hari. Data rekam medik tidak
perlunya tempat yang memadai. Patokan ditemukan karena petugas jaga di ruang rawat
utama untuk menentukan rekam medis aktif inap yang mendampingi dokter pada saat
atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang memeriksa pasien tidak mengetahui rekam
tersedia untuk menyimpan rekam medis yang medik pasien disimpan oleh petugas jaga
baru. Rumah sakit menentukan antara 2 tahun sebelumnya. Selain itu, permasalahaan
hingga 5 tahun batas umur untuk rekam medis rendahnya pendidikan dan status kepegawaian
tidak aktif, mengingat terbatas ruang yang masih honor, mempengaruhi
penyimpanan. Pada umumnya rekam medis kedisiplinan dan perilaku kerja petugas jaga
dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun ruang rawat inap.
terakhir rekam medis tersebut tidak digunakan
lagi. Ketentuan tersebut mempertimbangkan Rekomendasi
pula ketersediaan tempat penyimpanan rekam 1. Pimpinan rumah sakit perlu memperhatikan
medis aktif. Namun, atas pertimbangan status kepegawaian petugas jaga, serta
terpeliharanya data dalam rekam medis, tidak peningkatan pendidikan dan pelatihan
menutup kemungkinan dilaksanakan kegiatan dalam rangka .
menyisihkan rekam medis yang aktif seirama 2. Untuk meningkatkan sistem pelayanan
dengan pertambahan jumlah rekam medis administrasi rekam medik rawat inap,
baru dan pada saat diambilnya rekam medis perlunya penerapan fungsi pengawasan
tidak aktif. Di tempat pengambilan harus oleh pimpinan atau koordinator petugas
diletakkan tanda keluar, untuk mencegah jaga di ruang rawat inap rumah sakit.
pencarian yang berlarut-larut pada saat Fungsi pengawasan adalah bagian dari
diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif manajemen rumah sakit dalam rangka
dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah pembinaan sumber daya manusia sebagai
dari bagian rekam medis atau dibuat pekerja dalam rangka meningkatkan
microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam kualitas pelayanan kesehatan.
medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan
bersamaan, karena penyimpanan microfilm UCAPAN TERIMAKASIH
tidak banyak memakan tempat.
Penulis menghaturkan ucapan terima
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI kasih dan penghargaan kepada Bapak Prof.
Dr. H. Sultan, MSi selaku ketua pembimbing
Kesimpulan dan Bapak Dr. Dirdja N. Jahya, M.Si selaku
Berdasarkan uraian hasil penelitian, anggota pembimbing yang telah memberikan
sistem pelayanan administrasi rekam medik arahan bimbingan, petunjuk, saran dan
rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah motivasi kepada penulis dalam menyelesaikan
(RSUD) Poso, dilihat dari kegiatan menerima, penelitian dan pembuatan artikel ini.
mengolah, menyimpan, menyajikan informasi
dan merawat atau memelihara data rekam DAFTAR RUJUKAN
medik pasien, umumnya sudah dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan. Namun, masih Ackof, D., 2011 Beberapa Pengertian Sistem,
terdapat kelambatan dalam pelayanan diakses melalui wikipedia &
penyediaan rekam medik pada saat febriani.staff.gunadarma.ac.id
pemeriksaan pasien rawat inap oleh dokter.
Fadlun, Sistem Pelayanan Administrasi Rekam Medik Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum ………………………………20

Afiffudin., 2010, Pengantar Administrasi pengganti sebutan lama “catatan medis”


Pembangunan, Konsep, Teori dan berdasarkan surat Kepala Pusat Pembina
Implikasinya di Era Reformasi, Cetakan dan Pengembangan Bahasa nomor
Kesatu, Bandung: Alfabeta 969/F8/UI/1989.
Azwar, Azrul.,2006, Pengantar Administrasi Raporot, T., 2011, Beberapa Pengertian
Kesehatan, Jakarta: Binarupa Aksara Sistem, diakses melalui wikipedia &
Bartalanfy, S., 2011, Beberapa Pengertian febriani.staff.gunadarma.ac.id
Sistem, diakses melalui wikipedia & Sedarmayanti, 2009, Manajemen Sumber
febriani.staff.gunadarma.ac.id Daya Manusia, Reformasi Birokrasi dan
Bungin, Burhan., 2008, Analisis Data Manajemen Pegawai Negeri Sipil,
Penelitian Kualitatif, Pemahaman Cetakan Ketiga, Bandung: Refika
Filosofis dan Metodologis ke Arah Aditama
Penguasaan Model Aplikasi, Edisi Siagian, S.P.,2001, Kerangka Dasar Ilmu
Kesatu, Cetakan 6, Jakarta: PT. Administrasi, Cetakan Kedua, Jakarta:
RajaGrafindo Persada PT.Rineka Cipta
Gerald, Jerry Fith,2009, Analisis Pelayanan Sianipar, JP.G. 2001. Manajemen Pelayanan
Kesehatan Masyarakat, diakses melalui: Masyarakat, Jakarta: LAN-RI
http://willis.comze.com Sinambela, Lijan Poltak.,2006, Reformasi
Haryadi, Hendi.,2009, Administrasi Pelayanan Publik, Teori, Kebijakan,
Perkantoran Untuk Manajer & Staf, dan Implementasi, Cetakan Pertama,
Cetakan Pertama, Jakarta: Visimedia Jakarta : PT.Bumi Aksara
Ibrahim, H. Amin., 2008, Pokok-Pokok Sugiyono.,2005, Memahami Metode
Administrasi Publik & Implementasinya, Penelitian Kualitatif, Cetakan Kesatu,
Cet. Pertama, Bandung: PT. Refika Bandung:Alfabeta
Aditama Sugiyono.,2011, Metode Penelitian
Istiningsih,2009, Tugas Mata Kuliah Kombinasi (Mixed Methods), Cetakan
“Analisis dan Perencanaan Sistem Ke-I, Bandung: Alfabeta
Akuntansi 2”, Yogyakarta: Universitas Suhady, Idup, 2000, Kebijakan
Gunadarma Pendayagunaan Aparatur Negara,
Jogiyanto, 2009, Sistem dan Analisis Sitem, Jakarta : LAN RI
Yogyakarta: BPFE-UGM Syafiie, Inu Kencana., 2006, Ilmu
Makmur, H.,2007, Filsafat Administrasi, Administrasi Publik, Edisi Revisi,
Cetakan Pertama, Jakarta: PT.Bumi Jakarta : Rineka Cipta
Aksara Syamsi, Ibnu., 2004, Efisiensi, Sistem, dan
Moenir, H.A.S, 2001, Manajemen Pelayanan Prosedur Kerja, Edisi Revisi,
Umum di Indonesia, Jakarta: Bumi Cet.Pertama, Jakarta : PT.Bumi Aksara
Aksara. The Liang Gie, 2000, Adminisrasi
Moleong, Lexy J., 2000, Metodologi Perkantoran Modern, Cetakan Ketujuh,
Penelitian Kualitatif, Cet. Kedua, Yogyakarta:Liberty
Bandung: PT. Remadja Rosdakarya Thoha, Miftah.,2008, Ilmu Administrasi
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor Publik Kontemporer, Cet.Ke-I, Jakarta:
749a/Menkes/Per/XII/1989, tentang Kencana Prenada Media Group
Istilah Medical Record Tjiptono, Fandy & Diana, Anastasia, 2001,
Peraturan Menteri Kesehatan RI Total Quality Management, Yoyakarta:
Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, Andi Offset
tentang Pembaharuan istilah “Medical
Record” menjadi Rekam Medis sebagai
21 e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 12-21 ISSN: 2302-2019

Wahyu, Ariani ,Dorothea, 2003, Manajemen


Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif,
Jakarta, Ghalia Indonesia.
Winardi, J., 2001, Motivasi dan Pemotivasian
dalam Manajemen, Cet. I, Jakarta : PT.
RajaGrafindo Persada