Excel Inicial

Microsoft Excel – Nivel Inicial
Tabla de Contenido
1 Conociendo Excel .............................................................................................. 2

1.1 Introducción .................................................................................................................. 2
1.2 Cinta de Opciones .......................................................................................................... 2
1.3 Estructura de un libro .................................................................................................... 6
1.4 Barra de Fórmulas ......................................................................................................... 9
2 Fórmulas .......................................................................................................... 9
2.1 Estructura básica de una fórmula................................................................................... 9
2.2 Fórmulas entre hojas y Archivos .................................................................................. 10
2.3 Fórmulas con nombres ................................................................................................ 10
2.4 Referencias relativas y absolutas ................................................................................. 11
3 Funciones Generales ........................................................................................13
3.1 Estructura básica de una función ................................................................................. 13
3.2 Asistente Funciones ..................................................................................................... 14
3.3 Biblioteca de funciones ................................................................................................ 16
3.4 Funciones por categoría ............................................................................................... 17
4 Función SI y Buscar ..........................................................................................23
4.1 Estructura de la Función SI ........................................................................................... 23
4.2 Estructura de la función Buscar .................................................................................... 26
5 Formatos .........................................................................................................29
5.1 Formas de seleccionar información .............................................................................. 29
5.2 Formatos ..................................................................................................................... 37
5.3 Copiar Formatos, Pegado especial y Rellenar ............................................................... 46
6 Impresión ........................................................................................................51
6.1 Márgenes .................................................................................................................... 54
6.2 Orientación de la hoja.................................................................................................. 55
6.3 Tamaño de la página.................................................................................................... 56
6.4 Opciones de Impresión ................................................................................................ 56
1
luishflo rez@ho tmail. co m
1 Conociendo Excel
Conocer la ventana del programa, el uso que se le dará, opciones de configuración y

guardado.
1.1 Introducción
Microsoft Office Excel, proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar
para analizar compartir y administrar los datos con facilidad. Una de las aplicaciones
informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que
permiten al usuario emplear cualquier información y administrarla según a sus
necesidades empresariales.
Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La intersección entre
ellas forma una celda.
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de tipo numérico o
alfanumérico; se pueden también crear fórmulas calculando un nuevo valor, a partir de
los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo, de otra hoja de cálculo del mismo
libro, o de otro libro.
El objetivo básico de las hojas de cálculo, es proporcionar un entorno simple y uniforme,

para generar tablas de números, y a partir de ellos obtener nuevos valores mediante
fórmulas y/o funciones. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes
bases de datos de forma sencilla y eficiente, permitiendo cálculos financieros,
estadísticos, matemáticos y de desarrollo, a través de, Aplicaciones Visual Basic.
El área de aplicación más importante, ha sido hasta ahora el análisis profesional para
desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar la planificación y el análisis
financiero, el análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En
cualquier caso, los límites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del
usuario.
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades

Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer aprovechando la flexibilidad y la
versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de
investigación aplicada, de especial interés para economistas, directivos, ingenieros o
incluso para el hogar.
Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis que se desea

está compuesto por cálculos sistemáticos. Éste suele ser el caso del análisis financiero y
contable, donde se repiten cada mes, trimestre o año, los mismos cálculos y las mismas
relaciones entre sus elementos.
1.2 Cinta de Opciones
En la cinta de opciones, se encuentran las herramientas que se utilizan para la realización

de soluciones con el programa
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Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de opciones. Al dar un clic sobre

el menú archivo se despliega Vista Backstage, permitiendo administrar archivos y
configurar el programa.
Fichas: Las fichas agrupan las herramientas según temáticas (grupos) relacionadas con
una tarea específica. Contiene botones de comando organizados por grupos permitiendo
acceder rápidamente y fácilmente a las herramientas que ofrece Microsoft Excel.
Grupos: Los grupos dentro de cada ficha dividen una tarea en subtareas. Cada grupo
contiene herramientas (botones de comando) asociados a él.
Botones de comando: Son las herramientas que ejecutan tareas específicas, por ejemplo;
copiar, cambiar tamaño de letra, color de letra, etc.
Se debe tener en cuenta que hay fichas que se activan solo si se está usando una
herramienta que requiera de proceso que no está en las fichas predeterminadas.
Por ejemplo, si se está insertando un gráfico, se activan las fichas Agrupadas en

Herramientas de gráfico, de manera que ellas permiten tener características concretas
para el gráfico seleccionado.
Descripción general de las fichas
Inicio: Herramientas de uso común como formatos, color, sumas, filtros.
Portapapeles: cortar, copiar, copiar formato y pegar.
Fuente: tipo, tamaño, color y estilo de fuente, sombreado, bordes.
Alineación: alineación de texto, sangría, ajustar texto, combinar y centrar.
Número: formato número, moneda, porcentual, aumentar y disminuir decimales.
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Estilos: formato condicional, formato de tabla, estilos de celda.
Celdas : insertar, eliminar, celdas.
Modificar: funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar.
Insertar: Permite incorporar diferentes elementos a la hoja de calculo
Tablas: contiene referencia de tablas y gráficos dinámicos y tablas.
Ilustraciones: contiene elementos como imágenes formas y Smartart.
Gráficos: contiene referencia de formatos estilos y diseños de gráficos, Minigráficos

(contiene comandos como línea, columna, ganancia o pérdida),
Filtro: Segmentación de datos.
Vínculos: Hipervínculos.
Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de página entre otros.
Diseño de página: Configuración de papel, orientación, márgenes etc.
Temas: Hace referencia a colores, fuentes y efectos.
Configurar página: Hace referencia a márgenes, orientación e impresión.
Ajustar área de impresión: Hace referencia a los ajustes de la hoja, ancho y alto.
Opciones de la hoja: Hace referencia a líneas de cuadrícula y encabezados.
Organizar: Hace referencia al manejo de objetos.
Fórmulas: Utilizar funciones, nombres y auditoria.
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Biblioteca de funciones: Hace referencia a las funciones lógicas, financieras, texto entre
otras.
Nombres definidos: Hace referencia a la administración de nombres de rango y selección.
Datos: Manejo y administración de bases de datos.
Grupo Obtener Datos externos: Se refiere a la importación de datos de otras fuentes.

Grupo Conexiones: Hace referencia al manejo de vínculos de libros.
Grupo ordenar y filtrar: Hace referencia a organizar y depurar base de datos.
Grupo herramientas de datos: Hace referencia al manejo de la información texto a
columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis.
Grupo Esquema: Hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar.
Revisar: Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas.
Revisar: Permite controlar el acceso y correcciones como ortografía y sinónimos.
Idioma: Para realizar traducciones)
Comentarios: Hace referencia a notas y propiedades de la misma.
Cambios: Hace referencia a Protección de hojas, libros y control de cambios.
Ficha vista:
Vista: Diferentes formas de visualizar la hoja y sus características.
Zoom: Hace referencia a las formas de acercar y alejar la información de la hoja de

cálculo.
Ventana: Hace referencia al manejo de ventanas, áreas de trabajo y paneles.
Macros: Hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas automáticas.
Minimizar la cinta de opciones
Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas
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Seleccionar minimizar la cinta.
Nota: Esta opción puede estar activa o inactiva. También se puede activar o desactivar
esta opción con la combinación de teclas CTRL + <F1>
1.3 Estructura de un libro
Hoja de cálculo
Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al

usuario ingresar información ordenadamente. Cada libro tiene de forma predeterminada 3
hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.
columna.
Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van
desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas,
6
Fila.
Se reconocen de forma horizontal enla hoja de cálculo, se identifican con números que
van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
Fila
Celda.
Es la intersección entre una columna y una fila utilizada para registrar información. Cada
celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de
fila en donde se encuentra.
Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con

frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación (por
ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una función: suma,
promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un
rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.
Libros
Los Archivos de Excel se denominan libros, quién se guarda en un espacio del disco duro,
estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las versiones
anteriores, esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus
formatos, mas no al contrario; Se nombrarán algunas características de un libro.
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El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en
versiones anteriores se abran los archivos específicos.
Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo
Se pueden trabajar varios libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la
memoria disponible.
Crear un nuevo libro.
Menú Archivo
Opción Nuevo.
Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo plantillas disponibles
y un listado de plantillas que se cargan en línea en el grupo Plantillas de office.com para
crear libros con modelos específicos. Seleccionar Libro en blanco.
Clic en el botón Crear.
Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja
activa es la hoja en donde se está trabajando y aparece con el nombre en negrita. Para
activar una hoja basta con hacer clic en etiqueta. De forma predeterminada Excel abre 3
hojas pero, se pueden insertar más hojas siempre y cuando no exceda la memoria que
esté disponible. Para crear nuevas hojas basta con dar clic sobre el botón que se
encuentra al lado derecho de la hoja 3.
1.3.1 Tipos de datos
Numérico: Corresponde a cualquier número. Este tipo de información puede ser utilizado
para realizar cálculos.
Texto: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en cálculos.
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Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar horas, minutos y

segundos y día, mes y año.
1.4 Barra de Fórmulas
Esta barra permite ver y editar la información que se contiene cada celda.
Es muy importante resaltar que desde esta barra se debe realizar el seguimiento cuando
se realizan fórmulas entre hojas o libros
En el ejemplo anterior se ve el valor de la celda C12 y la fórmula en la barra.
La barra de fórmulas contiene el cuadro de nombres que se utiliza para nombrar celdas o
rango y para poder moverse a una celda determinada.
2 Fórmulas
Crear Soluciones Confiables
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una
fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación:
2.1 Estructura básica de una fórmula
Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.
Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la referencia de la
celda. Ejemplo: B11.
Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar Enter.
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:
Paréntesis ( )
Exponencial ^
Multiplicación y división *, /
Suma y resta +, -
Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula
que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.
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2.1.1 Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias
Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función F2.

Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto dentro de
la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.
Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula,
un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que
contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de
copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera
llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar automáticamente para
un rango de valores con doble clic Excel llenará las celdas con la fórmula inicial hasta
donde deje de encontrar valores a la izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la hoja o
del archivo se debe realizar esta operación utilizando la opción Pegado especial que se
explicó anteriormente.
2.1.2 Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es
decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla Supr.
2.2 Fórmulas entre hojas y Archivos
Es posible crear fórmulas entre hojas y libros, es importante saber que quedan
vinculadas.
Para crear un fórmula entre hojas y archivos.
Mantenga abiertos los archivos que utilizará.

Cree la fórmula como lo hace normalmente pero evite devolverse al lugar
de donde se origina la fórmula.
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en Libro1 de la celda A1 de la Hoja1

+ el valor del Libro2 de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara en la celda B2
de la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:
2.3 Fórmulas con nombres
Es posible asignar un nombre a una celda y luego utilizarlo en la fórmula, de esta forma
evita utilizar referencias de celda.
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Para asignar nombre a una celda. Ubicarse en la celda y a continuación

digitar un nombre en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas.
En el ejemplo anterior, se le asignó el nombre Dcto a la celda B7.
Crear una fórmula utilizando el nombre de la celda que contiene el valor.
En la fórmula anterior se utilizó el nombre de la celda Dcto y no la referencia B7
2.4 Referencias relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede ser
relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operación de copiar y/o
mover.
Referencias relativas
Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se ajusta de acuerdo con la nueva
posición, es decir, que la posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se
copie. Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula quedará

(B2*C2).
Referencias Absolutas
Se utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de una fórmula, no varíe
en el momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del
número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la
columna o ambos según sea el caso.
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Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de copiar la fórmula

en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en forma

horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se presiona la
tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma automática el
signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se
desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias absolutas y relativas.
Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8, para calcular el valor del Descuento
(columna F), se debe multiplicar el total (columna E).
Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8 y dar clic
sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las ventas.
La celda E8 por ser relativa variará de celda en celda al ser copiada, de manera que
mostrará el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por ser absoluta permanecerá
constante al ser copiada.
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En la celda F8 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo, al copiar esta
fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la fórmula cambiará las posiciones. Si se
analiza, la posición G5 corresponde al subtotal y B2 está en blanco. Entonces es necesario
mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la fórmula todos los subtotales
se multipliquen por B1.
3 Funciones Generales
Soluciones
Las funciones están preestablecidas y evitan crear fórmulas, es decir la solución ya está
definida, no obstante las funciones se utilizan también para dar solución a problemas
típicos o complejos de excel.
3.1 Estructura básica de una función
=Nombre función (Rango)

=Nombre función (Argumento)
Cada función debe contener, Nombre + Paréntesis abierto + Rango o Argumento +

Paréntesis cerrado
El nombre de la función indica la función que se utilizará, para algunas funciones Excel
necesita un rango y para otras necesita de alguna información que combinada con algún
procedimiento devolverá una solución, ejemplo:
Esta función devuelve la suma del rango de A5 hasta A10.
Esta función devuelve un número cualquiera entre 20 y 50
Al utilizar funciones por estructura debe tener en cuenta lo siguiente:
Separador de listas: normalmente se utiliza punto y coma ( ;) o coma (,) para separar
un argumento de otro cuando la función lo exige, por ejemplo:
Texto entre comillas: cuando en la función se debe incluir un texto, deberá estar entre
comillas. ( si el texto es el nombre de una celda no debe ir entre comillas).
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3.2 Asistente Funciones
El asistente de funciones se utiliza para construir la función aportando la información que

solicita, de esta forma el usuario no se preocupa por la estructura básica de paréntesis,
punto y coma, comillas, etc.
Para usar el asistente de funciones, pulsar el icono insertar función en la barra de

fórmulas
Excel abre una caja de dialogo que contiene las funciones de Excel.
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En esta caja de dialogo es posible buscar una función o seleccionar una categoría, en la
parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y la definición de la función.
Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si selecciona

Todas en el cuadro Categorías de funciones, se presentará una lista de todas las
funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categoría, se presentarán sólo
aquellas que pertenecen a la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus categorías asignadas, o
en la categoría Definidas por el usuario si no se asignan otras categorías.
Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la

categoría seleccionada. Así mismo, enumera las funciones de macros incorporadas y
personalizadas si una hoja de macros está activa. El área de presentación describe la
función seleccionada.
Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana correspondiente al

siguiente paso que consiste en establecer los parámetros o argumentos de la función.
Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin realizar ninguna
introducción en la barra de fórmulas ni en la celda seleccionada.
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Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se seleccione en el paso
anterior. Cada línea de argumento tiene al lado derecho un botón que permite ocultar
temporalmente la ventana de la función para seleccionar el valor correspondiente si éste
se encuentra en la hoja de cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los argumentos requeridos, el
valor calculado para la función aparece al final de los argumentos de la función en la línea
Resultado de la Fórmula =.
3.3 Biblioteca de funciones
Otra forma inmediata de acceder a las funciones es a través de las bibliotecas, ubicadas
en la ficha fórmulas.
Se debe seleccionar una categoría y luego acceder a la función que se realizará, excel lo
llevará al asistente de funciones para completar la operación.
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3.4 Funciones por categoría
Las categorías que contiene Excel son extensas y se utilizan de acuerdo al proyecto que
se aborde, a continuación se enuncian algunas y a lo largo de cada nivel de excel se
expresaran otras. (Cada usuario ira profundizando de acuerdo a su interés e
investigación)
3.4.1 Funciones de Texto
MAYUSC: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en una celda.
Elegir la categoría Texto.

Marcar la función Mayúsc y Aceptar.
Marcar la celda donde está la información que se cambiará a mayúscula y Aceptar.
MINUSC: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada celda.
NOMPROPIO: Permite cambiar una cadena de caracteres donde la primera letra de cada
palabra quedará en mayúscula y las demás en minúscula.
CONCATENAR: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
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LARGO: Permite contar el número de caracteres de una cadena de texto.
3.4.2 Funciones Es
Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el resultado es

VERDADERO O FALSO.
La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Función(valor)
ESBLANCO: Permite establecer si el valor de la referencia contiene una celda vacía o no.
ESERR: Permite identificar los valores con error #N/A.

ESERROR: Permite identificar valores con cualquier tipo de error
#¡REF!,#¡VALOR!;#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, ó #N/A.
ESLOGICO: Permite determinar si el valor se refiere a un valor lógico es decir verdadero

o falso.
ESTEXTO: Determina si el valor del argumento es texto.
ESNOTEXTO: Determina si el valor del argumento no es texto.
ESNUMERO: Determina si el valor del argumento es número.
ESREF: Determina si el valor del argumento es una referencia.
3.4.3 Funciones Financieras
Función VA: Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un pago futuro o
una serie de pagos futuros.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o vencido.

Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
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Roberto Fernández está proyectando pagar su primer semestre de carrera en la

universidad. Comenzará a ahorrar en una entidad que le ofrece una tasa de interés del
23% anual. ¿Cuánto debe depositar hoy por una sola vez para alcanzar la suma de
$5.400.000 dentro 3 años?
Respuesta: Aplicando la función VA e ingresando en los parámetros los valores conocidos

en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el señor Roberto Fernández debe depositar
hoy en la cuenta de ahorros es de $ -2.901.873,16. El valor aparecerá en Excel en color
rojo y con signo negativo porque representa el egreso que el señor Roberto Fernández
debe realizar para obtener el ahorro que necesita.
Función VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente o una serie de
cuotas uniformes.

Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que produce el 22% anual.
Si no se retira ninguna cantidad ¿cuánto se tendrá ahorrado dentro de 4 años?
Respuesta: Aplicando la función VF e ingresando en los parámetros los valores conocidos

en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se obtendrá en la cuenta dentro de 4 años
es de $1.772.268. Para este caso en el parámetro Va se antepone el signo – y el valor
futuro quedará positivo.
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Función PAGO: Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma presente o una suma
futura.
El parámetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o vencido.

Ejemplo:
¿Cuánto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar dentro de 36 meses
$3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de interés del 3% mensual?
Respuesta: Aplicando la función PAGO e ingresando en los parámetros los valores

conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se debe ahorrar mensualmente
para retirar dentro de 36 meses la suma de $3.500.000 es de $ -55.313,28.
20
Función TASA: Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de interés pagado por periodo
de un préstamo o de una inversión.

Ejemplo:
Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira $2.300.000 el

último mes ¿A qué tasa de interés ahorró?
Respuesta: Aplicando la función TASA e ingresando en los parámetros los valores

conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al que se ahorró
mensualmente es de 1,53%.
21
Función NPER: Se utiliza para hallar el número de pagos realizados en una inversión.

Ejemplo:
Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000 después de haber

depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de 2.5% mensual. ¿Cuánto se debe
esperar?
Respuesta: Aplicando la función NPER e ingresando en los parámetros los valores

conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se debe esperar para retirar de
la cuenta $70.000, después de haber depositado $10.000 a una tasa del 2,5% mensual
son 78, 8 meses.
22
4 Función SI y Buscar
Toma de decisiones
Existen funciones que generan resultados dependiendo de una información previa.
4.1 Estructura de la Función SI
La función si evalúa una condición y devuelve un valor verdadero si la condición se

cumple o un valor falso si no se cumple.
Ejemplo: Generar un bono de 50.000 para todas las cantidades mayores a 300, para el
resto de valores 0.
En este ejemplo la condición es que la cantidad sea mayor a 300, el valor verdadero es
50000 que corresponde al valor que se utiliza para las cantidades mayores a 300, el valor
falso es 0 que será el valor utilizado cuando no se cumple la condición.
Estructura de la función si.
23
=Si(d3>300;50000;0)
Prueba lógica: Es la condición que debe cumplir el dato evaluado para asignar el valor
verdadero, ejemplo: las cantidades mayores a 300.
La prueba lógica determina el valor que se le asigna a la celda de respuesta dependiendo

si la condición se cumple o no.
La prueba lógica tiene tres componentes:
=Si(d3>300;50000;0)
Dato(d3): Es el dato que se desea evaluar
Operador de relación (>): Es el operador que permite condicionar el dato ( > mayor
que; < menor que; <> diferente de; = Igual a; >= mayor o igual que; <= menor o igual
que.
Comparación (300): el valor contra el cual se compara el dato.
Valor SI Verdadero: Es el valor asignado por Excel para los casos en que se cumpla la
condición de la prueba lógica. El valor puede ser el resultado de una fórmula ó un valor
digitado por usuario (si el valor verdadero es texto, se debe utilizar comillas)
=Si(d3>300;50000;0)
Valor SI Falso: Es el valor asignado por Excel para cuando no se cumpla la condición de
la prueba lógica. El valor puede ser el resultado de una fórmula ó un valor digitado por
usuario.(si el valor falso es texto, se debe utilizar comillas)
=Si(d3>300;50000;0)
4.1.1 Desde el Asistente de Funciones
Para utilizar la función SI desde el asistente de funciones se debe realizar:
Hacer clic en la ficha formulas, a continuación grupo Biblioteca de funciones, elegir la

librería Lógicas y pulsar en SI
24
Completar la prueba lógica, valor verdadero y valor falso según corresponda. El asistente
no requiere que el usuario ponga paréntesis, comillas o separador de lista.
Ejemplos:
Si la cantidad es mayor a 50 entonces, al subtotal aplicar el porcentaje de descuento

sino, cero
Si la fecha de pago es mayor al 10 de junio de 2010 entonces el 1,5% del valor sino cero.
(Cuando la fecha se debe poner en la función debe introducirse con la función fecha)
25
La categoría para los tipos A, es Principal, para el resto es General
4.2 Estructura de la función Buscar
Las funciones de búsqueda permiten encontrar un valor en una lista de datos utilizando
un dato en común y devolver cualquier otro dato que este dentro de la misma matriz.
En el ejemplo anterior, utilizando el ID Cliente que es el dato en común, Excel busca en la

tabla de Clientes y una vez que lo encuentra devuelve el Valor a pagar.
BuscarV: Búsqueda vertical
Para poder utilizar la función BUSCARV (CONSULTAV) debemos cumplir con algunas
condiciones, en primer lugar debemos tener la información organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función
BUSCARV (CONSULTAV) recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su
nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
26
La función nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda
a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando.
=BUSCARV(Valor a buscar;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
=CONSULTAV(Valor a buscar;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna

de la tabla.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos

donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de columna que

deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda
exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este
argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la
primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para
obtener los mejores resultados.
Si la función BUSCARV no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor
de error #N/A.
Ejemplo:
En una hoja se tiene la tabla vertical con los datos ordenados, se selecciona la tabla y se
le asigna un nombre: ARTICULOS, con la opción Asignar nombre de la ficha Fórmulas.
En otro lugar está la tabla de salida, desde donde se realizará la búsqueda.
27
BuscarH: Búsqueda horizontal
La función BUSCARH (CONSULTAH) busca un valor dentro de una fila y devuelve el

valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta
función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
Debemos utilizar BUSCARH función cuando el valor que estamos buscando se encuentra
en una fila de alguna tabla de datos.
=BUSCARH(Valor a
buscar;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
=CONSULTAH(Valor a buscar;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una
fila.
Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la
función.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Ejemplo:
En una hoja se tiene la tabla horizontal con los datos ordenados, se selecciona la tabla y
se le asigna un nombre: ARTICULOS, con la opción Asignar nombre de la ficha Fórmulas.
En otro lugar, está la tabla de salida desde donde se realizará la búsqueda.
28
5 Formatos
La Presentación de la información es muy importante a la hora de entregar una solución

final.
5.1 Formas de seleccionar información
Para dar formato a las celdas es necesario previamente seleccionar la información, a

continuación se muestra cómo moverse en la hoja y como seleccionar información.
5.1.1 Moverse por Excel
Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible

si se utiliza el método correcto.
En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los extremos de

la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede hacer:
Utilizando el teclado
Cada tecla realiza el desplazamiento celda por celda según su dirección.

   
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la última columna de la fila
actual.
Ctrl 
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila

actual.
Ctrl  Inicio
Ó
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la última fila de la columna

actual.
Ctrl 
29
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna

actual.
Ctrl 
Desplaza el cursor a la celda A1.
Ctrl Inicio
Desplaza el cursor a la celda especificada. Digitar la celda en el campo Referencia.
F5
El cursor está ubicado en la línea de referencia en la que el usuario escribe la dirección de

la celda a la cual quiere llegar. Luego hacer clic al botón Aceptar.
El botón Especial, permite hacer localizaciones en celdas que contienen datos especiales
como comentarios o fórmulas y se explicará más adelante cuando se explique el tema
correspondiente.
Utilizando el Mouse
Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es haciendo clic en las barras
de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la parte derecha e inferior de la
hoja.
4 3
30
Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba

Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda
Punteros del Mouse
Dependiendo de la posición en que se encuentre el Mouse se presentan diferentes formas

de punteros así:
Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una selección de rango o para
seleccionar toda la hoja de cálculo. Esta presentación se muestra en la hoja de cálculo.
Para seleccionar completamente Columnas.
Para seleccionar completamente Filas.
Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece sobre el borde de la
celda activa.
Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas ubicadas en cualquier
dirección de la celda(a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo de la celda activa). Esta
cruz aparece si se ubica el puntero del mouse en la parte inferior derecha de la celda
activa.
Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se ubica el Mouse en la
línea de división entre Columnas.
Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica el Mouse en la línea
de división entre Filas.
El puntero de texto se muestra en la celda que se esté editando, o sobre la barra de

fórmulas para hacer cambios o modificación en la información.
31
Selección
Excel permite seleccionar filas, columnas, hojas de 2 formas Mouse y teclado, las filas se
identifican con números, las columnas se identifican con letras.
Selección filas
Ubicarse sobre la celda A1

Haga clic sobre el encabezado de la fila, es decir, sobre el número y se observará que se
seleccionará todo ese registro.
Otra forma de seleccionar, es oprimiendo las teclas SHIF8 + Barra espaciadora. Se

seleccionará la fila de la celda activa.
Selección de columnas
Hacer clic sobre la celda B1

Hacer clic sobre el encabezado de las columnas (letras) para seleccionar toda la columna.
Otra forma de seleccionar es oprimiendo las teclas CTRL + Barra espaciadora, se
seleccionará la columna de la celda activa.
32
Si se quiere seleccionar filas y columnas simultáneamente, se debe oprimir la tecla CTRL

y sin soltar, hacer clic sobre las filas y las columnas y de esa forma se selecciona de
forma aleatoria.
Selección de celdas
Para la selección de celdas puede realizarlo haciendo clic sobre un rango de celdas, por
ejemplo:
Ubicarse en la hoja1
Hacer clic sobre la celda A5
Con el puntero del Mouse, hacer clic sostenido y seleccionar en sentido vertical y
horizontal hasta marcar el área A5:G14.
5.1.2 Seleccionar Información
Oprimiendo la tecla ShiF8 + flechas de desplazamiento de teclado

Otra de las formas para seleccionar es con la tecla F8, esta tecla almacena selección
Oprimiendo la tecla funcional <F8 + flechas de desplazamiento de teclado

Oprimir de nuevo con la tecla <F8 para cancelar el área de selección
Ejemplo de selección discontinua:
Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben realizar los

siguientes pasos:
Seleccionar el área A5:B10

Oprimir la tecla Shift + F8
Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar el rango C12:E18
Oprimir las teclas Shift + F8
De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua
33
Selección hojas de cálculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:
Ubicarse en la celda A1
A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila número 1, se encuentra un
objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.
Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)
34
Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea dentro de la
misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.
Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea dentro de la
misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.
Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda dentro de
una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de
la celda se visualizará una cruz, se debe hacer clic sostenido y el contenido de la celda se
copiará en el rango marcado.
Pegar Con esta operación el usuario puede colocar información en una hoja de cálculo, en
un libro, o en otro archivo
Pasos para cortar y pegar
Seleccionar el rango de celdas que desea cortar (mover)

En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
Ubicarse en la celda a donde se moverá.
De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
35
3
1
Pasos para copiar y pegar
Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
Ubicarse en la celda.
De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.
36
3
1
5.2 Formatos
Organizar y presentar la información.
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados exclusivamente para

darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas el grupo Fuente, Alineación y
Número.
Fuente
Tamaño de fuente
Aumentar tamaño
Disminuir tamaño
Negrita
Cursiva
Subrayado
Bordes
Color de relleno
Color de fuente
Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las que se les va
a aplicar. Se mostrarán algunos ejemplos prácticos para asignar formatos.
37
Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras seleccionadas.
Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra

Hacer clic en la ficha de inicio
En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botón fuente Calibri
Seleccionar de la lista el estilo de la letra.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse exactamente en el

borde inferior del botón fuente con un clic sostenido izquierdo puede variar el tamaño de
ese desplegable.
Tamaño de fuente
38
Se puede Cambiar el tamaño de la letra, en el rango de celdas o palabras seleccionadas:
Seleccionar las celdas a las que se les cambiará el tamaño de la letra

En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamaño de fuente.
Seleccionar de la lista el tamaño deseado.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse exactamente en el
borde inferior del botón tamaño de fuente con un clic sostenido izquierdo puede variar el
tamaño de ese desplegable.
Aumentar o disminuir tamaño de la fuente
Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el

tamaño que se desea. Ejemplo:
Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamaño de la fuente.

En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botón Aumentar tamaño de la
fuente
Hacer clic en el botón Disminuir tamaño de la fuente
Color de fuente
39
El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta con pasar el
puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automáticamente lo
actualiza en la selección. Ejemplo:
De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificará el color.

Clic en la ficha de inicio.
En el grupo fuente, buscar el botón color de fuente y dar clic en la lista desplegable.
Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del Mouse lentamente
por una fila de colores. Se mostrará la vista previa en la hoja de cálculo según el color.
Seleccionar el color deseado.
Negrilla, Cursiva y Subrayado
Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados.

Ejemplo:
1. Seleccionarlas celdas a quienes se aplicará el formato.

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los botones:
Negrilla
Cursiva
Subrayado
También se pueden realizar utilizando los métodos abreviados:

Negrilla Ctrl + <N>
Cursiva Ctrl + <K>
Subrayado Ctrl +S>
40
Bordes
En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se aplicarán a las
celdas seleccionadas.
Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.
Activar la ficha inicio.
En el grupo fuente, buscar el botón bordes y activar la lista desplegable.

Seleccionar el modelo de bordes según el modelo deseado.
Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez de aplicar
bordes en un rango de celdas.
Dibujar cuadrículas de borde
En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la línea.
En las mismas opciones de borde hacer clic en la opción dibujar cuadrícula de borde.
El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar un rango de celdas
Oprimir la tecla Esc> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.
Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo.
41
Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes pasos:
En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la línea.
El puntero del Mouse cambia a un lápiz, de nuevo seleccionar un rango de celdas.
Oprimir la tecla Esc> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.
Color de relleno
El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color
después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por
cualquier color en la paleta de colores.
Seleccionar Las celdas a las que se aplicará el color de relleno.

Activar la ficha inicio.
En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botón color de relleno.
En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila de colores.
Seleccionar el color deseado como color de fondo.
Se puede agregar este botón a la barra de herramientas de acceso rápido

dando un clic derecho del Mouse sobre él.
5.2.1 Alineación
42
Alinear en la parte superior Alineación con respecto al alto de la fila.

Alinear en el medio
Alinear en la parte inferior
Orientación
Alinear texto a la izquierda Alineación con respecto al ancho de la columna
Alinear texto a la derecha
Alinear texto a la derecha
Disminuir sangría Formatos utilizados en información alineada a la
Aumentar sangría izquierda. Aumenta o disminuye el espacio
entre el borde de la celda y el texto
Ajustar texto
Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas
Alineación de texto
La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda:
Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineación.

Hacer clic sobre la ficha inicio
En el grupo alineación, seleccionar el botón correspondiente alinear en el medio
En la misma ficha de inicio, grupo alineación, botón centrar
La alineación se puede realizar de la siguiente forma:
coloca el texto en la parte superior de la

Alinear en la parte superior
celda
coloca el texto en la parte central de la
Alinear en el medio
celda
coloca el texto en la parte inferior de la
Alinear en la parte Inferior
celda
Desplaza el texto hacia la izquierda de la
Alinear el texto a la izquierda
celda
Desplaza el texto hacia el centro de la
centrar
celda
Desplaza el texto hacia la derecha de la
Alinear el texto a la derecha
celda
Ajuste de texto
43
Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de columna y al

alto de la celda. Ejemplo:
Seleccionar la celda que se quiere ajustar.

Hacer clic en la ficha de inicio.
En el grupo alineación, dar clic en el botón ajustar texto.
Se observa que ahora el texto se adapta a lo alto y a lo ancho de la celda dando una
mejor apariencia a la información que se adapta a la base de datos:
Otra forma de realizarlo es con las teclas Alt + Enter
Combinar y centrar
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola
celda con mayor tamaño y centrando el contenido.
Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.

Hacer clic en la ficha de inicio.
En el grupo alineación, dar clic en el botón Combinar y centrar.
Ejemplo:
Ubicarse en la celda A1
Oprimir los botones ShiF8 + <Barra espaciadora> (para Seleccionar una fila)
Oprimir los botones Ctrl + <+> (para insertar una fila)
De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos
Seleccionar las celdas A1:H1
En la flecha Inicio, grupo alineación, hacer clic sobre el botón combinar y centrar.
5.2.2 Número
Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y
hora etc.
Formato de moneda
Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignará el formato moneda.
44
Hacer clic en la ficha Inicio.

En el grupo Número, dar clic en el botón Combinar y centrar.
En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato número,
seleccionar moneda.
Estilo millares, aumentar reducir decimales
Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicará el formato Millares.

En la ficha de inicio.
En el grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.
Hacer tantos clic sobre el botón aumentar decimales como decimales quiera
Hacer tantos clic sobre el botón reducir decimales como decimales quiera.
45
5.3 Copiar Formatos, Pegado especial y Rellenar
Copiar formato
Se utiliza para copiar el formato de una celda o rango a otro, de esta forma quedan
iguales en la presentación.
Para utilizarlo:
Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.
Hacer clic al botón Copiar formato
El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe
entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere
pegar el formato.
46
1
3
Pegado especial
Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse

directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando
Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.
De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente identificables:
El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe seleccionarse el
que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si son formatos, valores,
fórmulas, u otras características del rango seleccionado.
El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y el

rango destino, teniendo en cuenta que los datos quedarán en el rango sobre el cual se
está pegando la información, reemplazando los anteriores.
47
La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que hayan
sido copiadas del rango original. Si esta casilla está en blanco, las celdas destino serán
reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en blanco.
La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango destino, es
decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa.
El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el destino, de tal
forma que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el rango destino,
sin importar que este último se encuentre en otra hoja u otro libro.
Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de diálogo que se

presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de los datos. Por ejemplo, si los
datos provienen de un documento de Word, la caja de diálogo presentará opciones para
pegar como objeto de Word, como imagen o texto, mientras que si el origen es un recorte
de Paint, se tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como
mapa de bits.
Rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja de
cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie
de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función
de un modelo establecido.
Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccionar las
celdas y arrastrar el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro
situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del
mouse (ratón) sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.).
Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si son de tipo
fecha, él permite trabajar series de fecha, si es información de tipo numéricos se activan
las series Para datos de tipo numérico de la misma manera con la información de tipo
texto se activan otras series de datos. Ver los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1: Información de tipo fecha
Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1
Ingresarla fecha 05/02/2007
Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho, cuando
cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la dirección deseada.
Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra las
siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato de la celda
origen.
Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un día en un día.
Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la celda inicialmente
seleccionada.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda origen.
48
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales.
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales.
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año.
Rellenar-años: Auto-rellena en años.
Ejemplo 2: Información de tipo número
Ubicarse en la Hoja3 en la celda A1

Ingresar la fecha 1250000
siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato de la celda
origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada.
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas
destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato.
49
Ejemplo 3: Información de tipo texto
Ubicarse en la Hoja4 en la celda A1.

Ingresar el texto Lunes.
siguientes opciones.
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato de la celda
origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada.
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas
destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato.
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales es decir de lunes a
domingo.
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales es decir de lunes a viernes.
50
Para la información de tipo texto solo existen series de datos para los días de la semana y
los meses del año. Si se quieren crear series con otro tipo de información se deben crear
listas personalizadas.
6 Impresión
Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos que afectan la
presentación de las hojas impresas. La versión de Excel 2010 ha incluido en una sola
pantalla la posibilidad de Configurar la página, la vista preliminar y la impresión.
Para activar las opciones de impresión se puede realizar de dos maneras.

En el menú Archivo se escoge la opción Imprimir.
Mediante el teclado utilizando la combinación de las teclas <Ctrl> + <P>
51
La sección impresión permite definir qué es lo que se quiere imprimir, si todo el libro o si
alguna parte de él, como hojas, celdas, etc.
La Configuración de páginas. Permite establecer las hojas a imprimir, seleccionando de la

lista si se imprimirá todo el libro, las hojas activas o una selección de celdas. Además
permite establecer el tamaño de papel, la orientación, escalar la impresión para ajustar el
contenido de hojas de cálculo optimizando así la presentación de las tablas al ser
impresas.
La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cómo quedaría la impresión con

esas características en la configuración de página.
Microsoft Excel tiene 3 formas básicas de visualizar una hoja de cálculo. La vista normal,
la vista de diseño de página y la vista de salto de página. Para 9cambiar de vista se
puede activar el botón de la parte inferior derecha de la ventana.
Vista Normal: Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido de la hoja es un solo

espacio de trabajo.
Vista Diseño de página: esta vista permite ver los saltos de página, los márgenes, los
encabezados y pie de página controlando así los espacios de trabajo.
52
Vista Salto de página: Permite ver los saltos de página pero también ajustarlos según las
necesidades del usuario.
La Vista Diseño de página muestra el espacio que se ha determinado en todos los

márgenes, permitiendo su modificación rápida desde allí. Así, podemos ver que existen
varias maneras de modificar los márgenes de una manera muy eficiente.
De la misma manera permite la creación de los encabezados y pies de página activando la

sección con un solo clic.
Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificación Regla que se
encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.
53
Ficha Diseño de página
En esta ficha podemos Configurar página, Ajustar área de impresión y mostrar la hoja o
la impresión de formas diferentes. A continuación se detallarán estas opciones de la ficha.
Configurar página
En este grupo se podrá modificar las márgenes, la orientación del papel, el tamaño el
área de impresión saltos, fondos, imprimir títulos.
6.1 Márgenes
El comando márgenes permite establecer unas márgenes sugeridas por el sistema

simplemente con dar clic en el comando se mostrarán varios estilos con las medidas
correspondientes.
Si las márgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden personalizar

dando clic al botón márgenes personalizadas. Se abre una caja de diálogo para establecer
el margen que cubra necesidades específicas.
54
Basta con aumentar el valor para cada margen escribiéndolo en el cuadro de texto
correspondiente o bien aumentar lo o disminuirlo dando clic en las flechas dirigidas hacia
arriba (para aumentar) o hacia abajo (para disminuir) el tamaño del margen.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, Microsoft 2010 permite indicar a cuantos
centímetros del borde del papel quiere mostrarse con las opciones margen de encabezado
y margen de píe de página.
Para centrar la impresión horizontal y verticalmente con respecto a la hoja se puede

hacer automáticamente activando la casilla de verificación Centrar en la página
horizontalmente y verticalmente.
Como vemos, hay varias maneras de establecer los márgenes en una hoja de cálculo.
Ficha Diseño de página.
En la vista Diseño de página, ubicar el puntero del mouse en el borde del margen a
cambiar hasta que se convierta en una flecha doble, con clic sostenido definir el tamaño.
Desde la opción de Impresión en el Menú Archivo.
6.2 Orientación de la hoja
Permite establecer la orientación del papel seleccionando de la lista si es vertical u

horizontal como se muestra en la imagen.
55
6.3 Tamaño de la página
Permite definir el tamaño de papel en el que se imprimirá. Seleccionar de la lista

desplegable o establecer uno personalizado si ninguno de la lista cumple sus
expectativas.
6.4 Opciones de Impresión
Existen otras opciones que permiten configurar la impresión

6.4.1 Área de impresión
Permite definir un rango para que sólo la selección se imprima. Para esto se debe
seleccionar las celdas que se quieren imprimir y luego dar clic en el comando Área de
impresión y luego seleccionar la opción Establecer área de impresión.
56
Si se quiere eliminar el área de impresión basta con entrar nuevamente al comando Área
de impresión y seleccionar la opción Borrar área de impresión.
6.4.2 Saltos
Permite realizar saltos de página manuales y se insertarán siempre a la izquierda y

encima de la posición del cursor. Para insertar saltos de página primero se debe ubicar el
cursor en la posición en donde se quiere insertar la página y luego dar clic en el comando
Saltos y seleccionar la opción Insertar salto de página.
Si se quiere quitar el salto de página se puede hacer de 2 maneras. Ubicarse en la celda

en la que se insertó el salto de página (solo borrará el salto de la celda activa) y dar clic a
la opción Quitar salto de página del comando Saltos, o bien seleccionar la opción
Restablecer todos los saltos de página para que vuelvan las páginas predeterminados.
Fondo permite seleccionar una imagen que mostrará como fondo de la hoja de cálculo. Se
repetirá la imagen en toda la hoja de cálculo. Para agregar un fondo, Seleccionar el
6.4.3 Fondo
Permite utilizar una imagen o un color como fondo de la página
de la ficha Diseño de página, y hacer clic sobre la opción Agregar Fondo. Buscar luego el
archivo, seleccionarlo y clic en Aceptar.
57

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Microsoft Excel – Nivel Inicial

1 Conociendo Excel .............................................................................................. 2

Conocer la ventana del programa, el uso que se le dará, opciones de configuración y

El objetivo básico de las hojas de cálculo, es proporcionar un entorno simple y uniforme,

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades

Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis que se desea

1.2 Cinta de Opciones

En la cinta de opciones, se encuentran las herramientas que se utilizan para la realización

Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de opciones. Al dar un clic sobre

Por ejemplo, si se está insertando un gráfico, se activan las fichas Agrupadas en

Descripción general de las fichas

Inicio: Herramientas de uso común como formatos, color, sumas, filtros.

Portapapeles: cortar, copiar, copiar formato y pegar.

Fuente: tipo, tamaño, color y estilo de fuente, sombreado, bordes.

Alineación: alineación de texto, sangría, ajustar texto, combinar y centrar.

Número: formato número, moneda, porcentual, aumentar y disminuir decimales.

Estilos: formato condicional, formato de tabla, estilos de celda.

Celdas : insertar, eliminar, celdas.

Modificar: funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar.

Insertar: Permite incorporar diferentes elementos a la hoja de calculo

Tablas: contiene referencia de tablas y gráficos dinámicos y tablas.

Ilustraciones: contiene elementos como imágenes formas y Smartart.

Gráficos: contiene referencia de formatos estilos y diseños de gráficos, Minigráficos

Filtro: Segmentación de datos.

Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de página entre otros.

Diseño de página: Configuración de papel, orientación, márgenes etc.

Temas: Hace referencia a colores, fuentes y efectos.

Configurar página: Hace referencia a márgenes, orientación e impresión.

Opciones de la hoja: Hace referencia a líneas de cuadrícula y encabezados.

Organizar: Hace referencia al manejo de objetos.

Fórmulas: Utilizar funciones, nombres y auditoria.

Nombres definidos: Hace referencia a la administración de nombres de rango y selección.

Datos: Manejo y administración de bases de datos.

Grupo Obtener Datos externos: Se refiere a la importación de datos de otras fuentes.

Revisar: Permite controlar el acceso y correcciones como ortografía y sinónimos.

Idioma: Para realizar traducciones)

Comentarios: Hace referencia a notas y propiedades de la misma.

Cambios: Hace referencia a Protección de hojas, libros y control de cambios.

Vista: Diferentes formas de visualizar la hoja y sus características.

Zoom: Hace referencia a las formas de acercar y alejar la información de la hoja de

Ventana: Hace referencia al manejo de ventanas, áreas de trabajo y paneles.

Macros: Hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas automáticas.

Minimizar la cinta de opciones

Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas

Seleccionar minimizar la cinta.

1.3 Estructura de un libro

Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al

Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con

Crear un nuevo libro.

1.3.1 Tipos de datos

Texto: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en cálculos.

Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar horas, minutos y

1.4 Barra de Fórmulas

En el ejemplo anterior se ve el valor de la celda C12 y la fórmula en la barra.

Crear Soluciones Confiables

2.1 Estructura básica de una fórmula

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

2.1.1 Editar fórmula

Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función F2.

2.1.2 Eliminar fórmula

2.2 Fórmulas entre hojas y Archivos

Para crear un fórmula entre hojas y archivos.