Moufid Abdul Khalek; C.I: V-23.736.

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Asignación

Fundada en el año 2001, la compañía Sistemas Integrados, S.A. de C.V., es una

de las pioneras en la comercialización de software para el modelado de datos.
Debido a la oportunidad con que ingreso en el mercado y las relaciones con
algunos sectores productivos, principalmente en el de suministros al gobierno, sus
operaciones tuvieron mucho éxito en los primeros dos años de su operación.

La estructura con la que opera la empresa en la actualidad es la siguiente:

Sistemas Integrados, S.A. de C.V.

Organigrama General

Dirección
General

Gerencia de
Gerencia de Gerencia de
Servicio
Proyectos Finanzas
Técnico

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento

de Análisis de Desarrollo de Medios de Atención de Registro de Control

Actualmente la demanda de sus productos y servicios ha rebasado la capacidad

instalada de la empresa, lo que la ha obligado a considerar la alternativa de
adecuar su estructura organizacional para dar respuesta a estos requerimientos.

De acuerdo con ello, su fundador y director general, el ingeniero José de Jesús

Valadez Sosa, revisó las estadísticas de venta y servicios, sondeo la opinión de
sus clientes y estudio las tendencias de negocio en el área en que actúa la
empresa.

Como resultado del análisis, el ingeniero Valadez preparó un informe sobre las
necesidades específicas que la empresa tiene que atender para mantener su
tendencia al crecimiento. Los puntos fundamentales del informe se mencionan a
continuación:

 Con su actual fuerza de ventas, la empresa no tiene la capacidad para

ampliar la cartera de clientes.
  La atención a clientes es deficiente, particularmente en el seguimiento de
proyectos.
 La calidad del trabajo que se subcontrata no se apega a los estándares de
desempeño de la empresa.
 Los tiempos de reposición de productos defectuosos son excesivamente
prolongados.
 El manejo de la cobranza es lento.

En función de lo anotado, Valadez integro un equipo de trabajo con todas las

gerencias de la empresa, al cual ha solicitado que prepare un proyecto de
estructura organizacional acorde con los retos que encara la empresa. Las
preguntas que el equipo debe responder son estas:

1. ¿Son suficientes los niveles jerárquicos actuales o es necesario ampliarlos?

2. ¿Es viable la creación de una Gerencia de Ventas?
3. ¿Es suficiente la división departamental de las gerencias para atender el
mercado?
4. De ampliarse la estructura departamental, ¿qué nuevos departamentos
podrían crearse?
5. ¿Es conveniente manejar el servicio a clientes por medio del Departamento
de Atención adscrito a la Gerencia de Servicio Técnico?
6. ¿Cuál sería la justificación de su ampliación?
7. ¿El cambio de estructura sería inmediato o se realizaría paulatinamente?

De acuerdo con lo anotado, se requiere de usted lo siguiente:

I. Dar respuesta a las preguntas formuladas por el director general.

II. Desarrollar y justificar un proyecto de estructura organizacional.

Desarrollo

I. R:
1. Los niveles jerárquicos que constituyen la empresa se consideran
suficientes para el tamaño de la empresa.
2. Una gerencia de ventas se ve como una alternativa viable para poder
atender toda la demanda concurrente que está teniendo la empresa, con
toda una gerencia y sus respectivos departamentos encargados en el área,
debe ser eficaz la ampliación de la cartera de clientes de la empresa.
3. Se puede observar que principalmente con la creación de una nueva
Gerencia es necesario subscribirle ciertos departamentos nuevos que
nacerán con la creación de la misma, además para cumplir otras funciones
deficientes se considera necesario la ampliación de la estructura
departamental.
4. A la nueva gerencia de ventas recién creada sería oportuno incorporarle un
departamento de servicio al cliente que se comunique internamente con el
departamento de desarrollo de la gerencia de proyectos, también se puede
adscribir un departamento publicidad el cual se encargue de la promoción
de los productos y servicios ofertados por la empresa ayudando en gran
manera a la posibilidad de aumentar las ventas. Además se puede
adicionar un departamento de control de calidad a la gerencia de proyectos
que se encargue de supervisar los productos entregados al cliente para
minimizar devoluciones, y que también se encargue de administrar el
procedimiento de las mismas.
5. No es recomendable ya que el departamento de atención adscrito a la
gerencia de servicio técnico tiene como finalidad establecer un contacto con
el cliente en caso de una asesoría con respecto a una falla o duda en la
operatividad de un producto realizado. En cambio la deficiencia en el
servicio al cliente presentada es orientada la gerencia de proyectos y
ventas los cuales son proyectos en desarrollo los cuales podrían incluso
necesitar profesionales de distintas índoles para la atención del cliente, ya
que hablamos de ventas y desarrollo de software, en la cual la última tiene
importante participación de mano de obra profesional.
6. Existen importantes deficiencias en la atención y expansión de la cartera de
clientes de la empresa, además hay importantes defectos en la fuerza de
ventas que solucionándose los mismos, será posible la primera expansión
antes mencionadas. Se debe incorporar el departamento de control de
finanzas o al departamento de atención al cliente la función de cobranza de
deudas de los clientes, ya que se necesita agilizar los periodos de pago con
el fin de poder garantizar un correcto flujo de efectivo.
7. El cambio a criterio personal debe ser realizado a la prontitud posible, pero
puede irse adecuando poco a poco según se vea el impacto positivo o
neutral que se esté realizando en las actividades de la empresa.
 Dirección
General

Gerencia de
Gerencia de Gerencia de Gerencia de
Servicio
Proyectos Finanzas Ventas
Técnico

Departamento Departamento
Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento
de Control de de Servicios al
de Análisis de Desarrollo de Medios de Atención de Registro de Control de Publicidad
Calidad Cliente