Guía de contabilidad para No contables

Introducción

Este manual de contabilidad consiste en facilitar la comprensión y adaptación al

mundo de la contabilidad a los usuarios que estén interesados en iniciarse en este campo
por primera vez y no tengan las nociones básicas que se necesitan para poder involucrarse
correctamente en su estudio y práctica. En él se explican y desarrollan los principales
conceptos más importantes a la hora de poder realizar la contabilidad de una empresa.

1 Definición de contabilidad
1.1 ¿Qué es la contabilidad?
1.2 ¿Para qué sirve?
1.3 ¿Qué es el plan general de contabilidad (PGC)?
1.4 Normas internacionales de contabilidad
2 Obligaciones de llevar la contabilidad
2.1 ¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
2.1.1 La excepción de los trabajadores autónomos
2.1.2 Capacidad legal para poder crear una empresa
2.2 ¿Qué obligaciones existen a la hora de llevar la contabilidad?
2.2.1 ¿Cuándo una empresa es considerada una PYME?
3 Estructura del Plan de Contabilidad
3.1 Marco conceptual
3.2 Normas de registro y valoración
3.3 Cuentas anuales
3.4 Cuadro de cuentas
3.4.1 Estructura
3.4.2 Distribución de la información en las cuentas contables
3.4.3 Clasificación de las cuentas contables

1 Definición de contabilidad

1.1 ¿Qué es la contabilidad?

Es un conjunto de procedimientos estandarizado para todas las empresas, que permite

reflejar de forma ordenada la actividad económica de la empresa en el día a día. Así a
través de la contabilidad las personas responsables de la administración y gestión de una
empresa pueden responder a cuestiones del tipo:

 ¿Cuánto dinero tengo disponible en las cuentas bancarias?

 ¿Cuánto dinero me debe un cliente?
 ¿Cuál es el valor de las distintas existencias que tengo en el almacén?
 ¿Cuánto tiempo tardo, de media, en cobrar una factura emitida a un cliente?
 ¿Cuál es el beneficio que ha generado la empresa en un determinado período de
tiempo?
 ¿Cuál es el importe de la liquidación de IVA del presente trimestre?
En definitiva, la contabilidad es la herramienta que permite a la administración de la
empresa tomar decisiones partiendo de la información más adecuada.

1.2 ¿Para qué sirve?

Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden
cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento. La contabilidad es una
herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa
en cualquier momento y, con esta información, poder tomar las decisiones necesarias para
mejorar su rendimiento económico. Realizar una contabilización correcta sirve internamente
para la toma de decisiones de gestión y administración y externamente para que cualquier
persona interesada en conocer la marcha de la empresa lo pueda hacer, caso de los
accionistas, proveedores, etc...

 Interno: porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cuál es

su situación económica.
 Externo: para proporcionar información relevante a accionistas, inversores, bancos,
hacienda.... Hay que tener en cuenta que son los registros contables de la empresa
la información que se toma como base para el cálculo de los impuestos a los que
está sujeta la empresa, impuesto de sociedades, etc.

1.3 ¿Qué es el plan general de contabilidad (PGC)?

Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de
la actividad económica de la empresa. Su utilización es de carácter obligatorio y de
repercusión nacional e internacional, esto es, aplicable a las empresas españolas tanto en
sus actividades de mercado interno como de mercados exteriores.

En una economía globalizada la estandarización de la información contable se convierte en

una prioridad así, la última reforma del Plan General de Contabilidad responde a la
necesidad de estandarización y normalización de la información contable de las empresas
españolas siguiendo las directrices y filosofía marcada por los principales organismos
internacionales. Esto hace que la redacción del vigente Plan General de Contabilidad se
haya inspirado en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) así como en las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) consensuadas.

En España es el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del

Ministerio de Hacienda, el encargado de velar por la vigencia y actualización del Plan
General de Contabilidad, así como de establecer el criterio a seguir en el registro de los
más diversos hechos económicos.

1.4 Normas internacionales de contabilidad

Las normas internacionales de contabilidad nacen para satisfacer la necesidad, en una
economía globalizada, de homogeneizar la información contable generada por las
empresas. De hecho, nacen para normalizar la información que las empresas cotizadas han
de aportar a los mercados en los que cotizan pues en un mundo donde los mercados
financieros son globales es preciso que la información aportada por cada empresa sea
comprensible y comparable con la aportada por otra que opere en otro mercado con
independencia de que su nacionalidad y actividad sea distinta.

Así la actual regulación española se inspira en los dictámenes y filosofía establecida a

través de:

 Las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad), fueron dictadas por el (IASC)

International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB.
 El IASB adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas
normas (NIIF) "Normas Internacionales de Información Financiera

2 Obligaciones de llevar la contabilidad

2.1 ¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
Están obligados a llevar la contabilidad, según el plan general contable, las siguientes
sociedades mercantiles:

 Sociedad Limitada
 Sociedad Anónima
 Sociedad Laboral
 Sociedad Cooperativa

Una sociedad mercantil no es más que la unión de una o varias personas físicas o
jurídicas (otras sociedades o entidades) con un objetivo en común, que será el de obtener
beneficios, que no tienen por qué ser de carácter económico, a través de las actividades
que realicen.
En un término más amplio podemos decir que están obligados a llevar un registro
contable de sus actividades todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan
alguna actividad comercial que les reporte un rendimiento económico.

¿A qué llamamos actividades comerciales?

 Son todas las operaciones que se realizan en una empresa con objeto comercial,
es decir, con fin lucrativo.
 Es toda acción que se origine con el fin de obtener una contraprestación económica.

2.1.1 La excepción de los trabajadores autónomos

Los trabajadores autónomos o profesionales por cuenta propia, pueden llevar la
contabilidad, pero NO están obligados a hacerlo.
Las únicas obligaciones registrales que tienen son:

 Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas.

 Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas.

¿Qué es un trabajador autónomo?

Es la persona que se dedica a realizar en nombre propio y de forma habitual una
determinada actividad con el objetivo de beneficiarse de la rentabilidad derivada de dicha
actividad, asumiendo la iniciativa y el riesgo.

2.1.2 Capacidad legal para poder crear una empresa

Para poder crear una empresa es necesario que el emprendedor tenga la capacidad
necesaria para contratar, que en la mayoría de los casos se corresponderá con ser mayor
de edad, si bien en función de las características de la empresa que quiera constituir deberá
estar atento a las especificaciones legales que se fijan para cada una de ellas. Así puede
precisar de un número de socios determinado o de un mínimo capital social, etc.

Para que una persona pueda administrar una empresa ha de ser mayor de edad o estar
emancipado, capacitado física y psíquicamente y no haber sido declarado culpable en un
juicio.

2.2 ¿Qué obligaciones existen a la hora de llevar la

contabilidad?
Además de los criterios establecidos en el propio documento, donde se establece como
valorar un determinado hecho económico, el contable o persona encargada de la llevanza
de las cuentas de la empresa deberá seguir un criterio que le permita adaptar la norma
general a su caso particular para lograr que la información que se obtenga de las cuentas
de la empresa transmita una imagen real de la empresa. Para ello deberá determinar los
niveles de relevancia adecuados en su caso particular para así realizar un proceso contable
eficaz.

En cuanto a los criterios y directrices de obligado cumplimento regulados en el Plan General

de Contabilidad, en la actualidad nos encontramos con que dependiendo del tipo de
sociedad mercantil podemos elegir una versión más amplia o una versión más reducida del
Plan de Contabilidad.

Así en el caso de las pequeñas y medianas empresas, estas pueden elegir entre la
utilización de la versión simplificada, Plan General de Contabilidad (PYME) ó la versión
ordinaria.

La versión reducida está formada por las mismas partes que el plan general normal pero
con menos obligaciones para que no resulte tan laborioso el registro contable ya que los
usuarios habituales de la información contable de una pequeña y mediana empresa no
requieren de una información tan exhaustiva como los de una gran empresa, sobre todo en
los aspectos relacionados con el patrimonio, derechos y obligaciones que maneja la
empresa, aspectos que conforman el grueso de la adaptación realizada sobre el Plan de
Contabilidad en su versión general.

2.2.1 ¿Cuándo una empresa es considerada una PYME?

Para que una empresas pueda utilizar la versión simplificada del Plan General de
Contabilidad ha de cumplir con los requisitos establecidos para la presentación en el
Registro Mercantil de los modelos de cuentas anuales abreviados.

En este sentido los límites establecidos para esto son los siguientes, debiendo cumplir por
lo menos con dos de ellos:

 Que el activo no supere los 2.850.000 €

 Que su cifra de negocio no supere los 5.700.000 €
 Que su número de trabajadores sea igual o menor de 50.

En caso de que cumpla con los límites anteriores, pero esté participada en cuantía igual o
superior al 25 % por una empresa que no tenga la consideración de PYME no podrá
aplicar la versión simplificada de plan.

3 Estructura del Plan de Contabilidad

El actual plan de contabilidad está organizado en cinco partes distintas:

Marco conceptual (principios contables y criterios de valoración)

Normas de registro y valoración

Cuentas anuales

Cuadro de cuentas

Definiciones y relaciones contables

No obstante, el plan de cuentas no es inalterable, existen planes sectoriales

(adaptaciones específicas relativas a una determinada actividad o tipología de empresas)
generados por el ICAC.

3.1 Marco conceptual

Recoge la información relativa a los documentos que integran las cuentas anuales, así
como los requisitos, principios y criterios a utilizar durante el proceso de contabilización.

Primera parte. Marco Conceptual

A modo de las NIC/NIIF, el PGC 2007 incluye un marco conceptual, el cual no es una norma,
sino que delimita los conceptos necesarios para preparar y presentar los estados
financieros para los usuarios externos. Esta parte del PGC es de aplicación obligatoria.

Está divido en seis secciones:

1. Cuentas anuales. Imagen fiel.

2. Requisitos a incluir en las cuentas anuales.
 3. Principios contables.
4. Elementos de las cuentas anuales.
5. Criterios de registro o reconocimiento contable de los elementos de las cuentas
anuales.
6. Criterios de valoración.
7. Principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas.

Sin entrar en grandes detalles, las novedades más importantes que aporta esta parte del
PGC 2007 son:

 La aparición de dos nuevas cuentas anuales: el estado de cambio de patrimonio

neto y el estado de flujos de tesorería (no obligatorio) si se realizan modelos
abreviados de balance, memoria y estado de cambio de patrimonio neto.
 La no prevalencia del principio de prudencia sobre los demás principios contables.
 Nuevos criterios de valoración de los elementos patrimoniales –no contemplados en
el PGC 1990–, tales como el valor razonable, coste amortizado, valor en uso y valor
actual.

Segunda parte. Norma de Registro y Valoración

Se trata de un conjunto de normas –similares a la cuarta parte del PGC 1990– que
desarrollan los principios contables y otras disposiciones contenidas en el Marco
Conceptual. Esta parte del PGC es de aplicación obligatoria.

Las normas que contiene y su comparativa con las del PGC 1990 son las siguientes:

NORMAS DE REGISTRO Y VALORACIÓN

NORMAS DE VALORACIÓN PGC 1990
1.ª Desarrollo de principios contables
2.ª Inmovilizado material
3.ª Normas particulares sobre
inmovilizado material
NO REGULADO
4.ª Inmovilizado inmaterial
5.ª Normas particulares sobre
inmovilizado inmaterial
6.ª Gastos de establecimiento
NPGC
1.ª Desarrollo de principios contables
2.ª Inmovilizado material
3.ª Normas particulares sobre inmovilizado
material
4.ª Inversiones inmobiliarias
5.ª Inmovilizado intangible
6.ª Normas particulares sobre inmovilizado
intangible
NO REGULADO

7.ª Activos no corrientes y grupos enajenables

NO REGULADO
de elementos mantenidos para la venta

NO REGULADO (Arrendamiento 8.ª Arrendamientos y otras operaciones de

financiero como inmovilizado inmaterial) naturaleza similar
7.ª Gastos a distribuir en varios
ejercicios
8.ª Valores negociables 9.ª Instrumentos financieros
9.ª Créditos no comerciales
10.ª Acciones y obligaciones propias
11.ª Deudas no comerciales
12.ª Clientes, proveedores, deudores y
acreedores de tráfico
13.ª Existencias
14.ª Diferencias de cambio en moneda
extranjera (moneda distinta del euro)
15.ª Impuesto sobre el Valor Añadido
16.ª Impuesto sobre Sociedades
17.ª Compras y otros gastos
18.ª Ventas y otros ingresos
NO REGULADO
19.ª Dotaciones a la provisión para
pensiones y obligaciones similares
NO REGULADO
20.ª Subvenciones de capital
NO REGULADO
NO REGULADO
NO REGULADO
21.ª Cambios en criterios contables y
estimaciones
10.ª Existencias
11.ª Moneda extranjera
12.ª Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA),
Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) y
otros impuestos indirectos
13.ª Impuesto sobre Beneficios
NO REGULADO
14.ª Ingresos por ventas y prestaciones de
servicios
15.ª Provisiones y contingencias
16.ª Pasivos por retribuciones a largo plazo al
personal
17.ª Transacciones con pagos basados en
instrumentos de patrimonio
18.ª Subvenciones, donaciones y legados
recibidos
19.ª Combinaciones de negocios
20.ª Negocios conjuntos
21.ª Operaciones entre empresas del grupo
22.ª Cambios en criterios contables, errores y
estimaciones contables

NO REGULADO 23.ª Hechos posteriores al cierre del ejercicio

22.ª Principios y normas de contabilidad

NO REGULADO
generalmente aceptados

3.2 Normas de registro y valoración

Las normas de registro y valoración son un conjunto de reglas de obligada aplicación en el

registro contable de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho
registro se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la información contable de
una empresa con la de otra.

3.3 Cuentas anuales

Esta parte del plan general de cuentas, recoge las normas de elaboración de las cuentas
anuales (los documentos que la forman y el contenido de la memoria).
Los documentos que forman las cuentas anuales son el balance, la cuenta de pérdidas y
ganancias y la memoria.
Estos tres documentos se unen en uno formando las Cuentas Anuales, debiéndose de
realizar de forma clara ya que su objetivo es mostrar la imagén patrominial de la empresa,
la situación financiera y los resultados económicos.

3.4 Cuadro de cuentas

Nuestro Plan de Contabilidad aporta un sistema de ordenamiento y registro de los hechos
económicos basado en algo así como una gran base de datos donde se han prediseñado
la práctica totalidad de los campos que precisa una empresa para poder dar de alta toda su
actividad económica y comercial. Así el cuadro de cuentas utilizado por la empresa para
registrar los hechos económicos se comporta como la mencionada base de datos, teniendo
la característica de que en el registro de cualquier hecho económico se precisa la afectación
de dos cuentas distintas.

3.4.1 Estructura
El cuadro de cuentas tiene una estructura que permite organizar la información de mayor a
menor detalle, así los grupos principales resumen en una cifra toda la información de todo
un grupo. Así por ejemplo tenemos que para averiguar el beneficio o pérdida de una
empresa tan sólo debemos calcular la diferencia existente entre el total del grupo 7 Ventas
y el total del Grupo 6 Compras y Gastos.

Dentro de cada grupo de cuentas existen a su vez otros subgrupos que resumen la
información de una serie de cuentas homogénea, por ejemplo el grupo 43 Clientes nos
muestra el importe que tenemos pendiente de cobro de nuestros clientes, mientras que el
grupo 41 nos muestra el importe que tenemos pendiente de pago a nuestros acreedores.

Por último el último nivel de detalle lo representa la cuenta donde se detalla la actividad
económica realizada con un único cliente, proveedor, cuenta bancaria, etc.
Esta estructura en cascada de menor a mayor detalle en la información la podemos apreciar
si seguimos el desglose de un determinado grupo.

3.4.2 Distribución de la información en las cuentas contables

En función de la masa patrimonial a la que afectan
Cualquier información reflejada en las cuentas contables responderá a uno de los
siguientes tipos de información activo, pasivo o patrimonio.

 Son cuentas de activo las que reflejan los derechos y bienes que posee la empresa,
por ejemplo, créditos a terceros, (derecho de cobro), material de oficina (bienes de
la empresa) y las existencias que tiene la empresa en el almacén para su venta
(bienes).

 Son cuentas de pasivo las que reflejan obligaciones que tiene la empresa con
terceros, por ejemplo, deudas a proveedores (obligaciones de pago).

 Son cuentas de patrimonio neto aquellas en las que reflejamos los ingresos o los
gastos que afectan al patrimonio de la empresa, como puede ser el cobro de una
subvención, la plusvalía generada en la venta de un activo, etc.
En función de la tipología de la información que almacenan

Además de poder agrupar las cuentas contables en función de la masa patrimonial a la que
afectan de por sí el cuadro de cuentas viene organizado en una serie de grupos que
aglutinan distintos tipos de información económica.

Grupo 1 Financiación básica e integran en él, todas las cuentas relativas a la financiación
a largo plazo (superior a un año) de la empresa, bien sea mediante aportaciones de los
socios, capital social, beneficios no distribuidos, reservas, o financiación de terceros cuyo
vencimiento es superior al ejercicio económico de la sociedad.

Grupo 2 Inmovilizado Se encuentran aquí las cuentas que detallan la información sobre
los bienes y derechos que tiene la empresa que no son consumidos, esto es, que se
adquieren con el propósito de mantenerlos en la empresa porque son necesarios para el
desarrollo de su actividad y sufren de depreciación a lo largo del tiempo. Por ejemplo, los
muebles de una oficina, la maquinaria, los créditos que pueda emitir la empresa a terceros,
fianzas, la pérdida de valor de los bienes no consumidos a lo largo del tiempo
(amortización), etc.

Grupo 3 Existencias En este grupo se encuentran las cuentas donde detallamos la

información relativa a las materias primas, productos terminados, semiterminados y demás
componentes implicados en un proceso de producción.

Grupo 4 Acreedores y deudores por operaciones comerciales e encuentran las cuentas

donde detallamos las obligaciones y derechos de la empresa originados por su actividad
comercial, así como por sus obligaciones sociales y fiscales. Por ejemplo: proveedores,
clientes, las cuentas con la Hacienda pública...

Grupo 5 Cuentas financieras En este grupo se encuentran las cuentas relativas a la

tesorería y financiación a corto plazo de la empresa. En estas cuentas se registran las
entradas y salidas de dinero en la empresa como consecuencia de su actividad comercial,
a esto se le llaman derechos y obligaciones financieras a corto plazo (menos de un año).

Por ejemplo: préstamos, provisiones, créditos a corto plazo, pagos y cobros en caja o en la
cuenta corriente del banco, etc.

Grupo 6 Compras y gastos Bajo este epígrafe se encuentran las cuentas en las que se
reflejan las compras y gastos que son necesarios para llevar a cabo la actividad de la
empresa. Ejemplo: compras de existencias, gastos por arreglos en las instalaciones, gasto
por alquiler de oficina, servicios profesionales, bancarios, etc.

Grupo 7 Ventas e ingresos Bajo este grupo se contabilizan las ventas e ingresos que tiene
la empresa. Ejemplo: los ingresos originados como consecuencia de su actividad comercial,
los ingresos extraordinarios que no tengan nada que ver con la actividad de la empresa,
beneficios financieros o los excesos de las provisiones que realizaron en el pasado.

Grupo 8 Gastos imputados al patrimonio neto En este nuevo grupo se detallan las
cuentas utilizadas para reflejar aquellos hechos que disminuyen el patrimonio neto de la
empresa, es decir, son gastos que afectan directamente al patrimonio de la empresa.
Grupo 9 Ingresos imputados al patrimonio neto Y en este otro nuevo grupo, se
encuentran las cuentas utilizadas para reflejar los incrementos que se pueden producir en
el patrimonio de la empresa.

La información detallada en cada cuenta es utilizada para la construcción de las

denominadas cuentas anuales, esto es matrices en las que se suman y restan los saldos
de las distintas cuentas, para resumir y aportar una imagen de conjunto de la actividad
empresarial.

Balance de Situación, utilizando la información detallada en los grupos 1 hasta el 5

incluidos podremos construir un Balance de Situación, esquema que muestra la situación
de derechos y obligaciones a los que tiene que hacer frente la empresa.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias, en este caso utilizando la información detallada en las

grupos 6 y 7 la cuenta de pérdidas y ganancias nos muestra el resultado económico de la
actividad realizada.

Estado de patrimonio, se trata de un informe que muestra la situación del patrimonio de

la empresa utilizando para ello la información detallada en los grupos 8 y 9.

Hay que destacar que el cuadro de cuentas definido en el Plan de Contabilidad no es un

elemento inmutable e inamovible de hecho existen adaptaciones del mismo en función del
tamaño de la empresa.

Por ejemplo el Plan de Contabilidad en su versión Pymes omite los grupos 8 y 9, a la vez
que en las adaptaciones sectoriales se realizan modificaciones en el cuadro de cuentas
para que se pueda dar cabida a las peculiaridades que tiene el registro contable de algunas
actividades económicas; caso de las constructoras, inmobiliarias, etc.

3.4.3 Clasificación de las cuentas contables

Las cuentas contables se clasifican por niveles (grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas).

Los grupos constan de un dígito (nivel 1), los subgrupos de primer nivel de dos dígitos (nivel
2), los subgrupos de tercer nivel de tres dígitos (nivel 3) siendo a partir de dicho nivel donde
se suelen encuadrar las cuentas, esto es, con más de cuatro dígitos, si bien es muy habitual
la utilización de 8 dígitos para una cuenta en particular, por ejemplo la cuenta de un cliente
o de un proveedor o banco.

El grupo es de nivel 1 (tiene un dígito), porque es el que encabeza y dicta las

características que tienen que tener las cuentas que se encuentren clasificadas dentro de
él.

1. Financiación Básica
2. Inmovilizado
3. Existencias
4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales
5. Cuentas financieras
6. Compras y gastos
 7. Ingresos y ventas
8. Gastos imputados al patrimonio neto
9. Ingresos imputados al patrimonio neto

El subgrupo es de nivel 2 (tiene dos dígitos), es la siguiente categoría después del grupo
y se encuentra dentro de éste adaptado a las características que define el grupo pero
además hace una clasificación más detallada de las cuentas que deben ir en él.

Ejemplo:

1 Financiación básica
10 Capital
11 Reservas
12 Resultados pendientes de aplicación
13 Subvenciones, donaciones y legados
14 Provisiones
15 Deudas a largo plazo especiales
16 Deudas a largo plazo con partes vinculantes
17 Deudas a largo plazo por préstamos recibidos y otros conceptos
18 Pasivos por fianzas y garantías y otros conceptos a largo plazo
19 Situaciones transitorias de financiación

Los subgrupos de segundo nivel son de nivel 3 (tiene tres dígitos) y le siguen
las cuentas de 4 dígitos en adelante.

Ejemplo:

1 Financiación básica
10 Capital
100 Capital social
101 Fondo social
102 Capital
103 Socios por desembolsos no exigidos
1030 Socios por desembolsos no exigidos capital social

Las cuentas pueden llevar más de 4 dígitos en función del número de elementos que se
desee diferenciar, ya que cuando llegas a 1039, habrá qué pasar al 10310, y cuando
llegues al 10399, al103100 y así sucesivamente van aumentando los dígitos.