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LA PLANIFICACIÓN EN LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

“El esfuerzo y el coraje no son suficientes, son

necesario un propósito y una dirección”
John Kennedy

Todo aquel que está a cargo o dirige una empresa debe cumplir cuatro funciones
centrales:
Planificar: que consiste en determinar los objetivos y los medios necesarios
para lograrlos.
Organizar: lo que incluye distribuir las funciones y tareas, delegar autoridad y
fijar responsabilidades
Dirigir: motivar a quienes trabajan con él y generar el interés por su labor.
Controlar: que consiste en evaluar la ejecución de las acciones realizadas
para cumplir lo planificado, a fin de mejorarlas y/o corregirlas.
El papel principal de quien dirige la empresa es alinear el trabajo y los recursos
hacia los objetivos del negocio. Por lo tanto, una parte muy importante de la
dirección consiste en planificar (establecer objetivos) y controlar (comparar los
resultados con los objetivos que se habían establecido).

La importancia de la planificación
Cuando decimos que una empresa debe establecer objetivos, parece que estamos
diciendo algo totalmente obvio ¿acaso no es evidente que una organización tenga
objetivos?
Para comprender la importancia de la planificación, observemos nuestra propia
experiencia. Cuando hemos iniciado un nuevo proyecto personal o profesional,
¿nos fijamos objetivos antes de ponerlos en marcha? Por ejemplo, cuando vamos
a salir de vacaciones realizamos una serie de actividades para concretar la salida
y que ésta sea exitosa. Pero en realidad ¿nos fijamos objetivos respecto a lo que
queríamos de nuestras vacaciones?
Si vemos con detención, nos daremos cuenta de que, en la mayoría de los casos,
somos bastante reacios a fijar objetivos. Generalmente, no nos paramos a pensar
qué queremos conseguir, no fijamos objetivos concretos. Paradójicamente, nos
damos cuenta de que fijar objetivos es algo muy natural y deseable, pero a la hora

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de hacerlo, somos reacios. Parece que basta con haber llegado a la conclusión
de que merece la pena empezar algo y, entonces, lo empezamos sin fijarnos
objetivos.
Esto mismo ocurre en las organizaciones. Al final, la misma persona que es reacia
a fijar objetivos en sus decisiones personales o profesionales también acabará
considerando que, para su empresa, la planificación es, hasta cierto punto,
innecesaria.
De hecho, en muchas empresas la planificación no deja de ser un ejercicio
puramente formal: se establece un plan porque sería “poco profesional” no
hacerlo, pero realmente no se toma muy en serio. Hay un pensamiento implícito
de que el plan no debe tomarse al pie de la letra y que “una cosa es lo que dice el
plan, y otra cosa es lo que realmente hagamos”.
Pero entonces, ¿por qué planificamos? ¿Qué sucede con una organización que no
planifica o que lo hace solo por cumplir?
Cuando no hay planificación, nos comportamos de forma “reactiva”, es decir
vamos tomando decisiones a medida que los problemas o necesidades van
apareciendo. No somos “proactivos”: actuamos únicamente en la medida en que
hay cosas que resolver. En realidad, si no hubiese ningún imprevisto o ningún
problema urgente, seguiríamos haciéndolo todo de acuerdo con nuestras rutinas,
sin cambiar nada. El problema es que, al actuar de esta forma, estamos dejando
que nuestra organización vaya sin rumbo. Estaremos solucionando los problemas
más apremiantes, sin tener claro hacia dónde queremos ir.

Qué es la planificación
La planificación nos proporciona una mirada de futuro respecto de lo que
deseamos alcanzar, dados los recursos disponibles y las experiencias pasadas.
La planificación implica establecer propósitos y objetivos, e identificar las acciones
necesarias para alcanzarlos. Esto necesariamente nos lleva a tomar decisiones,
es decir escoger entre diversos cursos de acción alternativos.
El proceso de planificación suele ser escrito porque así es mucho más fácil
comunicar los planes y discutirlos sin ambigüedades.
Existen varios tipos de planes, desde aquellos que van desde lo general, como la
misión y los objetivos generales, a lo particular, como un plan de compras o de
marketing.

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Entonces, cuando hay planificación los administradores o dueños tienen
presentes sus metas y objetivos al momento de tomar una decisión y actúan de
acuerdo con este plan o lógica, y no siguiendo corazonadas.
Los planes son la guía para que:
La organización obtenga y comprometa los recursos que necesita para
alcanzar sus metas
Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con
los objetivos
El avance hacia los objetivos pueda ser medido y controlado, de manera de
tomar acciones correctivas.

Tipos de planificación
Hay dos horizontes de planificación:
a) Planes a largo plazo (planificación estratégica): tienen una duración variable
(según la empresa) pero lo más normal es que sean de unos 5 años.
b) Planes a corto plazo (planificación táctica): tienen una duración mucho más
breve y se desarrolla a nivel de tareas.

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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

“Si siempre haces lo que siempre has hecho, nunca

llegarás más lejos de donde siempre has llegado”
Juan Bernat

Es el proceso mediante el cual la organización define su visión a largo plazo y las

estrategias para alcanzarla, a partir de un diagnóstico detallado de sus propias
capacidades como empresa y de un análisis del entorno y del medio que la
rodean.
La planificación estratégica da repuesta a tres interrogantes básicas que debe
hacerse toda organización que quiere proyectar su desarrollo:
¿Dónde estamos hoy?
¿Dónde queremos ir?
¿Cómo podemos llegar hasta allí?
Muchas veces pensamos que la Planificación Estratégica es aplicable sólo a
grandes empresas. Sin embargo, la mayoría de las empresas (sobre todo las
pequeñas y medianas) pierden energía al no alcanzar una meta, lo que conduce a
errar su camino. Un plan estratégico es tan necesario y posible para una empresa
pequeña como para una grande. Entre el plan de una pequeña y el de una grande
no hay diferencias de naturaleza, sino de nivel, volumen y complejidad.
En definitiva, consiste en responder a la pregunta ¿Cómo quiero que sea mi
empresa? Lo cual lleva consigo a otras ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cómo?,
atinentes a cualquiera organización.
La Planificación Estratégica debiera ser un proceso continuo que se repite año a
año en la vida de una organización, considerando por supuesto que existen ciertos
aspectos que no sufren alteraciones significativas al pasar de un ciclo a otro (por
ejemplo la visión, la infraestructura de gestión o la cultura de la empresa) y que
por lo tanto reducen el grado de análisis necesario una vez que ya se ha realizado
este mismo proceso.

Visión de la empresa
Toda empresa ha sido creada pensando en lograr su desarrollo y poder ocupar un
cierto lugar dentro del mercado. Corresponde a la forma en que imagina la
empresa su creador. Es difícil encontrar una organización sin una visualización a

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largo plazo en términos de qué quiere ser y a quién quiere servir. Esto es lo que
conocemos como la Visión de la empresa.
A pesar de lo lógico que parece ser prestar atención a la Visión de la empresa, no
es raro, ante el tema, escuchar o percibir sentimientos de que sólo significa una
pérdida de tiempo el hacer un análisis sobre fantasías, quimeras y utopías.
Sin embargo, y aunque en ocasiones no lo racionalicemos o nos demos cuenta,
implícitamente estamos familiarizados o convivimos con el concepto de Visión.
Más de alguna vez hemos escuchado o usado la expresión “esa persona es
visionaria (incluso con algo de admiración)” o nosotros mismos acudimos a
nuestra limitada Visión de lo que queremos ser o cómo nos vemos (o más bien
cómo nos gustaría vernos) cuando a temprana edad debemos optar por una
carrera profesional, o un determinado tipo de oficio a ejercer.
Esta misma Visión está presente en la organización y hacerla explícita, analizarla
y complementarla es más útil que mantenerla oculta. Toda empresa u
organización requiere un Norte que deben seguir todos quienes la integran, sin
importar su nivel, un centro donde gravite la familia empresarial, que es a lo que
contribuye la Visión.

Misión de la empresa
No es raro que se produzca cierta confusión o dificultad para diferenciar los
términos Visión y Misión. La Visión se orienta a reflejar o contestar la pregunta
sobre ¿Qué queremos ser?, mientras que la Misión, se enfoca a reflejar y
responder ¿Cuál es nuestro negocio?
En cierto modo, se puede plantear que la Misión guía y da sentido a lo que la
organización debe hacer (hoy y en un futuro razonablemente cercano), mientras la
Visión muestra dónde llegará o espera estar mañana la organización, fruto de su
actuar.
La Misión es una declaración duradera del propósito de una organización que la
diferencia de otras empresas similares. Es un enunciado breve y claro de las
funciones que desea satisfacer, para quién y de qué forma.

PLANES PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS

- ¿Cuál camino debo tomar?, preguntó Alicia

- ¿A dónde quieres ir?, replicó el Gato
- No lo sé…
- Entonces no importará el camino que tomes…

Lewis Carroll, Alicia en el País de las Maravillas 6

Plan de acción
Cuando se realiza un proceso de planificación surgirán distintas ideas o
alternativas de acciones a emprender. Antes de pasar inmediatamente "de los
dichos a los hechos" es preciso transformar estas acciones parciales y aisladas en
un todo coordinado y coherente.
Para efectos de establecer este ordenamiento, las acciones o alternativas
estratégicas deben expresarse en términos de planes.
Un Plan de Acción (PA) es una presentación resumida de las tareas que deben
realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo específico, utilizando un
monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado.
Constituye una “hoja de ruta” para la implementación de actividades destinadas a
tratar las cuestiones prioritarias que se haya identificado.
Es una herramienta que le permite organizarse, planear, ejecutar, evaluar y
corregir situaciones prioritarias que repercuten en la eficiencia y competitividad de
su empresa.

Componentes del plan

Dentro de un plan, se establecen:
Objetivos: metas concretas que la empresa desea alcanzar (aumentar la
rentabilidad de un 5% a un 15%, aumentar el número de clientes en un 5%,
aumentar el número de contratos en un 10%, etc.).
Acciones: actividades concretas a realizar para que la empresa alcance sus
objetivos.
Recursos: lo que se necesita para llevar a cabo las acciones y de dónde y
cómo se van a obtener.
Responsable: quiénes se harán cargo de las diferentes acciones definidas.
Plazo: el calendario de ejecución de las actividades.

Al elaborar un plan de acción se deben responder una serie de preguntas que

faciliten su óptima implementación.

¿Qué quiere hacer? Propósito u objetivo

¿Hasta dónde quiere llegar? Meta

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 ¿Cómo lo va a hacer? Actividades y tareas
¿Cuándo y dónde lo va a hacer? Plazos
¿Con qué o quién lo va a hacer? Recursos

Por ejemplo…

OBJETIVO ACCIONES RECURSOS RESPONSABLE PLAZO

Aumentar mi Segmentar los Tiempo Yo 30 de

cartera de clientes actuales octubre
clientes a otros
segmentos Evaluar que servicios Tiempo Yo 30 de
puedo ofrecer a otros octubre
clientes

Dar a conocer mi Tiempo de Yo 30 de

negocio con el Hijo para noviembre
desarrollo de una pagina y
pagina de facebook,
folletos y magnetos $100.000 en
imprenta

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LA IMPORTANCIA DE CONTROLAR
La planificación sin control o seguimiento, no tiene sentido. Para que la
planificación sea efectiva, es decir, nos ayude a alcanzar nuestros objetivos,
debemos evaluar si vamos en el camino correcto y si hemos tomado las
decisiones adecuadas. De lo contrario nos podríamos quedar solo en buenas
intenciones para nuestro negocio.
Controlar significa comparar los resultados que hemos obtenido con los planes
que habíamos hecho y corregir las diferencias. Para que el control funcione
correctamente, hace falta:
Que se hayan definido con claridad los objetivos que se querían alcanzar.
Que se recoja información sobre los hechos o datos reales.

Componentes del control:

Control de actividades: para cada una de las actividades programadas, se
trata de comprobar si se está realizando correctamente y según los plazos
establecidos.
Control de resultados: se trata de comparar los resultados obtenidos con los
planeados.