Módulo 7 - Actividad No. 2.

Elaboración de un Procedimiento

1. Actividad de Aprendizaje (Taller)

CODIGO: GC-PRO-01
PROCEDIMIENTO:
VERSION: 0
REVISADO: Manuel Leon APROBADO: Dirección SGI FECHA: 15-08-2019

1. Objetivo

Realizar todas las compras de bienes y servicios de la EMPRESA S.A.S., con eficacia y eficiencia para garantizar el cumplimiento del de las obligaciones legales y
contractuales de la empresa.

2. Alcance

Desde: La necesidad de un bien y/o servicio por los dueños de proceso previo aprobación del ordenador del gasto.

Hasta: el recibo de lo requerido por parte de los dueños de proceso de los bienes y servicios.

El proceso de compras está sujeto al cumplimiento de los contratos de la empresa S.A.S, de acuerdo con las necesidades y requerimientos de cada proceso.

Inicia con la solicitud de bienes y servicios, continua con el suministro a los usuarios según lo planificado y termina con la evaluación periódica del desempeño de los
proveedores críticos.

Las especificaciones para la compra de bienes y contratación de servicios deberán tener la información mínima requerida y el detalle suficiente para realizar su ejecución
(contratación y/o compra de bienes).

Todos proveedores deberán estar inscritos para realizar cualquier contrato de servicio.

3. Responsabilidad y Autoridad

Corresponde a todo el personal de la empresa, a los dueños de proceso y ordenadores del gasto. Realizar la evaluación a los proveedores
de bienes y/o servicios bajo las premisas de cumplimiento, calidad de producto y servicio, cumplimiento legal y contractual de los aspectos
en Seguridad y Salud en el trabajo y de satisfacción del producto.

Coordinadora de compras y contratos / Directora Administrativo y Financiero / Dueño del Proceso / Gerente General.

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4. Definiciones

Calidad: Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a las restantes de su especie.

Clausulas: Disposición de un contrato, tratado, testamento o cualquier otro documento similar, público o privado, que expresa alguna condición.

Contratista: Se entiende por contratista la compañía que suministra servicios a una empresa contratante.

Contratante: Se entiende por la empresa contratante de los servicios o suministros que ofrece un contratista.

Contrato: Es un documento íntegro y de validez legal que constituyen los acuerdos entre el cliente externo y la organización.

Contratos Generales: Contratos para realizar el pago de servicios públicos, legalización de caja menor y reembolsos de imprevistos pagados
por las gerencias.

Cotizar: Proceso en el cual se opta por indagar con base en unas especificaciones técnicas, el precio de un producto o servicio.

Evaluación: Calificar el comportamiento de los contratistas en cada cotización y contrato realizado, de acuerdo con los criterios definidos.

Garantía: Documento en que se garantiza este compromiso.

Minuta: Modelo aprobado y revisado por el área jurídica de la organización que sirve para la elaboración de un contrato.

Precio: Cantidad de dinero que permite la adquisición o uso de un bien o servicio.

Pólizas: Contrato entre un asegurado y una compañía de seguros que establecen los derechos y obligaciones de ambos, en relación con el
seguro contratado.

Proveedores: Con quien se contrata servicios y/o se compra bienes en cumplimiento del objeto contractual del contrato de concesión.

Seguimiento: Calificación realizada en los procesos de evaluación de cotizaciones, recepción del producto o servicio y en el evento de hacer
efectiva la garantía.

Suministro: Proveer a la concesión de algo que se requiere y que se debe controlar en el inventario.

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Tiempo de ejecución: Tiempo en que se debe realizar el contrato o la prestación del servicio.

5. Descripción de las actividades, de acuerdo a la secuencia de las operaciones

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO(S)
1
Dimensionar las necesidades propias del contrato a fin de cumplir con requerimientos
Responsables de procesos PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
contractuales.

2
Asegurar que las partes interesadas conozcan los aspectos mínimos para iniciar el
Responsables de procesos PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
proceso de compras y contratos.

3
Programar los servicios y/o bienes requeridos por el área y realizar los pedidos de
Responsables de procesos PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
servicios y bienes, de acuerdo con la programación presupuestal.

4
Solicitar a la dirección administrativa, el ITEM e INSUMO a afectar en el presupuesto, Coordinador(a) de compras y
PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
para compra de bienes y servicios. contratos

5 Recibir los requerimientos de bienes y/o servicios. PLATAFORMA O PROGRAMA ERP

FORMATO REQUISICIÓN DE
Gerente, directores, jefes de área,
Se debe adjuntar la requisición firmada por el ordenador del gasto. (para compras COMPRA GC-F-002
Coordinadores.
directas se debe adjuntar cotización firmada por el ordenador del gasto para los REQUISICIÓN DE CONTRATO DE
elementos o servicios específicos, no requiere cuadro comparativo pasar al punto 9). SERVCIOS GC-F-001
6
Se realiza cuadro comparativo para con la preselección de ofertas de acuerdo con los
Coordinadora de compras y contratos CUADRO COMPARATIVO GC-F-003
precios, tiempo de entrega, calidad, marca.

7 Gerencia
Evaluar el cuadro comparativo y seleccionar el proveedor que cumpla con las director(a) Administrativo(a) y
CUADRO COMPARATIVO GC-F-003
especificaciones solicitadas Financiero(a)
Ordenador del Gasto
8 Verificar que el proveedor este creado en el PLATAFORMA O PROGRAMA. En caso de
no estar creado se envía solicitud de información al proveedor para realizar la Coordinador(a) de compras y
PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
inscripción ante ACCENORTE S.A.S., y posterior registro en el PLATAFORMA O contratos
PROGRAMA
9
Solicitar la información para la inscripción de compra de bienes y/o contratación de Coordinador(a) de compras y
PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
servicios. contratos

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10 Coordinador(a) de compras y
Realizar la minuta en borrador para enviar al corredor de seguros, para validar si
contratos MINUTA DE CONTRATO
requiere o no emisión de pólizas.
Corredor de seguros
11
Contratar de servicios y/o compra de bienes específicos que no requieren cuadro Coordinador(a) de compras y
MINUTA DE CONTRATO
comparativo se procede a realizar el contrato con minuta. contratos

12
Registrar la compra de bienes y/o contrato de servicios en el PLATAFORMA O Coordinador(a) de compras y
MINUTA DE CONTRATO
PROGRAMA ERP. contratos

13
Contratar servicios con monto igual o menor a 1'000.000. no requieren minuta, pero si Coordinador(a) de compras y PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
incluyen cláusulas de SARGLAFT y autorización para el manejo de datos personales. contratos MINUTA DE CONTRATO

14
Realizar el pedido en PLATAFORMA O PROGRAMA de Bienes y generar orden de Coordinador(a) de compras y
PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
compra contratos

15
Director(a) administrativo(a) y
Realizar la pre-aprobación del contrato, validando el contenido. PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
financiera

16
A través de PLATAFORMA O PROGRAMA ERP, se deberá aprobar Contrato. Gerente General PLATAFORMA O PROGRAMA ERP

Se remite contrato por medio electrónico, para emisión de pólizas. En el caso de que no Coordinador(a) de compras y
17 esté de acuerdo. IR a Actividad No.9 contratos
MINUTA DE CONTRATO

18
El contratista deberá acercarse a Accenorte para firma de 2 ejemplares del contrato, con Coordinador(a) de compras y
MINUTA DE CONTRATO
las pólizas firmadas y comprobante de pago. contratos y Proveedor.

19 Coordinador(a) de compras y
contratos
Se realiza la verificación de pólizas en vigencia, valor y datos generales. POLIZAS DE CONTRATO
Director(a) administrativo(a) y
financiero(a)

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20
Realizar el cargue SGD del contrato en archivo PDF y entregar al archivo central el Coordinador(a) de compras y
PLATAFORMA O PROGRAMA ERP
contrato con sus soportes físicos. contratos y Proveedor

21
Verificación Indicadores de cumplimiento mensual de tiempo de respuesta en Coordinador(a) de compras y
Indicadores de proceso
contratación de servicios y compra de bienes. contratos

6. Anexos.

ACCIÓN A TOMAR
QUE SE ACTIVIDAD DONDE CRITERIO DE REGISTRO DE LA
COMO SE CONTROLA RESPONSABLE DEL CONTROL
CONTROLA SE CONTROLA ACEPTACIÓN (SI NO CUMPLE CRITERIO DE ACCIÓN TOMADA
ACEPTACIÓN)

De acuerdo a las Que sean claros, Acciones correctivas y Mejora del PLATAFORMA O
Pedido Recepción del pedido Supervisora de compras
especificaciones solicitadas. completos y pedido PROGRAMA ERP
adecuados.
Verificar si el
Inscripción del Consultando la existencia en Realizar proceso de inscripción PLATAFORMA O Supervisora de compras Evaluación y
proveedor está Que exista
contratista el banco de proveedores del Contratista PROGRAMA ERP Selección
inscrito Contratista

Realizar Minuta de Minuta aceptada por PLATAFORMA O

Contrato Validándolo con la cotización parte de Ajustar el contrato. Supervisora de compras
contrato PROGRAMA ERP
Preaprobación y
aprobación
Legalización Contrato
Valores de las pólizas Se devuelven pólizas y volver a
Pólizas por parte del Que cumplan con la EMAIL Director(a) Administrativo(a) y Financiero
(vigencia, cobertura y plazo). emitirlas
Contratista condición del contrato

En la recepción de la Comparando la orden de Devolución de la mercancía y Supervisor de almacén

El bien Que la orden de
compra por el compra Vs. Mercancía Solicitar la corrección al E-Mail
comprado compra sea igual a lo
almacén recibida proveedor. Supervisora de Compras
solicitado.