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Aula 01
Carlos Xavier
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1. PALAVRAS INICIAIS.
Oi!
Hoje estudaremos vários assuntos que eu classifico como os mais importantes assuntos de
arquivologia em concursos públicos.
Como sempre, teremos algumas questões à à à à à à à à à
aprendizagem e, ao final, veremos várias questões das mais diversas bancas!
Abraço e bons estudos!
Prof. Carlos Xavier
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Quanto à natureza dos documentos os arquivos podem ser classificados como especiais ou
especializados
Quanto à natureza
Arquivos
Arquivos especiais
especializados
(baseados no
(baseados no
suporte)
conhecimento)
Arquivos especiais são aqueles relativos a documentos especiais, definidos pelo Dicionário
Brasileiro de Terminol àá à à à à à -textual, em suporte
não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso
depe à à à à à à à
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Essa classificação, na verdade, propõe que os arquivos são especiais em função do tratamento
especial que deve ser dado à sua guarda e conservação em função das características físicas do
suporte.
Assim, você pode ter um arquivo especial de CDs, de DVDs, de fotografias, de microfilmes, de
papiros, etc. O que determina se o arquivo é especial é a natureza do suporte e tratamento
diferenciado em função dela.
Arquivos especializados, também conhecidos como arquivos técnicos, são aqueles constituídos
por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades específicas de uma área do
conhecimento humano. Para classificação como um arquivo especializado, a natureza do suporte
não é determinante.
Assim, você pode ter um arquivo especializado de fichas funcionais de servidores, análises sobre
letras de música, etc.
Como a natureza do suporte não é o que determina um arquivo especializado, você pode ter
diferentes misturas entre arquivos especiais e especializados, por exemplo:
• Um arquivo especializado em análise de música, todos registrados em disquete (especial).
• Um arquivo especializado em análise de músicas, utilizando vários suportes distintos.
Quanto à extensão, os arquivos podem acumular documentos correntes dos mais diferentes
órgãos da organização ou de apenas alguns órgãos operacionais específicos da mesma, resultando,
respectivamente, em um arquivo central/geral ou um arquivo setorial.
Assim, em resumo:
• Arquivo central é aquele que recebe documentos correntes dos diversos órgãos da
instituição e, com isso, passam a centralizar as atividades de arquivos correntes na mesma.
• Arquivo setorial é o arquivo de um órgão operacional qualquer, arquivando documentos
correntes de forma descentralizada.
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Quanto à extensão
da atuação do
arquivo
Arquivo setorial
Arquivo central
(um arquivo
(documentos de
específico para cada
todas as áreas)
área)
Veremos mais detalhes sobre essa classificação quando estudarmos a teoria das 3 idades.
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• Públicos
o Federal
▪ Central
▪ Regional
o Estadual
o Municipal
• Institucionais
o Instituições educacionais
o Igrejas
o Corporações não-lucrativas
o Sociedades, associações
• Comerciais
o Firmas
o Corporações
o Companhias
• Familiais ou pessoais.
Vale lembrar alguns aspectos essenciais da Lei 8.159/1991 que nós já estudamos. Vejamos de
maneira mais resumida do que já estudamos anteriormente:
Os arquivos públicos são todos aqueles cujos documentos sejam produzidos e recebidos por
estruturas da administração pública federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções, sejam administrativas, legislativas ou judiciárias. Além desses,
também são considerados públicos os arquivos de instituições privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos.
- E por que é importante saber quais arquivos são públicos?
- Bem... primeiro, porque isso cai na prova. Segundo, porque todos têm direito de receber as
informações de seu interesse particular e de interesse coletivo ou geral que estejam nos arquivos
públicos, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.
Os arquivos privados, por sua vez, são aqueles cujos documentos são produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas em geral (exceto às da definição de arquivo público).
É preciso que você saiba que os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público
como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Caso um arquivo privado seja identificado como de interesse público e social, seu dono só poderá
vender ou alienar o arquivo com a manutenção de sua unidade documental, ou seja, não será
possível vender cada documento isoladamente. Além disso, o arquivo privado de interesse público
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e social não poderá ser transferido para o exterior. Mesmo que o proprietário resolva vender o
arquivo como um todo, o Poder Público poderá exercer a preferência na compra.
Ainda assim, mesmo que um arquivo privado seja declarado de interesse público e social, o
proprietário ou possuidor poderá autorizar (ou não) o acesso público aos seus documentos.
Por outro lado, se seu arquivo privado for declarado de interesse público e social, você pode
depositá-lo a instituições arquivísticas públicas para a guarda e conservação. Como os arquivos
continuam sendo seu, você pode revogar isso a qualquer momento e pegar os seus documentos
de volta. Pode, ainda, fazer uma doação definitiva para uma instituição arquivística pública, se
preferir.
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Os documentos de arquivo que estão no arquivo corrente podem ser transferidos para o
arquivo intermediário (cuidado com a linguagem, o termo é transferência para o
intermediário), caso haja necessidade, recolhidos ao arquivo permanente (cuidado com a
linguagem, o termo é recolhimento para o permanente) , ou eliminados, caso não sejam
mais necessários.
A esta altura você já entendeu a teoria sobre o que são os arquivos correntes, mas como a
à à à à à à à à à à
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(Lei 8.159/1991)
Arquivo corrente
1. Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
2. Arquivo responsável pelo arquivo corrente
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Vejamos agora um exemplo: imagine que você foi aprovado no concurso público e passou a
integrar uma comissão permanente de licitações. Durante o processo de licitação para
compra de equipamentos eletrônicos, várias empresas submetem suas propostas. Esses
documentos, acumulados para fins funcionais e que precisam ser analisados com cuidado
no dia-a-dia para que suas atividades sejam bem desempenhadas, são considerados
arquivos correntes. É como o dinheiro em conta corrente: está lá para ser utilizado no dia a
dia... se você não for utilizar, você investe em alguma coisa!
Sua consulta é restrita ao produtor ou por quem ele autorizar. Para evitar a proliferação de
depósitos, afirma-se que o arquivo intermediário deve ser subordinado ao permanente
(que estudaremos já já).
Após o seu prazo de guarda no arquivo intermediário, os documentos de arquivo que estão
no arquivo intermediário podem ser recolhidos para o arquivo permanente ou eliminados,
caso não possuam valor de guarda permanente.
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§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8.159/1991)
arquivo intermediário
1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda
destinação.
2. Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado de pré-arquivo.
3. Depósito de arquivos intermediários.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)
São guardados em local de fácil acesso pelo público, normalmente junto a centros culturais,
de informação, Universidades, etc.. Como a consulta é liberada ao público (no caso de
arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta adequadas.
Atenção à à à à à à à -morto à à à à à à
mais considerado na literatura contemporânea!
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Um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente caso, por alguma razão, volte a se
tornar útil no dia a dia da organização por razões funcionais, administrativas, etc.
(Lei 8.159/1991)
arquivo permanente
1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor.
2. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de arquivo histórico.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Seguindo em frente...
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a um arquivo central do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de cinco a 10 anos (sem que isso seja
considerado uma outra idade).
(...)
A do arquivo intermediário (...) permanecerão em um arquivo que já centraliza papeis de vários órgãos, porém
sem misturá-los ou confundi-los, pelo prazo aproximado de 20 anos.
(...)
Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislação vigente no país, estado ou município),
contados a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação.
Esses prazos são apenas para se ter uma noção pois, na prática, em cada órgão, entidade,
empresa, etc., os documentos deverão respeitar prazos distintos, dependendo também de sua
tipologia, função e vigência previstas na tabela de temporalidade estabelecida por cada uma
dessas entidades coletivas (ou mesmo por uma pessoa).
A eliminação, por outro lado, se dará apenas se o documento de arquivo perder todo e qualquer
valor, seja primário, histórico, cultural, etc.
Uma importante regra existe especificamente para a eliminação para os arquivos públicos, sendo
apresentada pela Lei 8.159/1991:
Assim, nenhum documento de arquivo público poderá ser eliminado sem autorização da
instituição arquivística pública correspondente à sua esfera de competência.
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ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
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É fundamental que possamos entender um pouco mais profundamente o valor dos documentos
de arquivo, seja o valor primário ou o secundário.
Como já falamos, o valor primário de um documento refere-se ao seu valor como possibilidade de
apoio às atividades do dia-a-dia organizacional. Está ligado diretamente à utilidade imediata para a
qual os documentos foram criados e, por isso, possuem valor transitório.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística apresenta a seguinte definição para valor
primário:
Valor primário
Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais
Note, que o valor primário é atribuído em função da utilidade para fins administrativos, legais e
àá à à à àD à à à à à à à à à
à à à lhar um pouco mais...
Valor Primário
Valor administrativo Valor Legal Valor fiscal
Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Como já falamos, o valor secundário de um documento refere-se ao seu valor histórico, servindo
como fonte de informações de pesquisa, tendo caráter permanente.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística apresenta a seguinte definição para valor
secundário:
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Valor secundário
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros
usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.
Valor Permanente
Valor probatório Valor Informativo
Valor intrínseco (em razão do seu conteúdo, Valor que um documento possui pelas
circunstâncias de produção, assinaturas ou informações nele contidas,
selos) que permite a um documento de independentemente de seu valor
arquivo servir de prova legal. probatório.
Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Alguns documentos já nascem com valor secundário como, por exemplo, o Contrato Social de uma
empresa. Esses documentos são documentos que passam instantaneamente pelo arquivo corrente
no momento em que são criados, mas não possuem valor primário a não ser por um instante.
Assim, já nascem com valor secundário, servindo para consulta histórica geral, devendo ser
recolhido ao arquivo permanente.
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Importante conhecer, por conta de sua cobrança em concursos, a teoria das quatro idades de
Lodolini, para quem o arquivo teria 4 idades, e não 3 (e com prazos relativamente rígidos para as
três idades iniciais):
• 1ª idade: arquivos correntes, formados por acervos de zero a cinco anos que estejam sob
guarda de quem os produziu e sob a vigilância da administração arquivística;
• 2ª idade: arquivos de depósito, formados por acervos que possuam de 5 a 15-20 anos;
• 3ª idade: à à - , de 20 a 40-50 anos da elaboração do documento;
• 4ª idade: à à à à à à à à à
administração arquivística. Nesse caso específico, apenas os documentos de arquivo com
mais de 50 anos estão incluídos.
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áà à à à à à à à à à à à à à à
sentido? Faz sim! Trata-se da possibilidade de uso, considerando o fundo do qual é
proveniente. Em outras palavras, é blá-blá-blá para dizer que um documento pode ser
corrente por seu uso ser muito provável no contexto do fundo do qual provém.
GABARITO: Certo.
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4. PROTOCOLO
Protocolo é um serviço/setor da organização que exerce as atividades de recebimento, registro,
autuação, classificação, movimentação (expedição e distribuição) e controle da tramitação, sendo
atividade típica do arquivo corrente.
O mesmo termo (protocolo) também se refere ao número do registro que é dado ao documento
(pela atividade de protocolo) ou até ao livro de registro desses documentos.
Daqui em diante, vamos nos concentrar nas atividades centrais desempenhadas pelo setor de
à à à à à à :
Registro e
Recebimento
autuação
Movimentação
Classificação (expedição e
distribuição)
Controle da
tramitação
A organização desse fluxo de atividades pode variar um pouco dependendo do autor consultado.
Há quem agregue ou desagregue essas atividades, mas compreendê-las do jeito que está aqui é o
melhor que você pode fazer para efeitos de prova (mas lembrando que pode haver pequenas
variações, então se apegue à essência do conteúdo, mas não aos detalhes).
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Ostensivo
(analisa e
movimenta)
Oficial
Sigiloso
Recebimento (envia para
Particular destinatário)
(envia para
destinatário)
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Em essência, a recepção recebe o documento e verifica se pode abrir ou não. Se abrir, verifica o
que está contido ali (inclusive a presença de anexos) para posterior registro.
A autuação, por sua vez, é o processo pelo qual um documento avulso se transforma em um
processo, sendo fundamental quando os documentos requerem análises, informações, despachos,
pareceres ou decisões.
Quando documentos não digitais são transformados em processo (como no recebimento de uma
correspondência oficial, por exemplo), apenas o setor de protocolo do órgão poderá proceder com
a autuação. Quanto aos documentos natodigitais (ou seja, que já nasceram digitais), a autuação
pode ser feita por qualquer usuário do sistema informatizado, desde que autorizado para tal pela
unidade de protocolo.
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Dado que é impossível arquivar tudo pela vida inteira, é preciso que a gestão de arquivos realize a
avaliação para estabelecer qual o prazo de guarda de cada documento em cada uma das fases do
ciclo de vida (corrente, intermediário e permanente).
Assim, a avaliação consegue reduzir o volume de documentos na organização aos que são
realmente necessários, reduzir gastos de armazenagem, facilitar que se localize os documentos no
arquivo e contribuir para que os documentos permanentes sejam adequadamente preservados.
Além disso, a avaliação busca estabelecer qual a destinação de cada tipo de documento a partir de
um plano de classificação e uma tabela de temporalidade a ele associado.
Todas essas atividades e contribuições da avaliação de documentos é feita por uma Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por equipes técnicas
multidisciplinares incluindo arquivistas, servidores das unidades envolvidas, historiador,
profissional jurídico, profissional do campo de conhecimento relacionado com os documentos,
entre outros.
Para não passar nada em branco, vamos ver o que o Decreto 4.073/1991 estabelece sobre as
CPADs:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados
pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades
geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e
destinação expedida pelo CONARQ.
§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o
serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das
entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou
entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e
destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
A essa altura você já notou que existe uma tabela-padrão para as atividades-meio da
administração pública (voltaremos a falar dela nas próximas páginas). É fundamental que saiba
também que é preciso criar tabelas de temporalidade para as atividades-fim, e que cada
organização deve organizar a sua em função de suas próprias atividades.
Para efeitos de estudo para concurso, o melhor é separar o estudo dos principais pontos ligados à
avaliação em subtópicos, conforme faremos a partir de agora.
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O plano de classificação geralmente apresenta códigos específicos para facilitar ainda mais a
recuperação de informações. Os códigos, vale informar, que são geralmente formados por meio de
letras e números para estabelecer uma convenção sobre os elementos do plano de classificação.
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Note que todas essas classificações se dão com base em agrupamentos, que são feitos com base
em:
• Classe
• Subclasse
• Grupo
• Subgrupo
No caso específico que investigamos, o código 021.2. (exames de seleção) é um subgrupo ligado
ao grupo Recrutamento e seleção (código 021), que é ligado à subclasse à à digo 020),
que é ligado à classe à à à à à à à à à
classes e subclasses abaixo:
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A tabela de temporalidade é um importante instrumento por definir prazos de guarda (em anos) e
destinação final de documentos (recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, criando
um plano de destinação).
Os prazos de guarda serão estabelecidos ao considerarem-se a frequência de uso, as normas,
eventuais outras fontes de informações e prazos prescricionais sendo, em essência,
correlacionados com as ideias da teoria das três idades para os documentos: corrente,
intermediário.
A destinação também apontará o recolhimento (para o arquivo permanente) ou a eliminação
(destruição dos documentos), o que também está totalmente conectado com a teoria das três
idades.
Vamos voltar ao nosso exemplo prático?
Na Tabela de Temporalidade para área meio do Poder Público, aprovada pela Resolução 14/2001
do Conarq, verifica-se:
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Observe esse exemplo com cuidado, pois sua prova pode cobrar onde ficam cada um dos
elementos! Entenda melhor o exemplo:
Os documentos em geral referentes a provas e títulos, por exemplo, devem ficar no arquivo
corrente por 6 anos e, logo após, devem ser eliminados.
Os documentos relativos à constituição de bancas examinadoras, por sua vez, devem permanecer
no arquivo corrente por 6 anos, serem transferidos para o arquivo intermediário (onde passarão
mais 5 anos) e serem finalmente recolhidos ao arquivo permanente, onde ficarão em definitivo.
Faça um intervalo, tome um café, e faça uma leitura completa do documento chamado
C àT à àD à à à àá àR à àá -
M à àá àP à àno link abaixo:
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
Serve tanto para aprender mais sobre arquivologia quanto para ter um contato com os códigos de
classificação e tabela de temporalidade do poder público para a área meio.
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A eliminação de documentos arquivísticos deve seguir alguns procedimentos, no que diz respeito
aos documentos de arquivo do Poder Público (nos termos dos normativos do Conarq, em especial
da Resolução 40/2014).
Um roteiro básico para a eliminação envolve, com base na Resolução CONARQ 40/2014 (com
adaptações:
1. Avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade;
2. Registro de documentos a serem eliminados por meio da elaboração de Listagem
de Eliminação de Documentos;
3. Aprovação da Listagem anterior pela CPAD e autoridades competentes;
4. Submissão da Listagem de Eliminação de Documentos à instituição arquivística
pública, na sua respectiva esfera de competência, para autorização da eliminação.
O encaminhamento deve ser feito em duas vias assinadas e rubricadas;
5. Autorização pela instituição arquivística pública, na respectiva esfera de
competência;
6. Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico
oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro
veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados
os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos;
7. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página
do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos foi publicado;
8. Eliminar os documentos. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de
caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica,
pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a
descaracterização dos documentos não possa ser revertida. É fundamental evitar a
incineração, por conta da poluição que esta causa ao ambiente. A eliminação dos
documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável
designado para acompanhar o procedimento. A escolha do procedimento a ser
adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas
legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade;
9. Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de
Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em
periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no
próprio portal ou sítio eletrônico;
10. Encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para
ciência de que a eliminação foi efetivada.
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Se a questão estiver tratando de microfilmagem, aceite a incineração para eliminação dos originais
como resposta correta!
Para que você conheça a norma exatamente como foi feita, assim como alguns modelos para cada
um desses pontos, recomendo que leiam a norma completa no QRCode abaixo:
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Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos
eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
(...)
Documento filmográfico
Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem som, como
filmes e fitas videomagnéticas. Também chamado de documento cinematográfico.
(...)
Documento iconográfico
Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou
fotografadas, como fotografias e gravuras.
(...)
Documento micrográfico
Gênero documental integrado por documentos em microforma, como cartões-janela, microfilmes e tab-jacks.
(...)
Documento textual
Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de
reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios.
áàN àB à àD àá à NOBRáDE à à à à à à
como:
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação
da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório.
A mesma norma estabelece que os tipos documentais são desdobramentos das espécies, da
seguinte forma:
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas-régias,
cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras.
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Segundo a Resolução CONARQ 1/1995 os órgãos públicos deverão classificar seus arquivos
correntes com base em métodos de classificação que considerem a natureza dos assuntos dos
documentos resultantes de suas atividades e funções.
Em outras palavras, independentemente do uso de outras classificações, a classificação quanto à
natureza do assunto é obrigatória para os órgãos públicos.
Quanto à natureza do assunto um documento pode ser:
• Sigiloso: é o documento que deve ter acesso restrito e, por isso, requer medidas especiais
em sua custódia, divulgação e acesso.
• Ostensivo ou ordinário: é o documento que não possui sigilo e, por isso, em sua tramitação,
a regra é o acesso livre.
Notou que apenas alguns casos é que possibilitam a classificação como sigilosas?
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Apesar da existência desses prazos, a lei faculta à Administração o estabelecimento de sigilos até
determinado evento, desde que o evento seja antes do prazo.
Imagine que algumas informações sobre possíveis atentados terroristas tenham sido classificadas
em 2015, considerando-se fundamental seu sigilo até as olimpíadas de 2016. Uma ressalva pode
ser posta para que, antes de findar o prazo da classificação (seja ultrassecreta, secreta ou
reservada), as informações podem se tornar de acesso público, desde que transcorridas
normalmente as olimpíadas, sem nenhum atentado.
Há ainda um caso específico: o de informações que puderem colocar em risco aa segurança do
Presidente da República, do Vice-Presidente e de seus cônjuges e filhos. Nesse caso, as
informações serão classificadas como reservadas até o fim do mandato (atual ou próximo, em caso
de reeleição)
- talvez você esteja se perguntando: e qual o critério para classificar em reservada, secreta ou
ultrassecreta?
A regra é que deverá ser observado o critério menos restritivo possível (já que a regra da
administração pública é a transparência), considerando-se (Lei 12.527/2012, Art. 24, § 5o ):
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
A Lei 12.527/2012 estabelece que o tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma
transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como
às liberdades e garantias individuais.
Tais informações terão acesso restrito, independentemente de receberem classificação de sigilo
em função dos critérios estabelecidos em lei, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da
sua data de produção. Neste caso, apenas a própria pessoa e os agentes públicos legalmente
autorizados (podendo, tal servidor, ser responsabilizado no caso de utilização indevida) poderão
ter acesso às informações, a não ser que a divulgação seja autorizada por lei ou pela própria
pessoa a que se referem.
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Existem algumas exceções, casos nos quais o consentimento previsto não será exigido. Essas
situações excepcionais incluem as situações nas quais as informações forem necessárias:
• Para prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz,
e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico;
• Para a realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou
geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se
referirem;
• Para o cumprimento de ordem judicial;
• Para a defesa de direitos humanos;
• Para a proteção do interesse público e geral preponderante;
Por fim, aponta o legislador que (Lei 12.527/2012, Art. 31, § 4o )::
§ 4o A restrição de acesso à informação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não
poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que
o titular das informações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de
fatos históricos de maior relevância.
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Schellenberg (2006, p.84-94) apresenta três elementos principais a serem considerados nos
sistemas de classificação de documentos públicos, a saber: as ações a que os documentos se
referem, a estrutura do órgão que produz o documento e os assuntos do documento.
Com base nisso, o referido autor aponta a classificação dos documentos públicos em três critérios:
• Funcional: classificação de acordo com a função/atividades desempenhadas;
• Organizacional: classificação de acordo com a estrutura da organização que criou o
documento (utilizado primordialmente por meio da descentralização do arquivo);
• Por assunto: classificação de acordo com o assunto do documento (sendo este último tipo a
exceção). Incluem-se aqui as pastas de referências de referência e informações (que são
muito numerosas na administração pública dos dias de hoje).
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Abraço!
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ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
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Valor Primário
Valor administrativo Valor Legal Valor fiscal
Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
O valor secundário de um documento refere-se ao seu valor histórico, servindo como fonte de
informações de pesquisa, tendo caráter permanente.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística apresenta a seguinte definição para valor
secundário:
Valor secundário
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros
usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.
Valor Permanente
Valor probatório Valor Informativo
Valor intrínseco (em razão do seu conteúdo, Valor que um documento possui pelas
circunstâncias de produção, assinaturas ou informações nele contidas,
selos) que permite a um documento de independentemente de seu valor
arquivo servir de prova legal. probatório.
Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
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Protocolo
Protocolo é um serviço/setor da organização que exerce as atividades de recebimento, registro,
autuação, classificação, movimentação (expedição e distribuição) e controle da tramitação, sendo
atividade típica do arquivo corrente.
O mesmo termo (protocolo) também se refere ao número do registro que é dado ao documento
(pela atividade de protocolo) ou até ao livro de registro desses documentos.
Rotinas de protocolo:
• Recebimento: O recebimento é a atividade que consiste em recepcionar os documentos e
separá-los em dois tipos: oficial (ostensivo e sigiloso) e particular.
• Registro e autuação: O registro é a formalização do recebimento de um documento
arquivístico nos formulários e sistemas utilizados para isso, incluindo a aposição do número
do identificação (útil para posterior controle) e identificação dos metadados (dados sobre
os documentos que ajudam na sua identificação e organização). A autuação, por sua vez, é
o processo pelo qual um documento avulso se transforma em um processo, sendo
fundamental quando os documentos requerem análises, informações, despachos,
pareceres ou decisões.
• Classificação: a classificação do documento é consequência de sua análise e identificação
do conteúdo, que devem ser comparados às categorias presentes no plano de classificação
previamente elaborado, para saber em qual classe o documento analisado se inclui.
• Movimentação: expedição (externa) e distribuição (interna).
• Controle da tramitação: permite, através de registros eletrônicos ou não, saber exatamente
onde está o documento na organização, além de possibilitar o acompanhamento das datas
de movimentação em cada setor, identificação da pessoa que fez a movimentação, o
horário e a data de envio e recebimento, etc.
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Eliminação de documentos
A eliminação de documentos arquivísticos deve seguir alguns procedimentos, no que diz respeito
aos documentos de arquivo do Poder Público (nos termos dos normativos do Conarq, em especial
da Resolução 40/2014).
Um roteiro básico para a eliminação envolve (Resolução CONARQ 40/2014).:
1. Avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade;
2. Registro de documentos a serem eliminados por meio da elaboração de Listagem de
Eliminação de Documentos;
3. Aprovação da Listagem anterior pela CPAD e autoridades competentes;
4. Submissão da Listagem de Eliminação de Documentos à instituição arquivística pública, na
sua respectiva esfera de competência, para autorização da eliminação. O encaminhamento
deve ser feito em duas vias assinadas e rubricadas;
5. Autorização pela instituição arquivística pública, na respectiva esfera de competência;
6. Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial,
sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de
divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos
relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos;
7. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do
periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos foi publicado;
8. Eliminar os documentos. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter
público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização,
desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos
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==11f6b4==
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8. QUESTÕES COMENTADAS
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GABARITO: C.
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Comentário:
O arquivo corrente caracteriza-se pelo valor primário e grande uso, devendo estar próximos ao
seus acumuladores.
áà à à à à à à à à à à à à à à à
Faz sim! Trata-se da possibilidade de uso, considerando o fundo do qual é proveniente. Em outras
palavras, é blá-blá-blá para dizer que um documento pode ser corrente por seu uso ser muito
provável no contexto do fundo do qual provém.
GABARITO: Certo.
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A afirmativa está correta para os arquivos intermediários, também conhecidos como de segunda
idade, limbo ou purgatório. As destinações a partir dele são, normalmente, o arquivo permanente
ou a eliminação.
GABARITO: E.
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A unidade arquivística ligada aos arquivos que possuem valor primário mas que já não possuem
muito uso é a de arquivo intermediário.
GABARITO: C.
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c) O valor primário dos documentos dos arquivos intermediários vai diminuindo com o tempo até
o completo esgotamento.
d) Os documentos transferidos dos arquivos correntes deverão receber uma nova classificação.
e)Somente os documentos em suporte papel deverão ser transferidos para os arquivos
intermediários.
Comentário:
Vejamos:
a) errado. Nem todos os documentos precisam passar pelo arquivo intermediário, sendo possível
seu recolhimento direto do corrente para o permanente, ou sua eliminação ainda na fase
corrente.
b) errado. Isso simplesmente não existe...
c) está perfeito!
d) errado. A classificação não muda.
e) errado. Documentos em qualquer suporte passam pelas diferentes idades.
GABARITO: C.
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o assunto em uma documentação oficial (teor da mesma) para que se possa saber para quem vai a
distribuição.
GABARITO: Certo.
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55. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Uma das
atividades que podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.
Comentário:
O protocolo possui várias atividades, tais como o recebimento, registro, autuação, classificação,
expedição, distribuição e controle da movimentação. Como o registro realmente é uma das
atividades, a afirmativa está correta.
GABARITO: Certo.
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Comentário:
Perfeita! Os documentos realmente devem ser registrados e distribuídos pelo protocolo!
GABARITO: Certo.
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Você não precisava conhecer o respectivo manual para saber que os documentos são recebidos e
encaminhados para os destinatários por meio do serviço de protocolo bastava conhecer o que é
o serviço de protocolo em sua essência!
GABARITO: B.
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c) expedição.
d) autuação
e) classificação.
Comentário:
E à à à à à à à à à à à à à à à à à
processo.
GABARITO: D.
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b) prazo;
c) número;
d) espécie;
e) data.
Comentário:
No protocolo, é fundamental o registro de um número para o documento ou processo, para
posterior controle da tramitação.
GABARITO: C.
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e) gerais.
Comentário:
Questão bem objetiva: protocolo está no arquivo corrente!
GABARITO: D.
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Comentário:
Apesar das várias possibilidades distintas de critérios de classificação, a regra geral é que, para fins
de organização e recuperação, a classificação se dê com base na função do documento (respeito
aos princípios da proveniência e ordem original).
GABARITO: E.
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9. LISTA DE QUESTÕES
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( ) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social.
( ) O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
é ostensivo.
( ) Os arquivos privados identificados como de interesse público e social são recolhidos aos
arquivos públicos.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) F V F.
b) F V V.
c) V F F.
d) V V F.
e) F F V.
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55. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Uma das
atividades que podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.
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c) marketing.
d) cadastramento.
e) fiscalização.
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e) Tabela de relevância.
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