EL CONTROL INTERNO CONTABLE

Comprende aquella parte del control interno que influye directa o indirectamente
en la con-fiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados
financieros, cuentas anuales o estados contables de síntesis. El sistema de control
interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

EPLIQUE LOS SIGUIENTES CONTROLES INTERNOS CONTABLE Y DE UN

EJEMPLO:
a) CONTROL DE EXISTENCIAS
El control de existencias se da mediante un inventario permanente, con este
ejercicio podemos registrar las entradas y salidas de un producto. Se confecciona
una ficha para cada artículo o referencia. Generalmente, las anotaciones se hacen
con medios informáticos de esta forma podemos saber en todo momento el stock
existente de cada artículo, modelo o referencia. El contenido de la ficha refleja:
datos del artículo (nombre, composición del lote y código), lugar de ubicación,
movimientos y existencias después de cada registro. El objetivo principal es, tener
un conocimiento sobre todas las existencias; entradas, salidas y lugar que ocupa,
para así poder satisfacer todas las necesidades de los clientes, también tener un
control sobre los costes que derivan de tener estas existencias.

EJEMPLO:
Razón Social: Agüita de Coco, S.A. de C. V., con número de NIT 0315-220910-
105-4 y el NRC 160380-3. Los movimientos realizados son los siguientes:

FECHA CONCEPTO UNIDS. VALORES

01-En./11 Inventario Inicial 275 $ 11,825.00
05-En./11 Compra s/CCF # 1 200 $ 45.00
08-En./11 Compra s/CCF # 2 150 $ 46.50
10-En./11 Salida s/Requisición # 01 180
15-En./11 Compra s/CCF # 3 125 $ 47.00
20-En./11 Compra s/CCF # 4 300 $ 48.00
25-En./11 Salida s/Requisición # 02 660
28-En./11 Compra s/CCF # 5 75 $ 49.00
31-En./11 Salida s/Requisición # 03 150

De acuerdo a la información anterior nuestra cédula o tarjeta de Kardex quedaría

de la siguiente manera. En este caso la mecánica para desarrollar el método
consiste en que lo que entra al inventario de primero, es lo primero que vamos a
darle salida de las existencias de inventario.

Nuestro control quedaría de la siguiente manera:

Resumiendo vemos que el valor final de las existencias es de 135 unidades (60
unids a $ 48 y 75 unids.a $ 49), lo que hace un valor final de existencias de $
6,555.00. El costo por las unidades vendidas nos lo da la columna de las salidas y
este según el control nos da un total de $ 45,195.00

b) CONTROL DE EXACTITUD:
Son los que previenen o detectan, en la captura y proceso de información los
errores de población y exactitud. Establece que las operaciones deben registrarse
al valor que realmente se deriva de ellas. En todo intercambio o transacción, existe
una consideración acerca de las cantidades que se están trazando o
traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para su
registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo,
el costo se refiere al valor del activo individual más todos aquellos costos
relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de
control interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros
por el valor que realmente representan. El objetivo de exactitud establece que las
operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. Este
objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean registradas en
forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan
necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el término
aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea
establecida en el momento en que se captura la información fuente o se genere la
transacción.
EJEMPLO:
Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a
verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario
y el pasivo correctamente.

c) CONTROL DE AUTORIZACIÓN:
Deben establecerse límites al inicio, continuación o finalización de una operación
contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Todas las
transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implícita una autorización. Un
sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren
autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la
información, pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de
vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al
inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas
y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben
establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del
sistema como un todo.
EJEMPLO:
Es particularmente útil si te encuentras en una situación con un presupuesto
limitado y estás buscando alternativas para limitar los riesgos que requieran más
capacidad de intelecto que capacidad de compra. Ese grupo probablemente
incluya a la mayoría de la gente, sin importar el tamaño o el éxito de su negocio.
Todos hemos oído historias, ya sea como anécdotas o en las noticias, sobre
empresas que tuvieron problemas porque los atacantes lograron entrar a los
sistemas confidenciales desde una máquina que no debería haber tenido acceso a
la red corporativa (como un portal para proveedores o un equipo de un
departamento no relacionado). Al tomarse algún tiempo para la planificación, es
posible mitigar el riesgo de este tipo de incidentes comunes.
Cada negocio, grande o pequeño, tiene áreas o archivos que no deberían estar al
alcance de cualquiera. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede haber
varios departamentos con recursos que son particularmente confidenciales y no
deben ser accesibles a cualquier persona fuera de dicho departamento,
incluyendo las áreas de recursos humanos, nómina, contabilidad, desarrollo
comercial, o TI, por ejemplo. También puede haber casos en los que necesitas
que terceros (como proveedores o clientes) tengan acceso a algunos de tus
recursos.

d) CONTROL DE CUSTODIA:
Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como
consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan
bienes de cambio, dinero, valores. Se establecen para tratar de controlar el uso o
disposición no autorizada de los activos. Los objetivos de custodia se establecen
para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la
Empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles:
- Controles de custodia física.
- Controles de existencia física

Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o
detectar el uso no autorizado de los activos durante el período en el que se
encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa
la custodia física de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo,
inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.

Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos

tomar en cuenta lo siguiente:

- Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados e
inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en
particular.

- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la

responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había
asignado esta responsabilidad.
EJEMPLOS
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos
controles incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de
fondos fijos, arqueos de facturas, etc. Con respecto a los controles de custodias
debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control
sobre la custodia física no puede tener responsabilidades sobre los controles de
los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable de
manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.

CONDICIONES DEL CONTROL INTERNO

Las condiciones del sistema de control interno contable son todas aquellas
premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad.
Entre estas tenemos:
Competencia del personal
Delimitación de responsabilidades
Establecimiento de niveles de Autorización
Segregación de funciones
Conciencia de Control
Canales de comunicación

PORQUE UN PROFESIONAL CONTABLE DEBE CONOCER EL CONTROL

INTERNO DE UN SISTEMA CONTABLE
El profesional debe poseer competencias, condiciones, habilidades y cualidades
que le permitan realizar sus evaluaciones en condiciones de alta calidad y
diligencia profesional. Para nadie es un secreto las pérdidas sufridas por algunas
empresas nacionales y multinacionales originadas por delitos como: malversación
de activos, maquillaje de balances, autopréstamos, sobornos, quiebras o
insolvencias planeadas, lavado de activos e inclusive financiación del terrorismo.
El verdadero alcance de la evaluación del sistema de control interno que debe
realizar el Revisor Fiscal, generan cuestionamientos sobre la profundidad que
debe tener en la revisión y aplicación de sus pruebas. Los procedimientos que se
están aplicando dan satisfacción de auditoría frente a la situación real del sistema
de control interno en la empresa. De la misma forma se plantean inquietudes
sobre lo establecido en el numeral 3 del artículo 209 del código de comercio,
donde se indica que el Revisor Fiscal deberá expresar en su informe si existen en
la empresa las “adecuadas medidas de control”. Hay que considerar entonces que
en la misma norma no se precisa qué medidas son las relevantes o importantes y
no considera hasta donde deberán ser parte de la evaluación del profesional. Otro
aspecto importante relacionado con el desempeño del Revisor Fiscal y que se vive
permanentemente en el desarrollo del trabajo es la gran cantidad de empresas o
clientes que debe atender una misma firma de auditoría, situación que limita o
reduce el tiempo de su permanencia en las empresas así como la extensión o
alcance de la evaluación del sistema de control interno, considerando que dicha
evaluación es base para la realización de su trabajo.