RUNNING STORYTELLING CONTESTS    Do you remember in grade school having to write or tell “What I did this summer?”  Thinking back it may  seem silly.  In reality, it was simple storytelling.

  The technique our teachers used of asking people to share  an experience remains just as powerful even though we’re older.    You would be surprised how excited adults can get over sharing stories.  An effective technique for eliciting  stories from the people in your organization or from your customers is to run a story contest with winners  and prizes.     Running a storytelling contest is relatively easy to do, though it will take time and resources.  The steps  below will walk you through how to set up and carry out a story contest.    1. Define the purpose of your contest.   What kind of information do you hope to elicit?  Do you want  individual stories, stories about the workplace, or about excellent customer service, etc?    2. Develop a question that will excite the imagination of your target audience.  Some examples,    What do I like best about working here?  How has our product or service improved the quality of daily life?  Describe what the future looks like if we succeed?    3. Give thought to how you would plan to use the stories.  Figure out whether the stories will appear in  your magazine, your intranet site, your internet site, your management meeting, etc.  This will guide  how you develop the rules and timeline.    4. Establish a budget.  Remember to include the cost of prizes, translations, marketing, and time required.    5. Determine in how many languages you’ll run the contest.  For multinational organizations or those with  a diverse workforce, you may want to do the contest in more than one language.    6. Establish a timeline.  How long will your contest run?  Be sure to build in time to handle translations,  market the contest, review the entries, and select a winner.  Work backwards from your deadline.      7. Build out a project plan.  With your timeline in place, develop a project plan specifying what you need  to accomplish and by when.    8. Determine the prize(s) you’ll use to incentivize people to participate.  Make sure that they are  appropriate for your organization, audience, and budget.  Consider tax implications for the winners;  consult your finance department.    9. Draw up the rules.  Work with your legal department to establish the rules including those governing  the prizes.  Do you have rights to publish the works in perpetuity?  Only for internal use?  For internal 
©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

and external use?  Figure out how you will judge entries in advance – you’ll need to communicate this  to participants.     10. Develop the marketing plan.  Determine how extensive a plan you’ll need given your audience.  Keep in  mind that you’ll need periodic reminders.  Incorporate these reminders into your marketing plan.    11. Launch the contest.      12. Monitor the contest.  Check periodically for submissions.  Are you getting the numbers anticipated?   You may need to increase your marketing effort.    13. Select a winner.  Once you’ve chosen your winners and any runner ups, figure out how you will notify  them.  We recommend that you notify them directly in advance before the formal announcement of  the winners is made.    14. Announce the winners.  Use the winning entries in your communications, as planned.   

©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

  Here is Case Study from Sodexho to give you some ideas on how we executed one of our Story Contests:      One of the most gratifying aspects of my work with organizations is helping them to find their magic. It’s  amazing to see how the pervasive grind of employee’s day to day roles and responsibilities erodes people’s  appreciation of what makes their organization special. The simple act of making time for people to share  their organizational stories and encouraging them to listen actively yields tremendous results in people’s  level of engagement and excitement. As the stories unfold a tapestry of key stories emerges. These stories  define the company’s strengths and become central beacons of purpose and volition for people. There are  additional benefits of informal learning. As the stories spread through the organization they produce new  networks of learning and information exchange that might otherwise remain dormant or never discovered.    A good way of jumpstarting the process is to have employees bring customer stories inside. Starbucks  Coffee begins almost every internal meeting with a customer story ‐ so simple, yet so powerful. Once a  climate of story sharing exists, and people are listening actively to one another it becomes more possible to  negotiate differences and leverage the diversity of perspective, talents, and organizational strengths for  future success. Below is a case study discussing how Sodexho USA has begun to introduce stories into their  management practices.      SODEXHO & STORIES     The following section was written by Angelo Ioffreda, Vice‐President of Internal Communications at Sodexho  USA.      Background:    Sodexho is the leading provider of food and facilities management in the United States and offers  innovative outsourcing solutions in food service, housekeeping, grounds keeping, plant operations and  maintenance, asset management, and laundry services to more than 6,000 corporations, health care, long  term care and retirement centers, schools, college campuses, military and remote sites in North America.     Sodexho is integrating storytelling into its workplace with several objectives in mind: 1.) to obtain feedback  from employees, insight into the company’s culture, and to help hone our brand and employee value  proposition, and 2.) to share the positive experiences of working at Sodexho in order to raise morale and  company pride.     As part of our management and communication strategies of stories, Sodexho launched an essay contest in  July 2004. We sent out a flyer in English and Spanish that was e‐mailed to all of our managers. The topic of  the essay contest was, “What I Like Most About My Job.” Stories were accepted in English, Spanish, and  French and we profiled the winners in the company magazine, Solutions.          
©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

Sodexho’s “Tell Us Your Story” Contest
We’re pleased to announce Sodexho’s “Tell Us Your Story” contest open to all Sodexho employees in the United States and Canada.
To Enter:
Employees should submit a story of no more than 250 words by 5:00 PM Eastern time on August 16th on the topic of: “What I like best about my job at Sodexho.” Stories will be accepted in English, Spanish and French. Entrants should include their: • Name • Position • Unit name • Business line or department • Address • Phone number • e-mail address

HAT ST W BE LIKE I
JOB T MY HO U ABO SODEX AT ere) me H Na
By Story r (You

tribu e dis s Plea
e-mail:

te to

ea our t y

ms!

SodexhoEssayContest@sodexhousa.com fax: 1.301.987.4438

mail:
Sodexho’s “Tell Us Your Story” Contest c/o Corporate Communications 9801 Washingtonian Blvd., Suite 1218 Gaithersburg, MD 20878 If you have any questions about this contest, please call: 1.301.987.4320
By submitting a story, you grant that what you send will be deemed non-confidential and you grant Sodexho the right to use, copy, modify, edit, publish, transmit and display your submission via any media, and that Sodexho will be free to use your name and other identifying information, unless you specifically request in writing that we not do so.

Selecting the Winners
Five great stories will be selected on the basis of how well they express the essence and individual experience of working for Sodexho. Each winner will receive a $100 American Express gift certificate. Winning stories will be posted on SodexhoNet. We will announce the winners on September 3rd.

Submitting your story:
Stories can be sent in via one of the following methods by 5:00 PM on August 16th.

El concurso de Sodexho: “Cuéntanos tu historia”
Con gran orgullo, les presentamos el concurso “Cuéntanos tu historia.” Todos los empleados de Sodexho del Canadá y los Estados Unidos pueden participar. Para Participar:
Empleados deben de someter una historia de menos de 250 palabras y entregarla antes de las 5:00 de la tarde, hora del este, del 16 de agosto. El tema del concurso es: “Lo que más me gusta de mi trabajo con Sodexho.” Vamos a aceptar historias en inglés, español y francés. Los participantes deben incluir la siguiente información: • Nombre. • Puesto. • Nombre de su unidad. • Línea de negocio o departamento en el que trabaja. • Dirección. • Número de teléfono. • Dirección electrónica o de e-mail.

ás ue mta Lo q gus me
abajo mi tr exho de Sod (su nombre) con
por scrita ria e Histo

a uncio te an s uya e jo! istrib de traba rd os favo ¡Por los equip s todo

Envíela a la dirección electrónica:
SodexhoEssayContest@sodexhousa.com fax: 1.301.987.4438

Proceso de selección de ganadores
Vamos a elegir cinco fabulosas historias, las que mejor expresen la esencia de la experiencia de cada individuo en su trabajo con Sodexho. Cada ganador, o ganadora, recibirá $100 dólares americanos en un certificado para regalo Express. Las historias ganadoras se podrán leer en el sitio SodexhoNet. Anunciaremos los nombres de los ganadores el 3 de septiembre.

Correo:

Si decide enviar su historia por correo, envíela a la siguiente dirección:

Sodexho’s “Tell Us Your Story” Contest c/o Corporate Communications 9801 Washingtonian Blvd., Suite 1218 Gaithersburg, MD 20878 Si tiene alguna pregunta en cuanto al concurso, por favor llámenos al: 1-301-987-4320
Sometiendo una historia, usted concede qué elenvía será juzgado no-confidencial yconcede a Sodexho la derecha de utilizar, copiar, modificar, corregir, publicar, transmitir y exhibir su sumisión vía cualquier medio, y que Sodexho estará libre deutilizar su nombre y la otra información que identifica, a menos que usted solicite específicamente en la escritura queno tenemos el derecho.

Para someter su historia:
Puede usar cualquiera de los siguientes métodos para someter su historia antes de las 5:00 de la tarde del 16 de agosto.

Criteria:    Sodexho selected the top stories on the basis of how well they expressed the essence and individual  experience of working for Sodexho. We received 74 essays. From these, we selected five winners, each of  whom received a $100 gift certificate. Four of these winners were profiled in the winter (January 2005)  issue of the company magazine. There were also five honorable mention winners, each of whom received a  $50 gift certificate. The top ten essays were sent as an e‐mail with a cover note to all the managers, and all  the essays were posted on the company intranet site.      Optimizing Use of the Stories:    The stories were compelling and provided great insight into Sodexho.  Our goal was to give these stories  broad exposure and to optimize their use.  The company’s follow‐up included:    • E‐mailing winning stories to all managers.    • Posting all essays on our intranet and communicated this.    • Preparing a summary report of main themes from these stories and sending this to the executive team,  the HR department, and the company’s communicators. Among the findings:    o Our mission and values resonate with employees.    o Employees are proud of our company and some of its specific initiatives     o The opportunity Sodexho provides for employees’ personal and professional improvement is  very important.    o The people make all the difference.  Many stories recounted the understanding, care, and  support of managers, colleagues, peers, especially in difficult situations such as personal or  family illness.      o Employees feel the company cares about them and treats them well.      • Preparing a PowerPoint presentation that was shown at our annual management conference  throughout the meeting highlighting excerpts from various essays.    • Developing an article for our company magazine.      Impact:    We received positive feedback on the essays, and look forward to additional feedback after the stories are  published. According to our recent communications survey 95% percent of our employees reported high  morale and pride in the company and its work. In truth, I think the impact, while important when the 
©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

essays were shared, has been limited. However, we have set the stage for storytelling (and contests to elicit  input) as part of the way we do business.    Here are a few of the comments from corporate folks who read the essays…    “I just finished reading the winning essays. All were inspiring and some were very heartwarming.   I hope  you'll run the contest again as an annual event. Have a good holiday weekend.”   ‐‐ Sodexho manager    “WOW!  Thanks for sharing these remarkable essays.”     ‐‐ HR manager    “That's powerful stuff and beautifully presented!”   ‐‐ Technical writer      Sample Stories from the Essay Contest:    Lisa K. Hart  Sales Coordinator, Campus Services  Altamonte Springs, Florida    Sodexho is a wonderful organization to work for and has helped me throughout a very difficult time in my  life. In January 2003, I was diagnosed with Stage Three cancer. I approached my supervisor at Sodexho in  quite an emotional state, and she was supportive and steady. She helped me deal with my personal crisis in  a professional and kindly way, while at the same time making certain the company did not suffer.      I underwent over a year of extensive treatments, during which I had to take a leave of absence. During my  entire leave Sodexho was there for me – keeping in touch, sending flowers when I was hospitalized, mailing  cards, sending e‐mails, and even preparing nutritional and delicious individual meals and bringing them to  my home! I never had to worry about health insurance or disability benefits, as being a Sodexho employee  enabled me to have what I needed. All of this was a blessing during this difficult time.    As of March of this year, I was declared “cancer‐free,” and able to return to work. Once again, Sodexho was  supportive and worked hard to accommodate a reduced work schedule, changing my job assignment, and  making sure I was able to continue to work while I also continued to heal.    I’m much better now, and, God willing, well on the road to recovery. Without Sodexho’s support, I doubt I  would have gotten this far. I am truly grateful that I work for such an outstanding organization, filled with  people who care about the person, not just the employee.    Jewel Henkes  Cashier, United Airlines Headquarters  Arlington Heights, Illinois    What’s not to like about my position as a cashier with Sodexho at United Airlines headquarters? I  meet and chat with people worldwide and my mind certainly has been expanded by comments 
©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

about my own nation from the point of view of clientele that have experienced life in other countries.  And what would I do without the other Sodexho employees whom I work with? I think we work well  together, having fun at the same time while serving our clientele.    It seems employees like to use me as a way to clear their minds, to let go of the pressure demanded  by their jobs, and most of the employees know me by name. Sometimes clientele are transferred and  when they return here a few years later, we immediately recognize each other and there are hugs all  around. I can’t even find the words to describe these reunions, but this is one of the reasons my job  with Sodexho is so memorable. I have been employed with Sodexho for more than seven years and I  have had so much fun I would not trade this for anything else. I will be 77 years old on September 13  and employment here has made my later life rewarding.    I would like to work with Sodexho a few more years because I enjoy the work, and I would like to visit  other countries like Australia, Japan, and Russia.  Two years ago, I flew to Germany and learned  quite a bit.    Ramona Moton  Catering, Youngstown University  Youngstown, Ohio    My name is Ramona Moton. I am a recovering alcoholic/addict, grandmother and mother, and a  born again Christian. When I came to Youngstown University (a Sodexho account) I was still living in  the halfway house. I thought finding a job would be impossible. I learned soon enough, all things are  possible. I was hired in working utility, which consisted of mopping floors and emptying trash, which  wasn’t enough for me. Because of my hard work, determination, and pride, my work ethic did not go  unnoticed. I soon was promoted with a raise. With excellent training, I learned to do every job in  their food court. I now work catering, which for me was one of the most challenging positions I’ve  experienced.    Sodexho has given me a new way of life. It has taught me that if you work hard that there’s nothing  you can’t accomplish. I now am considering taking some classes, after 25 years of being out of  school. Everyone here gives 110% of themselves no matter how long or tedious their jobs. I’ve never  met so many hard‐working team playing professionals. I’ve learned that for things to run smooth,  you have to have fair but tough administrators. They expect the best because that’s what they give.    I would like to thank the staff, administration, supervisors, cooks, and fellow employees for making  what could be a hard job easy. I know that things sometimes can get stressful but working with  supportive considerate, family‐like peers, we can do a job and know that it reflects on what Sodexho  stands for: Pride.      Mahmoud M. Na’amneh  Caterer, UC Davis  Davis, California    I still remember my first day of work at Sodexho as if it were yesterday, even though it has been five  years now. The first task assigned to me was to clean the bathroom, a task that I had never done 
©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

before, but one that would change my life forever.  Reluctantly I accepted the task and hastily I  finished it. I could hear the echo of my deep sigh as I flushed down my self‐esteem. I went home and  immediately rushed to the shower to purify my body and soul.     But wait, I did not really give up, as I am not a quitter. I went back to work with determination to  excel and overachieve. I stripped the “culture of shame” that I carried with me when I came to the  U.S. five years ago. I grew up in Jordan where men are not supposed to clean bathrooms or wash  dishes. I felt that I was re‐born and Sodexho was the midwife that orchestrated this birth. Cleaning  the bathroom was a rite of passage to my renewed self and soul.    I continued to work as a dishwasher at Sodexho and a teaching assistant at the anthropology  department at UC Davis. What a nice combination!! Believe me, I created a nice synthesis between  them and I loved both jobs equally. I was then promoted to be a caterer, my current position. I  sometimes serve my students and I always take pride in so doing.    Sodexho is not just a work place. It is indeed a small family that functions as an agent of  socialization. Determination, good ethics, teamwork, and believing in oneself will be the eternal  legacy of Sodexho in my life.       SUMMARY    During a follow‐up interview, Lyn Adame, Director of Communications of Sodexho’s Health Care Division,  had some interesting things to share with me on the emerging role of stories in Sodexho’s culture. She  recounted how her quarterly magazine, Team Connections, has became a place to collect success stories,  and share best practices. However, given the communication challenge of reaching so many employees and  the infrequent nature of the publication, she realized it wasn’t enough. So she began an initiative called,  “Sodexho Smile.” In support of the Health Care Division’s new branding efforts to put clients needs first and  at the heart of everyone’s work, this initiative encourages people to share their stories “making a  difference,” and “point of pride stories,” informally, up and down the organizations, and all of the time.  Employees look forward to sharing on a daily basis their stories about how they have made a difference.  For example, there was a story of a long‐term, child patient who at the last minute decides he wants to  attend a Halloween party and dress up as a chef. Despite being swamped with his regular job  responsibilities, this employee stopped what she was doing to come up with the patient’s costume.     Lyn describes it this way; “We want our employees to feel emotional connectivity with the people they  serve. It’s all about having the right emotion at the right time and balancing that with the need to complete  all of the demanding tasks that are part of their core job responsibilities. We are supporting Sodexho’s core  mission by being attuned to the needs of our customers.”      Lyn and Angelo are not alone at Sodexho in believing this practice of daily story sharing, and “emotional  connectivity,” can positively change an organization’s management culture. People’s sense of the  organization’s mission will be vitalized by the ongoing exchange of experiences shared as narratives up,  down, and across the organization. The organization’s vision includes helping its people find new ways of  serving customers and talking about it. The seemingly superficial, extraneous activities that go unheard and  frequently unnoticed throughout the organization start moving through the social fabric and create long  lasting results. The most amazing things about these results are that they are self‐sustaining and self‐
©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

perpetuating by virtue of their decentralized nature and by virtue of the medium through which they are  shared: stories. And as we learned in the last chapter, stories require active listening and when we listen  actively to one another and ourselves we begin connecting on a deeper and more fundamental level. So  emotional connectivity can be naturally inculcated into an organization’s culture by encouraging people to  share their stories and listen actively to each other. Soedexho and many other organizations are pursuing  this strategy and achieving amazing business and interpersonal results.     

Terrence L. Gargiulo, MMHS is an eight times author, international speaker, organizational development consultant and group process facilitator specializing in the use of stories. He holds a Master of Management in Human Services from the Florence Heller School, at Brandeis University, and is a recipient of Inc. Magazine's Marketing Master Award, the 2008 HR Leadership Award from the Asia Pacific HRM Congress, and is a member of Brandeis University’s athletic Hall of Fame. He has appeared on Fox TV, CN8, and on CNN radio among others.
Cell: 415-948-8087, http://www.makingstories.net email: Terrence@MAKINGSTORIES.net, twitter: @makingstories blog: http://makingstories-storymatters.blogspot.com/ Skype:TerrenceGargiulo

   

©2007, Terrence Gargiulo & MAKINGSTORIES.net – terrence@makingstories.net, 415‐948‐8087 

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful