Introducción

La mayoría de las organizaciones no podrían sobrevivir o tener éxito sin datos de calidad sobre sus operaciones internas y entorno externo. Por esto, las organizaciones y sus gerentes necesitan practicar la administración de recursos de datos, una actividad gerencial que aplica tecnologías de sistemas de información como administración de bases de datos, con el fin de satisfacer las necesidades de información de sus usuarios empresariales.

la agrupación de caracteres alfabéticos en el nombre de una persona conforma el campo del nombre. o el tipo de datos que éstos incluyen. o tabla. que recibe el nombre de almacenamiento de archivos. que se compone de un solo símbolo alfabético. Los archivos se clasifican según la aplicación para la cual se utilizan principalmente. Registro: los campos relacionados de datos se agru pan para formar un registro. Un campo se compone de una agrupación de caracteres. Un objeto se compone de valores de datos que describen los atributos de una entidad. . Específicamente. y la agrupación de nú meros en un monto de ventas forma el campo del monto de ventas. un campo de datos representa un atributo (una característica o calidad) de alguna entidad (objeto. como un archivo de nómina o un archivo de inventario. Los archivos también se clasifican por su permanencia. lugar o evento). además de las operaciones que pueden ejecutarse en los datos.Visión Gerencial: Administración de bases de datos Administración de bases de datos: Administración de recursos de datos Conceptos de datos básicos Carácter: el elemento de dato lógico más básico es el carácter. Por ejemplo. Un archivo histórico es un archivo maestro o de transacciones obsoleto que se conserva con el propósito de respaldo o para almacenamiento histórico a largo plazo. Los registros de longitud fija contienen un número fijo de campos de datos de longitud fija. persona. como un archivo de documentos o un archivo de imágenes gráficas. Archivo: un grupo de registros relacionados es un archivo de datos. los registros de longitud variable c ontienen un número variable de campos y longitudes de campo. archivo maestro versus archivo de transacciones. Campo: el siguiente nivel de datos más alto es el campo. Un archiv o de transacciones incluiría registros de todas las transacciones que ocurren durante un período y podría utilizarse periódicamente para actualizar los registros permanentes que se incluyen en un archivo maestro. Base de datos: una base de datos es un conjunto integrado de registros u objetos relacionados en forma lógica. Por tanto. numérico u otro símbolo. un registro representa un conjunto de atributos que describen una entidad. En cambio. por ejemplo. o elemento de datos.

Un paquete de software importante denominado sistema de administración de bases de datos (DBMS ±Database Management System) actúa como interfaz de software entre usuarios y bases de datos.El enfoque de administración de bases de datos El enfoque de administración de bases de datos consolida los registros de datos y objetos en bases de datos que pueden accederse a través de diferentes programas de aplicación. Suministro de una capacidad de consulta / respuesta y de elaboración de informes a través de un paquete DBMS. De esta forma. Database Administrators) y otros especialistas en bases de datos. Desarrollo de bases de datos Los paquetes de administración de bases de datos como Microsoft Access o Lotus Approach permiten que los usuarios finales desarrollen con facilidad las bases de datos que requieren. Sin embargo. la administración de bases de datos comprende el uso de software de administración de bases de datos. Suministro de la información necesaria para la aplicación de c/usuario final utilizando programas de aplicación que comparten los datos en bases de datos comunes. las grandes organizaciones con sistemas cliente / servidor o basados en mainframes generalmente ponen el control del desarrollo de sus bases de datos en el ámbito empresarial en manos de administradores de bases de datos (DBA. Esto les permite a los usuarios acceder fácilmente a los registros en una base de datos. El enfoque de bases de datos comprende tres acti vidades básicas: 1. 3. el mantenimiento y el uso de las bases de datos de una organización y sus usuarios finales. Actualización y mantenimiento de bases de datos comunes para reflejar nuevas transacciones empresariales y otros eventos que requieren cambios con respecto a los registros de una organización. con el fin de controlar la creación. generar informes y recibir respuestas rápidas a sus solicitudes ad hoc de información. la consulta y el mantenimiento de las bases de datos para proporcionar la información que necesitan los usuarios finales y sus organizaciones. de manera que los usuarios finales puedan consultar fácilmente bases de datos. . Usar software de administración de bases de datos Un sistema de administración de bases de datos (DBMS ±Database Management System-) es un conjunto de programas computacionales que controla la creación. 2.

es decir. con el soporte del DBMS. y Bases de datos analíticas (o gerenciales o de información o multidimensionales): almacenan datos e información que se extrae de bases de datos operacionales y externas seleccionadas. Éstas se componen de los datos y la información resumida que más necesitan los gerentes de una organización y otros usuarios finales. el administrador puede realizar cambios a las definiciones de los elementos de datos seleccionados. Este proceso de mantenimiento de bases de datos se logra mediante programas de procesamiento de transacciones y otros paquetes de aplicaciones para usuarios finales. También deben realizarse otros cambios para garantizar la exactitud de los datos en las bases de datos. datos sobre datos. Tipos de bases de datos y Bases de datos o peracionales: almacenan datos detallados que se requieren para respaldar las operaciones de toda la organización. Mantenimiento de bases de datos Las bases de datos de una organización requieren actualizarse continuamente para reflejar las nuevas transacciones comerciales y demás eventos. de inventario y otras bases de datos que contienen datos generados por operaciones empresariales. La característica de lenguaje de consulta permite obtener con facilidad respuestas inmediatas a solicitudes de datos ad hoc. Algunos ejemplos son una base de datos de clientes. . de personal.El diccionario de datos: constituye la herramienta de administración de bases de datos. Los usuarios finales pueden utilizar un DBMS al solicitar información de una base de datos utilizando un lenguaje de consulta o un generador de informes. Consulta de bases de datos La capacidad de consulta de bases de datos es un beneficio im portante de un sistema de administración de bases de datos. Posteriormente. Los diccionarios de datos pueden ser consultados por el administrador de bases de datos para informar sobre el estado de cualquier aspecto de los metadatos de una empresa. También se denominan bases de datos de áreas supeditadas (SADB ± Subject Area Databases). La característica de generador de informes permite especificar con rapidez un formato de informes para la información que usted desea que se presente como tal. bases de datos de transacciones y bases de datos de producción. Un diccionario de datos es un catálogo o directorio computacional que contiene metadatos.

O pueden tener sus propios archivos de datos que se generan a pa rtir del uso de paquetes DBMS o de hojas de cálculo. Los sitios web proporcionan una variedad infinita de páginas hiperenlazadas de documentos multimedia en bases de datos hipermedia para que el usuario pueda accederlas. Por ejemplo. que consiste en que los datos de una bodega de datos se procesan con el fin de identificar factores y tendencias claves en patrones histó ricos de la actividad empresarial. que han sido extraídos de las diversas bases de datos operacionales de una organización. Los datos se encuentran disponibles en la forma de estadísticas sobre actividad y y y . editada. bases de datos hipermedia o de discusión o cualquier otro tipo de base de datos. Ésta es una fuente central de datos que ha sido seleccionada. en intranets o extranets corporativas o en otras redes de la empresa. los usuar ios pueden contar con sus propias copias electrónicas de documentos que bajan de la World Wide Web. de manera que los gerentes y otros profesionales que son usuarios finales puedan utilizarla para una variedad de formas de análisis empresarial. Garantizar que todos los datos en las bases de datos distribuidas de una organización se actualicen constantemente y al mismo tiempo constituyen un desafío imp ortante de la administración de bases de datos distruibuidas.y Bodegas de datos: almacena datos del año en curso y de años anteriores. La reproducción y distribución de bases de datos se realiza con el fin de mejorar el desempeño y la seguridad de la base de datos. es la extracción de datos. Las bases de datos distribuidas pueden ser copias de bases de datos operaciones o analíticas. Estas bases de datos distribuidas pueden residir en servidores de red en la World Wide Web. Bases de datos distribuidas: muchas organizaciones reproducen y distribuyen copias o partes de bases de datos a servidores de red localizados en una variedad de sitios. Bases de datos de usuarios finales: Estas bases de datos se componen de una variedad de archivos de datos desarrollados por usuarios finales en sus estaciones de trabajo. Esto puede utilizarse para ayudar a los gerentes en la toma de decisiones sobre cambios estratégicos en operaciones empresariales para obtener ventajas competitivas en el mercado. que generan con paquetes de procesamiento de palabras o que reciben por correo electrónico. estandarizada e integrada. Un uso importante. Las bodegas de datos pueden subdividirse en plazas de datos. investigación de mercado y respaldo a las decisiones. Bases de datos externas: El acceso a una abundante información en bases de datos externas está disponible en los servicios comerciales en línea mediante el pago de una cuota de ingreso. y también con o sin costo en las muchas fuentes en Internet. especialmente la World Wide Web. que contien en subconjuntos específicos de datos provenientes de la bodega de datos.

2. particularmente documentos. revistas. etc). Manejo de datos: comprende el establecimiento y el cumplimiento de políticas y procedimientos para manejar los datos como un recurso .económica y demográfica de los bancos de datos estadísticos. La administración de bases de datos es una aplicación importante de la tecnología de sistemas de información para la administración de los recursos de datos de una empresa. Sin embargo. desde el punto de vista de la administración de bases de datos. Es decir. Bases de datos hipermedia en la web Debido a que gran parte de la información que pasa a través de Internet es multimedia. Planeación de datos: incluye la responsabilidad por el desarrollo de una arquitectura global de datos para los recursos de datos de la empresa. imágenes gráficas y fotografías. en vez de registros de datos interrelacionados. 3. Un sitio web almacena esta información en una base de datos hipermedia que se compone de una home page y otras páginas hiperenlazadas de m ultimedia o medios combinados (texto. Éstos son: 1. que concuerda con la misión y los planes estratégicos de la empresa y los objetivos y procesos de sus unidades de negocios. el conjunto de páginas multimedia interconectadas en un sitio web constituye una base de datos de páginas hipermedia interrelacionadas. video y sonido. se requieren otros esfuerzos principales de administración de recursos de datos. O se puede visualizar o bajar resúmenes o copias completas de cientos de periódicos. recuperar y manejar otros tipos de datos. con el fin de compensar algunos de los problemas que pueden resultar del uso de un enfoque de administración de bases de datos. boletines o cualquier otro mat erial publicado. con el fin de garantizar el éxito y la supervivencia de sus organizaciones. Consideraciones generales para la administración de recursos de datos Los usuarios finales gerenciales deberían considerar los datos como un recurso importante que deben aprend er a manejar en forma apropiada. La planeación de datos se lleva a acabo por las organizaciones que han realizado un compromiso formal con la planeación a largo plazo para el uso y la administración estratégica de los recursos de datos. y otras publicaciones periódicas de bases de datos bibliográficas y de texto completo. diseño y supervisión del desempeño de las bases de datos y el cumplimiento de estándares para uso y seguridad de la base de datos. las empresas necesitan bases de datos que puedan almacenar. Manejo de bases de datos: incluye responsabilidad por el desarrollo y mantenimiento del diccionario de datos de la organización.

Problemas de inconsistencia de datos si se utiliza un enfoque de base de datos distribuida. . de datos de control superior y de programas DBMS de la organización son mayores. y por la selección de software de diccionario de datos y de administración de bases de datos. Beneficios y limitaciones de la administración de bases de datos Beneficios y y y y y Reduce la duplicación de datos y los integra de manera que puedan ser accedidos por múltiples programas y usuarios. Se requiere más capacidad de hardware. Si una organización depende de bases de datos centralizadas. sin tener que escribir programas computacionales. un diccionario de datos y una función de administrador de bases de datos Limitaciones (se originan por el incremento de su complejida d tecnológica) y y y y y El desarrollo de grandes bases de datos de tipos complejos de datos y la instalación de un DBMS pueden ser difíciles y costosos. se incrementa su vulnerabilidad a errores. El manejo de datos también puede incluir responsabilidad por el desarrollo de políticas y la fijación de estándares para el diseño. el almacenamiento y la diseminación de todos los tipos de datos en una forma tal que éstos se conviertan en un recurso estandarizado a disposición de todos los usuarios finales en la organización. A los usuarios se les proporciona una capacidad de consulta / respuesta y de elaboración de informes que les permiten obtener co n facilidad la información que requieren. La programación computacional se simplifica. Esto implica el manejo de la recolección. La integridad y seguridad de los datos almacenados en bases de datos pueden incrementarse. ya que existe una capa adicional de software (el DBMS) entro lo s programas de aplicación y el sistema operativo.corporativo estratégico. procesamiento y medidas de seguridad de las bases de datos corporativas. fraude y fallas. El punto central del manejo de datos es el control de datos en apoyo de las funciones empresariales y de los objetivos empresariales estratégicos d e una organización. ya que los requerimientos de almacenamiento de datos. Los tiempos de procesamiento más largos pueden ser el resultado de aplicaciones de procesamiento de transacciones de alto volumen. ya que el acceso a los mismo s y la modificación de la base de datos se controlan mediante el software de sistemas de administración de bases de datos. Los programas no dependen del formato de los datos y del tipo de hardware de almacenamiento secundario que se esté utilizando.

Estructura multidimensional: es una variación del modelo relacional. Estructura jerárquica: en la cual las relaciones entre registros forman una jerarquía con una estructura similar a un árbol. 2. o modelos. Las cinco estructuras de bases de datos fundamentales son: 1. que utiliza estructuras multidimensionales para organizar datos y expresar las relaciones entre datos. En el modelo jerárquico tradicional todos los registros dependen y se ordenan en estructuras de múltiples niveles. el modelo de red puede acceder a un elemento de datos siguiendo una de varias trayectorias. Un beneficio importante de las bases de datos multidimensionales es que constituyen una manera compacta y fácil de comprender. . 3. las bases de datos multidimensionales se han convertido en la estructura de base de datos más popular para las bases de datos analíticas. 4. es decir. ya que cualquier elemento o registro de datos puede relacionarse con cualqu ier número de otros elementos de datos. El elemento de datos o registro que está en e l nivel más alto de la jerarquía recibe el nombre de elemento raíz.Estructuras de Bases de datos Las relaciones entre los muchos registros individuales almacenados en bases de datos se basan en varias estructuras lógicas de datos. que se componen de un registro raíz y cualquier número de niveles subordinados. Los paquetes de sistemas de administración de bases de datos que se basan en el modelo relacional pueden enlazar elementos de datos de diversas tablas para proporcionar información a los usuarios. Cualquier elemento de datos puede accederse al moverse progresivamente hacia abajo desde una raíz y a lo largo de las ramas del árbol hasta localiza el registro deseado. Estructura relacional: (es la forma más popular) en este modelo se considera que todos los elementos datos dentro de la base de datos están almacenados en forma de tablas simples. todas las relaciones entre registros son del tipo uno a muchos. Así. para visualizar y manipular elementos de datos que tiene muchas interrelaciones. Por tanto. Cada cara del cubo se considera una dimensión de los datos. ya que cada elemento de datos se relaciona sólo con un elemento que se encuentra por encima de éste. Se puede visualizar este tipo de estructuras como cubos de datos y cubos dentro de cubos de datos. Estructura de red: Esta estructura permite relaciones del tipo muchos a muchos entre registros.

Esta capacidad de encapsulamiento permite al modelo orientado a objetos manejar en mejor forma tipos más complejos de datos (voz. Acceso a Bases de Datos Campo Clave Todos los registros de datos usualmente contienen uno o más campos de identificación. URL Los archivos y las bases de datos en Internet y en las Intranets y Extranets corporativas utilizan URL (Uniform Resource Locator. en relación con otras estructuras de bases de datos. o claves. Acceso Secuencial Este método utiliza una organización secuencial. Estructura orientada a objetos: Un objeto se compone de valores de datos que describen los atributos de una entidad. El modelo orientado a objetos también respalda la herencia. etc. Sin embargo. gráficos. el modelo de red no puede manejar con facilidad solicitudes ad hoc de información. pueden crearse objetos automáticamente al duplicar algunas o todas las características de uno o más objetos principales. que identifican el registro de manera que pueda localizarse.5. Localizador uniforme de recursos) para el acceso a datos. en los cuales se especifican con anterioridad todas las relaciones de datos. al igual que la estructura jerárquica. es decir. La principal limitación del modelo relacional consiste en que los sistemas de administración de bases de datos que se basan en éste no pueden procesar grandes cantidades de transacciones empresariales en forma tan rápida y eficiente como aquellos que se basan en los modelos jerárquic os y de red. texto. Evaluación de estructuras de Bases de datos Una estructura de datos en red es más flexible que la estructura jerárquica en el respaldo de bases de datos para muchos tipos de operaciones empresariales. en la cual los registros se almacenan físicamente en un orden especificado de acuerdo con un campo . debido a que sus relaciones deben especificarse con anterioridad. más las operaciones que pueden ejecutarse en los datos. Las bases de datos relacionales permiten a un usuario final recibir fácilmente información en respuesta a solicitudes ad hoc.).

el computador debe realizar un seguimiento de la ubicación de almacenamiento de cada registro utilizando una variedad de métodos de organización directa de manera que los datos puedan obtenerse cuando se requieran. Los datos aportados por los usuarios finales constituyen una parte importante de un proceso de modelación de datos donde se identifican las relaciones entre elementos de datos. A continuación. Luego se definen las necesidades de información de los usuarios finales en un proceso empresarial. En el método de acceso secuencial indexado. Sin embargo. Los datos de nuevas transacciones no tienen que clasificarse.clave en cada registro. los usuarios finales deben identificar los elementos de datos clave que se requieren para realizar sus actividades empresariales específicas. como el proceso de compra / recepción que tienen todas las empresas. Sin embargo. los registros se almacenan en un orden secuencial en un disco magnético u otro dispositivo de almacenamiento de acceso directo. este tipo de acceso requiere que todas las transacciones nuevas se clasifiquen en la secuencia apropiada para procesamiento de acceso secuencial. El acceso secuencial es rápido y eficiente cuando se trata de grandes volúmenes de datos que requieren procesarse en forma periódica. Desarrollo de bases de datos El desarrollo de bases de datos puede comenzar con un proceso de planificación de datos de arriba hacia abajo. tal como pueden localizarse temas claves en el libro. Este método es demasiado lent o para manejar aplicaciones que requieren actualización o respuestas inmediatas. buscando en el índice. Con frecuencia. Cada modelo de datos define las relaciones lógicas entre los elementos de datos que se requieren para respaldar un proceso empresarial básico. un registro individual puede localizarse directamente utilizando sus campos clave para buscar y localizar su dirección en el índice de la base de datos. Además. . esto comprende el desarrollo de diagramas de relación de entidades que diseñan las relaciones entre las muchas entidades involucradas en los procesos empresariales. Donde en primer lugar se definen los procesos empresariales básicos de la organización. Así. cada base de datos contiene un índice que hace referencia a uno o más campos claves de cada registro de datos con respecto a su dirección de ubicación de almacenamiento. Acceso Directo En esta metodología. y el procesamiento que requiere respuestas o actualización inmediatas se maneja con facilidad. los registros no tienen que organizarse en una determinada secuencia en los medios de almacenamiento.

Estos modelos de datos actúan como estructuras lógicas (denominadas esquemas y subesquemas) en las cuales se fundamenta el diseño físico de las bases de datos y el desarrollo de programas de aplicaciones para respaldar los procesos empresariales de la organización. . Un esquema es una vista global lógica de las relaciones entre los elementos de datos de una base de datos. mientras que el subesquema es una vista lógica de las relaciones de datos que se requieren para respaldar programas de aplicaciones específ icos de usuarios finales que accederán esta base de datos. El diseño físico de bases de datos adopta una vista física de los datos (que también recibe el nombre de vista interna) que describe la manera como los datos se almacenarán físicamente y se accederán en los dispositivos de almacenamiento de un sistema computacional.