,

1
Inclusiva y solidaria
REGIO

'....._ J
''PLAN DE MEJORA DE LA
,
COMUNICACION INTERNA
DEL GOBIERNO REGIONAL
DE SAN MARTIN''

JUNIO - DICIEMBRE 2016

Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín

 l. INTRODUCCIÓN

La comunicación es el mecanismo esencial mediante el cual existen y

desenvuelven las relaciones humanas, por lo que debe ser entendida como un
elemento más de gestión que contribuye, por un lado a fomentar la integración,
motivación y desarrollo personal de los profesionales (comunicación interna); y
por otro, a generar conocimiento y credibilidad entre la opinión pública
(comunicación externa). Para aumentar la eficacia del equipo humano,
verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro
de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados,
conocen los diferentes procesos de la entidad, como su misión, su filosofía, sus
valores, su estrategia, y además se sienten parte de ella y, por consiguiente,
están dispuestos a implicarse.

La comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el

temido rumor o chisme, un elemento muy peligroso para cualquier empresa ya
sea pública o privada. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre
lo que ocurre dentro de nuestra organización, motivar y establecer una línea de
comunicación eficaz entre los Profesionales, la Dirección, la Gerencia y los
diferentes Servicios del Gobierno Regional San Martin son algunos de los
objetivos que persigue la Comunicación Interna.

Este plan pretende definir los canales de comunicación existentes, así

como mejorar el uso de los mismos con la consiguiente eliminación de barreras
de forma que la comunicación se convierta en un pilar básico del
funcionamiento de nuestra institución. Ahora bien, este Plan de Trabajo sólo
'
tendrá éxito si los profesionales inmiscuidos en él; lo entienden, lo asumen y se
involucran.

Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín

11. JUSTIFICACIÓN
La observación directa, los errores en la difusión y recepción de la
información y la recogida de opiniones de profesionales han puesto de
manifiesto la existencia de deficiencias en los procesos de comunicación en el
Gobierno Regional San Martin, en la mayor parte de los casos, por la presencia
de Barreras Físicas (Canales) y Psicológicas (Personales) y por el uso
inadecuado de los canales de comunicación.

El objetivo que la Oficina de Gestión de las Personas persigue con esta

acción de mejora es definir y establecer la estructura del Plan de Comunicación
Interna de nuestra institución, definiendo el proceso para la detección y
recopilación de necesidades de comunicación, así como la evaluación de los
diferentes canales utilizados, de forma que sean incorporadas a las acciones
que se definan en el Plan de Comunicación.

El contenido de lo que comunicamos y los canales a través de los

cuales comunicamos; son la base para que el proceso de la comunicación sea
eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y precisión en el contenido, el
conocimiento y la habilidad para correlacionar informaciones, así como también
una "sintonía" de intereses entre las partes que intervienen en el proceso.

Es por eso que con este Plan de Trabajo se procurará cubrir con
algunas de las necesidades básicas de comunicación que tienen los
colaboradores de la entidad para que puedan desempeñar sus labores de
manera óptima en las diferentes Áreas, Gerencias y Direcciones del Gobierno
Regional de San Martin.

Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín

111. ALCANCE

El presente Plan de Mejora de la Comunicación Interna será aplicado en

el ámbito de todas las Sedes del Gobierno Regional de San Martín.

IV. OBJETIVOS DEL PLAN DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Objetivo General:

~ Mejorar y fortalecer la actividad comunicacional entre las Áreas y los

Directivos del Gobierno Regional de San Martin, para desarrollar
relaciones de confianza, confidencialidad y generar la participación
activa de todo el personal.

Objetivos Específicos:
~ Contribuir a construir y potencializar la identidad corporativa de los
trabajadores, para generar una mayor identificación y compromiso con
el trabajo del Gobierno Regional de San Martín.

~ Implementar estrategias que promuevan el reconocimiento del trabajo

del área operativa por parte de las gerencias y direcciones, para así,
fomentar una mejora en las relaciones en los niveles jerárquicos del
Gobierno Regional de San Martín.

~ Sensibilizar y disminuir la confidencialidad mal entendida (rumores o

chismes), para evitar los conflictos interpersonales en los trabajadores
. .

del Gobierno Regional de San Martín.

V. METAS

~ Lograr al 65% que los trabajadores del Gobierno Regional de San

Martín en su conjunto valoren la importancia de contar con una
adecuada comunicación interna, porque de esta manera se contribuirá
a reducir los problemas interpersonales de la institución.

~ Lograr al 90%, instaurar nuevas prácticas de comunicación asertiva y

positiva, mediante las actividades que deseamos implantar, como parte
de nuestra rutina diaria.

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 VI. ESTRATEGIAS

? Coordinación institucional para el desarrollo de las actividades

programadas para mejorar la comunicación interna.
? Sensibilización para la aceptación de las actividades programadas para
mejorar la comunicación interna del Gobierno Regional de San Martín.

VII. DIAGNÓSTICO

Para poder realizar un diagnóstico adecuado de la Comunicación

Interna del Gobierno Regional de San Martín, se debe tener en cuenta los
siguientes conceptos:

a) Tipos de Comunicación a evaluar:

Referida a
información 7,12,17,19

institucional
Referente a
ascendente accesibilidad ~e
(HORIZONTAL-
VERTICAL) la unidad de tra~jo.
'
Barreras en la
comunicación referidas 15,24,26 y 29
a la redundancia y
exceso de información
BARRERAS Barreras en las
comunicación referidas
a la accesibilidad e 8, 10,21,25y31

interpretacion de la
información

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b) Elección de Medios:

Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta el

fin del mensaje y el tipo de información que se desea comunicar dentro de la
institución:

1. Soporte Escrito
• Memorándums ·
• Informes
• Periódicos Murales
• Buzón de Sugerencias

2. Soporte Electrónico
• WEB de la institución
• Correo electrónico / listas de distribución
• Buzón Virtual de Sugerencias

3. Soporte Oral
• Reuniones
• Entrevistas
• Teléfono

c) Nivel de Difusión
Hay que aprender a definir los distintos niveles de difusión que
pretendemos utilizar, lo cual nos ayudará a determinar si la información llegará
a todo el personal o tan solo a un sector o área. (

d) Temporalización

Este concepto hace referencia tanto al tiempo que se empleará en emitir

una información, como también al tiempo que se tardará en actualizar una
información ya comunicada con anterioridad (instantánea, diaria, semanal,
anual, permanente (sólo modificadas con actualizaciones).

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 ( (

e) Vías de Comunicación Interna

CANAL CONTENIDO DE LA INFORMACION OBJETIVO EMISOR FORMAL INFORMAL ORAL ESCRITA ONLINE
Comunicación entre la
Dictado y solicitud de
dirección, Jefes de Dirección X X
MEMORANDUM instrucciones, peticio.nes de
Servicio/otros Otros
informes, emisión de informes.
funcionarios
Asuntos relacionados con el
trabajo diario que no requieren Generar fluidez y X X
TELÉFONO Todos
contestación escrita o sean · efectividad
urgentes
Convocatoria según
Abordar los problemas y Dirección, jefes
procedimiento, generación de X X X
REUNIONES planificar los procesos, de Servicio y
debates, sugerencias y
buscar soluciones/decidir personal
propuestas.
Asuntos relacionados o NO Recabar o intercambiar Según el X X X
ENTREVISTAS
con el trabajo diario información contenido
PERIÓDICO Según el X X
Información de interés general Informar al personal
MURAL contenido
Absolver dudas o
BUZÓN DE X X X
Sugerencias consultas y Proponer Todos
SUGERENCIAS
sugerencias de mejora.
Aprovechar la rapidez y
la reducción de costos.
CORREO Todo tipo de información que X X X
Comunicación de Todos
ELECTRÓNICO no requiera registro
ma~era simultánea y
masiva
Dirección y
Organigrama, Calidad, X X
PÁGINA WEB Ofrecer información Jefes de
Normas, procedimientos
Servicio
Fuente: Vías de Comunicación, según el Plan de Comunicación Interna de la Universidad de Sevilla.

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VIII. ACCIONES A DESARROLLAR

• Fase 1 : Revisión de las actuales vías de comunicación del GORESAM.

• Fase 11 : Identificación de las necesidades de comunicación del
GORESAM.
• Fase 111 : Encuesta sobre la situación actual de la comunicación interna
en el GORESAM y las barreras identificadas en el proceso (Cuestionario
de Comunicación interna, según GF Asesores - Anexo 01)
• Fase IV : Ejecución del Plan, implementación de acciones de mejora.
• Fase V : Evaluación de los resultados y los indicadores.

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Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín
 \ ~

IX. ACTIVIDADES PROGRAMADAS:

Estrategias Institucionales y Capacitaciones:

BENEFICIARIO PERIODICIDAD COMENTARIOS

ACTIVIDADES CANAL RESPONSABLE

Socialización de actividades
protocolares, logros del mes,
actividades a realizar, cumpleaños, Afianzar la sensación de
bienvenidas, despedidas, Periódico Oficina de Gestión pertenencia a la entidad, así como
Público en General Mensual
aniversarios, nacimiento de hijos, Mural de las Personas cubrir con las necesidades de
promociones, rotaciones (esto se afecto y reconocimiento.
puede hacer virtual si todos tienen
correo ..
Socialización de convenios, Fomentar la auto-realización y el
Boletín Oficina de Gestión Personal de la sede
capacitaciones, reuniones, Mensual desarrollo de nuevas competencias
Informativo de las Personas central del GORESAM
actividades internas, entrevistas. rofesionales.
Inducción al personal nuevo en
tema de trámites documentarios,
línea de mando y procedimientos
Dotar al nuevo colaborador de
administrativos. Oficina· de Gestión Personal de la sede Cuando
Entrevista información clara y precisa, que
Misión, visión y valores de las Personas central del GORESAM corresponda
facilite su adaptación a la entidad.
organizacionales (los valores deben
ser publicados en todos los
ambientes ..
Conversatorio y/o talleres de
comunicación, levantamiento de Fortalecer la relación Jefe -
información, dudas, sugerencias y Oficina de Gestión Personal de la sede colaborador, mediante la
Reuniones Quincenal
desacuerdos, mediante reuniones de las Personas central del GORESAM evaluación de objetivos y
de confianza y desayunos entre retroalimentación.
colaboradores v Gerencias.
Análisis, diagnóstico y desarrollo de Buzón de Oficina de Gestión Elaborar planes de acción y mejora
Personal de la sede Mensual
propuestas en base a la información sugerencias a situaciones que ameritan, según
de las Personas central del GORESAM
anónima. Virtual orden de orioridad.

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Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín
 ( (

Capacitación en Excel (Básico

Dotar al personal de herramientas
Intermedio), como herramienta de Oficina de Personal de la sede Bimensual
Reuniones que le permitan organizar la
organización para Base de Datos y Informática central del GORESAM
información.
Tablas dinámicas.
Charlas y Dinámicas bajo la
temática Comunicación Asertiva.
Complementar las estrategias
Creación de un "Comité Creativo"
Oficina de Gestión Personal de la sede Semanal tecnológicas y sensibilizar al
que apoye en el diseño y Reuniones
de las Personas central del GORESAM personal sobre la importancia de la
elaboración de murales y participe
comunicación asertiva.
en actividades artísticas para
eventos especiales.

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Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín
 ~ ~

X. CRONOGRAMA
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-~--
--··· --~=-··~-

CRONOGRAMA
ACTIVIDADES LUGAR RESPONSABLE
1
1 ayo l Junio 1 JuÍio re

• Elaboración del Plan

GORESAM
Dirección de Gestión
Evaluación de la de las Personas
1 X
comunicación Interna
Dirección Regional de
• Aprobación del Plan de Administración / Sub
1 GORESAM 1 1 X
Evaluación de la Gerencia de Desarrollo
Comunicación Interna Institucional

Dirección de Gestión
• Requerimiento de GORESAM X
de las Personas
Materiales

• Evaluación de la Dirección de Gestión

GORESAM X X
Comunicación Interna de las Personas
entre los Trabajadores
Dirección de Gestión
• Informe de Resultados GORESAM X
de las Personas
de la evaluación
• Aplicación de
Estrategias y Dirección de Gestión
GORESAM X X X
Capacitaciones en de las Personas
temas de Mejora de la
Comunicación Interna.
GORES X Dirección de Gestión
• Informe de Resultados

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de aplicación de de las Personas

Estrategias y
capacitaciones.
(Formato de
Satisfacción
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Dirección de Gestión
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Dirección de Gestión
• Presentación del Informe 1 GORESAM X
de las Personas
Final

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.1'-r ~"~·""o~"\,
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Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín
 ANEXOOl

CUESTIONARIO DE COMUNICACIÓN INTERNA

A Continuación se le presentan una serie de proposiciones relacionadas con la comunicación

en el ambiente laboral, por favor escoja la alternativa que más se adecue a lo que usted
percibe cotidianamente.

Totalmente Parcialmente Parcialmente Totalmente en

N~ Proposiciones
de acuerdo de acuerdo en desacuerdo desacuerdo

Mi superior inmediato, me proporciona toda la información que

1
necesito para realizar mi trabajo.
La comunicación en la entidad generalmente fluye de abajo hacia
2
arriba, es decir, de los niveles base a los superiores.
Intercambio información con mis compañeros para coordinar tareas
3
entre diferentes unidades y áreas de la entidad.
4 Transmito a mi superior inmediato toda la información que recibo.
Obtengo información directa y clara acerca de mi desempeño, a través
~
de mi superior inmediato.
'" La información relacionada con el proyecto de la entidad (misión,
6
visión, valores), me llega a través de mi superior inmediato.
La información relacionada con Resultados Financieros de la entidad,
7
me llega a través de mi superior inmediato.
Me siento satisfecho con la comunicación que existe entre mi superior
8
inmediato y mi persona.
Existe libertad y confianza para aclarar malentendidos y resolver
9
conflictos entre los miembros del equipo de trabajo.
10 Mi superior inmediato me da más información de la que puedo usar.
Cuando mi superior inmediato me da una orden de cualquier tipo, se
11
asegura de que yo la haya entendido.
La información relacionada con nuevos proyectos, productos y/o
12
servicios de la entidad, me llega a través de mi superior inmediato.
Me siento en confianza para plantear a mi superior inmediato
13
sugerencias para mejorar procesos o procedimientos de trabajo.
Existe un clima de apoyo y entendimiento entre los miembros de mi
14
grupo de trabajo.
Cuando recibo demasiada información de mi superior inmediato y no
15
sé cómo usarla, selecciono una parte de ella y el resto la desecho
\

-- Mi superior inmediato verifica el cumplimiento de sus órdenes.

La información relacionada con campañas y eventos institucionales,
17
me llegan a través de mi superior inmediato.
Tengo inconvenientes para comentar los problemas de mi puesto de
18
trabajo con mi superior inmediato.
Cuando recibo demasiada información de mi superior inmediato y no
19
sé cómo usarla, la delego en otros.
La información que proviene de mi superior inmediato es creíble y
20
confiable.
Obtengo información sobre mi proyección profesional en la entidad, a
21
través de mi superior inmediato.
La información relacionada con instrucciones operativas de la entidad,
22
me llega a través de mi superior inmediato.
Mi superior inmediato conoce y comprende los problemas que yo /1

tw:~,
23
enfrento en la realización de mis tareas. <>t:- .r .,,, - - 1 ~
. ;{-_ ...!-1
~ ~'
..
Me salto los canales formales de la entidad cuando requiero ... r"

,·-
24
información dentro o fuera de mi área de trabajo. ~ "L l j 1- 1
25
La distancia física entre mi superior inmediato y yo, obstaculiza la
.~::~J~_:.·2"1~
~ "'<·<"\ ~~ .~
~

comunicación.
..._
.i;: •·
_:_~·;_.,.;_p-

-
13
Oficina de Gestión de las Personas - Gobierno Regional de San Martín
 En la entidad, cuando alguna información resulta amenazante o
26
crítica, las personas actúan defensivamente.
Las instrucciones de cómo realizar una tarea me llegan a través de mi
·27
superior inmediato.
Tengo libertad y confianza para discutir, con mi superior inmediato,
28
asuntos importantes relacionados al trabajo.
En la entidad, la información que proviene de los niveles superiores
29
parece ser interpretada de distintas maneras.
La explicación de cuál es la mejor metodología para realizar una tarea
30
me llega a través de mis compañeros de área o unidad.
En la entidad, las instrucciones provenientes de los compañeros de la
31
misma área o unidad, parece ser interpretada de distintas maneras.
La descripción del trabajo que el equipo debe llevar a cabo, se informa
32
a través de mi superior inmediato.
Me entero de los problemas que necesitan atención por mi superior
33
inmediato.
En general, mi supervisor inmediato y yo comprendemos las cosas de
34
la misma manera.

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 ANEX002
FORMATO DE SATISFACCIÓN

Gobierno Regional de San Martín

s~nlVlartín~~~~~~~~~~~~~~~~~~
1
nc1us1vayso1idaria
REGIONAL
Encuesta de Satisfacción

AREA

CAPACITADOR

TEMA

FECHA HORA (i): . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .. HORA t): ....................... .

1 Completamente De Ni de Acuerdo ni En Completamente

de Acuerdo Acuerdo es Desacuerdo Desacuerdo en Desacuerdo
,CERCA DE
Cumplió con los objetivos establecidos.
Contribuyó a mejorar más el desarrollo de mi trabajo.
La metodología utilizada fue adecuada.
El material de apoyo (Periódico mural, fichas
informativas, capacitaciones, otros) fueron de utilidad
para mejorar la comunicación entre compañeros y jefe
inmediato.
La capacitación de Excel cumplió con mis expectativas.
La capacitación de Excel cumplió con la temática a
trabajar.
ACERCA DEL EXPOSITOR
Demostró conocimiento en la exposición.
Su explicación fue clara y fácil de entender.
Predispuso a hacer preguntas y formular diálogo.
Desarrolló los temas pactados.
Utilizó casos y ejemplos prácticos.
ACERCA DE LAS INSTALACIONES
Infraestructura
'entilación
_iminación
Mobiliario (Sillas, mesas, otros)
Cumplimiento de Horarios
Trato del personal organizador
COMENTARIOS O SUGERENCIAS

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