You are on page 1of 6

 

School  of  Six  Sigma    


Performing  an  FMEA  (Part  2)  
FMEA  Template    
We  are  inside  of  the  FMEA  template,  and  I  want  to  work  through  an  example  with  
you.    What  we  are  about  to  do  is  not  the  only  way  to  go  about  creating  an  FMEA,  
so  you’ll  want  to  find  what  works  best  for  you.    This  is  just  one  approach  that  has  
worked  well  for  me  over  the  years.      

After  the  C&E  Matrix,  we  will  have  identified  a  reduced  number  of  inputs.    For  
example,  let’s  say  that  we’ve  got  20  to  21  inputs  identified  as  being  important  
after  the  C&E  Matrix.    We  would  bring  all  21  of  those  into  the  FMEA.    But  for  this  
example,  we  are  just  going  to  look  at  a  couple  inputs.      

Failure  Modes  
Let’s  start  with  the  Press  Brew  Button  and  the  Operator  input.    The  first  thing  we  
want  to  do  is  look  at  is  the  failure  mode.    In  other  words,  how  can  that  input  fail?  
In  this  example,  the  wrong  cup  size  could  be  selected.    In  other  words,  on  the  
Keurig  coffee  machine,  you  can  select  the  different  size  cups  and  depending  on  
the  strength  of  the  coffee,  you  want  to  choose  the  right  cup  size.    So  that’s  a  
potential  failure  mode.      

Next,  if  we  look  at  the  potential  failure  effects  of  this  failure  mode,  well  the  
potential  effect  would  be  that  the  coffee  would  taste  too  strong  or  too  weak  if  we  
selected  the  wrong  cup  size,  okay?    The  thing  we  would  have  to  do  next  is  rate  the  
severity  of  this  failure  effect.    Well,  in  this  case,  the  team  has  decided  on  a  
severity  of  7.    Again,  this  is  up  to  the  team  to  decide  what  the  severity  is.    A  
severity  of  10,  if  you  remember,  means  it’s  very  severe  and  a  severity  of  1  means  
it  is  not  severe  at  all.  The  next  thing  we  do  is  keep  working  to  the  right  and  we  
look  at  the  potential  causes  for  this  failure  mode.    And  in  this  case,  one  of  the  
causes  is  that  they  might  not  understand  what  cup  size  means,  okay?      

Occurrence  of  Failures  


Let’s  continue  on  and  score  the  occurrence.  In  other  words,  how  often  does  the  
cause  or  the  failure  mode  occur?    Sometimes  it’ll  make  more  sense  to  really  focus  
on  how  often  does  the  failure  mode  occur  or  how  often  does  the  cause  occur?    
You  just  have  to  play  that  by  ear  and  see  what  makes  the  most  sense  for  that  
particular  input.    In  this  example,  the  team  has  decided  on  an  occurrence  of  5,  so  
right,  middle  of  the  road.    An  occurrence  of  10  means  that  it  happens  all  the  time  
and  an  occurrence  of  1  means  it  very  rarely  ever  happens.      

Controls    
After  this,  we  want  to  look  at  the  current  controls.    In  other  words,  what  are  the  
controls  that  we  have  in  place  to  prevent  either  the  cause  or  the  failure  mode,  
and  unfortunately,  in  the  coffee  example,  we  don’t  have  any  controls.    Now  
hopefully,  when  you  are  doing  this  with  your  processes,  you  will  have  some  
controls  and  you’ll  want  to  go  ahead  and  note  those  in.      

Detection  
We  then  rate  the  detection.  In  other  words,  how  well  can  you  detect  the  cause  or  
the  failure  mode?  A  detection  of  10  means  that  it’s  very  hard  to  detect  and  a  
detection  score  of  1  means  it’s  very  easy.    Well,  this  team  has  decided  to  score  
this  particular  input  and  failure  mode  a  7.      

 
RPN  –  Risk  Priority  Number  
The  next  column  is  RPN,  which  again  stands  for  risk  priority  number.    What  we  are  
doing  here  is  simply  multiplying  the  severity  times  the  occurrence  times  the  
detection.    In  this  example,  we  have  7  x  5  x  7  =  245.      

Example  
A  powerful  part  of  the  FMEA  is  in  how  it  can  easily  grow.  Now,  for  example,  you  
might  have  multiple  failure  modes,  or  you  might  have  multiple  failure  effects,  
multiple  causes  and  so  on.  For  this  example,  we  are  going  to  show  that  the  team  
has  come  up  with  a  second  potential  cause  to  this  failure  mode.    This  potential  
cause  is  operator  error.    They  have  given  this  an  occurrence  score  of  3,  no  current  
controls,  a  detection  of  7  and  what  we’ve  got  to  do  is  -­‐  you’ll  notice  that  there  is  
no  RPN  scored  yet  and  that  is  because  we  haven’t  put  a  severity  score  in.      

One  of  the  very  important  parts  of  an  FMEA  is  to  never  leave  empty  cells.    The  
reason  this  is  so  important,  is  we  are  going  to  sort  the  spreadsheet  eventually  by  
this  RPN  column.    So  if  we  were  to  sort  and  we  had  empty  cells,  we  might  not  
remember  what  the  failure  effect  or  the  failure  mode  was.    We’ve  got  to  go  ahead  
and  copy  this  information  down  a  row.    In  other  words,  we  have  press  brew  
button,  operator,  wrong  cup  size  selected  and  so  on.      

Now  we  have  a  RPN  of  147,  which  is  7  x  3  x  7.    Let’s  look  at  another  process  step  
in  process  input.    And  this  process  step  is  Add  More  Creamer  and  the  process  
input  is  Operator.    Again,  these  came  directly  from  the  Cause  &  Effect  Matrix.  
Potential  failure  mode  for  this  input  is  that  the  operator  adds  too  much  creamer.  
There  is  another  failure  mode  that  the  operator  doesn’t  add  enough  creamer.    As  
we  just  discussed,  we  want  to  go  ahead  and  copy  in  the  Add  More  Creamer  and  
operator  process  step  and  process  input  so  we  don’t  leave  empty  cells.      

Let’s  go  ahead  and  press  on.  Now  we’ve  got  the  potential  failure  effects.    The  
failure  effect  for  having  too  much  creamer  is  that  the  coffee  is  too  sweet  and  the  
effect  for  not  enough  creamer  is  the  coffee  is  not  sweet  enough.      In  this  case,  the  
team  has  actually  given  these  different  severities.  The  coffee  is  too  sweet,  they  
have  given  a  severity  of  10.    This  is  actually  relatively  serious  in  the  grand  scheme  
of  things,  as  serious  as  coffee  can  be.    The  reason  that  they  did  this  is,  because  if  it  
is  too  sweet  the  only  thing  you  can  do  is  maybe  add  some  more  coffee  or  throw  it  
away.    And  if  it’s  not  sweet  enough  this  gets  a  severity  of  5  because  you  can  
always  add  more  creamer.    So  it’s  not  quite  as  severe.      

The  potential  causes  for  these  failure  modes  is  that  we  poured  too  much  by  
accident  for  the  too  much  creamer  and  we  don’t  pour  enough  due  to  lack  of  
understanding.    The  team  has  given  both  of  these  an  occurrence  of  5.    Current  
controls  -­‐  really  all  we  have  in  this  example  is  operator  experience.    This  is  just  a  
very  basic  example.    Hopefully,  when  you  do  this  for  real,  you  are  going  to  have  
more  current  controls  that  you  can  document  accordingly.    This  team  has  given  a  
detection  score  of  7  for  these  two  inputs  so  we  have  an  RPN  of  350  and  175.    

What  we  want  to  do  now  at  this  point  is  go  ahead  and  sort  by  RPN.    When  we’ve  
done  this,  we  will  see  that  the  Add  More  Creamer,  Operator,  Operator  adds  too  
much  creamer  has  risen  to  the  top  with  an  RPN  of  350.    If  you  can  imagine  when  
you  are  doing  this  with  your  projects,  you  could  potentially  have  hundreds  of  
rows  of  information  once  you  have  added  in  all  the  failure  effects,  and  failure  
modes  and  causes,  and  current  controls.    As  such  it  is  going  to  be  very  important  
to  be  able  sort  and  help  you  identify  which  inputs  are  to  be  focused  on,  just  like  
we  did  with  the  Cause  &  Effect  Matrix.    

At  this  point,  once  you  have  sorted  by  RPN,  and  you  see  what  the  most  important  
inputs  are,  we  want  to  continue  on.    When  we  do  that,  we  want  to  look  at  the  
actions  that  are  recommended  and  we  definitely  want  to  start  with  the  highest  
RPN  in  actions.    In  this  example,  the  team  has  decided  that  in  order  to  counter  
this  adding  too  much  creamer  by  accident,  they  want  to  use  a  measuring  device  
and  G.  Pereira  is  responsible  for  this  particular  action.    You  can  go  ahead  and  put  
in  a  due  date  in  that  responsible  cell  if  you’d  like.    

Another  action  that  this  team  has  decided  on  is  that  they  want  to  develop  some  
standard  work  around  how  to  add  creamer.    K.  Periera  is  responsible  for  this,  but    
you’ll  noticed  they’ve  gone  ahead  and  inserted  a  row,  and  so  now  we  have  a  
bunch  of  blank  information  here  with  actions  recommended.    Hopefully  you  know  
what  the  next  step  is,  which  is  that  we  want  to  go  ahead  and  fill  that  row  in  
accordingly.    If  we  were  ever  to  re-­‐sort  this,  we  would  have  all  the  information  on  
that  row  associated  with  those  actions.    

We  then  have  a  few  more  actions,  Train  Operators  and  Develop  More  Standard  
Work.    We  have  a  second  action  for  the  Add  More  Creamer  operator  step  with  
the  operator  who  doesn’t  add  enough  creamer.    And  this  one  is  to  train  the  
operator.      So  we’ve  inserted  a  row  to  add  a  second  action.    We  go  ahead  and  fill  
in  all  those  empty  cells,  so  if  we  were  ever  to  re-­‐sort  this  again  it  would  make  
sense.    Then  we’ve  got  two  more  recommended  actions,  Develop  Standard  Work  
and  the  responsible  person  is  K.  Pereira  and  then  we’ve  also  got  another  action  
for  this  particular  step  which  is  to  Train  Operators.    We’ll  go  ahead  and  fill  in  
those  empty  cells  so  we  can  sort  later  on.    

At  this  point  what  we’ve  done  is  identified  the  failure  modes,  failure  effects,  
we’ve  scored  severity,  occurrence,  detection,  and  we’ve  sorted  by  RPN.    We’ve  
also  identified  actions  and  who  is  responsible  for  those  actions.    At  this  point,  the  
team  then  should  go  away  and  start  to  execute  on  these  actions,  which  is  actually  
a  form  of  the  improve  phase  of  the  DMAIC  process.    There  will  be  more  than  likely  
additional  analysis  and  more  advanced  statistical  tools  that  will  need  to  happen  in  
a  formal  Six  Sigma  project.    But  at  this  point  in  the  FMEA  journey,  you  can  and  
should  start  to  make  improvements.      

Let’s  go  ahead  and  look  at  what  that  looks  like,  and  I’ll  go  ahead  and  scroll  over  so  
you  can  see  the  rest  of  the  screen  here.    We’ve  assumed  that  these  responsible  
people  have  gone  ahead  and  taken  actions.    For  example,  G.  Pereira  has  attached  
a  measuring  device  to  the  machine  on  6/10/12.    K.  Pereira  has  identified  or  
developed  standard  work  and  posted  it.    J.  Zilligen  has  done  some  training  and  so  
on.    

What  you’ll  notice  is  that  the  severity  scores  have  been  copied  over  and  this  is  
because  no  matter  what  actions  we  take  or  what  improvements  we  make,  the  
severity  of  the  failure  mode  almost  never  changes.    Something  doesn’t  become  
less  severe.    But  what  we  really  hope  to  do  is  reduce  or  improve  the  occurrence  
score.    And  we  also  hope  to  improve  the  detection  score.    That’s  really  what  we  
are  targeting  with  these  actions.    Once  you’ve  implemented  some  actions  and  
you’ve  verified  and  collected  some  data  and  given  it  some  time  to  make  sure  
everything  is  working,  you  want  to  go  ahead  and  rescore  the  occurrence  and  
detection.    

When  we’ve  done  that,  you’ll  see  now  that  the  occurrence  for  that  first  input  
went  from  a  5  to  a  3  and  the  detection  went  from  7  to  3.    In  other  words,  we’ve  
improved  the  occurrence  and  the  detection.    The  new  RPN  for  that  row  is  now  90.  
It  used  to  be  350,  so  that  is  a  rather  impressive  improvement.    And  you  can  see  all  
the  other  RPN’s  have  also  improved.    We  went  from  350  to  210;  from  245  to  147  
and  so  on.    

That’s  an  example  of  how  to  just  do  a  couple  of  inputs  on  an  FMEA.    FMEA’s  do  
take  some  practice  to  master  so  don’t  be  afraid  to  get  in  and  work  with  them.    
This  is  a  very  simple  example.    You  will  more  than  likely  have  multiple  failure  
effects  and  multiple  failure  modes,  so  you  will  want  to  go  ahead  and  insert  rows  
as  you  need.    

Let’s  go  ahead  and  do  one  here  on  the  fly.    Let’s  say  that  the  team  has  decided  
they’ve  identified  another  action  for  this  Add  More  Creamer  step.    They  could  
simply  come  over  here,  right  click,  insert  and  then  they  would  fill  in  their  new  
action.    But  then  again,  they  would  copy  in  all  this  other  information  down.    This  is  
why  the  FMEA  is  so  dynamic.    It  can  always  grow  and  expand  long  after  the  
project  is  done.      

If  you  have  any  questions,  please  don’t  hesitate  to  ask.    That  wraps  up  this  
module  on  the  FMEA.    We  covered  a  lot,  so  feel  free  to  watch  this  video  as  many  
times  as  you’d  like.      

You might also like