UNIVERSIDAD PRIVADA SAN PEDRO CHIMBOTE

MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
OFICINA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA OSI

PROYECTO SIGAA 2006

1. Ingreso al Sistema. Para ingresar al sistema en primer lugar el área respectiva debe ingresar con el nombre de usuario asignado y su clave correspondiente.

2. Pantalla Principal Esta es la pantalla principal del sistema, se puede acceder al menú por la parte superior izquierda o en la parte derecha también podemos visualizar el menú en forma de árbol de exploración.

3. Menú del Sistema  Tenemos la parte de Mantenimientos e Ingresos, son necesarios para inicializar el sistema o para acceder a ellos desde las demás opciones del sistema.

 El Menú de Trámite Documentario muestra dos submenús, lo que corresponde a Documentos Recibidos o Ingresados al Área y la parte de Documentos Emitidos.

 La opción de Configuraciones permitirá al usuario Cambiar su contraseña de acceso al
sistema, cambiar de usuario de sesión o determinar la seguridad del sistema, esta opción solo será visualizada por el administrador del sistema.

4. Ventanas del Sistema  Acciones del Documento En esta ventana podemos dar mantenimiento a las acciones definidas para el trámite de los documentos.

 Prioridades del Documento En esta parte se definen las prioridades que manejan cada trámite.

 Tipos de Documentos En esta parte tenemos definidos todos los tipos de documentos que puede manejar cada área, de acuerdo con sus necesidades; cada área tiene los permisos necesarios para agregar un nuevo tipo de documento a tramitar.

 Entidades Externas En esta ventana podemos dar mantenimiento a todas las entidades externas con las cuales las oficinas de la universidad realicen algún trámite documentario, antes de realizar algún movimiento de documentos entre ellos necesitamos agregar a la institución.

 Asuntos En esta ventana podemos dar mantenimiento a los datos que corresponden a los asuntos que se utilizarán para cada emisión de documentos.

 Códigos por Tipo de Documentos En esta ventana definimos todos los tipos de documentos que maneja cada área en la emisión y recepción de documentos, en primer lugar tenemos que inicializar cada tipo de documento haciendo clic en “NUEVO”.

Entonces debemos seleccionar el tipo de documento deseado, luego se ingresar la glosa que se maneja para esa área para ese documento (P.E.: UPSP/VRAD), luego en la parte del código se ingresará el número de inicio con el que empezará la numeración de ese tipo de documento, para el inicio de año ese código se inicia en “00000”.

También debemos considerar como tipo el “NRO_ARCHIVO”, este dato es esencial para incrementar el número de expediente en la parte de DOCUMENTOS INGRESADOS, esta parte la veremos mas adelante, para inicializar el NRO_ARCHIVO, debemos ponerlo en “00000”.

Cuando terminemos de ingresar todos los Tipos de Documentos que sean necesarios por el área, entonces procederemos a dar clic en “GUARDAR”, y nos aparecerá un mensaje de texto “SE ACTUALIZÓ EL CODIGO DEL TIPO”, luego tenemos que darle clic en “Aceptar”.

 Estado del Archivo (Expedientes) Para ingresar a esta opción del sistema, debemos seleccionar del Menú principal la Opción INGRESOS -> INGRESO AL ARCHIVO.

Entonces nos aparecerá una ventana llamada LISTADO DE ESTADO DE ARCHIVO, aquí visualizaremos todos los documentos recibidos y que hayan sido recepcionados y una vez dada su atención pasen al Archivo del Area/Oficina. De esta manera se menejará el estado de ubicación del documento fisico, o sea si esta marcado el check, entonces el documento se encuentra en el Archivero del Area/Oficina con su numero de tramite y de archivo respectivo.

De esta manera podremos seleccionar en la parte izquierda del listado el check de verificación “ARCHIVADO”, esta acción se realiza para tener el control sobre los documentos que pasan físicamente al Archivo de Documentos por periodo.

Cuando marquemos el check el sistema pondrá este registro como ARCHIVADO, se activará y cambiara el color a <<amarillo>>, para actualizar este cambio debemos hacer clic en la parte superior derecha en el link que dice “Actualizar Archivo”, le mostrará el mensaje respectivo de actualización satisfactoria.

 Directorio UPSP Otra de las opciones que tiene el sistema es el Directorio Telefónico UPSP, en este módulo podremos ingresar a personas o instituciones con su respectiva descripción, tal como es correo electrónico y dirección.

Una vez ingresado la Persona o Empresa podremos debemos hacer clic en la parte derecha en el link GUARDAR, y nos aparecerá el mensaje siguiente.

Cuando acepte el mensaje, el sistema agregará automáticamente en la parte inferior un nuevo registro para el o los teléfonos que se requieran ingresar.

Finalmente nos aparecerá el mensaje de que se ACTUALIZO OK!

 DOCUMENTOS RECIBIDOS Para ver los documentos recibidos por nuestra área, debemos seguir la siguiente ruta en el menú: Tramite Documentario->Documentos Recibidos

Lo primero que debemos hacer al momento de dar por recepcionado/atendido a un documento recibido es ver el origen del mismo y seleccionarlo.

Luego el siguiente paso es buscar el documento, para esto utilzaremos como dato el NRO DE TRAMITE, este dato lo ingresaremos en la caja de texto que nos indica BUSCAR TRAMITE, luego presionaremos ENTER, y si el sistema encuentra el documento lo mostrará en la “Lista de Documentos Ingresados”, al seleccionar este documento también veremos su detalle en DETALLE DEL DOCUMENTO.

En la parte de ESTADO DE ATENCION, se detalla en que estado está el trámite del documento, los estados que se consideraron son “TRAMITE” y “ATENDIDO”. Cuando recibimos un documento su estado es en TRAMITE, para atenderlo debemos hacer clic en el botón ATENDER de la parte izquierda.

Luego aparecerá el siguiente mensaje, preguntando si es que en realidad deseamos hacer esta acción.

Una vez afirmada la acción, el sistema cambiará el estado del documento a ATENDIDO, mostrará la fecha y hora de atención, y el Nro de Archivo (Este nro incrementará automaticamente cada vez que atendamos un documento, asi tendremos el registro del archivo interno), y nos aparecerá el mensaje de Advertencia. Si este documento no pasará a otra área como proveído y aca finalizará su atención entonces debemos hacer clic en GUARDAR para que los cambios que hemos hecho se almacenen, de otra forma si no queremos guardar los cambios no debemos hacer clic en GUARDAR(Actualizar) y simplemente seleccionar otro Origen o cerrar la ventana, y los cambios no se guardarán.

Cuando se necesite enviar un proveído a otra área, entonces debemos hacer clic en “AGREGAR” de la parte izquierda,y se agregará una linea de Proveido donde podremos seleccionar el Area a la que será enviado el documento, y también la Acción con la que va. Si queremos quitar un proveido que hayamos ingresado por error, entonces debemos hacer clic en QUITAR de la parte izquierda, y confirmar la eliminación del proveido.

Para guardar los proveidos agregados, debemos hacer clic en ACTUALIZAR.

Y aceptar el mensaje que nos aparecerá.

Al terminar de atender el documento, este cambiará su color en la Lista de Documentos Ingresados para diferenciarse de los documentos que aún no han sido atendidos.

Cuando terminamos de guardar el envió de un proveido, el sistema nos generará el numero de trámite con el que continuará el tramite en la siguiente área, este número se debe copiar en la Hoja de Trámite que circula por las áreas hasta llegar a su destino.

Tambien tenemos en la parte superior derecha, una opción que dice CONSULTAR.

Al hacer clic en esta opción nos aparecerá la siguiente ventana.

En esta parte podemos seleccionar de la parte izquierda el área de la cual queramos consultar el documento recibido, y obtendremos el listado de todos los documentos recibidos por esa Area. Tambien podemos hacer consultas generales, en la parte superior tenemos todos los criterios de búsqueda posibles que nos permitirán encontrar el documento solicitado en un corto tiempo. ➢ DOCUMENTOS EMITIDOS Para ver la ventana de Documentos Emitidos, debemos seguir en el menú: Tramite Documentario-> Documentos Emitidos.

Para emitir un nuevo documento, debemos hacer clic en “Nuevo”, entonces se generará el N° de tramite automaticamente, lo que debemos de seleccionar es el tipo de documento que queremos emitir, en este caso, será un oficio, y lo primero que veremos será un mensaje de Error!, en este caso necesitamos inicializar los códigos para generar la glosa automaticamente y tener la numeración incremental de cada oficio generado.

Al hacer clic en aceptar, nos aparecerá la ventana Mantenimiento de Códigos por Tipo de Documento. En esta parte debemos agregar haciendo clic en el boton NUEVO, cada uno de los tipos de documentos que manejemos (Oficios, Cartas, Memorandos, Informes, Resoluciones, etc.), y también es muy importante agregar el tipo de Documento NRO ARCHIVO, ya que este nos ayudará a saber el numero correlativo en la parte de documentos recibidos.

Luego de esto podemos seleccionar el tipo y en el “Nro Documento” se generará automáticamente, luego seleccionaremos el asunto y posteriormente su detalle, la fecha y alguna observación, luego en Documento de Referencia debemos seleccionar un documento siempre y cuando el documento que estamos emitiendo tenga como referencia un documento recibido y que haya sido atendido, de lo contrario no podremos encontrarlo en la ventana de selección de referencias.

Esta es la ventana de selección de referencias, aca podemos seleccionar el criterio de búsqueda y luego escribir el dato a buscar, seleccionamos y hacemos clic en “Aceptar”.

Luego de completada la parte del detalle, debemos seleccionar el Area del Destino, haciendo clic en el enlace siguiente, entonces nos mostrará una ventana de búsqueda para seleccionar el área o áreas de destino.

Debemos escribir y se ira filtrando la palabra buscada, para seleccionar varias áreas debemos marcar el campo FLAG, y luego ACEPTAR.

El área seleccionada se agregará en la parte inferior en DESTINO DE DOCUMENTO, solo debemos seleccionar la acción con la que se enviará el documento.

Y finalmente, debemos hacer clic en “GUARDAR”.

Aceptar el mensaje de confirmación que aparecerá.

Entonces el documento emitido se agregará en la Lista de Documentos Emitidos, en la parte superior.

También contamos con una Consulta de Documentos Emitidos.

Es parecido a la forma de funcionar de la consulta de documentos recibidos, y en la parte inferior podemos ver el seguimiento del documento.

➢ REPORTES DEL SISTEMA Para visualizar el reporte debe acceder al menú principal, en la parte de Reportes y seleccionar el necesario, luego dentro de esta ventana, debemos indicar las fechas de inicio y de fin, entre las cuales se recibieron documentos por su área. Luego de determinar las fechas debe hacer clic en el primer botón de la parte inferior, el cual procesara los datos ingresados y mostrará el reporte.