BAB I PENDAHULUAN

I.1 Gambaran Umum Sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber Daya Manusia yang efektif. Suatu organisasi tanpa didukung oleh pegawai/karyawan yang sesuai baik yang kompetitif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu

mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan di masa yang akan datang. Oleh karena itu diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk

menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya piker dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia.

Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.

Strategi bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer untuk mengembangkan program-program yang
1

mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan kebutuhan SDM. Beberapa factor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja.

Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM.

Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan akan membawa implikasi bagi pengelolaan sumber daya manusia yang efektif. Peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta perencanaan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam perencanaan sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumber manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keefektifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program pada saat diperlukan.

Dengan demikian, perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu. Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara sistematis dan strategis yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang akan datang dalam suatu organisasi (publik,bisnis) dengan menggunakan sumber informasi yang tepat guna penyediaan tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas sesuai yang dibutuhkan.

2

Dengan demikian.Adapun dalam perencanaan tersebut memerlukan suatu strategi yang didalamnya terdapat seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia pada setiap level manajemen untuk menyelesaikan masalah organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi saat ini dan masa depan serta menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan. 3 . sehingga hal tersebut harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh. tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat.

mengundurkan diri dan PHK 4 . Oleh karena itu Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang pada suatu organisasi. Perencanaan SDM merupakan kegiatan penentuan jumlah dan jenis SDM yang diperlukan oleh suatu organisasi untuk masa yang akan datang. menengah maupun jangka panjang. Kegiatan penyediaan tenaga kerja Dengan cara : rekruitmen. baik jangka pendek. berikut ada 4 kegiatan terpadu dalam perencanaan SDM.BAB II PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA II. dan harus dipekerjakan secara efektif. Proses analisis dan identifikasi kebutuhan untuk dan ketersediaan tenaga kerja dalam organisasi merupakan secara singkat perencanaan SDM. Dengan demikian organisasi tidak akan mengalami kesulitan dalam memenuhi SDM yang dibutuhkan. yakni : 1. Perencanaan SDM juga dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan strategi memperoleh. meliputi penyediaan tenaga kerja baru dan pendayagunaan yang sudah tersedia. maka organisasi perlu membuat perencanaan SDM sebaik-baiknya sehingga dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi. Kegiatan memperkirakan demand dan supply tenaga kerja Dengan cara : mutasi. promosi. Agar kondisi tersebut dapat tercipta. mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengembangannya di masa mendatang . efisien dan manusiawi. memanfaatkan. Atau dengan kata lain menentukan gerakan SDM yang ada dari posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa datang. pensiun. seleksi dan penempatan 2.1 Pengertian Perencanaan SDM Pegawai atau karyawan merupakan sumber daya yang dimiliki organisasi. Berdasarkan dari beberapa pengertian tersebut diatas.

Makna dan cakupan MSDM. Kegiatan meningkatkan mutu tenaga kerja Dengan cara : diklat. Kegiatan evaluasi kondisi tenaga kerja Dengan cara : penilaian prestasi tenaga kerja Dalam hal ini. beberapa hal penting yang perlu dipahami oleh perencana SDM di sebuah organisasi adalah sebagai berikut : .Metode Perencanaan .3. Bertolak belakang dari manfaat pertama tersebut diatas. 5 . .Analisis Jabatan II.2 Manfaat Perencanaan SDM Manfaat perencanaan SDM adalah sebagai berikut : a. waktu dan dana. training. Meningkatkan Sistem Informasi SDM b. c. berarti juga Perencanaan SDM bermanfaat untuk : Meningkatkan pendayagunaan SDM Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan perusahaann/organisasi. dan pengembangan 4. agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja. untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas di dalam volume kerja perusahaan. Perencanaan SDM berfungi juga untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh Manajer SDM. Menghemat tenaga. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih efisien. Perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan prestasi kerja setiap tenaga kerja.

dan akan selalu terkait dengan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di luar perkiraan dan berpengaruh terhadap jalannya organisasi. Perencanaan SDM Jangka Pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. Dengan demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu. Memberikan gambaran situasi pasar kerja yang tepat Mencakup jumlah. Adapun manfaat Perencanaan SDM yang lainnya adalah sebagai berikut : 1. 2. Perencanaan SDM Jangka Panjang bermanfaat bagi organisasi/perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM. keahlian. Memperkirakan kebutuhan SDM masa yang akan datang Kebutuhan SDM yang akan datang baik dari segi jumlah maupun klasifikasinya perlu diestimasi setepat mungkin. tingkat upah yang diharapkan pencari kerja. 3. lokasi. Mengoptimalkan SDM yang sudah ada SDM yang sudah ada akan dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. mutasi dan Hasil inventarisasi tersbut digunakan peningkatan kemampuan karyawan. e. maupun dari sisi latar belakang profesi. Inventarisasi tersebut mencakup : Jumlah tenaga kerja Kualifikasi tenaga kerja Masa kerja Pengetahuan/keterampilan yang dimiliki Bakat/minat yang perlu dikembangkan untuk promosi. kualifikasi. selama 2 atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang. baik dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar perusahaan.d. 6 . komposisi tenaga kerja yang diminta/dibutuhkan oleh organisasi. tingkat pendidikan.

kapan tenaga kerja dibutuhkan. Sebagai dasar penyusunan dalam program -program SDM Salah satu program perencanaan SDM adalah pengadaan tenaga kerja baru melalui rekrutmen. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. PSDM memberikan petunjuk masa depan. 7 . Meramalkan SDM. seleksi dan penempatan. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. organisasi dan kepentingan nasional.3 Komponen-komponen Perencanaan SDM Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM. b. sulit untuk menyusun program kerja yang riil. dan perencanaan karir. yaitu: a. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. kondisi permintaan dan penawaran. Tujuan Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu. Kesimpulannya. jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.4. II. menentukan dimana tenaga kerja diperoleh. Tanpa perencanaan SDM. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Melalui rencana suksesi. perlu memperhitungkan perubahan teknologi.

II. .Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis. . Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.4 Pengembangan Perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. organisasi dan situasi persediaan SDM. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan.Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. .Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Menetapkan beberapa alternative. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. . . II. dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orangorang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan.5 Prosedur Perencanaan SDM Prosedur perencanaan SDM yakni.Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Syarat-syarat Perencanaan SDM Syarat syarat perencanaan SDM adalah sebagai berikut : . sebagai berikut : Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. 8 . Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. Contohnya.c.Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. pengurangan pengoperasian.

- Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman.dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. informasi. kinerja kerja. II.6 Metode Perencanaan SDM Metode Perencanaan SDM . promosi serta pengurangan staf dan lain-lain. dan kompensasi. anggaran.6 Proses Perencanaan SDM Secara garis besar proses perencanaan SDM terbagi menjadi 2 (dua) tahapan besar yakni : 1. misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perencaanaan Program ( Programme Planning ) Perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. kemampuan SDM yang dimiliki organisasi saat ini. Perkiraan kebutuhan ( Needs Forecasting ) 2. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Sedangkan manajemen karier adalah 9 . Perencanaan program meliputi dua hal yaitu Manajemen Kinerja dan Manajemen Karier. Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal. kwalitas kerja. filosofi manajemen. Metode ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data. Yang dimaksud manajemen kinerja adalah standar kinerja. Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan kebutuhan diperkirakan. potensi SDM organisasi. II. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar. dan peramalan (forecasting) dari perencananya. dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. rancangan pekerjaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. mutasi. imajinasi.

Pasar 5. Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut. Kondisi eksternal yang meliputi : 1. Undang-undang dan Peraturan Pemerintah 3. Prakiraan kebutuhan secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu : a. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan SDMnya di masa yang akan datang. Dan suksesi manajemen adalah proses antisipasi kebutuhan managerial staffing di masa yang akan datang serta pembuatan perencanaan untuk pengembangannya. Sistem dan Teknologi dalam Organisasi 5. Tahap I Perkiraan Kebutuhan SDM Kebutuhan perkiraan kebutuhan SDM di masa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. b. Perkembangan Teknologi Kelima kondisi eksternal diatas mempengaruhi secara langsung penentuan persyaratan SDM yang diperlukan dan ketersediannya di masa yang akan datang.rekrutmen. Perencanaan dan Anggaran 3. Persyaratan SDM di masa datang Penentuan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal juga ditentukan oleh : 1. kaderisasi/suksesi manajemen. social dan politik 2. Ekonomi. Organisasi dan Rancangan Pekerjaan 2. Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi 4. Penduduk dan Angkatan Kerja 4. Perlu diingat bahwa pembuatan prakiraan waktu tentunya. diklat. seleksi. Maksudnya prakiraan tersebut bisa jadi cocok untuk kurun waktu w-x tahun mendatang tetapi tidak cocok untuk y-z tahun mendatang. Tujuan dan Rencana Organisasi 10 .

11 . Yang perlu diingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah kebutuhan tersebut harus dibedakan : apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. tanggung jawab kerja. ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai. meliputi 3 hal : 1. kebutuhan SDM di masa mendatang dapat diprediksi. Perencanaan Program ( Planning Programme) Setelah mendapatkan gambaran tentang jumlah dan jenis SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang. Pengaruh pasca program SDM Sebagaimana halnya persyaratan SDM di masa mendatang. hubungan kerja. standar kerja dan kualitas kehidupan kerja. Tahap 2. Disamping itu juga perlu dipertimbangkan tingkat upah eksternal. c. Penilaian kinerja yang terdiri dari perencanaan dan tujuan kinerja. 2. prakiraan ketersediaan SDM juga berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan SDM. Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu : a. Prakiraan perpindahan dan pengembangan 4. Ketersediaan SDM dimasa mendatang yang dapat diprediksi melalui : 1. perbaikan dan pengembangan pegawai. Manajemen Kinerja. Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja. bimbingan dan evaluasi. Prakiraan pengurangan pegawai 3. maka perlu dirancang suatu program kearah tersebut. d. Prakiraan kebutuhan SDM Dari faktor-faktor diatas. Inventarisasi bakat yang ada saat ini 2.Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM dimasa yang akan datang.

meliputi 4 hal : 1. pemberhentian sementara PEREKRUTAN eksternal 12 . Manajemen Karier. 4. Perencanaan SDM yang terintegrasi LINGKUNGAN EKSTERNAL LINGKUNGAN INTERNAL PERENCANAAN STRATEGI ORGANISASI PERENCANAAN SDM ANALISIS BEBAN KERJA Peramalan SDM yang dibutuhkan Komparasi Kebutuhan dan Ketersediaan SDM ANALISIS TENAGA KERJA Peramalan SDM yang tersedia Kebutuhan < Ketersediaan Kebutuhan = Ketersediaan Kebutuhan > Ketersediaan internal Membatasi penerimaan. Kesempatan berkarier meliputi syarat jabatan. b. seleksi dan penmpatan. persyaratan posisi. Sistem dan Kebijakan perusahaan yang terdiri dari rekrutmen. pola karier dan komunikasi karier. Rencana karier individu yang terdiri atas analisis diri sendiri. rencana karier perorangan dan rencana aksi pengembangan perorangan. peta pergantian tempat. 2. diklat dan pengembangan serta pemberhentian dan pensiun. pensiun dini. Suksesi manajemen yang meliputi kajian individu. pengurangan jam kerja.3. 3. rencana penggantian (sukses) dan perjalanan kemajuan karier. promosi dan mutasi. Struktur imbalan seperti kompensasi.

Fokus b. Upaya mengantisipasi pengaruh Internal dan Eksternal. menetapkan dan memerintahkan keputusan dll). Penjabaran Bisnis Perusahaan secara realistik b. Waktu 2. Sifat Jangka Pendek 1 (satu) tahun Perencanaan operasional/rutin a. karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Table berikut menyajikan rincian perbedaan berdasarkan jangka waktu atau periode perencanaan dan keterkaitannya dengan Perencanaan SDM. Penjabaran SDM yang diperlukan (kuantitas dan kualitas).1. Misalnya. Standar kemampuan SDM Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada. Kompensasi ) c. Jangka Panjang 2 s/d 5 tahun Perencanaan Strategis a. Hal ini menjadi kendala PSDM.Mengatur dan memenuhi ke. Aspek-aspek mendasar yg mempengaruhi bisnis masa mendatang b.Kebutuhan Manajemen dan Manajemen SDM masa yang akan datang 3. Manusia (SDM) Mahluk Hidup Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.butuhan SDM (Rekrutmen.Berdasarkan bagan tersebut dapat diketahui bahwa Perencanaan SDM akan selalu terkait/terintegrasi dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan yang dilakukan oleh perusahaan. Anggaran Tahunan Jangka Menengah 1 s/d 2 tahun Perencanaan Taktis/operasional a. Karakteristik Perencanaan Bisnis dan SDM Indikator 1. 13 . 2. Tabel 2.7 Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia Kendala-kendala perencanaan sumber daya manusia adalah : 1. akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Manajer Operasional Top Manajer II. ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. Penanggung jawab Supervisor (antara lain desain dan pembagian kerja. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. Pelatihan. 4.

14 . WNA. dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. mutu. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM yang baik dan benar. Situasi SDM Persediaan. dan kendala lain dalam Perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.3. 4. jenis kelamin. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah Kebijaksanaan perburuhan pemerintah. seperti kompensasi.

Dari sudut perusahaan. Tugas Ialah sekumpulan dari beberapa UNSUR pekerjaan. Kedudukan (Posisi) Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja.1 Pengantar Untuk bisa menerapkan motto The Right Man on The Right Place at The Right Time ada beberapa hal yang harus diketahui. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja. atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat. misalnya memutar. menggosok. 3. satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang. mengangkat. menarik. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. 4. Unsur Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. menekan dan sebagainya. Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan. 15 . Dalam kegiatan analisis jabatan. Tempat bekerja ini seringkali secara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini. Jabatan kadang kala diartikan sebagai posisi atau pekerjaan. maka unsure pertama yang harus diketahui adalah unsur Place nya. yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. 2. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjaannya. sebagai berikut : 1. Pekerjaan Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. tanpa penjelasan lebih jauh.BAB III ANALISIS JABATAN III. sebab perusahaan sebagaimana organisasi adalah wadah tempat manusia (Man) bekerja.

Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan. Merancang jalur karir pekerja / pegawai 4. Bahkan ironisnya. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil 16 . belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Jabatan Ialah sekumpulan Pekerjaan (Job) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain. III. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (NAMA JABATAN) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.5. Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN. Rekrutmen. dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan. 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama ada kalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. pengetahuan. bisa dilakukan analisa jabatan. Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai 5 orang tukang ketik. Untuk mengatasi hal ini. antara lain untuk keperluan : 1. Menentukan besarnya upah 3. Namun apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas oleh perusahaan. para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang siapa yang seharusnya kerjakan. keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.2 Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan. seleksi dan penempatan tenaga kerja 2.

Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki. berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin. pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara : 1. III. yaitu : Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersbut Apa wewenang dan tanggung jawabnya Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan Bagaimana cara melakukannya Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya.5. Besarnya upah dan lamanya jam bekerja Pendidikan. pengalaman dan latihan yang di butuhkan Keterampilan. analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang jabatan 17 . Merancang program pendidikan dan latihan yang efektif Selain memberikan manfaat bagi organisasi. sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut Dan lain-lain Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu : Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian Pekerja yang bersangkutan Orang yang pernah melaksanakan dari pekerjaan itu Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan Berdasarkan sumber-sumber tersebut. mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur.3 Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat.

Penyempurnaan organisasi yang sekarang c. Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi. range upah 2. Penilaian jabatan (evaluasi jabatan) c. wewenang dan tanggung jawab tiap jabatan 2. Penyusunan jenjang karir (career planning) d. peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Kelembagaan (Organisasi dan Perancang Jabatan) a. Kepegawaian a. pengetahuan. Nama jabatan. Peralatan dan bahan yang digunakan 5. pendidikan dan lain -lain. Tugas-tugas. Penyusunan organisasi baru b. Pemakaian atau kegunaan analisa jabatan pada umumnya digunakan untuk : 1. Hasil analisa jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan. 3. Persyaratan fisik. wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan 4. Rekruitmen seleksi/penempatan b. mental.2. lokasi kerja. Peninjauan kembali alokasi tugas. orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya dengan c ) e. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi 3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian Informasi yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut ini : 1. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja 6. Program pelatihan Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam point 1 dan 2 adalah hasil yang diperoleh dari 18 .

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya meliputi : 1. Untuk itu. yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Uraian jabatan ( Job Description) 2. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. yaitu : 1. Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau persyaratan jabatan (Job Requirement) III. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Ikhtisar jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian disusun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. yang berisi informasi tentang nama jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (job description). 4. Analisis jabatan mencakup 2 elemen. yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan. 3. dan bagaimana cara melaksanakannya. apabila nama jabatan tidak cukup jelas. Hubungan dengan jabatan lain. terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian. untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. aliran serta prosedur kerja. bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.3. bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan. 19 . dan tingkat pengawasan yang terlibat. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting. yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut.1 Uraian Jabatan (Job description) Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Identifikasi jabatan. 2.proses analisis jabatan. 5.

Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Persyaratan umur dan jenis kelamin III. antara lain: 1. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Mesin. peralatan dan bahan-bahan yang digunakan 7. Misalnya panas.6.3. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja 20 . bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya 8. ketal.3 Kegunaan Analisa Jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan.2 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan. latihan dan pengalaman kerja 2. agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. dingin. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen. tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Kondisi kerja. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas III. berdebu. Persyaratan fisik dan mental 4.3. sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1. Persyaratan pendidikan.

Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih 21 . ) d. penelitian. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara: a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. c. b. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : 1. e. 2.4 Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah : a. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll.III. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut: 1 . Tahap pengumpulan data 3. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.

c. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya. profesional. proses. kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Jabatan seperti: jabatan teknis. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan ) Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed). Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. b. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil.dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan. tidak dibatasi. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. arus kerja. d. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri. karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. atau benar/salah. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli". maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua 22 . rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode Kombinasi Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode ini jarang digunakan.

3. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. pelatihan dan pengembangan pegawai. karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. pola pengadaan. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. system pemberian balas jasa. dilakukan pengolahan data yaitu: 1. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. 23 . seleksi dan penempatan pegawai. system dan prosedur administrasi kepegawaian. penilaian karya pegawai. Analisa persyaratan jabatan 5. Tahap Pengumpulan Data Setelah proses pengumpulan data selesai.catatan harian berguna. Menyusun uraian jabatan 6.

24 . Tetapi mengingat perubahanperubahan yang terjadi dengan cepat.1 Penutup Pada akhirnya. maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal.BAB IV PENUTUP IV. Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatankegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia. dari semua penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Perencanaan SDM dan Analisis Jabatan sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD untuk menempatkan staf yang tepat pada saat yang tepat dan untuk tetap mempertahankan eksistensi perusahaan yang tercermin dari bagaimana personel kerja di dalam sebuah perusahaan. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan.

BAB V LAMPIRAN-LAMPIRAN 25 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful