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El cuadro Opciones de Excel está conformado por Guardar: Contiene opciones para guardar los
categorías ubicadas en el panel izquierdo, las cuales libros y su autorrecuperación.
activan en el panel derecho las opciones para
Idioma: Para personalizar las opciones de
ajustar la configuración, así:
idioma en la edición de documentos, ayuda e
General: Permite cambiar características interfaz de usuario.
generales como tipo de letra, tamaño al crear
Avanzadas: Permite cambiar las siguientes
nuevos libros y opciones de interfaz de usuario
opciones: Edición, Cortar, Copiar y Pegar,
e inicio.
Tamaño y Calidad de las imágenes, Imprimir,
Fórmulas: Para cambiar opciones de cálculos Gráficos, Mostrar tanto para el libro como para
y fórmulas, comprobación de errores y reglas la hoja, Fórmulas, Al calcular, General, Datos y
de verificación de Excel. compatibilidad con otras hojas de cálculo.
Personalizar cinta de opciones: Permite
Revisión: Permite cambiar la forma en que agregar o quitar comandos a los grupos de cada
Excel corrige y da formato al texto mientras se
escribe como también opciones de ortografía.
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 3
una de las cintas o pestañas, así como crear - Resaltar reglas de celdas: Modifica el
nuevas pestañas y grupos: formato de la(s) celda(s), seleccionadas
dependiendo de si se cumple o no, una
condición. Al activar esta opción Formato
condicional del grupo Estilos de la cinta
Inicio aparece el siguiente menú:
3. FORMATO CONDICIONAL
Es posible elegir el tipo de relleno.
El formato condicional es la herramienta de
Microsoft Excel 2013 que permite modificar la
apariencia de una celda (formato especial) si su
contenido cumple con determinadas condiciones
Reglas superiores e inferiores: Con esta Más reglas…: Permite aplicar un formato
opción se aplica el formato a las celdas que personalizado, teniendo en cuenta un tipo
cumplan con la condición dada según las de regla específico.
siguientes opciones:
Conjunto de íconos: Utiliza una serie de Borrar reglas: Permite borrar los formatos
íconos con el fin de simbolizar las celdas aplicados a un rango de celdas, o, a toda la
seleccionadas. En la imagen se aprecian los hoja.
diferentes íconos que se pueden aplicar. En el
caso del conjunto de íconos de nombre
Direccional, se usa el símbolo cuando son
menores al promedio, el símbolo cuando
son superiores al promedio y el símbolo
cuando los valores son similares al promedio ya Administrar reglas: Crea, muestra, elimina y
que para aplicar este tipo de formato, modifica los formatos y reglas aplicados a todo
inicialmente se calcula el promedio de los datos el libro.
y con base en él se aplican los símbolos.
4. FUNCIONES
Función HALLAR
Función ENCONTRAR
Función ESPACIOS
En el ejemplo anterior se unen tres textos: el texto
Elimina los espacios en blanco del texto, excepto
que se encuentra en la columna A, el espacio en
los que separan cada palabra.
blanco “ ” y el texto que se encuentra en la columna
El argumento es: B, el resultado es el nombre, un espacio en blanco
y el apellido.
Texto: Texto al que se le aplica la función.
Función LARGO
Ejemplo:
Regresa el número de caracteres de una cadena de
texto.
El argumento es:
Texto: Texto al que se le quiere determinar el
tamaño.
Ejemplo:
Función IGUAL
Función MINUSC
Función CONCATENAR
Función DERECHA
Función EXTRAE Entrega el número especificado de caracteres de
Retorna un número determinado de caracteres de una cadena desde el final de la misma.
una cadena de texto que comienza en la posición Los argumentos son:
que se indica.
Texto: Es la cadena de texto que contiene los
Los argumentos son: caracteres que van a sacar.
Texto: Es la cadena de texto que contiene la Núm _de_caracteres: Determina la cantidad
información a extraer. de caracteres a extraer con la función, iniciando
Posición_inicial: La posición que ocupa el en la última posición del texto. Como es
primer carácter del texto que se desea extraer. opcional, si se omite la función asume como
valor uno (1).
Núm _de_caracteres: Es la cantidad de
caracteres que se desea extraer. Ejemplo:
Ejemplo:
El valor de la celda entre comillas (por Para utilizar un Filtro Avanzado o una función de
ejemplo: “EDAD”) Base de Datos, es necesario escribir los criterios en
un rango o grupo de celdas de la hoja.
La posición que ocupa la columna en la lista
(por ejemplo: 1,2). 4.2.2. FUNCIONES BD
Criterios: Rango de celdas que contiene las
condiciones descritas para la selección de los datos. Hacen parte del grupo de las funciones de la Base
de Datos con que cuenta Microsoft Excel 2013:
4.2.1. CREACIÓN DE CRITERIOS
Función BDCONTAR
Para construir criterios que se requieren al utilizar Cuenta las celdas que contienen valores numéricos
una función de Base de Datos o en un filtro en una columna de una lista o base de datos que
avanzado se emplean por lo menos 2 celdas, la concuerdan con los criterios especificados.
superior con el nombre del campo o encabezado de
Los argumentos son:
columna y la segunda con el criterio
correspondiente: Base_de_datos: Es el rango de celdas que
compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna donde se
va a realizar el cálculo en la función, es la celda
que identifica el campo en la Base de datos.
Operadores de Comparación: Para
Criterios: Rango de celdas que contiene las
establecer los criterios se deben emplear los
condiciones descritas para la selección.
siguientes operadores de comparación:
Ejemplo:
< Menor
Si se tiene la siguiente Base de Datos:
> Mayor
<> Diferente
Función BDMAX
Y se emplea la siguiente área de Criterios: Devuelve el máximo valor de las filas seleccionadas
en la columna (campo) de una base de datos que
coinciden con los criterios especificados.
Los argumentos son:
Base_de_datos: Es el rango de celdas que
Determinar cuántos créditos tienen 24 como valor compone la tabla o Base de Datos.
de PLAZO.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función para realizar los cálculos, es la
celda que identifica el campo en la Base de
datos.
Criterios: Rango de celdas que contiene las
condiciones descritas para la selección.
Ejemplo:
El resultado es 5, como se observa en la fórmula la
Utilizando la Base de Datos anterior (A1:G15) y con
Base es el rango de A1:G15, el campo o columna
la siguiente área de Criterios:
donde se va a contar cuántos datos cumplen el
criterio en la columna PLAZO (numérico) E1 y el
área de criterios es J1:J2.
Función BDCONTARA
Cuenta el número de celdas que contengan Determinar máximo crédito de aquellos que tienen
información dentro de los registros (filas) de la base TIPO A y APORTES superiores a 1.000.000:
de datos que cumplen con los criterios
especificados.
Los argumentos son:
Base_de_datos: Es el rango de celdas que
compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función, es la celda que identifica el campo El resultado es $3.000.000, como se observa en la
en la Base de datos. fórmula la Base es el rango A1:G15, el campo o
Criterios: Rango de celdas que contiene las columna donde se va a buscar el máximo valor es
condiciones descritas para la selección. VR.CREDITO (numérico) F1 y el área de criterios
es J1:K2.
Ejemplo:
Función BDMIN
Utilizando la Base de Datos anterior (A1:G15) y con
la siguiente área de Criterios: Muestra el valor mínimo de una columna en una
lista o base de datos que concuerde con las
condiciones especificadas.
Los argumentos son:
Base_de_datos Es el rango de celdas que
Determinar cuántos créditos son de TIPO A: compone la tabla o Base de Datos.
Función BDPRODUCTO
Función BDSUMA
Determinar cuál es el PLAZO promedio de aquellos Adiciona los números dentro de una columna de
créditos que tienen APORTES entre 1.000.000 y una lista o base de datos en las filas que
2.500.000: concuerden con las condiciones especificadas.
Los argumentos son:
+ +
Función SI
El valor buscado es el tipo que se encuentra en la Retorna un valor si la condición evaluada se cumple
celda D2, en la matriz el área de la tabla y otro diferente si la condición no se cumple. La
($H$1:$K$2), el valor buscado está en la fila 2 de función analiza la expresión lógica y determina si es
la tabla. La función regresa 0.85% que es el que Verdadera o Falsa, si el resultado es verdadero
corresponde al tipo A. realiza la acción determinada por valor verdadero
en caso contrario la acción establecida como valor
falso.
Los argumentos son:
5. GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Ejemplo:
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 17
Filtrar la misma base de datos del ejemplo anterior, Crear una nueva hoja y cambiar el nombre de
para que aparezcan los estudiantes que tienen la etiqueta a RESULTADOS
ESTADO CIVIL: Soltero y pertenecen al
Seleccionar el rango de lista de la base de
PROGRAMA de Ingeniería Civil.
datos, en este caso desde la celda A2 hasta D9
Criterios:
Marcar el rango de celdas del criterio, desde
B11 hasta C13
Seleccionar la Celda A1 de la hoja
RESULTADOS en la opción Copiar a y
Aceptar
Para aplicar el filtro se deben seguir estos pasos:
Seleccionar el rango de lista de la base de
datos, en este caso desde la celda A2 hasta D9
Marcar el rango de celdas del criterio, desde
B11 hasta C12 y Aceptar
6. VALIDACIÓN DE DATOS
Las tablas dinámicas y los Gráfico Dinámicos en ¿Cuánto es el valor total por salarios para los
Microsoft Excel 2013, permiten generar informes empleados que ganan más de $1’500.000?
estructurados de una lista de datos permitiendo al ¿Cuánto ganan en promedio los empleados que
usuario, resumir la información a un estado tienen más de 23 años?
razonable y comprensible para una posterior toma
de decisiones, por esta razón son muy apropiadas ¿Cuántos empleados pertenecen al
para usar en negocios, ya que debido a su Departamento de Ventas?
flexibilidad, permiten ubicar los elementos de la
¿Cuáles son gerentes y cuánto ganan? etc.
tabla en el sitio que el usuario necesite (por
ejemplo, intercambiando las filas por columnas) y
Un informe de tabla dinámica se debe aplicar subtotales y totales. En la siguiente Figura se puede
cuando se requieran comparar totales relacionados, observar cómo los valores del total general de la
de una larga lista de números para resumir y se dependencia Ventas son superiores los salarios de
quieran realizar comparaciones distintas con cada cualquier otra dependencia. Como los informes de
número. Mediante la aplicación de tablas tablas dinámicas son interactivos, otros usuarios
dinámicas, Microsoft Excel 2013 permite realizar pueden cambiar la presentación de los datos para
automáticamente ordenamientos y cálculo de ver más detalles o calcular diferentes resúmenes.
Los formatos de Filas en Blanco usados son: 7.1.8. GRUPO ESTILOS DE TABLAS
DINÁMICAS
Insertar línea en blanco después de cada
elemento.
Este grupo permite cambiar el estilo a la tabla
completa, según formatos predefinidos.
Ubicar la cinta Diseño del grupo Ubicar la cinta DISEÑO del grupo
Herramientas del gráfico dinámico HERRAMIENTAS DEL GRAFICO DINAMICO
Seleccionar la categoría, y el tipo requerido y Elegir entre Cambiar entre filas y columnas,
Aceptar o, Seleccionar datos
De Ganancia o Pérdida
Grupo Agrupar: Contiene las opciones de Eje
Horizontal y Valor Mínimo y Máximo del Eje
Vertical, Agrupar o Desagrupar minigráficos
para cambiar los estilos individualmente y
finalmente Borrar un minigráfico creado.
Aparece la figura:
Abre el cuadro de diálogo donde se modifica
aumentando o disminuyendo el rango de celdas :
Agregar una fila o columna Al final de cada una de las columnas muestra un
cuadro de opciones de las funciones aritméticas y
Para agregar una columna o una fila a la tabla, se
estadísticas que puede personalizar.
digita el dato a la derecha de la columna o debajo
de la última fila respectivamente.
Para modificar, eliminar y navegar entre ellos se Después de seleccionar las opciones a proteger y
selecciona el botón correspondiente para que los cambios de seguridad se realicen, se
debe confirmar la contraseña
10.2. PROTECCIÓN
Grupo Mostrar
Permite mostrar u ocultar la regla, la barra de
fórmulas, líneas de cuadrículas y títulos de filas y
columnas.