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MICROSOFT EXCEL AVANZADO 2013

1. INTERFAZ DE MICROSOFT EXCEL


2013

Microsoft Excel 2013 es una hoja de cálculo que


permite manipular y presentar gran cantidad de
información de manera tabular y gráfica mediante
la aplicación de operaciones matemáticas y el uso
de funciones creadas para solucionar problemas
específicos.
Con Microsoft Excel 2013 es posible:
 Introducir datos numéricos y alfanuméricos  Desde la barra de tareas si se ha anclado
previamente
 Aplicar fácilmente formatos
 Trabajar con más de una hoja o libro en forma
simultánea
 Graficar datos para su posterior análisis
 Nombrar celdas o rangos, crear tablas y filtrar
listas para administrar datos adecuadamente

1.1. INICIAR EXCEL 2013

Las alternativas para iniciar Excel dependen de la


personalización de la interfaz de Windows 8.0 así:
 Desde todas las aplicaciones instaladas en el 1.2. VENTANA DE INICIO DE MICROSOF T
equipo, grupo Microsoft Office 2013
EXCEL 2013

Al iniciar Microsoft Excel 2013 aparece un primer


pantallazo que contiene el listado de los archivos
recientes y las plantillas de Excel.
La primera plantilla corresponde a un “Libro en
Blanco”

 Desde la ventana de Inicio si se ha anclado


previamente

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Al seleccionar la opción de Libro en blanco se abre Es posible personalizar la Barra de Accesos Rápidos
la ventana de trabajo de Microsoft Excel 2013 agregando más opciones de las que se despliegan
donde se encuentran: al dar clic sobre el botón

1.2.1. MENÚ ARCHIVO

También se pueden agregar nuevos comandos


El menú de archivo con sus opciones de
seleccionando la opción “Agregar a la barra de
Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como,
herramientas de acceso rápido” al dar clic con
Imprimir, Compartir, Exportar y Cerrar permite
el botón alterno del ratón sobre algún comando de
realizar las acciones propias de los archivos creados
cualquier Cinta de Opción de Microsoft Excel
en Microsoft Excel 2013.
2013, así como, desde la opción Barra de
herramientas de acceso rápido de la ventana
1.2.2. CINTA DE OPCIÓN Opciones de Excel que se activa desde el menú
Archivo.
Cinta clasificada por actividad que contiene todas
las herramientas o comandos posibles de usar en 1.2.4. BARRA DE FÓRMULAS
Excel agrupados según la tarea a desarrollar. Las
cintas que se activan en el momento de abrir un
archivo nuevo de Excel son: Inicio, Insertar, Diseño
de Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y
Equipo.
Cada cinta tiene tres componentes:
 Etiquetas: Nombre general de la cinta,
correspondiente a las actividades que se
pueden realizar con ellas
 Grupos: Subdivisiones de las cintas donde se
agrupan comandos que permiten realizar
actividades similares La Barra de fórmulas se encuentra ubicada
debajo de las Cintas de Opciones de la ventana de
 Comandos: Cada uno de los íconos que Microsoft Excel 2013.
representan las actividades que se pueden
realizar en Microsoft Excel 2013 En la Barra de fórmulas se encuentran:
 Cuadro de nombres: Muestra la dirección de
1.2.3. BARRA DE ACCESOS RÁPIDOS la celda activa o el nombre que se le haya
asignado. Al desplegarlo se listan los nombres
La Barra de Acceso Rápido, normalmente se de celdas y rangos definidos en el libro
encuentra ubicada en el extremo superior izquierdo
 Botón Cancelar: Permite eliminar datos que
de la ventana de Microsoft Excel 2013 y contiene
se estén ingresando o modificarlos.
los íconos que representan los comandos más
utilizados por el usuario tales como Gua rdar,  Botón Aceptar: Permite introducir datos y
Deshacer, Rehacer. aceptar modificaciones.
 Botón Insertar Función: Activa el asistente
de funciones.
 Cuadro de visualización de fórmula:
Permite entrar nueva información a las celdas,

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visualizar el contenido real de las mismas las celdas modificadas, Grabación de macros,
(fórmulas, números sin formato o entradas de Número de página, Promedio, Recuento, Recuento
texto) y editarlo numérico, Mínima, Máxima, Suma, Ver accesos
directos, Control deslizante del zoom, Zoom.
1.2.5. BARRA DE ESTADO
2. PERSONALIZAR EL AMBIENTE DE
Situada en la parte inferior de la ventana de TRABAJO
Microsoft Excel 2013, la Barra de estado
presenta en todo momento un resumen básico del Para cambiar las opciones para trabajar con
contenido de la hoja. Microsoft Excel 2013 es necesario hacer clic en la
Algunas de las cosas que se pueden manejar desde cinta Archivo y seleccionar Opciones, activando el
la Barra de Estado son: Modo de Celda, Relleno siguiente cuadro de diálogo
rápido en las celdas en blanco, Relleno rápido en

El cuadro Opciones de Excel está conformado por  Guardar: Contiene opciones para guardar los
categorías ubicadas en el panel izquierdo, las cuales libros y su autorrecuperación.
activan en el panel derecho las opciones para
 Idioma: Para personalizar las opciones de
ajustar la configuración, así:
idioma en la edición de documentos, ayuda e
 General: Permite cambiar características interfaz de usuario.
generales como tipo de letra, tamaño al crear
 Avanzadas: Permite cambiar las siguientes
nuevos libros y opciones de interfaz de usuario
opciones: Edición, Cortar, Copiar y Pegar,
e inicio.
Tamaño y Calidad de las imágenes, Imprimir,
 Fórmulas: Para cambiar opciones de cálculos Gráficos, Mostrar tanto para el libro como para
y fórmulas, comprobación de errores y reglas la hoja, Fórmulas, Al calcular, General, Datos y
de verificación de Excel. compatibilidad con otras hojas de cálculo.
 Personalizar cinta de opciones: Permite
 Revisión: Permite cambiar la forma en que agregar o quitar comandos a los grupos de cada
Excel corrige y da formato al texto mientras se
escribe como también opciones de ortografía.
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una de las cintas o pestañas, así como crear - Resaltar reglas de celdas: Modifica el
nuevas pestañas y grupos: formato de la(s) celda(s), seleccionadas
dependiendo de si se cumple o no, una
condición. Al activar esta opción Formato
condicional del grupo Estilos de la cinta
Inicio aparece el siguiente menú:

Estas condiciones evalúan los datos de celda


utilizando operadores relacionales (>, <, >=, <=,
=, <>) y operadores lógicos (Y, O). También es
 Barra de herramientas de acceso rápido: posible dar formato según la fecha, el te xto y
Permite agregar o quitar comandos de la barra valores duplicados. Al seleccionar alguna de las
de herramientas de acceso rápido, así como opciones se abre un cuadro de diálogo donde se
cambiar su sitio de visualización. escribe el valor de la condición, o, el texto a resaltar
según sea el caso:
 Complementos: Permite agregar o quitar
comandos y funciones opcionales de Excel
como por ejemplo Herramientas para Análisis y
Solver.
 Centro de confianza: Para proteger la
privacidad y dar seguridad a los documentos.

3. FORMATO CONDICIONAL
Es posible elegir el tipo de relleno.
El formato condicional es la herramienta de
Microsoft Excel 2013 que permite modificar la
apariencia de una celda (formato especial) si su
contenido cumple con determinadas condiciones

O modificar el formato utilizando la opción


Formato personalizado, cambiando desde la
ventana emergente las opciones de color, estilo de
fuente, tipo de borde, color de borde, color de
relleno, tipo de relleno o formato de número.

3.1. CRITERIOS DE FORMATO

El formato condicional aplica formatos o añade


íconos de acuerdo a diversos criterios así:
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 Por debajo del promedio…: Aplica el
formato especificado a las celdas cuyo valor
esté por debajo del promedio.

 Reglas superiores e inferiores: Con esta  Más reglas…: Permite aplicar un formato
opción se aplica el formato a las celdas que personalizado, teniendo en cuenta un tipo
cumplan con la condición dada según las de regla específico.
siguientes opciones:

La cantidad de datos y el valor del porcentaje


se pueden cambiar según lo requerido
 10 superiores…: Resalta las celdas que
contengan los valores más altos entre el  Barras de datos: Presenta una barra de color
rango seleccionado en la celda donde se encuentra el dato
 10% de valores superiores…: Muestra con seleccionado, entre mayor sea el dato más
el formato especificado, el porcentaje de las grande es la barra. Los rellenos pueden ser
celdas que tengan el valor más alto entre el degradados o sólidos. Es posible crear una
rango seleccionado propia regla de formato.

 10 inferiores…: Resalta las celdas que


tengan el valor más bajo entre el rango
seleccionado
 10% de valores inferiores…: Muestra con el
formato especificado, el porcentaje de las
celdas que tengan el valor más bajo entre
el rango seleccionado
 Por encima del promedio…: Aplica el
formato especificado a las celdas cuyo valor
se encuentre por encima del promedio.

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 Escalas de color: Muestra los diferentes datos
con un degradado de color, para los datos
iguales presenta el mismo degradado, para el
resto de datos, dependiendo de los valores y su
cercanía con el valor promedio, realiza el
degradado, que puede ser de dos o tres colores.
También puede generar un formato propio y el
tipo de regla en Más reglas…

 Conjunto de íconos: Utiliza una serie de  Borrar reglas: Permite borrar los formatos
íconos con el fin de simbolizar las celdas aplicados a un rango de celdas, o, a toda la
seleccionadas. En la imagen se aprecian los hoja.
diferentes íconos que se pueden aplicar. En el
caso del conjunto de íconos de nombre
Direccional, se usa el símbolo cuando son
menores al promedio, el símbolo cuando
son superiores al promedio y el símbolo
cuando los valores son similares al promedio ya  Administrar reglas: Crea, muestra, elimina y
que para aplicar este tipo de formato, modifica los formatos y reglas aplicados a todo
inicialmente se calcula el promedio de los datos el libro.
y con base en él se aplican los símbolos.

3.2. APLICAR FORMATO CONDICIONAL

En la siguiente tabla de Excel, identificar mediante


la aplicación de un formato condicional las notas
reprobadas (nota menor a 3,0):
Nombre Nota
Juan 3,6
María 2,4
Inés 4,2
Gloria 3,5
Pedro 2,0
Margarita 3,5

Para aplicar formato condicional a un grupo de


datos se debe realizar el siguiente procedimiento:
 Nueva regla: Permite personalizar el formato,  Seleccionar las celdas
y dependiendo del tipo de regla seleccionada,
se especifica el formato, y las condiciones para  Seleccionar el botón Formato condicional del
aplicar dicho formato. grupo Estilos de la cinta Inicio
 Elegir Resaltar reglas de celda…
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 Ubicar la regla requerida, en este caso, Es esta función hace diferenciación entre mayúsculas
menor que… y minúsculas.
 En el campo Aplicar formato a las celdas Los argumentos son:
que son MENORES QUE, escribir 3
Texto_buscado: Es el texto que desea
 Desplegar el cuadro combinado con y encontrar dentro del otro, este parámetro es
seleccionar formato personalizado obligatorio.
 En la pestaña Fuente seleccionar color blanco Dentro_del_texto: Es el texto que a su vez
y en Relleno color negro y Aceptar cambios contiene el texto que desea encontrar.
El resultado es: Núm _inicial: Establece la posición del carácter
a partir del cual comienza la búsqueda dentro
Nombre Nota
del texto. Este argumento es opcional, si se
Juan 3,6
omite se toma como valor 1.
María 2,4
Inés 4,2 Ejemplo:
Gloria 3,5
Pedro 2,0
Margarita 3,5

4. FUNCIONES

Las funciones son fórmulas precisas de Excel para


realizar cálculos empleando valores en un orden
predeterminado, cuyo resultado aparece
directamente en la celda seleccionada o se emplea En el ejemplo anterior se busca dentro del texto de
como parámetro en otra función; los valores o cada celda de la columna A, el apellido AVELLA en
referencias de celdas se denominan argumentos. mayúsculas. Como en las celdas A2 y A5 no se
Las funciones se utilizan para realizar cálculos encuentra la función retorna el error #VALOR; en
simples o complejos. la celda A4 el texto está en minúscula también
muestra error, solamente en la celda B3 se muestra
La estructura de una función es: el número 11 que es la posición inicial del texto
buscado en la celda A3.

Función HALLAR

Busca un valor de texto dentro de otro, devolviendo


la posición inicial del texto buscado, esta función no
hace diferenciación entre mayúsculas y minúsculas.
1: Todas las funciones deben ir precedidas del signo Los argumentos son:
igual (=).
Texto_buscado: Es el texto que desea
2: Nombre de la función. encontrar dentro del otro, este parámetro es
3: Argumentos de la función separados con punto obligatorio.
y coma (;). Estos pueden ser números, texto, Dentro_del_texto: Es el texto que a su vez
valores lógicos como VERDADERO o FALSO, contiene el texto que desea encontrar.
matrices, valores de error como #N/A o
referencias de celda. El argumento que se Núm _inicial: Establece la posición del carácter
designe deberá generar un valor válido para el a partir del cual comienza la búsqueda dentro
mismo. También pueden ser constantes, del texto. Este argumento es opcional, si se
fórmulas u otras funciones. omite se toma como valor 1.
Ejemplo:
4.1. FUNCIONES DE TEXTO

Las siguientes funciones hacen parte del grupo de


texto con que cuenta Microsoft Excel 2013:

Función ENCONTRAR

Busca un texto dentro del contenido de una celda,


devolviendo la posición inicial del texto buscado,

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En el ejemplo anterior se busca dentro del texto de
cada celda de la columna A, el apellido AVELLA
como en las celdas A2 y A4, no se encuentra, la
función retorna el error #VALOR; en las celda A3 el
texto se encuentra, razón por la cual la función
retorna 13 que es la posición donde inicia el texto.

Función ESPACIOS
En el ejemplo anterior se unen tres textos: el texto
Elimina los espacios en blanco del texto, excepto
que se encuentra en la columna A, el espacio en
los que separan cada palabra.
blanco “ ” y el texto que se encuentra en la columna
El argumento es: B, el resultado es el nombre, un espacio en blanco
y el apellido.
Texto: Texto al que se le aplica la función.
Función LARGO
Ejemplo:
Regresa el número de caracteres de una cadena de
texto.
El argumento es:
Texto: Texto al que se le quiere determinar el
tamaño.
Ejemplo:

En el ejemplo anterior se observa cómo la función


elimina los espacios sobrantes.

Función IGUAL

Comprueba si dos textos son idénticos, la función


devuelve los valores lógicos Verdadero o Falso,
según sean o no equivalentes.
Los argumentos son:
Texto1, Texto2: Cadenas de caracteres que se En este ejemplo el número de caracteres incluidos
comparan. los espacios en blanco es de 20 para el texto de la
celda A2, 24 para el texto de la celda A3 y 21 para
Ejemplo: el texto de la celda A4.

Función MINUSC

Transforma el texto en minúsculas.


El argumento es:
Texto: Texto que se requiere visualizar en
minúsculas.
Ejemplo:
En el ejemplo anterior cuando compara JUAN con
JUAN el resultado es Verdadero y cuando compara
MARTHA con MARIA el resultado es Falso.

Función CONCATENAR

Encadena varios elementos de texto en uno solo.


Los argumentos son:
Texto1 hasta Texto255: Textos que se
quieren unir. Función MAYUSC

Convierte el texto en mayúsculas.


El argumento es:

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Texto: Texto que se requiere transformar a A3, esto corresponde con la letra Z, un espacio en
mayúsculas. blanco y una parte del segundo apellido.
Ejemplo: Función IZQUIERDA

Regresa el número especificado de caracteres de


una cadena desde el inicio de la misma.
Los argumentos son:
Texto: Es la cadena de texto que contiene los
caracteres que van a extraer.
Núm _de_caracteres: Determina la cantidad
Función NOMPROPIO de caracteres a extraer, desde el carácter inicial
del texto. Como es opcional, si se omite la
Transforma en mayúscula la primera letra de cada función asume como valor uno (1).
palabra de un valor de texto.
Ejemplo:
El argumento es:
Texto: Texto que se requiere visualizar como un
nombre propio.
Ejemplo:

En este ejemplo se extrae de la celda de la columna


A, 6 caracteres desde la posición 1 de la cadena.

Función DERECHA
Función EXTRAE Entrega el número especificado de caracteres de
Retorna un número determinado de caracteres de una cadena desde el final de la misma.
una cadena de texto que comienza en la posición Los argumentos son:
que se indica.
Texto: Es la cadena de texto que contiene los
Los argumentos son: caracteres que van a sacar.
Texto: Es la cadena de texto que contiene la Núm _de_caracteres: Determina la cantidad
información a extraer. de caracteres a extraer con la función, iniciando
Posición_inicial: La posición que ocupa el en la última posición del texto. Como es
primer carácter del texto que se desea extraer. opcional, si se omite la función asume como
valor uno (1).
Núm _de_caracteres: Es la cantidad de
caracteres que se desea extraer. Ejemplo:

Ejemplo:

En este ejemplo se extrae de la correspondiente


En el ejemplo anterior, la función regresa 8 celda de la columna A, 5 caracteres desde la última
caracteres a partir del carácter número 7, como se posición de la cadena.
observa en la celda B2 se extraen 8 caracteres del
contenido de la celda A2, esto corresponde con el
segundo apellido CASTILLO, en cambio, en la celda
B3 se extraen 8 caracteres del contenido de la celda

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4.2. FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS O: si están en filas diferentes.
Ejemplo:
En Microsoft Excel, una tabla es una colección de
datos que se encuentran almacenados en un rango
de celdas de la hoja de cálculo y está compuesta
por filas y columnas. Las columnas se identifican
con los campos, datos con iguales características Como están en la misma fila los tres criterios, se
y tipo de información: texto, números, fechas, etc. vinculan con el operador lógico Y. Los registros o
En las filas se encuentran los registros, conjunto filas seleccionados deben cumplir con las tres
de celdas de diferentes columnas que identifican un condiciones: PLAZO igual a 24, TIPO diferente de A
único elemento de la lista. Las funciones que se y VR. CREDITO menor o igual a 3000000.
utilizan en este tipo de organización de datos se
denominan Funciones de la Base de Datos. Ejemplo:

Base_de_datos: Es el rango de celdas que


compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna o grupo de
celdas que asocia una serie de datos del mismo En este caso el criterio está compuesto por 3 filas
tipo, se usa en la función para realizar los la primera con el nombre del campo y las siguientes
cálculos; en Excel es la celda que identifica el con los criterios, para incluir una fila o registro el
campo en la Base de datos. Se puede utilizar: TIPO puede tener valor A o B. El operador lógico
 Referencia de la celda (por ejemplo: B3) que las une es O.

 El valor de la celda entre comillas (por Para utilizar un Filtro Avanzado o una función de
ejemplo: “EDAD”) Base de Datos, es necesario escribir los criterios en
un rango o grupo de celdas de la hoja.
 La posición que ocupa la columna en la lista
(por ejemplo: 1,2). 4.2.2. FUNCIONES BD
Criterios: Rango de celdas que contiene las
condiciones descritas para la selección de los datos. Hacen parte del grupo de las funciones de la Base
de Datos con que cuenta Microsoft Excel 2013:
4.2.1. CREACIÓN DE CRITERIOS
Función BDCONTAR

Para construir criterios que se requieren al utilizar Cuenta las celdas que contienen valores numéricos
una función de Base de Datos o en un filtro en una columna de una lista o base de datos que
avanzado se emplean por lo menos 2 celdas, la concuerdan con los criterios especificados.
superior con el nombre del campo o encabezado de
Los argumentos son:
columna y la segunda con el criterio
correspondiente: Base_de_datos: Es el rango de celdas que
compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna donde se
va a realizar el cálculo en la función, es la celda
que identifica el campo en la Base de datos.
 Operadores de Comparación: Para
Criterios: Rango de celdas que contiene las
establecer los criterios se deben emplear los
condiciones descritas para la selección.
siguientes operadores de comparación:
Ejemplo:
< Menor
Si se tiene la siguiente Base de Datos:
> Mayor

<= Menor o igual

>= Mayor o igual

<> Diferente

Igual no se utiliza nada

 Operadores Lógicos: se emplean dos: Y – O


aunque no se escriben explícitamente si se
establecen en el área de criterios, así:
Y: si están en la misma fila
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El resultado es 2, como se observa en la fórmula la
Base es el rango A1:G15, el campo o columna
donde se va a contar el TIPO (no numérico) G1 y
el área de criterios es J1:J2.

Función BDMAX
Y se emplea la siguiente área de Criterios: Devuelve el máximo valor de las filas seleccionadas
en la columna (campo) de una base de datos que
coinciden con los criterios especificados.
Los argumentos son:
Base_de_datos: Es el rango de celdas que
Determinar cuántos créditos tienen 24 como valor compone la tabla o Base de Datos.
de PLAZO.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función para realizar los cálculos, es la
celda que identifica el campo en la Base de
datos.
Criterios: Rango de celdas que contiene las
condiciones descritas para la selección.
Ejemplo:
El resultado es 5, como se observa en la fórmula la
Utilizando la Base de Datos anterior (A1:G15) y con
Base es el rango de A1:G15, el campo o columna
la siguiente área de Criterios:
donde se va a contar cuántos datos cumplen el
criterio en la columna PLAZO (numérico) E1 y el
área de criterios es J1:J2.

Función BDCONTARA

Cuenta el número de celdas que contengan Determinar máximo crédito de aquellos que tienen
información dentro de los registros (filas) de la base TIPO A y APORTES superiores a 1.000.000:
de datos que cumplen con los criterios
especificados.
Los argumentos son:
Base_de_datos: Es el rango de celdas que
compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función, es la celda que identifica el campo El resultado es $3.000.000, como se observa en la
en la Base de datos. fórmula la Base es el rango A1:G15, el campo o
Criterios: Rango de celdas que contiene las columna donde se va a buscar el máximo valor es
condiciones descritas para la selección. VR.CREDITO (numérico) F1 y el área de criterios
es J1:K2.
Ejemplo:
Función BDMIN
Utilizando la Base de Datos anterior (A1:G15) y con
la siguiente área de Criterios: Muestra el valor mínimo de una columna en una
lista o base de datos que concuerde con las
condiciones especificadas.
Los argumentos son:
Base_de_datos Es el rango de celdas que
Determinar cuántos créditos son de TIPO A: compone la tabla o Base de Datos.

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Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función, es la celda que identifica el campo
en la Base de datos.
Criterios: Rango de celdas que contiene las
condiciones descritas para la selección.
Ejemplo:
Utilizando la base de datos anterior (A1:G15) y con El resultado es 24, como se observa en la fórmula
la siguiente área de Criterios: la Base es el rango de A1:G15, el campo o columna
donde se va a buscar el promedio es el PLAZO
(numérico) E1 y el área de criterios es J1:K2.

Función BDPRODUCTO

Retorna el valor de multiplicar los valores de un


Determinar cuál es el minino valor de crédito de campo (columna) que cumplen con los criterios
aquellos que tienen TIPO C y APORTES superiores especificados.
a 1.000.000:
Los argumentos son:
Base_de_datos Es el rango de celdas que
compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función, es la celda que identifica el campo
en la Base de datos.
Criterios: Rango de celdas que contiene las
El resultado es $6.000.000, como se observa en la condiciones descritas para la selección.
fórmula la Base es el rango A1:G15, el campo o
columna donde se va a buscar el mínimo valor es Ejemplo:
VR.CREDITO (numérico) F1 y el área de criterios Utilizando la Base de Datos anterior (A1:G15) y con
es J1:K2.
la siguiente área de Criterios:
Función BDPROMEDIO

Devuelve el promedio de los valores numéricos de


las filas (registros) seleccionadas de una base de
datos que coinciden con los criterios.
Los argumentos son:
Base_de_datos Es el rango de celdas que Determinar cuál es el producto de los PLAZOS de
aquellos créditos que tienen TIPO A o D:
compone la tabla o Base de Datos.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa
en la función, es la celda que identifica el campo
en la Base de datos.
Criterios: Rango de celdas que contiene las
condiciones descritas para la selección.
Ejemplo:
El resultado es $15.925.248, como se observa en
Utilizando la base de datos anterior (A1:G15) y con
la fórmula la Base es el rango A1:G15, el campo o
la siguiente área de Criterios:
columna donde se va a realizar el producto es
PLAZO (numérico) E1 y el área de criterios es
J1:J3.

Función BDSUMA

Determinar cuál es el PLAZO promedio de aquellos Adiciona los números dentro de una columna de
créditos que tienen APORTES entre 1.000.000 y una lista o base de datos en las filas que
2.500.000: concuerden con las condiciones especificadas.
Los argumentos son:

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Base_de_datos Es el rango de celdas que numérico 2, 3 o una expresión que puede incluir
compone la tabla o Base de Datos. una fórmula u otra función.
Nom bre_de_cam po: Es la columna que se usa Ordenado: es un valor lógico que determina si
en la función, es la celda que identifica el campo la búsqueda va a encontrar una coincidencia
en la Base de datos. exacta o aproximada, este argumento es
opcional. Si es Verdadero, uno (1) o se om ite
Criterios: Rango de celdas que contiene las
la búsqueda se hace para encontrar la
condiciones descritas para la selección.
coincidencia más cercana; pero si el valor es
Ejemplo: Falso o cero (0) la función busca el valor
exacto, si no lo encuentra muestra error (#N/A).
Utilizando la base de datos anterior (A1:G15) y con
la siguiente área de Criterios: Ejemplo:
En la siguiente tabla de datos la TASA (columna E)
depende de TIPO (columna D), empleando la
función BUSCARV, se obtiene en la columna E el
valor que se encuentra en una tabla, que incluye
los tipos existentes, el porcentaje correspondiente
Determinar cuál es la suma del VR.CREDITO para a cada TIPO (columna D):
aquellos créditos con PLAZO a 36, TIPO diferente
de A y VR.CREDITO menor o igual a 4.000.000:

El resultado es $4.850.000, como se observa en la


fórmula la Base es el rango A1:G15, el campo o
columna donde se va a buscar la suma es
VR.CREDITO (numérico) F1 y el área de criterios
es J1:L2.

4.3. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y


REFERENCIA

Dentro del grupo de las funciones de búsqueda y


referencia con que cuenta Microsoft Excel 2013, Esta tabla, en otro sector de la hoja o en otra hoja
se encuentran: del libro, se debe crear una tabla con los tipos
existentes y los porcentajes correspondientes:
Función BUSCARV

Busca un valor específico en la primera columna y


devuelve el valor en la misma fila de una columna
especificada en la tabla. Se utiliza cuando los
valores de comparación se encuentren en una
columna situada a la izquierda de los datos que
desea encontrar.
Los argumentos son:
Valor_Buscado: Es el valor que sirve de Para obtener la Tasa de acuerdo con el tipo, es
referencia para el examen en la primera necesario tener la información almacenada en las
columna de la tabla. Celdas desde G1:H5, con la función BUSCARV la
primera columna de la tabla es la que va a servir
Matriz_Buscar_en: Es el rango de celdas de la para realizar la búsqueda.
hoja donde se encuentran los datos que
conforman la tabla de referencias. Si se utiliza el asistente para funciones, el
procedimiento es:
Indicador_colum nas: Es el número que ocupa
dentro de la tabla la columna de la que se quiere  Dejar como celda activa la celda E2
recuperar la información. Puede ser un valor

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 13


 Abrir el asistente (Cinta Fórmulas – Grupo
Insertar Función)
 Seleccionar Funciones de Búsqueda y
Referencia
 Doble clic en BUSCARV
 Cuando se abre el cuadro llenar de la siguiente
forma:
 Valor_Buscado: Celda D2, donde se
encuentra el tipo.
 Matriz_Buscar_en: Rango de celdas donde se
encuentra la Tabla (G2:H5), sin los
encabezados, las celdas donde se encuentra la
tabla se convierten en referencia absoluta
($C$F) para llevar acabo la copia vertical (el
rango no varía sin importar la fila donde se
copie).
 Indicador_colum nas: En este caso es 2 el
número de columna donde está la tasa que se Empleando para la función BUSCARV la siguiente
requiere ubicar. tabla:

 Ordenado: Los datos en la tabla (G2:H5) se


encuentran organizados de menor a mayor,
este parámetro se puede omitir, escribir el valor
lógico Verdadero o como se ve en el cuadro el
número 1.

La fórmula quedaría en esta forma:

Como se observa en el rango E2:E15 cuando el


plazo coincide con el valor de la tabla 24, 12, etc.,
la función retorna como valor el que le corresponde
pero cuando hay valores como 19 o 33 la función
retorna el valor más cercano siempre menores o
 Al presionar aceptar, la fórmula queda de la iguales al límite.
siguiente forma:
Función BUSCARH

La función examina en la primera fila de una tabla


o rango y se mueve en forma vertical por la
columna para devolver el valor de una celda de
acuerdo con el indicador de fila proporcionado.

 Copiar en el resto de la columna. Los argumentos son:

Ejemplo: Valor_Buscado: Es el valor que sirve de


referencia para el examen en la primera fila de
En este ejemplo utilizar una tabla con rangos y no la tabla.
valores exactos, con los siguientes datos:
Matriz_Buscar_en: Es el rango de celdas de la
hoja donde se encuentran los datos que
conforman la tabla de referencias.

14 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


Indicador_filas: Es el número que ocupa Función TRANSPONER
dentro de la tabla la fila de la que se quiere
recuperar la información. Devuelve la transposición de una matriz, es decir,
convierte las filas en columnas.
Ordenado: es un valor lógico que determina si
la búsqueda va a encontrar una coincidencia El argumento es:
exacta o aproximada, este argumento es Matriz: El área de celdas de la hoja donde se
opcional. Si es Verdadero, uno (1) o se om ite encuentran los datos que van a ser
la búsqueda se hace para encontrar la transpuestos.
coincidencia más cercana; pero si el valor es
Falso o cero (0) la función busca el valor Esta función requiere de una forma de copiado
exacto, si no lo encuentra muestra error (#N/A). especial ya que hace parte del grupo de Funciones
Matriciales con que cuenta Microsoft Excel 2013.
Ejemplo: Una Función Matricial es la que trabaja con un
En este ejemplo utilizando la función BUSCARH, es grupo de celdas y no con un solo dato, la función
decir búsqueda horizontal, se va a establecer la requiere más de una celda para mostrar el
Tasa (Columna E) que depende del TIPO, (tipo de resultado, razón por la cual no se puede realizar
Crédito Columna D), así: Copiar - Pegar normal.
Para ingresar una fórmula con una función
matricial, en un grupo de celdas simultáneamente,
es necesario:
 Seleccionar el área que contendrá la fórmula.
 Escribir la función en la esquina superior
izquierda del rango seleccionado.
 Presionar la combinación de teclas

+ +

La función se incorpora en el grupo de celdas


seleccionado, añadiendo {} a cada una de las
fórmulas
Ejemplo:

La Tabla para la búsqueda está ubicada en el rango


H1:K2, los valores de referencia en la fila 1 y los de
retorno en la fila 2,

La función regresa en el área de G2:J6 la


transpuesta de la matriz original.
La función para celda E2, quedaría de la siguiente
forma: 4.4. FUNCIONES LÓGICAS

Dentro del grupo de funciones lógicas de Microsoft


Excel 2013, se encuentran:

Función SI

El valor buscado es el tipo que se encuentra en la Retorna un valor si la condición evaluada se cumple
celda D2, en la matriz el área de la tabla y otro diferente si la condición no se cumple. La
($H$1:$K$2), el valor buscado está en la fila 2 de función analiza la expresión lógica y determina si es
la tabla. La función regresa 0.85% que es el que Verdadera o Falsa, si el resultado es verdadero
corresponde al tipo A. realiza la acción determinada por valor verdadero
en caso contrario la acción establecida como valor
falso.
Los argumentos son:

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 15


Prueba_lógica: Una expresión lógica que se Función O
pueda valorar y como resultado de ésta se
genera un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Retorna el valor lógico Verdadero si alguno de los
argumentos es Verdadero y devuelve Falso si
Valor_si_v erdadero: Es un valor numérico, todos los argumentos son Falsos. Los argumentos
texto o expresión que retorna la función si la son:
prueba lógica es Verdadera.
Ejemplo:
Valor_si_falso: Es un valor numérico, texto o
expresión que retorna la función si la prueba
lógica es Falsa.
Ejemplo:

Al evaluar si la EDAD es mayor o igual a 18 o la


TALLA es mayor de 1.60, la función O retorna el
valor lógico Verdadero cuando alguna de las dos
condiciones o las dos se cumplen (Verdaderas) Y
Falso cuando los dos parámetros no se cumplen.

5. GESTIÓN DE INFORMACIÓN

5.1. CREACIÓN DE LISTAS Y


ORDENAMIENTO DE DATOS
En este ejemplo la función SI evalúa si el contenido
de la celda de la columna O es menor de 18, si el Las tablas de Microsoft Excel 2013 se interpretan
resultado es Verdadero escribe en la celda MENOR como listas que también pueden ser utilizadas
y si es Falso escribe MAYOR de EDAD. En la celda como una base de datos, las filas se denominan
O2 el valor es 14 por lo tanto en la función retorna registros y las columnas se llaman campos, sobre
MENOR, mientras que en la celda O3 el valor es 21 las cuales se pueden realizar operaciones Básicas,
por lo tanto en la celda P3 se ve el resultado MAYOR ordenar y filtrar la información.
de EDAD.
Para la creación de una lista, se deben tener en
Función Y cuenta las siguientes recomendaciones:
Devuelve el valor lógico Verdadero si todos los  En la primera fila debe estar el título de la
argumentos son Verdaderos; devuelve Falso si columna que nombra la información que allí
uno o más argumentos son Falsos. Los contiene.
argumentos son:
 En cada columna debe haber datos del mismo
Ejemplo: tipo. Por ejemplo, en una lista de estudiantes
debe ir una columna con el código, otra para
nombre, otra para programa, edad, etc.
 No se recomienda dejar filas o columnas en
blanco.
Para ordenar los registros de una base de datos, se
procede de la siguiente forma:
 Ubicar el cursor en una celda del campo que se
quiere ordenar
 De la cinta Datos seleccionar el ícono de
Al evaluar si la EDAD es mayor o igual a 18 y la ordenar Ascendente o Descendente según el
talla es mayor de 1.60, la función Y retorna el valor criterio definido.
lógico VERDADERO cuando las dos condiciones se
cumplen (Verdaderas) Y FALSO cuando alguno de  O, dar clic con el botón alterno sobre cualquier
los parámetros o los dos no se cumplen. celda y seleccionar la opción Ordenar del menú
emergente

16 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


Para dar un orden personalizado a la información
según el criterio del usuario, se debe seleccionar la
opción Ordenar del grupo Ordenar y Filtrar de la
cinta Datos y el ordenamiento de los datos se
puede realizar teniendo en cuenta uno o varios
campos (columnas), agregando diferentes niveles
de ordenamiento y de acuerdo al criterio que sea
requerido por el usuario.

5.2. FILTROS AVANZADOS

Los filtros facilitan la búsqueda o extracción de un


rango determinado de datos de acuerdo a un
criterio, mostrando los valores esperados. Excel Para aplicar el filtro se deben seguir estos pasos:
cuenta con dos tipos de filtros: autofiltros y filtro
 Dar clic en la opción Avanzadas del grupo
avanzado.
Ordenar y filtrar en la cinta Datos
Los filtros automáticos o autofiltro, permiten
realizar el filtrado de registros de manera fácil y
rápida pero no permite hacer selecciones
específicas.
Los filtros avanzados admiten ingresar criterios
más complejos para realizar búsquedas avanzadas,
así como, hacer una copia de los datos que se filtran  Seleccionar el rango de la lista a buscar, en este
en otro sitio de la hoja. caso, de A2 hasta D9
 Creación de Criterios  Marcar el rango de celdas donde se encuentra
Los criterios para aplicar Filtros Avanzados se crean el criterio de búsqueda que son todos los
de igual forma que se construyen los criterios de las estudiantes que tienen estado civil Soltero, en
funciones de Base de Datos. este caso, de B11 hasta B12 y Aceptar

 Ejemplo: Filtro Avanzado


Aplicar filtros avanzados a la base de datos que se
presenta en la siguiente lista de información:

Se visualizará el siguiente resultado:


En cualquier celda libre, se copia el nombre del
campo y el criterio que se debe aplicar.
Ejemplo:
Seleccionar los estudiantes que tienen ESTADO
CIVIL: Soltero.

Para restaurar los datos, se debe pulsar el icono


Borrar del grupo Ordenar y filtrar de la cinta
Datos o presionar las teclas + .

Ejemplo:
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 17
Filtrar la misma base de datos del ejemplo anterior,  Crear una nueva hoja y cambiar el nombre de
para que aparezcan los estudiantes que tienen la etiqueta a RESULTADOS
ESTADO CIVIL: Soltero y pertenecen al
 Seleccionar el rango de lista de la base de
PROGRAMA de Ingeniería Civil.
datos, en este caso desde la celda A2 hasta D9
Criterios:
 Marcar el rango de celdas del criterio, desde
B11 hasta C13
 Seleccionar la Celda A1 de la hoja
RESULTADOS en la opción Copiar a y
Aceptar
Para aplicar el filtro se deben seguir estos pasos:
 Seleccionar el rango de lista de la base de
datos, en este caso desde la celda A2 hasta D9
 Marcar el rango de celdas del criterio, desde
B11 hasta C12 y Aceptar

Se crea una nueva tabla que contiene todos los


estudiantes Casados que pertenecen al programa
de Ingeniería Civil y los estudiantes que tienen
Solteros de Ingeniería Industrial.

La tabla resultante presenta todos los estudiantes


Solteros que pertenecen al programa de Ingeniería
Civil.

6. VALIDACIÓN DE DATOS

 ¿Qué es Validación de Datos?


Se define como validación de datos en Microsoft
Excel 2013, al proceso de limitar la entrada de
datos en una celda o rango de celdas. El acceso de
Ejemplo: datos se puede limitar por número o por texto.
Filtrar la misma base de datos de los anteriores También se pueden escribir mensajes de entrada
ejemplos, para mostrar en una nueva hoja llamada y/o salida. Los mensajes de entrada deben indicar
RESULTADOS, los registros de estudiantes que cuales son las restricciones específicas de los datos
tienen ESTADO CIVIL: Casado y pertenecen al a incluir. Los mensajes de salida, especifican el
PROGRAMA de Ingeniería Civil y los estudiantes error cometido al introducir los datos.
que tienen ESTADO CIVIL: Soltero y pertenecen
al PROGRAMA de Ingeniería Industrial.  Opción Validar

Criterios: Para acceder a la opción de Validación de datos,


se procede así:
 Seleccionar la opción Validación de datos, del
grupo herramientas de datos de la cinta
DATOS

Para aplicar el filtro se deben seguir estos pasos:

18 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


 De la ventana emergente Validación de Las relaciones establecidas son: entre, no
Datos, cambiar los criterios de validación está entre, igual a, mayor que, menor
según lo que requiera el usuario que, mayor o igual que, menor o igual
que.
 DECIMAL: Permite ingresar un intervalo de
números con punto flotante con las mismas
posibilidades enumeradas en la opción
NUMERO ENTERO.
 LISTA: Muestra una lista desplegable de
datos válidos, ubicados en cualquier lugar
del libro cuyo rango se escriben en el
cuadro de texto Origen, activando la casilla
de verificación Celda con lista
desplegable.

6.1.1. CONFIGURAC IÓN

Es posible aplicar la validación de datos a una celda


o a un grupo de celdas siguiendo estos pasos:
 En la sección Criterio de validación, del
cuadro combinado Permitir, seleccionar
alguna de las opciones:
 FECHA: Permite validar intervalos de
fecha.

Por defecto aparece Cualquier valor, que es la


condición inicial de la celda.
 Aplicar los criterios necesitados dependiendo de
la opción seleccionada así:
 NÚMERO ENTERO: Solicita un intervalo de
números enteros activando la opción
Datos, desde la que se pueden cambiar los
 HORA: Para incluir intervalos de hora,
límites entre los cuales, los datos son
utilizando el formato hh:mm:ss
válidos

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 19


 LONGITUD DEL TEXTO: Determina el En el cuadro de texto Título se debe escribir el
intervalo de caracteres que se pueden nombre del mensaje y en el cuadro Mensaje de
escribir estableciendo un Mínimo y un entrada la instrucción o recomendación.
Máximo.
6.1.3. MENSAJE DE ERROR

El mensaje de error consta de un Estilo un Título


y un Mensaje de error

 PERSONALIZADA: Para crear validaciones


propias. Se pueden utilizar fórmulas que
den como resultado un valor VERDADERO,
o, FALSO.

El estilo permite elegir entre tres imágenes que


representan:

Detener: Se usa cuando el error puede afectar


directamente a los datos.

Advertencia: Se utiliza para comentar, qué


sucede al ingresar datos erróneos.

Información: Informa sobre el porqué del


error cometido.

6.1.2. MENSAJE DE ENTRADA En el campo Título se debe escribir el nombre del


mensaje.
Para cada configuración se puede incluir un En el campo Mensaje de error se puede dar una
Mensaje de entrada y/o un Mensaje de error. explicación del error.
Estos mensajes indican al usuario que información
debe suministrar:

En este ejemplo se valida el dato “Edad del


estudiante”; el mensaje de error aparece cuando
se digita el dato Edad mayor a 21.

20 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


6.1.4. ELIMINAR UNA VALIDACIÓN DE realizar un análisis exhaustivo y representativo de
DATOS la información suministrada.

Para borrar la validación de datos de una celda 7.1. TABLAS DINÁMICAS


basta con ubicarse sobre ella y desde la ventana de
Validación de datos, pulsar el botón Para manipular la información a través de las tablas
dinámicas se requiere una lista de datos , como la
que se presenta a continuación y con la que se
7. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS pueden resolver preguntas como:

Las tablas dinámicas y los Gráfico Dinámicos en  ¿Cuánto es el valor total por salarios para los
Microsoft Excel 2013, permiten generar informes empleados que ganan más de $1’500.000?
estructurados de una lista de datos permitiendo al  ¿Cuánto ganan en promedio los empleados que
usuario, resumir la información a un estado tienen más de 23 años?
razonable y comprensible para una posterior toma
de decisiones, por esta razón son muy apropiadas  ¿Cuántos empleados pertenecen al
para usar en negocios, ya que debido a su Departamento de Ventas?
flexibilidad, permiten ubicar los elementos de la
 ¿Cuáles son gerentes y cuánto ganan? etc.
tabla en el sitio que el usuario necesite (por
ejemplo, intercambiando las filas por columnas) y

Un informe de tabla dinámica se debe aplicar subtotales y totales. En la siguiente Figura se puede
cuando se requieran comparar totales relacionados, observar cómo los valores del total general de la
de una larga lista de números para resumir y se dependencia Ventas son superiores los salarios de
quieran realizar comparaciones distintas con cada cualquier otra dependencia. Como los informes de
número. Mediante la aplicación de tablas tablas dinámicas son interactivos, otros usuarios
dinámicas, Microsoft Excel 2013 permite realizar pueden cambiar la presentación de los datos para
automáticamente ordenamientos y cálculo de ver más detalles o calcular diferentes resúmenes.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 21


7.1.1. ESPECIFICAR UN INFORME DE
7.1.2. DATOS DE ORIGEN
TABLA DINÁMICA
Es posible crear un informe de tabla dinámica desde
Es posible utilizar el Asistente para tablas dinámicas una lista de Microsoft Excel 2013, una base de
como guía para buscar y especificar los datos de datos externa, varias hojas de cálculo de Excel u
origen que se deben analizar y para crear el marco
otro informe de tabla dinámica.
del informe. Para crear un informe de Tabla
Dinámica se debe seleccionar la opción Tabla La Lista de Microsoft Excel 2013 está compuesta
Dinámica del grupo Tablas de la cinta Insertar. por una serie de filas de hoja de cálculo con un
rótulo que contiene datos relacionados. Una lista
Aparece entonces, una lista de campos que se puede utilizarse como una base de datos, en la que
activa al seleccionar una tabla dinámica.
las filas corresponden a los registros y las columnas
a los campos. La primera fila de la lista tiene los
rótulos de columna.
Configurar los datos de origen: Los datos de origen
de listas de Microsoft Excel 2013 y de la mayoría de
las bases de datos se organizan en filas y columnas.
Los datos de origen deben tener hechos similares
en la misma columna.

7.1.3. ORGANIZAR DATOS EN LOS


INFORMES DE TABLA DINÁMICA

Un informe de Tabla Dinámica contiene campos,


cada uno de los cuales corresponden a una columna
de los datos de origen y resume varias filas de
información de los datos de origen. Los campos de
un informe, enumeran elementos de datos en filas
o en columnas. Las celdas situadas en la
intersección de una fila y una columna , muestran
los datos resumidos de los elementos de la parte
superior de la columna y de la izquierda de la fila.
Campo: Es una categoría de datos derivada de un
campo de una lista de origen, una tabla o una base
de datos

22 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


Elemento: Subcategoría de un campo de tabla datos de distintas formas y calcular distintos
dinámica o de gráfico dinámico y se derivan de las valores resumidos. Por ejemplo, se pueden ver los
entradas exclusivas en un campo de la base de nombres de los vendedores en las columnas o en
datos o de los valores exclusivos en una columna las filas.
de la lista.
7.1.4. ELEMENTOS DE UN INFORME DE
TABLA DINÁMICA

Cuando se genera un informe de tabla dinámica


aparecen en él diferentes elementos, tales como
Filas, Columnas, Filtros y Valores que permiten
interpretar el resultado que arroja la misma. Estos
elementos son:
 Etiquetas de Fila: Campos de datos de origen
que se asignan a una fila en un informe de tabla
dinámica. Un informe de tabla dinámica que
tenga más de un campo de fila tiene un rótulo
de fila interior, que es el más próximo al área
de datos. Cualquier otro rótulo de fila se
considera un campo de fila exterior. Los rótulos
En este informe de tabla dinámica, el campo de fila interiores y exteriores tienen atributos
nombre (Etiquetas de fila) contiene los elementos diferentes. Los elementos del campo de fila
Alba, Andrea, Inés, Jennifer, Johanna, Juan, etc… exterior más lejano se muestran sólo una vez,
pero los elementos del resto de los campos se
Un campo de Datos, como Suma de Salario, repiten tantas veces como sea necesario.
proporciona los valores que están resumidos en el
informe de tabla dinámica. En el ejemplo, por  Etiquetas de Columna: Campos que se
columnas se totaliza lo correspondiente a cada asignan a una orientación de columna en un
Departamento y al final el total general por columna informe de tabla dinámica. Al igual que los
(Dependencia). rótulos de fila, puede tener varios rótulos de
columna.
Los campos de los datos de origen se pueden
arrastrar entre áreas cambiando así la estructura  Elemento: Es una subcategoría de un campo
tanto de una tabla como de un gráfico dinámico. En de tabla dinámica. Los elementos re presentan
los gráficos dinámicos se pueden arrastrar los entradas únicas en el mismo campo o columna
botones de Campo de Eje o de Campo de Leyenda en los datos de origen. Los elementos aparecen
al Área de Valores para resumir los datos. De igual como rótulos de columna o de fila, o aparecen
manera, se pueden arrastrar desde las filas y las en las listas desplegables de las etiquetas.
columnas al Área de Valores en las tablas dinámicas  Filtros: Es un campo que se asigna a una
o también hasta el área de Filtros de Informe para orientación de página o filtro. Al hacer clic en
mostrar los datos, elemento a elemento. otro elemento de un campo de página, todo el
informe de tabla dinámica cambia mostrando
sólo los datos resumidos asociados a ese
elemento.
 Elemento del Campo de Página: Cada
entrada o valor exclusivos del campo o columna
de la lista de origen o de la tabla será un
elemento en la lista de campos de página.
 Campo de Datos: Es un campo de una lista o
tabla de origen que contiene datos que se van
a resumir. Normalmente, un campo de datos
resume datos numéricos, como estadísticas o
salarios, pero también puede contener texto.
De manera predeterminada, Microsoft Excel
2013 resume los datos de texto utilizando la
función de resumen Contar y resume datos
numéricos con la función Suma.
 Área de Datos: Es la parte de un informe de
Arrastrando un botón de campo de un área del tabla dinámica que contiene datos de resumen.
informe de tabla dinámica a otra, se podrán ver los Las celdas del área de datos muestran los datos
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 23
resumidos de los elementos de los campos de clic sobre la flecha para seleccionar los
fila y de columna. Los valores del área de datos elementos que se deben mostrar. Una vez
representan un resumen de los datos seleccionados, el ícono de flecha cambia al
procedentes de los registros de origen. ícono de filtro.
 Flecha de la Lista Desplegable del Campo:
Flecha situada a la derecha de cada campo. Dar

7.1.5. CREAR UN INFORME DE TABLA


DINÁMICA

Para crear una tabla dinámica nueva:


 Seleccionar la opción Tabla Dinámica del
grupo Tablas de la cinta Insertar

 Especificar el origen de los datos


 Elegir el sitio para el informe de la tabla
dinámica
7.1.6. GRUPO DISEÑO
 Arrastrar los campos componentes de los
diferentes elementos de la tabla dinámica El formato de la tabla se puede cambiar desde el
grupo Diseño de la cinta de opciones Diseño, el
cual permite formatear los Subtotales, Totales
Generales, Diseño de informe y Filas en Blanco.

24 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


 Mostrar todos los subtotales en la parte
superior del grupo

Los formatos de Subtotales usados son:


 No mostrar subtotales

 Mostrar todos los subtotales en la parte inferior


Los formatos de Totales Generales usados son:
del grupo
 Desactivado para filas y columnas

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 25


 Activado para filas y columnas  Activado sólo para columnas

 Activado sólo para filas

Los formatos de Diseño de Informe usados son:


 Mostrar en forma compacta.

26 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


 Mostrar en forma de esquema  Quitar línea en blanco después de cada
elemento

7.1.7. GRUPO OPCIONES DE ESTILO DE


TABLA DINÁMICA

 Mostrar en formato tabular El estilo de la tabla se puede cambiar desde el


grupo Opciones de Estilo de Tabla Dinámica de
la cinta de opciones Diseño.

Desde estas opciones es posible formatear la tabla


usando o deshabilitando Encabezados de Fila,
Encabezados de Columna, Filas con bandas,
Columnas con Bandas

Los formatos de Filas en Blanco usados son: 7.1.8. GRUPO ESTILOS DE TABLAS
DINÁMICAS
 Insertar línea en blanco después de cada
elemento.
Este grupo permite cambiar el estilo a la tabla
completa, según formatos predefinidos.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 27


7.1.9. CAMBIO DEL DISEÑO DE UN
INFORME DE TABLA DINÁMICA

Las tablas dinámicas permiten un cambio casi


absoluto de la misma. Simplemente moviendo los
campos de lugar, cambia la estructura de la tabla.
En las siguientes figuras, se mueve el campo
DEPENDENCIA, del elemento FILAS al elemento
COLUMNAS:

7.2. GRÁFICOS DINÁMICOS

Para crear un Gráfico Dinámico se deben realizar


los siguientes pasos:
 Seleccionar la opción Gráfico Dinámico del
grupo Tablas de la cinta Insertar

 Seleccionar el rango de datos


El campo se mueve al elemento COLUMNAS:
 Ubicar la posición del gráfico
 Arrastrar los campos a los elementos del
gráfico dinámico

28 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


Si ya existe un informe de tabla dinámica, se puede
seleccionar cualquier estilo de gráfico del grupo
Gráficos de la cinta Insertar.
Para dar formato a un gráfico dinámico, se debe dar
clic sobre la cinta Formato del grupo
Herramientas Del Grafico Dinámico.

Para modificar el tipo de gráfico: Para modificar los datos:

 Seleccionar el gráfico ya creado  Seleccionar el gráfico ya creado

 Ubicar la cinta Diseño del grupo  Ubicar la cinta DISEÑO del grupo
Herramientas del gráfico dinámico HERRAMIENTAS DEL GRAFICO DINAMICO

 Activar el ícono Cambiar tipo de gráfico  Encontrar el grupo Datos

 Seleccionar la categoría, y el tipo requerido y  Elegir entre Cambiar entre filas y columnas,
Aceptar o, Seleccionar datos

Para modificar el Diseño del Gráfico:


 Seleccionar el gráfico ya creado
 Ubicar la cinta Diseño del grupo
Herramientas del gráfico dinámico
 Encontrar el grupo Diseños de gráfico
El gráfico dinámico presenta su propio panel de  Elegir entre Agregar elemento de gráfico, o,
campos. Diseño rápido

Para seleccionar un estilo de diseño:


 Seleccionar el gráfico ya creado
 Ubicar la cinta Diseño del grupo
Herramientas del gráfico dinámico
 Encontrar el grupo Estilos de Diseños
 Seleccionar y aplicar el estilo

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 29


Para mover el gráfico a otro sitio dentro del libro:
 Seleccionar el gráfico ya creado Para crear un Minigráfico se puede seguir estos
procedimientos:
 Ubicar la cinta Diseño de la barra de
Herramientas del gráfico dinámico, grupo  Desde la Cinta Insertar
Ubicación
 Seleccionar el rango de celdas H3:J10
 Desplegar el ícono de Análisis rápido
 Elegir la pestaña MINIGRAFICOS
 Seleccionar el tipo de minigráfico requerido

 En el cuadro de diálogo que aparece, ubicar el


sitio

 Desde el ícono de Análisis Rápido


 Seleccionar el rango de celdas H3:J10
 Dar clic en el ícono de Análisis rápido
 Seleccionar la cinta Minigráficos
 Elegir el tipo de minigráfico requerido
8. MINIGRÁFICOS
En la ventana Crear grupo Minigráfico se
El comportamiento de los datos se puede muestra el Rango de datos y se debe elegir la
representar mediante íconos, colores o gráficos, ubicación donde se creará el grupo de minigráficos.
herramientas que ayudan a identificar los
resultados y la tendencia de los datos de una forma
fácil y sencilla. Los minigráficos se ubican al lado
derecho de los datos seleccionados.

8.1. CREAR UN MINIGRAF ICO

Para crear un minigráfico es necesario tener dos o


más columnas de datos, ya que se comparan los
datos contenidos en la fila y de acuerdo a su
variación se realiza el gráfico. Los minigráficos aparecen en el rango de celdas
seleccionadas para su ubicación.
Ejemplo:
Los tipos de minigráfico pueden ser:
Crear un minigráfico a partir de la siguiente tabla
de datos de Ventas de Fruta durante el primer  De Línea
trimestre del año:

30 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


 De Columna

 De Ganancia o Pérdida
 Grupo Agrupar: Contiene las opciones de Eje
Horizontal y Valor Mínimo y Máximo del Eje
Vertical, Agrupar o Desagrupar minigráficos
para cambiar los estilos individualmente y
finalmente Borrar un minigráfico creado.

Este tipo de gráfico permite mostrar, en color


rojo los valores seleccionados que sean 9. TABLAS INTELIGENTES
negativos, y en azul los valores positivos.
La creación de tablas de datos en Microsoft Excel
8.2. MODIFICAR UN MINIGRÁF ICO 2013 facilita el manejo de la información en forma
estructurada, permitiendo el análisis y
Para modificar un minigráfico existente se debe administración de cada uno de los datos que
activar la Barra Herramientas para Minigráfico contienen las celdas de una hoja de cálculo.
seleccionando alguna de las celdas que contiene el
Las tablas permiten ordenar, filtrar, aplicar
minigráfico. funciones matemáticas, estadísticas y financieras
Desde esta Cinta es posible: de una manera rápida así como, agregar la
información sin modificar los formatos y estilos
 Grupo Minigráfico: Permite editar los datos predefinidos.
de origen y los datos de ubicación de los
minigráficos.
9.1. CREAR TABLAS
 Grupo Tipo: Cambiar el Tipo de Minigráfico
entre Línea, Columna y Ganancia o Pérdida Para crear una tabla de datos, se procede de la
siguiente forma:
 Grupo Mostrar: Mostrar Punto alto, Punto
bajo, Puntos negativos, Primer punto, Último  Seleccionar la opción Tabla del grupo
punto, Marcadores Tablas, cinta INSERTAR
 Grupo Estilo: Estilo, Color de minigráfico y Aparece el siguiente cuadro:
Color de Marcador

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 31


Otra forma de convertir datos a tabla es:
 Seleccionar los datos
 Seleccionar Dar formato como tabla del
grupo Estilos, cinta de Inicio
 Aplicar el estilo deseado.

9.2. FORMATO ESTILO DE TABLA

Es posible modificar algunas características del


diseño en el estilo del formato de la tabla así:
Cuando se requiere crear una tabla nueva:
 Cambiar el tamaño de una tabla
 Seleccionar el rango de celdas requeridas.
Ubicado dentro de la tabla, seleccionar la cinta
 Para incluir los encabezados dentro de la tabla,
Herramientas de Tablas, Diseño y del grupo
se hace un clic sobre la casilla de verificación
Propiedades, dar clic en la opción

Aparece la figura:
Abre el cuadro de diálogo donde se modifica
aumentando o disminuyendo el rango de celdas :

Se puede asignar los nombres de cada uno de los


campos en la fila de encabezados, como se muestra
a continuación:

Si se tiene un rango de celdas con datos Por ejemplo:


previamente creados en una hoja de Excel, se
procede de la siguiente manera:
 Seleccionar el rango de celdas incluyendo los El tamaño de la tabla aumenta en 3 registros cuyas
encabezados filas conservan el mismo formato y estilo de las
anteriores.
 Aplicar los pasos anteriores

Al hacer clic en Aceptar, aparece la tabla creada


así:
También se puede modificar el tamaño de la tabla,
al ubicar el cursor del ratón sobre la esquina inferior
derecha de la tabla y clic sostenido para
aumentar o disminuir el rango de celdas.
 Asignar nombre a una tabla
Para asignar nombre a una tabla, se procede de la
siguiente forma:
32 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013
 En la cinta Herramientas de Tablas,
Diseño y del grupo Propiedades, en el
cuadro de texto, Nombre de la tabla:

Si se quiere insertar o eliminar una fila o columna


en una tabla de datos, se procede de la misma
 Escribir el nombre de la tabla así: forma que dentro de cualquier Hoja de Cálculo.
 Llenado automático
Cuando se aplica una función o una fórmula en una
celda de la tabla,
 Mostrar u ocultar los encabezados
Del grupo Opciones de estilo de tabla, activar la
casilla de verificación, para mostrar la fila que
contiene los nombres de las columnas.

La función o fórmula es copiada automáticamente


en todo el rango de la columna.
Para ocultar los encabezados, se desactiva la opción

Obteniendo como resultado la siguiente tabla:

 Mostrar y ocultar fila de totales en una


tabla de datos
Estando en cualquier celda de la tabla, se puede
 Mostrar u ocultar Botón de Filtro mostrar u ocultar la fila de totales al activar o
Para mostrar el botón de filtro se debe a ctivar la desactivar la casilla de verificación
casilla de verificación el grupo Opciones de estilo del grupo Opciones de estilo de tabla, se inserta
de tablas . También se puede una fila al final de la tabla con el nombre de Total.
realizar desde el grupo Ordenar y filtrar de la
cinta Datos.

 Agregar una fila o columna Al final de cada una de las columnas muestra un
cuadro de opciones de las funciones aritméticas y
Para agregar una columna o una fila a la tabla, se
estadísticas que puede personalizar.
digita el dato a la derecha de la columna o debajo
de la última fila respectivamente.

La columna adopta el formato de estilo de la


columna o fila de la anterior.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 33


 Botón de Análisis rápido ventana desde la cual se pueden determinar los
estilos que se van a aplicar:
Corresponde a una herramienta que permite
analizar un rango de datos y aplicar algunas
características específicas.
Esta opción aparece al seleccionar una columna o
toda la tabla de datos o presionando la combinación
de teclas +

10. COLABORACIÓN Y SEGURIDAD


9.3. OPCIONES DE ESTILO
DE DATOS
Al crear una tabla de datos, Microsoft Excel 2013
aplica un estilo predeterminado. Sin embargo, este 10.1. COMENTARIOS
se puede cambiar así:
Los comentarios son observaciones o sugerencias
 Seleccionando la opción Estilos rápidos del que se escriben sobre el contenido de una celda.
grupo Estilos de tablas de la Cinta Diseño de Para crear un comentario, se procede así:
la Barra de Herramientas de Tabla.

 Seleccionar la celda a comentar


 Seleccionando la opción Dar Formato como
tabla, del grupo Estilo de la cinta INICIO  Seleccionar la opción Nuevo comentario, del
grupo Comentarios de la cinta Revisar
El usuario puede seleccionar el estilo de una
colección de formatos de colores claros, medios u  Escribir el texto del comentario
oscuros.  Para finalizar, dar clic afuera del recuadro

Dentro de una misma hoja de cálculo, se pueden


tener varios comentarios como se ve a
continuación:

Si se requiere personalizar el estilo de una tabla, se


debe pulsar la opción de la
ventana de Estilos Rápidos. Aparece una nueva
34 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013
Desde el cuadro de diálogo Proteger hoja se debe
escribir la contraseña de seguridad.
Adicionalmente, existen varias opciones que el
usuario puede seleccionar; entre las más usadas
están:
 Insertar filas y columnas
 Eliminar filas y columnas
 Aplicar formatos de celdas, filas y columnas
entre otros.

Para modificar, eliminar y navegar entre ellos se Después de seleccionar las opciones a proteger y
selecciona el botón correspondiente para que los cambios de seguridad se realicen, se
debe confirmar la contraseña

10.2. PROTECCIÓN

Para mantener la información segura y evitar que


por error las personas que manipulen los datos los
modifiquen o borren, Microsoft Excel 2013
permite proteger los datos con diferentes botones
Cuando entre nuevamente ya no se podrá realizar
ningún cambio por estar restringida la hoja hasta
que se desproteja de nuevo.

Para proteger una hoja se deben realizar los


siguientes pasos:
 Seleccionar la hoja a proteger Para volver a hacer cambios en los permisos del
 Dar clic sobre la cinta Revisar libro se debe seleccionar la opción Desproteger
hoja e ingresar nuevamente la clave de seguridad.
 Dentro del grupo Cambios elegir el icono de
Proteger hoja

Proteger un libro. La protección de un libro se


realiza de forma semejante a la protección de una
hoja siguiendo estos pasos:
 Dar clic en la opción Proteger un libro en el
grupo Cambios en la cinta Revisar

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 35


 Seleccionar la casilla de verificación
Estructura
Esta opción protege la estructura del libro , lo que
significa que no se podrá insertar o eliminar hojas
como tampoco renombrarlas ni cambiarlas.

10.3. AUDITORIA DE FÓRMULAS


Compartir libro. Debido a la gran cantidad de
información que manejan las empresas es común Es una herramienta para verificar y controlar las
que se tenga que compartir un libro para que sea fórmulas en una hoja de cálculo. Para realizar el
actualizado por diferentes usuarios, para compartir seguimiento es necesario conocer dos términos
se debe: importantes:
 Dar clic sobre la cinta Revisar  Celdas precedentes: Son las fórmulas que
afectan a otra celda seleccionada
 Dentro del grupo Cambios elegir el icono de
Compartir libro  Celdas dependientes: Se ven afectadas por
fórmulas anteriores
Para acceder a esta opción se debe dar clic sobre la
opción Rastrear precedentes del grupo
Auditoría de fórmulas en la cinta Fórmulas

Desde esta ventana se selecciona la opción que


permite la modificación por varios usuarios a la vez.

En el siguiente ejemplo, sólo hay una fórmula que


multiplica el número de créditos por la cantidad de
horas por crédito.

Para hacer el rastreo de la fórmula, ubicarse en la


Control de cambios. Desde esta opción permite celda D3 y hacer clic en la opción Rastrear
verificar Cuándo, Quién y Donde pueden realizar precedentes, Microsoft Excel 2013 muestra
cambios en un libro compartido gráficamente las celdas que utiliza para la ejecución
de dicha fórmula, así:

36 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013


11. MENÚ VISTA

Desde la cinta Vista, Microsoft Excel 2013


permite visualizar y personalizar la interfaz de la
hoja de cálculo.
La Cinta Vista está compuesta por los grupos
Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.
 Grupo Vistas de Libro
En la celda D8 se calcula el promedio de horas Presenta diferentes formas de ver el libro y permite
crédito con la función =Promedio(D3:D6). crear vistas personalizadas.
Posteriormente al hacer clic en la celda D3 y
seleccionar la opción Rastrear dependientes
como se muestra a continuación:

 Grupo Mostrar
Permite mostrar u ocultar la regla, la barra de
fórmulas, líneas de cuadrículas y títulos de filas y
columnas.

Se observa que hay un seguimiento hacia adelante


y hacia atrás desde la celda D3 para determinar
posibles errores de relación y fórmulas.
Comprobación de errores. Si cambiamos a  Grupo Zoom
propósito la fórmula Promedio por PROMEDI y al
hacer clic en la opción Comprobación de errores
Excel encuentra la falla automáticamente:

Permite ampliar o reducir el tamaño de


visualización de la ventana activa. Si se requiere un
porcentaje específico de tamaño de visualización de
la ventana se debe pulsar la opción Zoom. Se
despliega una ventana desde la cual se puede
personalizar.

Al dar clic sobre el botón Mostrar pasos de


cálculo se observa el error, así:

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 37


archivo nuevo, a otro archivo, otro lugar del mismo
libro, a una página web o a una dirección de correo
 Grupo Ventana
electrónico.

Desde este grupo se pueden manipular las


ventanas abiertas de la aplicación.
La opción Organizar todo permite organizar las 12.1. CREAR UN HIPERVÍNCULO
ventanas abiertas de diferentes formas como se
observa a continuación: Para crear un hipervínculo se puede realizar alguna
de las siguientes acciones:
 Dar clic al botón alterno del ratón sobre la celda
u objeto y desde el menú contextual elegir
Hipervínculo.
 Seleccionar la celda, objeto o gráfico y desde la
grupo Vínculos de la cinta Insertar, escoger
Hipervínculo.
A continuación se abre el cuadro de diálogo,
Insertar hipervínculo, donde se encuentran los
diferentes tipos de vínculos que se pueden realizar,
así:

La opción Inmovilizar, permite dejar fijo una fila o


una columna, también se conoce con el nombre de
inmovilizar paneles todo esto se hace para
visualizar e inmovilizar los títulos de una hoja en
Excel

Para crear un hipervínculo a otro archivo se deben


seguir estos pasos:
 En la franja izquierdo del cuadro de diálogo en
 Grupo Macros Vincular a hacer clic sobre Archivo o página
web existente.
Facilita la creación y aplicación de macros
automáticas.  Seleccionar el archivo en Buscar en o en
Carpeta Actual.
Para crear un hipervínculo a una página web:
 En el lado izquierdo del cuadro de diálogo en
Vincular a seleccionar la opción Archivo o
página web existente.
 En Páginas consultadas seleccionar la
dirección de la lista o escribir la dirección de la
12. HIPERVÍNCULOS página en el cuadro de Dirección.
Para crear un hipervínculo a un lugar del mismo
Un hipervínculo es un enlace o link dentro de una
libro:
Hoja de Cálculo para acceder rápidamente a un
38 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013
 En el cuadro de diálogo en Vincular a hacer clic seleccionar el botón Info. en pantalla… del
en Lugar de este documento. cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y se
activa un cuadro para escribir la información:

12.2. MODIFICAR UN HIPERVINCULO

Para modificar un hipervínculo se debe utilizar


alguno de los siguientes procedimientos:
 Seleccionar el botón alterno del ratón sobre la
celda u objeto que tiene el vínculo, en el menú
contextual seleccionar Modificar
 En el cuadro de texto Escriba la referencia de hipervínculo.
celdas escribir la celda o rango de ce ldas a
donde se va a vincular. Si el vínculo es a otra  Seleccionar la celda, objeto o gráfico que tiene
hoja seleccionarla en o seleccione un lugar el vínculo y de la cinta Insertar, en Vínculos
de este documento. seleccionar Hipervínculo.

Para crear un hipervínculo a un documento nuevo: Se activa el cuadro de diálogo Modificar


hipervínculo:
 En el cuadro de diálogo en Vincular a hacer clic
en Crear nuevo documento.

Realizar los cambios y pulsar el botón Aceptar.

 Escribir el nombre del nuevo archivo en 12.3. ELIMINAR UN HIPERVÍNCULO


Nombre del nuevo documento y para
seleccionar la ubicación utilizar el botón Para eliminar un hipervínculo se debe emplear
Cambiar… alguno de los siguientes procedimientos:
Para crear un hipervínculo a una dirección de correo  Seleccionar el botón alterno del ratón sobre la
electrónico y crearle un mensaje: celda u objeto que tiene el vínculo, en el menú
 Del cuadro de diálogo seleccionar Vincular a contextual seleccionar Quitar hipervínculo.
hacer clic en Dirección de correo  Seleccionar la celda, objeto o gráfico que tiene
electrónico. el vínculo y de la cinta Insertar, en Vínculos
 Escribir la dirección de correo en Dirección de seleccionar Hipervínculo. En el cuadro de
correo electrónico, y en Asunto escribir el diálogo pulsar el botón Quitar vínculo.
asunto del mensaje del correo electrónico.
Al ubicar el puntero del ratón sobre un hipervínculo
éste cambia así:

Para que aparezca información o un mensaje al


ubicar el puntero sobre un hipervínculo, se debe

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA MIC ROSOFT EXCEL AVANZADO 2013 39

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