Comunicación y

Colaboraci n

Guía de herramientas Google para periodistas

Introducción

Aplicaciones de comunicación y
colaboración
• Gmail
• Gtalk
• Google calendar
• Google docs
• Google sites

Otras herramientas colaborativas

• Google groups
• Google moderator
• Google reader y feedburner

Elaborado por Equipo Medios Milenium Ltda - Bogotá, Colombia

 Introducción

Trabajar de manera colaborativa ha sido desde siempre un principio

para el periodismo. No es un secreto que las mejores investigacio-
nes han resultado de la participación activa de varios reporteros, que
unieron sus talentos para desarrollar un tema en conjunto. El ejem-
plo más famoso es el Caso Watergate, en el que dos reporteros y un
editor del diario Washington Post obligaron al presidente Richard Ni-
xon a renunciar a su cargo.

La llegada de Internet transformó la vida al interior de los medios

de comunicación y permitió que los proyectos colaborativos se for-
talecieran. Aunque algunos periodistas todavía se resisten y prefie-
ren seguir haciendo su labor sin apoyarse en las tecnologías, son
muchos los que hoy las adoptan y se benefician de ellas, en parti-
cular de la Web.

Esta guía se centra en la presentación de servicios de tecnologías

de comunicación y colaboración desarrolladas por Google, cuyo uso
ha vuelto productivo el día a día de millones de personas y organi-
zaciones, entre ellas, el de periodistas, salas de redacción y medios
de comunicación alrededor del mundo.

La Computación en la Nube o Cloud Computing, una tendencia que

permite acceder a aplicaciones, datos y servicios vía Internet, sólo
con usar un navegador web u otra aplicación, brinda máxima fle-
xibilidad y productividad a los usuarios. Esta tendencia toma cada
vez más impulso y está generando una verdadera revolución en las

O2
 Introducción

organizaciones, va más allá de resolver el tema de infraestructura de

las empresas y ofrece la posibilidad de ahorrar costos, elevar la pro-
ductividad y manejar niveles de seguridad óptimos. Con la Compu-
tación en la Nube se abren las puertas al acceso y a la movilidad.

Y es en ese nuevo mundo marcado por conceptos como el de Cloud

Computing en el que brilla el periodista de la era Google, un profesio-
nal que se informa en tiempo real, hace búsquedas avanzadas e in-
vestigación en línea, y que además conoce los beneficios de la Com-
putación en la Nube, traducidos en aplicaciones y servicios como el
correo electrónico Gmail –pasaporte de entrada a un buen número
de servicios útiles para desarrollar su labor–, la suite de productivi-
dad Google Docs y el calendario Google Calendar.

Este periodista revisa sus mensajes desde cualquier dispositivo que

tenga conexión a Internet; consulta y edita en línea sus documen-
tos relevantes –desde artículos hasta hojas de cálculo y presentacio-
nes–, maneja su tiempo a través de un completo calendario en lí-
nea que puede compartir con sus colegas o su jefe, y participa en
videoconferencias con sus fuentes, ahorrando tiempo valioso antes
destinado a desplazamientos. Además, administra su propio blog y
genera con sus colegas contenidos y publicaciones sobre temas es-
pecíficos, además de escuchar a los protagonistas de las historias o
a los observadores a través de foros o discusiones.

Desde que apareció Gmail, en abril de 2004, el periodista de la era

Google entendió que no necesitaba dejar su información relevante en
la oficina o llevarla en un pesado computador, porque su correo elec-
trónico le brindaba una amplia capacidad de almacenamiento; se
volvió más ágil y aprendió a moverse en otros formatos, pues sin ser
experto en televisión, radio o fotografía, ahora podía hacer y combi-
nar todo de manera sencilla, gracias a Internet y nuevos dispositivos
tecnológicos. Adicionalmente, el periodista ha empezado a reforzar

Comunicación y Colaboración
O3
 el trabajo en ambientes colaborativos con sus colegas y editores, y
ahora no se necesita una organización formal para que pueda cons-
truir sus contenidos con la ayuda de otros.

Y éste es sin duda uno de los cambios más significativos que trajo
Internet: el poder de informar dejó de ser exclusivo de unos pocos.
Ese periodista que antes debía estar en el lugar de los acontecimien-
tos para comunicar con posterioridad, ahora tiene en sus manos la
posibilidad de apoyarse en observadores casuales o interesados en
un hecho, e incluso en sus protagonistas, y vía Internet reconstruir o
narrar los hechos en tiempo real. Trabajar en conjunto le ha permiti-
do enriquecerse con las opiniones y comentarios de otros, y enrique-
cer así el fruto de su trabajo.

En este nuevo mundo de la comunicación y la colaboración en tiempo

real, las herramientas que ofrece Google, en su mayoría gratuitas, han
transformado el ejercicio del periodismo a muchos profesionales, con
resultados sorprendentes. Esta guía trata sobre el aporte de Google y
sus diversos servicios de comunicación y colaboración.

O4
Aplicaciones de
comunicación y
colaboración
 La capacidad de cerca de 8 GB que crece constantemente, la posibili-
dad única de recibir y enviar mensajes de hasta 25 MB, la organización
de los mensajes por conversaciones y los beneficios de contar con el
poderoso buscador de Google son sólo cuatro de las múltiples razones
por las que Gmail se ha convertido en el servicio de correo gratuito que
más crece en número de usuarios en el mundo.

Con sólo seis años de existencia –tres de ellos, abierto al público en ge-
neral–, ya cuenta con más de 174 millones de usuarios en el planeta,
entre 110 y 150 millones menos que sus dos mayores competidores,
que ya tienen 14 años en el mercado, según la firma de investigación
comScore. Y la curva de crecimiento de Gmail es mucho más inclinada
que la de sus rivales, por lo que se prevé que en unos tres años los haya
alcanzado. ¿A qué se debe esto?

Hay muchas razones: el primero de abril de 2004, cuando se presentó,

Gmail cambió para siempre las reglas del juego de los servicios de correo
electrónico. En una época en la que los usuarios de los servicios más po-
pulares perdían valioso tiempo borrando mensajes, ya fuera por falta de
espacio –ofrecían entre 2 y 4 MB de capacidad– o porque el spam o co-
rreo basura se mezclaba fácilmente con los mensajes legítimos, Gmail na-
ció con una oferta de 1 GB –250 y 500 veces más que sus rivales más
conocidos–, y esta capacidad se incrementa todo el tiempo.

Sólo unos cinco años después otros servicios fueron capaces de acer-
carse a en esta capacidad total, pero sólo Gmail permite enviar y recibir

O6
 Introducción
Gmail

mensajes de hasta 25 GB, una característica que permite intercambiar

grandes archivos, lo cual resulta muy útil en ambientes académicos,
profesionales o periodísticos.

Poco después de su aparición, Gmail se ganó los elogios de expertos

y de usuarios avanzados de correo que hasta entonces no obtenían lo
que necesitaban. Elogios que hasta la fecha sigue recibiendo. Uno de
ellos lo dijo Sree Sreenivasan, profesor de la Escuela de Periodismo de
la Universidad de Columbia, en abril de 2009: “En el mundo del correo
electrónico, hay un AG y un DG. AG es, por supuesto, Antes de Gmail.
Y DG es la feliz época después de que cierta compañía de búsqueda
decidió lanzar su versión de un servicio de correo”.

La organización de mensajes por conversaciones, el confiable filtro an-

tispam que hizo olvidar a sus usuarios que la plaga de los mensajes no
deseados existía y la facilidad de encontrar mensajes gracias al pode-
roso buscador de Google incorporado, fueron otras garantías únicas de
Gmail en sus comienzos, pero el ritmo de innovación se ha mantenido e
incluso acelerado en el último tiempo.

Algunas de las novedades se encuentran en Gmail Labs, un espacio

que permite a Google y otros desarrolladores crear funciones y ser-
vicios innovadores integrados al correo, que le ha dado un liderazgo
en cantidad, variedad y utilidad de funciones, y una versatilidad úni-
ca tanto para usuarios que quieren usar el correo para sus activida-
des personales y de entretenimiento, como para los que requieren
máxima productividad.

Hoy, Gmail Labs ofrece más de 50 funciones experimentales, algunas

tan útiles como la de deshacer el envío de mensajes (para evitar envíos
accidentales), y otras curiosas y divertidas como el test de facultades
mentales intactas, que evita que un usuario borracho o insomne envíe
un mensaje del que después pueda arrepentirse.

Comunicación y Colaboración
O7
 Priority Inbox: otra revolución

Un usuario promedio del correo electrónico tenía suficiente con las carac-
terísticas de filtrado de mensajes de Gmail. Sin embargo, un periodista ma-
neja cantidades inmensas de mensajes: los provenientes de su entorno la-
boral, que se incrementan cuando se cierra una edición o se trabaja contra
el reloj para concluir un producto; los de las agencias de comunicaciones,
que se cuentan por decenas al día, y que en muchos casos sólo generan
‘ruido’ dentro de la bandeja de entrada; aquellos que provienen de fuen-
tes de información y voceros de empresas que responden preguntas por
este medio, y los boletines de noticias de servicios a los que se ha suscrito.

Ante estas circunstancias, las etiquetas y los filtros de Gmail brinda-

ban probablemente la mejor alternativa para gestionar grandes volú-
menes de mensajes, pero eran insuficientes. Por ello, Google presentó
recientemente Priority Inbox, o Prioritarios, una característica de Gmail
Labs que pretende establecer cuáles son los mensajes más importan-
tes o urgentes, y que es capaz de aprender del propio usuario y de afi-
nar la selección de los mensajes.

Así, la tradicional bandeja de entrada de un periodista, caracterizada

por centenares de mensajes sin leer cada día –y que no serían leídos–,
mezclados con correos importantes –algunos de los cuales ni siquiera
serían vistos ante tal flujo de mensajes–, es cosa del pasado. Al menos
para los usuarios de Gmail. Los mensajes prioritarios y sin leer siempre
estarán en la parte superior de la página del correo, por lo que será más
fácil y oportuna su gestión.

Si Gmail no tuviera todas las ventajas mencionadas, y sólo contara con

Priority Inbox, ya se podría decir que es el servicio de correo ideal para
periodistas y profesionales que manejan altos volúmenes de mensajes.

O8
 Gmail

Dentro de la ola de aplicaciones Computación en la Nube, la más popu-

lar entre empresas y organizaciones de todo el mundo es Google Apps,
con 20 millones de personas y dos millones de organizaciones usuarias
en cien países. Se trata de una ‘suite’ de aplicaciones de comunicación
y colaboración que ahorra a las organizaciones importantes recursos
que, de otra forma, deberían destinar a inversiones de hardware y de
software así como en personal técnico especializado.

Google Apps incluye el servicio de correo Gmail, el de creación y edición

de documentos de oficina (textos, hojas de cálculo y presentaciones)
Google Docs, el calendario Google Calendar, la plataforma de publica-
ción de sitios web Google Sites y el servicio de mensajería y videocon-
ferencia Google Talk.

Google Apps es gratuito para entidades educativas y sin ánimo de lucro,

así como para empresas y organizaciones con menos de 50 usuarios,
mientras que la edición Premier, tiene un costo mensual por usuario y
ofrece capacidad de almacenamiento de correo

Comunicación y Colaboración
O9
 Anatomía de Gmail

1
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11
2 12
3

10
 Gmail

1 Acceso a las herramientas de Google Apps (iGoogle, Correo, Calendar,

Docs y Sites)
2 Carpetas básicas de manejo de correo y mensajes (Recibidos, Destaca-
dos, Chats, Enviados, Borradores, Papelera)
3 Bandeja de entrada: organizada por remitente, título y vista previa del
correo, fecha y hora de recibido, etiqueta a la que corresponde (si ha
creado etiquetas), e ícono para saber si tiene archivos adjuntos o si se
trata de una cita de Calendar.
4 Etiquetas: Carpetas donde usted personaliza y organiza sus correos de
acuerdo a pautas establecidas por el usuario (remitente, palabras cla-
ve, entre otros)
5 Labs: son funcionalidades experimentales que permiten manejar aún me-
jor su correo electrónico, integrando nuevas herramientas para personalizar
su correo, y otras supremamente útiles, como deshacer el envío, traducción
de mensajes y manejo de varias bandejas de entrada, entre muchas otras.
6 Configuración: Personalice su Gmail y configúrelo de acuerdo a sus pre-
ferencias y necesidades.
7 GTalk: Comuníquese instantáneamente con sus contactos y colabora-
dores, por texto, audio o videoconferencia. Agregue sus contactos que
manejen Gmail o tengan cuentas en Apps y manténgase en contacto.
8 Calendar: Sepa qué eventos tiene programados, la hora y la fecha de es-
tos, para que no pierda ninguna cita.
9 Docs: Tenga en mente los últimos documentos creados o modificados
en Google Docs. Acceda a ellos fácilmente desde su Gmail.
10 Anuncios patrocinados de Google Adwords. Estos anuncios siempre
aparecerán en este espacio y se relacionarán con el contenido de sus
correos (enviados y recibidos)
11 Manejo de su correo: envíe correos, archívelos, bórrelos, márquelos
como importantes o no tan importantes, muévalos a otras carpetas o
etiquetas, márquelos como leídos, no leídos, spam, destacados.
12 Recorra su bandeja de entrada: desde lo más reciente hasta lo más an-
tiguo. Puede también encontrar correos por palabras clave, remitentes,
etc., utilizando el buscador.

Comunicación y Colaboración
11
 Gmail, la puerta de entrada a todos
los servicios de Google

Además de todos los servicios del correo, una cuenta de Gmail permi-
te integrar muchos otros servicios útiles para sus usuarios y automáti-
camente se convierte en una cuenta de Google, que brinda acceso in-
tegrado a casi todos los servicios en línea. Son muchos los beneficios al
tener el correo de Gmail –y al navegar en la Web tras haber accedido a
la cuenta–. Algunos de ellos son:

• Integración automática de servicios de productividad como Google Docs

(para creación y edición en línea y colaborativos de documentos de tex-
to, hojas de cálculo, presentaciones y formularios), Google Calendar (ca-
lendarios), Google Sites (para creación y publicación de sitios y páginas
web), Google Talk (chat, conferencia y videoconferencia) y Google Buzz
(una plataforma social que permite publicar mensajes, compartir conte-
nidos y mantener conversaciones públicas con amigos y otros contactos).

• Acceso, con las mismas credenciales, a otros servicios de Google

como Blogger (el servicio de publicación de blogs más popular de
la Web), Picasa (almacenamiento y publicación de fotografías), Goo-
gle Reader (un lector de contenidos sindicados en formato RSS que
simplifica el acceso a la información) y Google Grupos (discusiones
en línea sobre temas específicos).

• Acceso a otros servicios de Google con una confirmación de da-

tos adicional. Entre ellos YouTube, Google Analytics, Google Ad-
Words y Google AdSense.

12
 Gmail

• Integración completa de todos los servicios mencionados, que brin-

da mayor facilidad de uso, evita el ingreso continuo de credenciales
de acceso y aumenta la productividad.

• Búsqueda de Google más personalizada: al estar autenticado con

la cuenta de Gmail, y navegar en la Web y buscar en Google, los
resultados de las búsquedas se van ajustando a los patrones de
navegación y a los intereses personales, por lo que el proceso de
encontrar información se vuelve más ágil y rápido. Además, los
usuarios que deseen pueden almacenar todo su historial de bús-
quedas y navegación, encontrar información, hacer búsquedas y
analizar tendencias en este historial.

Los primeros pasos

Abrir una cuenta de Gmail –que automáticamente se convierte en una
cuenta de Google– y comenzar aprovechar todos los servicios, es un
proceso sencillo que toma pocos minutos:

Ingrese al sitio web de Gmail (www.gmail.com) y haga clic en el botón

Crear una cuenta.

Comunicación y Colaboración
13
 • Diligencie el formato de registro, que solicita sólo la información bá-
sica, crear una pregunta de seguridad y escribir un correo electróni-
co de recuperación de contraseña (por si la olvida), y seleccionar un
país (para que la hora del correo se ajuste a sus intereses). Haga clic
en Acepto. Crear mi cuenta.

• Lea la página de bienvenida e ingrese a su nueva cuenta. Ya podrá

enviar mensajes, acceder a servicios como Buzz, Google Docs, Ca-
lendar y Google Reader.

14
 Gmail

• Haga clic en el enlace de Configuración, situado en la parte supe-

rior derecha de la página de Gmail. Allí podrá parametrizar muchos
aspectos de Gmail en once categorías. Antes de hacerlo, le sugeri-
mos que pruebe un tiempo la configuración predeterminada, y lue-
go poco a poco, haga pruebas con las diferentes opciones.

• Sin embargo, para comenzar, puede configurar algunos elementos: en

Configuración, menú General, seleccione una imagen o avatar 1 , que
lo representará en el correo, en Google Buzz y otros servicios. Escriba
o diseñe una firma para sus correos 2 .

Comunicación y Colaboración
15
 Diseño al clima
En Temas 1 , seleccione un diseño a su gusto 2 (o mantenga el origi-
nal mientras se familiariza con todos los elementos de Gmail).

Algunos de los temas le servirán no sólo para que su correo tenga un

look de su gusto, sino también para detectar cambios climáticos en
el lugar donde se encuentre 3 . El fondo de su Gmail pasará de so-
leado a lluvioso o lo contrario.

Todos sus correos en uno solo

Muy pronto Gmail se convertirá en su servicio de correo predilecto, por
lo que seguramente no va a querer usar otros servicios o va a desear
unificar todas sus cuentas para acceder a ellas desde Gmail. Lograrlo
es una tarea sencilla.

16
 Gmail

En Configuración, vaya a la categoría Cuentas e importación 1 , y haga clic

en el botón Importar correo y contactos (desde sus cuentas de Yahoo!, Hot-
mail, AOL u otras cuentas POP3 2 u otras cuentas de Gmail 4 .

Escriba la dirección del viejo correo y la contraseña, y escoja si quiere impor-

tar todo el correo o sólo el del último mes, y los contactos. Haga clic en Im-
portar y espere unos minutos u horas (o hasta dos días: el tiempo depende-
rá de la cantidad y el tamaño de los mensajes y contactos).

Si pese a que Gmail ya es su correo de cabecera, todavía necesita en-

viar mensajes desde sus cuentas antiguas, no tiene que regresar a ellas:
simplemente configure Gmail para enviar los mensajes desde distintas
direcciones. Vaya a Configuración, Cuentas e importación, y configure
la sección Enviar mensajes como 3 .

Comunicación y Colaboración
17
 Organice su correo

Etiquetas

Las etiquetas le permitirán or-

ganizar su correo, de tal mane-
ra usted podrá guardar en car-
petas personalizadas correos
de un remitente en específico o
correos que reciba con ciertas
palabras clave de su interés.

Filtros
Para crear los filtros 1 debe primero escoger los parámtros (remitente,
destinatario, palabras clave) 2 , y continuar al paso siguiente después
de elegidos los parámetros 3 .

2
3

18
 Gmail

Después, seleccione las acciones de cada uno de los filtros (la carpeta
a la que irá) o la nueva etiqueta 1 con la que identificará cada uno de
los nuevos filtros, y simplemente de clic a Crear un filtro 2

Prioritarios
Si no quiere organizar sus correos por etiquetas, otra opción para
organizar su bandeja de entrada es utilizar la opción “Prioritarios”.
Con ella usted puede elegir sus contactos más importantes, cuyos
correos aparecerán destacados con una pestaña de colores que los
identifican como prioritarios, y además separados del resto de los
mensajes de la bandeja de entrada.

Comunicación y Colaboración
19
 Innovación permanente en Labs

Gmail Labs es un centro de pruebas para funciones experimentales que

todavía no están listas para salir a la luz, pero que se pueden utilizar a
modo de prueba y esto enriquece la experiencia del usuario. Algunos de
las más destacadas innovaciones que están en Labs:

• Inserción de imágenes
Inserte imágenes en el cuerpo de un mensaje, de tal manera que envíe mensa-
jes con imágenes desplegadas y no como documentos adjuntos. Puede subir e
insertar archivos de imágenes en su equipo o insertar imágenes mediante URL.

• Mejoras del chat de vídeo

Si usted utiliza GTalk para hacer videoconferencias con sus contactos,
pero no siempre ha creido que la calidad de la imagen no es muy buena,
ahora existe esta opción que trae nuevas funciones en el chat de voz y vi-
deo, incluidas ventanas de mayor tamaño y con una mejor resolución, así
como otras mejoras que estarán disponibles en el futuro.

• Test de facultades mentales intactas

Si usted es de los que envía correos electrónicos a última hora o en mo-
mentos poco amables, y seguramente al otro día se arrepiente de haberlo
hecho, Google le ofrece esta opción. Para enviar correo a horas intempes-
tivas, sólo tiene que resolver algunos problemas matemáticos, y si está en
capacidades de resolverlos (o sea, sus facultades mentales están intactas),
su mensaje será enviado a su destinatario. De lo contrario, no ocurrirá y así
tal vez, pueda evitar una vergüenza el día siguiente.

• Deshacer envío
Muchas veces uno envía correos que no están listos para ser enviados o sim-
plemente se arrepiente de mandarlos justo al darle clic a “enviar”. Por eso
Gmail creó la opción de “deshacer envíos”, la cual evita durante unos segun-
dos, que los mensajes se envíen después de haber pulsado el botón “Enviar”.

20
 Gtalk

Gtalk es un sistema de mensajería instantánea integrado a Gmail, que

permite comunicarse en tiempo real con colegas y colaboradores por
medio de texto, voz o video conferencia.

Los usuarios de Gmail tienen dos formas de acceder a Gtalk: a través

de la aplicación integrada al correo o también se puede instalar el pro-
grama a su PC o incluso a su teléfono móvil, como otros programas de
mensajería instantánea que existen.

Chats de voz y video

Para descargarlo: Debe ingresar a www.
google.com/talk/intl/es. En este sitio pue-
de descargar la aplicación y también el
complemento de voz y video que le permi-
tirá hacer videoconferencias o llamadas a
sus contactos de manera gratuita, en cual-
quier lugar que tenga acceso a Internet.
Para utilizar el complemento de voz y vi-
deo es necesario que su computador ten-
ga cámara web y micrófono. De lo contra-
rio no podrá utilizar este servicio.

Comunicación y Colaboración
21
 Si no quiere descargar la aplicación
para utilizarla por fuera de su Gmail,
puede simplemente utilizarlo desde ahí,
sin necesidad de descargar nada (aun-
que el complemento de voz y video sí
es necesario para poder usar Gtalk, no
sólo como una herramienta de mensa-
jería instantánea de texto).

Gtalk desde su Gmail

En su correo electrónico aparecerá Gmail a mano izquierda 1 . Invite sus
contactos que tengan correos de Gmail o de Google Apps, y estos aparece-
rán desplegados indicando su estado (verde=disponible, rojo=no disponible,
naranja=ausente, gris=no conectado) 2 .

Para hablar con uno de sus contactos simplemente de clic sobre su nombre
(su información aparecerá desplegada 3 ), y seleccione la manera como quie-
ra comunicarse con éste (enviarle un correo electrónico, chat de texto, voz o vi-
deoconferencia) 4 .

La ventana a la derecha será el cuadro de texto en el que aparecerá su con-

versación 5 . En esta caja puede optar por cambiar de formato de comunica-
ción inmediatamente.

3
4
5
2

22
 Gtalk

También puede descargar la aplicación y utilizar Gtalk como un programa inde-

pendiente, sin necesidad de tener que tener la ventana de Gmail abierta.

Llamadas por Gmail

Ahora es posible llamar a un teléfono fijo o a su celular a través de Gmail. Goo-
gle lanzó recientemente esta nueva opción, evitando que para hablar con al-
guien, las dos personas tuvieran que estar en un computador. Por el momen-
to, este servicio está disponible en algunos países, por lo que es posible que si
usted está en Latinoamérica, esta opción no le aparecerá aún. Por ejemplo, las
llamadas a los Estados Unidos y Canadá serán gratuitas durante lo que queda
de 2010, y las llamadas a otros países como Inglaterra, Francia, Alemania, Chi-
na y Japón tendrán tarifas tan bajas como $0.02 dólares el minuto.

Comunicación y Colaboración
23
 Google Calendar
Esta aplicación, disponible para todos los que tengan una cuenta de
Gmail, es un calendario que permite crear eventos, compartirlos y
modificarlos fácilmente. Todos -creados y compartidos- son guarda-
dos en la nube, lo que permite verlos en cualquier lugar o dispositivo
que tenga acceso a Internet. La aplicación permite exportar archivos
de calendarios de otros servicios como Microsoft Outlook o iCalen-
dar, entre otros. Los usuarios pueden adicionalmente, insertar sus
calendarios a sitios web o blogs.

Paso a paso
Estructura de Calendar:
1 Eventos creados o compartidos, vista semanal (puede modificarse esta
2 vista a diaria, mensual o de los últimos cuatro días).
Vista del mes. En azul se destaca la semana actual y en amarillo el día.
3
Opción de ver los eventos por día, semana, mes, o cuatro días
4
Calendarios creados por el usuario
5 Opción de avanzar o retroceder para ver eventos actuales, pasados o futuros.
6 Botón para crear un evento nuevo

24
 Google calendar

3
6 5

Configure, personalice y comparta

1 Configuración básica
2 Vea y acceda a todos los calendarios que ha creado
3 Cree calendarios nuevos según temas de interés, importe calenda-
rios que tenga en otros servicios o exporte sus calendarios de Goo-
gle a otras plataformas.
4 Modifique la manera como quiere que Calendar le notifique sus even-
tos. Puede recibir correos o mensajes de texto (SMS), aunque esta op-
ción no está disponible para todos los países.
5 Comparta su calendario a los contactos que escoja. Sus calendarios
pueden ser privados o públicos

1
4 5
2

Comunicación y Colaboración
25
 Cree sus eventos e invite a sus contactos
1 Primero debe ingresar el nombre del evento (ej. Consejo editorial), indi-
car la fecha y hora y también si este evento se repite a diario, semanal-
mente, mensualmente o anualmente.
2 Luego indique el lugar donde se desarrollará el evento y una breve des-
cripción si lo considera necesario.
3 Ahora invite a los contactos ingresando sus correos electrónicos y dan-
do clic a Añadir.
4 Por último guarde el evento, y este serpa enviado a sus contactos, lo po-
drá ver en su calendario y recibirá una notificación antes de su inicio
para que nunca olvide una reunión.

2
3

Calendario multiples
Google le da la opción de crear múltiples calendarios. Sólo debe entrar a la op-
ción Crear un nuevo calendario y llenar los datos que le piden (nombre del ca-
lendario, descripción, zona horaria, etc.) y seleccionar las personas que ten-
drá acceso a este y que podrán interactuar creando eventos o modificándolos.

26
 Google docs

Documentos en la nube

Si hay una herramienta que puede serle útil a los periodistas es Google
Docs, un servicio que no necesita ser instalado en el computador, to-
talmente gratuito y que ofrece la posibilidad de crear documentos en lí-
nea, es decir, documentos que quedan almacenados en un servidor de
Google y están disponibles siempre que se tenga a mano una conexión
a Internet. Esto genera dos ventajas importantes: Ya no es necesario
copiarlos o almacenarlos en memorias USB o un CD y se puede aho-
rrar espacio en el disco duro personal.

El principal encanto de los Docs es que se pueden compartir, motivando

el trabajo colaborativo. Dos o más personas pueden trabajar en un mis-
mo documento, enviando simplemente una invitación. Adicionalmente
cuentan con un chat integrado con el que la coedición en tiempo real es
mucho mejor y es posible configurarlo para que informe cuando otro co-
laborador realiza algún cambio e incluso es posible generar reglas para
conocer cuáles han sido los cambios específicos del documento.

Otra ventaja de Google Docs es que se pueden exportar y descargar

con Office, HTML y PDF, y acepta la mayoría de los formatos existen-
tes como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Si un periodis-
ta necesita importar un documento elaborados con otra herramien-
ta, también puede hacerlo.

Comunicación y Colaboración
27
 Estos documentos también se pueden organizar y administrar de mane-
ra sencilla, porque el administrador se encarga de clasificarlos automá-
ticamente por la frecuencia de uso. Se pueden crear carpetas, resaltar
documentos importantes y utilizar el buscador para encontrarlos.

Quienes necesitan crear formularios para recopilar información, para

hacer encuestas o suscripciones, también pueden hacerlo con Docs
y es posible insertar en ellos videos de YouTube para presentaciones,
que se pueden reproducir directamente en ellos. Otra cosa interesante
es que esta herramienta se encuentra en constante actualización. Si se
le da clic al título “Nuevas Funciones”, en la parte superior, es posible
encontrar las novedades, como por ejemplo, un editor de dibujos, que
busca facilitar la creación de organigramas o diagramas de flujo; o una
interfaz más práctica para hojas de cálculo, donde es posible arrastrar y
soltar columnas o editar la barra de fórmulas.

Estructura de Docs
1 Como en Gmail, en Docs puede encontrar todos los documentos or-
ganizados por antigüedad a la derecha, organizados por título del do-
cumento, el tipo de documento, el autor y la fecha de creación. En
este panel aparecen las opciones para modificar los documentos,
simplemente con seleccionarlos en los checkboxes de la izquierda.

4 5

6
1
2

28
 Google docs

2 En la columna lateral izquierda, usted encontrará una columna con los

títulos Todos los elementos, Soy el propietario, abierto por mí, Compar-
tido conmigo, Destacados, Oculto, Papelera, etc. Esto le permite en-
contrar todos los documentos de acuerdo con la autoría (los documen-
tos creados por usted, los que le han compartido, etc.) Al hacer clic en
cada uno de estos elementos, el panel de la derecha cambiará con los
documentos correspondientes a estos parámetros.
3 Usted puede organizar también sus documentos por carpetas para
mayor organización.
4 Botón para crear un nuevo documento
5 Botón para subir un documento archivado en su computador
6 Opciones de edición y modificación de los documentos.

Paso a paso
Google Docs permite crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones
online, pero también compartir, colaborar, almacenar y organizar. En ellos
se pueden añadir tablas, imágenes y comentarios, cambiar la fuente, ge-
nerar fórmulas y muchas otras cosas. Aquí le enseñamos cómo hacerlo.

Suba a la nube
Entre a su correo de Gmail y ubique en la parte superior el nombre Docs 1 .
Puede crear un documento nuevo, una hoja de cálculo, una presentación, un for-
mulario, un dibujo o una carpeta 2 , o subir uno en formato Word, Excel o Power-
Point, entre otros, lo puede guardar en la nube, modificarlo y compartirlo 3

1
2 3

Comunicación y Colaboración
29
 Elija formato
Escoja el formato del documento que quiera crear. Aparecerán dife-
rentes plantillas dependiendo del formato (documento, hoja de cálculo,
presentación). Asegúrese de marcarlo y aproveche los elementos que le
ofrece, como tipos de fuente y tamaños; inserción de fotos y enlaces; la
herramienta le permite editar, archivar, etc.

Comparta sus documentos

Si desea compartir el archivo para trabajarlo con otras personas debe
darle clic a la opción Compartir. Ahí le pedirá el correo electrónico de los
usuarios con quienes compartirá su trabajo y los privilegios que le asig-
nará a los mismos.

30
 Google sites

Sites es una herramienta que permite construir wikis colaborativas, hacerlas

públicas o privadas. Los usuarios pueden publicar contenidos de todo tipo –
textos, fotografías, videos, comentarios, etc. – y a la vez revisar, corregir y me-
jorar los que otros publican.

Las wikis son una gran al-

ternativa para periodistas
que quieran publicar un si-
tio web colaborativo, pero
también para grupos que
deseen organizar y ser efi-
cientes en trabajos de inves-
tigación, y que por medio
de una wiki privada puedan
centralizar la información,
coordinar los avances de su
trabajo y colaborar.

Google Sites es una de las alternativas más potentes y a la vez fáciles de usar.
Es un servicio gratuito al que cualquier usuario que tenga una cuenta de Goo-
gle puede acceder y crear, en sólo unos minutos, sitio web personales, ‘intra-
nets’ empresariales, páginas de trabajo colaborativo entre colegas o clientes, o
wikis públicas o privadas de un grupo de trabajo o estudio.

(Vea el paso a paso de cómo usar Google Sites en la Cartilla de Publicación

de contenidos).

Comunicación y Colaboración
31
 Otras herramientas
colaborativas

Aquellos que desean estar actualizados con los últimos conteni-

dos de sus sitos Web y blogs preferidos sin tener que ir a ellos;
seguirle la pista a noticias o temas importantes; crear “hubs” o
debatir con otros usuarios de Internet, tienen a la mano otras he-
rramientas colaborativas, muy interesantes y sencillas, que com-
plementan el trabajo de las más conocidas de Google. Conózca-
las y aprenda a utilizarlas.
 Otras herramientas

No muchos tienen claro para qué sirve o cuál es la tarea de la he-

rramienta Google Groups, pero quienes la utilizan, la califican como
una interesante opción que permite enviar información a grupos de
trabajo, compartir archivos y generar una comunicación con los inte-
grantes del grupo en cuestión.

Si por ejemplo usted tiene una pregunta sobre equipos informáticos,

puede encontrar un foro de debate o un grupo sobre el tema, saber
de qué hablan esas personas, ser parte de este círculo, responder
a los mensajes publicados por otros usuarios o publicar los suyos, y
cuando lo desee, por qué no, crear su propio grupo y debatir online
o por correo electrónico.

Google Groups permite crear una base de datos, subir archivos, com-
partir trabajos con los demás miembros del grupo o guardar la informa-
ción que circula en los foros, para utilizarla en otras cosas. Si una per-
sona decide abrir un grupo para conocer las opiniones que tienen otros
sobre los restaurantes de una ciudad, se puede crear una página donde
se detallen los restaurantes favoritos de los participantes.

Adicionalmente, la herramienta permite darle colores y estilos persona-

lizados al grupo, también cada miembro puede crear su perfil, incluir
una foto y un lema, para así compartir información personal y conocer
a otros miembros, gracias a la función de búsqueda.

Comunicación y Colaboración
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 Google Groups nació en febrero de 2001, cuando la empresa de Inter-
net compró el servicio ‘Deja News’, en el que se almacenaban los con-
tenidos publicados en los ‘newsgroups’ de Usenet desde 1981. Grupos
de discusión en Internet surgidos en 1979 y en los cuales, cada usua-
rio podía debatir sobre diversos asuntos, ofreciendo una excepcional co-
lección de los hechos, como por ejemplo, la primera discusión sobre el
SIDA. Fue con esa información, indexada por la compañía ‘Deja News’,
con la que Google empezó su sección de Groups.

Hoy en día, Google Groups permite realizar búsquedas dentro de toda

esta información almacenada pero además y encontrar todo lo nuevo
que se ha ido sumando con los años.

Qué se necesita para acceder a Google Groups, básicamente contar

con una cuenta de usuario en Google. Su sencilla presentación muestra
un espacio para buscar en grupos, debajo del cual se explica, qué posi-
bilidades ofrecen éstos, cómo se puede debatir online o por correo elec-
trónico y cómo crear páginas personalizadas. Más abajo, hay un listado
de las principales categorías y la opción para encontrar la lista completa
de los miles de grupos existentes. Al lado derecho, el menú muestra los
grupos a los que está escrito el usuario de Gmail y su perfil.

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 Otras herramientas

Paso a paso

Si quiere crear su propio Grupo con Google sólo se necesita:

Entre a http://groups.google.com/ y ubique el recuadro Crea un grupo

en 3 pasos.

Para poder crear su propio grupo es necesario contar con una cuen-
ta en Gmail. Si ya la tiene, debe darle clic a Crear grupo y asignarle un
nombre, y una URL o dirección electrónica, para luego escribir una des-
cripción que no supere las 300 palabras.

Comunicación y Colaboración
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 El formulario pregunta cuál es el nivel de acceso del grupo, es decir,
¿qué público puede leer los archivos, quiénes pueden participar, quié-
nes pueden crear páginas? Las opciones son:

• Nivel de acceso Público: Que le permite a cualquier usuario leer los

archivos y participar, pero sólo a los miembros, publicar.

• Nivel de acceso Sólo anuncio: Esto significa que cualquier usuario

puede leer los archivos, todos pueden participar, pero sólo los admi-
nistradores tienen la capacidad de enviar mensajes y subir archivos.

• Nivel de acceso Restringido: Significa que se necesita invitación

para formar parte del grupo y únicamente los miembros pueden en-
viar mensajes, leer los archivos, crear páginas y subir archivos.

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 Otras herramientas

Invite
El siguiente paso es invitar a miembros a través de correo electrónico o
añadirlos directamente, introduciendo las direcciones de personas. A cada
usuario le llegará una invitación para formar parte y deberá aceptarla si de-
sea recibir mensajes. Es posible redactar el mensaje de invitación. Si si-
guió estas indicaciones, su grupo ya está listo para empezar a funcionar.

Configure y personalice
Si desea darle a su grupo un aspecto personalizado, puede hacerlo accediendo en
el menú derecho a Configuración del grupo, ahí encontrará opciones para modificar
el estado general del grupo, el acceso, el envío de correo electrónico, las categorías,
opciones avanzadas, controles de spam, la navegación y su aspecto, donde podrá
seleccionar una imagen para el grupo y el aspecto, personalizando fuentes y colores.

Comunicación y Colaboración
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 Google Moderator
Es un servicio que usa crowdsourcing para enviar, calificar y responder pregun-
tas, sugerencias, ideas o simplemente crear debates con un grupo de usuarios.
Cada persona puede enviar preguntas sobre un tema que el moderador principal
formule, y a su vez, votar por las mejores que se ubicarán en las primeras posicio-
nes, indicando que son las más relevantes para el grupo de involucrados, de esta
manera, el moderador puede considerarlas como las de mayor interés.

Uno de los ejemplos más relevantes del uso de esta herramienta, fue el uso que
le dio el Presidente Barack Obama en 2008, creando una serie pública llama-
da “Open for Questions” en la que el público general podía enviarle preguntas,
a las que respondía en tiempo real. Durante las primeras 48 horas, 10.000 pre-
guntas fueron formuladas y hubo 1 millón de votos provenientes de 20.000 per-
sonas. La segunda serie de preguntas, atrajo 4.7 millones de votos para 76.000
preguntas de miles de americanos.

Algunos periodistas han empezado a utilizar esta herramienta, han creado con-
sultorios temáticos donde sus lectores pueden formular las preguntas que quieren
hacer sobre un tema en específico, como es el caso reciente del blog Vida y Futu-
ro del reconocido periódico El Comercio de Perú, donde el periodista Bruno Ortiz
creó un consultorio para saber lo que sus lectores querían conocer sobre Google.

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 Otras herramientas

Google Reader y Feedburner

Google Reader es un lector de feeds. ¿Qué son feeds? Los feeds son medios
de redifusión de contenidos web, los cuales suministran la información más
actualizada de manera frecuente a sus suscriptores. Son muy utilizados en
blogs, sitios web y en medios de noticias digitales, pues se convierten en una
excelente herramienta para que los usuarios reciban la información más nue-
va y relevante, sin tener que ir a buscarla.

Google Reader permite suscribirse a feeds de RSS y Atom, dos formatos dife-
rentes de feeds; además de organizar y acceder rápidamente desde Internet
a todas las noticias de los sitios configurados en el sistema. Con esta herra-
mienta, el usuario puede ahorrar mucho tiempo simplemente añadiendo los
feeds de los sitios de interés en Google Reader, el cual le avisa oportunamente
a cada usuario las novedades que sucedan en cada uno de los sitios o blogs
de interés para cada quien.

Comunicación y Colaboración
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 Por otro lado existe otra herramienta de feeds llamada Feedburner. Esta herra-
mienta, que puede integrarse fácilmente a blogs o sitios web, permite que los
usuarios de un sitio se registren y reciban vía correo electrónico las últimas ac-
tualizaciones, facilitándole al usuario el consumo de información de su interés.

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Copyright 2010. Google es una marca registrada de Google Inc.