You are on page 1of 53

NAHRO 

CERTIFICATION STUDY GUIDE 

FOR THE 

PUBLIC HOUSING MANAGER 
EXAMINATION 

National Association of Housing and Redevelopment Officials 
630 Eye Street, NW 
Washington, D.C.  20001 

Copyright 1999 

Revised January 2008

NAHRO Professional Development  Page  1 

TABLE OF CONTENTS 

Page 

I.  Overview  3 

II.  Registration for the PHM Examination  8 

III.  Code of Professional Conduct  11 

IV.  PHM Exam Information  13 

V.  Practice PHM Multiple­Choice Examination Questions 
and Discussion  21 

VI.  Sample PHM Examination  33 

VII.  Taking the PHM Certification Examination  42 

VIII.  Summary of Important PHM Functions  45

NAHRO Professional Development  Page  2 

Chapter I 
Overview 

The  NAHRO  Study  Guide  is  designed  to  provide  candidates  with  information  on 
procedures to complete certification, and additional instructions on how to prepare for the 
written  examination.    For  practice,  this  publication  includes  sample  questions  for  the 
multiple­choice exam. 

All certification candidates are provided with a complimentary copy of this publication upon 
receipt of their registration. 

Two certification categories are currently available from NAHRO, which includes the Public 
Housing Manager (PHM), and the Senior Professional Housing Manager (SPHM). 

Seminars on these certification topics are offered throughout the year at various locations. 
Educational  program  brochures  are  available,  and  the  NAHRO  website  also contains 
information on the seminars. 

In addition, NAHRO chapters may also have study groups to assist their members with 
exam  preparation.    Regional  and  local  officers  should  be  contacted  for  information 
regarding coverage and availability.

NAHRO Professional Development  Page  3 

CERTIFICATION STUDY GUIDE 
PUBLIC HOUSING MANAGER 

Background 

The  National  Association  of  Housing  and  Redevelopment  Officials  (NAHRO), 
established  in  1933,  is  the  professional  membership  organization  representing 
housing and community development agencies, policy­makers and practitioners 
throughout the United States. 

NAHRO members, more than 9,300, administer policies and programs primarily 
originating from the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD). 
NAHRO  informs,  educate    and  assists  its  members  in  understanding  and 
implementing HUD directives and initiatives. 

The  overall  NAHRO  mission,  and  that  of  its  members,  is  to  create  affordable 
housing  and  safe  communities  that  enhance  the  quality  of  life  for  all  citizens, 
primarily those with low and moderate incomes. 

NAHRO was created by an affiliation of local officials with a common concern for 
the nation’s housing, and they were determined to develop programs to address 
those needs.  Their actions resulted in the U.S. Housing Act of 1937, which was the 
first legislation that committed the federal government to assist communities with 
building low­income housing and to redevelop declining areas. 

Since  that  time,  NAHRO has  continually  taken an active role in developing key 
housing and community development legislation including the Housing Act of 1949, 
and the Quality Housing and Work Responsibility Act of 1998. 

NAHRO members are professional managers and administrators of Federal and 
state  housing  programs  and  other  related  projects.    As  a  result,  they  have 
specialized knowledge and skills in technical and qualitative aspects of general 
business and housing programs.

NAHRO Professional Development  Page  4 

CERTIFICATION STUDY GUIDE 
PUBLIC HOUSING MANAGER 

Credentialing 

The  purposes  of  credentialing  are  to  recognize  capabilities,  provide  uniform 
professional attainment qualifications, and offer continuing education seminars to 
improve the level of performance for practitioners. 

The Public Housing Manager (PHM) category began in the late 1970s in response 
to  HUD­originated  and  mandated  management  requirements.    In  1995,  HUD 
suspended requirements for the designation.  NAHRO  continues to administer the 
same quality requirements and the credentialing program.  In addition, the SHM and 
SPHM categories were introduced in 1999. 

For  all  of  NAHRO  categories,  individual  credentialing  currently  serves  as  a 
voluntary  designation  that  represents  professional  recognition  to  employers, 
housing service providers, colleagues and staff, product and service vendors, and 
the general public. 

The  use  of  NAHRO  designation  and  initials  on  business  cards,  letterhead, 
stationery,  office  plaques,  and  lapel  pins  represent  an  individual’s professional 
achievement. 

Attainment of a credential acknowledges expertise, improves career opportunities, 
serves  as  support  and  documentation  for  employment  promotion  and 
compensation,  increases  proficiencies  through  preparation  and  study,  affords 
continuing education and training, provides a certificate of accomplishment in the 
field (which is similar to a diploma), and enhances personal and professional self­ 
esteem.

NAHRO Professional Development  Page  5 

CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  NAHRO Professional Development  Page  6 .

  Any person  submitting a complete application and fee is eligible to take the PHM Examination. skills. and (2) foster uniform standards for measuring such knowledge.  may  be  issued  a  Probationary  Credential    upon  submission  by  the  applicant  of  (1) an Application. The breadth and depth of coverage and the passing scores for the  examination  are  set  at  levels  to  ensure  that  candidates  possess  at  least  the  minimum degree of knowledge.  and abilities.  Probationary Credentialing is issued for a period not to exceed one  year.  but  who  require  credentialing. skills.  Persons  are  certified  as  Public  Housing  Managers  by  successfully  achieving  a  passing score on the multiple­choice Public Housing Manager Examination. and abilities required of a public housing  manager.  which  is  composed  of  housing  management  practitioners  who  have  been  recognized by the public and their peers for proven service to the profession.  Membership  in  NAHRO.  while  encouraged.  The NAHRO Public Housing Manager Examination was developed to (1) measure  objectively the important knowledge.  The  Public  Housing  Manager  Credential  Program  establishes  national  criteria  and  sets  standards  for  those  who  wish  to  perform their jobs efficiently and professionally.  The  program  is  administered  by  the  Board  of  Ethics  &  Credentialing  Trustees.  is  not  required.    The  exams  are  scheduled on a regular basis throughout the United States.  Description and Eligibility  The PHM examination consists of a 100 multiple­choice questions. skills. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  The Public Housing Manager Credential Program  NAHRO’s  credential  program  for  Public  Housing  Manager  (PHM)  is  a  major  extension of an important purpose of the association: to develop and maintain the  highest standards of professional performance for those engaged in housing and  community  development  programs. and (2) the  application fee.  Probationary Certification  Persons  who  have  not  taken  and/or  achieved  a  passing  score  on  the  PHM  Examination. and abilities necessary to protect the public NAHRO Professional Development  Page  7  .

 and check off or enter the  date each step is completed.    The  person  making the appeal shall also have a right to request a hearing at each level.  Appeals  Any person who is denied a credential shall have the right to appeal to the Board of  Ethics & Credentialing Trustees and.  Additionally.  q  Receive confirmation for testing from NAHRO.  Checklist of Procedures  The  following  is  the  normal  sequence  of  events  for  candidates  registering  to  take  the  Public Housing Manager Examination.  Keep this list handy. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  interest.  q  Receive PHM Credential Certificate.”   If a passing score NAHRO Professional Development  Page  8  . all candidates must subscribe to the  Code  of  Professional  Conduct  established  by  the  Board  of  the  NAHRO  Public  Housing Manager Certification Program.  Accuracy of Information  Signing the credential registration implies that the information contained therein is  accurate.  q  Complete and mail to NAHRO the registration form. it reserves the right to  suspend or revoke the credential.  The examination may be retaken at the “exam only” fee. if successful  A candidate has two years from the date of initial testing to receive a passing score on the  examination. depending on the action taken by the Board.  the  person  may  also  appeal  to  the  NAHRO  Board  of  Governors.  q  Take the PHM Examination.  If the Board of Ethics & Credentialing Trustees learns that any credential  was granted on the basis of false or inaccurate information.  q  Prepare to take a multiple­choice examination.  q  Receive exam result letter.

  3.  q  Print  your  name.  Include your telephone and fax numbers.  Read  this  booklet  and all forms and communication sent to you carefully  before directing questions to NAHRO.  Do  not send cash.  title. the candidate must retake the Public  Housing Manager series of seminars before making another attempt at the examination.  Register carefully. please be  sure  to  give  your  name.  Fees are stated in the registration materials.  The information you provide on this form will be used to transmit your  confirmation letter to you and to inform you of your test results.  4.  NAHRO  Identification  Number.    Make  sure  you  have  included  your  NAHRO  individual  and/or  agency  membership  number.  2.  5.  Please read the  following instructions before completing your registration form.  How to Complete Your Registration Form  It  is  very  important  that  your  registration  form  be  completed  carefully  and  accurately.  Please enclose payment for the full cost.  Check to be certain that your registration form is complete.  Use the registration form provided by NAHRO.  Enclose the correct payment.  This form  must be accurately and neatly completed to facilitate its rapid and efficient  processing.  and  all  other  identifying information as entered on your registration form.  Register fully. and  form  q  Print  your  e­mail  address  clearly.  Chapter II  Registration for the PHM Examination  Important Points for Registration  1.  organization  and  address.  If you correspond with us. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  is not attained within two years of the initial exam.    Your  confirmation  letter  will  be  sent NAHRO Professional Development  Page  9  .  Register as early as possible.  Keep  this  Guide.    It contains information you may need after registering.

nahro. www. www.  be  sure  NAHRO  has  scheduled  a  seminar at the testing location chosen on  the form.  20090  It is recommended that your registration be received by NAHRO no later than three  weeks  prior  to  the  start  of  the  examination.  Registration Fees NAHRO Professional Development  Page  10  . D.org.C. or call  NAHRO (202) 289­3500 for additional information. Please note..  q  Print clearly the event for which you are registering.  q  Indicate if you would like your result information released to your agency and  include your signature. The seminar fees are  stated in NAHRO’s Professional Development Services Publications such as  the Know­How Catalog. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  through e­mail. Check the NAHRO web site.org. Box 90487  Washington. or in our promotional materials. include a description with the registration  form.nahro. full payment is  required before the exam result is released.  Do not send cash.  q  If special services are required.    NAHRO cannot  guarantee  seating  availability if it is received later before the examination.  Test Dates  The PHM Examination will be given at the test locations on the dates posted on the  NAHRO web site.  Payment  A  check  or  money  order  for  the  fee  should  be  made  payable  to  The  National  Association of Housing and Redevelopment Officials (NAHRO).  If you are interested in  the  seminar  before  the  examination.O.  Mail the fee and the registration form to:  NAHRO  Credential Program  National Association of Housing and Redevelopment Officials  P.  (see page 12).

 destroyed.  NAHRO  will  honor  all  reasonable  accommodations at no extra charge to the registrant.  if  required.  Notices received at least 15 days before the event are eligible  for full refunds.  the  cost  of  these  services  will  be  the  responsibility of the registrant. or damaged.  Instead. sensory. or orthopedic handicap that would prevent you from  taking the PHM Examination under standard conditions. specifying the conditions you need. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  All appropriate fees for the seminar and/or the examination must accompany the  registration form.  Any request for translation  services  will  be  honored. a replacement certificate NAHRO Professional Development  Page  11  .  Submit your request in writing.  Retake Fees  If  you  fail  to  achieve  a  passing  score  on  the  examination.  Cancellation  Written notice of cancellation is required and must be received prior to the seminar  and/or examination.   After your registration form and test fees are  received. you may request special  accommodations  at  the  testing  site.  Special Arrangements for Disabled/Handicapped Candidates  If you have a visual.  Replacement Certificate  If your PHM Credential is lost.    However. NAHRO will credit you the full amount for any NAHRO  seminar or exam or reschedule you for an examination in the future.  time.  Refunds cannot be made on cancellations received less than 15  days in advance. NAHRO will send you a letter confirming the arrangements made for you  and  indicating  the  date.  and  location  for  the  special  test  administration.  you  may  retake  the  examination at the “exam­only” fee. when you send  your registration form to NAHRO.

CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  may be requested.00 for this service. please include the following information: date  of PHM Examination and location. NAHRO membership number (if applicable). NAHRO Professional Development  Page  12  .  There is a replacement fee of $25. and  your full name and address.  In your request.

· Avoid any activities which conflict with official duties and not accept directly  or indirectly any fee. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Chapter III  NAHRO CODE OF PROFESSIONAL CONDUCT  The purpose of the National Association of Housing and Redevelopment Officials is:  (1)  to be the leading housing and community development advocate for the provision of  adequate and affordable housing and strong viable communities for all Americans. rebate commission. allied individual member and those formally certified  through one of NAHRO’s comprehensive examination programs will adhere to a Code of  Professional Conduct that supports this purpose and pledges to:  Promote the public interest through the advocacy for responsible administration of housing  and community development programs. courtesy and responsiveness.  Each NAHRO individual associate. · Perform  work  responsibilities  with  the  highest  degree  of  integrity  and  professionalism in order to merit the respect of the beneficiaries of programs. NAHRO Professional Development  Page  13  . · Continually strive for professional excellence personally and encourage and  support associates in their professional development efforts. concern.  objectivity  and  honesty  in  executing  professional  responsibilities. · Serve the public with dedication. gratuity or other benefit  whether  monetary  or  otherwise  for  the  professional  discharge  of  duties  except an authorized established salary. expenses and other benefits.  elected officials and the general public.  particularly those with low and moderate incomes;  (2)  to strengthen the capacities of member agencies; and  (3)  to develop and deliver the highest quality products and services for housing and  community development practitioners. · Exercise  diligence. discount.

  Adherence to this Code is required for  continued  NAHRO  associate  status  and/or  retention  of  any  comprehensive  credential  achieved through NAHRO’s professional development program. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  · Avoid  misuse  or  misrepresentation  of  any  of  NAHRO’s  comprehensive  certifications. · Promote and encourage the highest level of ethics within the industry. NAHRO Professional Development  Page  14 .  This Code of Professional Conduct has been adopted to promote and maintain the highest  standards of personal and professional conduct. · Immediately report known violations of this Code of Professional Conduct to  the Executive Director of NAHRO.

 employee ID card.  Candidates will not be admitted  to a testing room after the session has begun. It is advisable to bring your  confirmation letter with you.  Please be prompt.  However. or  passport. NAHRO Professional Development  Page  15  .  Admission to the Test Location  Bring  some  form  of  photo  identification  bearing  your  signature. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Chapter IV  PHM Examination information  Timing  Be  sure  to  arrive  at  the  test  location  promptly  at  the  time  indicated  on  your  confirmation  letter.  At the Test Location  The following procedures are observed at every test location:  q  The multiple­choice Examination will be administered only on the day and at  the time scheduled.  Candidates  may  not  leave  the  examination  room  until  they  have  completed  the  examination.  You will be admitted to the test location only if your name is on the examination  attendance  roster.  The test proctor will accept a driver’s license or other identification with  your signature and such descriptive information as height. in these cases.  NAHRO  will  allow  an  individual  to  register  on­site  for  the  examination. full payment must be received by NAHRO  before the individual may take the examination.  Examples  of  acceptable forms of identification include a driver’s license.    Candidates  have  two  hours  to  complete  the  examination. weight and eye color.  Social  Security  and  draft  cards  are not acceptable.

 Proctors will not allow anyone who has such materials to  continue with the examination.  Scores  are determined by the number of questions answered correctly and all questions NAHRO Professional Development  Page  16  .  Guessing on a Multiple­Choice Examination  Answer every question possible; make an “educated” guess if necessary.  You will not be permitted to make up the  time you lose.  you  must  obtain  permission from the test proctor.2)  pencils.  dictionaries.  and  a  good  eraser.  and  papers  of  any  kind  are  not  permitted  in  the  examination room.  q  Books.  Scratch paper is not permitted in the exam room.  q  Scratch  work  may  be  done  in  the  test  pamphlets.  You will not be permitted to  continue the examination beyond the established time limits.  q  You should take a watch to help pace yourself.  Pencils  and  erasers  may  be  furnished at the test center.  q  If  you  must  leave  the  room  during  the  examination.  a  sharpener  or  a  mechanical  pencil.  q  Visitors are not permitted to enter the testing room.  q  If you attempt to remove test materials or notes from the examination  room.  q  If you create a disturbance or give or receive help.  There  is  ample  space  provided.  q  If you impersonate another candidate  q  Any persons clearly implicated in an attempt to subvert the integrity of the  examination will be prosecuted.  A calculator is permissible.  q  A test proctor may dismiss you from the examination for any of the following  reasons:  q  If your admission to the test location is unauthorized. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  q  Bring  three  or  four  sharpened  soft  lead  (No.

 attempt the more difficult questions. and make the best possible  guess at the correct answers.  It is wise to answer questions you are sure of first. then if time  permits. NAHRO Professional Development  Page  17  . go back. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  are counted equally.

 and you will not be able to receive them at a later date.  Any scores canceled will  not be reported to you.  No refund of any fees will be made.  Your  request  must  reach  NAHRO  within  seven  days  of  the  test  date;  requests  received later than that cannot be honored since the processing has begun or has  been completed.  office will be notified that there are no reportable scores for reasons beyond the NAHRO Professional Development  Page  18  . no record of the scores  will be kept. some scores may be rendered invalid because of circumstances beyond  the candidates’ control. such as gross mistiming. D.  Once scores have been canceled.  doubts  that  are  raised about the validity of candidates’ scores will be thoroughly investigated.C. All examination scores are  kept confidential.  Cancellation of Scores  After  taking  the  NAHRO  PHM  Certification  Examination.    When  such circumstances are discovered.  q  Write to NAHRO to request that your scores be canceled. and a new application/registration form and fee  must be submitted if you want to retake the examination.  Candidates must receive a score of 78  or higher on the Public Housing Manager examination.  if  you  decide  for  any  reason that you do not want your examination scored. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Required Passing Score  In order to become a NAHRO certified Public Housing Manager.  Because  NAHRO  is  concerned  that  valid  scores  are  reported.  Be certain to sign your request letter; unsigned requests or phone calls for score  cancellation will not be honored. no examinations or test proctor on  site.  For  example. candidates must  meet  the  minimum  examination  score  requirement  as  established  by  NAHRO’s  Board of Ethics and Credentialing Trustees. you can do two things:  q  Tell the test proctor before you leave the testing room. the NAHRO Washington.

org/professional/certification.    If  your  questions or comments concern a test you have already taken.html).  NAHRO  reserves  the  right  to  cancel  the  scores  for  any  candidate  discovered  engaging in any kind of misconduct including. you should also  include  the  name  of  the  test.  In addition.  the  date  you  took  it.  and  the  location  of  your  test  center.  The NAHRO  Board of Ethics & Credentialing Trustees (BECT) establishes the proficiency level  requirement for the PHM exam.  examination  content. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  candidates’ control. but not limited to.  please  be  sure  to  give  your  name  and  address. you must accept and conform to the Code of  Professional Conduct for Public Housing Manager listed on page 11. papers. NW  Washington.  20001  In  all  correspondence. NAHRO will arrange a free make­up test for  the candidates at their earliest convenience.  Check the NAHRO web site for the current  requirement at:  (http://www.  The proficiency level required to obtain certification  is periodically reviewed by the BECT. giving or receiving  help; using books. you must pass the PHM  certification examination.nahro. please write to NAHRO at the following address:  Educational Services ­ Credentials  National Association of Housing and Redevelopment Officials  630 “Eye” Street. NAHRO Professional Development  Page  19  .  or  any  other  matter  related  to  the  testing  program.C. notes.  In such instances. or other aids; attempting to take the examination  for someone else; or removing test materials or notes from the testing room. D.  Exam Results  To be certified by NAHRO as a Public Housing Manager.  NAHRO  will  investigate  each  complaint  and  respond  to  your  comments  within a reasonable length of time.  If You Have A Complaint  If  you  have  a  complaint  or  wish  to  make  a  comment  about  test  facilities  and/or  supervision.

  If You Retake the Examination  If you decide to take the test again.  Any individual who “failed” can make a request in writing for a test analysis. it would be advisable to  increase your knowledge of the subject.  Verification of Test Scores and Personal Data  If you receive a failing score on the PHM examination.  Examination Report  The result letter states that a candidate either “passed” or “failed” the exam. no information on exam result is ever given over the phone. In order to protect the confidentiality of the  exam. while others are unfamiliar with testing methods and are  afraid of testing.  General Test Taking Guide  Taking tests of any kind is hard for some people and easy for others.  These  slight changes may be caused by something as simple as the way you feel on the  day of the test or the temperature in the room where you take the test.    Rescoring  requests  must  be  made  in  writing  to  NAHRO within 12 months after the examination was administered.  to increase the probability of improving your test score.  Proper preparation for a test is the best way to overcome such  test­ taking problems. you may request a rescoring  and/or  score  analysis  report. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Your    results  are  confidential  and  are  scored  at  NAHRO. or eligibility and procedures for re­examination should be directed  to NAHRO.  Of course. you should be aware that without any change in  your level of knowledge.  The reason is  not  always  how  much  one  knows  about  the  test  subject.    Some  people  have  mastered test­taking skills.    All  questions  about  scores analyses. NAHRO Professional Development  Page  20  .  Please note that score analyses are only available to individuals that  were unsuccessful on the exam. your test score may increase or decrease slightly.

 the Guide is not a substitute for training and  experience  in  public  housing  management  which  should  be  acquired  in  a  local  public housing authority or agency. which can keep  you from doing your best.  Start at the beginning of the Guide and study at least one chapter at a time. go through it quickly to  familiarize yourself with the type of information in each section. adequate practice with  sample test questions and exercises. and a review of the Guide a day or so before  you take the examination are strongly recommended.  However.  The following suggestions will  help you to prepare for the examinations. look at the Table of Contents to see what  subjects  are  covered  in  this  Study  Guide.  and  you  probably  will  not  have  mastered  the  information.  Then.  *STUDY ALONE.  The Guide also can help you to  become aware of gaps in your knowledge and areas where you need to improve  your information and skills.  If  you  have any questions.  This method will help you to concentrate and to master the material sooner NAHRO Professional Development  Page  21  . make a list and ask your supervisor or some  other knowledgeable person in your agency.  *START BY SCANNING THE GUIDE.  Careful study of the information in the Guide.  Cramming can also lead to worry and nervousness.  It should be kept in mind that the purpose of this Study Guide is to acquaint you  with the format of the PHM Examination and with the  knowledge and skills you will  be expected to have in preparation for the exam.  If you have not already done so. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  You  should  begin  using  this  Study  Guide  in  advance  of  the  PHM  Certification  Examination.  Studying alone will help you concentrate on the material in this Study Guide. you may do poorly because you will have tried to gather too much  information  in  too  short  a  time.  If you try to cram. These skills can also be attained by attending  PHM training usually offered  prior to examinations.  *STUDY FOR UNINTERRUPTED PERIODS.

  quickly. keep in mind that you will be allowed two hours to  answer100 questions on the actual examination.  On  questions  that  you  answer  incorrectly.  and  some  questions  have  two  parts  followed  by  a  list  of  possible  answers. mark only one answer for each question. reread the questions and answers and try to find out where you  went wrong.  If  you let too much time elapse between chapters you may forget some of the  things you will need to know to do the next chapter.  Remember.  *PACE YOURSELF ON THE SAMPLE MULTIPLE­CHOICE EXAMINATION  Timing is important on tests.  Some  questions  involve  key  words  like  “NOT”  or  “EXCEPT”.  *BE SURE YOU UNDERSTAND HOW TO HANDLE THE DIFFERENT TYPES OF  QUESTIONS ON THE TEST.  Work as steadily.  By doing so you will find out whether you know the subject  matter as well as you should and whether you are reading the questions and  possible  answers  carefully  enough. NAHRO Professional Development  Page  22  . and methodically as you can on the sample test. just as it is in employment.  Try to do your work on the  sample test questions in this Study Guide at the pace that will be necessary  during the actual examination.  Practice handling these  various  questions  so  that  they  will  not  give  you  trouble  during  the  test.  Although you are  practicing and learning.  *GET MORE INFORMATION ON YOUR WEAK SUBJECT AREAS.  Try to complete a chapter a day. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  than if you studied in bits and pieces.  *MAKE THE SAMPLE TEST A REAL TEST OF YOUR KNOWLEDGE.    The  discussion of sample test questions later in this pamphlet should help you  deal with the kinds of questions you will be asked.  Do not look at answers to the sample test until you have finished answering  all the questions.

  Discuss in a group the questions or exercises that  you have found difficult to handle. NAHRO Professional Development  Page  23  .  *DISCUSS  THE  SAMPLE  TEST  AND  REVIEW  WITH  OTHERS  WHO  ARE  STUDYING FOR CERTIFICATION.  They may be helpful to you.  The group also might discuss the range of problems arising in a PHM  job and results of different courses of action in dealing with each problem.    Discuss  the  different  actions  that  should  be  taken  in  typical management situations within that area of responsibility.    Select  the  most  important points of your final review. you  might try to learn more about that area by talking to an experienced Public  Housing  Manager.  After studying the materials in this Study Guide and working on the sample  test.  rather  than  as  separate  pieces  of  information.  These skills are important both on  the examination and on the job. and you may be helpful to  them.  This practice might help people in the group improve their problem­solving  skills in the public housing environment.  *MAKE A FINAL REVIEW OF THE GUIDE AND YOUR NOTES  A final review will refresh your memory on points you may have forgotten.  Such a read­through should not be necessary if  you have adequately prepared up to this time. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  The examination is based on tasks in four areas of responsibility:  q  Maintenance and Security  q  Administration  q  Management  q  Occupancy and Resident Services.  The questions directly test the candidate’s knowledge in these areas.  It  also will help you see what you have learned as a whole unit with connecting  parts. it might be helpful to get together with other people who are preparing  for the PHM certification.  If you think that you lack sufficient experience in any particular area. and do not try to read the Study Guide  from start to finish again.  Some people may not be troubled by the  same things you are.

  continued  eligibility.  The examination is based only on those tasks  a large majority of housing managers reported to be important responsibilities that  they perform. and evictions; disseminating information to housing applicants;  obtaining  required  information  from  applicants;  notifying  applicants  of NAHRO Professional Development  Page  24  .  The PHM examination would be particularly difficult to do well under such  conditions. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  *GET A GOOD NIGHT’S SLEEP BEFORE THE PHM EXAMINATION  Most people do not do their best work if they have not had enough sleep.  A general description of the areas is as follows: · Maintenance and Security  Inspecting and repairing development property and equipment; setting up  and maintaining proper security arrangements.  The  multiple­choice  examination  consists  of  100  multiple­choice  questions  that  cover five main areas of a housing manager’s responsibilities. · Resident Services and Relations  Providing  housing­related  social  services.  personal advice.  A detailed national  job  analysis  study  was  undertaken  to  determine  the  common  responsibilities  of  housing managers regardless of the location or size of their housing authorities or  the nature of their client populations. and assistance to residents; referring residents to outside  agencies when additional advice or aid is indicated.  such  as  providing  information.  They are followed in  the next chapter by a sample examination of 15 questions.  lease  renewals.  Chapter V  Practice PHM Certification Examination  Questions and Discussion  This chapter offers 15 practice questions for you to answer. · Occupancy Cycle  Maintaining maximum occupancy levels smoothly and efficiently; conforming  with  federal  regulations  regarding  eligibility.

  Then read the  discussion and find out whether you were right. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  acceptance; moving residents in “on paper”; determining continued eligibility  of residents; renewing leases; terminating residency; understanding eviction  procedures. · Administration  Ensuring  that  development  accounts  and  financial  records  are  properly  maintained; collecting and filing information.  A discussion of the answer follows every practice question in this chapter.  and goals to housing staff in a manner that ensures maximum  cooperation. · Management  Managing housing development financial resources and on­site staff so that  established  policies  and  goals  are  carried  out;  determining  and  understanding  policies  and  goals;  collecting  financial  and  manpower  information  for  planning  purposes;  allotting  financial  and  manpower  resources to specific tasks in order of priority; assigning jobs to specific staff  members; evaluating and overseeing staff work performance; identifying staff  for  either  additional  training  or  promotion;  training  or  instructing  staff;  referring staff to outside training agencies; maintaining a high level of staff  morale; terminating employment of staff members.  and each question has four possible answers – but only one of those answers is  correct.  for effective use in preparing letters. reports.  If you have a wrong answer.  The discussions will help you  watch for important facts that are stated in test questions and to use such facts in  deciding your answer. such as residents’ complaints.  All  the  practice  test  questions  in  this  chapter  are  similar  to  those  on  the  PHM  Certification  Examination  and  will  help  you  become  familiar  with  the  kinds  of  questions you will be asked on this test.  Do not  look at the discussion until after you have tried to answer the question  yourself.  Put a check mark in the blank for the answer you think is correct. NAHRO Professional Development  Page  25  . and memos to residents and to  government  and  agency  representatives;  communicating  information. the  discussion will help you understand why it was wrong and why the correct answer  was the only choice that should have been made.  problems.  They are all multiple­choice questions.

    The  correct  answer  for  each  question  is  in  the  discussion section.  Select the one that fits best in each case and then check  the  space  for  that  answer. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Directions  Each  question  or  incomplete  statement  below  is  followed  by  four  suggested  answers or completions. NAHRO Professional Development  Page  26  .

  I only  b.  That makes answer b wrong.  Both I and II  d.  In so doing. Neither I nor II. or reprisal.  In  the third part of the question.  Employees shall have the right to choose their own representatives.  II only  c.  To  get the correct answer on this question. it was necessary to go through a process of  eliminating wrong answers.  Management appoints union leaders to be sure that capable people  are in charge.  An  initial statement is followed by a number I response and a number II response. employees should be free  from restraint. and we have already rejected  answer c.   If employees are to be free from interference in joining (or not joining) a  union.    Answers  a  and  c  are  both  wrong  because  they  give  I  as  a  correct  answer. NAHRO Professional Development  Page  27  .  Neither I nor II  ___ a  ___b   ___c  ___d  DISCUSSION:  Some questions on the test are broken into three parts.  Correct answer: d. discrimination.    Therefore.  both responses or neither response is the correct answer. you must decide whether one of these responses. management cannot require any  employee  to  join  a  union.  a.  Management  requires  all  maintenance  workers  making  $5.  the  situation  in  I does not conform to the  regulation.000  or  more per year to join the employees’ union.  Which of the following situations conforms to the regulation above?  I.  The correct answer is the only remaining answer: d. interference.  Employees  shall be free to join or not to join a union. as is the case here. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Sample Questions  1.  If employees are free to join or not to join a union. 2 also is wrong because management is interfering with union business if it  appoints union leaders.  II.

 all the following should be mentioned EXCEPT the:  a.    Any  change in the marital status of a resident.  Schedule of rent payments.  b. Right of the applicant to change marital status.    Other  words  like  this  that  you  may  meet  on  the  certification examination are LEAST.  b.  c.  This question will give you  experience in handling this type of question. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Notice that in this discussion we have underlined the central ideas in the statement  that  make  a  .  ____a  ____b    ____c   ____d  DISCUSSION:  Some PHM test questions have a key word in CAPITAL letters. however. such as the word  EXCEPT  in  this  question.  d.  2.  and  c  the  wrong  answers. and NOT.  You  may  find  it  helpful  to  underline  central ideas as you read the test questions.  In this question it might be helpful to underline the action that is taking place (the  central idea): discussing a lease agreement with an applicant.  Duration of the lease.  Responsibilities of the applicant to meet the lease requirements.  Now you are at c. MOST. you would not talk about the right of  an  applicant  to  change  marital  status  because  this  is  a  personal  matter.  When discussing the term of a lease agreement with an applicant who is eligible for  public housing. must be reported to the housing  authority under the terms of the lease to determine the size of the unit the family NAHRO Professional Development  Page  28  .  You also may want to mark out wrong  answers to make it easier to identify correct answers because you will not have to  reread those that are marked out. try to determine what you would discuss with an applicant:  a.  In discussing the  terms of a lease agreement for public housing.  When you read the  list of possible answers.  Check the blank next to the correct response  when you choose an answer.  Duration of the lease.  Schedule of rent payments.  b.  Right of the applicant to change marital status.

 because these words describe the subject of the question (the central  idea).  When discussing requirements for residency with an applicant.  Grievance procedures. NAHRO Professional Development  Page  29  .  Always keep in mind the basic instructions for the test. a housing manager  should refer to which of the following?  a.  Correct answer: c. you might think that you should choose both b and  c.  Annual Contributions Contract.    Check  blank  c. because they fail  to read the instructions carefully or to remember them when they take the test.  ____ a    ____ b    ____ c   ____ d  DISCUSSION:  In  this  question.  b.  C.  These instructions told you  that you were to select the one answer that is best for each question.  People make  many mistakes on tests.”    Certainly  this  subject  should  be  discussed.  If it  does not help you and you can remember the main points of a question without  using this tool.  Although  it  is  clear  that  c  is  the  correct  answer  to Question 2.  However.    But  this  is  quite  different from discussing the applicant’s personal life.  you  might  want  to  underline  or  highlight    requirements  for  residency. underlining or highlighting is only a tool that may be useful.    But  let  us  say  that  you  failed  to  remember  the  basic  instructions  for  the  PHM  test  and  also  that  you  do  know  what  a  Cooperative  Agreement is.  3.  c.  d.  Lease. even when they know the material well.  In that situation. you should read  answer  d  and  be certain that it describes something you would discuss with an  applicant. work in the way that is best for you. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  should  occupy  and  the  amount  of  rent  the  family  should  pay. Lease is a fairly obvious answer to this practice question.  Now you can be sure that you were right in thinking that c is the correct  answer.  Cooperation Agreement.    D  asks  whether  you  would  talk  about  the  “Responsibilities  of  the  applicant  to  meet  the  lease  requirements. and it is the correct  answer.

 first find out how many hours one consultant  is available for interviews.  It takes a family services consultant on the staff of a public housing development  two hours to handle one interview.  4. you will not receive credit for a correct answer if you have  chosen two answers to a question.  3  c.  2  b.  In answering practice test question 4.  4  d. like this one.    Omissions  and  wrong  answers  are  counted  against you in determining your score and you will also not get credit for a correct  answer when you choose two answers instead of one.  You may use blank spaces in the test booklet to do the arithmetic. require basic arithmetic skills and  the  ability  to  apply  these  skills  in  solving  a  practical  problem  in  public  housing  management.  How many consultants should be hired  to handle a weekly caseload of 60 persons?  a. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  On the examination. find out how many hours are needed for the given caseload:  60  (persons on caseload)  x 2  (hours needed on interview each person)  120  (hours needed for the caseload) NAHRO Professional Development  Page  30  .  Choosing two answers will be treated as failure  to  answer  the  question  correctly.  A consultant works a 40­hour week of which 10  hours are allowed for meals and travel time.  Then decide which one of the answers you are given is the correct answer.  5  ____ a    ____ b    ____ c    ____ d  DISCUSSION:  Some questions on the examination.  (Each consultant works)  40  (hours per week)  ­ 10  (hours a week for meals and travel time)  30  (hours a week available for interviews)  Next.

  The key word in the question is LEAST. four consultants are needed for the caseload and 4 is the correct answer.  Now think about the possible answers:  a.  More encouragement should be given to residents who volunteer to keep the  common areas clean.  Encouraging residents who volunteer to keep common areas clean seems  less  likely  than  a  to  improve  resident/management  relations.  d.  Correct answer: c.  Holding  more  resident  meetings  is  usually  an  excellent  way  to  improve  resident/management relations.  b.  Which suggestion is  LEAST acceptable in practice?  a.  ____ a    ____ b     ____ c    ____ d  DISCUSSION:  This question asks you to make a judgment based on your knowledge of public  housing management. find out how many consultants are required if 120 hours a week are needed  for the caseload and 30 hours a week are available for interviews per consultant:  120 ¸ 30=4  Thus.  The central idea in  the  question  is  suggestions  for  improving  relations  between  residents  and  management.  The  following  suggestions  for  improving  relations  between  residents  and  management were offered by residents at a resident meeting.  c.  A  resident  committee  should  be  formed  to  draw  up  a  list  of  undesirable  residents who cause the most problems.  More resident meetings should be held to discuss common problems. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Then.  b.  Suggestion  boxes  should  be  set  up  at  several  convenient  places  in  the  development.  although NAHRO Professional Development  Page  31  .  5.

  It is now evident that d is the correct answer to the  sample question.  and  they  encourage people who want to communicate their ideas but do not want to  identify themselves. or procedures  relating to housing standards.  Both I and II NAHRO Professional Development  Page  32  . CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  certainly  it  would  help  with  maintenance  needs. a resident is entitled to a hearing for which of the following  reasons?  I.  Setting one group of people against  another  is  not  only  bad  management  practice  but  is  likely  to  create  dissension and turmoil.  Upon filing a request.  I only  b.  To get the correct answer in these cases.  Setting up a resident committee to make a list of problem residents is clearly  an undesirable management measure. this  suggestion might be a good way to improve resident/management relations if  it led to more communication between the residents who volunteer and the  management.  Correct answer: d.  Local  Housing  Authority  (LHA)  failure  to  act  in  accordance  with  lease  requirements.    On the other hand.  the  MOST appropriate response)  6.  c. it is necessary to decide  which answer is the LEAST appropriate response (or.  LHA failure to act in accordance with the regulations.  d.  They make it possible for residents to state their ideas without  going  through  the  formalities  of  meetings  and  appointments.  II only  c. policies.  It is worth remembering that the answers to questions that use words like LEAST  and  MOST  may  not  always  be  as  clear  cut  as  in  this  question.  II.    There  may  be  occasions when all the answers could be considered appropriate responses to a  stated situation.  a.  Suggestion  boxes  are  often  useful  in  improving  resident/management  relations. if the key word is MOST.

    Under  HUD  regulations.  safe. as you read the possible responses.  d.  Ask the resident advisory group to write the first draft.  Review  any applicable LHA policies.  But it might be difficult to decide whether  response II is also correct if you are not familiar with public housing policies and  practices.  b.  c. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  d.  because  leases  generally  must  be  adhered to by both landlord and resident.  Neither I nor II  ____ a    ____ b    ____ c    ____ d  DISCUSSION:  This sample gives you additional practice with a three­stage question.  Record the facts as stated in the complaints.  Sort the complaints into types.  In  preparing  a  report  regarding  the  complaints  of  residents  about  a  housing  development.  ____ a    ____ b ____ c    ____ d  DISCUSSION:  This question gives you more experience answering questions that use the key  word EXCEPT. a public housing manager should do all of the following EXCEPT  a.  housing  authorities  must  maintain  their  premises  in  a  decent. it may save time if you  decide which responses are correct: NAHRO Professional Development  Page  33  .    This  requirement is part of the standard LHA lease.  and  sanitary  condition  and  in  good  repair.  Correct answer: c  7.  Response I  is  a  very  obvious  answer  to  the  question.  Again.  Failure to act in accordance with  these provisions of a lease is a basis for a hearing.

  Sort the complaints into types.  Neither I nor II  ____ a    ____ b     ____ c     ____ d  DISCUSSION NAHRO Professional Development  Page  34  .  II.  After residents are given the reasons for honoring or refusing the request.  a. This is a self­evident. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  a.  c. although you might consult with the group to gain  additional information.  This action would be good to do in writing a  report because it would help you determine the subject areas with the most  complaints.  I only  b.   This would be another correct answer  because  you  would  certainly  want  a  report  to  reflect  LHA  policies  in  responding to resident complaints. basic  step in preparing the report.  Before deciding the number and type of extra staff needed to carry out the  request.  Review  any applicable LHA policies.  But d is an exception – you would not ask a resident advisory group to assume your  responsibilities in writing a report.  Sorting the complaints would also make it easier to compare all  complaints on the same subject.  b.  Both I and II  d.  8.  Correct answer: d.  Record the facts as stated in the complaints.  II only  c.  When should a housing manager involve staff members in seeking solutions to a  request by residents for extra services?  I.

 because it is hard to think of a time when making  derogatory remarks is the best way to deal with any problem.  However.  d.  ____ a     ____ b    ____ c    ____ d  DISCUSSION:  This question gives you more practice with a question in which EXCEPT is the key  word.  Response I is clearly correct.  Quote from the LHA stated policy on admissions and occupancy.  Correct answer: a. But this is  another three­stage question. response 2 is clearly wrong. NAHRO Professional Development  Page  35  .  9.  It would serve no purpose to consult your  staff  members  after  you  had  already  decided  to  honor  or  refuse  the  resident’s  request. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  A  housing  manager’s  staff  is  an  important  resource  that  should  be  used  in  responding to resident requests for extra services.  You would want to consult the  staff  for  their  ideas  about  the  needs.  The first answer – a. and you should not assume that I is the only correct  answer. Accuse the newspaper of dishonest reporting – seems  to be the exception you want here.  c.  In writing a letter to a local newspaper in reply to nasty articles attacking the LHA  admissions policy. the housing manager may do all of the following EXCEPT  a.  alternatives  and  other  aspects  of  extra  services before deciding to hire more staff.  Challenge the writer of the article to back up the nasty charges with facts.  Accuse the newspaper of dishonest reporting.  Ask the appropriate LHA office to supply facts to contradict the charges in  the newspaper article.  b.

 read all the possible answers to a question because you  should know what your alternatives are.  However.  d.  In discussing these complaints with the  residents.  Tell the resident of all the complaints about his or her drunken conduct. c is clearly the least  desirable action to take in the situation and is the correct answer to the question. NAHRO Professional Development  Page  36  .  ____ a    ____ b ____ c    ____ d  DISCUSSION:  In this final practice question.  There may be a better answer than the  one that you first thought was correct.  Ask the residents to tell his or her side of the story.  c. because  moralizing usually has little effect on people’s behavior.  b and d would be part of a suitable response to the newspaper.  10. a is the answer you  want.  d would indicate to the  resident the seriousness of the situation.  A resident’s neighbors have complained that the resident frequently gets drunk. the housing manager should NOT do which of the following?  a.  c  has little merit.  b would also be helpful.  Of these choices. in this case. and the central idea is what you  would not do in discussing complaints with the resident. the key word is NOT. because it would force the discussion into  a factual channel and away from emotional charges and countercharges that serve  little use.  Describe the evils of alcohol. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  But when you take a test.  Approach the resident in a firm manner.  Correct answer : a.    c  also  would  be  an  appropriate action in the given situation. and uses abusive language.  Action a would be useful  because it would give the resident some idea of the feelings other people have  about his or her behavior.  yells at them.  b. because they  would  provide  facts  about  the  LHA  admissions  policy.

NAHRO Professional Development  Page  37  . CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Correct answer: c.

  Do not look at the correct answers to the sample test.  Sample PHM Multiple­Choice Examination NAHRO Professional Development  Page  38  .  Did you fail to read the question carefully?  For example. areas of knowledge that are tested. answer all the  questions that you are sure of.  The 15 multiple­choice  questions  in  the  sample  test  are  representative  of  questions  on  the  certification  examination in  format. and it will give you practice in going through a test from  beginning to end without interruption.    This  method  will  help  you  concentrate on learning test­taking methods. when you will have two hours to answer 100 questions. you will mark your answers directly on the sample exam.  On this sample test. you should try to  learn more about that particular area of work before taking the PHM Certification Examination. because correct guesses  will help raise your score.  Finally.  Allow yourself no more than 10 minutes to take the sample test. until you have  answered all of the questions.  You may want to keep track of the time you spend on each  question so that you can pace yourself and make sure that you are using your time well. which will give you about one minute  for each question.  The  best  way  to  take  the  sample  test  is  to  work  without  stopping. use the answer key to correct  your answers.  Take the sample test as though you were taking the certification examination.  Then go back and answer the questions that you find more difficult. Note that any unanswered question will be marked incorrect. and level of difficulty.  First. such as NOT or EXCEPT?  Did you fail to choose the most practical and  appropriate answer to the question?  Are you able to identify the correct answer as you think more  about a question?  Was your error caused by a lack of knowledge in the specific area of a public  housing manager’s functions?  If you were wrong because of a lack of knowledge. did you overlook an important  word in the question. read each question again and analyze the reasons for  your error. which are given on page 47. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Chapter VI  A Sample Examination  Now  that you have had some practice answering questions like those on the examination.  On questions that you answered incorrectly. guess the answers to questions when you do not know the answer.  When you have finished taking the test. you  should get additional practice by taking the sample test in this chapter.  This is similar to the amount of time for each question that you will have on the  actual examination.

  Of the following maintenance problems.  b. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Directions: Each question or incomplete statement below is followed by four suggested  answers or completions.  which  of  the  following would be the best way to do so?  a.  Send an official notice to all residents.  Not tell anyone in fear of dissent.  1.  b.  If  you  are  required  to  notify  residents  of  a  change  in  policy.  Trash around the dumpsters. which item is life threatening?  a. NAHRO Professional Development  Page  39  .  c.  Worn carpet.  Post the notice in the lobby of the site office.  c.  Invite the residents  to a resident meeting to explain the policy change and  follow up by mailing the notices.  2.  Circle the best answer in each case.  d.  d.  Exposed live wires in floor level receptacle.  Leaky faucet.

  You notice on a late rent list that their  name has been listed and 14­day notices are about to go out.  Evict the family.  b. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  3.  Post a 14­day notice on their door.  b.  Immediately terminate their employment.  What should you do about it?  a. NAHRO Professional Development  Page  40  .  Give them a quick telephone call to see if they are okay.  d.  As a manager. you have a resident who has been in your complex for 10 years  and has never been late with their rent.  Review job expectations with the employee and offer any kind of employee  assistance programs your organization may have to offer.  c.  c.  Send them a written letter telling them their job is in jeopardy.  Mention in a general meeting that some employees are missing too much work.  Have the 14­day notice sent.  4.  Which of the  following is the best thing to do?  a.  d.  An  employee  is  suffering  personal  problems  and  is  missing a lot of work.

  Mail a stern letter to all residents telling them they need to learn to control  their children.  b.  b.  Lease violations by family members.  c. NAHRO Professional Development  Page  41  .  d.  Ask  the  families  to  attend  a  resident  meeting  and  ask  for their input and  possible solutions.    What  action  should  you  take?  a.  You should call the resident and:  a.  The continued eligibility of a family may be affected by increases in all the  following EXCEPT:  a.  You  are  walking  the  complexes  and  see  that  lots  of  vandalism  by  young  children  is  evident  in  hallways  and  the  grounds.  Issue a lease violation.  b.  School­age family members with part­time jobs.  Number of family members.  Threaten eviction.  d.  You are receiving many complaints in the complex about another resident and  all the disturbances they are causing.  6.  d.  c. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  5.  Meet  with  the  family  to  find  out  what  the  problem  is  and  counsel  as  necessary.  c.  7.  Stop allowing children into your complex.  Regular employment of family members.  Fine all the families the split cost of the repairs.  Tell them who complained about them.

  Nonpayment of rent.” as stated in his lease?  a.  b.  c.  c.  b.  Outline your hiring and firing practices.  d.  What  things should you consider when making the decision?  a.  d.  9. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  8.  Their punctuality and how well liked they are in the office.  The age of the employee.  Help you decide how to allocate your funds.  Their manner of dress and professional image.  This resident’s lease may be terminated for which of the following “good  causes.  Serious or repeated damage to the premises.  Show you how to do your job.  A  resident  installs  in  his  apartment  a  burglar  alarm  system  that  will  electrocute anyone who turns the door knob after 12:00 AM and before 5:00  AM.  The federal regulations are designed to:  a. NAHRO Professional Development  Page  42  .  Creation of physical hazards.  Past performance and abilities.  Serious or repeated interference with the rights of other residents.  Terminate your authority.  10.  c.  d.  b.  You have a job promotion coming up and you have to select someone.

  d.  Tell her that her sister is lying to her.  At a residents’ meeting.  Both I and II. even about her sister.  Explain that all information.  c.  Ask the resident to supply more information.  II. is confidential and review  how rents are computed in general.  I only.  What of the following should you do?  a.  Ask whether other residents at the meeting have been bothered by  vandals.  II only.  Issue her a lease violation.  b.  Neither I nor II. NAHRO Professional Development  Page  43  .  a. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  11.  b. who lives  next door in the complex you manage.  c.  A resident calls in and ask why her rent is higher than her sister’s.  The housing manager should do which of the following?  I. one of the residents asks the housing manager to do  something to stop vandals from outside the development from damaging the  resident’s property.  Refer her to another co­worker.  d.  12.

  Continue to observe the discussion and intervene only if requested or if the  resident becomes violent.  d.  Tell the staff member that he or she is not competent to deal with this kind of  situation  and  tell  the  resident  to  come  to  the  manager’s  office  for  an  appointment.    Which  one  should  be  attended to first?  a. NAHRO Professional Development  Page  44  .  The children have littered the play area.  A broken window in a unit.  14.  Immediately step in and prevent any further discussion.  Residents in one of your buildings smell gas.  Walk away and allow the discussion to go on.  c.  b.  b. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  13.  A resident calls to complain that the bushes need trimming in the common  areas.  A  housing  manager who  observes  a  staff member talking to an angry and  hostile resident should do which of the following?  a.  d.  You  have  the  following  maintenance  complaints.  c.

CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  15.  d.  Which of the following should be used to explain to staff members the reason  for setting high standards of work performance?  I.  They have to be set because most workers prefer to waste time  rather than work.  a. NAHRO Professional Development  Page  45  .  Both I and II.  II.  c.  I only.  b.        II only.  Neither I nor II.  They  are  useful  in  determining  whether  a  worker  should  be  promoted or given a merit raise.

  D  10.  B NAHRO Professional Development  Page  46  .  C  12.  D  11.  A  5.  C  4.  D  3.  B  13.  D  15.  C  9. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Answer Key  1.  D  14.  D  8.  C  7.  D  2.  B  6.

2 (medium­soft) pencils. you will avoid any nervousness that may be caused by a last­  minute rush.  which  must  have  your  signature  and  a  recent  photograph.  ü  You will not be allowed to use any books.  q  ARRIVE EARLY. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Chapter VII  Taking the PHM Certification Examination  The following suggestions for taking the PHM Certification Examination will help you do  your best. NAHRO Professional Development  Page  47  .  ü  A watch so that you may time yourself.  ü  A good eraser. you will have time to go to the front/information desk and ask where  the NAHRO test for public housing managers is being held.  Be sure to take ­­  ü  Your confirmation letter for that particular test date and center specified.  If there should be any  other problems.  Persons who arrive after the Multiple­Choice Examination Test has  begun will not be admitted.  q  REMEMBER TO TAKE WITH YOU THE THINGS YOU WILL NEED. you will have time to go to the new location.  ü  Proper  identification. pamphlets. employee identification card. or ballpoint pens may not be used. or a passport  are acceptable if they provide these forms of identification.  Pencils with extremely soft  lead.  Sometimes the test center must change the room where the examination is given. or other  aids other than a small calculator.  By arriving early.  Social security  and draft cards are not acceptable. fountain pens.  If  you arrive early. dictionaries. colored pencils.  ü  Three or four sharp No.   A driver’s license.

 and go back to it after you have gone through  the test once and answered the easiest questions.  Some of your guesses may be correct.  Any  unanswered  question  or  a  multiple  answer  to  a  question  will  be  marked  incorrect.  q  GUESS.  Put a check mark by  these questions so that you can find them quickly when you go back through the  test. a question that requires arithmetic might take more time than other  questions. IF NECESSARY. ON THE EXAMINATION.  q  ANSWER TEST QUESTIONS THAT YOU ARE SURE OF FIRST.  q  PACE YOURSELF.  For example.  Skip the harder questions on your first pass through the test.  Rushing could  cause you to make many mistakes.  Also.  q  GIVE ONLY ONE ANSWER TO EACH MULTIPLE­CHOICE QUESTION OF THE  EXAMINATION.  Check your watch from time to time to decide  whether you are giving yourself enough time to finish.  Work steadily and rapidly. do not spend a lot of time  on a few test questions and then be forced to rush through the rest.  It is best to try to answer every question.  if  time  permits. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  q  CAREFULLY LISTEN AND READ THE INSTRUCTIONS.  q  SKIP  QUESTIONS  THAT  WILL  TAKE  SOME  TIME  TO  ANSWER  UNTIL  YOU  HAVE FIRST GONE THROUGH ALL THE TEST QUESTIONS. if you want  to get credit for correct answers.  Put a check mark by it. NAHRO Professional Development  Page  48  . but do not be careless. Do  not leave any question unanswered as a blank answer is marked incorrect.  Be  sure  to  go  over  your  entire  answer  sheet  when  finished.  For example.  Your examination will not accurately show your PHM knowledge and skills if you fail  to follow instructions. on the examination you must be sure to mark  your answers on the examination booklet where the questions appear.

  do  not  waste  time  in  a  mental  argument  with  the  test.  No one is expected to get a  perfect score.  A score cancellation may be requested by writing to NAHRO.  If you get upset. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  On  the  other  hand.    Answer  the  question as well as you can and go on to the next question.  Reconsider any questions that you  were uncertain about.  q  USE ALL THE TIME AVAILABLE. try to ignore the irritation and concentrate  on the task before you. chews gum loudly.  If someone near you constantly taps a pencil on his or her desk. you will only hurt your ability to think clearly about  the task.  If you finish before time is up for the examination. do the best you can.  Try to  catch any errors you have made on the test. check over your work. NAHRO Professional Development  Page  49  .  q  DO NOT PANIC DURING THE TEST OR EXERCISE. you may not be reading the materials carefully enough or giving yourself  enough time to consider your answer. and a new registration form and fees must be sent to  NAHRO if you want to take the Certification Examination again.  if  you  have  done  most  of  the  test  in  far  less  than  the  time  allowed.  The PHM Certification Examination is two hours.  q  DO NOT WASTE TIME FIGHTING THE TEST.  q  DO NOT LET YOURSELF GET DISTRACTED BY ANY IRRITANTS. you wish to cancel your score.  If you do not know the answers to some test questions or how to handle a particular  problem posed by the exercise.  or makes other sounds that bother you.  If  you  do  not  like  the  way  some  questions  are  worded  and  would  state  them  differently.  No  refund of fees will be made.  YOU  MAY  CANCEL  YOUR  SCORE  AT  THE  END  OF  THE  EXAMINATION.  No record is made of canceled scores.  q  IF  YOU  WISH. if after completing the  test.

CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  NAHRO Professional Development  Page  50 .

 resident services and relations.  q  OCCUPANCY CYCLE  Giving information to applicants and soliciting applications.  Terminating leases and making evictions. and resources required to carry out LHA policy.  Obtaining information from residents.  Identifying work.  q  MANAGEMENT  Determining needs.  important tasks performed by public housing managers in local housing agencies. information.  Giving personal advice and assistance to residents.  These  make  up  a  PHM  Test  Bank  that  includes  five  categories:  maintenance  and  security. NAHRO Professional Development  Page  51  .”  Determining continued eligibility of residents.  q  MAINTENANCE AND SECURITY  Making inspections. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Chapter VIII  Summary of Important Public Housing Manager Functions  To develop a job­related PHM Certification Examination. NAHRO did a nationwide analysis  of the public housing manager’s job.  Participating in resident organizations and activities. and administration. management.  The following outline summarizes the tasks included in each category.  q  RESIDENT SERVICES AND RELATIONS  Giving information to residents.  Collecting money from residents.  Moving residents in “on paper.  Acting on resident complaints and requests for work to be done.  The result of the analysis is a list of common core.  occupancy cycle.  Renewing leases.  Notifying applicants of acceptance or rejection.  Obtaining information from applicants.

org NAHRO Professional Development  Page  52  . D.  THE PHM Task Bank is not identified in this guide because its purpose was to  develop job­related certification procedures. and it was thought to have limited usefulness  in preparing for the Certification Examination.  Giving information to and reporting to supervisors.  Maintaining staff morale and terminating employment.  NAHRO analyzes each important PHM task to identify the knowledge and skills needed to  do the task. CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  Planning work to carry out LHA policy. policy.  Obtaining information.  Educational Services – Credentials  National Association of Housing and Redevelopment Officials  630 “Eye” Street. and plans.  Evaluating operations.  q  ADMINISTRATION  Doing accounting and bookkeeping and handling money.  Filing and record keeping. 20001  Tel:202­289­3500  Fax:202­289­8181  Email: nahro@nahro. NW  Washington.  Acquiring resources to get work done.C.  Assigning work to staff.  Overseeing and evaluating work performance of staff.  Training and instructing staff.

CERTIFICATION STUDY GUIDE  PUBLIC HOUSING MANAGER  NAHRO Professional Development  Page  53 .