INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

2. Unit Kerja : Biro Umum
3. Eselon I : Sekretaris Daerah
Eselon II : Kepala Biro Umum
Eselon III : Kepala Bagian Administrasi
Eselon IV :-
4. KedudukanDalamStrukturOrganisasi :

Kepala Biro
Umum

Kepala Bagian
Administrasi

Kasubag Tata
Kasubag Tata Kasubag
Usaha
Usaha Biro Kepegawaian
Pimpinan

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpinpelaksanaantugas Sub Bagian Tata UsahaPimpinan, pelayanan
administrasi umum, Perlengkapan dan administrasi pimpinan secara baik
dan tertib yang terkait dengan Tugas Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi
Gorontalo.

6. Uraian Tugas:
1) Menyusun program sub bagian Tata Usaha Pimpinan meliputi Gubernur,
Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan Assisten berdasarkan rencana
program bagian Administrasi sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :
a. Mempelajari Program tahun sebelumnya.
b. Sinkronisasi dengan rencana Program Bagian Administrasi
c. Menyusun konsep rencana Program Sub Bagian Tata Usaha
pimpinan
d. Mengkonsultasikan konsep rencana Program dengan pimpinan untuk
mendapatkan pengarahan
e. Memfinalisasi rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

2) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian Tata
Usaha Pimpinan;
Tahapan :
a. Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan bawahan
b. Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
c. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan
 d. Menentukan target waktu penyelesaian.

3) Membimbing pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan Sub Bagian Tata

Usaha Pimpinan setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang
diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
Tahapan :
a. Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan
b. Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
c. Mengkonsultasikan permasalahan kepada kepala Bagian Administrasi
Biro untuk menentukan solusi terbaik
d. Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang
dialami

4) Mengkoordinir kegiatan ketatausahaan Gubernur, Wakil Gubernur,

Sekretaris Daerah dan Assisten sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub BagianTata UsahaPimpinan
Tahapan :
a. Mengkoordinir ketatausahaan Pimpinan.
b. Melakukan pengawasan terhadap surat dinas untuk dan dari Pimpinan

5) Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha

Pimpinan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar
terhindar dari kesalahan;
Tahapan :
a. Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan.
b. Menentukanstandarkualitasdan/atau kuantitas hasil kerja.
c. Mengidentifikankesalahandalamhasilkerjasesuaidenganstandar yang
telahditentukan.
d. Membuatkoreksipadahasilkerjaberupacatatantertulis.
e. Memberikanarahanterkaitkoreksihasilkerjabawahan.

6) Menyiapkan Fasilitas kerja Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah

dan Asisten dalam pelaksanaan tugas didaerah maupun keluar
daerah/luar negeri :
Tahapan :
a. Menginventarisir Surat undangan kepada pimpinan dan berkoordinasi
dengan Subbag Agenda Pimpinan pada Biro Humas dan Protokol
b. Menyiapkan Telaahan Perjalanan Dinas, SPT dan SPPD Pimpinan
c. Mengkoordinasikan ketersediaan anggaran kegiatan pimpinan dengan
Bagian Keuangan
d. Mengkoordinasikan kesiapan lokasi pelaksanaan kegiatan pimpinan
dengan SKPD terkait

7) Menyiapkan Secara administrasi bahan kebijakan Gubernur, Wakil

Gubernur, Sekretaris Daerah dan Asisten sesuai dengan peraturan yang
berlaku untuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan
pertimbangan pimpinan
Tahapan:
a. Menerima bahan Kebijakan Pimpinan dari SKPD
b. Menyampaikan Bahan Kebijakan untuk dibaca dan disetujui Pimpinan
 c. Mengkomunikasikan petunjuk Pimpinan terkait Bahan Kebijakan
dengan SKPD
d. Menyampaikan bahan kebijakan yang telah disetujui Pimpinan kepada
SKPD terkait

8) Menyiapkan pelaksanaan rapat Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris

Daerah dan Asisten dengan instansi Pemerintah maupun Swasta sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab agar pekerjaan berjalan dengan lancar
Tahapan :
a. Menginventarisir agenda Rapat yang akan dilaksanakan pimpinan
b. Melakukan koordinasi dengan instansi penanggungjawab rapat
c. Berkomunikasi dan memastikan kehadiran peserta rapat
d. Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat
e. Mendampingi pelaksanaan rapat dan mencatat hal penting yang
menjadi penekanan pimpinan
f. Menghimpun notulensi rapat sebagai arsip pimpinan

9) Menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan Sub Bagian Tata

Usaha Pimpinan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab yang
diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
Tahapan:
a. Mendata Program kerja yang telah dilaksanakan
b. Mengevaluasi hasil pelaksanaan program kerja
c. Melaporkan kepada atasan langsung hasil pelaksanaan program
kerja

10) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik
lisan maupun tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajaritugas.
2) Menjalankantugas.
3) Melaporkanhasilpelaksanaantugas.

7. Bahan Kerja:
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Program kegiatantahun lalu Penyusunan Program Kegiatan

2. Pedoman Pelaksanaan Ketatausahaan

Pimpinan

3. Uraian tugas Pembimbingan bawahan

4. Uraian tugas Pemeriksaan hasil tugas

5. Jadwal Kegiatan Pelaksanaankegiatan

6. Surat, pedoman Penyiapan administrasi pimpinan

7. Surat Pelaksanaan Penyiapan Rapat

 8. Laporan tugas bawahan Pengevaluasian tugas bawahan

9. Instruksi pimpinan/surat perintah Pelaksanaan tugas kedinasan lain

10 Instruksi pimpinan Penyiapan Fasilitas/Sarana Prasarana

8. Perangkat/Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Perangkat Tangan, ATK Menyusun Rencana Kegiatan

2. Perangkat Tangan, ATK Membagi tugas bawahan

3. Perangkat Tangan, ATK Membimbing bawahan

4. Perangkat Tangan, ATK Memeriksa hasil tugas

5. Perangkat Tangan, ATK Melaksanakan kegiatan

6. Perangkat Tangan, ATK Melaksanakan kegiatan

7. Perangkat Tangan, ATK Menyiapkan pelaksanaan rapat

8. Perangkat Tangan, ATK Menyusun laporan dilingkungan

sub

9. Perangkat Tangan, ATK Melaksanakan tugas kedinasan lain

10 Perangkat Tangan, ATK Menyiapkan Fasilitas/sarana prasaran

9. Hasil Kerja:
No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Program Kerja Dokumen

2. Adminstrasi ketatausahaan Pimpinan Dokumen

3. Bimbingan bawahan Kegiatan

4. Laporan hasil kerja bawahan Kegiatan

5. Jadwal Data

6 Instruksi Pimpinan Laporan

7. Kebijakan Pimpinan Dokumen

8. Notulen Rapat Koordinasi Laporan

9. Laporan hasil evaluasi Laporan

 10. Laporan hasil pelaksanaan tugas Kegiatan
kedinasan lain

10. Tanggung Jawab:

a. Keakuratan data perencanaan
b. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis.
c. Keberlangsungan program kerja kegiatan
d. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis.
e. Keakuratan data
f. Kelancaran pelaksanaan tugas
g. Keberlangsungan kegiatan administasi Gubernur, Wagub, Sekda dan
Asisten
h. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder.
i. Kebenaran laporan pelaksanaan tugas
j. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana.

11. Wewenang:
a. Mengendalikanpelaksanaankegiatan Sub BagianTata UsahaPimpinan
b. Memastikanterwujudnyakoordinasiantar unit danantarinstansi.
c. Memantaupelaksanaan program
d. Memantaupelaksanaankoordinasidenganparastakeholder.

12. Korelasi Jabatan:

Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi

1. Kepala Biro Umum Biro Umum Koordinasi

2. Esselon III dan IV Biro Umum Koordinasi

3. Pelaksana Biro Umum Kerjasama

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalamruangan

2. Suhu Dingindenganperubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -
14. Resiko Bahaya:
No Fisik / Mental Penyebab

1. - Tidak ada resiko bahaya

15. SyaratJabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang:Penata / IIIc
b. Pendidikan :
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Pim IV
2) Teknis:
d. Pengalamankerja : 2 tahun di bidangAdministrasi pemerintahan
e. Pengetahuankerja: Peraturan-peraturantentangTata Naskah
Dinas
f. Keterampilankerja: Bernegosiasi.
g. BakatKerja
1) G; Inteligensia: Kemampuanbelajarsecaraumum.
2) V; Verbal :Kemampuanuntukmemahamiarti kata-kata
danpenggunaannyasecaratepatdanefektif.
3) Q; Ketelitian :Kemampuanmenyerapperincian yang
berkaitandalambahan verbal ataudalamtabel.
h. TemperamenKerja:
1) D: Kemampuanmemimpin
2) M: Kemampuanmengambilkeputusan
3) S: Kemampuanbekerja
i. MinatKerja :
a. R
b. I
c. S
j. UpayaFisik :
1) Duduk
2) Berdiri
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki/perempuan
2) Umur : Ideal
3) Tinggi badan : Ideal
4) Berat badan : Ideal
5) Postur badan : Ideal
6) Penampilan : Menarik
l. Fungsi Pekerja :
1) D.3: Menyusun data
2) D.1: Berbicara
3) D.5 membandingkan
4) D.6 menyalin data
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Jumlah Hasil Waktu

No Satuan Hasil
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian

1. Dokumen Program 10 300

2. Kegiatan 30 240

3. Pedoman 30 300

4. Surat 10 75

5. Kegiatan 30 150

6. Kegiatan 10 50

7. Dokumen 1.476 33

8. Kegiatan 10 100

9. Laporan 10 150

10. Kegiatan 10 150

17. Butir Informasi Lain :

............................................................................................................

............................................................................................................

............................................................................................................