GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E REGISTROS QSMS

Prof. Vanessa Jorge
E-mail: vanessaajorge@yahoo.com.br

Assuntos que serão abordados durante o curso:

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A sociedade do conhecimento (criação, gestão e organização) Informação x documentos (origem de estudos, conceitos e bases teóricas) Gestão de documentos (convencionais e eletrônicos) Segurança da informação e preservação digital Controle de documentos e registros (requisitos das normas)

 A sociedade do conhecimento: Criação, gestão e organização

 Criação do conhecimento Conhecimento: Ato de conhecer, ter uma idéia, noção. Também associado a experiência Dados + informação + pessoas = CONHECIMENTO Tipos:  Tácito – subjetivo, pessoal, experiência, intangível Explícito – objetivo, racional, documentado, sistematizado (palavras, números, símbolos)

Modos de conversão do conhecimento:

Socialização : COMPARTILHAR - tácito x tácito Externalização : CONCEITUAR - tácito x explícito Combinação : SISTEMATIZAR - explícito x explícito Internalização : OPERACIONALIZAR – explícito x tácito

 Gestão

do conhecimento

“É o processo sistemático de procura, seleção, organização, análise e disponibilização da informação, de modo que se possibilite aos trabalhadores de uma Organização a compreensão necessária e suficiente numa área de interesse específico” (Knowlwdge Management, Glossary) Em relação aos objetivos e benefícios da GC, segundo Davenport & Prusak (1998), pode-se citar:
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Criar repositórios de conhecimento Proporcionar ou aumentar o acesso à informação e ao conhecimento Criar ambiente positivo Reconhecer o conhecimento como um bem

Elementos para implantação e sustentabilidade:

Alta direção e liderança Tecnologia da informação Gestão de pessoas Serviços de informação

 Organização do conhecimento Segundo Prosbst (2002), 6 processos essenciais para organização do conhecimento:
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Identificação Aquisição Desenvolvimento Compartilhamento e distribuição do conhecimento Utilização Retenção

 Informação x documentos: Origem de estudos, conceitos e bases teóricas

 Origem Grandes marcos na história dos estudos arquivísticos:

Criação do Arquivo Nacional da França durante revolução francesa; Período pós Segunda Guerra Mundial; Computadores pessoais e redes trabalhos.

 Conceitos

Informação: Conjunto de dados estruturados que transmite relevância, um conhecimento ou um propósito. Documento: Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. Arquivo: É o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação.

 Finalidade

Principal finalidade servir a administração, constituindose, conseqüentemente, em base do conhecimento da História.

 Função

São funções básicas do arquivo a guarda e a conservação dos documentos, visando à utilização.

 Classificação dos arquivos
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Extensão da atuação Setoriais Centrais Natureza dos documentos Especial (fotografias, CDs, fitas) Especializado (médicos, engenharia,imprensa) Entidade mantenedora Públicas Privadas Estágios de evolução Idade corrente Idade intermediária Idade Permanente

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 Princípios e bases - Princípio da proveniência ou respeito aos fundos

Consiste em deixar agrupados, sem misturar com outros, os arquivos provenientes de uma administração pública, de uma empresa ou de uma pessoa física Vantagens da aplicação Garantir a integridade administrativa Trabalhar com conjuntos documentais Facilidade na recuperação da informação Elimina a possibilidade de dispersão dos documentos

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- Teoria das Três idades - Ciclo vital dos documentos

Fase corrente (arquivos correntes): Abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico. Sua utilização está ligada às razões pelas quais foram criados. Fase intermediária (arquivos intermediários): Abrigam documentos que já cumpriram seus valores legais ou que não estão sendo utilizados com freqüência pelo produtor. Fase permanente (arquivos permanentes): é a preservação definitiva do documento. Neste momento o documento ultrapassa o seu uso primário e inicia-se o uso secundário (valores científicos, social e cultural).

- Duplo valor dos arquivos

Valor primário – está ligado diretamente à razão pela qual o documento foi criado. Utilização dos documentos para fins administrativos. Valor secundário – são os valores intrínsecos ao documento que se avultam no decorrer do tempo. Não são todos os documento que possuem este valor. É necessária a identificação a partir da avaliação

 Gestão de documentos: Convencionais e eletrônicos

 Gestão documental

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação e ou recolhimento para guarda permanente” [1]

- Objetivos:

Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos;
[1] Lei Federal nº 8.159, de 8/1/1991

Garantir que a informação / documento esteja sempre acessível quando necessária; Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado e outras técnicas de gestão da informação; Garantir racionalização de recursos e processos no que diz respeito a documentação; Agilizar a eliminação de documentos sem valor permanente; Garantir a preservação e o acesso aos documentos com valor permanente.

- Problemas com a falta de gestão de documentos:
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Causa problemas com a fiscalização; Gera despesas por ocupar espaço; Impede a adoção de tecnologias adequadas para a informatização dos arquivos; Inviabiliza a obtenção de Certificados de Qualidade; Mostra uma imagem de desorganização da empresa; Prejudica a velocidade e a qualidade na tomada de decisões.

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- Curiosidades:

Um executivo pode perder 4 semanas em um ano procurando informações e documentos; Gasta-se 250 dólares para recuperar um documento extraviado; Guarda-se 3 vezes mais documentos do que o necessário; Em cada 20 documentos, um é perdido; Gasta-se 120 dólares para achar um documento perdido; Faz-se 19 cópias de um documento.

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- Fases:

Produção – Ato de elaborar o documento. Atentar para importância da padronização na fase de produção do documento; Utilização – Fluxo percorrido pelo documento. É nesta fase que se utilizam métodos de controle e as técnicas a seguir apresentadas; Destinação dos documentos – Análise, seleção e fixação de prazos de guarda.

- Técnicas:
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Protocolo Classificação Ordenação Avaliação Seleção Destinação final: Descarte ou Recolhimento / Transferência Conservação e Preservação

- Código de classificação de documentos

Utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido; Agrupa os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos. Recomenda-se a classificação de documentos por assunto

- Tabela de temporalidade de documentos

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou destinação final de documentos.

- Instrumento de pesquisa

Instrumento de referência que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes acervos arquivísticos, com finalidade de controle e acesso.

- Conservação de documentos

“Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos documentos contra agentes de deteriozação.”(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.18). Objetivos: Preservar as informações; Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso as informações.

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- Alguns fatores de deterioração de documentos:
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Umidade e temperatura; Radiações luminosas; Poeira e poluição atmosférica; Ataques biológicos (insetos e microorganismo); Catástrofes (enchentes e incêndios); Manuseio e acondicionamento inadequados

 Documentos eletrônicos

• São arquivos de documento gerados por um programa de computador ou arquivos com imagens digitalizadas de documentos em papel, filme ou som.

- Classificação de documentos eletrônicos: • Recomenda-se o uso da mesma metodologia aplicada para documentos em papel em estruturas de servidores, facilitando a busca de ambas as informações (eletrônicas e físicas) • Vantagens: - Redução de utilização da funcionalidade de “busca” de documentos - Padronização - Controle de versões

Exemplo:
Pasta – Arquitetura e Projetos

Sub-Pasta 1 Estudo de viabilidade Técnica Sub-Pasta 2 Projetos de Arquitetura Sub-Pasta 3 Projetos Estruturais Sub-Pasta 4 Projeto de instalações

Sub-Pasta 5

Projetos de fundações

Sub-Pasta 6

Projetos de Alvenaria

Sub-Pasta 7

Projetos de tratamentos especiais

 Gerenciamento eletrônicos de documentos

“Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele programa a categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.” [2]

[2] http://www.cenadem.com.br/ged01.php

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Tecnologias associadas ao tratamento da documentação nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos: Imaging – Tratamento de imagens por scanning a partir de originais em papel ou microfilme; Workflow – Fluxo de atividades associado a um ou mais documentos e / ou processos; COLD (Computer Output to Laser Disk) – (ERM = enterprise report management) – Armazenamento e recuperação digital de grandes volumes de dados em mídia magnético-óptica; Document Management (EDMS) – Gerenciamento da documentação em meio digital; WEB Content Management – Gerenciamento de conteúdo de websites;

- Vantagens:
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Reduzem o espaço de armazenamento; Maior controle dos documentos; Auxiliam na tomada de decisões; Fator diferencial competitivo; Absoluto controle dos processos de negócio; Diminuição no tempo de tramitação dos documentos; Eliminação dos riscos de extravios de documentos; Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos; Diminuição dos custos operacionais.

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Desafios:

Mercado confuso (variedade e diversidade de produtos) Alto investimento Resistência às mudanças Pouca padronização

- Curiosidades:
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Mil páginas de texto requerem 2MB de armazenamento; Um arquivo de 4 gavetas comporta, 10 mil páginas (imagem); Um CD-R armazena, em média
13 mil páginas imagens 325 mil páginas de texto

Escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel / dia
600 milhões de páginas de relatórios de computador 234 milhões de fotocópias 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos EUA

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 Segurança da informação e preservação digital

 Segurança da informação:

Confidencialidade – garantia de que a informação é acessível somente por pessoas autorizadas; Integridade – salvaguarda da exatidão e totalidade da informação; Disponibilidade – garantia de que os usuários autorizados obtenham acesso à informação sempre que seja necessário.

 Dicas e boas práticas em segurança da informação no
dia-a-dia de seu trabalho:

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Mesa limpa e tela limpa Recolhimento de documentos em impressoras copiadoras ou fax Descarte de informações Segurança em correio eletrônico Uso de senhas Conversas em ambientes públicos Cuidados com uso de notebooks

 Legislação - Sigilo e Segurança da informação:

Decreto Nº 4.553, de 27 de Dezembro de 2002 que trata a salvaguarda de dados, informações,documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências. Segundo legislação, documentos sigilosos podem ser classificados como: Ultra-secretos; Secretos; Confidenciais; Reservados.

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- Conservação e Preservação digital:

Como na gestão dos documentos físicos, deve ser adotada política de avaliação dos documentos. Atenção para documentos que tem longo prazo de sigilo para que no momento de sua desclassificação o acesso seja possível. Importante preservar a informação (não o suporte).

- Conservação e Preservação digital:

Cuidados com deterioração de equipamentos e programas: Para CDs, limpar sempre de dentro para fora Não pegar nos equipamentos com mãos sujas Manter temperatura estável Não expor as camadas magnéticas a poeira, luz etc

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- Conservação e Preservação digital:

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Alternativas para questão da obsolescência de equipamentos e programas: Criação de museu tecnológico Preservação da cadeia de bits Encapsulamento (equipamentos e software) Formatos padronizados Migração de suporte e software Emulação

 Controle de documentos e registros: Requisitos das normas

 Gestão da qualidade
• Definições clássicas da qualidade:  Conformidade com as exigências – Crosby  A qualidade deve ter como objetivo as necessidades do usuário, presentes e futuras – Deming  Adequação à finalidade ou uso – Juran  O total de características de um produto ou de um serviço referente a marketing, engenharia, manufatura e manutenção, pelas quais o produtos ou serviços, quando em uso, atenderá as exigências dos clientes - Feigenbaum

 Gestão da qualidade
• “ Conjunto de procedimentos que incluem planejamento estratégico, alocação de recursos e outras atividades sistêmicas como o próprio planejamento, o controle e a melhoria da qualidade” (Zacharias, 2001, p. 43) • Enfoque por processos: “Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas)” (ABNT, 2000, p. 10)

 Gestão da qualidade
Inputs e outputs de um processo Inputs Materias Procedimentos Métodos Informação (incluindo especificação) Pessoal Habilidades Conhecimento Treinamento Instalações / Equipamentos Documentos Informações Serviços Produtos Outputs

Fonte: Adaptado de OAKLAND, 1994, p. 24

Um sistema de gestão pode incluir diferentes sistemas específicos: GESTÃO DA QUALIDADE GESTÃO AMBIENTAL GESTÃO DA SAÚDE E SEGURANÇA OCUPACIONAL O que eles têm em comum?

A importância da gestão da informação e documentos para os sistemas de gestão

“Dispor da informação correta e no tempo certo pode fazer a diferença entre o lucro e o prejuízo, entre o sucesso e o fracasso de muitas organizações” Fundação Nacional da Qualidade

• Atividade essencial para realização e melhoria dos processos • Vantagem competitiva na chamada sociedade do conhecimento

• A gestão de documentos é um dos alicerces do sistema da qualidade, pois assegura o cumprimento dos requisitos estabelecidos, os colaboradores da empresa tem a informação atualizada sobre como desenvolver cada atividade e garante a melhoria continua nos processos trabalho. • Em um sistema de gestão da qualidade, a organização diz o que vai fazer (documentação normativa), faz o que pretende (fato) e prova o que fez (por meio de documentos - registros).

Antes

Fato

Depois

Procedimento

Fato

Registro

Procedimento sobre auditoria interna

Auditoria realizada em Julho/ 2004

Relatório da auditoria

Fonte: Valls, 1995, p.6

- A documentação fundamenta o funcionamento adequado do sistema quando:

Atende às necessidades declaradas ou implícitas da organização, dos clientes e de outras partes interessadas; Possibilita o treinamento adequado; Assegura a rastreabilidade e repetibilidade do processo; Prova a evidência objetiva; Avalia a eficácia e a contínua adequação do sistema.

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Documentação normativa: Descreve, em meio físico ou eletrônico, a forma como as atividades são desenvolvidas, suas inter-relações e as responsabilidades de cada funcionário. Cada organização determina a extensão da documentação necessária e os meios a serem utilizados. Fatores a serem considerados:
Tipo e tamanho da organização Complexidade e interação dos processos Grau necessário a ser demonstrado para atendimento aos requisitos


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Tipo de documentos: Manual da qualidade Procedimentos Instruções de trabalho Registros da qualidade

Manual da qualidade

Procedimentos

Instruções de trabalho

Registros


Controle de documentos: A empresa deve estabelecer e manter procedimentos documentados para controle, alteração e aprovação dos documentos integrantes do sistema de qualidade; Devem existir processos de trabalho documentados para elaboração / emissão / aprovação, alteração / revisão / cancelamento, distribuição / recolhimento e controle de todos os documentos do sistema da qualidade em operação;

Os documentos devem definir claramente os métodos e responsabilidades na execução dessas tarefas; Os documentos devem estar disponíveis nos locais de trabalho e quando obsoletos devem ser prontamente removidos e substituídos. Segundo a ISO 9004-2, controle de documentos nos sistemas da qualidade deve ser:

Toda documentação deve ser legível, datada (incluindo as datas de revisão), clara, prontamente identificável, além de incluir a devida autorização. Devem ser estabelecidos métodos para controle da emissão, distribuição e revisão de documentos. Os métodos devem assegurar que os documentos sejam: - Aprovados pelo pessoal autorizado; - Liberados e colocados à disposição nas áreas em que as informações são necessárias; - Compreensíveis e aceitáveis pelos usuários; - Analisados criticamente, caso seja necessária alguma revisão; - Retirados de circulação ao se tornarem obsoletos.

Fonte: Valls, 1998

 Controle de registros

A implementação deste requisito requer a instiuição de um procedimento documentado para definir os controles necessários para: Identificação – código ou título pelo qual o documento é conhecido Armazenamento – forma e o local onde os registros são guardados Proteção – o tipo de proteção necessária para impedir um possível perda ou deterioração

Recuperação – a forma ou ordem como os registros são recuperados para consulta depois de armazenados Tempo de retenção – o tempo necessário que o registro deve ser mantido para fins de comprovação da qualidade praticada Descarte – a forma de disposição do registro da qualidade depois de vencido tempo de retenção Deve existir uma sistemática que permita a verificação da responsabilidade e autoridade sobre os registros emitidos e a interação entre as áreas da empresa;

Matriz de Registros do Sistema de Gestão da Qualidade

Documentos de Referência
PSGQ/4.2-01

Identificação

Armazenamento

Proteção

Recuperação

Tempo de Retenção
1 ano após o término da obra

Descarte

Guia de Remessa de documento

GDOC

Arquivo controlado *

Nº da obra / nº da GRD

Destruir

*Apenas para Gerentes, Coordenador, líderes e GDOC

 Visando atender os requisitos da norma, é necessário
que o profissional responsável pela documentação, atente para os seguintes itens:

Participação na elaboração de documentos no que diz respeito a respeitos a padrões e formatos indicados pelo cliente (utilizar check list de verificação); Atentar para atribuições e responsabilidades previamente estabelecidos em matriz de responsabilidade;

Garantir que os documentos emitidos estejam disponíveis em meio físico e eletrônico para acesso em qualquer tempo; Garantir que o grupo trabalhe sempre com revisões atuais, evitando problemas com desperdício de tempo em trabalhos feitos com revisões obsoletas; Considerar que muitas vezes um projeto é desenvolvido a partir de informações externas (normas regulamentadoras, normas clientes, documentos de referência) e por isso essas informações devem ser controladas;

Garantir registro de todas as ações de emissão através de guia específica, podendo assim comprovar a realização do trabalho; Manter controle de todas as entradas e saídas pertinentes a documentação atualizadas e disponíveis para funcionários.

Fim