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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA DIRETORIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM SAÚDE

SINASC E SIM
Algumas Orientações

BAHIA JULHO/2003

PAULO GANEM SOUTO GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA JOSÉ ANTÔNIO RODRIGUES ALVES SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA MARIA AUXILIADORA MACEDO DE LIMA MACHADO
DIRETORIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM SAÚDE

ANDRÉA CAVALCANTI DE ANDRADE COORDENAÇÃO DE ANÁLISE E DIVULGAÇÃO ESTELA MARIA RAMOS NASCIMENTO IZANI RODRIGUES FITERMAN KITTY COSTA PASSOS BORGES MARCIA DE PAULO COSTA MAZZEI ZENAIDE CALAZANS OLIVEIRA G.T. DE ANÁLISE E DIVULGAÇÃO

SUMÁRIO
FLUXO DAS INFORMAÇÕES SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS – SINASC NASCIMENTOS HOSPITALARES NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS ATRAVÉS DA UNIDADE DE SAÚDE NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS ATRAVÉS DO CARTÓRIO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM ÓBITOS HOSPITALARES ÓBITOS NÃO HOSPITALARES ÓBITOS POR CAUSAS NATURAIS – LOCALIDADES SEM MÉDICO ÓBITOS POR CAUSAS NATURAIS – LOCALIDADES COM MÉDICO ÓBITOS POR CAUSAS EXTERNAS RECOMENDAÇÕES PARA O SIM E SINASC ORIENTAÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SIM / SINASC – VERSÃO 7.3 a

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APRESENTAÇÃO

Este manual destina-se aos profissionais de saúde e à todos aqueles que de alguma forma estão envolvidos com os Sistemas de Informação sobre Nascidos Vivos e sobre Mortalidade (SINASC e SIM).

Nele, estão contidas algumas orientações referentes aos sistemas acima citados, tais como os fluxos da Declaração de Nascido Vivo – DN e de Óbito – DO, os quais reproduzem as normas estabelecidas pelo Ministério da Saúde, publicadas nos seus respectivos manuais e portarias, porém revistos e adaptados à realidade e especificidades do Estado.

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ABREVIATURAS
SINASC – Sistema de Informação sobre Nascidos Vivos SIM – Sistema de Informação sobre Mortalidade DN – Declaração de Nascimento DO – Declaração de Óbito SMS – Secretaria Municipal de Saúde DIRES – Diretoria Regional de Saúde DICS – Diretoria de Informação e Comunicação em Saúde CENEPI – Centro Nacional de Epidemiologia

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FLUXO DAS INFORMAÇÕES
SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS - SINASC

OBJETIVO:

Propiciar a obtenção regular de dados sobre os Nascidos Vivos, de forma abrangente e confiável, que possa embasar os diversos níveis de gerenciamento em suas ações de saúde. Nascidos Vivos – DN, instrumento padronizado e impresso pelo Ministério da Saúde pré-numerado e distribuído ao Nível Central – DICS e repassado às DIRES para distribuição entre as SMS. As S.M.S deverão dispor: micro computador compatível com o sistema e técnico treinado para operacionalizar o mesmo.

FUNCIONAMENTO: O instrumento de coleta é a Declaração de

ATENÇÃO
A DECLARAÇÃO DE NASCIDOS VIVOS NÃO SUBSTITUI A CERTIDÃO DE NASCIMENTO. É TERMINANTEMENTE PROIBIDA A REPRODUÇÃO DO INSTRUMENTO DE COLETA – DECLARAÇÃO DE NASCIDOS VIVOS – DN, documento oficial pré-numerado, impresso e distribuído gratuitamente pelo Ministério da Saúde. Recomendamos a coleta das Declarações de Nascido Vivo, periódica e regularmente nos hospitais e cartórios de Registro Civil. Trata-se de um documento de 3 vias: • 1ª VIA – BRANCA 2ª VIA – AMARELA 3ª VIA - ROSA

O Município não deverá permitir a utilização dos formulários antigos e não deverá receber e processar Declarações de Nascidos Vivos xerocopiadas. 7

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS - SINASC

NASCIMENTOS HOSPITALARES
HOSPITAL

DN. 1ª Via - Branca DN. 2ª Via - Amarela DN. 3ª Via Rosa FAMÍLIA ARQUIVA a 3ª Via no Hospital

CARTÓRIO ARQUIVA a 2ª Via no Cartório

S.M.S.

Critica, Digita, Envia o Disquete e Arquiva a 1ª DIRES SES / DICS MS / CENEPI Processa, consolida, analisa e envia o disquete para a DICS Processa, consolida os dados do Estado, analisa e envia para o MS

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS - SINASC NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS ATRAVÉS DA UNIDADE 8 DE SAÚDE DOMICÍLIO

UNIDADE DE SAÚDE DN. 1ª Via - Branca DN. 2ª Via - Amarela DN. 3ª Via Rosa FAMÍLIA ARQUIVA

CARTÓRIO ARQUIVA

S.M.S.

Critica, Digita, Envia o Disquete e Arquiva a 1ª via Processa, consolida, analisa e envia o disquete para a DICS Processa, consolida os dados do Estado, analisa e envia para o MS

DIRES

SES / DICS MS / CENEPI

OBS.: Para evitar o preenchimento de duas Declarações de Nascido Vivo – DN para um mesmo Recém Nascido, o Município deverá providenciar, de imediato, o Registro do Nascimento, notificado pelo Centro de Saúde. 9 SISTEMA DE INFORMAÇÕES SOBRE NASCIDOS VIVOS – SINASC NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS ATRAVÉS DO CARTÓRIO

DOMICÍLIO

CARTÓRIO

1ª Via - Branca
2ª Via - Amarela 3ª Via - Rosa FAMÍLIA ARQUIVA CS – 1º Atendimento do RN

SMS (Critica, Digita, Envia o Disquete e Arquiva a 1ª via)

DIRES (Processa, consolida, analisa e envia o disquete para a DICS) SESAB / DICS (Processa, consolida, analisa e envia para o MS) MS / CENEPI SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 10

OBJETIVO:

Propiciar a obtenção regular de dados sobre Mortalidade, de forma abrangente e confiável, que possa embasar os diversos níveis do sistema no planejamento e avaliação das ações de saúde

FUNCIONAMENTO:

1.

Obedece ao fluxo de informações estabelecido pelo MS / SESAB / DICS.

2. Instrumento de coleta é a Declaração de Óbito, distribuída gratuitamente pelo Ministério da Saúde e repassada aos municípios pelas Diretorias Regionais de Saúde. 3. As S.M.S deverão dispor: micro computador compatível com o sistema e técnico treinado para operacionalizar o mesmo.

ATENÇÃO
É TERMINANTEMENTE PROIBIDA A REPRODUÇÃO DO INSTRUMENTO DE COLETA, DECLARAÇÃO DE ÓBITO – DO, documento oficial pré-numerado, impresso e distribuído gratuitamente pelo Ministério da Saúde. NÃO SERÃO ACEITAS DECLARAÇÕES DE ÓBITO XEROCOPIADAS Trata-se de um documento de 3 vias: • 1ª VIA – BRANCA 2ª VIA – AMARELA 3ª VIA - ROSA

A Declaração de Óbito não substitui a Certidão de Óbito.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 11 FLUXO PARA OS ÓBITOS HOSPITALARES
O estabelecimento onde ocorreu o falecimento preenche a DO em 3 vias: a 1ª via deverá ser encaminhada para a SMS para fins de processamento. NOTA: Como a codificação da Causa Básica do Óbito está sendo feita pela SESAB/DICS, as SMS deverão enviar a 1ª via da DO acompanhada do disquete para as DIRES e esta para a SESAB (com exceção dos municípios que já dispõem de pessoal qualificado para a

codificação de causas de morte considerados habilitados pela DICS/SESAB). A 2ª via (amarela), será entregue aos familiares para que se proceda o registro do óbito em cartório. A 2ª via deverá ficar arquivada no cartório. A 3ª via será arquivada no estabelecimento de saúde onde ocorreu o óbito.

ATENÇÃO
Recomendamos regularmente: que as DO’s sejam coletadas periódica e

1. Nos Estabelecimentos de Saúde, IML e SV0 – 1ªs vias.
2. Nos Cartórios de Registro Civil;

• •

1ªs e 3ªs vias das Declarações preenchidas pelo Oficial do Cartório (óbitos naturais ocorridos em localidades onde não haja médico). 3ªs vias das Declarações de óbitos extra-hospitalares, atestados pelo médico assistente.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM PARA OS ÓBITOS HOSPITALARES 12

HOSPITAL OU IML OU SVO

DO 1ª Via DO 2ª Via DO 3ª Via
Arquiva

FAMÍLIA

CARTÓRIO

2ª Via - Amarela

ARQUIVA

SMS* Critica, Digita, envia o Disquete junto com a 1ª Via da DO DIRES Processa, consolida, analisa, arquiva a DO e envia ao dados para o MS SESAB / DICS (Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI

* Ver Nota da Pág 12

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 13 PARA OS ÓBITOS NÃO HOSPITALARES:

CASOS DE MORTES NATURAIS COM ASSISTÊNCIA MÉDICA: o médico assistente preenche a DO, encaminha a 1ª via para a SMS para processamento e entrega as 2ª e 3ª vias para a família proceder o registro em cartório. As 3ªs vias deverão ser recolhidas pelas SMS também para processamento e as 2ªs vias deverão permanecer no cartório. CASOS DE MÉDICA: MORTES NATURAIS SEM ASSISTÊNCIA

 Nas localidades com SVO (Serviço de Verificação de Óbito) – A declaração de óbito deverá ser fornecida pelos médicos do SVO. [1ª via (SMS), 2ª via (Família), 3ª via (Cartório arquiva)].  Nas localidades sem SVO (Serviço de Verificação de Óbito) - A declaração de óbito deverá ser fornecida pelos médicos do serviço público de saúde mais próximo do local onde ocorreu o evento, e na sua ausência qualquer médico da localidade. (RESOLUÇÃO CFM Nº 1.601/00).

CASOS DE MORTE SEM ASSISTÊNCIA MÉDICA, EM LOCAL ONDE NÃO HAJA MÉDICO: o responsável pelo falecido, acompanhado de duas testemunhas comparecerá ao Cartório do Registro Civil que preencherá as 3 vias da DO, ocasião em que o Oficial do Registro deverá tentar obter a informação correspondente a cada ítem do documento. O Cartório deverá arquivar a 2ª via e entregar a 1ª e 3ª vias ao órgão processador (SMS). CASOS DE MORTES POR CAUSAS VIOLENTAS: o legista do Instituto Médico Legal - IML preencherá a DO, que segue o mesmo fluxo dos óbitos hospitalares. Neste caso a SMS recolherá a 1ª via no IML.
SISTEMA DE INFORMAÇÕES SOBRE MORTALIDADE ÓBITOS POR CAUSAS NATURAIS – Localidades Sem Médico 14

CARTÓRIO
Município ARQUIVA 3ª Via - Rosa

DO 1ª Via - Branca DO 2ª Via - Amarela DO 3ª Via - Rosa

Verifica se já consta do banco de dados

Se SIM 3ª Via Rosa
Óbito ocorreu no Município?

ARQUIVA

Se NÃO

SMS* (Critica, Digita, Envia o Disquete juntamente com as 1ªs vias) DIRES (Processa, consolida, analisa e envia o disquete para a DICS)

3ª Via Rosa

SESAB / DICS (Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI

* Ver Nota da Pág 12

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 15 OBITOS POR CAUSAS NATURAIS – Localidades Com Médico

MÉDICO
Município ARQUIVA 3ª Via - Rosa Verifica se já consta do banco de dados DO 1ª Via - Branca DO 2ª Via - Amarela DO 3ª Via - Rosa

FAMÍLIA

CARTÓRIO

Se SIM 3ª Via Rosa
Óbito ocorreu no Município? 2ª Via - Amarela

3ª via - Rosa

Arquiva SMS* (Critica, Digita, Envia o Disquete juntamente com as 1ªs vias) DIRES (Processa, consolida, analisa e envia o disquete para a DICS)

Se NÃO

3ª Via Rosa

SESAB / DICS (Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI

* Ver Nota da Pág 12 16

RECOMENDAÇÕES PARA O SIM E SINASC

1. Os formulários de Declaração de Nascido Vivo - DN e de
Declaração de Óbito - DO, serão distribuídos pelas Secretarias Municipais de Saúde - SMS, que deverão controlar estoques necessários e numeração dos impressos encaminhados e recebidos, bem como esclarecer aos solicitantes dos referidos formulários, quanto aos fluxos em vigor. OBS: As Secretarias Municipais de Saúde não deverão deixar seus estoques muito reduzidos, devendo, sempre que necessário, solicitar às DIRES estoque complementar, a fim de que não falte formulários para a distribuição. 2. Declarações de Óbito deverão ser fornecidas para hospitais, clínicas, IML, SVO e Cartórios de Registro Civil. Estes últimos

deverão preenchê-la no ato do registro do óbito, no caso de morte sem assistência médica, onde não haja disponibilidade de médico para a verificação do óbito. 3. Declarações de Nascido Vivo deverão ser fornecidas para todos os estabelecimentos de saúde que realizam partos, centros de saúde e Cartórios de Registro Civil que deverão preenchê-las em caso de nascimentos ocorridos em domicílio, quando não preenchidas por supervisora do PACS ou centro de saúde.

4. As Secretarias Municipais de Saúde deverão digitar apenas
Declarações de Nascido Vivo e Declarações de Óbitos ocorridos no município (campo 11 da DN e campo 31 da DO), exceto em caso de DO´s emitidas pelo IML ou SVO. Apenas nestes casos a DO deverá ser digitada no município onde estes serviços estão instalados, independente do local de ocorrência do óbito. 5. As Secretarias Municipais de Saúde deverão fazer uma crítica das declarações antes da digitação e deverão solicitar, sempre que necessário, complementação ou esclarecimentos de dados constantes nos impressos, visando garantir a qualidade da informação produzida. 6. As primeiras vias de ambos os formulários, serão sempre coletadas ou encaminhadas para as Secretarias Municipais de 17 Saúde para processamento.
6.1 As primeiras vias das Declarações de Óbito processadas deverão ser encaminhadas, juntamente com os disquetes de transferência, para as DIRES e estas para a Diretoria de Informação e Comunicação em Saúde - DICS / SESAB para que a codificação das causas de óbito seja feita pelo nível central do sistema. (com exceção dos municípios da 1ª DIRES). OBS: Tal procedimento deverá ser adotado até que as Secretarias Municipais de Saúde sejam devidamente treinadas na CID-10 para a codificação de causas de morte. Até lá, deverá ser utilizado o código R 99 para todas as DO e assim tornar possível o fechamento dos lotes de transferência.

6.2 No caso de óbitos por causas externas (acidentes ou violências), a parte VIII da Declaração não deverá ser digitada. Estes campos serão processados pela DICS quando da codificação das causas de morte, (com exceção dos municípios da 1ª DIRES).

7. As segundas vias das DO e DN serão sempre arquivadas nos Cartórios. 8. As terceiras vias da DO deverão ser coletadas nos cartórios pelas Secretarias Municipais de Saúde. Caso o óbito ocorrido no município já conste no banco de dados, arquive-se esta via . Caso contrário, a SMS deverá digitar os referidos formulários. No Caso de óbito ocorrido em outro município, as terceiras vias não deverão ser digitadas e sim encaminhadas para as DIRES e estas para a DICS / SESAB. Esta irá fazer a redistribuição para o município de ocorrência de óbito, para digitação.

ORIENTAÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SIM/SINASC 18 VERSÃO 7.3a
ATENÇÃO! Para os dados dos municípios serem recebidos nas DIRES ambos devem estar com a versão 7.3a

1. A digitação da DN/DO só deve ser feita no Município de
Ocorrência, ou seja, o Município só deve digitar o evento (Nascimento ou Óbito) ocorrido no seu próprio Município. Caso esta determinação não seja cumprida, o Município correrá o risco de não ter a sua informação no banco de dados regional e/ou central, podendo ocasionar dessa forma a suspensão do PAB.

2. Após o recebimento dos disquetes enviados pelos Municípios
pertencentes a sua regional, a DIRES deverá verificar se há

Declarações duplicadas através do “Verifica Declarações Duplicadas” na opção “Operacionais” do Menu do Sistema. Ocorrendo duplicidades, a DIRES / DICS emitirá o relatório e encaminhará para o Município que digitou indevidamente a declaração para que esta seja excluída.

3. A cada início de ano a numeração do LOTE deve começar de
001.

4. Em um mês podem ser abertos vários LOTES. 5. Cada LOTE deve conter no máximo 50 declarações. 6. Só devem ser enviados no disquete os LOTES NÃO
TRANSFERIDOS, para não causar erro no recebimento no Nível Regional e/ou Central.

7. Se o Município fizer alguma alteração, inclusão ou exclusão em
algum lote já existente, este LOTE, já transferido, deve ser reenviado quando solicitado pela Regional ou Nível Central. 8. Um disquete só pode conter a informação de um sistema, ou 19 seja, do SIM ou do SINASC.

9. Toda vez que for criado um novo lote, o município deve imprimir
e arquivar o Relatório de Lotes da Instalação que se encontra na opção Declarações -> Controle dos Lotes no Menu do sistema, para acompanhar e controlar a numeração dos lotes.

10. A numeração do LOTE independe do mês. 11. A numeração dos LOTES deve ser seqüencial, tomando-se o
cuidado de não reutilizar números de lotes já criados (nos casos em que a Base de Dados tenha sido perdida).

12. Nas Declarações em que a numeração tenha 6 (seis) ou 7 (sete) dígitos, deve ser acrescentado um ou dois zeros à esquerda. Por exemplo: 01234657 e 001234567. 13. Antes de enviar o disquete para o Nível Central, verificar se o mesmo não está vazio. 14. Os Municípios não devem criar numeração para as DN´s / DO´s e sim, utilizar a numeração pré impressa nas Declarações. 15. Verificar se o código do Município usado na instalação do Sistema, está correto. 16. Quando a base de dados for danificada o município deve solicitar cópia ao nível central ou regional. 17. Os disquetes com as DO´s digitadas devem vir sempre acompanhados de suas respectivas Declarações de Óbito, exceto para os municípios da 1ª DIRES. 18. As Declarações que não estiverem digitadas serão devolvidas para o município de ocorrência proceder a digitação e reencaminhar para o Nível Central.
20 19. Toda transferência de informações para o disquete deve ser feita através da Ferramenta de Transferência do próprio Sistema.

20. Não compactar as informações nos disquetes. 21. Não colocar informações referentes a mais de um ano em um único disquete. 22. As Declarações devem ser separadas e encaminhadas por ano de ocorrência.

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SESAB Secretaria da Saúde do Estado da Bahia DICS Diretoria de Informação e Comunicação em Saúde 4ª Avenida, Nº 400, Plataforma 6, Lado B – CAB CEP: 41.750-300 - Salvador – Bahia Home Page da SESAB: www.saude.ba.gov.br E-MAIL da DICS: dics@saude.ba.gov.br Fone: (71) 370-4208 Fax : (71) 371-0442

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S E S AB
SUS