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Manuale delle procedure
La gestione operativa è l’insieme di processi, attività e metodologie che rendono possibile l’attuazione del programma e dei singoli progetti, e fanno sì che i risultati della attuazione siano coerenti con gli indirizzi strategici generali. La gestione operativa è uno dei momenti più delicati dell’intero macroprocesso di programmazione e attuazione e comprende a sua volta diverse fasi e attività, che possono essere adeguatamente analizzate con le metodologie proprie dell’analisi dei processi. Il Manuale delle procedure descrive il sistema dei processi e delle procedure principali attraverso cui una Pubblica Amministrazione (una Direzione regionale, una Autorità di gestione di un programma operativo, un Comune ecc.) svolge la propria attività di programmazione, gestione e controllo di un programma.

Le amministrazioni pubbliche, così come le imprese, sono sempre più spinte ad intraprendere percorsi di innovazione che consentano loro di migliorare i processi interni e la qualità dei servizi erogati. Ma il cambiamento è un processo che deve essere pianificato, richiede un massiccio impiego di risorse e la creazione di sistemi di protezione che tutelino i soggetti e le strutture coinvolte. Le amministrazioni devono innanzitutto stabilire delle strategie complessive di innovazione, investendo su progetti visibili e concreti, promuovendo la comunicazione interna e la partecipazione di tutti gli operatori. Tutte strategie, queste, che implicano una revisione del concetto stesso di “organizzazione”. (…)

Nella gestione quotidiana del lavoro sono necessari strumenti che consentano il corretto funzionamento dell’amministrazione attraverso la partecipazione di tutti i livelli dell’organizzazione, in una logica di “processo” e non Per comodità di esposizione, le procedure esclusivamente nel rispetto dei possono essere raggruppate e descritte Le Norme sono contemporaneamente vincoli giuridico-formali. È neper aree quali la programmazione, la motore del cambiamento, vincolo al cessario superare il pregiudizio gestione amministrativa, la gestione cambiamento, oggetto del cambiache per risolvere i problemi di finanziaria ecc.; ma va da sé che questa tutti i giorni sia sufficiente una mento mera elencazione di norme e suddivisione rispecchia solo parzialmente leggi, a cui può anche accadela reale complessità operativa, nella quale re che nessuno dia poi seguito. le singole procedure – che spesso hanno un percorso (Dipartimento della Funzione Pubblica - Presidenza del Consiglio dei Ministri, Regole e regolamenti di organizzazione nelle amministrazioni pubbliche, Cantieri, 2003, p. 9)

multilineare e ramificato - si intrecciano tra loro e sono parte di un sistema più ampio e integrato. Ciascuna procedura, di norma, viene esaminata fornendo le seguenti informazioni: i soggetti responsabili, la data di revisione, gli scopi della procedura stessa, le fasi in cui si articola, le metodologie utilizzate, gli eventuali punti di attenzione, la normativa e i documenti di riferimento. Quando necessario, completano la descrizione grafici e flow chart che illustrano i flussi procedurali e il contesto in cui si collocano le attività esaminate.
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Processi e procedure
Definizioni La Pubblica Amministrazione, con riferimento in particolare agli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali, svolge attività (processi) di vario genere, sia di tipo programmatorio, sia di valutazione e controllo, sia di tipo propriamente gestionale. In particolare, la gestione delle pratiche costituisce l’attività prevalente dei diversi uffici e delle unità operative ed è il presupposto fondamentale per il conseguimento degli obiettivi operativi. Ciascun processo utilizza o produce determinate informazioni: alcune di queste informazioni sono elaborate autonomamente, altre invece sono ricavate da processi paralleli o da fonti diverse. Nell’analisi dei singoli processi, vanno tenuti presenti i seguenti aspetti: ‣ la sequenza (o iter) delle fasi, descrivibile attraverso diagrammi, flussi procedurali ecc. ‣ il tipo di informazioni e di dati trattati ‣ le regole secondo cui tali informazioni sono prodotte, modificate, consultate e memorizzate nelle varie fasi del processo. Le pratiche sono spesso caratterizzate da processi complessi che si intrecciano con quelli di altre pratiche (hanno cioè un percorso multilineare e ramificato), ma in sostanza l’iter di una pratica è sempre articolato in fasi e regole. Regole Le regole in particolare definiscono: ‣ la logica generale dell’intero processo; ‣ le condizioni che devono essere rispettate per passare da una fase all’altra; ‣ le attività da compiersi nelle diverse fasi; ‣ l’obbligatorietà o meno di certi passi; ‣ le conseguenze di ogni fase (passare ad una nuova fase, passare ad un altro iter ecc.); ‣ le autorizzazioni ad accedere a determinate informazioni; ‣ le informazioni memorizzate negli archivi locali (cartacei ed elettronici) e quelle di interesse più generale. Procedure ‣ Area programmazione • Programmazione strategica e operativa • Programmazione ed emissione dei dispositivi (bandi) ‣ Procedure di accesso • Accreditamento degli operatori • Presentazione dei progetti • Valutazione e selezione dei progetti ‣ Area gestione • Gestione delle attività • Gestione della garanzia fidejussoria • Gestione della certificazione antimafia • Gestione delle revoche • Gestione esiti dei controlli ‣ Area finanziaria • Gestione delle spese (impegni e liquidazioni) • Certificazioni intermedie della spesa e rendicontazione finale • Concessione di Aiuti di Stato • Certificazione della spesa • Gestione delle entrate • Piste di controllo dell’Autorità di pagamento • Rettifiche finanziarie ‣ Area controllo • Controllo ordinario di primo livello (In ufficio ed in loco) • Piste di controllo dell’Autorità di gestione • Controllo di secondo livello ‣ Area valutazione, monitoraggio, informazione e sorveglianza • Valutazione del programma • Monitoraggio delle attività • Piano di informazione e comunicazione • Sorveglianza del programma • Rapporti annuali di esecuzione ‣ Procedure generali • Protocollo • Gestione e archiviazione dei documenti • Sistema informativo

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Esempi e casi d’uso
Manuali delle procedure realizzati da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica alla PA

Flow chart di procedure (nell’immagine sono riprodotti i diagrammi relativi alle procedure di certificazione della spesa, emanazione di bandi, presentazione di progetti)

Organigrammi e chek list

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Cosa offre Archidata
Modelli di procedure, chek list e manuali delle procedure (per la gestione dei progetti, flussi finanziari, certificazione della spesa, sistema dei controlli ecc.) messi a punto da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica.

Dossier di modelli, best practices e casi di eccellenza in materia di analisi e reingegnerizzazione dei processi, selezionati da Archidata a livello regionale, nazionale ed europeo o direttamente messi a punto in alcune esperienze significative.

Modelli di reporting e cruscotti direzionali. Vengono forniti casi concreti e modelli sperimentati dei migliori sistemi di reporting e supporti decisionali.

Metodologie per l’analisi e la reingegnerizzazione dei processi. Analisi organizzative e protocolli di comportamento per i diversi soggetti/uffici coinvolti. Tecniche e soluzioni per la semplificazione amministrativa e procedurale. Strumenti e tecniche per l'integrazione di comunicazioni, informazioni e flussi di dati. Sistemi di Workflow. Strumenti e tecniche di Workgroup

Sistemi informativi chiavi in mano per la gestione e il controllo dei principali processi di gestione. I prodotti forniti da Archidata sono di tre tipi: modello base (con applicativo stand alone o su rete locale), modello intermedio (con applicativo client server), modello avanzato (su web).

Consulenza tecnica e specialistica per la progettazione, la redazione e l’aggiornamento del Manuale delle procedure.

Formazione dei tecnici e degli operatori, con attività di affiancamento e trasferimento di competenze, simulazione di attività e di casi d'uso.

Un gruppo di esperti qualificati e con un esperienza decennale nel campo dei sistemi di gestione, controllo e monitoraggio dei programmi e dei progetti della Pubblica Amministrazione.

Archidata srl
Via Fabio Filzi 27, Milano Phone +39 02 6693540 Fax +39 02 6700791 info@archidata.it www.archidata.it

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