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COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU

Capítulo de Ingeniería Civil


Programa de Actualización Profesional

CURSO TALLER

“PREPARANDO OFERTAS COMPETITIVAS PARA


CONTRATAR CON EL ESTADO”

APLICACIONES
DE EXCEL EN
COSTOS Y
PRESUPUESTOS

Ing. Jorge Max Blanco Ruiz


COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU
Capítulo de Ingeniería Civil

SISTEMA DE PRESUPUESTOS DE OBRA CON MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo ha sido preparado para formar parte del Taller de Actualización
Profesional “Preparando Ofertas Competitivas para Contratar con el Estado” y esta enfocado
a la preparación de la Oferta Económica de una obra en proceso de Licitación, pero el
procedimiento que presentaremos ha continuación es valedero para la preparación de
cualquier tipo de Presupuesto de Obra haciendo uso de una herramienta poderosa como es
Microsoft Excel u otra Hoja de Cálculo de características similares.

Este manual es una actualización de los procedimientos que vengo impartiendo a mis
alumnos de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas – UPC y el SENCICO y
muestra como preparar presupuestos de obra de manera fácil y sencilla. Este manual no
pretende indicar que los demás programas de Costos y Presupuestos que existen en el
mercado son de poca utilidad, sabedor sobretodo de la potencia y versatilidad que ofrecen
estos, pero pretende ser una alternativa real para el profesional que no cuenta con estos
recursos, pero que accede fácilmente a una Hoja de Cálculo como el Excel u otra similar. Lo
que si pretende este manual es proponer una estandarización en los procedimientos de
elaboración de costos y presupuestos, hasta donde esto sea posible, a fin de que
independientemente del programa que usemos puedan estos compartir la información como
se hace en otros países.

Este manual esta dirigido a los profesionales de la construcción que desarrollan


Presupuestos de Obra y cuentan con un mediano conocimiento de Excel, en el curso
desarrollaremos herramientas de Excel tales como:

• Asignar Nombres a Celdas o Rango de Celdas


• Funciones de Búsqueda y Referencia
• Funciones Lógicas
• Filtros
• Tablas Dinámicas

Para explicar esto hemos preparado un ejemplo práctico que muestra el procedimiento a
seguir, además haremos entrega de un disquete con un presupuesto completo de una
vivienda y los ejemplos seguidos en clase.

Presupuestos con Excel

El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a


través del uso de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una
obra, los Análisis de Costos,, la relación de Insumos, la Formula Polinómica y los
cronogramas de obra

Para iniciar la creación del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes
pasos:

o Identificar las Partidas del Presupuesto


o Metrado
o Recopilación de Información de Análisis de Costos (AC)
o Codificación de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados)

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La creación de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los


componentes que la Especificación Técnica de la partida requiera, así como la experiencia
que la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, el rendimientos de la
mano de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los
análisis de costos del libro “Costos y Presupuestos en Edificación” editado por CAPECO, lo
cuales deben ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa
constructora, el tipo de obra y la ubicación del mismo.

El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificación de un
edificio multifamiliar típico, cuyos datos iniciales mostramos:

Obra CONSTRUCCION EDIFICIO MULTIFAMILIAR


Ubicación SURCO
Fecha ENERO 2001

PROPIO PARTIDA UNIDAD METRADO


01.00 OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES
01.01 TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS M2 128.62
01.02 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 128.62
02.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS
02.01 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL M3 45.76
02.02 EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD M3 1.78
02.03 RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS M3 11.71
03.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE
03.01 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA M3 30.50
03.02 SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON M2 1.62
03.03 CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT M3 5.49
03.04 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT M2 84.54
03.05 CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR M2 99.20
04.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO
04.01 ZAPATAS
04.01.01 CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2 M3 0.49
04.01.02 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60 KG 8.82
04.02 PLACAS
04.02.01 CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2 M3 9.95
04.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS M2 172.10
04.02.03 ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60 KG 700.30
04.03 COLUMNAS
04.03.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 M3 12.65
04.03.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS M2 350.35
04.03.03 ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS KG 3,088.90
04.04 VIGAS
04.04.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 M3 20.30
04.04.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS M2 242.20
04.04.03 ACERO GRADO 60 EN VIGAS KG 2,467.85
04.05 LOSA ALIGERADA
04.05.01 CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 M3 43.35
04.05.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS M2 542.10
04.05.03 ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS KG 17,334.60
04.05.04 LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO UND 4,516.00
04.06 ESCALERA
04.06.01 CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2 M3 7.90
04.06.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS M2 56.52
04.06.03 ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS KG 439.40
05.00 MUROS DE ALBAÑILERIA
05.01 MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA M2 758.87

En función a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Calculo en Excel para


lograr manejar los Análisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra.

Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro

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Excel nos muestra 3 hojas por defecto (hoja1, 2 y 3), etiquetaremos a una de ellas como
Análisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los análisis de costos
que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir
identificando a los columnas con el respectivo nombre de campo

Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir:

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Partida: en esta columna se ubicara el código de identificación de las partidas del


presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados.

Código: aquí se ubicará el código de identificación del insumo o recurso componente del
AC, este código identifica al insumo de acuerdo a su respectivo Índice Unificado (IU) y sus
características propias. Adicionalmente ubicaremos la descripción de la partida a analizar.
Para este ejemplo hemos utilizado unos Análisis de costos previamente procesados en el
Programa de Presupuestos S10

Insumo: se refiere a la descripción del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o
equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormigón, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc).

Unidad: se refiere a la unidad de comercialización y/o identificación del insumo, se


abreviara a tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc)

Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el numero de personal y/o equipo requerido
para ejecutar la partida.

Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que
requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir
una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en función al rendimiento y la cuadrilla
asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales

Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir
incluyendo fletes y costo financieros de su adquisición, el precio de la mano de obra incluirá
todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirán el coste de reposición,
depreciación, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el
IGV.

Parcial: será el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales.

Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales,


mano de obra y equipos.

IU: es el índice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo

Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del


Presupuesto.

CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos


muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida.

PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos


muestra el monto total del insumo que se requiere para esta partida.

A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanuméricos (texto), las columnas
de partida y código requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de
Insumo y Unidad no, pues es implícito que el dato que se ingrese será del tipo texto, por lo
que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado será texto, peor veremos que en
forma practica solo es conveniente para la columna Código. Para hacer esto
seleccionaremos la columna B y en el menú Formato/celdas/numero/texto definiremos a la
misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de
celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1

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Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos
determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una
sola vez y no volver a repetirse para cada AC.

La columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad,


Precio, Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, serán definidas con formato
numérico de estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas
Cuadrilla y Cantidad que tendrán 3 y 4 decimales respectivamente

Ahora ingresaremos nuestro primer Análisis de Costo, para este caso usaremos la partida
Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2) .

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El código de identificación de la partida “01.01” se ingresara en la primera celda disponible


de nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato “01.01” es un texto alfanumérico y
un número a la vez. Excel determina por defecto la segunda opción, es decir nos muestra el
valor 1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla
incluiremos al inicio el apostrofe ’01.01 y así Excel determinara que es texto y la alineara a la
izquierda.

La descripción de la partida, “Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas“, en la celda


B6, la unidad, “M2”, en la celda H6. Como se ve la descripción de la partida ocupa solo una
celda pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, además podremos ampliar el
ancho de la columnas a nuestra elección.

En la siguiente fila ubicaremos el dato mas importante de la partida, su rendimiento, para lo


cual ingresaremos la palabra “Rendimiento” en la celda E7, el rendimiento de la partida en la
celda F7 y nuestra primera formula =H6&”/día” en la celda G7 como se muestra en la figura:

Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificación, descripción,


unidad y rendimiento de la partida. La formula ingresada en la celda G7 establece el
procedimiento para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto “/día” para poder visualizar
la unidad por día (m2/día)
.
Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de
Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer termino los materiales que se requieren
en esta partida:

En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra “Materiales” , ha continuación en la celda


B9 ingresaremos el código del primer material

Antes reforzaremos la definición que le hemos dado al código: este debe identificar
plenamente al Índice Unificado (IU), el cual será usado luego para definir la Formula
Polinómica

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Código : XXYYZZ
Define el Índice Unificado (IU de a 79)

Define el Tipo de Insumo

Define el orden de ingreso del Insumo

Por ejemplo podemos definir al Clavo para Madera de 2” con el código “020105”

Código : 020105
IU=02 Acero Liso

Clavos para Madera

De 2”

En la partida “Trazo y Replanteo....” los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y
Wincha, las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la
Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando
como si fuera material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o
equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si
fuera material, pero al definir su índice unificado este ya lo clasifico adecuadamente

Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el código “300101”, en la Celda C9 la


descripción del insumo: “CAL HIDRATADA DE 30KG”, en la celda D9 la respectiva unidad
de comercialización de a Cal “BLS”, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendrá el
aporte unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendrá el PRECIO
de la bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material
por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula
=REDONDEAR(F9*G9,2).

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Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la


suma de los parciales de los materiales.

Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el


ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra
“Mano de Obra” , ha continuación en la celda B14 ingresaremos el código del primer obrero
“470032”, en C14 la descripción “TOPOGRAFO”, en D14 la unidad “HH” (Hora Hombre), en
la celda E14 el número de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1.0000, en la celda
F14 calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida
mediante la formula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la
siguiente formula =REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta formula será repetida en la partida
para cada personal y/o equipo que lo requiera.

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En la celda G14 ingresaremos el “PRECIO” y finalmente la celda H14 el producto de la


cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual
usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al
Capataz y Peón y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra.

Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el


ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra
“Equipo” , ha continuación en la celda B18 ingresaremos el código del primer equipo
“370101”, en C18 la descripción “Herramientas Manuales”, en D18 la unidad “%MO”
(Porcentaje de la Mano de Obra), en la celda E18 el número de Equipos asignada a la
partida, en este caso se deja en blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que
requiere este Equipo para ejecutar la partida mediante la formula: HE = 8/rendimiento x #
Equipo. En este caso se nos pide un porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el
costo de la Herramienta Manual, estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos
el valor 3.0000 en dicha celda (F18), en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo
por hora, pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como
vemos ha sido calculado en la celda I16.

Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio


redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio será multiplicada por la cantidad en
porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la
formula anterior se ha añadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el
proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo.

Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales,
Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma
del rango I7:I18

Ahora es un buen momento para Grabar la información , esto lo debemos hacer


continuamente

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Finalmente vincularemos el código de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta


celda será copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de la celdas A7 a A18 como
de color blanco para ocultarlas a la vista

Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a está como molde para ingresar las
siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el
rango A6:I18 a la celda A19.

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Este Análisis de Costo copiado servirá de base para escribir sobre él el siguiente Análisis de
Costo. Este procedimiento se repetirá tantas veces como AC nos falte ingresar.

Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer
problema, si uno de los insumos tuviera un “PRECIO” distinto al que se definió y transcribió
inicialmente, cambiarlo implicará una búsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que
implica un trabajo adicional, peor aun si el cambio debe hacerse en mas de un insumo,
felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo
nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso.

Para proceder seleccionaremos el área comprendida entre las celdas A5 y M394, como se
vera la fila “5” contiene los encabezados entre las columnas “A” hasta la “M”, las otras filas
contienen la información completa de todos y cada uno de los Análisis de Costo. A esta área
seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar
nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización. Esto lo haremos una
vez el área ha sido seleccionada y ingresando al menú Insertar/Nombre/Definir le
asignaremos el nombre “ACOSTOS”, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla
abreviada “CTRL+F3”. En el futuro para referirnos al área donde están los Análisis de Costo
podemos llamar al nombre “ACOSTOS”.

Usaremos ahora que tenemos el área seleccionada para insertar en ella los filtros que nos
permitan seleccionar un dato especifico para lo que iremos al menú Datos/Filtros/Autofiltro

Este autofiltro agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de


abrir un menú desplegable que nos permitirá escoger algún dato especifico bajo una
determinada columna.

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Como se ve en el gráfico anterior la columna “Unidad” nos permite abrir un menú donde se
aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de
Excel es ampliamente provechosa nos permitirá escoger por ejemplo un determinado
insumo por su código, descripción o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado
al “Cemento Portland tipo I” hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicaría buscar dicho
insumo en todos los análisis con la posibilidad de cometer un error por omisión en alguno de
ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna “insumo” y buscar y seleccionar al
material en cuestión, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de
los Análisis de Costo donde se ubican.

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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripción del material


requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la selección se han
ocultado automáticamente. Esto nos permitiría cambiar el precio de acuerdo al criterio
preestablecido. Como se vera este método aparenta ser la solución pero si nuestra tabla
contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionaría repetir
este proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solución.

Para esto seria muy útil encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder
establecer una relación entre esta lista y los Análisis de Costo. Felizmente en Excel esto es
fácil.

TABLAS DINAMICAS

Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinámicas que nos permiten
hacer reporte directos de una Base de Datos a través de consultas especificas. Nosotros lo
usaremos en primer termino para extraer un listado único de los insumos usados en este
presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el
metrado del presupuesto. De este reporte también podremos obtener la Formula Polinómica.

Excel define a las Tablas dinámicas de la siguiente manera: “Un informe de tabla dinámica
es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos.
Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y
mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.”

Nuestros Análisis de Costos están estructurados como una Base de Datos en la que los
encabezados son los nombres de campo, el área de esta Base de Datos es el que hemos
denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los
insumos que usan nuestros AC, es decir un listado único que indique que insumos tanto
materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego
veremos que el uso de Tablas Dinámicas nos permitirá sacar un totalizado de los insumos
que requeriremos en esta obra.

Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Gráficos Dinámicos, en el menú


Datos/Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos

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Esto dará inicio al Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos, que nos guiara a través de 3
simples pasos. El primero será definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de
informe deseamos crear, el segundo será darle el rango donde están los datos, en este caso
el área previamente definida ACOSTO, y por ultimo, le indicaremos que deseamos que se
cree una nueva hoja donde se ubicarán los resultados

Paso 1

Paso 2

Paso 3

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Finalmente seleccionaremos la tecla Finalizar y se insertará una hoja nueva (Hoja 4) que
muestra una Tabla en blanco con unas áreas claramente delimitadas que indican se coloque
Campos de Página, Filas y columnas, así como una ventana llamada Lista de Campos de
Tabla Dinámica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Código,
Insumo, Unidad, Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra
ventana llamada Tabla Dinámica con unos botones que son herramientas para el análisi en
está tabla.

Esta tabla inicial es básica para el éxito de nuestro análisis y nos permitirá crear los informe
dinámico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y
finalmente la Formula Polinómica

El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos
seguidos:

Establecer los Campos de Filas: en está área colocaremos los campos Código, Insumo,
Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la
versión de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana ”Lista de
Campos de Tabla Dinámica”, picarlo y llevarlo al área de Campo de Filas. En Excel XP esto
es más fácil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana
“Lista de Campos de Tabla Dinámica” existe un botón “Agregar a” y un desplegable que
indica el área destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos señalados
anteriormente.

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Como se ve en el gráfico anterior se ha generado una tabla con los campos Código, Insumo,
Unidad y Precio, así como un listado donde se visualiza que para cada dato se ha totalizado
cada uno de los campos, para eliminar este totalizado que aparece por defecto haremos lo
siguiente:

Sobre la celda A4 haremos doble clic sobre la palabra código y aparecerá la siguiente
ventana:

Donde aparece en Subtotales marcado Automáticos, nosotros debemos marcar Ninguno y


hacer Aceptar. Este procedimiento lo repetiremos para todos los campos y el reporte se verá
así

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Como se verá ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos
que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, además veremos que en
listado existen códigos y partidas, estas ultimas son las que identificaban a cada Análisis de
Costo, para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir
materiales, mano de obra y equipos, esto es fácil de seleccionar, pues cada uno de ellos
tienen una unidad asignada, en el caso del la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO
corresponde a una insumo comodín, como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del
S10.

Para seleccionar únicamente a los


insumos desplegamos el campo unidad
que nos muestra los siguiente

En el desmarcaremos la Unidad %MO y


las que se indican en blanco

Con esto dejaremos habilitados


únicamente a los insumos que existen en
nuestro presupuesto.

Debemos dejar claro que nuestra Tabla


Dinámica está incompleta, pero para el
reporte que requerimos hasta el momento
es suficiente, es decir el listado de los
insumos de nuestra obra.

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De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos


y llevaremos una copia a la hoja3 que habíamos denominado Insumos. La copia la
pegaremos sobre la celda A5 de la Hoja Insumos

Luego veremos que solo teníamos 35 tipo de insumos en nuestra tabla

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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitirá verificar
los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro esta a la Herramienta Manual

Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para
referirnos a ella en el futuro.

Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Búsqueda y referencia, a
fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Análisis de Costos y permitir
que la variación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC
que la contengan.

Para esto usaremos la función BUSCARV que nos permite relacionar el código de los
insumos con su respectiva descripción, unidad y precio. Esta función tiene los siguientes
argumentos =BUSCARV(Qué, Dónde, Columna, 0), donde “Qué” se refiere al valor
buscado en la columna mas a la izquierda de una tabla (1ra columna), “Dónde” es el
nombre de la tabla donde se realizara la búsqueda y “Columna” es la ubicación de la
columna de datos que se quiere extraer.

Por ejemplo nosotros


podríamos extraer de la
tabla de INSUMOS el
precio del Cemento
Pórtland Tipo I (42.5Kg)
cuyo código es “210000”,
para esto identificaremos
que la tabla INSUMOS
tiene por el momento 4
columnas, la 1ra es
“Código”, la 2da es
“Insumos”, la 3ra es
“Unidad” y la última es
“Precio”; como queremos
extraer el precio nos
referiremos a la 4ta
columna.

Luego de está explicación procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de
nuestra tabla con la de los Análisis de Costos, dejando de lado únicamente al insumo
Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.

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Vamos a la tabla Análisis de Costo y en la columna “unidad”, procederemos al auto filtro


personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades
que nos son iguales a “%MO” y como segundo criterio que tampoco son unidades vacías.
Esto nos permitirá seleccionar a todos los demás insumos de nuestra tabla de Análisis de
Costo y poder vincularlas a la tabla de Insumos

Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las demás filas están
ocultas, esto nos permitirá reemplazar la transcripción de los insumos, unidades y precios
por un vinculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las formulas de
Búsqueda y Referencia, específicamente la formula BUSCARV como detalláramos
anteriormente.

Procederemos a ubicarnos en la celda “C9” para reemplazar la descripción existente “CAL


HIDRATADA DE 30 Kg” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a
cambiar la unidad descrita en la celda “D9” por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente
el precio guardado en “G9” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se vera la
descripción, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora están vinculados a la tabla de

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Insumos, estas formulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna,
haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Análisis de Costo
dependan de la lista de Insumos.

Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de la
respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino también de la tabla de
precios ubicada en los INSUMOS

Ahora debemos armar el presupuesto, nada mas fácil con lo que hemos aprendido,
podemos hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que
llamaremos “presupuesto” la descripción de las Partidas y Metrado que tenemos en las
páginas 2 y 3 del presente manual, solo nos faltaría vincular su respectivo precio unitario.

La otra manera es filtrar la tabla de Análisis de Costos para extraer las descripción de las
partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna “unidad” las
celdas vacías y en la columna “código” las no vacías, estas opciones nos permitirán ver
únicamente a las partidas con su ítem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos
desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja “Presupuesto” a la celda A5. Como se
ve luego podemos eliminar en la hoja de “Presupuesto” a las columnas C, D, E, F y G, luego
la descripción que se visualiza en C5 debe ser cambiada a “Unidad”, finalmente auto
ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en
nuestro presupuesto. Lugo añadiremos los encabezados de “Metrados”, “Precio”, “Parcial” y
“Subtotal”.

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Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto añadiéndoles los títulos
que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los
precios unitarios.

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De manera análoga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Análisis de
Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabal
de Análisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier
formula, además el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla

Se deja claro que al buscar el ítem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera
columna, pero dicho ítem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripción y
el precio unitario en la primera fila de cada análisis Excel tomara el primer valor.

Luego procederemos de la siguiente manera en la celda “E7” ingresaremos al siguiente


función =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de esta manera podremos vincular el Precio
unitario de la partida con su respectivo Análisis de Costo, luego obtendremos el parcial de
multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego
estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las partidas.

Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los
subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un
proceso automático realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y
restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada
bloque como se ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del
presupuesto para que parta siempre del mismo lugar.

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Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para
obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos añadir los respectivos
porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el
impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.

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Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo
especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que
comenten los presupuestadotes al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o
25% en función al monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningún fundamento
es pues esencial hacer un análisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que
esperamos en cada tipo de obra.

Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la
utilidad esperada y este valor asignarlo a la formula que calcula el monto de Gastos
Generales y Utilidad.

Dejamos al lector el análisis de este punto.

CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA

Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su


respectivo Análisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los
insumos, es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi
pues aun no hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido
en la obra que nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinómica, la cantidad de
materiales a usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas maquina de
los equipos, este es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera
procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los análisis de costos
para obtener los requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto
iremos a la hoja de análisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando
las celdas de metrado con el metrado de la hoja de presupuesto.

Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder
extraer de ella los metrados de cada partida. Asignémosle un nombre apropiado como
“PRESUPUESTO”

Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y
poder extraer del código de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el índice
unificado. Esto lo haremos usando la función en la celda “J9” =IZQUIERDA(B9,2) es decir
coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la
columna.

Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida,
recordemos que el ítem de cada partida esta oculto en la columna A, esto lo haremos con la
función de búsqueda y referencia en la celda “K9” insertaremos la función
=BUSCARV(B9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traerá el metrado de cada partida, en la
siguiente celda “L9” calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo
(columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular
el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo
(columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2).

Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una
primera observación el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de
Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el
debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos
seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad “%MO” y en la columna de “CT”
reemplazar la formula por el valor 0 (cero).

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Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla
de AC y continuaremos la construcción de la TABLA DINÁMICA que dejamos inconclusa

Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinámica el campo CT al área de datos y


veremos que la tabla se ha modificado mostrándonos las veces que un insumo participa en
los Análisis de Costos

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En al celda A3 se visualiza “Contar de” si hacemos doble clic sobre ella veremos que
aparece una ventana llamada “Campo de Tabla Dinámica” que indica que los datos han sido
resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a
resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total

Finalmente vemos la tabla resumida así

De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de
material requerido para la obra.

Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinómica para lo cual le sugerimos lo


siguiente: En la hoja Análisis de Costos vuelva a llamar al Asistente de Informes de Tablas y
Gráficos Dinámicos, repitiendo el proceso inicial de creación, con la salvedad que llevara de
la “Lista de Campos de Tabla Dinámica” el campo IU al área de campos de filas y el campo
PT al área de datos, con lo cual obtendrá los montos parciales para cada Índice Unificado.
Con estos resultados es fácil proseguir con el procedimiento de elaboración de la Formula
Polinómica establecido por su Reglamento.

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Conclusiones

El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel
para la Elaboración de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra además que un
Presupuesto no es mas que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede
controlarse.

Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto
que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno
de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solución simple y sencilla
como alternativa de solución a quienes no acceden a un sistema por cualquier razón.

Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas
VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas
mas amigable para el ingreso de nuevos Análisis de Costos.

Cualquier comentario para este trabajo dirigirse a pccijbla@upc.edu.pe

Muchas Gracias

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