You are on page 1of 35

Corporate Etiquette 

“ Top Ten Soft Skills for Success ““ 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
Etiquette: Introduction, Definition, Origin 

q  Definition of protocol in general and 
politically. 
q  Definition of etiquette. 
q  Where does etiquette start ? 
q  The origin of the word etiquette. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
Etiquette: Introduction, Definition, Origin 

q  Four Things Etiquette is Not 
ØA set of rigid rules. 
ØSomething for the wealthy or well‐born. 
ØA thing of the past. 
ØSnobbishness. 
q  What is Courtesy ? 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
Etiquette 
q  Etiquette is a combination of manners and 
principles. 
Ø Principles are the guiding concepts on 
which all manners are based. 
• Consideration. 
• Respect. 
• Honesty. 
ØManners tell us what to do in all kinds of 
situations and what to expect from other 
people. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
Why  Does Etiquette Matter in Business? 
q  Business Etiquette is very important for creating a 
harmonious work environment and for 
representing  your company in the best possible 
way. 
Etiquette positions you to: 
Ø Project a positive image. 
ØProject confidence and authority. 
ØDistinguish yourself from the competition. 
ØBuild relationships. 
ØDevelop and maintain business. 

“I will pay more for the ability to get along with people 
Soft Skills for Success 
I. Impact of your image 

Expression  Action 
Impression  Reaction

55% 

7% 
38%  Message 
Delivery 
Appearance 
Soft Skills for Success 
I. Impact of First Impression 

You never get a second chance to 
make a  great first impression.
Soft Skills for Success 
I. Impact of the First Impression 

q  A few things that matter to make a 
first positive impression
Ø Deportment. 
Ø Smile. 
Ø Eye Contact. 
Ø Mood. 
Ø Clothing. 
Ø Attitude. 
Ø Attention. 
Ø Elocution. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
II. The Corporate You 
Good manners in the workplace. 
q  With your staff 
The best way to earn respect is to treat 
others with respect. 
ØAsk others to do things rather than tell them. 
ØBe clear. 
ØBe polite. 
ØLearn people’s names and use them. 
ØRecognize that everyone has a life outside work. 
ØBe accommodating. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
II. The Corporate You 
Good manners in the workplace. 

q  With your superiors 
ØDo your job. 
ØTreat your boss with respect and understanding. 
ØCall your boss Mr… or Mrs… 
ØDress in a style which reflects your corporate 
identity. 
ØDon’t assume that your boss is your friend. 
ØDon’t  confuse  business  entertainment  with  social 
event. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
II. The Corporate You 
Tips for good manners. 
q  With your peers 
ØRespect the company’s culture. 
ØRespect rank and treat it appropriately. 
ØRespect others’ privacy and be courteous to them. 
ØRespect others’ views and handle disagreements 
gracefully. 
ØHandle job stress without imposing yourself on 
others. 
ØExtend courtesies to all members of the  company. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
II. The Corporate You 
Good manners in the workplace. 
q  With your clients – you are your corporate 
Ambassador 
ØRespect your clients’ time. 
ØRespect your customers. 
ØRespect your clients’ privacy. 
ØHandle yourself in a gracious and courteous way 
during business  meetings. 
ØWrite follow‐up letters and thank you notes to 
clients. 
ØRemember that you represent  your company and 
your peers. 
Soft Skills for Success 
II. The Corporate You 
Good manners in the workplace. 

q Offering and receiving compliments 
Compliments are directed to a person
Compliments are directed to a person ’’ s work and 
professional conduct, nothing related to a person
professional conduct, nothing related to a person ’’ s 
personality or physical appearance. 
Always compliment 
ØPolitely. 
ØPrecisely. 
ØPromptly. 
ØPublicly. 
Always say THANK YOU when getting a compliment
Always say THANK YOU when getting a compliment 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
II. The Corporate You 
Good manners in the workplace. 

q Offering and receiving criticism 
Giving and receiving criticism is difficult. 
Unfortunately, it is a part of the corporate life. It 
should be directed to a person
should be directed to a person ’’ s work and 
professional conduct,  nothing related to a persons 
personality or physical appearance. 
Always criticize  Always take criticism 
ØPrivately.  ØProfessionally. 
ØPolitely.  ØPolitely. 
ØPrecisely.  ØPositively. 
ØPromptly.  ØAppropriately. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
III. The Corporate You 


q Handling office visits and hosting visitors 
When you leave the office to visit colleagues and 
other associates, your behaviour reflects not only 
on you but on the people you
on you but on the people you ’’ re visiting. 
And how you handle visitors in your own office 
speaks volumes about your social skills. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
III. The Corporate You 
Tips for preparing a corporate visit: 
ØMake an appointment – be punctual. 
ØLook up your destination on a map before departing. 
ØDon’t bring any food or drinks with you to someone 
else’s office, unless you’ve been asked to provide food 
for the meeting. 
ØBe polite to everyone at the office. 
ØSit only when invited to do so. 
ØDon’t touch things in someone’s office without  asking, 
even if they look like toys. 
ØDon’t read any document, letter, card etc.. on someone 
else’s desk unless given to you. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
III. The Corporate You 
Tips for Hosting 
ØProvide clear direction. 
ØBe ready on or before time. Make sure your documents 
are ready. 
ØAlways stand up to greet and shake hands with visitors 
entering your office. Move from behind your desk and 
sit at the same side as your visitor. 
ØClear a comfortable space for your visitors to sit, as well 
as some writing space on the desk, if needed – 
especially if your office is a “pile file”. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
III. The Corporate You 
Tips for Hosting 
ØOffer your visitors something to drink , such as water, 
coffee etc… 
Ø Make your time limitation clear up front. 
ØEscort you visitors out instead of letting them wander, 
especially if your office layout is confusing. 
ØAccept only emergency phone calls and concentrate on 
your visitor as they shouldn’t be made to feel secondary 
to telephone callers. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
q Importance of Communication Skills 

No matter in which business you are, effective 
communication skills are essential for success. 

The purpose of good communication skills is your way to 
get your message across to others clearly and 
unambiguously. 
ØVia non verbal channels 
ØVia spoken communication channels 
ØVia written communication channels 
Soft Skills for Success 
IV. Non Verbal Communication Channels 

The distance you stand from others matters. 

ØWesterns are comfortable 
standing some 2 to 3 feet 
apart. 
ØArabic and Asian expect 
more. 
ØLatinos expect less.
Soft Skills for Success 
IV. Non Verbal Communication Channels 

q Impact of personal space 

Intimate  Personal  Social  Public 


zone  zone  zone  zone 
6‐18 in.  18‐48 in.  4‐12 ft.  Over 12 ft.
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
Impact of Body Language 

ØOur gestures, expressions, body position and 
movement convey unspoken messages. 
ØSometimes the message expressed by body language 
contradicts the verbal message. 
Soft Skills for Success 
IV. Non Verbal Communication Channels 

q Impact of personal space 

Positive Body Language helps you winning your first 
impression. 
ØEye contact. 
ØHead movement. 
ØPosture. 
ØSit straight in your chair, without slouching. 
ØTerritory . 
ØWalk with grace and ease. 
ØSmile often.
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
IV. Non Verbal Communication Channels 
q Body Language Signs 
1.  Arms crossed  1.  Defensive 
2.  Brisk erect walk  2.  Confidence 
3.  Foot kicking  3.  Boredom 
4.  Tapping fingers  4.  Impatient 
5.  Hands in pocket  5.  Dejection 
6.  Playing with hair  6.  Lack of confidence 
7.  Biting the nails  7.  Nervousness, Insecurity 
8.  Shuffling feet while  8.  Anxious to leave the 
seated  situation 
9.  Standing with hands on 9.  Aggression, Ready to take 
hips  charge 
10.  Looking down with face 10.  Disbelief 
turned away 
Soft Skills for Success 
V. Body Language in Specific Cultures 

ØIn Mediterranean countries. 
ØIn Arab countries. 
ØIn China.  One  finger  point:  In  most 
ØIn India.  middle  and  far  eastern 
countries,  pointing  with 
ØIn Japan. 
the  index  finger  is 
considered  impolite.  The 
open hand is used instead, 
or, in Indonesia the thumb.
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
VI. Spoken Communication Channels 

Speech Delivery 
ØYour voice volume. 
ØYour voice tone. 
ØYour speech rate. 
ØYour elocution. 
ØYour accent. 
ØYour vocabulary. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
VII. Spoken Communication Channels 

q Conversation Manners 
ØStop, look, listen
Ø . 

A few hints to conduct an efficient business conversation. 
ØThe warm‐up. 
ØThe core. 
ØThe wrap‐up. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
VII. Spoken Communication Channels 
q  Good conversationalists all share these abilities 

Ø  They know how to give and accept compliments 
gracefully. 
Ø  They can talk about many different subjects and are 
able to maneuver through conversations about 
subjects they know little about without difficulty. 
Ø  They can quickly discern potential topics of interest to 
any given group and steer the conversation in that 
direction. 
Ø  They know when to discuss business and when not to. 
Ø  They know how to step in to fill in an embarrassing 
void in conversation. 
Soft Skills for Success 
VII. Spoken Communication Channels 
q  Good conversationalists all share these abilities 

Ø  They never correct another person’s vocabulary or 
grammar. 
Ø  They involve everyone in the conversation not just 
one person. 
Ø  They have a good  sense of humour and are able to 
relate stories well. 
Ø  They can sense when they are boring people. 
Ø  Abstain from giving wrong information, when not 
sure about a subject better to listen and to get 
informed. 
Ø  They don’t gossip.
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
VIII. Spoken Communication Channels . 


q Active Listening Skills 

Three basic requirements 
ØBe there. 
ØListen carefully. 
ØHear. 
Soft Skills for Success 
IX. Spoken Communication Channels 
q  Handling Titles and Forms of Address 
ØTitles are important in business situations. 
ØShifting from formal address to first name basis. 

Follow The Guiding Principle.
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
q  Use of Titles in Different Cultures 

ØWestern cultures appear to give primary 
emphasis to egalitarian communication styles 
where status differences are minimized. 

ØIn contrast, Oriental cultures give primary 
emphasis to respect  patterns of interpersonal 
behaviour where differences in status among 
people are acknowledged. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
X. Spoken Communication Channels 

q  Business Cards Protocol 
ØHow to hand out business cards and to whom? 
ØDo’s and Don’ts. 
Soft Skills for Success
Soft Skills for Success 
X. Spoken Communication Channels 

q Business cards protocol in different cultures. 

Remember! 

Don’t leave home without them 
Thank you . . .
Thank you . . .