ISI KANDUNGAN

BIL 1 2 3 4 Pendahuluan

PERKARA

MUKA SURAT 2 3 8 9

Peraturan Penerimaan Terperingkat Sulit / Terhad Penutup Bibliografi

1

terdapat pelbagai jenis ataupun pengklasifikasian dokumen kerajaan. Pendefinisian keempat-empat peringkat keselamatan tersebut dapat dilihat dengan jelas seperti berikut: i) Rahsia Besar . Sulit dan Terhad. Contoh dokumen rasmi ialah perkara bertulis. Meskipun demikian sebagai µharta kerajaan¶ dokumen-dokumen kategori ini perlu diberikan perlindungan keselamatan secukupnya. b) Dokumen Tidak Berperingkat Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan diketahui sebagai dokumen tidak berperingkat. Rahsia. fotograf. huruf cetak atur. 2 .Dokumen rasmi. dan juga acuan. Dokumen rasmi terbahagi kepada dua jenis iaitu: a) Dokumen Terperingkat Dokumen Terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Antaranya ialah dokumen rasmi. Keempat-empat kategori ini berkaitan dengan Peringkat Keselamatan iaitu suatu prosedur yang digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. bertaip.lukisan. pelan. maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. Dokumen terperingkat pula dibahagikan kepada empat jenis iaitu Rahsia Besar. pelan lakar.pelan cetak. Dokumen rasmi ditakrifkan sebagai apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi. hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar.PENDAHULUAN Dalam perkhidmatan awam. fotosalinan. dokumen terperingkat.jalur rakaman.huruf cetak miring. maklumat rasmi dan persendirian. Contoh Rahsia Besar ialah kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi dan maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan.

maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar. menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia contohnya arahan-arahan penting untuk perwakilanperwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing dan maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera. iv) Terhad . PERATURAN PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT SULIT / TERHAD Semua jabatan yang mengurus dokumen-dokumen terperingkat hendaklah mewujudkan satu sistem bagi menerima. menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. ii.ii) Rahsia ±Dokumen rasmi. iv.Dokumen rasmi. iii) Sulit . Ini bermakna pengurusan dokumen terperingkat melibatkan empat prosedur ataupun langkah iaitu: i. iii.Dokumen rasmi. memproses. maklumat rasmi dan bahan rasmi. Contohnya ialah laporan-laporan perisikan biasa dan dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis. Penerimaan Pemprosesan Penyimpanan Penghantaran 3 . yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara. Rahsia atau Sulit tetapi jikaperlu hendaklah juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan yang dinamakan Terhad misalnya buku-buku Jabatan bagi maksud arahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan.

2010). Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya boleh dibuka oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat jawatan itu atau penggantinya atau Ketua Jabatannya. (d) menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. diproses. disimpan dan dihantar berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat hendaklah diikuti dan hanya boleh diuruskan oleh penjawat-penjawat awam yang dibenarkan sahaja (Mok Soon Sang. Sampul-sampul surat yang bertulis Persendirian mestilah dihantar dengan tidak dibuka kepada pegawai yang dialamatkan. Dalam hal ini. Di dalam keadaan-keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran Rahsia. 4 . Pendaftar Rahsia mestilah mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam simpanan penerima. (b) menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta mengedarkannya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan jabatan. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat di dalam perkara ini. Dalam pejabat-pejabat kecil mungkin tidak boleh ditubuhkan Pendaftaran Rahsia yang berasingan tetapi prinsip bahawa dokumen terperingkat diterima.Sistem pengurusan dokumen terperingkat hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. satu atau lebih Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan di Jabatan-jabatan. Tugas dan tanggungjawab bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberi kepada seorang penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia berdasarkan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (International Law Book. 2010). (c) menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supaya akuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima. Pendaftar Rahsia mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti yang berikut: (a) menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada Sulit mengandungi semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia.

6. 5. Keadaan ini bergantung kepada struktur dan organisasi sesebuah jabatan. prosedur penerimaan dokumen rasmi terperingkat sulit dan terhad adalah seperti berikut: 5 . Catitkan butir-butir dokumen di kertas minit fail. Terima dan kemukakan semua dokumen kepada Ketua Jabatan 2. Teliti kandungan dokumen dan minitkan tindakan 3. (Sumber : Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti Pk-Mastic-(P)-02) Walau bagaimanapun. terdapat beberapa tindakan ataupun peraturan yang perlu diambil bagi penjawat awam yang bertanggungjawab (Narni Che Yusof. Peraturan penerimaan dokumen terperingkat sulit/ terhad dapat dilihat dalam jadual di bawah : 1. Misalnya dalam Kementerian Belia dan Sukan. Hantar Fail Kepada Pegawai yang bertanggungjawab mengikut peraturan yang ditetapkan. Failkan dokumen 4. 2005).(e) bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat. Laksanakan tindakan yang sewajarnya seperti yang diarahkan. Dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat. lazimnya setiap jabatan kerajaan mempunyai prosedur yang tersendiri dalam penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit atau Terhad.

penyimpanan dan penghantaran. Pendaftar Rahsia Kerajaan didaftarkan semula ke dalam Daftar Suratan Rahsia Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am 492B) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972. Pendaftar Rahsia Kerajaan Pendaftar Rahsia Kerajaan Semak kelas secara berkala. 2009) Setelah dokumen rasmi terperingkat sulit atau terhad diterima. Rujuk pada pemula jika kelas terperingkat berubah. Pendaftar Rahsia Kerajaan Selenggara keselamatan fail dan dokumen terperingkat. Sekiranya dokumen hendaklah diubah ia kelas terperingkatnya. maka prosedur seterusnya perlulah dilakukan iaitu proses pemprosesan.TANGGUNGJAWAB TINDAKAN Pendaftar Rahsia Kerajaan (PRJ) Terima Dokumen Terperingkat Daftar dokumen ke dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di bawah Jadual Akta Rasmi 1972 (Am 492) atau Daftar Suratan Rahsia Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am 492A) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972. Kementerian Belia dan Sukan. Dokumen 6 . (Sumber : Prosedur Berkualiti.

bercetak atau bercap. Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Sebagai tambahan peringkat keselamatan hendaklah ditanda di sebelah belakang gambar-gambar foto terperingkat (Muhammad Sharif Pono. 7 . negatif foto terperingkat dan gambar foto terperingkat supaya peringkatnya dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar tidak kurang daripada 7 mm di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Pendaftar Rahsia yang bertanggungjawab menerima Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit dan Terhad perlu memastikan keselamatan dokumen yang diterima agar tidak jatuh ke tangan musuh atau dilihat oleh orang yang tidak berhak melihatnya. ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat yang mengandungi perkara bertulis. kulit-kulit fail terperingkat sulit dan terhadi adalah diberi warna tertentu iaitu kulit fail Sulit berwarna hijau manakalah kulit fail Terhad pula wajib menggunakan warna putih. di muka surat pertama dan penghabisan. Peringkat keselamatan hendaklah juga ditanda dengan huruf cerai atau dicap dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap muka yang mengandungi perkara bertulis. tekapan terperingkat. Peringkat keselamatan juga hendaklah ditanda kepada lukisan terperingkat. Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan. Dalam hal ini. Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang tidak kekal atau tidak teguh terjilid dengan dicap. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Selepas itu.terperingkat yang diterima oleh Pendaftar Rahsia perlulah diberi tanda keselamatan. di muka tajuk. 2009). bercetak atau bercap.

Pengurusan Failfail di Pejabat). penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta dan peraturan seperti Akta Rahsia Rasmi 1972. maka. sabotaj dan kelemahan-kelemahan manusia lainnya. Arahan Perkhidmatan (Bab 4. espionaj. adalah mustahak bagi seorang penjawat awam menyedari dan mengambil berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan ke atas mereka sepanjang bergelar kakitangan kerajaan demi mengekalkan keamanan dan kedaulatan negara daripada dipermain-mainkan mahupun diperlekehkan oleh musuh negara.peraturan ini tidak dipatuhi oleh seorang penjawat awam terutamanya dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat sulit dan terhad. Segala dokumen rasmi kerajaan yang dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebagai lambang kecintaan kepada negara dan kerajaan yang memerintah.PENUTUP Kesimpulannya. Penguatkuasaan peraturan-peraturan tersebut amatlah penting dalam memastikan keselamatan dan perlindungan dokumen-dokumen rasmi kerajaan khususnya dokumen rasmi terperingkat daripada sebarang ancaman keselamatan iaitu kegiatan-kegiatan subversif . seorang penjawat awam yang telah dilantik perlulah mematuhi peraturan-peraturan mahupun prosedur yang telah ditetapkan terutamanya dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. 1 tahun 1997). Arahan Keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan Bil. Sekiranya peraturan. tidak mustahil keselamatan negara akan tergugat malah boleh menyebabkan penjawat awam tersebut didakwa atas kesalahannya menjadi pengkhianat negara. Dalam hal ini. 8 . Justeru itu.

Surat Pekeliling Am Sulit Bilangan 3.kbs. Lembaga Penyelidikan Undang-Undang (Penyusun). Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88). Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti.gov. Diperoleh pada Oktober 10. (2009). Prosedur Kualiti. Muhammad Sharif Pono.(2010). Narni Che Yusoff. Puchong: Penerbitan Multimedia Sdn. Kementerian Belia dan Sukan. (Tidak diterbitkan). 9 . 2010 daripada http://www. (Tidak diterbitkan).my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02. (1981). Undang-undang Berkaitan Rahsia Rasmi. Siri Pengajian Sosial . Bhd.pdf Kerajaan Malaysia. Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan Edisi Kedua. (2009).BIBLIOGRAFI Abdul Aziz Hussin. Mok Soon Sang. Petaling Jaya: International Law Book Services. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. (1997). (2010). (2005). Nota Kuliah SSBS 3204.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful