KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Sebuah tulisan untuk pengajar dan project manager muda
Oleh : Prasetyo Adi Wibowo Putro,

Manajemen Proyek dan Perubahan Teknologi Informasi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia 2010

sekolah atau bekerja akan memaksa orang-orang didalamnya untuk berkomunikasi secara efektif. Sebuah keluarga yang menganut kebebasan liberal akan menerapkan norma yang lebih bebas dibanding keluarga yang sangat taat kepada adat istiadat. Lalu. bercerita pengalaman kuliah. Banyak orang berteori mengenai komunikasi yang efektif padahal sebuah komunikasi yang efektif dapat dipelajari dari komunikasi dalam keluarga. Kita bisa lihat pada tayangan tv The Nanny atau Nanny 911 dimana sebuah peringatan terhadap kesalahan seorang anak harus diucapkan dengan tegas dan jelas. Pada film tahun 90an Blast From The Past sebuah keluarga terkurung selama 20 tahun dalam sebuah bunker dan mereka berhasil berkomunikasi secara efektif karenanya. keluarga modern menganggap keluarga jawa kurang efektif dan berbelit-belit dalam berkomunikasi. secara tidak langsung itu mengajarkan kepada anak untuk berkomunikasi secara efektif. Sebagai lingkungan sosial yang sudah dikenal sejak lahir. Sebuah keluarga yang terbiasa makan malam bersama. Dalam unit ini seorang manusia dapat belajar dan bertumbuh dengan aman. pemahaman komunikasi efektif dalam sebuah keluarga akan terpengaruh oleh lingkungan. keluarga seharusnya menjadi lingkungan yang paling dipercaya oleh seseorang. apakah komunikasi dalam keluarga akan selalu efektif? tentu saja tidak. Pandangan keefektifan komunikasi sebuah keluarga tidak bisa dilihat dari kacamata keluarga lain. Tidak semua tata krama dan tata bahasa akan membentuk komunikasi yang tidak efektif.Pendahuluan Komunikasi Keluarga Keluarga merupakan unit terkecil dalam kehidupan sosial manusia. Demikian juga dengan larangan seorang anak untuk merengek sambil menangis. Kesalahpahaman karena tata bahasa yang jelek malah akan membuat komunikasi gagal dan harus diulang. Ngapain berputar-putar kalo ngomong ke bapak sendiri setidaknya itu sebuah pernyataan yang sering keluar sebagai penilaian bahwa komunikasi keluarga jawa tidak efektif. Cara komunikasi sebuah keluarga pun akan dipandang aneh oleh keluarga lain bila dilihat dari sudut pandang yang berbeda. beribadah bersama. Permasalahan muncul saat 20 tahun kemudian bunker . Komunikasi dalam keluarga dapat berkembang menjadi lugas dan bebas sesuai norma yang berlaku dalam keluarga tersebut. Sebuah keluarga akan dapat berkomunikasi dengan nyaman dalam lingkungan norma yang sudah mereka bentuk. Seperti halnya pembentukan karakter dalam kepada anak -anak. Sebagai contoh sebuah keluarga jawa akan melihat komunikasi keluarga modern terlalu bebas dan kurang sopan namun sebaliknya.

minat dan bakat sendiri. bakat . Komunikasi teman sebaya Berbeda dengan komunikasi keluarga. Kita bisa lihat dalam talk show di televisi bagaimana orang-orang sekantor mempermasalahkan perbedaan norma. Kesalahapahaman semacam ini kadang tidak terjadi bila minimal salah satu dari mereka sudah terbiasa berkomunikasi secara efektif dalam keluarga.terbuka dan orang-orang mulai mengkritik cara komunikasi mereka. Beberapa sinetron di televisi berusaha menggambarkan kondisi nyata bahwa pasangan muda akan mudah bertengkar bila mereka lebih suka memperdebatkan minat bakat dan pekerjaan masing-masing daripada apa yang hendak mereka beli. Klimaks film ini adalah penolakan keluarga terhadap komunikasi lingkungan yang mereka nilai tidak efektif dan fil berakhir dengan keberhasilan untuk menemukan jalan tengah diantara kedua komunikasi. bagaimana mereka nanti akan mengasuh anak mereka dan hal hal lain yang lebih kepada tujuan bersama. Ini mungkin terjadi karena orang bekerja saat usia mereka sudah 17 tahun keatas. Kesamaan bakat. Komunikasi dunia kerja Komunikasi dunia kerja lebih mirip dengan komunikasi manusia dewasa muda. visi dan misi kantor. kurang dewasa dan hal-hal minus lain. komunikasi teman sebaya memiliki cara yang berbeda untuk mencapai keefektifan. Komunikasi dalam lingkungan pekerjaan akan menjadi tidak efektif bila komunikasi lebih didasarkan kepada kesamaan norma. Komunikasi yang efektif terjadi pada kesamaan tujuan. minat dan tujuan hidup membuat teman teman sebaya dapat berkomunikasi dengan efektif dan bahkan sangat efektif hingga mencapai taha p pernikahan. visi dan misi hidup. Kelompok anak-anak sekolahan biasa berkumpul dengan latar belakang norma masing masing namun kesamaan minat menyatukan mereka dan membuat komunikasi sangat efektif. tetapi apa yang hendak mereka raih itu yang terutama. Kesamaan tujuan akan menjadi faktor utama karyawan kantor berkomunikasi dengan efektif. Mungkin beberapa dari kita akan menganggap karyawan muda yang baru masuk kekanak-kanakan. dia akan lebih mudah berkomunikasi dengan karyawan lain karena dia sudah terbiasa dengan tujuan sebuah organisasi software house. berapa anak yang mereka miliki. Berbeda halnya dengan bila seorang programer pindah kerja ke software house lain. Seorang anak yang suka belajar akan melihat hobby bermain bola aneh dan sudut pandang ini sering membuat mereka salahpaham dan bertengkar. Komunikasi teman sebaya yang lain muncul dari kes amaan tujuan hidup dan ini biasa terjadi pada manusia dewasa muda yaitu manusia berusia 17 tahun keatas. Hal ini wajar karena dalam 100 hari mereka baru akan menyesuaikan dengan tujuan. minat dan bakat karena bagaimanapun juga manusia dewasa memiliki norma. Manusia dewasa muda cenderung menganggap kondisi mereka saat ini bukanlah sesuatu yang harus diperdebatkan.

Komunikasi yang tidak efektif akan membuat seorang siswa bingung akan apa yang tidak dia ketahui. Dampak terhadap orang lain Dalam setiap komunikasi setidaknya terlibat dua pihak. biaya dan pemikiran rekan yang lain. Terlepas dari baik/tidaknya lingkungan baru. Yang lebih lucu lagi beberapa orang berdebat hanya karena tidak setuju dengan tujuan organisasi. Dalam sebuah tim. kemudahan penyesuaian terhadap lingkungan baru merupakan kebutuhan utama bagi kehidupan sosial manusia dewasa. Sebagaimana makanan akan membuat manusia bertumbuh besar. perselisihan akan mempersulit kerjasama dan penyatuan pedapat saat rapat. Komunikasi yang tidak efektif juga akan menghambat kemajuan sebuah tim/organis si. Dampak terhadap tim / organisasi Komunikasi yang tidak efektif cenderung akan menumbulkan perselisihan dan bahkan perpecahan. Kerugian yang dialami seseorang karena komunikasi yang tidak efektif sebenarnya juga menjadi kerugian bagi rekan yang lain namun kadang kita mentolelir kerugian itu dengan menganggap kita hanya rugi waktu. a Sebuah organisasi yang tidak berkomunikasi secara afektif tidak akan bisa mengevaluasi diri secara . rugi uang transport dan lain-lain. tenaga. Komunikasi yang tidak efektif akan membuat seorang anak lebih sering berkelahi daripada berdiskusi. Komunikasi yang tidak efektif akan membuat seorang karyawan tidak nyaman dalam bekerja. komunikasi akan membuat kehidupan sosia l manusia bertumbuh. Disamping itu. kita akan lebih cermat dalam men ilai kerugian yang kita alami. Komunikasi yang tidak efektif akan membuat seorang pemuda hanya menghabiskan waktunya di dalam rumah tanpa keaktifan dalam organisasi masyarakat. komunikasi yang tidak efektif dapat menimbulkan kesalahpahaman. Perdebatan norma. Memang tidak baik untuk terlalu berhitung dalam bersosialisasi namun dengan mempertimbangkan apa yang telah kita keluarkan. Komunikasi yang tidak efektif membuat seorang bayi menangis berjam-jam sementara orang tuanya bingung apa yang harus dilakukan. bakat dan minat dalam dunia kerja hanya akan menghasilkan debat kusir. Dampak Komunikasi yang Tidak Efektif Dampak pribadi Komunikasi merupakan kebutuhan utama manusia sebagai makhluk sosial. Komunikasi yang tidak efektif biasanya akan merugikan waktu. rugi perhatian. Seseorang yang secara aktif berkomunikasi dengan dengan orang lain.dan minat. akan cenderung mudah menyesuaikan dengan lingkungan baru.

Pada sebuah diskusi. Kecerdasan Kinestetis (body smart). Seorang manusia dapat memiliki kecerdasan di salah satu aspek dan ini akan mempengaruhi cara dia mempelajari kehidupan. dijelaskan bahwa ada beberapa motivasi yang mendasari kegiatan manusia (termasuk komunikasi). Teori motivasi Abraham Maslow dan David MacClelland mengurai . Kecerdasan Musik (music smart). Kedua permasalahan diatas akan bertambah rumit bila akhirnya komunikasi yang tidak efektif menimbulkan penilaian subyektif. Douglas McGregor dan David McClelland. Masyarakat pada umumnya mudah terhasut oleh sebuah opini yang akhirnya menjadi opini publik. Gardner mengungkapkan bahwa sebuah komunikasi yang efek juga harus tif ditunjang kecerdasan matematis yang cukup namun harus dipahami bahwa dalam sebuah diskusi ilmiah sekalipun. Kecerdasan Interpersonal (people smart). Kecerdasan Matematis (logic smart). Teori Komunikasi Efektif Teori kecerdasan majemuk Howar Gardner menyebutkan bahwa manusia memiliki del pan a atau sembilan kecerdasan dasar yaitu : Kecerdasan Linguistik (word smart). Sebuah komunikasi yang tidak efektif sebenarnya tidak berdampak kep ada masyarakat yang tidak terlibat langsung dalam komunikasi. Douglas McGregor mendefinisikan motivasi dalam bahasa yang lebih cocok dalam dunia kerja. Komunikasi akan banyak dipengaruhi kecerdasanlinguistik dan intrapersonal karena keduanya berkaitan dengan bagaimana mengemukakan pendapat dan memahami pendapat orang. Dia menggambarkan motivasi berkembang dari asumsi. kecurigaan dan saling melempar kesalahan. komunikasi bukanlah sebuah proses logis melainkan sebuah proses sosia untuk l menemukan jawaban logis.utuh dan akhirnya mereka terus mengulang kesalahan yang sama atau perbaikan hanya terjadi di salah satu unit yang sebenarnya juga tidak terlalu berpengaruh secara organisasi. Dalam teori motivasi. Gardner menjelaskan bahwa ada kemungkinan seseorang memiliki lebih dari satu aspek kecerdasan dan tidak ada manusia yang memiliki kombinasi kecerdasan yang sama atau dengan kata lain kecerdasan tiap manusia itu unik. Pertengkaran yang ditimbulkan karena komunikasi yang tidak efektif akan memunculkan kubu/blok yang membela salah satu pihak dan menyalahkan pihak lain. Kecerdasan Intrapersonal (self smart). Setidaknya ada tiga orang yang mencetuskan teori motivasi yaitu Abraham Maslow. Kecerdasan Spasial (picture smart). Kecerdasan majemuk yang dimiliki seseorang akan berpengaruh dalam cara dia berkomunikasi. Lebih jauh ini bisa menjadi opini publik dimana sesuatu yang salah jadi terlihat benar dan sebaliknya. Kecerdasan Naturalis (nature smart). Lebih jauh.

Komunikasi adalah suatu proses simbolik 2. if. Teori motivasi asumsi positif juga menjawab mengapa sebuah organisasi dapat menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi punya dimensi isi dan dimensi hubungan 4. Komunikasi bersifat Irreversible 12. maka semakin efektiflah komunikasi 9. . Dan yang terakhir. dinamis dan transaksional 11. Bila ketiga teori tersebut diramu kita bisa rasakan bagaimana motivasi dan asumsi itu seperti masalah ayam dan telur. mendefinisikan ada dua belas prinsip dalam komunikasi yaitu : 1. teori kecerdasan majemuk menjawab bagaimana orang tua mencari cara berkomunikasi secara efektif dengan anak-anak mereka. seperti halnya istirahat atau bermain maka motivasi positif dapat berangkat dari asumsi positif. Motivasi bisa tumbuh dari asumsi dan asumsi bisa tumbuh dari motivasi. Teori motivasi menjawab mengapa beberapa anak dewasa muda berkumpul dari berbagai latar belakang keluarga berbeda untuk membentuk sebauh komunitas hobby. Komunikasi itu bersifat sistematik 8. Komunikasi dapat dilihat sebagai proses sosial. Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi 7. Deddy Mulyana dalam bukunya : Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar. Komunikasi bersifat nonsekuensial 10. teori Deddy Mulyana menjawab mengapa beberapa komunikasi dengan latar belakang norma yang sama akan berlangsung lebih efektif daripada komunikasi dengan latarbelakang heterogen. Komunikasi bersifat prosesual. Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesengajaan 5. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi 3. Semakin mirip latar belakang sosial budaya. Artinya. namun dilihat dari teori Douglas McGregor Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan. Komunikasi dapat menjadi efektif jika kita memiliki motivasi yang positif.beberapa motivasi yang mendasari aktivitas manusia dan ini disebut motivasi dasar. Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah Bila kita lihat sekilas. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu 6. dalam komunikasi kita dapat berangkat dari kesamaan motivasi atau setidaknya asumsi positif untuk membentuk motivasi positif di sisi dasar lain. ekspres ritual maupun instrumental.

harus menyediakan waktu untuk menerima masukan baik dari pasien maupun dari bawahan dan begitu pula sebaliknya. Mendengar aktif akan membuat bawahan dapat mengungkapkan perasaan sehingga kebutuhan psikologisnya dapat terpenuhi dan sekaligus mengurangi rasa cemas yang dirasakannya. PM harus membentuk alur komunikasi yang efektif sehingga dapat menghindari terjadinya miskomunikasi yang baik antara dirinya dengan anggota tim. Evaluasi berfungsi untuk meningkatkan self awareness/kesadaran diri mencegah asumsi negatif terhadap perilaku seseorang dan untuk menjadi petunjuk dan motivasi dalam proses perubahan kearah yang lebih baik. Umpan balik yang baik adalah memberikan kata yang bijak tanpa menyakiti diikuti dengan pemberian informasi tentang apa yang seharusnya dilakukan Tim atau bawahan membutuhkan . PM yang baik akan memahami bahwa mendengarkan bawahan akan membuat mereka merasa dihargai dan merupakan sarana untuk mendapatkan feed back dari mereka. Lakukan klari ikasi dengan pertanyaan yang tepat f dan tidak menyakiti untuk mendapatkan infomasi yang akurat dalam mengambil keputusan. konstruktif dan tidak menyakiti. Masukan disampaikan dengan cara yang membangun. Seorang PM harus memiliki jalur dan akses yang jelas dan mudah baik dalam memperoleh informasi terbaru maupun dalam melakukan komunikasi dengan profesi atau instansi lain yang dapat dijadikan tim dalam bekerjasama dalam menyelesikan suatu masalah yang ada.Komunikasi Efektif pada Proyek TI Struktur organisasi proyek TI sebenarnya sederhana karena hanya berupa project manager memimpin tim TI. bawahan dengan rekan kerja maupun dengan rekanan organisasi (atau pelanggan). Komunikasi Project Manager kepada Tim TI Komunikasi adalah jantungnya kepemimpinan.PM harus menjadi leader. Seorang PM yang baik apabila menemukan kesalahan yang dilakukan oleh tim TI tidak mengeluarkan kata-kata yang membuat tim tersebut merasa sangat bersalah dan menyakiti hatinya. Seorang project manager (PM) harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik terhadap teman maupun tim TI karena komunikasi yang baik adalah merupakan satu strategi dalam mempengaruhi orang lain. evaluasi seperti halnya pemimpin. PM harus mempunyai pergaulan yang luas dengan profesi lain sehingga memudahkan dalam menjalin kerjasama . Oleh karena itu PM yang baik harus membangun suasana atau alur komunikasi yang baik pada saat bertemu maupun tidak bertatap muka. jelas. PM yang baik harus mempunyai sifat asertif terhadap bawahan. Diatas project manager mungkin ana project sponsor dan project inisiator tapi umumnya keduanya tidak berjalan rutin selama proyek berjalan.

Komunikasi sesama rekan kerja Komunikasi kepada rekan kerja sebenarnya sama dengan komunikasi teman sekolah yang sudah kita bahas di awal tulisan. model komunikasi seperti ini sudah biasa dilakukan. Kepada seluruh anggota tim didorong untuk tidak segan-segan menyampaikan hal apapun kepada atasan sej uh dalam kerangka a proyek TI. Bentuknya antara lain dalam pelaporan kegiatan. berbeda lama kerja atau berbeda tingkat pendidikannya. pointer atau gambar visual. penyampaian gagasan. Komunikasi tim TI biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan. komunikasi tim kepada PM akan efektif jika disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti PM seperti diagram. Kemampuan mengkomunikasikan visi dengan baik akan dapat membangu n motivasi.SeorangPM harus mempunyai visi yang jelas dan harus mengkomnikasikan dengan baik kepada bawahannya. Ini terjadi karena kadang kita menganggap rekan kerja kita berbeda usia. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut. dan penyampaian informasi yang menyangkut masalah -masalah pekerjaan. tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas. Kesamaan motivasi dalam tim menjadi dasar utama kerjasama. Komunikasi tidak akan efektif jika bawahan berbicara teknis karena umumnya PM merupakan orang yang tidak tahu mendalam secara teknis namun mampu mengelola sumber daya dengan baik. . selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi hal-hal dalam teori komunikasi yang sudah kita bahas. Komunikasi tipe ini umumnya bertujuan untuk melakukan kegiatan prosedural yang sudah merupakan bagian dari struktur organisasi atau perusahaan. Lebih jauh motivasi ini dapat berkembang menjadi motivasi positif yaitu bekerjasama demi tujuan organisasi. Secara empiris. Dalam organisasi pembelajaran. kerjasama dan memberikan energi yang baik bagi bawahan dalam bekerja ntuk mencapai tujuan. Komunikasi tim kepada project manager Komunikasi tim kepada PM adalah komunikasi dari bawahan kepada atasan. Bisa dilakukan secara langsung dan tak langsung atau secara tertulis. Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Melihat tipe komunikasi diatas. Visi yang jelas dan menarik akan membuat bawahan termotivasi untuk bekerja dan tim akan dapat berkomunikasi lebih efektif dengan visi yang sama. Kalo komunikasi atasan bawahan yang kita pilih dalam komunikasi dengan rekan kerja maka dapat dijamin komunikasi tidak akan efektif. tabel. Komunikasi dengan rekan kerja dapat juga menggunakan metode komunikasi atasan kepada bawahan ataubawahan kepada atasan.

Paul. http://id.org/wiki/Motivasi . Kanisius 2003 Ubaydillah AN. Kepemimpinan Organisasi Mahasiswa. Berbicara didepan Umum. Kanisius.wikipedia. 2007 Prasetyo Adi. sekedar ya n saja. 2008 Teori Motivasi. 2004 Suparno. Referensi Deddy Mulyana. Jurnal InfoKripto Vol 2 No 2 2008 Sekolah Tinggi Sandi Negara. Pengembangan sistem informasi dewasa ini sudah menjadikan komunikasi sebagai faktor utama.Komunikasi kepada rekanan / pelanggan Ada beberapa perrtanyaan yang mendasari komunikasi kepada rekanan kantor atau pelanggan Apa yang mereka inginkan ? Apa yang mereka perlukan ? Apa yang mereka fikirkan ? Apakah mereka puas ? Apakah mereka butuh araha kita ? Apakah mereka puas dengan layanan kita ? Apakah mereka akan terus menjadi pelanggan kita ? Kalo kita perhatikan ketujuh pertanyaan itu hanya berkisar masalah bisnis. Sedikit selingan akan menarik namun banyak selingan menunjukan ketidakprofesionalan kita dan cenderung buang-buang waktu. Komunikasi Efektif. Lalu apakah kita tidak bisa berbicara masalah pribadi kepada pelanggan ? tentu saja tidak bisa !. Bahkan metodologi FAST mensyaraktakn komunikasi yang baik kepada pelanggan dan bagi vendor yang bergerak dibidang penelitian sosial sebuah solusi TI umumnya menggunakan metodologi penelitian tindakan kelas yang juga membutuhkan komunikasi efektif dengan semua pihak yang terlibat dalam penelitian. Lima Peran Pendidik. Pembicaraan masalah pribadi atau masalah nonbisnis lain lebih cocok menjadi pembuka dan penutup. Fakultas Psikologi Universitas Indonesia 2007 Prasetyo Adi. Teori Inteligensi Ganda Dan Aplikasinya Di Sekolah. SJ. Latihan Dasar Kepemimpinan Senat Mahasiswa Sekolah Tinggi Sandi Negara.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful