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Gestión del tiempo


Abril 2010
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Curso de Gestión del Tiempo

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Tiempo = dinero
El principal motivo de la mayoría de las personas que quieren ser
capaces de gestionar con eficacia su tiempo, es que ese tiempo se
convierta de una u otra manera en dinero.

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

A menor tiempo invertido > Productividad

Cada vez que aparece una análisis de relevancia sobre la situación


económica de España, tanto en tiempos de bonanza, como de crisis,
siempre leemos que la productividad es muy baja.
Si a esto le sumamos que trabajamos más horas, una conclusión
podría ser que nuestro tiempo trabajado produce menos.
Hay una creencia bastante extendida que asocia productividad al
número “de horas de estancia en el trabajo”, y en general debemos
decir que no es así”
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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO


• La mayoría de las personas (y
organizaciones) persigue siempre
conocer al menos:
▫ Qué hacer
▫ Cuándo hacerlo
▫ Cómo hacerlo

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO


Organización
Pensar
Autoestima Satisfacción
Organización

Educación Respeto
Responsabilidad
Organización Motivación
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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO


• Problemas que causa en las • Problemas que causa en las
organizaciones una mala personas una mala gestión del
gestión del tiempo: tiempo:
▫ Baja productividad ▫ Frustración
▫ Menor competitividad ▫ Ansiedad
▫ Pérdidas económicas ▫ Estrés
▫ Pérdida de imagen ▫ Desmotivación

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Inercia = Peligro
La inercia, podríamos definirla como el “dejarnos llevar por los
acontecimientos”. Si nos dejamos llevar, nunca encontraremos un
momento para pensar en que mejorar la eficacia y eficiencia de en
qué ocupamos en tiempo y no sabremos si es las manera más
adecuada.

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Organización = Gestión del tiempo

El problema más reiterado en los análisis de gestión del tiempo de


personas y organizaciones es, sin duda, la mala organización.

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Curso de Gestión del Tiempo

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Objetivos del curso


• Sensibilizar sobre la importancia que el uso
adecuado del tiempo tiene en las organizaciones
y en la vida personal.
• Adquirir el hábito de la gestión correcta del
tiempo personal y organizaciones.
• Conocer las principales herramientas existentes
de ayuda en la gestión del tiempo.
• Mejorar la productividad personal y de las
organizaciones.
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Antes de empezar
• Piense y anote en su cuaderno tareas o ideas en
qué puede mejorar a corto plazo la gestión de su
tiempo en el trabajo.
• De las ideas anotadas escriba en el Post-it que se
le entregará las 3 ideas que más fácil puesta en
marcha tengan.
• En grupo con ayuda del formador se realizará
una puesta en común y se hablará sobre los
resultados.
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Contenidos del curso


• Características del tiempo • Problemas del tiempo externos
• Tiempo personal/profesional ▫ Ambiente de trabajo
• Ideas para la discusión ▫ Interrupciones
• Leyes sobre el tiempo ▫ Imprevistos
• Conoce a qué dedicas el tiempo ▫ Urgente/Importante
• Ficha de análisis del tiempo ▫ Delegación
• Conoce a que debes/quieres dedicarlo • Planificación del tiempo
• Caso práctico individual ▫ Corto, medio y largo
• Problemas del tiempo internos ▫ Planificar por escrito
▫ Mi mesa de trabajo ▫ Desviaciones
▫ Mi ordenador ▫ Tareas críticas y urgentes
▫ Motivación ▫ Gestión de prioridades
▫ Estado de ánimo • Herramientas para la gestión de
tiempo
▫ Personales
▫ Organizacionales
• Conciliación vida laboral/ familiar
• Caso práctico grupal
• Puesta en común de las conclusiones
de la acción formativa
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Preguntas a responder por los


asistentes al curso
1. ¿Qué diferencia hay entre 6. ¿Utilizas soluciones de
urgente e importante? movilidad en la gestión
2. ¿Cuál es tu lista de hoy de del tiempo?
tareas? 7. ¿Tienes claro lo que
significa delegar?
3. ¿Qué sistema de 8. ¿Qué tipo de
planificación a medio y interrupciones sufres en
largo plazo utilizas? tu trabajo?
4. ¿Contestas a todas las 9. ¿Eres proactivo o reactivo
llamadas telefónicas que en la gestión de tu
recibes? tiempo?
5. ¿Te cuesta mucho decir 10. ¿En qué crees que puedes
NO a menudo? mejorar la gestión de tu
tiempo?
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Unas notas antes de empezar


• Este manual está dirigido a la gestión del tiempo
“laboral”, no al tiempo libre o personal.
• Ambos tiempos están muy ligados y en la
mayoría de los casos se solapan, pero la
orientación que se ha pretendido dar es
únicamente la referida a nuestro tiempo dentro
de una organización productiva.
• Aunque creo que muchos de los contenidos que
se divulgan aquí, serían de igual aplicación al
tiempo personal.
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Costes de una mala gestión del tiempo


• Aumento del estrés personal y organizacional
• Pérdida del control
• Bajo rendimiento personal y grupal
• Mal uso de los recursos
• Falta de motivación
• Inadaptación al cambio
• Pérdida de oportunidades

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Costes que supone el estrés


(el malo se entiende)
• Aumento de las bajas
• Elevada rotación del personal
• Trabajo en grupo y en equipo ineficiente
• Mal ambiente de trabajo
• Dolores de espalda y articulaciones
• Aumento del acoso

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Algunas frases para el debate


• El tiempo es el mismo para todos.
• El tiempo de todas las personas no tiene el mismo valor.
• No es lo mismo aprovechar el tiempo que gestionar el
tiempo.
• Hay que emplear el tiempo en desarrollar acciones que
nos acerquen a los objetivos.
• Trabajar más horas aumenta el rendimiento.
• ¿La gestión de mi tiempo influye en el entorno?
• ¿Qué es el tiempo libre?
• El tiempo no se puede comprar, ni almacenar.
• Slogan: “Lo importante no es la distancia entre dos
puntos, sino el tiempo que se tarda en recorrerla”

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Algunas frases para el debate


• Somos dueños de nuestro tiempo.
• La cantidad de tiempo que ahorra hacer bien las
cosas a la primera.
• Un minuto cabreado = dos minutos perdidos
• Hay que priorizar lo urgente y planificar lo
importante.
• Hay que ocuparse del tiempo, no obsesionarse.
• Las personas optimizan mejor el tiempo cuando
realizan labores de su agrado.
• En caso de duda aplica el sentido común.
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Debate sobre la siguiente frase

Haz primero lo que


menos te gusta

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Tipología de personas y actitudes


frente al tiempo
Tipo Descripción Consejo
Al que le da lo No le importa en que emplea el Para él el cambio es urgente e
mismo tiempo, no se molesta en estudiarlo o imprescindible.
cambiarlo. Para la empresa, si no cambia
Le da lo mismo perjudicar a los deshágase de él lo antes que pueda.
demás.
El proactivo Aquél que realiza esfuerzos para Para él, seguir en la actitud y
cambiar lo que funciona mal para él y potenciarla.
para los demás. Para la empresa, reforzar la actitud y
situarlo en posiciones de relevancia.
El reactivo El que solo actúa frente a estímulos. Para él, intentar el cambio a
proactivo.
Para la empresa, fomentar su
evolución y en caso contrario
situarle en puestos sin
responsabilidad y de trabajo
mecánico.
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Tipología de personas y actitudes


frente al tiempo
Tipo Descripción Consejo
El que no Aquel que no sabe el coste que Para él, averiguar ¿qué precio
conoce el ocasiona su tiempo, ni su tiene mi tiempo?
valor del repercusión en los proyectos. Para la empresa, mejorar la
tiempo comunicación en este aspecto.
El “jeta” Estudia cómo hacer lo menos Para él, así no se va a ninguna
posible, dedica casi toda su parte, cambiar y ser útil a él,
atención a pensar cómo no la familia, la empresa y la
hacer nada. sociedad.
Para la empresa, o cambio
radical o despido inmediato.
El líder El “motor”, Ayudarle en su liderazgo e
intentar conservarle en la
empresa.
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Tipología de personas y actitudes


frente al tiempo
Tipo Descripción Consejo
El que dice Siempre descontento con su
“gano poco” salario, con sus atribuciones,
o “me generalmente envidia a algunos
merezco compañeros, pero que nunca
más” hace nada a favor de la
orgqanización.
El que no
valora el
tiempo de los
demás

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Tipología de personas y actitudes


frente al tiempo
Tipo Descripción Consejo
El Tiene su mesa de trabajo, su Para él, saber que siempre se
organizado mente, su agenda y sus puede mejorar.
proyectos muy organizados. Para la empresa, reforzar el
comportamiento y valorarlo
adecuadamente.
El que nunca Persona que parece estar Para él, revisar tareas que
tiene tiempo siempre sobrepasado por el puede dejar de hacer, las que
tiempo, produce estrés en la puede delegar y ajustar los
organización. tiempos a los trabajos.
Para la empresa, ayudar y
formar al trabajador en
gestión del tiempo.

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No todos los trabajos son susceptibles


de la misma Gestión del Tiempo
• En evidente que no en todos los trabajos
podemos hacer la misma aplicación de la gestión
del tiempo, ya que influyen variables como:
▫ Autonomía de la disposición del tiempo
▫ Tipo de trabajo que se realiza
▫ Responsabilidad del trabajo realizado
▫ Posibilidad de control de las interrupciones
▫ La organización en la que se desempeña el trabajo.

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Debate sobre la siguiente frase

“No puedo hacer nada


por mejorar el uso de
mi tiempo”.

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Introducción a la Gestión del Tiempo


• Si preguntamos a cualquier trabajador de
empresa, si emplea adecuadamente su tiempo de
trabajo, seguramente nos diría que la mayoría
del tiempo sí lo emplea adecuadamente.
• Otra cuestión es “cómo se mide el empleo
adecuado del tiempo”, ya que es muy
complicado conocerlo. Entre otros aspectos por
que el tiempo de cada trabajador deberá ser
interpretado con los objetivos de la empresa y de
su grupo de trabajo y/o proyecto.
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Introducción a la Gestión del Tiempo


• Gestionar el tiempo consiste en primer lugar, en ser
consciente de que se puede organizar mucho mejor
el uso del tiempo.
• En general basta con aplicar:
▫ Objetivos
▫ Lista de tareas
▫ Sentido común
• Es evidente que no todos los trabajos tienen las
mismas características y que la aplicación de
algunas medidas debe adaptase (Ej.: personal de
urgencias de un hospital vs. Controlador aéreo)
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Ventajas que aporta una buena gestión


del tiempo
• Mayor control sobre el trabajo
• Mejora de la productividad
• Mejora de la calidad de vida
• Mejora en la calidad del trabajo
• Mejor ambiente de trabajo
• Optimización de recursos
• Aumento de la eficacia y eficiencia
• Destreza en el establecimiento de prioridades

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Debate sobre la siguiente frase

Si buscas resultados
distintos, no hagas
siempre lo mismo

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


Stephen R. Covey
• Ser proactivo
• Empiece con un fin en mente
• Establezca primero lo primero
• Pensar en ganar/ganar
• Procure primero comprender y luego ser
comprendido
• La sinergia
• Afile la sierra

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


1. Ser proactivo
• Este hábito de efectividad representa la posibilidad de asumir nuevos desafíos en un
ambiente de libertad individual y responsabilidad social de la persona humana. Este
es el hábito de la conciencia y conducta de responsabilidad, el que resulta
determinante en cada persona para comprender sus realizaciones y frustraciones, sus
retos y sus respuestas, sus ambiciones y sus logros.
• Es muy importante entender que entre los estímulos, procedentes del ambiente
externo e interno, y las respuestas, manifestadas en conductas observables o no,
existe la libertad interior de decidir. Esta es evidentemente una postura no
determinista, tal como el propio Viktor E. Frankl la señalara al considerarla la última
de las libertades humanas. Al hombre se le puede despojar de todo salvo la de elegir
sus valores de actitud frente a las circunstancias de su propia vida. Una lección
magistral de libertad interior de elegir la dio el propio Frankl a raíz de su dolorosa
experiencia durante sus años de confinamiento (1942 - 1945) en cuatro campos de
concentración nazi. Su extraordinario libro: Un psicólogo en un campo de
concentración (1946), publicado después con el título de: El hombre en busca de
sentido, siempre perdurará como uno de los más valiosos legados de valor y
esperanza humanas en las condiciones más difíciles de soportar para un ser humano.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


1. Ser proactivo
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que constituye el hábito
de la responsabilidad, son los siguientes:
▫ Valore positivamente la proactividad porque su práctica cotidiana
le significará también mayor libertad personal.
▫ Sienta, piense y actúe reconociendo que su familia es su
responsabilidad más importante.
▫ Acepte nuevos retos que lo desafíen a cuestionar y romper su
precaria seguridad para desarrollarse cada vez más.
▫ Supere con decisión y valor las barreras internas y externas que le
impiden actuar en forma proactiva.
▫ Anticípese al futuro diseñando con creatividad y oportunidad
acciones preventivas.
▫ Actúe con suma responsabilidad en su trabajo como un camino
inteligente para progresar.
▫ Reafirme día a día la responsabilidad que tiene sobre su propia
vida
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


2. Empiece con un fin en mente
• Este hábito de efectividad refleja el liderazgo personal y satisface
plenamente la necesidad de encontrar un sentido a la propia existencia.
Este es el hábito de la primera creación o creación mental, el que resulta
esencial en cada persona para comprender el cumplimiento de su misión
existencial.
• Las observaciones y estudios realizados acerca de la visión de futuro revelan
que esta es en verdad extraordinaria y, tal como lo considera Stephen R.
Covey, el poder de una visión de futuro es increíble. La literatura mundial
abunda en casos que demuestran la manera en que la visión de futuro
posibilita el cumplimiento de los propios objetivos. Viktor E. Frankl lo
demostró personalmente, así como en los casos de aquellos otros individuos
enfrentados a situaciones límites en los campos de concentración nazi.
Benjamin Singer también comprobó el caso de niños escolares que tenían
una imagen de roles centrados en el futuro y su influencia para su
desarrollo. Andrew Campbell y Laura L. Nash estudiaron la influencia del
sentido de misión para el caso de las organizaciones y equipos. Por último,
Fred Polak estudió, para el caso de las civilizaciones, la influencia de la
visión colectiva de futuro.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


2. Empiece con un fin en mente
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que es el hábito
del liderazgo personal, son los siguientes:
▫ Decida y actúe iluminándose con su propia visión de futuro.
▫ Dirija su vida previendo su derrotero futuro.
▫ Contraste sus decisiones y acciones con su misión personal
y realice los ajustes que correspondan.
▫ Acepte que su vida tiene un sentido . . . pero reconozca
también que es usted quien tiene que descubrirlo.
▫ Identifique los principios y valores que orientan su propia
vida.
▫ Determine el sentido de su vida y comprométase con el
mismo.
▫ Lidere su vida trazando el rumbo que recorrerá hoy y
mañana.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


3. Establezca primero lo primero
• Este hábito de efectividad interpreta la idea de la administración personal, y su
aplicación inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre
lo importante y lo urgente para ser más efectivas. Este es el hábito de la segunda
creación o creación física, el que resulta básico para comprender la calidad de las
decisiones y acciones en el día a día.
• Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la administración
del tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a la
anterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por la
segunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en la
administración del tiempo. Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentra
su sustento en la matriz de administración personal, en la que cada actividad puede
ser clasificada según dos criterios: 1) Urgencia, aquellas actividades que requieren
una acción inmediata; y 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con
los resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes
cuadrantes: 1) Urgente e importante: Administración por crisis; 2) No urgente e
importante: Administración proactiva; 3) Urgente y no importante: Administración
reactiva; y 4) No urgente y no importante: Administración inefectiva. Resulta obvio
que es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


3. Establezca primero lo primero
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la
administración personal, son los siguientes:
▫ Defina en forma prioritaria los objetivos y metas que deberá
alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
▫ Decida sobre aquello que no es urgente pero sí importante en su
vida . . . y determine actuar en consecuencia.
▫ Precise sus roles y objetivos, esfuércese por cumplirlos . . . y
renuévelos.
▫ Establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente
interdependiente.
▫ Efectivice sus resultados definiendo previamente la jerarquía de
sus obligaciones.
▫ Trabaje y comprométase diariamente sobre su victoria privada.
▫ Practique a diario el uso de su planificador (agenda) para marcar
día a día la diferencia.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


4. Pensar en ganar/ganar
• Este hábito de efectividad ejemplifica el beneficio mutuo y ayuda poderosamente a
encontrar el equilibrio en las relaciones humanas con un sentido de bien común y
equidad. Este es el hábito que posibilita el logro de satisfacciones compartidas entre
todas aquellas personas que participan en un proceso de negociación.
• Este hábito comprende el estudio de seis paradigmas de interacción humana: 1)
ganar / ganar; 2) gano / pierdes; 3) pierdo / ganas; 4) pierdo / pierdes; 5) Gano; y 6)
ganar / ganar o no hay trato. Cada uno de estos paradigmas es un modelo de
relaciones humanas que conlleva determinados objetivos y logros; sin embargo, el
primer modelo de los nombrados en una realidad interdependiente es el único viable.
Este primer modelo representa beneficios mutuamente satisfactorios, además de que
supone aprendizaje recíproco e influencia mutua. La historia de los conflictos en
todos los ámbitos psicológicos y sociales refleja la ausencia de esta comprensión,
primero, y la práctica desafortunada de las negociaciones, después. Los procesos de
negociación colectiva llevados en forma periódica entre representaciones
empresariales y sindicales reflejan, en la mayoría de las realidades empresariales
latinoamericanas, un modelo basado en el paradigma gano / pierdes, el mismo que a
la postre se convierte en un paradigma pierdo / pierdes.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


4. Pensar en ganar/ganar
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito del
beneficio mutuo, son los siguientes:
▫ Piense que si trata al otro como a usted mismo le gustaría
ser tratado, estaría sembrando la semilla del ganar / ganar.
▫ Acepte el hecho de que tanto usted como los demás pueden
y deben resultar beneficiados en una negociación.
▫ Negocie actuando con integridad, madurez y mentalidad de
abundancia.
▫ Decida aquello que favorezca el bien común y la equidad.
▫ Actúe pensando en que todos deben beneficiarse.
▫ Cultive una filosofía de vida ganar / ganar en la vida
familiar, laboral y social.
▫ Estimule la inteligencia del equipo de trabajo aportando
una filosofía y conducta sustentada en ganar / ganar.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


5. Procure primero comprender y luego ser comprendido
• Este hábito de efectividad describe la comunicación efectiva y conviene
aplicarlo a los efectos de desarrollar los beneficios de la inteligencia
emocional y obtener un clima social de respeto y convivencia armoniosa.
Este es el hábito que sustenta la necesidad de comprender con empatía al
otro para después ser comprendido y poder edificar relaciones
interpersonales más constructivas.
• Destaca muy especialmente en este hábito la importancia de la escucha
empática en el proceso de la comunicación humana. Si bien todos los
hábitos de la efectividad se encuentran muy relacionados con la inteligencia
emocional, este hábito lo está en un grado mayor por sus propias
connotaciones emocionales. Se ha comprobado a través de diversos
estudios que la escucha activa resulta para el supervisor una aptitud crítica
para obtener el éxito en su gestión. Esta escucha es con la intención sincera
de comprender profunda y realmente a la otra persona. Puede recordarse
aquí que la antigua filosofía griega reconoce el ethos, fundamento del
carácter e integridad; el pathos, base de la empatía y el sentimiento; y el
logos, sustento de la lógica y la razón.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


5. Procure primero comprender y luego ser comprendido
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la comunicación
empática, son los siguientes:
▫ Aprenda mentalmente a ponerse en los zapatos del otro para empezar a
comprenderlo.
▫ Pregúntese si la calidad de su comunicación con las personas aporta el
respeto necesario y posibilita una convivencia armoniosa.
▫ Reconozca que para comprender al otro deberá aprender a escucharlo . .
. con la mente abierta.
▫ Entienda al otro para comunicarse, primero, y encontrar juntos una
solución efectiva, después.
▫ Compórtese con la necesaria firmeza y seguridad frente a los demás para
ser escuchado.
▫ Realice depósitos constantes y positivos en la cuenta bancaria emocional
de los demás.
▫ Aprenda a establecer una comunicación empática escuchando y
dejándose escuchar.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


6. La sinergia
• Este hábito de efectividad implica la interdependencia y es el producto social de
individuos, familias, equipos de trabajo y organizaciones bien integradas,
productivas y creativas. Este es el hábito que fundamenta los logros sinérgicos
del trabajo en equipo, vale decir de aquellos equipos en los que el resultado del
colectivo es mayor que la simple suma de sus integrantes. También podría
afirmarse que el cociente intelectual del equipo es mayor que el promedio del
cociente intelectual de aquellos que participan en su composición.
• La sinergia es un producto resultante de la calidad de las relaciones internas y
externas de calidad singular. Así, la sinergia intrapersonal es consecuencia de la
práctica de los tres primeros hábitos que propician la victoria privada o maestría
personal; en tanto que la sinergia interpersonal es el resultado de la práctica de
los tres segundos hábitos que generan la victoria pública o maestría
interpersonal. Otra manera de enfocar la sinergia interpersonal es considerarla
como un producto de la mentalidad de abundancia, la cuenta bancaria
emocional y el esfuerzo por procurar primero comprender. Un ejemplo notable
de sinergia son los círculos de calidad comprometidos, productivos y creativos.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


6. La sinergia
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la
interdependencia, son los siguientes:
▫ Sinergice actuando con proactividad, competitividad y creatividad en su
equipo de trabajo.
▫ Seleccione la tercera idea superior en los grupos humanos en los que
participe.
▫ Alcance nuevos logros y propicie la innovación en su propia familia.
▫ Supérese a sí mismo para desarrollar cada una de las dimensiones de su
personalidad y lograr una mayor sinergia interna.
▫ Actúe proactivamente para ayudar a la formación de un equipo de
trabajo bien integrado y productivo.
▫ Acepte la diversidad como una fortaleza del equipo de trabajo que se
necesita explotar con inteligencia, creatividad y sensibilidad.
▫ Intégrese a un equipo de trabajo sumando y multiplicando esfuerzos
para alcanzar los objetivos del grupo en forma sinérgica.
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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


7. Afile la sierra
• Este hábito de efectividad interpreta la mejora continua y ofrece un
horizonte de superación personal en todas y cada una de las áreas de
nuestra personalidad. Este es el hábito que permite entender el
mejoramiento personal en las dimensiones física, mental, socio-emocional y
espiritual.
• Stephen R. Covey denomina a este hábito afilar la sierra por aquella historia
que relata acerca de un leñador que se encuentra en pleno bosque tratando
con mucho afán de derribar árboles con su hacha. Sin embargo, no le pasa
por sus mientes que su hacha también requiere ser afilada cada cierto
tiempo para que recupere su filo y pueda seguir brindando un buen servicio.
Pues eso es precisamente lo que acontece con las personas cuando no son
capaces de hacer un alto en el camino de su vida para recuperar nuevas
energías con el descanso reparador, la lectura de estudio, la ayuda solidaria
al prójimo o la meditación. Las personas requerimos renovación en todas y
cada una las dimensiones de nuestra personalidad: física, mental, socio-
emocional y espiritual. En cualquier caso, la falta de una apropiada
renovación en estas dimensiones puede tener un elevado muy costo para las
personas.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva


7. Afile la sierra
• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la mejora
continua, son los siguientes:
▫ Descanse plácidamente las horas que necesita para reponer sus
energías físicas y mentales.
▫ Lea, estudie y reflexione . . . todavía sigue siendo una de las
maneras más inteligentes de informarse, educarse y cultivarse.
▫ Mejore todo lo que realiza, siempre existirá la posibilidad de
mejorar.
▫ Aliméntese en forma nutritiva y sana para estar siempre en buena
forma.
▫ Desarrolle su carácter expresando en su conducta principios y
valores positivos.
▫ Ofrézcase a sí mismo la posibilidad de renovarse en todos las
dimensiones de su personalidad.
▫ Cultive una vocación de servicio sirviendo a los demás con amor.

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Curso de Gestión del Tiempo

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La RAE y el tiempo
• Sin duda la palabra “tiempo” es una de las que más acepciones
tiene en el diccionario, según la RAE son:
▫ 1. m. Duración de las cosas sujetas a mudanza.
▫ 2. m. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los
sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Su
unidad en el Sistema Internacional es el segundo.
▫ 3. m. Parte de esta secuencia.
▫ 4. m. Época durante la cual vive alguien o sucede algo. En tiempo
de Trajano. En tiempo del descubrimiento de América.
▫ 5. m. estación (‖ del año).
▫ 6. m. edad (‖ tiempo vivido).
▫ 7. m. edad (‖ de una cosa).
▫ 8. m. Oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo. A su
tiempo. Ahora no es tiempo.

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La RAE y el tiempo
▫ 9. m. Lugar, proporción o espacio libre de otros negocios. No tengo
tiempo.
▫ 10. m. Largo espacio de tiempo. Tiempo ha que no nos vemos.
▫ 11. m. Cada uno de los actos sucesivos en que se divide la ejecución de
algo; como ciertos ejercicios militares, las composiciones musicales, etc.
▫ 12. m. Estado atmosférico. Hace buen tiempo.
▫ 13. m. Esgr. Golpe que a pie firme ejecuta el tirador para llegar a tocar al
adversario.
▫ 14. m. Gram. Cada una de las divisiones de la conjugación
correspondientes al instante o al período en que se ejecuta o sucede lo
significado por el verbo.
▫ 15. m. Mar. Tempestad duradera en el mar. Correr un tiempo. Aguantar
un tiempo.
▫ 16. m. Mec. Fase de un motor de explosión o combustión interna.
▫ 17. m. Mús. Cada una de las partes de igual duración en que se divide el
compás.

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Y si la juntamos con otra palabra


• ~ inmemorial.
▫ 1. m. Der. tiempo antiguo no fijado por documentos fehacientes, ni por los testigos más
ancianos.
• ~ muerto.
▫ 1. m. En algunos deportes, suspensión temporal del juego solicitada por un entrenador
cuando su equipo está en posesión del balón, o el juego se halla detenido por cualquier causa.
▫ 2. m. Lapso que transcurre entre un estímulo y su respuesta.
▫ 3. m. Tecnol. Intervalo de tiempo en que el funcionamiento de un sistema no es eficaz.
▫ 4. m. Cuba. Período de inactividad en la industria azucarera.
• ~ perdido.
▫ 1. m. El que transcurre sin hacer nada provechoso o sin obtener ningún adelanto en la cosa de
que se trata.
• a ~.
▫ 1. loc. adv. En el momento oportuno, cuando todavía no es tarde.
• a ~s.
▫ 1. loc. adv. a veces.
▫ 2. loc. adv. de cuando en cuando.

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Y si la juntamos con otra palabra


• dar ~.
▫ 1. loc. verb. No apremiar a alguien.
▫ 2. loc. verb. No apresurar algo.
▫ 3. loc. verb. Disponer de tiempo suficiente. Lo haré si me da tiempo.
• dar ~ al ~.
▫ 1. loc. verb. coloq. Esperar la oportunidad o coyuntura para algo.
▫ 2. loc. verb. coloq. Adoptar condescendencia con alguien, atendiendo a las
circunstancias.
• ganar ~.
▫ 1. loc. verb. coloq. Darse prisa, no perder momento.
▫ 2. loc. verb. coloq. Hacer de modo que el tiempo que transcurra aproveche al
intento de acelerar o retardar algún suceso o la ejecución de algo.
• perder alguien el ~, o ~.
▫ 1. locs. verbs. No aprovecharse de él, o dejar de ejecutar en él lo que podía o debía.
▫ 2. locs. verbs. Trabajar en vano.

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Refranes y dichos populares sobre el


tiempo
• Al que madruga, Dios le ayuda.
• Cada cosa a su tiempo.
• Más vale tarde que nunca.
• No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy.
• No por mucho madrugar se amanece más
temprano.
• Tiempo ido, tiempo perdido.
• Tiempo ni hora no se ata con soga.
• Vísteme despacio que tengo prisa.
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Ejemplos sobre la importancia que


damos al tiempo en nuestro entorno
• Algunas frases:
▫ El tiempo es oro
▫ En tiempo real
▫ Hay que ganar tiempo
▫ No tengo tiempo
▫ El tiempo vuela
• Algunas máquinas:
▫ Los “malditos” relojes
▫ La máquina del tiempo (ficción)
• Algunas acciones:
▫ El trabajo se cobra por unidades de tiempo
▫ En algunos contratos “no llegar a tiempo” está penalizado.
▫ Formación sobre gestión del tiempo
▫ Comer en un restaurante de comida rápida o comidas precocinadas.
▫ Trenes de alta velocidad.

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Algunas características del tiempo


• Medible
• Lineal
• Limitado
• Su importancia depende de la cultura
• Irremplazable
• No almacenable
• No recuperable
• Es el mismo para todos

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Algunas características del tiempo


Medible
• Que el tiempo es medible es muy evidente, ya
que los relojes inundan el mundo. Los tenemos
para fichar, en el coche, en el ordenador, para
despertarnos, …
• Otra forma de ver que el tiempo es medible lo
tenemos en que la mayoría de los trabajos se
miden (y facturan) en horas (fontaneros, talleres
mecánicos, formadores, … los convenios
colectivos se miden en horas)
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Algunas características del tiempo


Lineal
• Es lineal sin posibilidad de vuelta atrás.
• Es totalmente secuencial.
• Aunque en muchas películas hemos visto
máquinas del tiempo, en la actualidad no
existen.

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Algunas características del tiempo


Limitado
• La cantidad de tiempo de la que dispones es
limitada.
• Disponemos de 24 horas al día.
• Para un proyecto tenemos u número de horas
determinado.

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Algunas características del tiempo


Su importancia depende de la cultura
• No en todas las culturas viven tan rápido como
en la nuestra.
• El ritmo de vida es diferente incluso dentro de
un mismo país.
• Lo que en algunos lugares se considera una
pérdida de tiempo, en otros no.

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Algunas características del tiempo


Irremplazable
• Nada puede reemplazar el tiempo mal utilizado,
ni por otro tiempo, ni por otro elemento, por ello
es vital no dilapidar el tiempo del que
disponemos.

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Algunas características del tiempo


No almacenable
• No podemos almacenar el tiempo para volverlo a
utilizar con posterioridad.
• El tiempo perdido lo será para siempre.
• Si una habitación de hotel o una cama
hospitalaria no se ha utilizado hoy se pierde.

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Algunas características del tiempo


No recuperable
• El tiempo “que perdí” ayer no lo puedo
recuperar hoy.
• Un mal uso del tiempo hará incluso que el
tiempo venidero sea más complicado.

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Algunas características del tiempo


Es el mismo para todos
• El tiempo es uno de los elementos de la vida que
más nos iguala.
• No se puede comprar el tiempo de otra persona.
• También hemos de comentar que aunque todos
disponemos de 24 horas al día, el “precio de
mercado de una hora” de personas diferentes es
distinto.

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Algunas cuestiones para la reflexión


• Los convenios colectivos hablan de xx horas
trabajadas al año, aunque realmente hablan de
horas de presencia.
• Trabajar muchas horas no significa ni ser eficaz,
ni eficiente.
• Una adecuada planificación (de la organización y
personal) ayuda a mejorar la gestión del tiempo.
• La ecuación tiempo=dinero es una ayuda a la
motivación en la mejora de la gestión del
tiempo.
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Más cuestiones para la reflexión


• ¿Podemos decir que el tiempo se pierde?
• Si una persona tiene de convenio 1.800 horas de
trabajo, ¿el coste horario sería el resultado de
dividir el coste anual del trabajador entre 1.800
horas?
• ¿Qué tiene que ver con la gestión del tiempo el
que una persona falte por enfermedad al trabajo
y nadie sepa realizar el trabajo?

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Caso práctico
• Escriba durante 5 minutos un esquema de
planificación de sus tareas a corto plazo,
indicando una escala de prioridades.
• Pase al Post-it que se le entregará el esquema
resumido de su planificación.
• Realizar una puesta en común con los resultados
recogidos.

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Mapa visual de la gestión del tiempo

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Curso de Gestión del Tiempo

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Leyes de Parkinson
1. “El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que
se dispone para su realización”.
2. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los
ingresos”
3. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la
agenda es inversamente proporcional a su
importancia.

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Leyes de Carlson
1. “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y
consume más tiempo que si se realiza de
manera continua”.
2. Programar y realizar una tarea larga supone
dificultades muy superiores a las que plantea
una corta”.

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Ley de Illic
• “Después de un cierto número de horas, la
productividad del tiempo invertido decrece
primero y se hace negativa después”.

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El principio de Pareto aplicado al


tiempo
• Vilfredo Pareto, economista italiano, realizó un
estudio sobre la riqueza y la pobreza. Descubrió que el 20%
de las personas controlaba el 80% de la riqueza en Italia.
Pareto observó muchas otras distribuciones similares en su
estudio.
• A principios de los años 50, el Dr. Joseph Juran
descubrió la evidencia para la regla de “80/20” en una
gran variedad de situaciones.
• En particular, el fenómeno parecía existir sin excepción en
problemas relacionados con la calidad.
• Una expresión común de la regla 80/20 es que “el 80% de
nuestro negocio proviene del 20% de nuestros clientes”.
• Por tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los
“pocos vitales” de los “muchos triviales”.

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El principio de Pareto aplicado al


tiempo
Tiempo Resultados
20 %

80 %

80 %

20 %
En el 20% del tiempo realizamos el 80% del trabajo
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Mini Debates
• Exprese algunos casos que conozca donde sea
evidente que se cumple lo que indica el principio
de Pareto.
• Indicar algunas situaciones que conozca en la
que se cumplan las leyes de Parkinson.
• Realice los mismo con las leyes de Carlson.
• E igual con la de Illic.

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Jim Still publico un artículo con sus 12


leyes del tiempo
• Tener metas • Delegar
No puedes utilizar su tiempo con A la persona más adecuada para la
eficacia si no sabes que es lo que tarea
quieres • Trucos de eficacia
• Analizar como utilizas tu tiempo Siempre puedes mejorar tu flujo de
Siempre te ayuda saber a que te trabajo
dedicas. ¿Realmente estas trabajando • Saber decir NO
en los temas importantes? Verifica cada pedido con tu lista de
• Mantener una lista de tareas prioridades y metas
Y mantiene su cabeza vacía • Enfocar
• Priorizar su lista de tareas Si trabajas concentrado consigues más
Para enfocar en las tareas más • Mantiene las pilas cargadas
importantes Meditación, deporte y comida sana
• Controlar procastrinación incrementan su eficacia
Elimina distracciones de su entorno y • Cuídate
empieza con la tarea más difícil No siempre puedes estar trabajando.
• Organización Tu tiempo libre es muy importante
Una mesa limpia te ayuda enfocarte para tu trabajo.
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Fuente: The 10 Natural Laws of Successful Time & Life Management Hyrum W. Smith

10 leyes para administrar el tiempo y


la vida
• Ley 1: Usted controla su vida controlando su tiempo.
• Controlar su tiempo significa controlar los acontecimientos de su vida. Nuestra carencia del control se
puede también unir a una carencia de la autoestima.
• Ley 2: Sus valores que gobiernan son la fundación del cumplimiento personal.
Hacerse preguntas como: ¿cuáles son las prioridades más altas de mi vida? Y de estas prioridades ¿Cuáles
son las más valiosas? El proceso de identificar nuestros valores personales es la base para darle la
prioridad a esas cosas que son las más importantes para nosotros.
• Ley 3: Cuando sus actividades diarias reflejan sus valores que gobiernan, usted
experimenta paz interna.
Introducir la pirámide de la productividad para demostrar los cuatro pasos principales que nos conducen
a identificar nuestros valores como la base para lograr la consecución de las tareas diarias. Haciendo esto
establecemos nuestras propias prioridades personales. La creación de la pirámide se identifica como los
valores que gobiernan, seguidos por el nivel siguiente, metas a largo plazo. Encima de metas a largo plazo
están las metas intermedias y por último las tareas diarias.
• Ley 4: Para alcanzar cualquier meta significativa, usted debe salir de su zona de la
comodidad.
Hasta que usted está dispuesto a salir de su zona de la comodidad y a tomar riesgos, el crecimiento y la
mejora no vendrán. Los esfuerzos son necesarios para fijar y alcanzar metas.
• Ley 5: Planeación diaria para afianzar la consecución de las metas.
Una vez al día se recomienda realizar un plan en el cual se describirán las actividades diarias para el logro
efectivo de los objetivos próximos.

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Fuente: The 10 Natural Laws of Successful Time & Life Management Hyrum W. Smith

10 leyes para administrar el tiempo y


la vida
•Ley 5: Planeación diaria para afianzar la consecución de las metas.
Una vez al día se recomienda realizar un plan en el cual se describirán las actividades diarias para el logro
efectivo de los objetivos próximos.
•Ley 6: Su comportamiento es una reflexión de lo que usted cree verdadero.
La ventana de la creencia es la opinión del mundo y es una reflexión de nuestros valores. Nuestra creencia
afecta directamente al elemento de las reglas. Los patrones del comportamiento reflejan cuales son
nuestras ventanas de creencias.
•Ley 7: Usted satisface necesidades cuando su creencia está en línea con realidad.
El cambiar es una tarea difícil de realizar. Si las necesidades no se están resolviendo es necesario
identificar los patrones del comportamiento que no están produciendo los resultados deseados. Una vez
que se identifique el comportamiento, la creencia posible que conduce ese comportamiento puede
entonces ser detectada. Identificando creencia alternativa podemos producir resultados posibles y
predecir la satisfacción de nuestras necesidades.
•Ley 8: Los comportamientos negativos son superados cambiando la creencia incorrecta.
Algunos de nosotros somos productos del ambiente negativo. La superación de principios incorrectos
conduce al comportamiento cambiante.
•Ley 9: Su autoestima debe venir en última instancia de su interior.
Identifique su papel en la vida. Una autoestima sana conducirá a la mayor motivación para cambiar de
dentro.
•Ley 10: Dé más y usted tendrá más.
Compartir lo que tenemos y predicar la mentalidad de la abundancia es el factor del cambio.

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Fuente: www.josemacosta.com/decalogo.htm

Decálogo de uso del tiempo de José Mª


Acosta
1. DECIDE A DÓNDE QUIERES LLEGAR, es decir, tus
objetivos.
2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí.
3. ASIGNA A CADA UNA SÓLO EL TIEMPO JUSTO.
4. COMIENZA POR LO MÁS IMPORTANTE.
5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que te surja algo más
importante.
6. HAZLO YA; no lo dejes para luego.
7. CONCÉNTRATE EN UN SOLO ASUNTO.
8. ACABA LO QUE COMIENCES.
9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO.
10. TOMA TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate,
disfruta, vive.
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Mitos destructores del tiempo eficaz

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Mitos destructores del tiempo eficaz

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Mitos destructores del tiempo eficaz

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Curso de Gestión del Tiempo

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La importancia del tiempo y los


aspectos culturales
• En la Sociedad en la que nos ha tocado (o hemos
querido) vivir, el tiempo es primordial, estamos
en la sociedad de las prisas, la comida rápida, el
estrés, pero eso no sucede en otras culturas, ni
tan siquiera dentro de nuestro país de la misma
manera en las diferentes zonas.

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-


mos el tiempo y si lo hacemos bien
Nº Pregunta Siempre A Nunca
veces
1 ¿Desarrollas las actividades en el tiempo previsto?
2 ¿Realizas trabajos que no te corresponden por que
crees que la persona que las tiene que realizar las
va a hacer mal?
3 ¿Documentas por escrito todas tus actividades?
4 ¿Realizas primero las actividades que más te
satisfacen?
5 ¿Todas las actividades que realizan se
corresponden con alguno de los objetivos de la
organización o personales?
6 ¿Crees que el uso de tu correo electrónico es
eficiente?

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-


mos el tiempo y si lo hacemos bien
Nº Pregunta Siempre A Nunca
veces
7 ¿Tu sitio de trabajo está ordenado y permite un
fácil acceso a los datos que necesitas?
8 ¿Cuándo acudes a una cita o reunión eres puntual?
9 ¿Cuándo te surge una idea, la anotas en algún
lugar?
10 ¿Comunicas a las personas de tu organización
aquellas tareas que has realizado que pueden
afectarles?
11 ¿Cuándo un compañero se acerca a tu sitio de
trabajo y te pregunta ¿Tienes un minuto?
Respondes siempre que sí?
12 ¿Planificas con detalle tu agenda diaria?

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-


mos el tiempo y si lo hacemos bien
Nº Pregunta Siempre A Nunca
veces
13 ¿En los informes dedicas más tiempo a la imagen
que al contenido?
14 ¿Dejas para mañana lo que puedes hacer hoy?
15 ¿Tienes una idea aproximada de tu planificación a
tres meses vista?
16 ¿Navegas eficazmente por Internet?
17 ¿Tenéis plan de contingencias en vuestra empresa
para resolver las bajas laborales?
18 ¿El trabajo está bien repartido entre los miembros
del equipo?

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-


mos el tiempo y si lo hacemos bien
Nº Pregunta Siempre A Nunca
veces
19 ¿Manejas con soltura las aplicaciones informáticas
que usas cotidianamente en el trabajo?
20 ¿Se utiliza un sistema racional de almacenamiento
de documentación?
21 ¿Todos los miembros del equipo de trabajo saben
siempre lo que tienen que hacer?
22 ¿La empresa tiene acceso a las agendas de los
trabajadores?
23 ¿Las reuniones a las que asistes están bien
planificadas?
24 ¿Sabes a quién acudir en tu empresa ante
cualquier contingencia?

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-


mos el tiempo y si lo hacemos bien
Nº Pregunta Siempre A Nunca
veces
25 ¿Se aprovecha bien el tiempo de trabajo?
26 ¿Analizáis los procedimientos de la empresa para
ver si son susceptibles de mejora en el empleo del
tiempo?
27 ¿Hacéis una reunión de planificación semanal?
28 ¿El sistema de filtrado de llamadas en la empresa
es adecuado?
29 ¿En la empresa hay una lista de contactos única?
30 ¿Se ocupa alguien de la mejora de tiempos en la
empresa y/o departamento?

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-


mos el tiempo y si lo hacemos bien
• El cuestionario anterior debe servirnos de reflexión
sobre lo que conocemos en realidad del uso de nuestro
tiempo. Hay que dedicar parte de nuestro tiempo a
pensar.
• Se podría haber valorado cada pregunta y llegar a una
puntuación, pero el objetivo es abrir los ojos al respecto
de cómo usamos el tiempo del que disponemos.
• Un aspecto que no debemos olvidar es que el tiempo en
las organizaciones vale dinero y por ello hay que
racionalizar su consumo, todos vemos claro que apagar
una luz que no se utiliza, o utilizar un papel por las dos
caras es un ahorro. www.revistaformacion.com
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Lo primero, reconocer el problema


• Dicen que lo primero que hay que hacer para
superar una adicción es reconocerla, el resto
parte de este punto.
•A la hora de saber si utilizamos
inadecuadamente el tiempo, también debemos
reconocer, en general, que lo malgastamos, así
podremos ponernos en marcha para mejorar
nuestra gestión del tiempo.
• Conocer en qué y cómo resolver el problema
vendrán después.
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Hay que decir que sí se puede mejorar


el empleo del tiempo
• Todavía hay muchas personas que opinan que es
muy difícil mejorar el empleo del tiempo. Vamos
a exponer algunos casos sencillos donde esa
mejora es relativamente fácil:
▫ Una reunión mal planificada de 2 horas con 10 personas, podría
haberse resuelto en 1 hora con una buena planificación, ahorro 10
horas totales (podría descontarse el tiempo invertido en la
planificación)
▫ Un viaje en tren de dos horas, al que no te llevas trabajo, son 2
horas perdidas.
▫ Un espacio de trabajo mal organizado puede ocasionar miles de
pequeñas pérdidas del tiempo al año.
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Hay que decir que sí se puede mejorar


el empleo del tiempo
▫ Buscar un teléfono por no llevar un registro adecuado de los
mismo causa muchas pequeñas pérdidas constantemente.
▫ Repetir un trabajo realizado anteriormente por no encontrarlo
supone pérdida de tiempo.
▫ No conocer el funcionamiento de los buscadores de Internet,
causas centenares de pequeñas pérdida al mes.
▫ Una mala (o nula) formación de los trabajadores en tareas
informáticas cuesta decenas de horas perdidas al año
multiplicado por el número de trabajadores.
▫ Una mala planificación de un viaje, en los enlaces, ocasiona un
elevado número de horas perdidas.

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Fases de un proyecto de mejora del


uso del tiempo
• Reconocimiento
• Análisis de empleo del tiempo
• Conocer técnicas de gestión
• Medidas a tomar, elaboración de un plan
• Ejecución del plan
• Perfeccionamiento y mantenimiento del plan

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¿Sabemos en qué consumimos el


tiempo?
• Para un correcto uso del tiempo, hemos de saber
cómo lo utilizamos en la actualidad. Hay
herramientas que permiten analizarlo con
bastante fiabilidad.
• Para debemos ser lo más sinceros posibles, y
aplicar las herramientas en condiciones
“normales”.
• Recuerde que para corregir hay que conocer la
situación actual.
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10 ejemplos cotidianos
de mal uso del tiempo
1. Llegar tarde a una cita o a una reunión.
2. Realizar un viaje en tren sin llevar lectura o
trabajo para realizar.
3. Estar buscando un “papel” media hora en la
mesa del despacho.
4. Tener que repetir por errores un factura 5
veces.
5. Darle 10 vueltas a una oferta cuando ya estaba
suficientemente bien.
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10 ejemplos cotidianos
de mal uso del tiempo
6. Retrasar una tarea que hay que realizar en este
momento.
7. Realizar primero el trabajo que más nos gusta.
8. Soltarle un “marrón” a alguien, creyendo que
estamos delegando una tarea.
9. Tomar una decisión “importante” cansado o en
estado de ansiedad.
10. Contestar a todas las llamadas de teléfono
indiscriminadamente.
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Tabla de actividades realizadas en una


jornada de trabajo
• El método más utilizado consiste en aplicar durante
una jornada típica de trabajo una tabla que refleje
en qué hemos utilizado nuestro tiempo.
• Sería deseable que dicha tabla se realice durante
más de una jornada (una semana podría ser un
periodo de tiempo adecuado), y que su
cumplimentación sea lo más objetiva posible.
• A continuación se ofrece un modelo de tabla (dicho
modelo puede sufrir alguna modificación por la
características de trabajo de la persona)
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Tabla de registro de actividades


Hora Tarea Descripción Importancia Tiempo Tiempo % Causa Ideas de
De la tarea de la tarea Previsto Real desviación Desviación mejora

Totales…..
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Cómo rellenar la tabla de registro de


actividades
• Esta tabla se aplica sobe una jornada de trabajo,
si lo realiza durante una semana utilice una tabla
por día.
• Con respecto a la importancia de la tarea, una
escala podría ser:
▫ Importante Urgente Rutinaria Innecesaria
• Quizás sea pronto para rellenar la columna de
ideas de mejora, pero inténtelo.

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Análisis de la tabla de registro de


actividades
• Una vez obtenida una idea bastante real del uso de
nuestro tiempo, hemos de analizar si los resultados
obtenidos son indiciarios de una mala praxis en el
uso del tiempo.
• Dicho análisis será una de las piezas que nos
permitirá un desarrollo de nuestro plan de uso del
tiempo (no es la única pieza).
• Es importante que el análisis se realice de la manera
más objetiva posible, ya que no debemos olvidad el
objetivo principal, qué es conocer en qué invertimos
el tiempo, si es la manera mejor de invertirlo y cómo
podemos mejorar su uso.
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Algunas ideas para el análisis:


Tareas innecesarias
• Comencemos por las tareas innecesarias, cómo
su nombre indica no son necesarias y por lo
tanto o no las debemos realizar o debemos
delegarlas en otra persona.
• Hemos de averiguar cómo han llegado a formar
parte de nuestra agenda y conseguir erradicarlas
de la misma.
• Muchas de estas tareas se realizan “porque
siempre se ha hecho así”, razón que ni tan
siquiera es un argumento.
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Algunas ideas para el análisis:


Urgente vs. Importante
• Existe una gran confusión sobre las tareas
importantes y las urgentes, para ello vamos a
aclarar algunos puntos.
▫ Tarea urgente es: tareas que, por su naturaleza,
requieren de una atención inmediata.
▫ Tarea importante es: son aquellas que están
directamente ligadas a los objetivos a medio y
largo plazo. Son tareas que requieren especial
atención.

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Diagrama Importante-Urgente
Cualquier tarea que desempeñamos, la podemos encuadrar en el siguiente
gráfico que alberga actividades:
1. Importantes y urgentes (Ej.: Una licitación)
2. Importantes y no urgentes (Ej.: Diseño de un nuevo producto)
3. Urgentes y no importantes (Ej.: Cumplimiento de un vencimiento)
4. No urgentes y no importantes (Ej.: Archivo de documentación)

1 2 Importante

3 4 No Importante

Urgente No Urgente
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Diagrama Importante-Urgente
Zona 1: Urgente/Importante
• Algunas acciones que pueden entrar dentro de
esta zona son:
▫ Proyectos con fecha de vencimiento
▫ Crisis
▫ Problemas apremiantes
• Efectos que causa la abundancia de zona 1:
▫ Sensación continua de apagar incendios
▫ Estrés y agotamiento

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Diagrama Importante-Urgente
Zona 2: No urgente/Importante
• Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta
zona son:
▫ Planificaciones a medio y largo plazo
▫ Definición de líneas estratégicas
▫ Estudio permanente de oportunidades
▫ Prevención
▫ Mantenimient0s
• Efectos que causa la abundancia de zona 2:
▫ Elevada visión
▫ Reducido número de crisis
▫ Mayor calidad de vida
▫ Disciplina, equilibrio y autocontrol
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Diagrama Importante-Urgente
Zona 3: Urgente/No importante
• Algunas acciones que pueden entrar dentro de
esta zona son:
▫ Interrupciones por llamadas telefónicas
▫ Reuniones
• Efectos que causa la abundancia de zona 3:
▫ Exceso de atención a la reputación
▫ Sentimiento de exclusión del control
▫ Concentración en breves espacios de tiempo

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Diagrama Importante-Urgente
Zona 4: No urgente/No importante
• Algunas acciones que pueden entrar dentro de
esta zona son:
▫ Muchas llamadas telefónicas
▫ Descansos mal entendidos
▫ Pérdidas de tiempo
▫ Trivialidades
▫ Gran parte del correo postal/electrónico
• Efectos que causa la abundancia de zona 4:
▫ Irresponsabilidad
▫ Exceso de dependencia de los otros
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Caso práctico: Urgente-Importante


• Duración: 30 minutos en total
• Descripción: Durante 10 minutos cada uno de
los asistentes, creará una matriz Urgente-
Importante de las principales tareas de su
trabajo.
• Los siguientes 10 minutos se realizará una
puesta en común.
• Los siguientes 10 minutos se establecerá un
diálogo tendente a poner en común las ideas
sobre Importante y Urgente.
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Algunas ideas sobre tareas importantes


y urgentes
• Para poder saber el grado de interés de una tarea
ha tenido que ser analizada y categorizada.
• Hay que evitar que una tarea importante llegue a
ser urgente.
• Se debe delegar lo no importante y no urgente,
así como lo urgente y no importante. El resto o
no delegarlas o delegarlas parcialmente.

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Algunas ideas para el análisis:


Eficiencia vs. Eficacia
• También es fácil confundir las palabras eficiencia y eficacia.
▫ Eficacia: está relacionada con la consecución de objetivos. Se
han tomado las decisiones correctas. Tiene un enfoque proactivo.
▫ Eficiencia: tiene que ver con el uso adecuado de los recursos.
Tiene un enfoque reactivo.
• En general sólo si se ha sido eficaz, se puede llegar a ser eficiente
(aunque se da el caso). Piense que no hay nada inútil que se pueda
hacer eficazmente.
• Es claro que nuestros objetivos de gestión del tiempo han de
perseguir las dos, eficacia y eficiencia.
• Puede ocurrir que en función de nuestro trabajo prime más una que
otra, pero en general hay que ser eficaz siendo eficiente en
conseguirlo.
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Curso de Gestión del Tiempo

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Introducción a los ladrones del tiempo


• En cuantas ocasiones estamos realizando un
trabajo de “pensar” muy concentrados y con un
nivel de rendimiento muy elevado y se produce
una interrupción indeseada y casi siempre
innecesaria. Cuando retomamos las actividad ya
no conseguimos el nivel de productividad previo.
• Por ello debemos conseguir que nuestros
particulares “ladrones del tiempo” desaparezcan
o cuanto menos se reduzcan lo más posible.
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Ladrones del tiempo


• Aunque la literatura sobre el tema a veces
difiere, algunas características que definen un
ladrón del tiempo son:
▫ En general, evitable
▫ En la mayoría de los casos, innecesario
▫ Muchas interrupciones son fruto de la amabilidad
mal entendida.
▫ Hay quién no sabe decir NO.
▫ Muchos “ladrones” son producto de burocracia
interna mal entendida.

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Inconvenientes que ocasionan los


ladrones del tiempo
• Algunos efectos que pueden causar los ladrones
del tiempo son:
▫ Estrés y/o ansiedad
▫ Baja productividad
▫ Poco rendimiento del tiempo de trabajo
▫ Creación y establecimiento de malos hábitos
▫ Alimentar el estado permanente de “resolver
urgencias”
▫ Ocultar la incompetencia de terceros

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Caso práctico
• Realice una lista con 10 ladrones del tiempo (de
manera individual)
• Puesta en común de los 15 ladrones del tiempo
más votados por los asistentes.
• Cuestiones:
▫ ¿Cuál es ladrón que más tiempo le “roba”?
▫ ¿Cree Vd. Que algunos de esos ladrones son fáciles
de suprimir?

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Algunos de los ladrones del tiempo


más habituales
Ladrón del tiempo Problemas que ocasiona
Desorganización en la mesa
de trabajo
Falta de objetivos
Llamadas telefónicas
Visitas
Imprevistos
Falta de información
Ruidos
Pausa café
Impuntualidad
Reuniones
Perfeccionismo
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Algunos de los ladrones del tiempo


más habituales
Ladrón del tiempo Problemas que ocasiona
Trabajo excesivo
Falta de planificación
Falta de comunicación
Cansancio
Escasez de disciplina personal
Burocracia
No decir NO
El e-mail
NO delegar
Aplazar decisiones
Realizar un trabajo que no te
corresponde
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Tabla de análisis de los ladrones del


tiempo
Ladrón Descripción Posibles soluciones Importancia/
Frecuencia

Ladrón Ladrón del tiempo


Descripción Breve descripción del mismo
Posibles soluciones Ideas de cómo resolver dicho problema.
Importancia/Frecuencia Con qué frecuencia se produce y la gravedad de las consecuencias

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Curva de rendimiento durante la


ejecución de una tarea
10

5
Preparación Concentración Cansancio
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Curva de errores durante la ejecución


de una tarea
10

5
Preparación Concentración Cansancio
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Curva de rendimiento durante la ejecución


de una tarea con interrupciones
10

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Los comportamientos asertivos evitarán


muchos de los ladrones del tiempo
• Si habitualmente tuviéramos un
comportamiento asertivo en muchas ocasiones
reduciríamos las ocasiones en las que los
“ladrones del tiempo” nos ocasionan problemas.
• En ocasiones decir un No a tiempo ayuda a
mejorar la administración del tiempo.
• Evitar discusiones innecesarias por cuestiones
de opinión también.
• Los comportamientos asertivos mejoran el
trabajo en equipo.
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Minidebates
• ¿Se rinde igual con interrupciones constantes en
el trabajo?
• ¿Qué considera mejor un patio de operaciones o
despachos individuales?
• ¿Cuándo todos conocemos a un elemento de la
organización que pierde su tiempo y que se lo
hace perder a los demás, cómo debiéramos de
actuar?

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Curso de Gestión del Tiempo

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Los objetivos
• Llegados a este punto, hay que hablar largo y
tendido sobre los OBJETIVOS.
• El motivo es claro: ¿Cómo se en que tengo que
ocupar el tiempo, sino conozco qué es lo que
quiero conseguir?
• Realmente es el punto de partida de nuestro
proyecto de mejora el la aplicación de nuestro
tiempo, por ello vamos a dedicarle parte de este
curso.
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Tipos de objetivos que tenemos que


estudiar
• Los objetivos a los que estamos haciendo referencia son:
▫ Los marcados por las líneas estratégicas de la empresa.
▫ Los objetivos del departamento al que pertenecemos.
▫ Los objetivos personales que tenemos asignados, a corto, medio y largo
plazo.
▫ Las instrucciones de nuestros superiores en la organización.
• La unión de estos objetivos nos dará las pautas que debemos seguir
y que nos permitirán saber a qué debemos orientar nuestros
esfuerzos y por lo tanto mejorar la gestión de nuestro tiempo y el de
la organización.
• Por todo ello es vital que todos conozcamos los objetivos que nos
incuben de manera clara, precisa y preferentemente por escrito.

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Algunas ideas sobre los objetivos


• No todos los objetivos tienen la misma
importancia, ni para las organización, ni para los
distintos miembros de estas.
• Los objetivos deben ser realistas y adecuados al
fin perseguido.
• La formulación de los mismos debe ser clara y
precisa.

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Características relevantes que deben


poseer los objetivos
• Medibles
• Flexibles (dentro de un orden)
• Realistas
• Coherentes
• Motivadores
• Claros
• Y por supuesto, siempre deben estar por
escrito.

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La gestión de ideas
• En la sociedad actual, uno de los principales valores
añadidos de trabajadores y empresas son “las ideas”.
• En muchas ocasiones viendo empresas de la
competencia, visitando a clientes y/o proveedores
“se nos ocurre una idea”, pero por no tomar nota de
ella en la mayoría de los casos se queda en el olvido.
• Si adquirimos el hábito de llevar un bloc, pda o … y
las anotamos, cuando tengamos oportunidad
trabajaremos con ellas, y en ciertas ocasiones nos
servirán para nuevos proyectos.
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Base de datos de ideas


• Las empresas debieran contar con una base de
datos donde se recogieran las ideas de todos los
componentes de la misma.
• Dicha base de datos, no deberá se un pozo sin
fondo. Se creará un procedimiento para su
estudio, viabilidad, oportunidad, de tal modo
que se aproveche todo “el caudal pensador de la
organización”.
• Realizando ese pequeño ejercicio se consiguen
unas mejoras espectaculares.
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Tabla modelo de registro de ideas


Idea Descripción Estudio Acción a tomar

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La delegación
 Logramos más de lo que podemos hacer de manera individual por
medio de la delegación en tiempo y en otras personas.
 Si delegamos en el tiempo, pensamos en términos de eficiencia.
 Si delegamos en otras personas, pensamos en términos de efectividad.
 Delegar en otros con efectividad es tal vez la actividad que por sí sola
potencia más nuestra fuerza.
 Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas nos
permite dedicar nuestras energías a otras actividades importantes.
 La delegación significa desarrollo, tanto para los individuos como
para las organizaciones
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Las herramientas tecnológicas


• En la actualidad existen multitud de ayudas
tecnologías, que nos van a permitir ayudarnos a
mejorar en la gestión del tiempo y las ideas,
algunas de las cuales son:
▫ Agendas (Outlook y similares)
▫ Intranet de la empresa
▫ Herramientas de movilidad (teléfonos móviles,
Pdas, Blackberry, ordenadores portátiles, …)

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Internet y el tiempo
• En la actualidad Internet es una herramienta
vital en muchos de los puestos de trabajo
actuales.
• Dicho esto, también hemos de indicar que un
mal uso de Internet, ocasiona muchas horas de
trabajo perdido.
• Algunos errores comunes son:
▫ Mala realización de las búsquedas
▫ Navegación errática
▫ Uso indebido
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Características de las tareas en las que


se puede ahorrar tiempo
• Las innecesarias en primer lugar y con gran
distancia sobre las demás (estas directamente
hay que eliminarlas).
• Las que se dilatan innecesariamente en el
tiempo, ya que podrían ser realizadas en un
tiempo menor.
• Las de baja productividad.

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Ejemplos de Tareas en las que se


puede ahorrar tiempo
• Lecturas (en trenes, aviones, estaciones se puede
leer)
• Búsqueda de documentación (herramientas de
calidad):
▫ Soporte físico
▫ Soporte informáticos
▫ Internet
• Tomas de decisiones
• Reuniones
• Resolución de conflictos
• Viajes (en muchas ocasiones podrían eliminarse o
sustituirles por videoconferencias)
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Ejemplos de Tareas en las que se


puede ahorrar tiempo
• Gestión de llamadas telefónicas (Ej.: no
responder las innecesarias)
• Gestión del correo (electrónico/ordinario)
• Adecuado uso de las reuniones de trabajo, en la
mayoría de los casos bastaría con realizarlas sólo
si son necesarias.
• Aprender la mecánica de la toma de decisiones.
• Formación adecuada en las herramientas del
puesto de trabajo.
• Planificación adecuada a la empresa.
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La importancia de la motivación
• Si un trabajador no está motivado en su trabajo,
difícilmente podrá afrontar el duro reto de
mejorar su gestión del tiempo (o cualquier otro).
• Por ello, en primer lugar debemos mejorar su
motivación.
• La ausencia de motivación, sobre todo, la que
nace del interior es un síntoma tan preocupante,
que o se consigue superar o implica romper la
relación entre la empresa y el trabajador.
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Los peligros del perfeccionismo


• El perfeccionismo es uno de los grandes peligros
de la gestión del tiempo, sobre todo el
perfeccionismo mal entendido).
• Cuando una tarea está terminada, en la mayoría
de los casos, es mejor no volverla a retomar, ya
que un intento de perfeccionarla llevará
aparejado una inversión de tiempo con una
rentabilidad escasa o nula.
• Una cosa es “hacer las cosas bien” y otra
“obsesionarse con la perfección”.
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Los peligros de las inadecuada o


escasa formación
• La falta de formación ocasiona inadecuados usos
del tiempo, veamos algunos ejemplos:
▫ El mal uso de aplicaciones informáticas
▫ El mal uso de los procedimientos internos
• Otro peligro es la mala percepción de los
conocimientos que se tienen. En general
tenemos una percepción inadecuada de los
conocimientos que tenemos.
• La formación en gestión del tiempo, es necesaria
para mejorar la productividad.
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El camino critico y el tiempo


• Cuando se realizan las planificaciones de forma
ortodoxa, en cualquier proyecto encontramos “el
camino crítico”, que es el conjunto de tareas que
si se retrasasen harían que la fecha de
terminación del proyecto también se retrasase.
• Las tareas que forman el camino crítico han de
tener una vigilancia especial para evitar retrasos
en la terminación de proyecto.
• Los retrasos en la entrega de un proyecto, como
mínimo son un mal síntoma.
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Otro gran peligro para el tiempo, la


indecisión
• Tomar decisiones es una actividad que
desarrollamos a diario en muchas ocasiones.
• Si conocemos los objetivos que perseguimos y los
rudimentos básicos de la toma de decisiones
realizaremos dicha tarea más rápido y mejor.
• En ocasiones cuando tenemos que tomar una
decisión intentamos eludirla, lo que casi siempre
ocasionará una pérdida de tiempo considerable.
• La indecisión es la peor decisión que podemos
tomar.
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Recompensar la buena gestión del


tiempo, ayuda a conseguir el éxito
• Cuando observamos en nuestros colaboradores
acciones tendentes a mejora de la
administración del tiempo, debemos reforzar
estas actitudes.
• Ya que en caso contrario lo que conseguiremos
es desmotivar a la persona que ha tomado dicha
iniciativa.
• En general reconocer actitudes buenas en el
trabajo es una política que ayuda a mejorar el
clima laboral.
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Tiempo y estrés
• Trabajar con elevado nivel de estrés reduce
ostensiblemente la productividad, por ello
debemos evitarlo.
• Si estamos habitualmente en la zona de Urgente
e importante viviremos con estrés
constantemente, por ello debemos abandonar la
zona lo antes posible.

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El comportamiento asertivo ayuda a


mejorar la gestión del tiempo
• Comportarse de manera asertiva es una herramienta
eficaz en la mejora de la administración del tiempo.
• Veamos algunos ejemplos:
▫ Saber decir NO en el momento adecuado.
▫ Aceptar un NO de manera natural.
▫ Pensar que mi opinión no es mejor que la de la otra
persona.
▫ Mantener tus derechos respetando los de los demás.
▫ Haz que tu comunicación sea abierta, directa y franca.

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Los directivos deberán dar ejemplo


• Para conseguir que los trabajadores de una
empresa mejoren el empleo de su tiempo, es
evidente que las personas con subordinados
deberán ser los primeros en hacerlo para dar
ejemplo y enseñar a los demás.
• No basta con que sólo los “jefes” realicen
mejoras en la administración del tiempo,
deberán fomentar, enseñar, ayudar y corregir
esas tareas a las personas que dependen de ellos.
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Los directivos deberán dar ejemplo


• Algunos ejemplos que ayudarán a conseguir ese
objetivo son:
▫ Dar buen ejemplo a los demás.
▫ Reforzar positivamente los esfuerzos de los
subordinados.
▫ Mejorar la comunicación en el equipo.
▫ Realizar reuniones adecuadas.
▫ Llevar a cabo una buena delegación.
▫ Poner objetivos graduales y conseguibles.

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Mini Debates
• ¿Observa en su departamento comportamientos
que ayuden a la mejora de la gestión del tiempo?
• ¿Habla con sus superiores, compañeros y
subordinados al respecto?
• ¿Qué aportaciones realiza usted en este sentido?
• ¿Cree que su comportamiento es asertivo o no?

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Las reuniones y el tiempo


• En función del puesto de trabajo que tengamos,
las reuniones son importantes y ocupan buena
parte de nuestro tiempo (bien sean formales o
informales).
• El tiempo ocupado en las reuniones, antes,
durante y después de las mismas ha de ser
gestionado con total esmero.
• Hemos de recordar que sin en una reunión de
“pierde el tiempo” lo pierden todos los
asistentes.
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Las reuniones y el tiempo


• Si el coordinador de la reunión no gestiona bien
el proceso, hará que los asistentes a la misma
“pierdan su tiempo”.
• Cómo casi siempre la ausencia de objetivos hará
que todos perdamos el tiempo, y si paramos a
pensar un poco, veremos que muchas reuniones
no tienen objetivos o son poco claros.

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Preguntas básicas en una reunión


El objetivo ¿Para qué es la reunión?

El público ¿A quién está dirigida?

Contenido ¿De qué vamos a hablar?

Planificación ¿Qué guión vamos a seguir?

Entorno ¿Medios, sala de reuniones, ?


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Estructura de una reunión


Apertura
Acto formal
Siempre los objetivos presentes

Introducción

Seguimiento continuo
Impactante Captar la atención

Esquema
Breve Enumeración de puntos

Desarrollo
Ordenado 4/5 puntos clave

Conclusiones
Concreción Resumen de puntos
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Algunas ideas a considerar sobre las


reuniones. La apertura
• Los tres primeros minutos de la reunión suelen
ser vitales, por lo que hay que asignarle la
importancia adecuada en la preparación y en su
desarrollo.
• En esa fase al menos debemos conseguir:
▫ Captar la atención
▫ Crear un clima adecuado
▫ Conseguir credibilidad
▫ Ganarse el interés
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Frase para el debate


“Nunca se tiene una segunda
oportunidad para causar una
buena primera impresión”

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Algunas ideas a considerar sobre las


reuniones. Las conclusiones
• Algunas de las acciones a realizar en esta fase son:
▫ Resumen
 Puntos principales
 Repetir recomendaciones
 Iniciar fase de preguntas
▫ Volver a motivar
 Obtener el compromiso
 Ofrecerse como ayuda
 Explicar las acciones a emprender
▫ Agradecimientos
 Por la asistencia y participación
 Entregar documentación de apoyo
 Despedida cordial
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La toma de decisiones
 A veces una buena decisión, lleva a consecuencias inesperadas, de
ello no se puede deducir que haya sido una mala decisión.
 No todas las decisiones son de la misma importancia, aunque los
procesos de la toma de decisión son similares.
 Las decisiones las tomamos constantemente en nuestra vida
cotidiana, aunque en ocasiones ni somos conscientes de ellas,
algunas de estas decisiones son:
 Que calle coger para ir a …
 Que pedimos en el restaurante para comer.
 Que regalo hacemos en un cumpleaños.
 Que ropa nos ponemos para ir a trabajar.
 Qué le digo a “fulanito” cuando le vea, hace 4 años que no hablo con él.
 En la vida de la empresa también tomamos decisiones todo el
tiempo, y tampoco somos conscientes de ello. Algunas son:
 ¿Me pongo al teléfono?
 Llega un e-mail de “xxxxx”, ¿le leo ahora?
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La toma de decisiones
• Normalmente surge un problema o situación que
hay que resolver, ello nos llevará a tomar una
decisión.
• Para llegar a la decisión, habremos de considerar los
plazos de los que disponemos, que información
tenemos y cual necesitamos, que alternativas hay, …
• Una vez realizado el estudio de alternativas, hay que
elegir y poner en marcha la misma. Eso es la toma
de decisión.
• Todavía no hemos terminado habrá que ejecutar la
decisión y evaluar los resultados.
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La toma de decisiones
 Usar el lápiz y papel, junto a procedimientos
formales ayudan a:
 Simplificar y esclarecen el problema: permiten reducir
el ruido para mejorar la toma de la decisión.
 Reducen la ansiedad: ya que se persigue resolver la
situación, pero también cuanto antes.
 Superan limitaciones humanas: los métodos formales
mejoran las limitaciones humanas.
 Se puede aplicar métodos de análisis: ya existen
métodos para resolver problemas tipificados.
 Permiten orientar los juicios más correctamente:
evitan errores producidos por los prejuicios.
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Elementos que influyen en una


decisión
 Una decisión en la que sólo existe una alternativa, no
es una decisión.
 Algunos elementos que influyen en las tomas de
decisiones son:
 El tiempo disponible (veo caer un tiesto a tres metros
de mi cabeza)
 Los objetivos que tengo no se corresponde a la
solución ideal (daños a terceras personas, nivel de
riesgo, …)
 Se pueden usar atributos valorables, que permitan
valorar lo que nos acercamos a lo óptimo. En general
serán cuantitativos. Ejemplo: para valorar un
programa informático hay tablas de valoración.
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El proceso de la decisión
 Las fases en las que se desenvuelve el proceso son en general
las siguientes:
 Definición del problema: un vez detectado necesitamos recoger
información, elementos que intervienen, relación entre ellos, …
 Selección de criterios: establecer criterios, priorizar, si son o no
eliminatorios, …
 Búsqueda de alternativas: buscar las alternativas posibles que
cumplan los criterios anteriores.
 Análisis: valoración de las distintas alternativas en función de los
criterios cualitativos y cuantitativos.
 Decisión: la elección de la alternativa a llevar a cabo.
 Ejecución y seguimiento: puesta en marcha de la elección y
seguimiento de la misma.
 Algunas de las fases son difíciles de delimitar, y el orden de
algunas de ellas podrá sufrir pequeñas variaciones.
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Algunos consejos sobre la toma de


decisiones
• En la mayoría de las ocasiones hay que olvidarse
del corazón y usar la cabeza a la hora de tomar
una decisión.
• Nunca tome decisiones importantes cansado o
“con la cabeza en oro sitio”.
• Sistematice las decisiones repetitivas.
• Evite que las decisiones importantes se
conviertan en urgentes.

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Curso de Gestión del Tiempo

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Qué es un plan de gestión del tiempo y


para qué sirve
• Un plan de administración del tiempo es el
programa que mejor funciona para usted y para su
empresa. Crear un plan de administración del
tiempo incluye identificar las prioridades, fijar los
objetivos y clasificar esos objetivos y prioridades en
su programa.
• Un plan de administración del tiempo incluye
comprender cuál es el momento adecuado para
ocuparse de sus objetivos. Los jefes que administran
bien el tiempo también tienen planes a corto y a
largo plazo, elaboran programas realistas y se toman
momentos para recobrar fuerzas y de descanso.

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Necesidad de un plan global de gestión


del tiempo
• Crear un plan global de administración del tiempo le permite saber
cuáles son sus tareas principales y secundarias. Al crear un plan
global de administración del tiempo, puede determinar más
fácilmente qué áreas de su trabajo tiende a desatender y para cuáles
tiende a utilizar demasiado tiempo.
• Como un plan global de administración del tiempo requiere que
escriba sus objetivos y prioridades diaria, semanal e incluso
mensualmente, estará más capacitado para determinar cómo debe
programar cada día cuando deba lograr objetivos a largo plazo.
Tener un plan global de administración del tiempo minimiza su
estrés, le ayuda a equilibrar su vida, aumenta su productividad,
identifica sus prioridades y le ayuda a lograr sus objetivos.

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Hacer el plan por escrito


• Llevar un seguimiento del uso que hace de su
tiempo le permite comprender cómo administra
su tiempo en la actualidad. Al ver cómo su
tiempo diario, semanal y mensual, podrá
determinar lo que funciona y lo que no en su
plan actual de administración del tiempo. Llevar
un seguimiento de su tiempo le permite darse
cuenta de lo que debe seguir haciendo y de lo
que debe dejar de hacer en lo referente a la
administración del tiempo.
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Etapas del plan de gestión del tiempo


• A la hora de crear un plan de
administración del tiempo, siga estos
pasos:
▫ Identificar los objetivos
▫ Determinar las acciones para cumplir los
objetivos
▫ Desarrollar una estrategia
▫ Poner en marcha la estrategia

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Etapas del plan de gestión del tiempo


Identificar los objetivos
• El primer paso para elaborar un plan de
administración del tiempo es identificar
sus objetivos. Sus objetivos deberían tener
un plazo, ser desafiantes, alcanzables y
específicos. Sus objetivos deberían estar
alineados con los de la empresa. Debería
escribir sus objetivos a largo y a corto
plazo y decidir su orden de prioridad.
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Etapas del plan de gestión del tiempo


Determinar acciones para cumplir los objetivos
• Una vez identificados sus objetivos, es
importante fijar las acciones para cumplir
esos objetivos. Escriba cada objetivo y
determine la mejor forma de lograrlo.
• Por ejemplo, su objetivo puede ser mejorar la
productividad de su departamento, pero sus
aspiraciones para ese objetivo pueden ser la
investigación de las necesidades de sus
empleados para celebrar un seminario sobre
cómo mejorar la productividad.
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Etapas del plan de gestión del tiempo


Desarrollar una estrategia
• Una vez identificados sus objetivos y las
aspiraciones de esos objetivos, debe
desarrollar una estrategia. Escriba todas las
formas posibles de lograr sus objetivos.
• Determine quién debe estar implicado en la
implementación de su plan para lograr esos
objetivos, así como las herramientas que
necesita. Determine cuánto tiempo le llevará
cada posible estrategia y opte por la mejor
después de hablar con el resto de personas
implicadas.
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Etapas del plan de gestión del tiempo


Poner en marcha la estrategia
• Una vez elegida la mejor estrategia, decida
cuándo debería implementarla
determinando el lugar que ocupan sus
objetivos en su lista de prioridades. Reúna
todas las herramientas, hable con el resto
de personas implicadas en su plan e
impleméntelo.

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Ventajas de la planificación
• Para empezar a planificar el día de forma más
eficaz, debe tener presentes las siguientes
ventajas de la planificación:
▫ Reduce el tiempo invertido en tomar decisiones.
▫ Reduce las crisis.
▫ Proporciona instrucciones.
▫ Aumenta las actividades proactivas.
▫ Aumenta la cantidad y calidad del trabajo.

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Planificación diaria
• Disponer de un plan es la mayor prioridad del
día. Sin embargo, un plan pobre es casi tan
perjudicial como no tener un plan. Para planificar el
día de forma efectiva, siga estos pasos:
▫ Reservar quince minutos al día
▫ Anotar todas las tareas que necesite llevar a cabo
▫ Asignar prioridades a las tareas
▫ Organizar las tareas según sus ciclos de productividad
▫ Calcular cuánto tiempo requiere cada tarea
▫ Asignar una hora del día a cada tarea
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Curso de Gestión del Tiempo

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Caso práctico 1:

• Ejercicio grupal (grupos de 3/4 personas):


▫ Hacer una lista de ladrones del tiempo.
▫ Realizar una puesta en común.
▫ Debatir sobre los resultados obtenidos.

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Curso de Gestión del Tiempo

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BIBLIOGRAFÍA
Autor Editorial Título
Mª Ángeles Cahvarría ESIC Controla tu tiempo,
controla tu vida
Guillermo Ballenato Ediciones Pirámide Gestión del tiempo (en
Prieto busca de la eficacia)
Harvard Businnes Deusto Gestión del tiempo
School Press
Jeff Davidson Ediciones Obelisco 60 segundos para
organizarse
LID Gestión del tiempo y del
estrés for rookies

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BIBLIOGRAFÍA
Autor Editorial Título
Sephen R. Covey Paidos Los 7 hábitos de la gente
altamente efectiva
Fergus O„Connell Pearson/Prentice Hall Hacer más en menos
tiempo
David Allen Empresa activa Organízate con eficacia
Richard Carlson Punto de lectura No te ahogues en un
vaso de agua por el
trabajo
José Matas Crespo Books4pocket Aprenda a decir NO

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WEBS DE INTERÉS
• http://www.pymesyautonomos.com/consejos-
practicos/ideas-para-mejorar-la-gestion-del-
tiempo-i
• http://www.pymesyautonomos.com/consejos-
practicos/ideas-para-mejorar-la-gestion-del-
tiempo-ii

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VIDEOS DE INTERÉS
• http://www.youtube.com/watch?v=tsyyJODEca0
• http://www.youtube.com/watch?v=C3w0f-Tx5Ws
• http://www.youtube.com/watch?v=Znx67E1rQaQ
• http://www.youtube.com/watch?v=C-1MIEXDVTM
• http://www.youtube.com/watch?v=DPHjogsI8rA

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PRESENTACIONES DE INTERÉS
• http://www.slideshare.net/jlgcue/gestion-del-
tiempo-presentation-653504
• http://www.slideshare.net/sebastianlilly/presen
tacin-adm-del-tiempo

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DOCUMENTOS DE INTERÉS
• http://www.scribd.com/doc/16102316/GESTION-del-
TIEMPO-IMPORTANTE-Y-URGENTE-FIGURAS
• http://www.scribd.com/doc/10075983/Administracion-
de-Tiempo-Manual
• http://www.scribd.com/doc/10076104/Gestion-Eficaz-
Del-Tiempo
• http://www.scribd.com/doc/18023779/Vicedo-75-
Claves-Para-Administrar-Su-Tiempo-Con-Exito
• http://www.scribd.com/doc/12898380/Dossier-
Emprendedores-Exprime-Tu-Tiempo

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Frases sobre el tiempo


Autor Frase
Diego de No mide el tiempo la vida, sino el empleo.
Saavedra
Fajardo
Francis Bacon El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de las
mercancías.
Miguel de Más vale una palabra a tiempo, qué cien a destiempo.
Cervantes
Saavedra
Henry Ford La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de
los problemas que en afrontarlos.
Bejamin Las tres cosas más difíciles de este mundo son: guardar un secreto,
Franklin perdonar un agravio y aprovechar el tiempo.
John F. Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo.
Kennedy
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Frases sobre el tiempo


Autor Frase
Heráclito Nada es permanente, excepto el cambio.
Francis Bacon Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo.
Publilio Siro El tiempo de reflexión es una economía de tiempo.
Edward La postergación es el ladrón del tiempo.
Young
John F. Cualquier programa y acción conlleva riesgos y costes, pero son mucho
Kennedy menores que los enormes riesgos y costes que provoca la cómoda
inactividad.
Linus Pauling La mejor manera de tener una idea es tener muchas ideas.
Winston En lugar de preocuparnos por anticipado, pensemos y planifiquemos por
Churchill adelantado.

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Frases sobre el tiempo


Autor Frase
Proverbio Hablar no cuece el arroz.
chino
Niels Bohr Un experto es una persona que ha cometido todos los errores que pueden
cometerse en un campo muy reducido.
Bill Gates La primera regla que se aplica a la tecnología utilizada en un negocio es
que la automatización aplicada a una actividad eficiente acrecentará su
eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una actividad
ineficiente acrecentará su ineficiencia.
Proverbio Si no lo puedes medir no lo puedes gestionar

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Comentar las expresiones

“Siempre lo hemos
hecho así”
“Todo el mundo lo
hace así”
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Gracias por su atención


y esperamos no haber ocasionado
una pérdida de tiempo
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