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CREANDO UNA AGENDA CON ACCESS.

ACCESS.

HÉCTOR MOEDANO CASTELÁN.

SISTEMAS COMPUTACIONALES.

APRENDIENDO A USAR ACCESS.


ACCESS.

moed6@hotmail.com

moed6@latinmail.com

moed6@yahoo.com.mx

Pachuca de Soto Hidalgo, a domingo, 09 de abril de 2006.


Agenda con Access

Contenido:

Contenido: __________________________________________________________________ - 2 -
Introducción: ________________________________________________________________ - 3 -
Creando la base de datos ____________________________________________________ - 4 -
Creación de formularios _____________________________________________________ - 7 -
Formulario: Introducción de Contactos. ____________________________________________ - 7 -
Formulario: Búsqueda de Contactos. ______________________________________________ - 13 -
Formulario: Principal. ___________________________________________________________ - 14 -
Bibliografía: _______________________________________________________________ - 16 -
Índice: _____________________________________________________________________ - 17 -

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Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access

Introducción:
uchas veces tenemos problemas para usar una base de datos, o no sabemos
M como crearla, e incluso ni como comenzar. Este artículo te muestra una
forma muy sencilla de cómo crear una agenda en Access, donde se pedirá: el nombre,
apellidos, ciudad, estado, teléfono, fax, email, dirección y código postal, así como, un
formulario de inicio, uno de búsqueda y uno de introducción de datos; y una tabla donde
se piden los datos que ya mencioné hace unos renglones atrás. Este artículo
originalmente lo extraje de una página de Internet, que para ser honesto no recuerdo la
dirección sin embargo si el nombre del autor original del artículo; solo que, el mismo lo
modifiqué pues faltaban algunos detalles que describir. Autor original: Julio Rodríguez C.
y quién modificó este artículo, su servidor: Héctor M. C.

Nota:

El programa que vamos a utilizar para construir la base de datos es Microsoft


Access 2003, aunque es posible crear la misma con cualquier versión. Trataré de
describir paso a paso tanto la construcción como el funcionamiento de esta base de
datos. Espero y les sea de gran ayuda para comprender un poco mejor el aspecto de
Access.

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Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access

Creando la base de datos Agenda.


rimero ejecuta el programa de Access
P pulsando el botón Inicio Programas
Microsoft Access (o haciendo doble clic en el acceso
directo del escritorio, si es que lo creaste previamente,
o solo búscalo en tu menú de todos los programas o
donde hayas configurado tu acceso directo).

Aparecerá la ventana de inicio, en la que


tenemos varias opciones a elegir. La primera de ellas
es la que nos permitirá crear una Base de datos de
Access en blanco, es decir, desde cero.
Con la segunda opción podrás crear una
base de datos a partir de Asistentes,
páginas y proyectos de bases de datos de
Access (biblioteca, gestión de vídeos,
fotografías, etc.) que ya están casi
construidas. Se suele utilizar cuando la
base de datos que se quiere crear es del
tipo de alguna de las plantillas que
encuentra en la pantalla que aparece tras seleccionar esa
opción. Eligiendo esta opción también es posible crear una base de datos
en blanco. Por último, si seleccionas la opción Abrir una base de datos existente podrás
recuperar del disco una base de datos previamente almacenada.

En nuestro caso seleccionaremos la primera opción: Base de datos de Access en


blanco y después pulsaremos el botón Aceptar.

Tras esto aparecerá una pantalla en la que tendrás que seleccionar, por un lado,
la carpeta del disco duro donde quieres almacenar la base de datos y por otro lado el
nombre de la misma. Aunque es posible que el nombre de la base de datos tenga
espacios en blanco no es recomendable, así como tampoco que el nombre tenga letras
acentuadas. En nuestro caso la guardaremos en la carpeta Mis Documentos con el nombre
Agenda. A continuación pulsa el botón Crear.

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Agenda con Access

Accederás a la que desde ahora llamaremos ventana de base de datos.

Da clic en Crear una tabla en vista de Diseño, y llena los campos como se muestra
en la siguiente figura:

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Agenda con Access

En nuestro caso como campo clave se ha elegido el campo ID (el primer campo de
tipo Autonumérico, es decir, es un campo que contiene valores numéricos generados de
forma automática por el propio programa: en el ejemplo que estamos desarrollando
comenzará por el valor 1 y se irá incrementando automáticamente a medida que vayas
introduciendo nuevos registros en la agenda), cuya función es la de numerar los registros
(contactos) que tengas en la agenda. Para poner el campo clave, pulsa la tecla derecha
del ratón y marca la llavecita (clave principal).

Una vez hayas tecleado los nombres de los campos, los tipos de datos
correspondientes y una pequeña descripción indicando la función de esos campos guarda
la tabla con el nombre Contactos y ciérrala posteriormente.

Tras cerrar la tabla volveremos a la ventana de base de datos. No es necesaria la


creación de ninguna otra tabla por lo que pasaremos a la creación de un formulario para
implementar de forma más atractiva la tabla que acabamos de crear.

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Agenda con Access

Creación de formularios: Introducción de datos y Búsqueda de


contactos.
Formulario: Introducción de Contactos.
pesar de que son imprescindibles* en las bases de datos, las tablas no son el
A
elemento idóneo ni más cómodo para insertar los datos de los contactos. Ese
es el motivo por el que existen los formularios. Un formulario es una representación más
atractiva de una tabla. Por ello tras crear la tabla Contactos pasaremos a crear el
formulario Contactos.

Para ello pulsaremos en la pestaña Formularios, seleccionamos la opción Asistente


para formularios.

En la parte inferior, seleccionemos la tabla sobre la cual queremos basar el


formulario (en nuestro caso la tabla Contactos). Damos clic en el botón >> para agregar
todos los campos disponibles que se desean agregar al formulario. Posteriormente
pulsamos el botón Aceptar y seguimos los pasos del asistente.

*
Obligatorios, necesarios.
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En el ejemplo aquí descrito se han seleccionado todos los campos, distribución


justificada, estilo internacional y se le ha puesto el nombre Gestión de contactos. El
resultado que se obtiene es el que podrás observar en la imagen. Finaliza el trabajo con
la opción Abrir el formulario para ver o introducir información marcada.

Este formulario tiene, además de los campos seleccionados en uno de


los pasos del asistente (el asistente se activa donde está la varita con
estrellitas en el cuadro de herramientas), botones de acción. Los botones de
acción son un tipo de elemento adicional que se puede insertar en los
formularios de una base de datos para conseguir con ellos una mayor
comodidad en el uso de los mismos (búsqueda, movimiento adelante o
atrás...). Esos botones se insertan de manera fácil desde la barra de
herramientas, para ello te diriges hacia Ver Vista diseño, y de nuevo,
Ver Cuadro de Herramientas (el cuadro aún lado de este párrafo).

Una vez mostrado el Cuadro de Herramientas, selecciona el botón etiquetado


como Botón de comando (un cuadrito rectangular que sobresale), mueve el ratón sobre
el formulario hasta llegar a la parte del mismo donde se quiere colocar el botón (yo lo
coloqué a un lado donde termina los cuadros de texto y etiquetas) y hacemos clic. Se
iniciará un asistente que nos irá solicitando uno a uno los detalles y configuración que
quieras que tenga el botón. En el primero de los pasos del asistente podrás observar que
te solicita la función que quieres asignar al botón de comando. Todas las funciones que
se pueden asignar a un botón de comando se encuentran agrupadas en categorías. Las
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Agenda con Access

categorías las podrás encontrar en el cuadro de la derecha o izquierda de la pantalla del


asistente dependiendo con que versión de Access estés trabajando, mientras que las
funciones (o Acciones) las verás en el cuadro que está aún lado del de categorías.

Selecciona la categoría Desplazamiento de registro (o Exploración de registros) y


la acción Ir al registro anterior para crear el botón que nos permitirá movernos por los
registros en modo descendente, tras pulsar en Finalizar después de haber escogido la
imagen o texto que quieres que muestre el botón y haberle asignado o dejado el nombre
predeterminado al comando, este automáticamente se auto dimensionará.

Más adelante tendrás que realizar este mismo proceso para crear el resto de los
botones de comando, pero con las funciones correspondientes. Para crear el botón que
permita movernos por los registros en modo ascendente deberás volver a marcar el botón
de comando y seleccionar la categoría Desplazamiento de registro y la acción Ir al
siguiente registro Imagen o Texto Nombre de comando Finalizar. Cuando en una
categoría no se encuentre la acción que se quiere asignar al botón de comando tendrás
que seleccionar otra categoría. Para el botón Agregar Contacto es la categoría
Operaciones con registros Agregar nuevo registro. Y el botón Eliminar Registro la
categoría Operaciones con registros Eliminar registro.

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Agenda con Access

Al finalizar el asistente verás los botones en el formulario. Puedes mover los


botones y alinearlos a tu gusto; ya sea moviéndolos uno por uno o seleccionando todos y
con el menú Formato Alinear y también cambiar el tamaño en Formato Tamaño.
Podrás moverlo por el formulario o hacerlo más grande, etc. Si nos vamos a Ver
Formulario, observarás los botones de movimiento.

Te recomiendo que también le coloques una etiqueta por encima de una


línea y la personalices, para que se vea mejor el formulario donde describirá a que
se refiere el mismo.

Por mi parte, personalicé la etiqueta con tipo de letra Britanic Bold Tamaño 18,
Centrado, con Efecto especial: Sombreado color de fondo Amarillo y color de letra Verde
fuerte. También le agregué un botón de comando a un lado que cierre el formulario, las
opciones del asistente del botón es la categoría Operaciones con formularios Cerrar
formulario Imagen (una imagen sencilla que diseñé). Antes selecciona los campos y
desplázalos todos juntos para que coloques la etiqueta y la línea sobre los mismos.

Antes de terminar agregaremos las propiedades necesarias al formulario, primero


haremos clic en el menú Ver Propiedades. Posteriormente cambiaremos las siguientes
propiedades en la ficha Formato: Barras de desplazamiento Ninguna; Selectores de
Registro No; Botones de desplazamiento No; Separadores de registro No; Ajuste de
tamaño automático Si; Centrado automático Si; Estilo de los bordes Ninguno;
Cuadro de control No; Botones maximizar y minimizar Ninguno; Botón Cerrar No;
Movible Si.

Si no están visibles las propiedades del formulario en el cuadro de propiedades,


solo selecciónalo del ComboList.

En la ficha Otras Selecciona las propiedades: Modal Si; Emergente No. No es


necesario que le agregues el Encabezado y pié de formulario o de página.

Ahora te describiré para que sirve cada una de estas opciones que cambiamos:
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Agenda con Access

Barras de Desplazamiento: Permite que aparezca o no la barra horizontal o


vertical en el formulario, una ves que este en funcionamiento.

Selectores de registro: Permite o no que muestre una flecha de selector de


registro donde se están insertando datos o donde hay campos para escritura.

Botones de desplazamiento: Permite mostrar o no, los botones de registro de


Access.

Separadores de registro: Permite o no, mostrar una línea que separa al


formulario de los botones de registro.

Ajuste de tamaño automático: Ajusta o no, automáticamente el formulario al


tamaño diseñado.

Centrado automático: Permite o no, centrar el formulario cuando esté en


ejecución.

Estilo de los bordes: Permite o no, o incluso personalizar los bordes del cuadro
de control.

Cuadro de control: Permite o no, mostrar el cuadro de control del formulario.

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Botones maximizar y minimizar: Permite o no, mostrar los botones minimizar o


maximizar en el estilo de borde.

Botón cerrar: Permite o no, mostrar el botón de cerrar en el estilo de borde.

Movible: Permite o no, mover el formulario en la pantalla cuando está en


ejecución.

Modal: Permite o no que el formulario de fondo que ejecutó el segundo formulario


o incluso la ventana de Access esté activa o no cuando el formulario con el que se está
trabajando está en ejecución.

Emergente: Permite o no mostrar el formulario como cuadro emergente.

Encabezado o pie de formulario o de página: permite mostrar segundo


formulario como independiente al primero donde se puede colocar normalmente
información sobre el formulario en ejecución.

Después de haber terminado con el diseño del formulario y haber cambiado las
propiedades necesarias guárdalo, pulsa sobre la opción Guardar (en el ejemplo le he
dado el nombre de: Gestión de Contactos) y luego cierra el formulario. Vuelve a la
ventana de base de datos en la que verás el nombre del formulario que acabas de crear.

La siguiente figura es el resultado del diseño y cambios de propiedades:

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Formulario: Búsqueda de Contactos.


omo el formulario de búsqueda de contactos es muy similar al formulario de
C Gestión de Contactos lo único que se hará es copiar el formulario antes creado.
Se le dará el nombre de Buscar contactos o el nombre que desees. Posteriormente lo
abriremos en modo de diseño, eliminamos el botón añadir contacto y colocamos otro de
la misma forma que los colocamos antes, solo que, en categoría escogeremos las
opciones Operaciones con registros Buscar registro Imagen o Texto Buscar Contacto.
Y en la etiqueta cambia solo la palabra Gestión por la palabra Búsqueda. Esto será la
única diferencia entre ambos formularios.

El botón Buscar Contacto será el encargado de realizar la búsqueda de los datos de


los contactos. Una vez terminado el diseño y tras haber guardado el formulario
procederemos a ejecutarlo (doble clic sobre el formulario que queremos abrir). Para
buscar los datos de alguien pulsaremos el botón Buscar contacto.

En el cuadro de texto Buscar escribe el texto que quieres encontrar (nombre,


apellido, etc.). Para ajustar los criterios de búsqueda utiliza los desplegables Buscar en,
Coincidir y las casillas de verificación. Una vez hayas seleccionado todos los criterios
pulsa el botón Buscar primero. Si la base de datos contiene información relacionada con
los criterios que acabas de escribir, aparecerán los resultados en la pantalla.

El resultado de diseño de este formulario es el siguiente, te podrás dar cuenta que


es bastante similar al otro.

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Agenda con Access

Formulario: Principal.
or último tienes que crear un formulario de presentación o principal, que
P contenga un menú con las principales opciones de la agenda. En nuestro
ejemplo es muy parecida a la primera imagen que se mostró en este tutorial. Como
podrás ver contiene dos botones de comando cuya función es la de abrir los formularios
que acabas de crear. Además incluye otros dos botones: Salir de la agenda encargado de
finalizar la ejecución de la base de datos y cerrar el programa Access y Salir de la
aplicación encargado de solo finalizar la aplicación del formulario mostrado. Para crear
este formulario pulsa en Formularios Vista diseño sin seleccionar ninguna tabla en el
desplegable (si es que aparece). Hacemos clic en el botón Aceptar y muestra una
cuadrícula en la que insertarás los elementos del formulario.

Primero inserta dos rectángulos y dales un color de fondo diferente tal y como ves
en la figura al final de esta sección. Sobre el rectángulo de arriba colócale una etiqueta
personalizada describiendo la base de datos (en mi ejemplo: Agenda De Moedano Versión
3.00.08). A un lado de ambos rectángulos coloca un cuadro de imagen y escoge una del
cuadro de diálogo que te aparecerá (en el ejemplo que muestro, coloqué una imagen del
personaje Topo Gigio). Después coloco dos botones sin texto ni imagen con la categoría
Operaciones con formularios Abrir Formularios Gestión de Contactos y Operaciones
con formularios Abrir Formularios Buscar Contactos; personalízalos en tamaño y
alineación. Colócales una etiqueta enfrente de ellos y la descripción del formulario que
mostrarán. Después coloca los dos botones uno para cerrar la aplicación Access y salir de
la base de datos y otro para salir solo de la aplicación. Las opciones de estos botones
serán Operaciones con formularios Cerrar Formulario y Aplicación Salir de aplicación.
Lo siguiente es darle las mismas propiedades que le dimos a los formularios anteriores:

En la ficha Formato: Barras de desplazamiento Ninguna; Selectores de


Registro No; Botones de desplazamiento No; Separadores de registro No; Ajuste de
tamaño automático Si; Centrado automático Si; Estilo de los bordes Ninguno;
Cuadro de control No; Botones maximizar y minimizar Ninguno; Botón Cerrar No;
Movible Si.

Si no están visibles las propiedades del formulario en el cuadro de propiedades,


recuerda, solo selecciónalo del ComboList.

En la ficha Otras Selecciona las propiedades: Modal Si; Emergente No. No es


necesario que le agregues el Encabezado y pié de formulario o de página.

Una vez hayas colocado todos lo elementos en el formulario principal, guárdalo


con el nombre de Principal (o el que desees) y ejecútalo (esto es, pincha dos veces sobre
él) para comprobar que el funcionamiento es el correcto, es decir, prueba que al pulsar
los botones se accede a los formularios correctos y que al pulsar el botón de Salir de
Access y Salir de aplicación, realmente realizan las funciones que deseamos.

Por último, para que el formulario principal se ejecute nada más cuando se abra la
base de datos; hay que ir al menú Herramientas Inicio... En la parte superior derecha
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Agenda con Access

encontrarás un cuadro desplegable etiquetado Mostrar el formulario en el que elegirás el


formulario Principal y, a continuación, pulsa el botón Aceptar.

De esta forma conseguimos que al abrir la base de datos Agenda lo primero que
aparezca sea el formulario principal en el que podrás seleccionar la acción que desees
realizar (esto es, si cierras la ventana de base de datos y vuelves a abrirla, aparecerá el
formulario Principal).

La siguiente figura es el resultado de diseño y personalización creados:

Espero y este pequeño tutorial (ejemplo), les haya sido de gran ayuda, como les
había mencionado antes, el original carecía de muchos detalles, yo solo lo amplié, si lo
encuentran en el Internet se darán cuanta de lo que les habló. Que pasen muy buen día.

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Agenda con Access

Bibliografía:
Podrán encontrar muchos tutoriales en el Internet.

Todo el Access 97 en un solo libro. Editorial Trillas. Carlos Boqué. Segunda


edición abril 1999.

O pueden ver cualquier libro de Access o Microsoft relacionado con el tema.

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Agenda con Access

Índice:
A
F
Access . - 1 -, - 3 -, - 4 -, - 9 -, - 11 -, - 12 -, - 14 -, - 16 -
formulario..- 3 -, - 6 -, - 7 -, - 8 -, - 10 -, - 11 -, - 12 -, -
Alinear .................................................................. - 10 -
13 -, - 14 -, - 15 -
Asistente ................................................................ - 7 -
formularios .................... - 7 -, - 8 -, - 10 -, - 13 -, - 14 -
Autor ....................................................................... - 3 -
H
B
herramientas ..........................................................- 8 -
base de datos - 3 -, - 4 -, - 5 -, - 6 -, - 8 -, - 12 -, - 13 -,
- 14 -, - 15 - I
botón.. - 4 -, - 5 -, - 7 -, - 8 -, - 9 -, - 10 -, - 12 -, - 13 -, -
imagen....................................... - 8 -, - 9 -, - 10 -, - 14 -
14 -, - 15 -
botones.................- 8 -, - 9 -, - 10 -, - 11 -, - 12 -, - 14 - P
Buscar .........................................................- 13 -, - 14 -
personalización ....................................................- 15 -
C personalizada .......................................................- 14 -
personalizar..........................................................- 11 -
categoría .................................- 9 -, - 10 -, - 13 -, - 14 -
categorías .............................................................. - 8 - R
clave principal....................................................... - 6 -
rectángulo.............................................................- 14 -
comando....................................- 8 -, - 9 -, - 10 -, - 14 -
ComboList ..................................................- 10 -, - 14 - T
copiar.................................................................... - 13 -
Crear ....................................................................... - 5 - tabla ................................... - 3 -, - 5 -, - 6 -, - 7 -, - 14 -
cuadrícula ............................................................ - 14 - tamaño .............................................- 10 -, - 11 -, - 14 -

E V

Efecto especial.................................................... - 10 - vista de Diseño.......................................................- 5 -


Encabezado y pié......................................- 10 -, - 14 -
etiqueta........................................... - 10 -, - 13 -, - 14 -

- 17 -
Héctor Moedano Castelán.