La parola ai clienti

PUBLIC SECTOR Messaging & Collaboration

“La tecnologia Microsoft consente di arricchire e personalizzare il portale con strumenti di comunicazione integrata o sviluppare mesh-up di applicazioni di nuova generazione, tipiche del Web 2.0”.
Gianluigi Cogo Direzione Sistema Informatico e Responsabile delle architetture Web innovative Regione Veneto

Mettere al centro il lavoro del dipendente pubblico
I dipendenti della Regione Veneto dispongono di un nuovo ambiente virtuale basato su tecnologia Microsoft, dove possono archiviare e ricercare informazioni, personalizzare le differenti aree di lavoro, dialogare e svolgere la propria attività al servizio dei cittadini nel modo più efficiente ed efficace possibile. La rete intranet, attivata dalla Direzione Sistema Informatico, è di ultima generazione: a fianco dei servizi tradizionali, e dell’integrazione con Office, presenta anche nuove funzionalità del Web 2.0. Utilizzata da 3.500 utenti dislocati in 70 sedi aiuta a diminuire l’uso della carta e valorizza le competenze dei dipendenti e delle singole unità organizzative.

HANNO OTTENUTO
• Minore circolazione di documenti cartacei • Diminuzione dell’uso della posta elettronica per lo scambio documentale • Facilitazione nella comunicazione orizzontale via Instant Messenger • Aumento del coinvolgimento e della collaborazione tra dipendenti e valorizzazione delle competenze individuali e di gruppo • Disponibilità dell’archivio documentale per il lavoro in mobilità • Possibilità di personalizzare aree omogenee di lavoro con contenuti e strumenti di terze parti • Possibilità di definire una tassonomia e un workflow per ogni procedimento amministrativo • Semplicità nella gestione dei profili utente

Informazioni generali

CHI
Il Veneto è una della maggiori Regioni italiane per numero di abitanti e capacità economica e produttiva. L’amministrazione regionale utilizza il 13% del Pil per personale e acquisto di beni e servizi e conta 4,8 addetti per 100 abitanti. La Giunta Regionale si compone di 3.500 dipendenti e 11 Segreterie regionali, l’Avvocatura Regionale e il Gabinetto del Presidente della Regione, per un totale di circa 70 Direzioni Regionali. Le sedi territoriali operative in Veneto sono invece 70.

PERCHÉ
• Aumentare l’efficienza nella gestione delle procedure amministrative interne • Offrire ai dipendenti strumenti per la condivisione e collaborazione • Mantenere una forte aderenza con la dotazione strumentale di Microsft Office • Disporre di un ambiente software aperto alla personalizzazione • Migliorare la tassonomia, archiviazione ed evidenza dei materiali documentali • Potenziare gli strumenti di comunicazione orizzontale sincrona e asincrona e di ricerca delle informazioni

Le Esigenze
Una rete interna per migliorare l’efficienza
Il Veneto è una della maggiori Regioni italiane per numero di abitanti e capacità economica e produttiva. Il recente Rapporto Statistico 2007 definisce la sua amministrazione pubblica “efficiente” e “in grado di contenere la spesa”. Utilizza infatti soltanto il 13% del Pil per personale e acquisto di beni e servizi e, dal punto di vista del pubblico impiego, conta 4,8 addetti per 100 abitanti, uno dei rapporti più bassi d’Italia. Questi due fattori hanno di conseguenza spinto la Regione Veneto ad adottare politiche di innovazione per il miglioramento dell’efficienza e della produttività interna agli uffici pubblici. Tra le iniziative più recenti si pone la realizzazione di una nuova rete intranet regionale che rispondesse alla necessità di maggiore collaborazione interna, condivisione delle informazioni, velocità nella gestione dei procedimenti e coinvolgimento del dipendente pubblico nei processi organizzativi.

COME
• Attivazione di una rete intranet basata su Windows SharePoint Services • Integrazione di una rete extranet basata su Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 • Impiego di Microsoft Live Communication Server e Microsoft Office Communicator per la messaggistica istantanea e la condivisione di applicazioni • Integrazione di Microsoft Office 2003 e 2007

venivano pubblicati manualmente attraverso strumenti di authoring da un servizio centralizzato. L’aggiornamento era lento: la visibilità dei contenuti, la tassonomia e le evidenze utili a ciascun gruppo di lavoro erano poco sviluppate”. Di conseguenza le principali necessità riguardavano, da un punto di vista tecnologico, l’impiego di strumenti innovativi che consentissero a chi offriva contributi e documenti di curarne anche la pubblicazione e l’uso di nuovi sistemi di archiviazione e ricerca documentale, personalizzazione e facilità d’accesso e di utilizzo.

La Soluzione
La scelta di SharePoint Services e SharePoint Portal Server
Per rispondere a queste necessità, la Direzione Sistema Informatico della Regione Veneto ha ritenuto opportuno aggiornare l’infrastruttura informatica con l’installazione di Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 e Windows SharePoint Services. A queste due soluzioni, specifiche per la costruzione di una nuova rete intranet interna, ma visibile anche su rete extranet, ha affiancato l’implementazione di una piattaforma e strumenti per la messaggistica istantanea e la comunicazione integrata: Microsoft Live Communication Server e Microsoft Office Communicator. L’insieme di queste tecnologie ha permesso alla Giunta Regionale di offrire a tutti i dipendenti –

SOFTWARE E SERVIZI
• Microsoft® Exchange Server 2003 • Microsoft Live Communications Server® • Microsoft Office Communicator® • Microsoft Office System • Microsoft Office SharePoint® Portal Server • Microsoft Windows® Share Point Services • Microsoft Windows Server® 2003

Una intranet più avanzata e integrata ai processi
“La precedente versione di intranet regionale”, racconta Gianluigi Cogo della Direzione Sistema Informatico e Responsabile delle architetture Web innovative, “era una ‘clonazione’ di tecnologie per Internet all’interno di una rete locale. C’era la Bacheca, un server Web e i contenuti

circa 3.500 che operano in 70 sedi – una nuova area di lavoro per lo scambio di informazioni e documenti e per la comunicazione integrata. Oggi gli spazi predisposti con Windows SharePoint Services rispecchiano la suddivisione per “Direzioni” (gruppi di lavoro omogenei che svolgono attività amministrative in ambiti definiti) ed Enti di secondo livello che operano su scala locale. La rete intranet della Regione Veneto conta così circa 3.000 utenti attivi e 300 tra siti e sottositi.

Forte integrazione con Microsoft Office e minore uso della carta
Ogni Direzione gestisce la sua area intranet, ma può consultare il materiale comune o messo in lettura dal resto dell’organizzazione, oppure leggere informazioni generali (meteo, notizie di agenzia ecc.). Una buona pratica è la traduzione in formato digitale e pubblicazione del BURV – Bollettino Ufficiale della Regione Veneto – che non viene più distribuito negli uffici in formato cartaceo, ma offerto come documento via intranet, determinando importanti risparmi sui costi di stampa e distribuzione. Un elemento di grande rilevanza è anche la forte integrazione con applicativi della famiglia Office. “Questo è uno dei motivi per i quali abbiamo scelto la tecnologia Microsoft: la fidelizzazione degli utenti verso strumenti usati già da anni durante il lavoro quotidiano”, precisa Gianluigi Cogo. Gli strumenti per fare della intranet “un’enorme scrivania collettiva” sono quelli usati tutti i giorni: Outlook, Word, Excel e Internet Explorer. Ma non si tratta esclusivamente di applicativi Microsoft. “Abbiamo integrato con facilità anche componenti di terze parti. Il caso più significativo riguarda l’uso di Moodle, piattaforma di e-learning attraverso la quale la Regione eroga corsi su come usare al meglio la rete intranet. Microsoft ci ha fornito tutti i learning objects e fornito assistenza per mettere in comunicazione Microsoft Office SharePoint Portal Server con questo strumento. È stato un successo!”.

Strumenti di collaborazione per ogni area organizzativa
La ripartizione della intranet corrisponde alla struttura organizzativa e privilegia una suddivisione per unità operative di livello più basso. L’accesso alla rete è immediata. Il personale dipendente può usare le medesime credenziali utilizzate per collegarsi al proprio computer. “Questo è stato reso possibile grazie all’integrazione nativa tra Microsoft Active Directory, Microsoft Office SharePoint Portal Server e Windows SharePoint Services, che consente anche la facile definizione dei permessi per i ruoli di coordinatore, autore e lettore”, spiega Gianluigi Cogo. All’interno delle singole aree è consentita un’ampia varietà di operazioni: condivisione di procedimenti, inserimento di materiale d’archivio, definizione di appuntamenti e scadenze, scrittura di messaggi in bacheca, avvio di sondaggi, partecipazione a forum e impiego di forme di interazione collaborativa di nuova generazione, basate per esempio su wiki. “La tecnologia Microsoft”, spiega Gianluigi Cogo, “consente di arricchire e personalizzare il portale con strumenti di comunicazione integrata o sviluppare mesh-up di applicazioni di nuova generazione, tipiche del Web 2.0”. I sondaggi e i forum facilitano la partecipazione attiva di gruppi estesi, ma si possono pubblicare anche video, immagini e altre tipologie di file utili alle singole unità di lavoro. “Le Rappresentanze Sindacali Unitarie (RSU), hanno avviato un sondaggio comune a tutte le Direzioni per svolgere un’indagine sul tema dei percorsi di carriera e sul controllo delle presenze”, afferma Bruno Salomoni, dirigente della Direzione Sistema Informativo della Regione Veneto.

una sorta di processo di emulazione delle pratiche migliori. Inoltre, non esiste più il problema della condivisione dei file: prima era locale e poco sicura, con la nuova intranet invece è protetta poiché avviene a livello centrale”. Tra i risultati ottenuti spicca il maggiore coinvolgimento degli utenti della rete e la migliore condivisione dei documenti. I flussi di informazioni e la tassonomia delle pratiche amministrative sono state razionalizzate. “La definizione dei processi può avvalersi di aree di coordinamento omogenee. Viene, inoltre, privilegiata una produzione bottom-up, che parte dal dipendente pubblico e che valorizza le sue competenze, con il conseguente aumento della qualità dei servizi”. Il punto di forza? L’integrazione con la famiglia degli strumenti di Office, già usati nel lavoro quotidiano e oggi collegati a cartelle condivise e sistemi più efficienti di archiviazione e document management.

Comunicazione, disponibilità dei documenti e profilazioni sotto controllo
La nuova intranet ha rinforzato anche la comunicazione orizzontale. A disposizione dei dipendenti ci sono calendari condivisi, strumenti di instant messaging e per l’application sharing e programmi per inoltrare posta e avvisi. I dipendenti con responsabilità più elevate possono generare anche

I Benefici
Una nuova razionalizzazione dei processi di lavoro
I benefici derivati dalla realizzazione di una intranet di nuova generazione sono molteplici. “Prima si lavorava su fogli di carta oppure si intasava l’email per fare circolare la documentazione”, spiega Bruno Salomoni. “Questa dinamica non è sparita, ma è stata fortemente ridimensionata. È aumentata inoltre la partecipazione alla creazione di documenti: l’impegno verso attività di gruppo è oggi superiore. A livello di unità organizzative si è innescato

“Prima si lavorava su fogli di carta oppure si intasava l’email per fare circolare la documentazione. Questa dinamica non è sparita, ma è stata fortemente ridimensionata. È aumentata inoltre la partecipazione alla creazione di documenti: l’impegno verso attività di gruppo è oggi superiore”.

Bruno Salomoni Dirigente della Direzione Sistema Informativo Regione Veneto

workflow per l’approvazione di richieste, autorizzazioni e documenti, mentre i lavoratori che operano in mobilità possono usufruire di tutti i servizi grazie a un accesso via VPN che consente la consultazione della intranet in modalità remota. “Ognuno ha sempre a disposizione il suo ufficio”, dichiara Bruno Salomoni. “Quando si spostano di ufficio o di sede i direttori non hanno più la necessità di interagire continuamente con la propria

segretaria”. In vista c’è anche un accordo tra la Direzione Sistema Informatico e quella delle Risorse Umane che consentirà uno scambio più rapido di indicazioni sulla gestione e variazione dei profili di accesso alla rete. Questo velocizzerà il lavoro di gestione delle credenziali e consentirà una migliore analisi del fabbisogno di ciascun dipendente rispetto alle necessità operative e informatiche.

Per saperne di più
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Novembre 2007