Huraian Sistem Pengurusan Fail-fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah Kebangsaan Telok Kemang Batu 8, Jalan

Pantai, 71050 Port Dickson, Negeri Sembilan

A. Bil 1.

FAIL PENGURUSAN (SKTK300/04/001/UBK/02/02/1) ITEM DALAM FAIL Pengurusan Am SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.1 ( ) y semua surat menyurat rasmi yang diberikan kepada Unit Bimbingan dan Kaunseling yang bukan berkaitan dengan Unit Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling hendaklah disimpan dalam fail ini. Contohnya :a. Aktiviti Khidmat Masyarakat bersama YB b. Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan c. Laman Web untuk murid, dan sebagainya d. Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL 1. Sediakan Fail Kulit Keras

2. Gunakan ³Fancy Card´ kuning sebagai pembahagi setiap item. 3. Nama dan nomborkan fail mengikut item dalam fail.

2.

Surat Pekeliling Ikhtisas SKTK30004/001//UBK/02/02/1.2 ( ) y Semua surat pekeliling ikhtisas atau surat siaran yang berkaitan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling dari Kemnenterian Pelajaran, Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah. Pendidikan , Kerjaya dan Latihan SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.3 ( ) y semua surat yang berkaitan dengan pendidikan, permohonan borang, latihan dan kerjaya. Surat berkaitan tawaran biasiswa juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Suratsurat mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak berikut : a. Politeknik b. Bahagian Permohonan Kemasukan Pelajar (BPKP) c. Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan

3.

BIL 4.

ITEM DALAM FAIL Program Pembangunan Murid SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.4 ( ) y Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran Negeri, dan Pejabat Pelajaran Daerah Negeri. Ini termasuklah semua surat-surat rasmi panggilan mesyuarat berkaitan dengan pembangunan murid. Contohnya :a. Kepimpinan Pengawas b. Motivasi Kecemerlangan c. Anugerah Kecemerlangan Murid d. Perhimpunan Pembimbing Rakan Sebaya e. Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan

PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL -sda-

5.

Program Pembangunan Staf dan Mesyuarat SKTK300/04/001/UBK/02/02/1.5 ( ) y Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan Guru Bimbingan dan Kaunseling seperti :a. Kursus Peningkatan Profesionalisme Guru Bimbingan dan Kaunseling b. Majlis Guru Kaunseling Kebangsaan c. Minit Mesyuarat d. Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan

B. BIL 1.

FAIL BIDANG

(SKTK300/04/01/UBK/02/02/2) PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL 4. Sediakan Fail Kulit Keras 5. Gunakan ³Fancy Card´ pink sebagai pembahagi setiap item. 6. Nama dan nomborkan fail mengikut item dalam fail.

ITEM DALAM FAIL Akademik SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.1 y Setiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat yang berkaitan bidang berkenaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Kertas Kerja Program Modul latihan Laporan Program Penilaian Program Penyelidikan Minit Mesyuarat Senarai Ahli Senarai Jawatankuasa Data-data Pakej-pakej pembelajaran Bahan-bahan atau bermaklumat berkaitan

2.

Kerjaya SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.2 -sda-

3.

Psikososial dan Kesejahteraan Mental SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.3 -sda-

4.

Pembangunan dan Kepimpinan Murid SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.4 -sda-

5.

Keibubapaan SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.5

-sda-

BIL 6.

ITEM DALAM FAIL Pendidikan Pencegahan Dadah/Rokok/HIV/AIDS SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.6 -sda-

PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

-sda-

7.

Disiplin Murid SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.7 -sda-

8.

Pembimbing Rakan Sebaya SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.8 -sda-

9.

Pengembangan SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.9

y

program yang dijalankan seperti Program Mentor Mentee, Program Kaunseling Berfokus, Murid Miskin, Anugerah Murid dan sebagainya. -sda-

10.

Lawatan Pembelajaran SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.10 -sda-

11.

Dokumentasi SKTK300/04/01/UBK/02/02/2.11 y Mengandungi dukumen seperti Biodata Unit B&K, Tugas am, Rancangan Tahunan Bimbingan dan Kaunseling, kewangan, Senarai Guru Sekolah, contoh-contoh borang Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling.

C. Bil 1.

FAIL SESI KAUNSELING (SKTK300/04/001/UBK/02/02/3) ITEM DALAM FAIL Sesi Kaunseling Individu SKTK300/04/001/UBK/02/02/3.1 PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL 1. Sediakan Fail Kulit Keras 2. Gunakan ³Fancy Card´ hijau sebagai pembahagi setiap kelas. 3. Dapatkan senarai nama murid bagi setiap kelas/ jadual kedatangan dan masukkan ke Fail Kulit Keras. 4. Susunkan senarai nama tersebut mengikut urutan kelas. Contoh : Thn. 1, Thn 2, Thn 3, Thn. 4, Thn 5 dan Thn.6. 5. Masukkan borang-borang Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling. 6. Susun mengikut TAHUN dan ABJAD.

2.

Sesi Kaunseling Kelompok SKTK300/04/001/UBK/02/02/3.2

TATACARA PENYIMPANAN FAIL DI RAK
FAIL BIMBINGAN/KAUNSELING INDIVIDU DAN KELOMPOK

1.

Semua fail-fail Bimbingan/Kaunseling individu dan kelompok hendaklah disimpan dengan rapi kerana maklumat adalah sulit. Tujuan penyimpanan fail secara sistematik adalah bertujuan memudahkan pengendalian penyimpanan dan pencarian semula fail sepanjang masa. Cadangan penyimpanan di rak seperti berikut : i) Rak terbahagi kepada dua bahagian iaitu Fail Bimbingan/ Kaunseling Individu dan Kelompok. Setiap rak dibahagikan mengikut kesesuaian abjad nama klien. Gabungan abjad boleh dilakukan sekiranya tidak banyak nama menggunakan abjad tersebut. Setiap fail disusun mengikut siri nombor rujukan ditetapkan. Kaedah penyimpanan fail

2.

3.

ii)

iii)

RAK ± RAK UNTUK FAIL INDIVIDU MENGIKUT ABJAD

A/B/C/D/E
KI/A/001

F/G/H/I/J
KI/F/001

K/L/M/N/O

P/Q/R/S/T

UVWXYZ

RAK ± RAK UNTUK FAIL KELOMPOK MENGIKUT ABJAD

A/B/C/D/E
KK/A/001

F/G/H/I/J
KK/F/001

K/L/M/N/O

P/Q/R/S/T

UVWXYZ

FAIL BIMBINGAN/KAUNSELING INDIVIDU FAIL BIMBINGAN/KAUNSELING
A/B/C/D/E F/G/H/I/J

K/L/M/N/O P/Q/R/S/T

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful