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Universidad Complutense de Madrid

CURSOS DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA

Bases de datos en Excel

Hojas de cálculo Tema 5

CFI
UCM
Bases de datos en Excel

Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar
cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas.
En Excel también podemos trabajar con bases de datos.
Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros;
las columnas se corresponden con los campos de los registros.
Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos
son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que
Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar
bases de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos
son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.
Si las posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá
que recurrir a Access u otro sistema de gestión de bases de datos.

Dentro del programa de cursos CFI también se imparte un curso de
"Introducción a las bases de datos" en el que se cubre Microsoft Access.

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CFI
UCM
Conceptos básicos de bases de datos

Las tablas normalmente se interpretan como listas.
Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista.
La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin
contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista
se denomina registro.

2º registro

Campos; con nombres (títulos) distintos

Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura
viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla.
Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto
por los datos de los campos que tiene definidos.

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CFI
UCM
Una base de datos

Trabajaremos con una lista de ventas de consumibles informáticos:

Los nombres de campos
ocupando una sola celda.

Sin filas en blanco.

La primera fila en blanco
indica el final de la lista.

Se debe dejar una fila
en blanco antes de los
totales, promedios, ...

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Hay 25 registros. Las bases de datos a menudo contienen varias tablas. Apellidos (del cliente). 9 Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente. La información de las tablas puede estar relacionada. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú. Las bases de datos relacionales. Precio y Unidades. Artículo. Tan sólo contiene una tabla. 5 .CFI UCM Una base de datos Esta base de datos es muy sencilla. La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos: Fecha. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. como Access. con la información distribuida entre esas tablas. Para muchas ocasiones será suficiente. pero para bases de datos más completas. son muy eficientes y permiten manejar cómodamente grandes listas de registros. 4 CFI UCM Operaciones sobre la base de datos Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: 9 Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado. Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Nombre (del cliente). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. complejas y profesionales no resultará adecuado.

por nombres de artículos. De menor a mayor o de mayor a menor Como se ve. Para iguales artículos. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 7 . Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. por fechas. 6 CFI UCM Ordenación de la base de datos Ordenado por apellidos (de la Z a la A).CFI UCM Ordenación de la base de datos Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Para iguales apellidos. se puede ordenar por hasta tres campos. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

Para iguales artículos. 8 CFI UCM Ejercicio Crea una base de datos de facturas para una tienda de electrodomésticos. 9 Artículo. Los campos serán los siguientes: 9 Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero. 9 Precio. IVA (16%) y Total (campos calculados). 9 Cliente: nombre y apellidos del cliente. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. a cada factura le pueden corresponder varios registros. por apellidos. Cada registro corresponderá a un electrodoméstico comprado por un cliente un determinado día. 9 Fecha. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 9 Unidades. 9 Subtotal.CFI UCM Ordenación de la base de datos Ordenado por artículos. Como un cliente puede comprar varios electrodomésticos ese día. Para iguales fechas. 9 . por fechas.

CFI UCM Ejercicio Introduce estos datos en la base de datos: Campos calculados Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 9 Por total. ordénala de las siguientes formas: 9 Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor a mayor). 11 . 9 Por número (de mayor a menor). por artículo y por fecha. por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo). 10 CFI UCM Ejercicio Una vez creada la base de datos. 9 Por artículo. por cliente y por artículo.

) Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor. 12 CFI UCM Autofiltro Los registros con esos apellidos En azul indican filtrado La flecha en azul indica que la columna está filtrada Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. el resto de registros siguen estando ahí. aunque ocultos. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros.CFI UCM Filtrado de la base de datos Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable lista. (Por supuesto. por ejemplo para buscar un dato. de forma que sólo se vean los registros con ese valor. Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos valores encontrados. Autofiltro Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el botón correspondiente de la barra de herramientas). Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 13 .

de forma que si estando aplicado el filtro de Apellidos seleccionamos algún Artículo..CFI UCM Autofiltro Las listas permiten aplicar rápidamente otros filtros: Quitar filtro Valores encontrados en los registros Filtro actual Los filtros se acumulan. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. sólo se verán los registros con esos apellidos y ese artículo.) Para Precio: Mayores o menores Valores o porcentajes Los 10 mayores precios (ordenado por precio después de aplicar el filtro) Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 14 CFI UCM Autofiltro (Las 10 más.. 15 .

) Para Artículo: Hasta dos condiciones necesarias (Y) o alternativas (O). 9 Las ventas de octubre de artículos de la marca OPS.. 17 . 9 Las cinco ventas de mayor precio. 9 Las ventas en septiembre de microondas o frigoríficos de más de 100 euros. 9 La factura 2003-13 (lo que se vendió).CFI UCM Autofiltro (Personalizar. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 9 Las ventas de septiembre de artículos que no sean de OPS.. 9 Las ventas individuales del "Calefactor portátil MX112" (ventas de sólo una unidad). 9 Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artículos de la marca OPS. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 16 CFI UCM Ejercicio Para la base de datos de la tienda de electrodomésticos crea los filtros para obtener la siguiente información: 9 Facturas en las que se vendió un "Frigorífico Ser H17".

Se imprimirá sólo el grupo de registros que se ven. se ordenarán sólo ellos. Aunque el subconjunto se puede obtener con Autofiltro. se crearán gráficos sólo teniendo en cuenta esos registros. En cada fila una condición alternativa (O). de forma que tenemos mucha más flexibilidad. Con la base de datos filtrada se puede trabajar de la misma forma que con la base de datos al completo. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. bien para proporcionar a otro sólo esos datos o bien para crear otra base de datos con sólo esos registros. etcétera. Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de campos en otro lugar de la hoja: En las filas siguientes se escribirán las condiciones. basta con poner algo en varios campos.CFI UCM Filtros Para quitar todos los filtros de una vez se puede usar la opción Mostrar todo del menú Datos. 19 . Las condiciones se colocan en otras celdas de la hoja de cálculo. para esta tarea Excel proporciona un Filtro avanzado (menú Datos). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Dentro de la fila se pueden incluir varias condiciones necesarias (Y). 18 CFI UCM Filtro avanzado El Filtro avanzado de Excel permite seleccionar registros por medio de condiciones más complejas. El filtrado también sirve para extraer subconjuntos de registros de la base de datos.

la lista entera Celdas que contienen ¿Sin duplicados? las condiciones Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 21 . 20 CFI UCM Filtro avanzado Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.CFI UCM Filtro avanzado Registros con Apellidos = Hernández Pérez Y Precio < 50 O con Artículo comenzando por CD Y Unidades > 30 Para aplicar el filtro avanzado se elige la opción en el menú Datos: Por defecto.

de frigoríficos o de microondas. 9 Las ventas de octubre de artículos de la marca OPS. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 9 Las ventas individuales del "Calefactor portátil MX112" (ventas de sólo una unidad). 9 La factura 2003-13 (lo que se vendió). 9 Ventas de electrodomésticos de la marca OPS de septiembre con un importe total superior a 300 € y ventas de electrodomésticos de la marca Ser de octubre. 9 Las ventas en septiembre de microondas o frigoríficos de más de 100 €. copiando primero los registros filtrados por fechas en otra hoja. 9 Las cinco ventas de mayor precio. 9 Facturas del 15 de septiembre. 9 Las ventas de septiembre de artículos que no sean de OPS. una sola unidad y de alguna Ana o de algún Carlos. del 2 de octubre o del 15 de octubre. ¿Cuáles de estos filtros se pueden crear con Autofiltro? ¡Inténtalo! Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.) 9 Ventas con artículos que contengan la letra M. 22 CFI UCM Ejercicio Crea estos filtros avanzados en la base de datos de la tienda de electrodomésticos: 9 Compras de Hernández Pérez superiores a 100 € y compras de más de una unidad con un total mayor de 150 €. 9 Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artículos de la marca OPS. de menos de 100 €.CFI UCM Ejercicio Repite los filtros anteriores de la base de datos de la tienda de electrodomésticos pero con filtros avanzados: 9 Facturas en las que se vendió un "Frigorífico Ser H17". (Tendrás que aplicar dos filtros avanzados consecutivos. 23 .

promedios. cuentas..CFI UCM Ejercicio Extrae (y copia en otra hoja) las facturas en septiembre de cada cliente por orden alfabético de clientes y de artículos que han comprado. 25 .) para los campos de la base de datos. .. Primero ordenamos por el campo sobre el que queramos obtener los totales (la fecha aquí). Menú Datos Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 24 CFI UCM Subtotales Se pueden crear subtotales (sumas. De esta forma: Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.

CFI UCM Subtotales Ocultar (o mostrar) los detalles Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 27 . 26 CFI UCM Subtotales anidados Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.

con subtotales por artículo y por cliente. con subtotales por artículo y por cliente. Sólo ventas de octubre con un total inferior a 100 €. Sólo de septiembre. Los subtotales sólo para el total de la venta. 9 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente.CFI UCM Subtotales anidados click click Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 9 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada cliente. 9 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada cliente. con subtotales por cliente y por fecha. con subtotales por cliente y por fecha. 28 CFI UCM Ejercicio Para la base de datos de la papelería La Económica crea los siguientes listados: 9 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente (apellidos). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 29 .

9 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada cliente. 9 Ventas de cada factura con subtotales. Los subtotales para los campos Subtotal. con subtotales por cliente y por fecha. 9 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada fecha. 9 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente. 30 CFI UCM Formularios de datos Para añadir nuevos registros o modificar los existentes de forma más cómoda. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. con subtotales por artículo y por cliente. También para buscar registros fácilmente. con subtotales por artículo y por fecha. Datos Æ Formulario Registro anterior Búsquedas Campo calculado Siguiente registro Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Sólo ventas de septiembre con un total mayor de 100 €. IVA y Total.CFI UCM Ejercicio Para la base de datos de la tienda de electrodomésticos crea los siguientes listados: 9 Ventas por fecha y por cliente para cada fecha. con subtotales por fecha y por cliente. 31 .

33 . 32 CFI UCM Tablas dinámicas Toda la base de datos (tabla) Antes de finalizar hay que establecer el diseño Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.CFI UCM Tablas dinámicas Para analizar los datos de la base de datos por dos campos a la vez. En la intersección el valor de otro campo numérico. Datos Æ Informe de tablas y gráficos dinámicos Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. La tabla dinámica se construye con un campo para las filas y otro campo para las columnas. el correspondiente a los otros dos.

35 .CFI UCM Diseño de la tabla dinámica Arrastrar los campos elegidos Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. 34 CFI UCM La tabla dinámica Total vendido cada día de cada artículo Área de datos (centro) Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.

de ese campo para los valores de fila y columna. En el ejemplo se ha arrastrado el campo Unidades al centro: Total vendido y total de unidades cada día para cada artículo comprado por cada cliente (con totales para cada cliente) Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. añadiendo más campos. etcétera. se mostrará el total. 36 CFI UCM La tabla dinámica Si se arrastra el campo al centro. 37 . se agrupan los datos por el campo existente y el nuevo arrastrado: Se ha arrastrado Apellidos arriba El orden en el que se agrupen dependerá de cómo hayan quedado al arrastrar (en el ejemplo. 1º apellidos y luego artículo).CFI UCM La tabla dinámica Se puede complicar más la tabla. el promedio. Los podemos encontrar en la barra de herramientas Tabla dinámica: Ver o no los campos Campos Si se arrastra un campo a una fila o una columna. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág.

Si está seleccionado un valor del campo sólo se quita detalle a ese registro. 39 . Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Si se quita detalle estando seleccionado el nombre del campo. se quita para todos los registros. 38 CFI UCM Propiedades de la tabla dinámica En el paso 3 del asistente o en el menú de la barra de herramientas.CFI UCM La barra de herramientas Tabla dinámica Autoformato Asistente Actualizar tabla Ocultar o mostrar detalle.

Crea una tabla dinámica para la base de datos de la tienda de electrodomésticos. 41 . Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. cambiando y añadiendo campos en la fila.CFI UCM Propiedades de los campos Campos de datos Campos de fila o columna Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Juega con ella cambiando y añadiendo campos en la fila. 40 CFI UCM Ejercicios Juega con la tabla dinámica de la base de datos de la papelería La Económica. Juega también con las opciones. Juega también con las opciones. en la columna y en el centro. en la columna y en el área de datos (centro).

Y se pueden establecer todas las características del gráfico de la misma forma que con cualquier otro gráfico. aparece éste: Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. Al pulsar otra vez el botón del Asistente para gráficos.CFI UCM Gráficos dinámicos Para crear un gráfico dinámico a partir de la tabla dinámica utilizamos el correspondiente botón de la barra de herramientas. 42 CFI UCM Gráficos dinámicos Igual que con la tabla dinámica. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 5 – Pág. se pueden cambiar los campos que usa el gráfico dinámico arrastrando hacia o desde la barra de herramientas Tabla dinámica. 43 .